Главная / Акты

Какие существуют основания для уничтожения гражданских дел. Уничтожение документов при ликвидации организации. Преимущества сотрудничества с компанией «Архив услуги»

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Законодательством предусмотрены сроки хранения, по истечении которых они могут быть уничтожены. Но в некоторых случаях документы приходится хранить за пределами общих сроков. Как долго хранить те или иные документы и в каком порядке их ликвидировать, читайте в статье.

Общие сроки хранения

В настоящее время сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе, «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), а также в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
, далее - Перечень).

В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Отсчет данного срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога ().

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29

Особенности отсчета сроков хранения

Срок хранения документов исчисляется с момента, когда документ перестает использоваться для целей учета, причем как бухгалтерского, так и налогового ( , п. 1, 2 ст. 29 ).

Некоторые виды затрат признаются в расходах в течение длительного времени. Документы, подтверждающие такие расходы, надо хранить все время, пока происходит списание расходов, плюс срок, предусмотренный , НК РФ или .

Так, при переносе убытков на будущее компания обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ). Это касается и убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). А для целей бухгалтерского учета первичка, подтверждающая убытки, хранится пять лет после отчетного года. Как видим, наибольший срок в данном случае - для целей налогового учета. Им и нужно руководствоваться.

Первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому для налогового учета четырехлетний срок их хранения исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (). При этом в бухгалтерском учете первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости, должны храниться не менее пяти лет. В данном случае максимальный срок - бухгалтерский.

Напомним, что документы об определении амортизации (протоколы, расчеты, ведомости, заключения) согласно нужно хранить постоянно.

Документы, подтверждающие формирование безнадежной задолженности, для целей налогового учета придется хранить не меньше семи лет: три года - срок исковой давности плюс четыре года - срок, предусмотренный НК РФ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 № А11-6321/2011). В бухгалтерском учете безнадежную задолженность надо еще пять лет отражать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Поэтому при определении времени, в течение которого нельзя уничтожать такие документы, нужно ориентироваться на нужды бухгалтерского учета: пять лет, установленные для хранения первички , придется отсчитывать с момента аннулирования задолженности (пять лет на счете 007 плюс пять лет, предусмотренные для хранения).

Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ). Объясняется это требованием тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения, начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ). Значит, законодательно установленный срок хранения отсчитывается от момента, когда закончилось действие соглашения.

Документы, подтверждающие расходы на обучение, для налогового учета нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Связано это с особенностями признания расходов на обучение. Такие затраты списываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но если трудовой договор с физическим лицом был прекращен до истечения одного года с начала обучения, названные затраты придется включить во внереализационные доходы (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Получается, что документы, подтверждающие обучение, нужно хранить весь срок обучения плюс один год плюс четыре года.

Восстановление утраченного

Случается, что документы утрачиваются в результате стихийных бедствий (пожар, наводнение, др.), а то и просто при ненадлежащем хранении. Восстанавливать такие документы организация обязана, даже если они ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, ). Для этого необходимо:

Назначить комиссию по расследованию факта утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);

Составить акт с подробным (по возможности) указанием утраченных документов;

Получить справку уполномоченного госоргана о произошедшей чрезвычайной ситуации (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.05.2012 № 17АП-3281/2012-АК). Это поможет продлить срок предоставления документов проверяющим или суду.

На основании восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность. В случае неполного восстановления документов компания должна пересчитать свои налоговые обязательства, подать уточненные налоговые декларации. Если этого не сделать, налоговые органы вправе сами определить суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о компании и о сфере ее деятельности (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, Определение ВАС РФ от 31.03.2010 № ВАС-5/10). Как мы понимаем, расчетная сумма вряд ли будет выгодна для налогоплательщика.

Внимание!
В пункте 3 ст. 29 сказано, что экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Для хранения документов организация может либо создать собственный архив, либо привлечь стороннюю организацию.

Уничтожение документов

Процедуру уничтожения документов нужно обязательно оформить соответствующим образом. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Порядок следующий. В начале года необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию. Образец положения об экспертной комиссии можно взять из приказа Росархива от 19.01.95 № 2 (см. приложение 1).

Экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (примерный образец акта см. в приложении 2).

Документы, предназначенные для уничтожения, нужно передать на переработку (утилизацию) и оформить это приемо-сдаточной накладной. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - об уничтожении документов (см. приложение 3). Этот акт также утверждается руководителем организации.

