Контакты
Главная / Коммерческий транспорт

Как заполнить авансовый отчет. Авансовый отчет: что можно принять к учету, образец заполнения, основные проводки

Четкие указания относительно формирования авансового отчета по новой форме указаны в Постановлении Госкомстата №55 от 2001 года.

Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк , который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и уполномоченном лицом бухгалтерского отдела в единственном экземпляре.

Унифицированная форма отчета относится к документации , которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу.

Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании.

На оборотной стороне документа уполномоченное лицо обязано отобразить разновидность назначения аванса и все исполненные расходы, которые напрямую связаны с поездкой и перечнем бумаг, способных отобразить различные операции.

Представитель бухгалтерии должен осуществить проверку целенаправленного израсходования денег, отсутствия ошибок и в дальнейшем осуществить расчет принятых и потраченных средств.

Последний вариант формы отчета, утвержденный законодательством РФ, добавил в себя только строку «расписка бухгалтера, которая подтверждает факт предоставления отчета наемным рабочим» . В остальном документ остался прежним и ничем, а его порядок заполнения ничем не отличается.

Норма формирования по чекам с двух сторон заключаются в следующем :

  1. С лицевой части необходимо указывать сведения относительно наемного рабочего, а также упомянуть документ, который подтверждает предоставление наличного капитала. Дополнительно необходимо отобразить информацию относительно предыдущего выданного аванса (к примеру, есть ли задолженность, в каком размере).
  2. Обратная сторона включает в себя сведения относительно времени израсходования денежных средств, а также размер, номер и название подтверждающей документации (чеков, накладных и так далее, в строгом порядке очередности).

Вся без исключения подтверждающая документация должна находиться на хранении у наемного рабочего до момента прибытия по месту официального трудоустройства, а после их нужно вклеить отдельным листом.

Размер выплат напрямую зависит от сформированного отчета . По завершению проверки представителями бухгалтерии относительно целевого использования денежных средств и достоверности предоставленных сведений, отчет подлежит заверению руководством компании. Согласно статье 272 Налогового кодекса РФ датой финансовых затрат (внереализационных и прочих) принято считать момент подписания документации.

При обнаружении факта перерасхода, представителями бухгалтерии осуществляется возмещение из кассы компании. Если же имеется остаток, то деньги должны быть возвращены в компанию.

Пример

Как уже было отмечено раньше, отчет должен в обязательном порядке составлять наемный рабочий и уполномоченный представитель бухгалтерии .

Наемным сотрудником заполняется лицевая часть документации, в которой отображаются сведения относительно:

  • полного названия компании;
  • времени формирования документа;
  • занимаемой им должности;
  • табельного номера;
  • основания предоставления финансовых средств;
  • получения ранее денежных средств и сформированных отчетов по целенаправленному израсходованию денег (был ли остаток или перерасход).

На обратной стороне документа в первых шести строках обязательно следует отобразить сведения относительно произведенных финансовых затрат с отображением времени, номера отчета и сумм по операциям. Вся без исключения документация должна быть пронумерована в строгой очередности.

Второй столбец обязательно должен отображать дату, а третий – номер рассматриваемого документа.

Четвертый столбец отображает сведения относительно цели финансовых затрат, а пятый – сколько денег предоставлено.

Если же речь идет об иностранной валюте, то ее сумма отображается в шестом столбце .

Уполномоченный представитель бухгалтерии после принятия отчета в обязательном порядке проверяет грамотность, наличие дополнительных различных бумаг, факт целевого использования денег, а после указывает даты и нумерацию авансового отчета. В конце обязательно должна быть поставлена подпись.

Далее необходимо приступить к заполнению сведений на оборотной части. В 7 и 8 поле необходимо указать информацию относительно размера финансовых затрат, которая подлежит дальнейшему учету, в 9 поле указываются .

После указания всех необходимых сведений, уполномоченный представитель бухгалтерии должен вернуться к формированию лицевой части, где обязательно следует отобразить :

  • остаток либо же перерасход денежных средств по ранее предоставленному авансу;
  • полную сумму выданных денежных средств;
  • полный размер затрат;
  • полную сумму остатка либо же перерасхода относительно авансового отчета;
  • все необходимые бухгалтерские проводки.

Все необходимые сведения, которые необходимы для формирования лицевой стороны, берутся с обратной части, а именно из 9 поля.

