Контакты
Главная / Бухгалтерия и кадры

Схема движения документов предприятии образец. Основные причины увеличения количества документов. Правила обработки документации

Документ - это информация, представленная в форме, соответствующей содержанию и назначению. Документ создается с целью, кем-то для кого-то-то. Но не всегда источником документа и/или его адресатом будет человек. Современный уровень - когда в контур управления можно и нужно эффективно и практично включать машины и механизмы.

Процесс, особенности и скорость движения документа зависит от его формы, содержания и функционирования «среды движения». От того, насколько грамотно настроен документооборот в организации, зависит её успех, экономические показатели и социальная эффективность, а это: качество и жизнь компании.

О документах и документообороте

Администрирование, форма и порядок документооборота на примере организации, не регулируется законодательно. Имеются ГОСТы, подзаконные акты и обязательные рекомендации. По части бухгалтерских документов, бумаг на оформление кредита или медицинских заключений есть нормы законодательства.

Документ - это не всегда строгая письменная форма. Он может быть:

Все три варианта документов могут иметь бумажное или электронное представление и, благодаря наличию технических и юридических инструментов, они абсолютно эквивалентны, хотя еще есть случаи, когда возможна только бумажная форма.

Несмотря на отсутствие законодательного регулирования формы и содержания документа и документооборота, есть жесткая, общепринятая и не обсуждаемая практика создания, движения, хранения или уничтожения документов, которую каждая организация вольна подстраивать под себя абсолютно любым образом.

Идеальный пример документооборота в организации

Принципиально невозможно достигнуть идеала:

  • в любой сфере жизни и деятельности,
  • в любое время,
  • в любой точке пространства,

поскольку каждое новое приближение дает возможность увидеть новые горизонты. Возникает желание и необходимость следовать к ним. Документооборот - не исключение. Напротив, показательный и живой пример динамичной фиксации процесса движения информации.


Абсолютно неважно, как происходит фиксация информации: на бумаге или в электронном виде. В настоящее время обе формы имеют одинаковое юридическое значение, хотя в некоторых случаях у бумажного варианта есть преимущества.

Пример документооборота в организации, которая почитает себя, свою сферу деятельности, относится с уважением к государственным органам, своим партнерам, поставщикам и потребителям (клиентам), не обязательно всегда приведен к электронной системе, которая контролирует, учитывает документы и обеспечивает цикл их движения от момента появления (создания) до момента сдачи на хранение или уничтожение.

Далеко не во всех организациях существует понимание того, что многие документы могут исполнять непосредственно машины и механизмы без участия человека, равно как и не всеми источниками (авторами) должны быть только люди.

Обычное понимание в подавляющем большинстве случаев находится на уровне простой «сигнальной идеи», когда программе доверено сообщать только о наступлении событий.

Внутренний и внешний оборот документов

Для успешной организации важны оба контура. Внешний оборот имеет статическое значение, а внутренний - динамическое.

Чем лучше понимает руководство компании это обстоятельство, тем более перспективную систему электронного документооборота оно выбирает. Желающие показать идеальный пример движения деловых бумаг в организации пишут собственную информационную систему.

Документы могут быть первичными и вторичными. У последних всегда есть история движения внутри организации.

Анализируя применение знаний о документе и его использовании, можно оценить функциональные характеристики компании, социально-экономические показатели и временные параметры. Это важно как для партнеров, так и потребителей.

Бумажный, но эффективный или электронный, но приобретенный

Уникальность свойственна не только человеку, но и организации. Причем, каждый человек ценит свою индивидуальность и стремится всячески подчеркнуть её одеждой, поведением, образованием и прочее.


Компания, приобретающая готовую информационную систему, - идеальный пример документооборота в организации, который лишает её собственного лица и вынуждает сотрудников одеваться в «чужие одежды».

Лучше доверить собственным сотрудникам работать с бумажными носителями по старинке, чем навязывать им стороннее, но современное мнение о документах и их использовании. Каждый сотрудник - важный элемент функциональности организации, а не исследователь действенности чужих идей и конструкций стороннего документооборота.

Приоритеты, динамика и функциональность

Внешний контур документооборота всегда ограничен, неприхотлив и отличается статической стабильностью. По большому счету, ему следует придавать значение не большее, чем он того заслуживает. Например, какой смысл «вкладывать душу» в отношения с налоговой, контролирующими органами или партнерами. Можно как-то разнообразить процесс обмена информацией с рекламными агентствами, но и это, в конечном итоге, приобретает статическую обыденную форму.

