Главная / Заработная плата

Как провести инвентаризацию и документально ее оформить. Что подлежит инвентаризации

Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

при смене материально ответственных лиц;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
при реорганизации или ликвидации компании;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

Федеральным законом № 129-ФЗ;
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее – Положение);
Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее – Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает приказ на проведение инвентаризации (по форме № ИНВ-22) и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в инвентаризационной описи. В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

по зданиям – назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
по мостам – местонахождение, использованные материалы и размеры;
по дорогам – тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено в пункте 20 статьи 250 Налогового кодекса. При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена недостача, то ее можно отразить одним из следующих способов:

во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ));
во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

– оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

– списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

– списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

– отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– работником погашена сумма задолженности.

Пример
В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:
– излишек – ноутбук стоимостью 45 000 руб.;
– недостача – принтер стоимостью 45 000 руб.
Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример)

И финансовых обязательств организации осуществляется, как правило, перед сдачей отчетности по итогам года. Эта процедура имеет ряд особенностей. Рассмотрим их в статье.

Общие сведения

Проведение инвентаризации имущества организации представляет собой комплекс мероприятий, направленных на проверку и документальное подтверждение наличия, состояния и стоимости материальных ценностей. Информация о них содержится в соответствующей документации. На предприятии предусматривается специальный отдел, ведущий бухгалтерский учет. Инвентаризации имущества организации предшествует издание соответствующего приказа. В этом документе указываются основания для осуществления этой процедуры, назначается комиссия. В приказе также указываются сроки на выполнение работ. Инвентаризации имущества организации могут осуществляться как планово, так и внепланово.

Задачи

Инвентаризация имущества организации необходима:

Для установления фактического наличия материальных ценностей.
Сравнения полученных данных со сведениями бухгалтерской отчетности.
Выявления некондиционных ресурсов, формирования мотивированных заключений, подготовки документации для их списания или уценки. При осуществлении этих процедур могут привлекаться необходимые специалисты и компетентные структуры.
Определения виновных при обнаружении излишков, недостач, порчи имущества.
Проверки полноты и достоверности отображения имущества и обязательств, соблюдения контрагентами договорных сроков, применения мер по взысканию и погашению задолженностей, списанию их по окончании срока давности.

Классификация

Существуют различные виды инвентаризации имущества и обязательств организации. Например, процедуры могут быть частичными, выборочными, полными, периодическими. Между тем проверить достоверность и полноту отчетности, выявить, насколько содержание данных и соответствует фактическому положению дел, позволяет сплошная инвентаризация имущества организации. Она является обязательной в соответствии с п. 7 инструкции, регламентирующей правила составления и представления итоговых (месячных, квартальных, годовых) показателей. Инвентаризация имущества организации, оформление ее результатов осуществляются в соответствии с методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина № 49 от 13.06.1995 г.

Общие правила

Организация инвентаризации имущества осуществляется в отношении материальных ценностей, вне зависимости от места их расположения. Процедура распространяется на производственные запасы и прочие которые не принадлежат предприятию, но находятся на хранении, в аренде, получены для переработки и пр. Инвентаризация проводится и в отношении неучтенного имущества. Ревизия осуществляется по месту нахождения материальных ценностей. Это может быть цех, мастерская, производственный участок, лаборатория и так далее. Порядок проведения инвентаризации имущества организации включает в себя следующие стадии:

Издание приказа.
Проверка и опись.
Документальное оформление.
Сопоставление данных.
Составление заключения.

Приказ

Он должен быть принят заблаговременно, чтобы организация инвентаризации имущества не стала для сотрудников и ответственных лиц неожиданностью и они смогли бы к ней подготовиться. В приказе указывается состав комиссии, ее председатель, объекты, в отношении которых будет осуществляться ревизия, ее сроки. Документ можно составить по форме, приведенной в методических указаниях. Приказ регистрируется в книге контроля.

Комиссия

В качестве ее членов могут выступать административные работники, бухгалтеры, прочие специалисты, которые имеют соответствующую компетенцию и профессиональные навыки для оценки состояния обязательств и имущества предприятия. Не допускается включение в состав комиссии материально ответственных лиц. В случае отсутствия хотя бы одного из назначенных членов результаты ревизии могут быть признаны недействительными. Это особенно актуально в случаях, когда организация инвентаризации имущества направлена на выявление виновных в краже, порче материальных ценностей, проверка осуществляется при смене материально-ответственных лиц, а также при передаче заключения в суд.