Все документы по утилизации организация должна сохранить в архиве.

Ответственность

Ответственным лицом за организацию хранения документов является руководитель компании или индивидуальный предприниматель (ст. 7, 29 ).

За нарушение правил хранения предусмотрены административные санкции:

по ст. 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов - штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб.;
по ст. 13.25 КоАП РФ, за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и т.д. и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб., а для юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.;
по ст. 15.11 КоАП РФ, за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» - штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Кроме того, ответственность установлена за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени.

Во-первых, это санкции, которые предусмотрены НК РФ:

По ст. 120 НК РФ - за отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, на налогоплательщика налагается штраф в размере 10 000 руб. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 руб. А в случае, когда из-за потери документов оказалась занижена налоговая база - до 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 руб.;

По ст. 126 НК РФ - за непредставление документов по запросу налоговых органов предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. По этой же статье могут оштрафовать и до 10 000 руб. (до 1000 руб. для индивидуальных предпринимателей), если нарушение будет квалифицировано как отказ лица предоставить документы.

К сведению
Количество непредставленных документов для определения размера штрафа инспекторы могут определить расчетным методом (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2013 № А67-160/2013).

Во-вторых, на должностных лиц компании может быть наложен административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ - за «непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля». Размер штрафа - от 300 до 500 руб.

Приложение 1. Образец приказа о создании экспертной комиссии

ЗАО «ГАММА»
Приказ
г. Москва

10.01.2014 г. № 4

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек,

Приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель - юрисконсульт Иванов И.И.;

Члены комиссии - заместитель главного бухгалтера Петров В.В., делопроизводитель Сидоров С.С.

2. К 25 мая 2014 г. экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Генеральный директор________________Ромашов Р.Р.

Приложение 2. Образец акта о направлении документов на уничтожение

Утверждаю
Генеральный директор
________Ромашов Р.Р.

АКТ
г. Москва
25.05.2014 г. № 45

О направлении документов на уничтожение

Экспертная комиссия, назначенная приказом от 10.01.2014 № 4, составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной инвентаризации и экспертной оценки выявлены документы, подлежащие уничтожению, а именно:

Счета-фактуры за 2009 г. (9 папок),

Гарантийные письма за 2008 г. (1 папка),

Реестры расчета земельного налога за 2008 г.

Председатель комиссии__________Иванов И.И.

Члены комиссии:__________Петров В.В.

Сидоров С.С.

Приложение 3. Образец акта об уничтожении документов

Утверждаю
Генеральный директор ЗАО «ГАММА»
________Ромашов Р.Р.

АКТ
г. Москва

26.05.2014 г. № 46

Об уничтожении документов, выделенных по акту от 25.05.14 № 45

Экспертная комиссия, назначенная приказом от 10.01.2014 г. № 4, составила настоящий акт о том, что документы, выделенные к уничтожению актом от 25.05.14 № 45, уничтожены путем сдачи в макулатуру (в опечатанном виде).

Новая страница 1

Нормативные акты, устанавливающие сроки хранения архивных документов

Основным нормативным документом для определения сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень).

В Перечень включены документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций организаций всех форм собственности.

Перечень построен по функциональному принципу и содержит разделы, отражающие основные направления деятельности организации :

организационно-распорядительную и правовую деятельность;

планирование, финансирование, учет и отчетность;

кадровое обеспечение;

трудовые отношения;

материально-техническое обеспечение;

административно-хозяйственные вопросы;

социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и по видам. В нем не содержится конкретных наименований документов, а даются их обобщенные наименования.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются они источниками комплектования архивных учреждений или нет.

Деятельность экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по отбору документов на дальнейшее хранение и уничтожение (если сроки их хранения истекли) в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений, способные определить значение и ценность информации, содержащейся в документах.

В состав комиссии в обязательном порядке включается руководитель службы документационного обеспечения управления организации и заведующий архивом организации (или ответственный за архив). Комиссию, как правило, возглавляет один из заместителей руководителя организации, курирующий деятельность делопроизводственной службы и архива.

В своей работе ЭК руководствуется правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федеральной архивной службы России (далее – Росархив) и учреждениями ее системы, расположенными в субъектах Российской Федерации, а также нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.

Деятельность ЭК регламентируется положением, которое разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2).

