Регистр по ндфл образец. Суммы дохода и даты их выплаты
Налоговый учет тоже строится на , данные которых разносятся в соответствующие регистры.
В регистрах происходит накопление необходимой для налогообложения информации.
Поэтому их заполнение не менее важно для расчета налога, чем наличие подтверждающей хозяйственную операцию документации.
Что такое налоговый регистр?
Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы , в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.
Дополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров
:
- группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
- систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
- данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
- формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной ;
- регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
- записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
- хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
- все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.
Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения . Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.
Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура
Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы :
- общие регистры
. К ним относится, например, налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций; - аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.
Форма
самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.
Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:
- все доходы, какие получены физическим лицом, и все предоставленные ему . Налоговые вычеты и доходы в регистре показываются только те, которые за налоговый период были получены от налогового агента. Например, имущественный вычет, если его предоставил налоговый орган, не отражается в регистре по НДФЛ;
- вся сумма рассчитанных и удержанных налогов НДФЛ;
- данные о налогоплательщике, позволяющие четко идентифицировать его;
- вид выплаченных этому лицу доходов и предоставленных вычетов;
- расходы и иные суммы, которые могут в соответствии с нормами главы 23 НК РФ уменьшать налоговую базу. А также виды этих расходов и иных платежей.
Виды доходов, вычетов и расходов проставляются с отражением кодов, которые утверждены ФНС РФ в приказе №ММВ-7-11/387@ от 10.09.15г.
даты выдачи (перечисления) доходов; - даты удержания НДФЛ с доходов физического лица;
- даты перевода в бюджет удержанных налогов;
- реквизиты документов, которые подтверждают перечисление налогов в бюджет;
- статус физического лица, как налогоплательщика. Этот статус должен быть идентичен тому, какой впоследствии будет проставляться в форме «Справка 2-НДФЛ». Взять сведения о статусе можно из приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/485@ от 30.10.15г. А чтобы правильно проставить статус, можно руководствоваться письмом ФНС РФ № БС-4-11/4272@ от 15.03.16г. В этом письме рассмотрены отдельные вопросы по оформлению справки № 2-НДФЛ.
Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок заполнения, ведения и хранения
Данный налоговый регистр заводится только на тех лиц, для которых предприниматель или организация являются источниками доходов.
При этом
:
- сам регистр должен содержать в себе сведения за налоговый период, т.е. за календарный год;
- все сведения в регистре указываются с нарастающим итогом – для целей подготовки формы 6-НДФЛ, которая составляется и сдается по окончании квартала, 6-ти, 9-ти месяцев и года. При этом итог выводится по каждому месяцу начисления дохода с последующим обобщением за квартал, 6 месяцев и т.д.
- готовится документ в отечественной валюте – в рублях. Причем, сумма налога к внесению в бюджет и к удержанию из доходов налогоплательщика рассчитывается в целых рублях (без копеек) и с соблюдением всех правил округления (свыше 50 копеек – все округляется в сторону увеличения). Что касается отражения доходов, то они проставляются в той сумме, в какой начислены, – без округлений. Сведения о начисленных доходах берутся из расчетных ведомостей;
- заводится регистр на каждого налогоплательщика, в отношении которого была произведена выплата дохода;
- заполняться регистр может и от руки, и с помощью программного обеспечения, но только тем лицом, которое ответственно за расчет оплаты труда и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Именно этот сотрудник вправе вносить изменения в регистр и подтверждать выполненные им корректировки своей подписью;
- в регистр сведения вносятся из первичных документов, которые содержат в себе данные о начисленных и выплаченных доходах, о начисленных, удержанных и переведенных в бюджет суммах налогов;
- регистр составляется по окончании месяца, когда есть точные и конечные данные о доходах, вычетах и прочих показателях. Но итоговые данные по регистрам должны быть готовы и проверены к моменту заполнения 6-НДФЛ за соответствующий период.
Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.