При большом количестве объектов проверки могут формироваться рабочие комиссии. Они находятся в подчинении председателя постоянно действующей основной группы ревизоров. В задачи рабочих комиссий входит не только проверка состояния и наличия материальных ценностей. Они вправе вносить предложения по улучшению контроля, хранения, приемки, отпуска имущества.

Сдача материалов

Организация инвентаризации имущества предполагает определение остатков материальных ценностей и существующих задолженностей по документам. Для этого члены ревизионной комиссии изучают все приходно-расходные ведомости, отчеты о движении объектов и средств. Председателем визируются все документы, которые приложены к реестрам. При этом делается отметка с указанием даты инвентаризации. Это выступает в качестве основания для определения бухгалтерией остатков материальных ценностей к началу процедуры.

Важный момент

Перед тем как провести инвентаризацию имущества организации, материально-ответственные служащие представляют расписки в том, что вся расходно-приходная документация сдана в бухгалтерию либо передана комиссии, а также что все поступившие объекты были оприходованы, а выбывшие - списаны. Такие же бумаги составляют лица, которые имеют подотчетные суммы либо доверенности на приобретение/получение материальных ценностей. Проверку фактического наличия имущества выполняют при обязательном присутствии ответственных служащих. В случае их смены принявшие лица расписываются в описи о получении. На момент проверки все операции с объектами прекращаются. В случае поступления материальных ценностей в процессе ревизии их размещают отдельно и составляют на них опись. Если инвентаризация проводится несколько дней, помещения с имуществом опечатываются.

Проверка материальных ценностей

Как правило, она выполняется сплошным методом. Он предполагает пересчет абсолютно всех ценностей. Данный процесс достаточно трудоемок. В правилах проведения инвентаризации допускается применение упрощенных методов проверки только в исключительных случаях. К примеру, такие способы разрешены при ревизии товаров и материалов, находящихся в неповрежденной таре поставщика. В этом случае количество объектов может устанавливаться на основании сопроводительной документации при обязательной ревизии в натуре. В случае если по результатам выборочной проверки будет выявлено расхождение между показателями, отраженными в маркировке либо спецификации поставщиков, и фактическим наличием ценностей, комиссия обязана осуществить сплошную (полную) инвентаризацию.

Ревизия задолженностей

Инвентаризация обязательств предприятия представляет собой сверку данных по расчетам с заказчиками/подрядчиками. В ходе ревизии проверяется обоснованность возникновения задолженностей (наличие первичной документации), правильность расчетов и формирования конечного остатка на дату осуществления процедуры. В случае необходимости комиссия вправе запросить Его данные сравниваются с информацией из бухгалтерского учета предприятия.

Составление описей и актов

В инструкции № 25н (приложение 3) предусматриваются отдельные формы документов для каждого объекта ревизии. Бланки описей предприятие вправе разработать и самостоятельно. В этом случае в формах могут присутствовать дополнительные реквизиты и величины, в которых учитывается специфика отражения информации по материальным ценностям и особенности их хранения. Однако в любом случае на таких бланках должны быть показатели, установленные приложением 3. В акты и описи инвентаризации вносятся данные по фактическому наличию имущества и реально принятых на учет обязательств. За обеспечение полноты и точности внесения информации отвечает ревизионная комиссия. Каждая опись составляется как минимум в 2 экземплярах.

Специфика заполнения

Названия объектов инвентаризации указываются в соответствии с номенклатурой и в единицах, принятых в учете. На каждом листе указывается количество ценностей (прописью) и общее число в натуральных показателях, записанных на странице, независимо от того, в каких величинах (килограммах, штуках, метрах и пр.) они показаны. При допущении ошибок их исправление осуществляется во всех экземплярах путем зачеркивания неверных записей и проставления правильных сверху. При этом ставятся подписи членов комиссии и материально ответственных лиц. Не допускается оставлять в описях незаполненные графы. Пустые строки на последних страницах перечеркиваются. Отдельные описи должны составляться на имущество, которое находится в аренде, на ответственном хранении либо получено для переработки. Один экземпляр документа подлежит отправке собственнику материальных ценностей. На последней странице делается отметка о проверке таксировки, цен и подсчета результатов. Она удостоверяется всеми членами комиссии и материально ответственными сотрудниками. После проведения процедуры последние дают расписку в том, что проверка была проведена в их присутствии, у них нет претензий к ревизорам и они приняли имущество на ответственное хранение.