Экспертная комиссия является совещательным органом.Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив .

Экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет следующие функции :

1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.

2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических пособий по работе с документами (перечней дел со сроками хранения, номенклатур дел и т.п.);

3. Принимает решения, касающиеся установления сроков хранения документов и выделения их к уничтожению, и представляет:

● на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – описи дел постоянного хранения; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, документов с отметкой «ЭПК» в типовом перечне, документов до 1945 г. включительно);

● на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения), а затем на утверждение руководителя своей организации – сводную номенклатуру дел организации; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

● на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа (учреждения) – предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных существующими перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

● на утверждение руководителя организации – акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

Экспертная комиссия имеет право в целях реализации возложенных на нее задач:

● в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов;

● запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

● заслушивать на своих заседаниях доклады руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив, о причинах утраты документов;

● приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей других организаций;

● не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками структурных подразделений совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с Правилами работы архивов организаций.

Уничтожение архивных документов

После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) по личному составу разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям .

Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.

В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации , описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).

Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива , то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.

Хотелось бы подчеркнуть, что уничтожение дел с истекшими сроками хранения в организациях производится при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени .Это означает, что если проведена научно-техническая обработка документов по 1995 год включительно, то уничтожены могут быть только документы с истекшими сроками хранения по 1995 год включительно. Документы за последующий период, начиная с 1996 года, уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается, даже если сроки хранения их истекли согласно Перечню.

Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.

Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись (см. Приложение ). К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.

В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.

Уничтожение бухгалтерских документов (образец акта)

Актуально на: 9 ноября 2016 г.

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в . А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Изъятие бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем (абз. 5 п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор»
121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26
ИНН 7731332719 / КПП 773101001

Утверждаю Мохов

Генеральный директор Мохов О.Л.
08.11.2016

об уничтожении документов
от 07.11.2016 № 1

Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 07.11.2016 были уничтожены следующие документы:

Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 07.11.2016 № 263-16/Б.

Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./

Члены комиссии:

Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./

Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./

Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./

У ничтожение документов - важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. на нашем сайте

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:

представителя руководства организации;
архивиста;
главного бухгалтера организации;
представителя службы персонала организации;
представителя юридической службы организации;
сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Пример 1

Свернуть Показать

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

в текущем делопроизводстве:
- при составлении номенклатуры дел,
- при формировании документов в дела,
- при подготовке дел к последующему хранению;
в архиве организации:
- в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
- в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Основными функциями экспертных комиссий являются:

отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
участие в уничтожении дел.

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Свернуть Показать

Наталия Носарева

Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению, рекомендуется проводить полистную проверку дел.

Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт.

Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению. Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (как правило, лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии выделяются к уничтожению.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Мне приходилось читать акт с такого рода формулировкой: мешки бухгалтерских документов, не подлежащие распознанию. Это говорит о том, что архивы организаций чаще всего находятся в ужасных условиях и документы подвергаются воздействию внешней среды. Упомянутый акт был составлен после очередного затопления кипятком архива, находящегося в подвале жилого дома.

Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения

Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.

Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.

Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения.

Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт. Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве.

Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.

Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!

Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, т.е. ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. Это позволит довольно оперативно обновлять архивный фонд и не хранить на «дорогущем архивном пространстве» документы, давно потерявшие свое практическое значение.

При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.

Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т.д., а при внесении в акт копий тех же приказов достаточно отразить следующую информацию:

Поэтому при составлении акта методика проста: разложили дела по наименованию, пересчитали количество дел одного наименования и указали крайние даты дел, т.е. дату закрытия самого «старого» и самого «молодого» дела. Вот и все.

В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

Желательно также проверить общее количество «реальных» папок и общее количество дел, которое вы укажете в итоговой записи к акту. Внимание! Эти две суммы должны обязательно совпадать.

Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание). Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в 2010 году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Но надеюсь, что это «временная заминка», выход из которой будет найден в ближайшее время Росархивом и Министерством культуры. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!

ВАС РФ признал не вступившим в силу «Перечень типовых управленческих архивных документов...». Когда и почему? Как будут развиваться события? См. статью« ».
Кроме того, см. на эту тему.

После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.

При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!

Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.

Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару - мешки или коробки. Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.

Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.

Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.

При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.

Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство), а другие - именно на конфиденциальности и высокой степени надежности. При использовании компании, которая специализируется на утилизации макулатуры, ваша организация может столкнуться с «утечкой информации», с непредвиденными последствиями.