В обязательном порядке руководство компании должно поставить свою персональную подпись в верхней части лицевой стороны.

Необходимость

С целью недопущения бесконтрольного израсходования финансовых средств, в компаниях используется такая подобная форма контроля как авансовая отчетность .

Необходимо понимать, что это подтверждающая документация траты финансовых средств, которые были предоставлены подотчетному уполномоченному лицу. Относясь к первичной документации учета, авансовый отчет в сопровождении с иными документами подается в бухгалтерский отдел учета с целью дальнейшей проверки израсходованных средств и списанию всех затрат. После утверждения руководства компании, отчет подлежит закрытию .

Чтобы наемный рабочий имел право получить финансовые средства, на него обязательно должен быть сформирован соответствующий Приказ по компании относительно материальной ответственности за те или иные финансовые затраты.

В сформированном приказе обязательно следует отображать временные периоды предоставления подотчетных средств. Во многом это связано с тем, что время регулируются законодательством РФ.

Финансовые средства уполномоченный сотрудник должен получить в кассе компании в сопровождении с расходным ордером. В ордере обязательно предоставленные деньги должны быть расписаны четко по пунктам использования. К примеру, 1000 рублей – затраты на дорогу, 4000 рублей – на приобретение необходимого производственного оборудования и так далее.

Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью говорить о том, что рассматриваемый отчет необходим с целью расчетов с непосредственными материально-ответственными лицами.

Более того, рассматриваемый отчет – это, в первую очередь, документ, который относится к обязательной отчетности.

Срок сдачи

Согласно утвержденным Указаниям Банка России №3210-У , в частности пункта 6.3, период формирования отчета относительно целенаправленного израсходования предоставленных денежных средств составляет не больше 3 календарных дней с момента прибытия на место своего официального трудоустройства.

В том случае, если наемные сотрудники нередко сталкиваются с командировками, то число авансовых отчетов может быть более чем внушительным .

По причине того, что в формировании рассматриваемого отчета принимают участие и наемные сотрудники, которые мало понимают в документообороте, ошибок редко когда получается избежать.

Для возможности сократить число совершенных ошибок, включая возможность предупредить множество вопросов относительно того, как именно и куда следует заносить сведения, рекомендуется сделать небольшую инструкцию , которая позволит понять рабочим все нюансы.

Все без исключения наемные рабочие, которые сталкиваются с формированием авансового отчета, должны помнить о таких нюансах , как:

  1. Отчет должен быть предоставлен не позднее, чем по истечении 3 календарных дней с момента прибытия в свою компанию из командировки. Рекомендуется оповестить сотрудника о том, что в случае задержки предоставления рассматриваемого отчета есть большая вероятность возникновения негативных последствий. Допускается возможность повлиять на недобросовестного сотрудника в материальном плане.
  2. В зависимости от того¸ каким образом в компании организован документооборот, допускается возможность применения унифицированного бланка по форме АО-1 либо же разработать персональный образец.
  3. Отчет формируется исключительно в единственном экземпляре.

Сотрудник обязательно должен заполнять обратную сторону документа либо же те поля, которые отведены исключительно для него, если речь идет о персональном разработанном бланке компанией.

Обязательно следует дополнительно предоставить подтверждающую документацию целенаправленного израсходования денежных средств . Ею могут выступать проездные билеты, гостиничные счета и так далее.

Подтверждению не подлежат только суточные выплаты.

Как показывает практика, в составлении рассматриваемого документа нет ничего сложного. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений.

Все нюансы по заполнению авансового отчета в 1С представлены в данном видео.

У каждого субъекта бизнеса периодически возникает необходимость в осуществлении хозяйственных расходов в целях обеспечения функционирования предприятия. В основном они производятся наличным путем через подотчетников, которые определяются в специальном распоряжении руководителя. При этом затраты должны быть осуществлены на цели, на которые были выданы деньги.

Авансовый отчет это документ, составляемый материально ответственным лицом в случае осуществления им производственных или хозяйственных расходов, на которые ранее выдавались из кассы или путем перечисления деньги фирмы.

Данный бланк обязателен к заполнению, если осуществлялась выдача средств в подотчет. Росстат рекомендует использовать документ форма АО-1.

Перечень лиц предприятия, которым разрешается выдавать деньги, определяется на специальным приказом. В нем желательно отразить поименный список подотчетников, размер сумм, которые им могут выдаваться, а также закрепить цели расходования этих средств.