Сопоставление данных

Акты и описи, подписанные членами ревизионной комиссии, передаются бухгалтерии. В ней проверяется правильность оформления и подсчетов, осуществляется сравнение фактических данных с показателями отчетности. В случае выявления отклонений составляется ведомость расхождений по форме 0504092. В этом документе должны быть отражены следующие сведения:

Недостача в пределах и свыше нормированных величин естественной убыли в стоимостном и количественном выражении.
Рыночная цена объекта, разница между ней и балансовой стоимостью.
Излишки в стоимостном и количественном выражении.

Количество экземпляров ведомости - не меньше 2. При сравнении показателей следует принимать во внимание пересортицу ценностей, суммовые разницы, возникшие в результате нее. Кроме этого, следует списать потери в пределах нормированных величин естественной убыли. Результаты ревизии фиксируются в Для каждого типа материальных ценностей заполняются отдельные формы.

Документы

В процессе инвентаризации используются описи:

Ответственность

Сведения бухгалтерской отчетной документации могут признаваться недостоверными, если инвентаризация была проведена не по правилам или ее результаты были задокументированы с нарушениями требований. Это обнаруживается, например, в случаях, когда предприятие решит наложить взыскание на материально-ответственного сотрудника через суд. В качестве обоснования своей позиции организации придется представить уполномоченной инстанции инвентаризационные документы.

В соответствии с общим правилом инспекция ФНС не может наложить на предприятие штраф за то, что им не была осуществлена ревизия, несмотря на существующую обязанность. В законодательстве вообще не установлено никаких санкций за непроведение инвентаризационных мероприятий. Предприятия должны понимать важность и необходимость осуществления этой процедуры. Ведь именно по результатам инвентаризации формируется достоверное представление о состоянии своего имущества и существующих задолженностей.

Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.

Виды инвентаризаций

Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.

По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.

Инвентаризация по назначению:

плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.

Инвентаризация по объему:

полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.

Инвентаризация по степени охвата:

выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.

Инвентаризация по обязательности проведения:

обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
инициативная - осуществляется по решению руководителя.

Инвентаризация по методу проведения:

натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.

Понятие и значение инвентаризации

Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Целями инвентаризации являются:

выявление недостач и излишков имущества,
оценка приведенной в учёте задолженности,
выравнивание учёта,
упорядочение имущественных отношений,
анализ потенциала снижения затрат,
установление фактического состояния имущества.

Закон об инвентаризации

Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).

Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:

перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
при изменении материально ответственного лица,
при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
при ликвидации или реорганизации предприятия,
при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).

Кто проводит инвентаризацию в организации

Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.

В члены инвентаризационной комиссии включают:

представителей руководства организации;
сотрудников бухгалтерии;
сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.

В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.

Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.

Документы, составляемые в процессе инвентаризации

В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:

Вид документа	Форма
Инвентаризационная опись основных средств	ИНВ-1
Инвентаризационный ярлык	ИНВ-2
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ-3
Акт инвентаризации товаров отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути	ИНВ-6
Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств	ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	ИНВ-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	ИНВ-17
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств	ИНВ-18
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	ИНВ-19
Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией	ИНВ-26

Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (

Инвентаризация основных средств - это ежегодная проверка всех активов, которая является одним из важных направлений в учетной политике компании и подготовительным мероприятием к составлению годового бухгалтерского отчета. Порядок проведения инвентаризации основных средств - пошагово в статье.

Заканчивается календарный год. Что нужно сделать организации по его итогам как экономическому субъекту? Правильно — составить годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом говорят нормативные документы, регулирующие порядок проведения инвентаризации, в частности, . В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что инвентаризация должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, международные стандарты, а также иные нормативные документы, принятые Минфином РФ.

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:

в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49)). Реже можно инвентаризировать только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

Порядок проведения инвентаризации основных средств и других материальных ценностей предусматривает, что ее должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
юрлица, не подлежащие обязательному аудиту;
фирмы, применяющие УСН или ЕНВД.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Поэтому малые предприятия обязаны подчиняться в данном случае общим правилам.

Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, можно не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется — не проводите. Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом — неужели руководству организации неинтересно знать, как на самом деле обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризацию нужно проводить всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Различают несколько видов инвентаризации: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Порядок проведения инвентаризации: кратко обо всех этапах

Что ж, попробуем пройти по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе. Для этого вооружимся «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее - просто Указания) и практическим опытом.