Документы, не подлежащие уничтожению

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.

Сопроводительная документация для уничтожения документов

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)

Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Пример 2

Свернуть Показать

У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:

1 - дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;

2 - дата акта (в примере это 25.01.2011) - указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);

3 - дата согласования акта с ЭПК(ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);

4 - дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;

5 - далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 - после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):

сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной).

Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 2), он оформляется только вашей организацией;
накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;
акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.

Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами :

уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами.

У электронных документов есть своя специфика.

Свернуть Показать

Специалисты компании «Архив приор» считают :

В каком же порядке должны уничтожаться электронные документы? В первую очередь нужно отчетливо понимать, что после того как вы удалили документ в корзину и очистили ее, он никуда не делся. Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад. Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!

Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.

Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху». Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50. Такой способ уничтожения документов довольно долгий и не совсем удобный, зато позволяет быть уверенным, что электронная документация не попадет в чужие руки.

Электронные документы можно уничтожить электромагнитным излучением, путем физического уничтожения носителя (сделать это можно химическими средствами, с помощью очень высоких температур или разрушить ударами).

Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.

Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.

О фиксации факта утраты документов и способах их востановления читайте в статье « »

Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредированных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил.

Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:

назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов;
предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.

В заключение также следует отметить, что в России уничтожение документов по истечении обязательного периода хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Таблица

Достоинства и недостатки основных способов уничтожения бумажных документов

Свернуть Показать

Сноски

Свернуть Показать

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения осложнено обязанностью организаций соблюдать ряд требований и рекомендаций, закрепленных законодательно. Ввиду наличия большого количества наименований бумаг с различными периодами обеспечения сохранности крайне важно придерживаться всех установленных правил их хранения и списания.

Что делать фирме при избыточном количестве бухгалтерских документов в архиве

Фиксация любого значимого хозяйственного, экономического, личного события с помощью документов стала обычной практикой. Естественно, что образующиеся в результате архивы нужно где-то хранить, при этом строго учитывая их количество и места размещения. Это актуально как для организаций, так и для частных лиц.

Однако в отличие от частных лиц, компаниям нельзя просто так произвести списание документов с истекшим сроком хранения . Гражданину достаточно перебрать имеющиеся дома кипы, отобрать все ненужное и отнести в мусор или сдать в макулатуру. Фирмы не могут просто так избавиться от документов, без соблюдения ряда законодательных процедур. В противном случае им придется понести наказание.

Для юридических лиц в этом отношении предусмотрена определенная последовательность действий, которую они обязательно должны соблюдать. Имеющиеся в компании приказы, распоряжения, регистры бухгалтерского учета могут быть списаны только с применением всех юридических формальностей. Помимо этого, одним из наиболее важных условий является окончание закрепленного срока обеспечения сохранности.

Указанное условие действует на основании п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, который распространяется практически на всех субъектов, осуществляющих хозяйственную деятельность.

ВАЖНО! За игнорирование положений указанного нормативного акта фирмам не избежать наказания.

Какие бумаги нужно оформить при ликвидации документов в архиве?

Последовательность действий при уничтожении документов с истекшими сроками хранения , которые обязательно нужно совершить:

Проанализировать время, в течение которого хранятся бумаги на предмет истечения закрепленного законодательством срока, отведенного для этого. Кроме того, ряд документов в связи с изменением правовых норм могут потерять свою доказательную силу и актуальность.
Создать путем издания соответствующего распоряжения руководителя специальную рабочую группу, которая должна будет изучить имеющийся в компании архив.
После того как будут вывялены «ненужные» документы, составляется акт установленной формы, который обязательно визируется руководителем фирмы.
Весь перечень бумаг, поименованных в акте, уничтожается с одновременным составлением отдельного документа, подтверждающего данный факт.

Пренебрегать созданием комиссии, проводящей экспертизу документов, не следует, ведь одному человеку достаточно сложно будет выполнить весь комплекс мероприятий. В частности, комиссия должна выявить факт наличия в одной папке бумаг с ограниченным и неограниченным периодом хранения. В подобных обстоятельствах том разукомплектовывается и каждый вид документов раскладывается в разные стопки. В итоге часть архива, которую еще рано списывать, должна быть снова сшита отдельно.