Подотчетными могут быть как работающие на предприятии лица, так и привлеченные по договорам подряда люди.

Законодательство требует, чтобы работники, которым выданы средства для произведения расходов, осуществили их в установленных целях, а руководитель проверив все представленные к авансовому отчету документы, утвердил эти затраты.

Только после того как авансовый отчет прошел процедуру утверждения, эти траты могут быть включены в состав затрат предприятия. Таким образом, этот бланк является первичным документом, подтверждающим наличные расходы компании.

Внимание! Оформляя и принимая авансовый отчет надо помнить, что его при проверке обязательно будут смотреть контролирующие органы, и если он составлен с неточностями или прилагаемые документы не соответствует установленным требованиям, то расходы по этому документу исключат при налогообложении.

В каком случае применяется авансовый отчет

Выданные работнику средства должны быть использованы строго на установленные цели либо возвращены в кассу предприятия обратно. Основным документом по выплате сумм в подотчет является , на котором должна быть проставлена виза руководителя.

В локальных актах предприятии закрепляются сроки, в течение которых подотчетный работник должен отчитаться либо вернуть ранее выданные деньги. Авансовый отчет надо оформлять, если им были произведены расходы. Данный документы позволяет списать выданные суммы с подотчетника на затраты.

Составлять авансовый отчет по командировке должен каждый вернувшийся из служебной поездки работник. В связи с этим повышается его роль, так как многие составляемые ранее документы стали необязательными к заполнению. По сути авансовый отчет остался единственным отчетом, представляемым командируемым своему руководству.

Составление авансового отчета является обязательным, это правило закреплено в Порядке ведения кассовых операций. Освобождаются от составления данного документа только предприниматели, которые ведут учет по упрощенной процедуре.

бухпроффи

Важно! Однако, следует не забывать о том, что существует лимит расчетов наличными между организациями или ИП в размере 100000 рублей. Свыше этого размера, должны использоваться только безналичные платежи, что исключает подотчет.

Что можно принять к учету

Каждый специалист бухгалтерии и сам работник должны знать перечень документов, которые можно приложить в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету.

К ним относятся:

  • Товарные чеки с приложением к ним чеков ККТ. Допускается использовать эти документов без ККТ, если предприятие, оформившее их работает на вмененке. При этом в товарном чеке обязательно должны присутствовать все предусмотренные законодательством реквизиты, позволяющие идентифицировать поставщика.
  • Квитанции к вместе с чеками. В этом случае также необходимы либо накладная, либо акт на работу или услугу. При этом последние документы должны быть оформлены на организацию или ИП, которые выдавили своему работнику в подотчет деньги, а не на него.
  • Квитанции, наряд-заказы и иные БСО, в которых подтверждается расходование средств предприятия.
  • Билеты и другие транспортные документы, выдаваемые при перевозке пассажиров или грузов. Сюда же относятся страховые полисы, которые оформляются пассажирскими компаниями и перевозчиками.

Внимание! При этом к документам могут предъявляться дополнительные требования. Например, документы, составленные на иностранном языке, следует перевести на русский язык в части, которая относится к расшифровке произведенных сотрудником расходов. Тщательной проверке подвергаются документы, которые были оформлены в выходные дни на предприятии.

Авансовый отчет бланк, образец 2018 года скачать

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим подробнее на примере как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Форма авансового отчета заполняется с самой верхней строки, куда вносится название компании либо Ф.И.О. предпринимателя. Справа нужно указать , если он присвоен.

Ниже в поля, расположенные возле названия документа, вносятся порядковый номер и дата, когда он был оформлен.

Блок справа начинается с фразы «Утверждаю». Он должен заполняться директором фирмы. Там записывается сумма прописью, Ф.И.О. и наименование должности руководящего лица, дата утверждения. Ниже директор должен поставить свою подпись, тем самым утверждая расходы и разрешая принять их к учету.

В следующих полях нужно проставить название структурного подразделения, где работает подотчетник, его полные Ф.И.О., название должности и номер согласно табеля.

бухпроффи

Важно! Ранее цель, указанная в авансовом отчете, должна была совпадать с целью из заявления на выдачу в подотчет. В настоящее время заявления разрешено не оформлять, поэтому цель ставится исходя из направления произведенных расходов (на сотовую связь, приобретение материалов, и т. д.).