Приоритет собственной системы обработки информации, важной частью которой всегда является электронный документооборот, не вызывает никаких сомнений. Но всегда и всем жалко времени и денег на создание собственной системы.

Комбинация классических вариантов «один эс» или «галактика», которые никогда не обходятся без «иксела» и пары-тройки сторонних локальных экономических или бухгалтерских программ вкупе с собственным сайтом, чтобы иметь обратную связь и документы (заказы, жалобы, предложения, ...) от клиентов и партнеров - обычное положение вещей, сотрудники постоянно заняты рутиной, и нет никаких затрат.

Динамику производственного процесса может обеспечить только эффективная реализация собственной функциональности. Только в таком качестве электронный документооборот в организации - пример, достойный подражания, а в контексте реализации собственной бизнес-идеи - отличная динамика производственных, экономических и социальных показателей.

Положение о информационной системе организации

Любая организация представляет собой информационную систему, которая возникает и существует в окружающей аналогичной среде. Извне в организацию поступают документы, внутри требуется также создавать документы, часть из которых носит регламентированный и обязательный характер.


Простой график документооборота организации - пример того, как делают обычно все. Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников - обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой "Положения о информационной системе организации".

С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции. Но только от того, насколько внутренний нормативный арсенал соответствует требованиям реальной действительности, зависит эффективность и практичность этого нормотворчества.

Положение о документах и их движении

Система документооборота предприятия - это составная часть информационной сферы компании, вследствие чего "Положение о документообороте" является приложением к "Положению о информационной системе организации", но очень важным и соединяющим все ее составные элементы в единый информационный организм.

Если руководство намерено создать идеальный пример документооборота в организации, значит оно реально занимается развитием успешного бизнеса, имеет целью получение прибыли и повышение благосостояния сотрудников.

Особенность современного состояния в сфере разработки программ, в частности, на переднем крае, в области распределенной обработки информации (примеры интернет-программирования), состоит в том, что практически невозможно создать мобильное самоадаптирующееся приложение.

Задача электронного документооборота в организации - пример простой, но показательный. Здесь динамика свойственна:

  • входящим и исходящим документам;
  • алгоритмам обработки внутренних и внешних деловых бумаг.

Написать код, способный варьироваться в соответствии с изменениями данных и алгоритмов, очень сложно. Затраты времени и ресурсов доступны не каждой организации.

Электронный документооборот в динамике

Организация документооборота на предприятии на примере задачи электронного варианта актуальна, проста, показательна и практична. Сложность вызывает процесс проектирования кода, способного к динамичному изменению. Проблемой также является время разработки.

Заслуживает внимания порядок документооборота на примере организации, принадлежащей Федеральной налоговой службе, Федеральной миграционной службе, "Почте России" и т. п. Причем, совершенно необязательно проектировать систему в точном соответствии, достаточно взять за основу структуру и содержание документов, использовать общую логику обработки.

Тогда документооборот в организации = пример + особенности собственной бизнес-идеи. В первом приближении результат не будет практичным, но как только произойдет внедрение в эксплуатацию первой реализации задач, цикл их решения станет необратимым и при должном внимании будет достигнут результат.


Создание информационной системы, способной обрабатывать динамически изменяющуюся информацию, - это прежде всего динамика самого процесса создания.

До тех пор, пока не будет создан механизм адекватного изменения входящих, исходящих и внутренних документов, а код не получит возможность самостоятельного изменения без участия программиста, говорить о факте создания системы электронного документооборота не представится возможным.

Однако придумать и реализовать собственную систему для полноценного обеспечения информационных процессов организации - все равно что сделать ее успех блистательным и совершенным.

В общем составе документации любой организации или индивидуального предпринимателя бухгалтерские документы занимают самую большую часть. Эта сфера настолько важна для государства, что регулируется отдельными законодательными актами как для всей организации в целом, так и для бухгалтерии отдельно.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.


В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

ü оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

ü максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

ü порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель организации в составе учетной политики организации.

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов в организации от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение.

График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Цель составления графика документооборота - установить в организации рациональный документооборот (или оптимизировать имеющийся документооборот) в целях усиления контрольной функции бухгалтерского учета и повышения эффективности учетных работ в целом.

Задачи составления документооборота по графику:

1. позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;

2. способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

3. повышает производительность труда счетных работников;

4. способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

5. способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

6. повышает эффективность всей учетной работы организации.

