Образец журнала регистрации приказов по кадрам. Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии
Журнал регистрации приказов (распоряжений) по основной деятельности относится к внутренним документам организации. Вести его следует государственным органам, органам местного самоуправления и всем организациям вне зависимости от формы собственности.
Для чего нужны регистрационные книги
Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.
Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.
Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. ).
Среди целей ведения журнала можно выделить:
- возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
- возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
- придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.
Какие локальные акты регистрируются в журнале
Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:
- вопросы хозяйственной деятельности;
- систему планирования;
- порядок и структуру отчетности;
- выстраивание стратегии продаж;
- задачи по расширению бизнеса.
Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:
- назначении директора;
- создании филиала;
- введении штатного расписания;
- утверждении правил трудового распорядка;
- обеспечении коммерческой тайны;
- проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
Образец книги приказов по основной деятельности
Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.
Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.
На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.
- Порядковый номер документа.
- Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
- Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
- Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
- Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
- Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.
Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.
Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).
Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.
Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.
В ней не должно быть:
- исправлений;
- подчисток;
- необоснованных зачеркиваний;
- откорректированных записей;
- разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.
Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.
Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.
Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.
Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.
Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2017 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы.
Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников. В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.
К ним приходится обращаться, когда проводится , проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.
Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.
Что нужно знать
Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.
Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу. Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления?
Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации.
Основные термины
В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.
Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.
Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.
Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам.
Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.
Назначение документа
Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.
Необходимо вести такой журнал по таким причинам:
В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.
Законодательная база
О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится. А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена .
Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами:
Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу
Почти все приказы по личному составу персонифицированы. Виды приказов по личному составу:
- О приеме сотрудника в компанию.
- О расторжении соглашения с сотрудником.
- О на иную работу.
- О совмещении должностей.
- О направлении сотрудника в .
- О и т. д.
Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.
Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.
Если используется буквенное обозначение «а», значит, приказ оформляется в отношении нескольких человек.
Кто заполняет бланк
Журнал заполняют с того момента, как предприятие начнет вести свою деятельность, и до того дня, пока не закончатся листы. Поэтому желательно использовать толстую тетрадь, чтобы не пришлось ее часто менять.
Так как журнал регистрации – один из основных документов, которые передаются в архив, в компании должен быть сотрудник, что будет отвечать за его ведение.
Назначают такого человека, издав приказ. Но бывает, что соответствующее обязательство прописывается в специалистов по кадрам.
Документ ведется такими лицами:
- сотрудником отдела кадров;
- менеджером по персоналу;
- секретарем
- делопроизводителями;
- руководителем.
Кто именно будет вести журнал, будет зависеть от того, какие масштабы фирмы и какова ее организационная структура.
Порядок составления
Обязательно при оформлении журнала учитывать следующие требования. Используйте твердую обложку, особенно при регистрации долгосрочных приказов.
Ведь следует позаботиться о том, чтобы журнал долго хранился. На обложках пишут название и индекс.
Все страницы нумеруют (используется сплошной способ – проставляют порядковые номера). Затем прошивают согласно требованиям нормативных документов. Ставят пломбу.
Прошивают журнал нитями, и на фронтальных сторонах их завязывают в узел. На нити приклеивают листок с данными о дате окончания документа, номере приказа об его окончании.
Печать должна ставиться таким образом, чтобы часть ее была на самом журнале, а часть – на узлах нитей.
Последняя страница должна содержать сведения такого плана:
- количество страниц;
- подпись руководителя фирмы или начальника отдела кадров;
- печать.
Так можно обеспечить защиту документа от исправления. До того, как регистрировать приказ в журнале, работник отдела кадров должен проверить, легитимен ли документ.
Проверяется:
- есть ли ссылка на документ, на основании которого издавался приказ (трудовые соглашения, НПА и т. д.);
- есть ли дата, название, номер, прописано ли место подготовки приказа;
- есть ли заголовок и текст, подпись;
- есть ли отметка, подтверждающая согласования приказа с уполномоченным специалистом компании.
Так как законодательство не устанавливает единой формы журнала, каждое предприятие разрабатывает свой образец.