После этого документ делится на две таблицы. Сведения в них вносит бухгалтер. В левой отражается движение подотчетных средств по работнику - остаток с предыдущей выдачи или перерасход, выданная сумма, израсходованная сумма, текущий остаток.

Внимание! С 19 августа 2017 года работник может получить суммы в подотчет, не отчитавшись за предыдущий аванс.

В правой таблице проставляются бухгалтерские проводки.

Ниже бухгалтер должен записать количество документов, которые предоставил работник, и на скольких листах они располагаются.

После выполнения проверки бухгалтер должен поставить подпись и прописью указать утвержденную сумму. Далее бланк передается главному бухгалтеру на рассмотрение.

Если у работника после предоставления отчета выявлены денежные суммы, которые ему необходимо вернуть, либо наоборот, нужно компенсировать излишне им потраченные, то реквизиты кассового документа проставляются ниже.

Внимание! На время проверки авансового отчета сотруднику выдается расписка о его принятии. В ней кратко дублируются сведения принятого документа.

Оборотная сторона

На этой стороне располагается таблица, в которую подотчетник вносит все прикладываемые документы. На каждый бланк отводится одна строка.

В графу 1 записывается порядковый номер строки. В графах 2 и 3 отражается номер и дата отчетного документа. Если номера нет, то ставится прочерк либо «Б/Н».

В графу 4 заносится название документа.

Графы 5 и 6 отводятся для указания суммы документа. В графу 5 она проставляется в рублях, а в графу 6 - в валюте (если он оформлен в ней).

Все строки, которые останутся пустыми, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее в самой последней строке «Итого» подводится общий итог суммы по всем документам, и ниже подотчетник ставит свою подпись.

Бухгалтер при проверке смотрит на документы и обоснованность расходов, и в графы 7 и 8 заносит сумму, принимаемую по документу к учету. В графу 9 вписывается счет бухучета, на который относятся затраты.

Общие сведения из этих трех граф после полной проверки переносятся на лицевую часть документа.

Что если нет подтверждающих документов

Если работник приложил к авансовому отчету документы с неустранимыми недостатками (к примеру, поврежденные), либо не приложил их вообще (кассовый чек потерян, получить дубликат нельзя), то это не значит, что нельзя принимать авансовый отчет.

Нужно помнить, что товары или работы, на которые выдавались деньги, могут быть реально получены. В такой ситуации бухгалтеру все равно необходимо проверить поданный документ, а руководитель уже сам решает - утверждать его либо нет.

Если руководитель принимает положительное решение, и дает указание возместить подотчетному лицу затраченные средства без подтверждающих на это документов нужно помнить, что все эти затраты нельзя будет учесть при расчете налога за этот период. Если организация работает с НДС, то входной налог принять к вычету также не получится.

Бухгалтерские проводки

Проводки, производимые после заполнения авансового отчета, зависят от целей получения аванса:

Д08, 10, 41 - К71 - оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом

Если работник оставил предоплату, без фактического получения товара, то делается проводка:

Д60, 76 - К71 - внесена предоплата поставщику

Бухгалтерские проводки по результатам командировки:

Д20 - К71 - списаны расходы по командировке, целью которой было выполнение работ по договору с заказчиком;

Д44 - К71 - расходы по командировке, которая была связана с рекламой или продажей товаров компании;

Д08 - К71 - расходы по командировке, связанной с закупкой нового оборудования, машин и т. д.

Д28 - К71 - командировка была связана с возвратом брака поставщику.

Если компания применяет общий режим, то с командировочных расходов нужно выделять НДС:

Д19 - К71 - учтена сумма НДС по расходам в командировке;

Д68 - К19 - произведен зачет НДС.

Если у работника остались неиспользованный аванс по командировке, он должен его вернуть:

Д50 – К71 - неиспользованный аванс по командировке возвращен наличными в кассу используя приходный кассовый ордер;

Д51 - К71 - неиспользованный аванс переведен на расчетный счет

Д70 - К71 - неиспользованный аванс удержан из начисленной зарплаты

В этом материале можно бесплатно скачать бланк авансового отчета (АО-1 и 0504505). Формы доступны бесплатно в форматах Word и Excel.

Сотрудники обязаны использовать авансовый отчет, чтобы отчитаться за командировку, деловую встречу, покупку канцтоваров за наличный расчет и для много другого. К авансовому отчету необходимо приложить чеки и другие документы, которые подтвердят экономически обоснованный факт расхода. Приведем бланки отчета.