Главным бухгалтером, исходя из специфики хозяйственной деятельности предприятия и установленных сроков предоставления отчётности, распределяет обязанности по документированию хозяйственных операций между работниками организации, а также, устанавливает правила оформления документов и сроки предоставления их в бухгалтерию.

Для этого в графике документооборота предусматриваются разделы, в которых указываются:

1. Наименование документа;

2. Краткое описание назначения документа;

3. Количество требуемых экземпляров;

4. Приложения к документу или документы-основания;

5. Срок оформления документа после совершения хозяйственной операции;

6. Ответственные исполнители;

7. Должностные лица, ответственные за проверку, согласование и утверждение документа;

8. Срок предоставления документа в бухгалтерию;

9. Работник бухгалтерии, которому предоставляется документ;

10. Срок хранения документа.

Каждое предприятие самостоятельно выбирает разделы, необходимые ему для обеспечения бухгалтерии достоверной информацией и бесперебойного документооборота.

Общими этапами движения для всех документов учета являются:

  1. создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
  2. перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
  3. проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
  4. трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
  5. архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.

Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится:

1. существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;

2. равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени;

3. повышение производительности труда работников бухгалтерской службы;

4. усиление контроля всех процессов учета;

5. усовершенствование процесса автоматизации учета;

6. возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.

Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении:

1. перечней исходных документов, которые должны быть исполнены;

2. списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;

3. схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;

4. графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;

5. порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;

6. типовых методик и технологий обработки документов.

Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота.

Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определя­ется ответственность за невыполнение требований документооборота.

Пример документооборота можно рассмотреть в Приложении 2.


Раздел 2. Изучение плана счетов бухгалтерского учета

Тема 2.1. Типовой план счетов бухгалтерского учета в финансово-хозяйственной деятельности организации

План счетов бухгалтерского учета называется перечень регистров учета, который позволяет всем предприятиям вести раздельный учет имущества, источников средств предприятия и совершаемых операций по единой методологии принятой в России.

Классификацию плана счетов можно рассмотреть в Приложении 3, рассмотрим три вида плана счетов в зависимости от специфики сферы деятельности организаций.

Различают следующие планы счетов:

План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (общий);

План счетов бухгалтерского учёта в кредитных организациях;

План счетов бюджетного учёта.

План счетов для коммерческих организаций , утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 г. № 94н (в ред.от 08 ноября 2010 г.), который подлежит применению в организациях всех форм собственности и организационно-правовых форм, которые ведут учет, используя метод двойной записи.

План счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях Российской Федерации, утвержден ЦБ РФ от 16.07.2012 № 385-П включенный в «Положение о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».

План счетов для бюджетных организаций, утвержден Приказом Министерства финансов РФ от 16.12.2010 г. № 174н, предназначен для отражения операций при ведении бюджетного учёта в органах государственной власти, органах управления государственных внебюджетных фондов, органах управления территориальных государственных внебюджетных фондов, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях, в органах, осуществляющих кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, а также в финансовых органах и органах управления государственных внебюджетных фондов и территориальных государственных внебюджетных фондов, осуществляющих составление и исполнение бюджетов.

Основная цель разработки планов счетов – достижение сопоставимых в отражении различных хозяйственных процессов. В противном случае будет отсутствовать база для тождественного отражения однородных хозяйственных операций и возможность контроля формирования основных показателей организаций.

Основой при разработке плана счетов является требуемый для контроля выбор основных счетов синтетического учета. С этой целью разрабатывается экономически обоснованный перечень синтетических счетов, необходимых для учета хозяйственной деятельности. В мировой практике существуют различные модели построения плана счетов. Из них, прежде всего выделяют линейную, матричную и иерархическую модели.

Рассмотрим сущность моделей:

1. Линейная модель - счета перечисляются в определенном порядке (рис. 3). При данном подходе предусматривается последовательное изложение номенклатуры синтетических счетов, сведенных в группы. В таком плане не применяются субсчета, что упрощает выбор корреспонденции и аналитический учет. Недостаток этого подхода в том, что количество синтетических счетов и их корреспонденции велико, не обеспечивается достаточная свобода для введения новых информационных позиций.

2. Матричная модель представляет собой группировку счетов, построенную виде матрицы, в которой выделяют группы и классы счетов. Внутри групп и классов, в свою очередь, выделяются подклассы, подгруппы счетов и сами счета.