Нюансы оформления
Идентифицирующими данными
налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:
- фамилия и имя физического лица, а отчество – если предусмотрено;
- дата рождения указывается полностью – число, месяц и все цифры года;
- сведения о документе, удостоверяющем личность. Этим документом может быть не только паспорт, но и военный билет, удостоверение беженца, и иные;
- ИНН (если он есть у налогоплательщика);
- гражданство;
- адрес проживания в РФ и адрес прописки, в том числе и за пределами РФ.
Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика .
Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.
Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/387@, утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.
Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).
В регистре должны быть указаны
также:
- ставка НДФЛ (отдельной графой);
- сумма исчисленного и удержанного налога;
- полная дата удержания налога;
- полная дата его перечисления в бюджет, которая соответствует дате списания средств с расчетного счета налогового агента;
- реквизиты платежного поручения, которые можно получить в банке из выписки по расчетному счету. В регистр вносится дата платежного документа и его номер.
Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.
Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция:
Законодательством принято несколько новшеств, поскольку государство стремится получать достоверную информацию о доходах и налоговых удержаниях с сотрудников. Регистр по НДФЛ призван оказывать помощь бухгалтеру для грамотного составления и , а потому к его формированию следует подходить очень внимательно.
Подробное изучение и анализ данных из этого регистра позволяют своевременно выявлять какие-либо нарушения в налоговом учете и вовремя их исправлять. Так что же представляет собой регистр учета по НДФЛ?
Что такое регистр налогового учета по НДФЛ
Понятие
В бухгалтерском учете существуют самые разнообразные синтетические и аналитические регистры, основным предназначением которых является отображение информации по какому-либо счету. Регистр — это своего рода отчетная информация о том, какие движения были осуществлены по тому или иному счету за конкретный период времени. Что касается НДФЛ, то этот налог имеет собственный регистр учета, в котором отражаются конкретные данные по сотруднику о суммах начисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы.
Единой формы этого документа не предусмотрено законодательством, а потому бухгалтер должен самостоятельно разработать эту форму отчетности. Многие компьютерные программы для осуществления бухгалтерского учета имеют стандартный вид регистра по НДФЛ, которым легко можно пользоваться. В нем содержится подробная информация о том, какие виды доходов были получены, какие суммы НДФЛ были начислены и удержаны у работника, а также перечислены в государственный бюджет.
Цель использования
Для чего вообще необходимо формировать регистр по НДФЛ и можно ли обойтись без него? Следует отметить, что данная форма отчетности позволяет бухгалтеру решить несколько важных задач, к которым относятся:
- достоверное разнесение доходов по их кодировкам;
- правильное исчисление налога, подлежащего удержанию их доходов сотрудника;
- возможность анализа всех операций, проводимых в части расчета, удержания и перечисления НДФЛ;
- формирование справок 2-НДФЛ по каждому сотруднику.
Понятие и особенности регистра налогового учёта по НДФЛ рассмотрены этим видео:
Формирование регистра
Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:
- основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует , в том числе его , ИНН и КПП, и любые другие необходимые данные;
- основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;
- доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;
- . В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;
- размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;
- размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;
- размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
- предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном .
Бланк регистра можно бесплатно , а посмотреть пример оформления — ниже.
Регистр налогового учета по НДФЛ (образец заполнения)
Подписывать отчет обязательно должен бухгалтер, составивший данный налоговый регистр, поскольку именно он несет ответственность за правильность формирования и отображения данных. Кроме того, регистр подписывает и руководитель организации, так как он является полностью ответственным за финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом.
Срок хранения
Что касается срока хранения налоговых регистров по НДФЛ, то он составляет 4 года, причем документы по начислению дохода и удержанию налога также должны сохраняться. Это необходимо потому, что налоговая инспекция имеет право прийти в организацию с , и тогда ее сотрудники обязательно попросят регистры по НДФЛ на проверку.
Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.
Регистры налогового учета можно вести и в 1С, о чем расскажет данное видео:
Е.А. Шаронова, экономист
Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ
Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организация мп. 1 ст. 230 НК РФ . Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.
С чего начать
Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:
- правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
- на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекцие йп. 2 ст. 230 НК РФ ;
- в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.
Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.
Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ
Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, таки еп. 1 ст. 230 НК РФ :
1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;
2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
3) виды выплачиваемых доходов и их коды;
4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;
5) суммы доходов и суммы вычетов;
6) даты выплаты доходов;
7) даты удержания налога;
8) даты перечисления налога;
9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).
Мнение читателя
“ Как у нас устроен НДФЛ? Инспектор ничего не делает и радуется. Работник спокойно спит (особенно 5-го и 20-го числа). А работодатель исчисляет, удерживает, перечисляет, предоставляет, сообщает, выдает, представляет. Да еще по каждому получателю и по каждой выплате! И все сам! Хорошо, что сам себя пока еще не штрафуе т ” .
Александр,
главный бухгалтер, г. Москва
Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛ.
Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнени юутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .
А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее - Рекомендации) : цифра 1 означает, что работник - резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207 , п. 1 ст. 224 НК РФ , а цифра 2 - что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207 , п. 3 ст. 224 НК РФ .
Если работник - иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.
Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3 , 4 ст. 210 НК РФ . А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.
Дата выплаты дохода
В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работнико вПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 .
| Вид доходов | Дата выплаты доходо вп. 1 ст. 223 НК РФ |
| Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) | День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке |
| Доходы в натуральной форме | День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ) |
| Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа | День уплаты работником процентов по займу |
| Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг | День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг |
Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца - до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину - после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числ ост. 136 ТК РФ ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.
Дата удержания НДФЛ
Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплат еп. 4 ст. 226 НК РФ . После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ - работнику.
Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше - в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.
А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА
Если в течение года меняется место работы, то, чтобы на новом месте получать детские вычеты, надо принести в бухгалтерию справку 2-НДФЛ с прежнего места работы. Иначе вычеты просто не дадут.
В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничны хПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11 ; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139 , от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349 ). Но из этого правила есть два исключения - выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.
При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420
Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен дохо дПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143 , от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232 , от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209 , УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@ .
Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за меся цп. 2 ст. 223 НК РФ . А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода - в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работнико вп. 4 ст. 226 НК РФ .
Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексо мп. 9 ст. 226 НК РФ . Есть три варианта решения этой проблемы:
- <или> выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
- <или> исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз - при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
- <или> исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ - Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога - Дт счета 68 – Кт счета 51).
Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки
Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходо вп. 6 ст. 226 НК РФ .
Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.
Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.
Общие правила по ведению регистра
ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регист рст. 216 , п. 1 ст. 230 НК РФ . В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистр апп. 1 , 3 ст. 226 , ст. 224 , п. 1 ст. 230 НК РФ . Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке - отдельные разделы 3- 5)разд. II Рекомендаций .
ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего год ап. 3 ст. 226 НК РФ .
А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычето впп. 3 , 4 ст. 210 , п. 3 ст. 226 НК РФ .
ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.
Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работ ып. 3 ст. 218 НК РФ . Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютс яподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ .
Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.
Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.
Внимание
Вычеты на детей сотруднику предоставляются за каждый месяц календарного года независимо от того, были в этих месяцах доходы, облагаемые по ставке 13%, или нетподп. 4 п. 1 ст. 218 , п. 3 ст. 210 , п. 3 ст. 226 , ст. 216 НК РФ ; Письмо Минфина от 19.01.2012 № 03-04-05/8-36 ; Постановление Президиума ВАС от 14.07.2009 № 4431/09 .
ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ .
А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать над опп. 3 , 28 ст. 217 НК РФ ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155 . Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычет аПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54 .
ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.
А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте - либо в ГП, либо в ОП.
Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ . И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@ ; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222 , от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58 . То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП - в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций .
ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы - в рублях и копейка хп. 4 ст. 225 НК РФ .
ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.
Заполняем регистр по НДФЛ
Как это сделать, покажем на примере.
Пример. Заполнение регистра по НДФЛ
/ условие / В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад - 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца - 22-е число текущего месяца, за вторую половину месяца - 7-е число следующего месяца.
У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка.