Бланк авансового отчета: скачать word, excel (АО-1)

Обычно каждый сотрудник заполняет бланк авансового отчета, прикрепляет к нему чеки и сдает в бухгалтерию.

Коммерческие организации обычно применяют унифицированный бланк авансового отчета - АО-1 (ОКУД 0302001), принятый правительством в соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 № 55.

Авансовый отчет необходимо предъявить в бухгалтерию в бумажном виде и в единственном экземпляре. Обязательно подтвердите его своей подписью. Бланк можно составить самим или еще проще - это убрать из формы АО-1 все ненужные строки. Главное, чтобы в отчете были все обязательные реквизиты:

  • наименование организации;
  • номер и дата авансового отчета;
  • данные о подразделении и подотченом лице (фамилия с инициалами, должность);
  • данные о текущем авансе;
  • сведения о сумме расхода;
  • утвержденная сумма по отчету;
  • подписи и расшифровки директора, главбуха и подотчетного лица.
Приказ о внесении дополнительных показателей в унифицированную форму авансового отчета АО-1

Что можно убрать из формы авансового отчета АО-1

Графы для бухгалтерских проводок . Заполнять бухгалтерские проводки в авансовом отчете - лишняя работа. Они в любом случае будут отражены в бухгалтерской программе.

Расписка . Обычно никто не использует на практике часть с распиской, которая находится под линией отреза. Для доказательства того, что сотрудник сдал авансовый отчет, сделайте его копию. При заверении укажите дату и поставьте свою подпись, фамилию и должность.

Что оставить в бланке авансового отчета 2019

Данные о предыдущем авансе . Возьмем данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход. Удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что сейчас можно выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным . Пусть в бланке будут графы, где вы отразите сведения о ранее выданных работнику суммах.

Информация о приложениях . Без подтверждающих документов авансовый отчет не может быть принят в список расходов. Поэтому перечислите все чеки в бланке. Так вы сможете проконтролировать, что ничего не потерялось.

Данные корпоративных банковских карт . В настоящее время все больше компаний оформляют корпоративные карты, с которых подотчетники списывают все расходы. Их проще отследить, чем операции с наличными. Если карт много или у каждого работника своя, укажите ее номер или номер счета на авансовом отчете. Так будет удобнее находить и проверять банковскую выписку.

Сведения о налоговых расходах . Признание расходов в налоговом и бухгалтерском учетах чаще всего будет происходить не одинаково. Например, как при представительских расходах. Чтобы не запутаться, можно добавить отдельную графу. В ней можно записать разницы в суммах между учетами.ля их отражения. Тогда не придется потом сверять затраты и выискивать расхождения в учете.

Сведения о курсах валюты, если работники бывают в загранкомандировках . Если сотрудники направляются в командировки за границу в 2019 году, то все расходы в валюте нужно переводить в рубли. Это происходит на дату утверждения авансового отчета или по факту, если оплата проходила по карте (банк сам переводит сумму из валюты в рубли).

Бланк авансового отчета (форма 0504505)

Авансовый отчет (форма 0504505) - форма первичного учетного документа, которую должны применять казенные учреждения. Утверждена приказом Минфина России от 30.03.15 № 52н.

Подотчетник приводит сведения о себе на лицевой стороне формы 0504505 и заполняет графы 1-6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах. При этом надо указать документы, подтверждающие расходы. Документы, приложенные к отчету, нумеруют в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне отчета графы 7-10, содержащие сведения о расходах, принимаемых к бухучету, и бухгалтерские корреспонденции заполняет лицо, которое ведет бухучет.

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитывают как в иностранной валюте, так и в рублях. Авансы, полученные подотчетным лицом, отражают с датой их получения.

Отчет утверждает руководитель учреждения или уполномоченное лицо.

Авансовый отчет - первичный документ, который составляется для отчета работника о расходовании денег на покупку товаров, услуг, работ. Заполним авансовый отчет вместе: рассмотрим всю цепочку операций, итогом которой будет правильное составление авансового отчета. Скачать бланк авансового отчета можно будет в конце этой статьи.