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Поэтому перед началом проверки ее надо создать.

Чтобы понимать, кого в нее можно включить, нужно посмотреть на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». При этом существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо. Как же оно может проверять само себя?

Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть — чтобы они при этом присутствовали и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, нужно определиться со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату будет проводиться. Общий порядок можно закрепить либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ может выглядеть так.

Этап 3. Инвентаризация ТМЦ: порядок проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и учет результатов

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть на самом деле (то есть то, что комиссия видит своими собственными глазами). Некоторые предметы можно легко сверить с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема.

А как быть с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все — из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Нужно вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку, раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. И все будет на виду. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (см., например, абзац 4 пункта 5 раздела I ПБУ 6/01).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что нужно сделать? Есть варианты:

Оставить, как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является.
Заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» также подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут быть не может. Естественно, если мы говорим о том, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны — можете этого не делать. Как уже говорилось выше, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это может сделать собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не будет же директор сам себя наказывать.

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом инвентаризации имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде, чем его списать как некомпенсируемые расходы, нужно провести небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем, как ответить на вопрос «Что делать?», нужно ответить на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник должен ее возместить в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ .

А если виновный не обнаружен или все сотрудники так или иначе виноваты, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ . Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в «налоговом учете» просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Может быть естественная убыль у помидоров или цемента, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. Так что в бухучете расходы будут, а в налоговом — нет.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Тут все просто — взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 тыс. руб., просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали — значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины — кто из двух сторон прав и кто кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это «акт доброй воли» организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Как видно из вышесказанного, инвентаризация — действительно нужная процедура, без которой увязать учет с «фактом» просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить её «для галочки». Но в этом случае компания может обмануть только саму себя.

Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.

Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

В состав имущества входят основные средства, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

К финансовым обязательствам относятся , кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.

Нормативная база процесса инвентаризации

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель инвентаризации

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;

определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;

сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);

проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;

проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.

Виды инвентаризации

Инвентаризация по охвату имущества делится на:

частичную.

По основаниям проведения на:

плановую;

внеплановую (внезапную).

Порядок и сроки проведения инвентаризации

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Процедура проведения инвентаризации

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

подготовку приказа о проведении инвентаризации;

формирование инвентаризационной комиссии;

определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Инвентаризация: подробности для бухгалтера

Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм
Учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом... и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (... членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость... инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, ... нормативным актом). Отражение результатов инвентаризации. Расхождения между фактическими...
Инвентаризация: пошаговая инструкция
Реорганизации организации. Порядок проведения инвентаризации Инвентаризация проводится в несколько этапов. ... ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в... Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата... Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации Инвентаризационная комиссия представляет руководителю... в учете результатов инвентаризации Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим...
Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении
Инвентаризации: Инвентаризация денежных документов. Инвентаризация денежных средств. Инвентаризация расчетов. Инвентаризация расчетов по поступлениям. Инвентаризация... остатков на счетах учета денежных средств. Инвентаризация... ТСД в документы инвентаризации. Сам документ инвентаризации не несет за... 0504835 « Акт о результатах инвентаризации ». Инвентаризацию драгметаллов, содержащихся в эксплуатируемых изделиях...
Независимая инвентаризация промышленных предприятий. Что это за зверь?
О проведении независимой инвентаризации. Организации стали проводить инвентаризацию с помощью... специалистов. Независимая инвентаризация промышленных предприятий отличается от инвентаризации торговых сетей. ... задолженности. Инициатором проведения независимой инвентаризации являются сами собственники и руководство... приходится сталкиваться инициаторам проведения независимой инвентаризации? Прежде всего, с... подавляющем большинстве при проведении инвентаризации работники бухгалтерии являются союзниками...
Аудиторские процедуры оценки системы внутреннего контроля при инвентаризации материалов, переданных на переработку по договору переработки давальческого сырья
... № 49). Определенного порядка проведения инвентаризации имущества, переданного переработчику, не установлено... , что достигается посредством проведения инвентаризации. Следующим этапом аудиторских процедур... систему внутреннего контроля перед инвентаризацией Сверить данные бухгалтерского учета... и результатов инвентаризации (во время инвентаризации) Оценить систему внутреннего... бухгалтерского учета и результаты инвентаризации (после проведения инвентаризации) Оценить систему внутреннего...
Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты?
34н и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... недостачи, выявленных при инвентаризации. Арбитры признали результаты проведенной инвентаризации недостоверными, не... проверка наличия ТМЦ. Формальное проведение инвентаризации обычно чревато налоговыми последствиями, ...
Инвентаризация-2018
Учреждения устанавливался внутренний порядок проведения инвентаризации. Напомним, в Методических указаниях № 49 ... раскрываются общие правила проведения инвентаризации, особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств... (финансовой) отчетности. Следовательно, перед началом инвентаризации потребуется: разработать рекомендации инвентаризационным комиссиям... . Следовательно, увеличатся сроки проведения инвентаризации. Кроме того, инвентаризация новых объектов учета, установление...
Отражение результатов инвентаризации в учете
В котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском... устанавливается в положении о проведении инвентаризации. Оприходование излишков материальных ценностей... имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, отражается как внереализационные доходы... Кредиторская задолженность. Выявленные в ходе инвентаризации суммы задолженности, не востребованные кредиторами... в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском...
Порядок отражения пересортицы в бухгалтерском учете, выявленной в результате инвентаризации
Учете, выявленной в результате инвентаризации? Каков порядок отражения пересортицы... активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих... Поскольку пересортица выявляется в результате инвентаризации, о допущенной пересортице материально... Методических указаний по инвентаризации определено, что выявленные при инвентаризации расхождения фактического... ценностей, выявленных по результатам инвентаризации. Для целей налогообложения прибыли...
О зачете излишков и недостач по результатам инвентаризации
Результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов... материальных ценностей, выявленных по результатам инвентаризации, при условии соблюдения ограничений, ... о надлежащем документальном оформлении результатов инвентаризации, включая проведение зачета. В...
Вправе ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки и осуществление расчета при увольнении сотрудника до окончания инвентаризации?
Расчета при увольнении до окончания инвентаризации. Инвентаризацию целесообразно завершить до даты... При разработке порядка проведения инвентаризации учреждение использует положения Методических указаний... по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, ... Как показывает судебная практика, инвентаризация, проведенная в отсутствие материально ответственного... может откладываться до окончания инвентаризации. Наоборот, инвентаризацию нужно успеть завершить до...
Проведение инвентаризации имущества (I часть)
Порядок проведения инвентаризации имущества. Когда необходимо проводить инвентаризацию имущества и... порядок проведения инвентаризации имущества. Основной целью проведения инвентаризации является выявление... при которых инвентаризация обязательна Перечень случаев, когда инвентаризация имущества является... Минфина РФ. Сроки проведения инвентаризации Инвентаризация основных средств должна проводиться не... основных средств, целесообразно проводить инвентаризацию чаще. Важно! Кроме запланированных...
Организация проведения инвентаризации имущества (I часть)
Обозначим основные этапы организации проведения инвентаризации имущества. Как рационально организовать... этапы организации проведения инвентаризации имущества. Порядок проведения инвентаризации состоит из нескольких... имущества, разрабатывается график проведения инвентаризации в каждом цехе, переделе, ... бухгалтер Ландышева И.А. для инвентаризации незавершенного строительства - Главный бухгалтер Нарциссова... основанием для признания итогов инвентаризации недействительными, поскольку фактическая работа...
Организация проведения инвентаризации имущества (II часть)
Обозначим основные этапы организации проведения инвентаризации имущества. II этап. Непосредственное проведение... инвентаризации. Методика проведения инвентаризации определяется спецификой деятельности предприятия... определении заделов, агрегатов. Сама методика инвентаризации зависит от технологических процессов производства... торговых компаниях, процесс инвентаризации полностью автоматизируют. Такая автоматизированная инвентаризация достигается с помощью...
Проведение инвентаризации имущества (II часть)
Инвентаризации имущества. Начало Рассмотрим порядок проведения инвентаризации имущества. Как проводится инвентаризация Правила проведения инвентаризации... указаний. При проведении инвентаризации имущества осуществляется не только... Так, перед началом проведения инвентаризации основных средств рекомендуется проверить: ... указаний). В процессе проведения инвентаризации должны заполняться инвентаризационные описи. ... данными инвентаризационных описей. Результаты инвентаризации подлежат отражению в регистрах...