С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено 22-го числа вместе с зарплатой за первую половину феврал яп. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .
С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за феврал ьст. 136 ТК РФ .
Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:
- 25 января в связи с его юбилеем - на сумму 3000 руб.;
- 22 февраля в связи с праздником - на сумму 1500 руб.
НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.
/ решение / В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога.
Налоговый регистр по НДФЛ
07.02.2013
07.03.2013
| 1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 – гр. 8) | |
| 2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 – гр. 9) |
Регистр налогового учёта по НДФЛ разрабатывается организациями самостоятельно. Бухгалтеру следует подробно изучить вопрос о составлении регистра и его грамотном заполнении. Поскольку правильность оформления и заполнения - залог правильного начисления и удержания самого налога. Есть общие требования по наличию обязательных данных в регистре. Разработанная форма и образец должны быть утверждены учётной политикой организации. Какая информация должна содержаться в регистре по НДФЛ рассмотрим в статье.
Обязательные данные, которые должны содержаться в регистре по НДФЛ
Статьей 230 НК РФ определено, какие данные обязательно должны отражаться в регистре учёта по НДФЛ:
1. Данные об идентификации налогоплательщика;
Об организации следует указать:
- ИНН/КПП;
- код налогового органа;
- полное наименование организации.
О физическом лице:
- ФИО полностью;
- паспортные данные;
- дата рождения;
- гражданство;
- адрес по месту регистрации или нахождения;
- статус (резидент/нерезидент)
От последнего пункта зависит ставка налога для физических лиц. Согласно налоговому кодексу, резидентом является лицо, которое находится на территории России более 183 дней в году. Ставка налога для нерезидента 30 %, для резидента от 9 до 13 %, в зависимости от вида дохода.
2. Вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов;
Каждый вид дохода или вычета имеет свой код. Информация формируется по каждому коду отдельно. Например, заработная плата отражается под кодом 2000, а расчеты по больничному листу 2300. С 2018 года добавились новые коды дохода. Например, для компенсации за отпуск - 2013, начисления в виде выходного пособия - 2014, 2611 - код для списанной с организации безнадежной задолженности.
3. Суммы дохода и даты их выплаты;
4. Статус налогоплательщика;
5. Даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации;
Дата получения дохода - это последний день месяца, это закреплено в налоговом кодексе. При увольнении сотрудника в середине месяца, датой получения дохода будет являться последний рабочий день.
При выплате отпускных - дата выплаты. Тоже самое касается и оплаты по больничным листам. Перечислить НДФЛ с этих выплат следует до конца месяца, в котором они были начислены.
6. Реквизиты соответствующего платежного документа.
Особенности заполнения регистра
налогового учета по НДФЛДанные по каждому сотруднику заполняются отдельно. То есть на каждого сотрудника создаётся отдельный регистр. Все начисления указываются помесячно с разбивкой по кодам, аналогично и вычеты.
Выплаты с разными кодами дохода указываются отдельно.
Если имеются выплаты, которые не облагаются НДФЛ, то их можно не указывать.
Однако если выплаты не облагаются до какой-то определенной суммы, то их нужно указать. Поскольку тогда будет сразу видно, когда следует начать начислять НДФЛ.
Согласно трудовому законодательству, работодатель обязан платить заработную плату не реже 2 раз в месяц. Однако выплата аванса не считается доходом, НДФЛ с этой суммы не перечисляется. И в регистре дату аванса можно не указывать.
Периодичность составления определяется работодателем. Но лучше составлять его ежемесячно, чтобы данные отражались своевременно и всегда были актуальными. От этого зависит правильность исчисления вычетов и удержаний.
Пример заполнения регистра по НДФЛ
Заполним регистр по НДФЛ на одного сотрудника за первый квартал 2018 года.
Сидоров Александр Алексеевич получает ежемесячную заработную плату в размере 50000 рублей, в том числе НДФЛ. Он написал заявление на предоставление стандартного вычета, так как имеет несовершеннолетнего ребенка. Вычет в размере 1400 рублей предоставляется до тех пор, пока совокупный доход сотрудника за год не достигнет 350000 рублей.