Возможна также ситуация, когда в одной папке находятся не только оригиналы, но и копии, дубликаты документов. В этом случае вся повторяющаяся информация (ее носители) уничтожается, остаются только оригинальные экземпляры, которые сшиваются. Подобную работу также проводит созданная комиссия.

Бывает, что в ходе списания документов с истекшими сроками хранения будут выявлены поврежденные экземпляры, текст которых невозможно идентифицировать. В подобных обстоятельствах комиссия должна приложить все усилия к восстановлению содержания, а при невозможности сделать это - включить документ в список для уничтожения.

По итогам работы данной группы составляется протокол в свободной форме, поскольку типового бланка этого документа не существует. Форму акта об уничтожении рекомендуется брать из приложения № 4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Регламент составления акта на списание

До уничтожения документов с истекшими сроками хранения комиссии необходимо будет проделать довольно кропотливую работу. Участники группы просматривают все дела архива, выделяя перечень для последующего списания, который закрепляется в акте «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В нем не делается подробная перепись дел, а указываются наименования и количество папок документов вместе с предельными сроками обеспечения их сохранности. Например, в части распоряжений по текущей деятельности указываются их:

наименование;
последние годы хранения;
индекс дела;
число папок;
последний год издания.

Помимо этого в акте записывается, сколько всего единиц хранения следует ликвидировать и какой временной промежуток охватывают подлежащие ликвидации документы.

Кроме того, здесь обязательно должны присутствовать виза членов комиссии о том, что приведенный перечень одобрен всеми участниками группы, дата оформления и порядковый номер протокола. Затем акт подписывается директором.

Как корректно проставить день оформления акта?

Для корректного уничтожения документов с истекшими сроками хранения необходимо с максимальной точностью установить последний день, когда они обязательно должны находиться в архиве. Для этого нужно учесть следующие важные моменты:

по бумагам, оформленным до 2009 года, изъятие и списание возможно только в случае, если соблюден период хранения, утвержденный в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом от 06.10.2000;
если объект обследования создан, начиная с 2010 года, то максимальные сроки хранения нужно сверять с приказом Минкультуры РФ «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558.

Подобные сложности объясняются тем, что более поздний законодательный акт не имеет обратной силы и начинает действовать на события со дня его вступления в силу. Поэтому приказ № 558 влияет только на документацию, сформированную после 2009 года, а на документы, возникшие ранее, распространяется действие более старого норматива. При этом по целому набору документов максимальные сроки в данных перечнях не совпадают.

Важно учитывать еще один момент при уничтожении документов, срок хранения которых истек . Дата окончания срока хранения должна наступить до 1 января года, в котором составляется соответствующий акт. Так, если документ издан в 2016 году и на его хранение отведено 5 лет, то он не может быть списан ранее 01.01.2022.

Возможности избавления от документов с неопределенными сроками сохранности

Достаточно часто встречаются документы, срок хранения которых не определен приказами Росархива и Минкультуры РФ. Соответственно, такие бумаги не имеют официальных сроков нахождения в архиве. Как определить дату, когда можно их списать и утилизировать?

До того как принимать решение о ликвидации пакетов подобных документов, нужно зафиксировать крайний срок их возможного пребывания на хранении. Для этого созданная на основе приказа руководителя комиссия из экспертов вправе направить запрос в любое учреждение архива. Только после получения официального ответа с указанием в нем срока, в течение которого нужно хранить такие бумаги, может приниматься решение об уничтожении и можно начинать соответствующие технические процедуры. До получения ответа никаких шагов с «просроченной» документацией лучше не применять.

Сложности уничтожения бумаг, срок хранения которых истек

Провести уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения также нужно с учетом сроков, обозначенных в приведенных выше приказах. Кроме того, помимо них и закона № 125-ФЗ, существуют иные документы, положения которых распространяются на учетные регистры.

Например, в ст. 23 НК РФ содержится требование сохранять все учетные данные, необходимые для расчета налогов, не менее чем в течение 4 лет. Одновременно с этим ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требует хранить в архиве всю бухгалтерскую первичку не менее 5 лет. Получается, если какой-то оформленный документ можно классифицировать как бухгалтерский, нельзя включать его в акт на уничтожение до истечения 5 лет. В противном случае нести ответственность за неоправданное списание документов придется руководителям.