Обычно он содержит:
- титульный лист;
- раздел, где перечислены сотрудники, что отвечают за ведение документа;
- раздел, где осуществляется регистрация приказов по личному составу.
На титульной странице пишут:
- название компании;
- название документы;
- дату, с которой начали вести журнал;
- дату, когда заполнение прекращается.
Второй раздел содержит:
- ФИО, должности работников, что отвечают за ведение журнала;
- данные о документации, что является основанием для назначения работников ;
- подписи каждого такого лица;
- данные о периоде, в течение которого лицо ведет учет.
Основной раздел отражает такие сведения:
- номер записи о регистрации приказа;
- дату, номер приказа, что был утвержден;
- разновидность приказа;
- ФИО, табельный номер работника;
- документы, что послужили основанием для издания приказа.
Такой журнал – важный юридический документ. А значит, стоит его оформлять правильно. Каждая запись должна быть полной.
Нельзя сокращать данные, если это приведет к проблемному их толкованию. Не допустимы ошибки и исправления, нельзя использовать корректирующие средства для правки записи.
Если есть ошибка, ее зачеркивают сплошными линиями. Рядом же пишут правильные данные.
Правила ведения журнала прописываются руководством в отдельных нормативных актах по основной деятельности, что должны оформляться в свободных формах и определять:
- кто будет ответственным лицом;
- кто станет замещать ответственных лиц при условии их отсутствия;
- какой период ведения и где документ будет храниться.
Стоит учитывать и такие особенности ведения журнала:
| Каждый приказ стоит | Регистрировать в день, когда его издали |
| Регистрируют любое распоряжение | Руководителя относительно работника |
| Если приказ не зарегистрирован | Он не будет иметь юридической силы |
| Обычно журнал ведут за текущий год | С начала следующего года нумерация начинается сначала |
| Все приказы имеют уникальные коды | Поэтому не возникнет трудности при необходимости их отыскать |
| Журнал могут вести в бумажном или электронном формате | Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде предполагает установление защиты (пароля) |
Стоит рассмотреть и такие нюансы:
| Сведения о сотруднике | Что отвечает за ведение журнала, могут прописываться на обложках документа, на каждом или последнем листе |
| Каждый лист нужно защитить от изъятия и вложения | Поэтому журнал прошивают |
| Отражение ФИО должно быть полным, | А название должности, специальностей и профессий – согласно |
| Подчистка, исправление, удаление не допустимы (о чем говорилось выше) | При необходимости корректировки написанного, запись зачеркивают так, чтобы она могла быть прочитана. Новую запись делают в этой же графе. Если есть пункт «Примечание», в нее пишут исправление. Если такого пункта нет, то можно сделать отметку ниже, аналогично тому, как это делается в трудовых книжках (запись такая-то в графе такой-то недействительна). Затем прописывается новая информация |
| Журнал регистрации – внутренний документ | Его нельзя передавать кому-либо, кроме специалистов отдела кадров. Передача возможна только при наличии письменного распоряжения начальства |
| Руководитель подразделения или иное должностное лицо компании | Может ознакомиться с журналом только в присутствии лиц, что отвечают за его ведение |
| Журнал регулярно передается начальнику отдела, чтобы тот проверил | Своевременно и правильно ли приняты решения, а также мог подготовить отчет, доклад, проанализировать кадровую работу |
| Порядок индексации разрабатывается в компании | — |
Образец заполнения
Если будем сравнивать журналы, что ведут в разных фирмах, увидим существенные отличия. Некоторые предприятия убирают определенные пункты, некоторые же добавляют ряд дополнительных полей.
Видео: какие должны быть журналы регистрации и как их прошить
Руководство имеет возможность не только самостоятельно разрабатывать документ, учитывая свои потребности, но и покупать уже готовый журнал.
Какой срок хранения
Сроки хранения приказов сильно отличаются:
Компания может вести отдельные журналы для долгосрочных приказов и для краткосрочных. Если предприятие большое, то целесообразно деление на несколько групп (на каждую группу журнал отдельный).