По этому принципу строятся многие планы счетов, и это наиболее распространенный способ построения. По этому принципу построены план счетов бюджетного учета и план счетов кредитных организаций, а также планы счетов во многих зарубежных странах. Например, раздел «Нефинансовые активы» кодируется следующим образом (рис. 4).

Одним из видов матричной модели является десятичный план счетов.

Десятичные планы счетов - в се счета разбиваются на десять групп, каждая группа - на десять подгрупп, каждая подгруппа - на десять субподгрупп и т. д. Это выглядит, как показано на рисунке 5.

Примером построения могут служить планы счетов ряда бывших стран - членов СЭВ. Количество классов в этих планах не превышало 10.

Создателем плана счетов по десятичному принципу являлся известный немецкий экономист Э.М. Шмаленбах. Предложенный им план счетов представлял собой в некотором роде матрицу.

В чем достоинство такого построения плана?

Этот план счетов имеет значение не только для отдельных хозяйственных единиц, но и для сводки информации на уровне всего хозяйства, он позволяет сделать последовательное разложение того или иного класса счетов и дает возможность выделить в пределах данного класса те счета, которые необходимы в конкретном хозяйстве. Недостатки такого плана состоят в том, что количество синтетических счетов велико, синтетический учет зачастую подменяет аналитический, что увеличивает число корреспонденции. В таком плане счетов велика размерность кода синтетического счета.

Рис. 3. Пример построения плана счетов по линейному принципу

3. Иерархическое построение плана счетов. Такое построение рабочего плана счетов предполагает минимальное число синтетических счетов при максимальном выделении информационных признаков в субсчетах.

В развитие синтетических счетов открываются субсчета и далее аналитические счета до той «глубины», которая необходима для целей управления, контроля, формирования не только публичной бухгалтерской (финансовой), но и внутренней отчетности. В каждом синтетическом счете можно открыть от 2 до 10 субсчетов без существенного увеличения размерности кода.


Рис.4. Пример построения плана счетов по матричному принципу

Общая структура кода каждого счета может быть построена на принципах позиционной системы кодирования:

Первые два знака отведены для обозначения номера синтетического счета в соответствии с типовым Планом счетов;

Третий знак - для кодирования субсчета;

Последующие знаки - для группировки и кодирования аналитических счетов.

Корреспонденции устанавливаются только между синтетическими счетами, что при правильном подборе признаков счетов и субсчетов позволяет значительно сократить число корреспонденции счетов и упростить информационную структуру бухгалтерского учета.


Рис. 5. Пример построения плана счетов по десятичному принципу

Примером иерархического подхода к построению плана счетов может служить единый план счетов бухгалтерского учета нашей страны, хотя в нем этот подход применен недостаточно последовательно.

В российской федерации используют линейно-иерархическую модель план счетов, которая с изменениями и дополнениями применяется с 1940 года. Пример такого плана счетов - План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина от 31 октября 2000 г. № 94н.

Рис. 6. Пример построения плана счетов по иерархическому принципу

В этом плане счетов приведены все синтетические счета. Каждому счету присвоен свой номер или шифр. При этом балансовые счета имеют номера с 01 по 99, а забалансовые счета от 001 до 011. Из 99 позиций, предусмотренных Планом счетов, задействовано 60, остальные 39 позиций представляют резерв. Создание резервных позиций в плане счетов базируется на необходимости осуществления оперативного внесения текущих изменений и дополнений в номенклатуру синтетических счетов при изменении методологии бухгалтерского учета, призванной адекватно оценивать развитие экономики.

Упомянутым выше Приказом Минфина России № 94н утвержден План счетов бухгалтерского учета, который служит основой для разработки рабочих планов счетов во всех организациях, кроме кредитных и государственных (муниципальных) учреждений. Он представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете.

Инструкция по применению Плана счетов устанавливает единые подходы к его применению организациями и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета.

В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов.

При этом нужно иметь в виду, что принципы, правила и способы ведения организациями бухгалтерского учета отдельных активов, обязательств, финансовых, хозяйственных операций и др., в том числе признания, оценки, группировки, устанавливаются положениями и другими нормативными актами, а также методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета. То есть сами по себе План счетов и Инструкция по его применению не устанавливают каких-то самостоятельных требований к организации учета различных объектов. Однако на их основе каждая организация должна разработать и утвердить свой рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Тема 2.2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета организации

Одной из важнейших проблем бухгалтерского учета является разработка научно обоснованного подхода к построению рабочего плана счетов отдельных хозяйствующих субъектов. В силу того, что План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утвержденный Минфином России, является типовым для организаций всех организационно-правовых форм и отраслей, а также содержит большое количество альтернативных вариантов учета по многим объектам и направлениям, организациям целесообразно утверждать рабочий план счетов на основе типового Плана счетов.