В первом разделе указываются реквизиты организации - налогового агента:
- ИНН/КПП;
- код налогового органа;
- наименование организации;
- ОКТМО.
Второй раздел содержит данные налогоплательщика - физического лица:
- ИНН (при наличии). В случае отсутствия поле следует оставить пустым;
- Паспортные данные;
- Дата рождения;
- Адрес проживания;
- Статус (1 - резидент, 2 - нерезидент, 3 - высококвалифицированный иностранец).
Третий раздел:
- Доход, облагаемый по ставке 13 % с предыдущего места работы, если имеется;
- Основание для предоставления стандартных вычетов (заявление на вычет);
- Для имущественного вычета необходимо указать реквизиты документа (обычно это справка с налоговой инспекции, в которой указаны код ИФНС, дата выдачи, номер справки или уведомления).
Далее за каждый месяц заполняется табличная часть. Заполним на основании имеющихся данных. Предположим, что сотрудник полностью отработал три месяца, без отпуска и больничных листов. Тогда за каждый месяц проставляем полную заработную плату за месяц в размере 50000 рублей. Это оплата по трудовому договору, поэтому код дохода 2000. Если имеется доход по другим кодам, то добавляются отдельные строки и вписываются суммы, относящиеся к этим кодам.
Следующая строка - стандартные налоговые вычеты. Сотрудник получает данный вид вычета за ребенка - код вычета 126. Поскольку предела 350000 рублей суммарный доход за три месяца не достиг, вычет предоставляется все три месяца.
Строка «имущественный вычет» не заполняется, так как вычет не предоставляется.
Строка «налоговая база по ставке 13 %» заполняется в соответствии с условиями примера за каждый месяц и нарастающим итогом. Сумма определяется как разность между начисленной заработной платой и применяемыми вычетами. В нашем случае.
Налоговый регистр для 6-НДФЛ - образец данного документа мы представим в этой публикации - поможет вам организовать учет налога на доходы физлиц. Рассмотрим, какие реквизиты и информацию должен содержать правильный регистр для 6-НДФЛ.
Для чего нужны налоговые регистры
Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.
ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.
Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:
- непрерывное формирование учетных налоговых данных в хронологической последовательности;
- осуществление полного раскрытия порядка формирования налоговой базы;
- простота восприятия информации, отраженной в регистре, и удобство его заполнения;
- ведение в бумажном или электронном виде.
Подробнее о том, как вести налоговые регистры, см. в статье «Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)» .
Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:
- информацию, позволяющую однозначно идентифицировать налогоплательщика;
- его статус;
- виды выплачиваемых ему доходов и их суммы;
- виды и суммы предоставленных вычетов;
- суммы, уменьшающие налоговую базу;
- даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ.
О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?» .
Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.
Что представляет собой бланк 6-НДФЛ
С 01.01.2016 налоговые агенты обязаны заполнять новую отчетную форму — 6-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения).
С 2018 года независимо от формы реорганизации правопреемник обязан подавать расчет 6-НДФЛ за реорганизованную организацию, если она эту обязанность не исполнила (п. 5 ст. 230 НК РФ, закон от 27.11.2017 № 335-ФЗ). В целях реализации этой обязанности бланк 6-НДЛФ был скорректирован приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Официально он применяется начиная с 26.03.2018.
Скачать бланк 6-НДФЛ актуальной формы можно .
Каковы особенности этого отчета:
- Заполняется 6-НДФЛ не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п. 1 ст. 80 НК РФ).
- Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п. 1 ст. 230 НК РФ).
- Периодичность сдачи — ежеквартально.
- Основание заполнения формы — данные налогового учета, содержащиеся в регистрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).
О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?» .
Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ
Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.
6-НДФЛ включает:
- титульный лист;
- раздел 1 под названием «Обобщенные показатели»;
- раздел 2, называемый «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ».
Для заполнения титула формы понадобятся:
- Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
- Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
- Период, за который составляется отчет.
- Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
- Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.