Организация должна разработать и утвердить локальные нормативные акты, регулирующие порядок оборота наличных денежных средств, в том числе их выдачу подотчетным лицам. Такими документами являются:

  • положение о расчетах с подотчетными лицами, разработанное с учетом требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Порядок № 3210-У);
  • список работников, имеющих право на получение подотчетных средств, утвержденный руководителем организации;
  • приказы о служебных командировках;
  • заявление работника на выдачу подотчетных сумм (с указанием счета для перечисления денег в безналичном порядке).

Таким образом, подотчетные суммы выдаются только в определенном порядке на основании приказа директора компании и/или заявления работника.

Выдача подотчетных сумм

Общий порядок выдачи денежных средств под отчет установлен п. 6.3 Порядка № 3210-У. Следовательно, организация может выдать подотчетные денежные средства следующими способами:

Выдавать наличные деньги можно работникам, с которыми заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (см. Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Непосредственно перед выдачей денежных средств работнику бухгалтерии предприятия необходимо проверить наличие задолженности работника по раннее выданным авансам. Если такой информации нет (работник не отчитался по ранее выданным денежным средствам), он не имеет права получить другие подотчетные суммы (абз. 3 п. 6.3 Порядка № 3210-У).

Авансовый отчет

Форма авансового отчета 2019 года осталась без изменений. Не забудьте, что к авансовому отчету в обязательном порядке должны прилагаться оправдательные документы.

В законе не содержится требований об обязательном применении унифицированных форм первичных учетных документов. Одновременно с этим каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, что определено п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Организации имеют право выбора:

  • самостоятельно разрабатывать формы отчетов;
  • воспользоваться унифицированной формой № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

Скачать бланк авансового отчета по форме № АО-1 в формате таблицы Excel бесплатно можно в конце статьи, а пример заполнения показан на рисунке ниже.

Все применяемые первичные документы должны быть утверждены в учетной политике (закон № 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

После получения денежных средств подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу, передать авансовый отчет с прилагаемыми оправдательными документами (п. 6.3 Указания № 3210-У) в бухгалтерию. Если авансовый отчет не составлен своевременно, то это нарушение кассовой дисциплины (ст. 15.1 КоАП РФ).

Порядок заполнения

Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет (образец заполнения 2019 г. смотрите ниже). Для примера подойдет унифицированная форма АО-1 «Авансовый отчет».

Подотчетное лицо вносит данные в следующие поля.

Заполнение лицевой стороны формы № АО-1:

  • наименование организации, которая выдавала денежные средства под отчет;
  • дата составления;
  • структурное подразделение;
  • данные подотчетного лица: Ф.И.О., должность, таб. номер;
  • назначение аванса, например: командировочные расходы, хоз. нужды и др.;
  • в нижней части следует указать количество приложенных оправдательных документов.

Заполнение оборотной стороны формы № АО-1:

  • все реквизиты оправдательного документа(ов), подтверждающего произведенные расходы;
  • сумма произведенных расходов отражается в столбце «Сумма расхода по отчету».

Работник финансовой или бухгалтерской службы проверяет поля, заполненные подотчетным лицом, и дополнительно заполняет следующие поля:

  • номер;
  • сведения о выданных денежных средствах с разбивкой по суммам: предыдущие авансы (остаток или перерасход); выданные из кассы по текущим расходам (справочно с указанием валют);
  • «израсходовано» — следует указать утвержденную сумму;
  • «остаток/перерасход» — рассчитывается сумма оставшихся денежных средств;
  • «бухгалтерская запись» — должна содержать проводки, которые будут проведены по итогам утверждения отчета.

После проверки правильности заполнения документа, точности, а также целевого использования выданных средств бланк направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения авансового отчета на его оборотной стороне указываются суммы в столбце «Сумма расхода, принятая к учету» с указанием счетов бухгалтерского учета, на которые будут отнесены затраты подотчетного лица. Авансовый отчет, проводки по нему должны соответствовать записям, сделанным в регистрах бухгалтерского учета. Далее проводятся окончательные расчеты с подотчетным лицом.

Отрывную часть авансового отчета возвращают работнику. Этот корешок является доказательством предоставления отчетности по подотчетным средствам.

Образец заполнения АО-1

Оправдательные документы

Оправдательные документы можно условно разделить на две группы:

  • финансовые — подтверждают факт оплаты денежных средств и расходование подотчетных сумм по назначению;
  • товаросопроводительные — подтверждают факт получения материальных ценностей.