Согласно п.3 ст.6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» при принятии учетной политики организация должна утвердить рабочий план счетов бухгалтерского учета , содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности. Формировать рабочий план счетов должны также коммерческие, казенные, бюджетные и автономные учреждения.


Основная цель разработки рабочего плана счетов - построить такую схему бухгалтерского учета, чтобы она могла учесть потребности в аналитике для всех целей ведения учета. Это и формирование бухгалтерской отчетности, и подготовка информации для управления, исчисления налогов и сборов, и ведение статистического учета.

Рабочий план счетов является одним из элементов учетной политики предприятия и утверждается руководителем предприятия как приложение к Приказу об учетной политике. Разработка рабочего плана счетов должна обеспечить такую организацию бухгалтерского учета, чтобы учетные регистры велись систематизированным способом, и обеспечивалось составления бухгалтерской отчетности.

При разработке плана счетов главный бухгалтер предприятия руководствуется следующими принципами (Приложение 4):

Счета располагаются в разделах по ходу движения стоимости: со счета на счет, из раздела в раздел, начиная со счетов капиталов, на которых отражается формирование собственных средств, заканчивая счетами по учету финансовых результатов и использования прибыли. Это соответствует объективному процессу авансирования средств в их кругообороте, дает возможность без затруднения составлять счетные формулы и объяснять двойную запись на бухгалтерских счетах.

Отражение операций на бухгалтерских счетах осуществляется посредством двойной записи, которая объясняется не общепринятой балансовой теорией, не раскрывающей причин двойной записи (балансовые изменения сами являются следствием двойной записи), а исходя из экономического содержания хозяйственных операций (движения стоимости).

В основу рабочего плана счетов ложится классификация объектов бухгалтерского учета, которая определяет возможность дальнейшей детализации информации бухгалтерского учета. Рабочий план счетов позволяет быстро получить ту или иную информацию определенному кругу лиц для принятия соответствующих решений.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета должен содержать синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.

Формирование рабочего плана счетов организуется в соответствии со следующими факторами:

Отраслевыми особенностями;

Масштабами и видами деятельности;

Организационно-правовой формой и структурой организации;

Необходимостью ведения раздельного учета;

Формирование бухгалтерской отчетности в сфере детализации информации об объектах.

Конструирование рабочего плана счетов должно включать ряд последовательных этапов и операций:

1. выбор признака выделения счетов;

2. определение числа уровней обобщения информации и критериев отнесения счетов к разным порядкам;

3. выделение счетов и их ранжирование (сортировка по определенным признакам;

4. выбор системы кодирования счетов и сам процесс кодирования;

5. выбор формы представления рабочего плана;

На первом этапе производится выбор признака выделения счетов, по которому в дальнейшем будет осуществляться классификация составляющих понятия «кругооборот средств организации». При этом следует исходить из поставленной перед бухгалтерским учетом цели, а также системообразующих признаков, обеспечивающих целостность и единство его организации.

Второй этап заключается в построении принципиальной структуры рабочего плана счетов. Здесь устанавливается количество уровней иерархии счетов и их соподчиненность, т.е. вертикальный разрез информационной системы учета. Определяются критерии для разграничения синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов различных порядков.

Следующий этап связан с осуществлением комплекса операций по составлению перечня счетов, подлежащих включению в рабочий план, их систематизации и ранжированию в соответствии с критериями, выбранными на втором этапе.

Последующие этапы подразумевают доведение составленного перечня счетов до уровня требований, предъявляемых к рабочему плану самим хозяйствующим субъектом. В ходе операций кодирования, внешнего оформления и описания этот перечень приобретает те черты, которые отличают рабочий план счетов от номенклатуры счетов. Заключительный этап обеспечивает однозначное экономическое понимание разработанного рабочего плана счетов и каждого его элемента, а также описание горизонтальных взаимосвязей между отдельными счетами.

При составлении рабочего плана счетов следует помнить, что нельзя изменять синтетические счета, предусмотренные Планом счетов. Если есть необходимость, можно воспользоваться свободными номерами счетов для учета дополнительных операций, но при этом необходимо согласовать с Минфином России. А вот субсчета, предусмотренные Планом счетов, используются каждой организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Иными словами, можно уточнять содержание субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета

Рабочий план счетов строится по тому же принципу, что и План счетов, то есть в развитие синтетического счета открываются субсчета, а затем аналитические счета. Иными словами, в рабочем плане счетов организации может быть использовано столько счетов, сколько ей необходимо.