Для заполнения раздела 1 нам необходимы:
- размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
- суммы начисленных всем физлицам доходов;
- суммы вычетов по НДФЛ;
- размер налога, исчисленного и удержанного;
- количество физлиц, получивших доход от налогового агента.
Для оформления раздела 2 нам потребуются:
- даты фактически полученных доходов;
- суммы фактически полученных физлицами доходов на каждую дату, указанную в предыдущем пункте данного перечня;
- даты удержания налога;
- суммы удержанного налога с физлиц на каждую дату, указанную в вышестоящем пункте данного перечня;
- срок уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.
Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями» .
Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти .
Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ
Если у налогоплательщика уже имеются и применяются регистры для заполнения 2-НДФЛ, никто не мешает ему их использовать и для формирования расчета 6-НДФЛ.
Регистр для заполнения 2-НДФЛ имеет следующую структуру:
|
Сведения учетного регистра |
Комментарии по заполнению |
|
Информация для идентификации налогоплательщика |
Приводим перечень данных о работающих сотрудниках:
|
|
Перечень доходов |
Для каждого вида дохода должно быть предусмотрено свое поле, в которое заносится особый цифровой код, соответствующий виду дохода. Коды берутся из приказа ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@. По необлагаемым НДФЛ доходам данные отражать необязательно. Облагаемые НДФЛ доходы, имеющие пределы необложения налогом, фиксируются в регистре на общих основаниях, поскольку они могут накапливаться в течение года |
|
Перечень вычетов |
Вычеты фиксируются в регистре с приведением соответствующих кодов. Перечень кодов см. в приказе ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387 |
|
Суммы доходов |
Указываем суммы, начисленные до налогообложения и уменьшения на вычеты |
|
Даты выплаты доходов |
В данном поле указывается дата выплаты доходов в соответствии с нормами ст. 223 НК РФ |
|
Статус налогоплательщика |
В данном поле указывается, к какому виду лиц относится налогоплательщик исходя из его резидентства в РФ |
|
Дата удержания НДФЛ |
Указываем день фактического удержания налога |
|
Дата перечисления НДФЛ |
Заполняем в соответствии с платежными документами |
|
Реквизиты платежного документа |
Указываем номер, дату и сумму платежки на уплату НДФЛ |
|
Сумма НДФЛ |
Фиксируем сумму рассчитанного и удержанного налога |
Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать здесь.
Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ
Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.
Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ. При необходимости вы его можете скачать.
Скачать образец
Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ
Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000-40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.
Не получится оштрафовать налогоплательщика:
- За использование регистров по НДФЛ, формы которых не утверждены учетной политикой. Однако стоит понимать, что составлять максимально полную учетную политику — в интересах самого налогоплательщика, ведь она является мощным оружием в спорах с налоговыми контролерами по вопросам применения налоговых регистров. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам закрепить форму регистра для 6-НДФЛ в локальном нормативном документе.
ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.
- За неполное заполнение регистра. Ситуация выглядит так. Налоговики, найдя незаполненные поля регистра, утвержденного учетной политикой или рекомендованного ФНС, объявляют его недействительным в силу того, что он не обеспечивает полноту и корректность учета. А раз регистр недействителен, то фактически его нет — за это, как мы выяснили, положен штраф. Однако недействительным можно признать только тот налоговый регистр, в котором отсутствуют обязательные реквизиты — для НДФЛ они приведены в ст. 230 НК РФ (мы их перечислили выше). Отсутствие «необязательных» данных в налоговом регистре не может служить для признания его отсутствующим у налогоплательщика.
- За непредставление налогоплательщиком «построчных» налоговых регистров. Речь идет о ситуации, когда ФНС запрашивает налогоплательщика регистр, необходимый для расшифровки той или иной строки отчета. Однако подобное требование контролеров незаконно, поскольку НК РФ не накладывает на налогоплательщиков обязанности построчного ведения налоговых регистров. Важно лишь, чтобы регистр достоверно отражал данные, необходимые для расчета налоговой базы.
Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?» .
Итоги
Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.
Все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ вы найдете в нашей рубрике