Срок хранения журнала регистрации устанавливается в соответствии с Основными правилами работы с архивацией документации.
Осуществляется группирование приказов и формирование их в отдельные дела. Когда окончат вести журнал, его передают в архивы. Там он и будет храниться 5 или 75 лет.
Нужно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу, решает гендиректор. Четкого требования по его ведению в законодательстве нет.
Но стоит отметить, что никогда не знаете, в какой момент понадобится отыскать определенный приказ.
А без журнала это сделать сложно. Его используют в разных целях, о которых уже упоминалось выше.
Подобный журнал регистрации – документ, позволяющий повлиять на эффективность документооборота, а также сделать легитимными определенные источники.
Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.
Для чего нужен журнал приказов
Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:
- информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
- Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.
Обязательно ли вести Журнал
Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.
Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.
Законодательная база для учета документации
Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.
| № п/п | Нормативный акт | Описание |
| 1 | Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 | Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. |
| 2 | Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 | Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота. |
Организация учета приказов
Как нумеровать приказы в журнале
Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:
- Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
- Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
- Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.
Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.
Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).
Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.
Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:
- сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
- индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).
Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:
- 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
- 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
- 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:
- номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
- приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу — ПрР, увольнение — Ув, переводу на другую должность — Пер).
В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:
- 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
- 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
- 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
Как оформить Журнал учета приказов
В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.
Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:
- наименования предприятия;
- названия документа;
- даты начала и окончания ведения Журнала;
- ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.
По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.
Порядок внесения данных в Журнал
Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:
- Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
- Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
- Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
- Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
- Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
- Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).
Образец журнала учета приказов
В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:
- 08.17 – о создании новой линейки продукции;
- 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
- 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:
| № п/п | Дата документа | Номер документа | Содержание документа | Ответственные за исполнение | К ознакомлению |
| 48 | 03.08.17 | 84-ОД | О выпуске новой линейки продукции | Начальник производственного отдела Лубяной Н.С. | Сотрудники производственного отдела и департамента продаж |
| 49 | 12.08.17 | 85-ЛС | О внесении изменений в штатное расписание | Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д. | Все сотрудники |
| 50 | 22.08.17 | 86-АХД | Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис. | Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д. | Сотрудники хозяйственного отдела |
Ответственные лица за исполнение
В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.
Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.
Распространенные ошибки при оформлении
Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.
Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.
Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.
Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.
Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.
Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.
Рубрика «Вопрос – ответ»
Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?
Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.
Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?
Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).
Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?
Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.
Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых - с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.
Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:
- Предмет приказа - основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
- Время исполнения - срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
- Исполнитель - ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.
И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.
Для чего необходим?
Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений
администрации:
- по личному составу;
- по административно‑хозяйственным вопросам;
- по основной деятельности.
Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.
И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.
Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.
Какие приказы регистрируются?
Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья - «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.
Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:
- Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
- Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
- Обеспечение охраны коммерческой тайны.
- Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
- Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
- Утверждение штатного расписания.
- Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
- Проведение внутренних проверок и аттестаций.
- Планирование основной деятельности и контроль за ней.
- Вопросы финансирования.
- Материально‑техническое база.
- Информационно‑документальное обеспечение.
А как же назначение директора и главбуха - это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.
Зачем необходима регистрация?
Регистрация - это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время.
Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.
Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.
Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.
Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.
Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.
Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.
Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина - одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.
Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения - 5 лет. А приказы по личному составу - уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.
Правила заполнения
Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других - Книгой.
Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:
- Регистрационный номер - порядковый номер в пределах текущего календарного года.
- Дата приказа - календарная дата, когда был подписан документ.
- Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
- Ответственный за исполнение - ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
- Примечания - различная информация по теме и исполнению распоряжения.
- В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице - общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.
Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.
Как создать журнал регистрации приказов по кадрам в программе 1С рассказывается в видеоролике.
Вконтакте
Видите неточности, неполную или неверную информацию? Знаете, как сделать статью лучше?
Хотите предложить для публикации фотографии по теме?
Пожалуйста, помогите нам сделать сайт лучше! Оставьте сообщение и свои контакты в комментариях - мы свяжемся с Вами и вместе сделаем публикацию лучше!