Так, допустим, если предприятие общественного питания не планирует использовать или создавать нематериальные активы, то и счета 04 «Нематериальные активы» и 05 «Амортизация нематериальных активов» нет необходимости. Даже в том случае, если предприятие общественного питания, помимо основного вида деятельности, решит заняться деятельностью, связанной с производство и реализацией продукции, то она может не использовать счет 20 «Основное производство», а все расходы отражать на счете 44 «Расходы на продажу».

При формировании рабочего плана счетов следует помнить, что организация должна включить все счета, которые она планирует использовать. Так, например, счет 50 «Касса» используют все организации и поэтому его включение в рабочий план счетов обязательно. Иными словами, рабочий план счетов формируется не только на основании тех счетов, которые организация планирует использовать в силу своей специфики, но и которые вообще планирует использовать в своей деятельности.

При этом рабочий план счетов всегда должен включать следующие разделы в определенной последовательности:

1. Капитал.

2. Кредиты и займы.

3. Денежные средства, их эквиваленты и прочие расчеты.

4. Капитальные вложения и долгосрочные активы.

5. Процесс снабжения и производственные затраты.

6. Производство и социальная сфера.

7. Готовая продукция и товары.

8. Процесс продажи и финансовые результаты.

9. Забалансовые счета.

Небольшие и средние организации с незначительными объемами учетной работы (и, соответственно, количеством счетов и бухгалтерских проводок) могут воспользоваться типовым Планом счетов, не внося в него существенных изменений в части применения субсчетов и нетиповых проводок.

Иные предприятия (как правило, имеющие многопрофильный характер деятельности, значительный объем учетных данных, разветвленную структурную сеть и т.п.) должны разрабатывать рабочий план счетов с учетом специфики своей финансово-хозяйственной деятельности.

Все рабочие планы счетов должны быть основаны на типовом Плане счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению. Однако в части субсчетов и аналитического учета предприятия могут самостоятельно устанавливать порядок своей учетной работы. В этих целях и разрабатывается рабочий план счетов предприятия, являющийся составной частью его учетной политики и утверждаемый, как правило, в качестве ее приложения.

Построение рабочего плана счетов означает выделение, систематизацию и расположение счетов (и субсчетов) в определенной системе, что позволяет установить необходимую основу для отражения производимых предприятием финансово-хозяйственных операций.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций на основе Плана счетов организация утверждает рабочий план счетов, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.

Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Как уже говорилось выше, организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.

Как правило, структура каждого счета рабочего плана счетов предполагает следующую иерархию информационных данных по возрастанию степени детализации аналитического учета:

Субсчет;

Аналитические признаки (субконто) первого уровня;

Аналитические признаки (субконто) второго уровня и т.д.

Рассмотрим формирование структуры счетов на примере счета 01 «Основные средства»:

Аналитические признаки первого уровня (по группам основных средств, в примере - для основных средств производственного назначения):

01-1-2 «Здания»;

01-1-3 «Сооружения»;

01-1-4 «Машины и оборудование»;

01-1-5 «Транспортные средства» и т.д.;

Аналитические признаки второго уровня (по месту нахождения объектов основных средств, в примере - зданий производственного назначения):

01-1-2-1 «Заводоуправление»;

01-1-2-2 «Цех № 1»;

01-1-2-3 «Цех № 2»;

01-1-2-4 «Гараж» и т.д.;

Аналитические признаки третьего уровня (по лицам, ответственным за содержание и эксплуатацию основного средства), например, отдельные позиции структуры счета 01-1-5-4-010 будут обозначать:

01 - основное средство;

1 - объект производственного назначения;

5 - транспортное средство;

010 - ответственное лицо (к примеру, водитель Сидоров В.П.).

Как видно из приведенного примера, большое количество аналитических признаков предполагает использование специально разработанных справочников (классификаторов) шифров аналитического учета, которые, как правило, разрабатываются под конкретные компьютерные программы учета. В этом случае необходимо понимать, что рабочий план счетов не может содержать такое огромное количество цифровой информации.