Еще интереснее будет ситуация в случае, если финансовым результатом деятельности компании оказался убыток. Напомним, что убыток по требованиям закона может переноситься на последующие периоды. Следовательно, хранить всю связанную с полученным убытком документацию нужно в течение всего периода его переноса на текущие периоды плюс еще какое-то время после того, как убыток будет перенесен полностью. После того как все оговоренные сроки завершатся, бухгалтерскую документацию можно будет списать в обычном порядке.

Что делать после составления акта?

Конкретная методика уничтожения документации законами не определена. По факту после оформления актов бумаги перестают быть обязательными для хранения и могут быть ликвидированы любым удобным для компании способом. Примерами практической реализации данной возможности могут быть:

Передача бумаг для переработки в профильную фирму, которая занимается соответствующей деятельностью. Данный способ довольно затратен, поскольку подобные компании выполняют работу на возмездной основе. Кроме того, на все партии необходимо оформлять акты передачи, накладные, в которых указывается число переданных дел и их масса. Нелишним будет отправить своего представителя для контроля над процедурой.
Измельчение бумаги при помощи специализированных автоматов.
Сжигание (однако данный метод следует рассматривать как крайний, поскольку возможны претензии со стороны пожарной службы).

Доказательства списания части архивного хранения

Как можно догадаться, акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, не последний в процессе оформления списания ненужной документации. Сам факт ликвидации также нужно подтвердить документально, для этого чаще всего также оформляется еще один акт. Хотя официального бланка для его заполнения нет, нужно помнить, что наличие определенного перечня реквизитов обязательно.

Так, в акте об уничтожении должны содержаться следующие данные:

название фирмы, хранившей бумаги и составляющей обозначенный акт;
дата составления документа;
сведения о совершенном факте, с указанием единиц измерения и общего количества списанных документов, кроме того, нелишним будет указание метода утилизации;
подписи участвующих сотрудников с расшифровкой и указанием должностей.

Возможные последствия уничтожения документов

Наличие оформленного акта на списание документов, созданного специально сформированной для этого комиссией после всестороннего исследования содержания архивов, не гарантирует последующего отсутствия претензий со стороны проверяющих. Дело в том, что в указанном в акте перечне не должно быть приведено бумаг, срок хранения которых не истек. Если это произошло, после уничтожения бумаг руководитель с большой долей вероятности может быть привлечен к ответственности. Наказанием, в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ, может быть наложение административного штрафа.

У малых предприятий могут отсутствовать средства для содержания полноценных архивов, но и это не может служить оправданием для отсутствия должных условий обеспечения сохранности. Для подобных целей они могут выделить отдельное помещение и назначить работника, который будет осуществлять учет документации, отслеживать сроки хранения, проводить процедуру утилизации.

Особенности избавления от документов электронного хранения

Законодательством не предусмотрено какое-либо различие в обеспечении сроков и методов хранения в зависимости от типа носителя, содержащего информацию. В то же время п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ предписывает сохранять все электронные носители, средства идентификации цифровой подписи, устройства считывания не менее 5 лет, начиная с года, когда содержащаяся в них информация последний раз использовалась.

Текущий уровень развития технологий позволяет хранить значительные объемы данных фирмы на электронных носителях или в базах данных. В случае если созданная для инвентаризации архивов экспертная комиссия придет к выводу о том, что период обязательного хранения информации истек, она может быть ликвидирована вместе с носителем. Методы ликвидации при этом могут быть сходны с теми, что применяются для бумаг. Кроме того, разрешается применять одновременное удаление старых и сохранение новых данных на носителе.

В части оформления документации также нет каких-то особых требований или форм. Однако в силу специфики метода обеспечения сохранности необходимо учитывать ряд следующих моментов:

нельзя стирать файлы и утилизировать носители без оформления соответствующего акта;
запрещено избавляться от данных, необходимых для суда;
запрещено разглашать информацию, содержащуюся в уничтожаемых файлах, если она составляет коммерческую или служебную тайну;
вся информация, разрешенная к ликвидации, подлежит уничтожению на всех носителях, в том числе дублирующих или копирующих.

*******

Ликвидация части архива с истекшим сроком хранения допускается только по решению специально сформированной комиссии экспертов на основе оформленного акта. На сам факт физического уничтожения также необходимо составить документ с перечнем, количеством бумаг и описанием применяемого метода. Практическая технология, применяемая для уничтожения, законодательно не установлена, компания выбирает ее сама. Для этого могут привлекаться сторонние компании, оказывающие подобные услуги.