Поэтому обычно рабочие планы счетов содержат только синтетические счета и субсчета (реже - аналитические признаки первого уровня), а все остальные аналитические признаки содержатся в справочниках (классификаторах) шифров аналитического учета, на которые в плане счетов приводится ссылка. Например:

Счет 01 «Основные средства»;

Субсчета (по использованию основных средств в производственном процессе):

01-1 «Основные средства производственного назначения»;

01-2 «Основные средства непроизводственного назначения»;

01-3 «Основные средства, переданные в аренду»;

Аналитические признаки первого уровня (по группам основных средств) - согласно Справочнику шифров аналитического учета «Группы основных средств, применяемых на предприятии»:

01-1-1 «Земельные участки и объекты природопользования»;

01-1-2 «Здания» и т.д.;

Аналитические признаки второго уровня (по месту нахождения объектов основных средств) - согласно Справочнику шифров аналитического учета структурных подразделений предприятия;

Аналитические признаки третьего уровня (по лицам, ответственным за содержание и эксплуатацию основного средства) - согласно Справочнику шифров аналитического учета материально ответственных лиц (в данном случае вместо подобного справочника в качестве шифров аналитического учета могут применяться номера лицевых счетов сотрудников).

Следует обратить внимание, что организация имеет право не использовать (изменять или дополнять) субсчета, указанные в типовом Плане счетов. Например, предприятие может самостоятельно сформировать субсчета к счету 90 «Продажи» под структуру формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках» для упрощения составления бухгалтерской отчетности. Аналогичное построение возможно и к счету 91 «Прочие доходы и расходы» 68 и 69.

Достоверность показателей, формируемых в бухгалтерском учете предприятия в целях решения стоящих перед ним задач, напрямую зависит от совокупности счетов синтетического учета, используемых организацией, и правильности их применения.

Многочисленность и разнообразие учетных объектов, необходимость выполнения задач бухгалтерского учета и требований к нему предопределяют широкую совокупность счетов бухгалтерского учета предприятия, различающихся между собой по назначению, структуре, экономическому содержанию и другим признакам.

Структура или строение счета предприятия определяется его учетным назначением, т.е. ролью в процессе отражения объектов бухгалтерского учета. Так, счет 20 «Основное производство» используется для учета фактической себестоимости произведенной продукции, а счет 90 «Продажи» - для расчета финансового результата (прибыли или убытка) от продажи этой продукции. Структура счета позволяет понять, как отражается на счете объект бухгалтерского учета.

  • Разработайте схемы маршрутов документов в организации и следите за их соблюдением. Схемы маршрутов документов смотрите ниже .

    • Регистрируйте документы один раз в службе делопроизводства. Допустимо при большом объеме документооборота регистрировать исходящие документы в отделах, а также отдельная регистрация возможна в филиалах и территориально удаленных подразделениях организации.

    Повысьте профессиональный уровень работников , отвечающих за распределение документов, регистрацию документов, наложение резолюций. Для этого есть курсы по делопроизводству. Также можно организовать семинары внутри организации с приглашением преподавателей или просто опытных работников.

  • Проведите обучение сотрудников других отделов. Расскажите о маршрутах движения документов, раздайте наглядные материалы, приведите примеры. В дальнейшем вам не придется это объяснять по несколько раз.

    • Виды документопотоков

    Как рассчитать объем документооборота?

    Объем документооборота рассчитывают для определения количества входящих и исходящих документов в организации, для расчета количества времени на их обработку и регистрацию, для эффективного распределения нагрузки сотрудников службы делопроизводства, для заполнения отчетов по требованию вышестоящих организаций.

    Расчет ведется по . Из последнего номера зарегистрированного документа за конкретный период (месяц, неделя) вычитается первый номер документа, зарегистрированного в этом периоде. Если в организации электронный документооборот, то в программе выводятся реестры за определенный период.

    При подсчете нужно учитывать внутренние документы, копии документов.

    Понятие документооборота специалистами трактуется как процесс движения документов – от момента их появления (получения (поступления извне) либо создания внутри) до завершения работы с ними (исполнения). Последний этап – списание в дело (передача на хранение) или отправка внешнему адресату.

    Организовать системное и эффективное управление документацией – это значит обеспечить прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их существования. При этом специфика управления этими событиями определяется не только тем, предприятие это, учреждение или иной вид, но и выбором способа обработки корреспонденции. Сегодня в противовес традиционным «бумажным» технологиям все чаще используются информационные.

    Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)

    Рассмотрим создание системы управления документами на примере наиболее востребованной организационно-правовой формы предприятий – общества с ограниченной ответственностью. Этот процесс можно условно можно разбить на следующие этапы:

    • разработка схем документопотоков;
    • закрепление этих схем в нормативных актах (инструкциях, регламентах);
    • внедрение в практику.

    Для современных бизнес-структур, независимо от их размеров, характерно разнообразие видов документов и маршрутов их движения, а также быстрое накопление информационно-документационных массивов. Традиционный («бумажный») способ обработки этих материалов становится малопригодным. Системы электронного документооборота (СЭД/ECM-системы) превращаются в важнейший инструмент повышения эффективности деятельности, а внедрение информационных технологий является популярным направлением реинжиниринга бизнес-процессов.

    При принятии решения о внедрении специализированного продукта следует взвешенно подходить к его выбору. Сейчас уже не принято рассматривать делопроизводство изолированно, как явление, нужное только канцелярским работникам. Чтобы документирование качественно обеспечивало основную деятельность, его следует включить в общий контур управленческого учета. А это возможно только при использовании для автоматизации ECM-решений, интегрированных в IT-инфраструктуру компании.

    Современные решения, в частности, продукты ЭОС – «ДЕЛО» и EOS for SharePoint , отличаются тем, что поддерживают уже не только классическое делопроизводство, но и другие бизнес-процессы. В основу их архитектуры заложен принцип масштабирования на смежные сферы. Также они включают и дополнительные возможности, востребованные в современном менеджменте:

    • имеют разнообразные интерфейсы для работы, в том числе с мобильных устройств;
    • содержат модули подготовки аналитических отчетов;
    • поддерживают различные способы получения данных (введения в базу) и форматы;
    • могут быть адаптированы под специфику конкретного предприятия без программирования;
    • легко интегрируются с другими IT-решениями – программами для автоматизации бухгалтерии, CRM, BPM, HR и т.д.

    Организация документооборота в бухгалтерском учете

    Бухгалтерский документооборот является важнейшей составной частью документопотоков предприятий и учреждений. Как правило, он регулируется специальным утвержденным графиком, регламентирующим всю совокупность документационных операций (от создания самого простого счета до сдачи годового отчета), соблюдение которого является обязательным для всех участников.

    Наиболее важными для документирования бухучета являются первичные документы (те, что подтверждают факт хозяйственной операции и составляются в момент ее совершения или сразу после окончания). К ним относят договоры, акты, счета, накладные, журналы учета, приходные и расходные ордера, платежные ведомости, табели, приказы и т.д. Многие из них предполагают процедуру согласования по сложным маршрутам. Поэтому целесообразно организовать ее через СЭД/ECM, взаимосвязанную с бухгалтерской программой. Документация будет поступать на рассмотрение в СЭД, проходить по маршрутам и возвращаться уже в полностью согласованном виде. Это существенно упростит саму процедуру и сэкономит время на согласование и введение документов в базу данных.

    Для этой цели компанией ЭОС разработана специальная опция «Интеграция ДЕЛО - 1С» . Она предназначена для обеспечения взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с популярной в России программой 1С. ЭОС имеет и другие решения для упрощения согласования документации, созданной в специализированных системах бухучета и ERP.

    Организация документооборота по учету основных средств

    Основные средства – пожалуй, самая регламентированная область бухучета. Все операции с основным средствами обязательно документируются в специальных учетных формах, к их содержанию также предъявляются жесткие требования. Чтобы правильно организовать учет ОС, необходимо:

    • установить перечень форм первичной документации для объектов ОС (к ним относятся акты (приемки-передачи, приемки-сдачи, о списании), инвентарные карточки и др.);
    • определить схему документооборота (она должна включать график движения документации и ответственных за ее оформление).

    Движение этих учетных форм – частный случай документирования бухгалтерских операций. Оно также взаимосвязано с общими документопотоками и предполагает сложные маршруты согласования, поэтому может быть реализовано средствами СЭД, интегрированной с бухгалтерией.

    Организация документооборота в банке

    Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:

    Казалось бы, при таких требованиях непросто подобрать «коробочный» продукт. Между тем, многие банки давно и успешно используют решения ЭОС для банков .

    Выбор способа управления корреспонденцией и иной документацией – важное событие. Оно может стать значимым фактором для роста эффективности управленческой и основной деятельности, а может стать решением, влекущим за собой нежелательные последствия и финансовые потери.

    Лучший способ избежать ошибок – обратиться за консультацией к специалистам на этапе выбора, а не после приобретения программного продукта. Если вы оставите заявку в шаблоне, который здесь приведен, наши эксперты с удовольствием ответят на ваши вопросы.