Все оправдательные документы должны содержать обязательные реквизиты: наименование контрагента, дата, содержание факта хозяйственной жизни, количество, стоимость, а также Ф.И.О., должность и подпись лица, составившего отчет.

Рассмотрим особенности заполнения различных видов оправдательных документов.

Кассовый чек и бланк строгой отчетности

Кассовым чеком или бланком строгой отчетности (далее — БСО) подтверждается фактическая оплата (то есть факт, что подотчетное лицо полученные деньги потратил). Бланки должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 4.7 54-ФЗ.

С учетом специфики деятельности или особенностей своего местонахождения контрагенты производят расчеты без применения ККТ (п. 2, 3, 5-7 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Обязательными реквизитами БСО являются:

  • название;
  • серия;
  • нумерация БСО;
  • дата оплаты и дата оформления БСО;
  • наименование поставщика услуг с указанием ИНН и адреса;
  • наименование и стоимость услуг;
  • должность, личная подпись и Ф.И.О. сотрудника поставщика;
  • печать (при наличии);
  • выходные сведения типографии, изготовившая бланк.

БСО должны содержать сведения о типографии (название, адрес, ИНН); в специальной строке типографским способом должны быть нанесены серия и номер бланка.

Товарный чек и накладные

Товарный чек не имеет унифицированной формы. Соответственно, каждая организация вправе разрабатывать бланки самостоятельно. Это касается и накладных. Необходимо проверить в бланке только наличие обязательных реквизитов.

Следует отметить, что эти документы являются товаросопроводительными и не содержат подтверждения оплаты, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм, за исключением случаев, когда приобретение ТМЦ осуществляется у плательщиков ЕНВД, не использующих ККТ. В этом случае подтверждением затрат будет являться товарный чек (см. Письмо Минфина России от 19.01.2010 № 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 № 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 № 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 № 03-01-15/9-436).

Счета-фактуры и УПД

Счет-фактура является налоговым документом, предоставляющим в данном случае возможность принять НДС к вычету из бюджета. Обратим внимание, что счета-фактуры физическим лицам, приобретающим товары (работы, услуги) за наличный расчет, выдаются только при наличии доверенности на получение данной формы (п. 7 ст. 168 НК).

Универсальный передаточный документ является одновременно налоговым и товаросопроводительным документом. По УПД можно одновременно принять ТМЦ и учесть к вычету из бюджета НДС.

Счет-фактура и УПД не являются документами, подтверждающими оплату материальных ценностей, соответственно, не уменьшают размер подотчетных сумм.

В 2019 году введены новые формы счета-фактуры и УПД!

Оправдательные документы по отдельным операциям

Отдельного рассмотрения требует порядок документального оформления командировочных и представительских расходов. Ниже отметим ключевые моменты для этих групп затрат.

Командировочные расходы

После вступления в силу изменений, принятых Постановлением Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Постановление № 749), бланки командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной в командировке работе не являются обязательными для заполнения. Организации вправе в локальном нормативном акте предусмотреть необходимость заполнения указанных форм.

Если организация примет решение не применять командировочные удостоверения, то для подтверждения суточных необходимо к авансовому отчету по командировке приложить бухгалтерскую справку произвольной формы. Форму справки следует утвердить в составе учетной политики.

Законодательство не ограничивает размер выплат в виде суточных работникам организации. Размер выплаты суточных следует утвердить приказом или указать в положении о командировочных расходах. Суточные освобождены от уплаты страховых взносов в размере, не превышающем 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 2 ст. 422 НК). В том же размере суточные не включаются в доход работника при исчислении НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Не следует забывать, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, или направлении сотрудника в однодневную поездку, суточные не выплачиваются (п. 11 Постановления № 749).

Электронный билет

Авансовый отчет по командировке 2019 необходимо заполнить с учетом мнения Минфина, изложенного в письме № 03-03-06/1/35214 от 06.06.2017. В данном письме разъясняется, что если авиабилет приобретен в электронной форме, для целей налогообложения прибыли документальным подтверждением являются квитанция электронного билета и посадочный талон.

При этом посадочный талон должен подтверждать факт услуги воздушной перевозки подотчетному лицу. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт оказания подотчетному лицу услуги воздушной перевозки иным способом.

Учет сервисных услуг, оказываемых перевозчиками

Очень часто проездной билет повышенной комфортности включает стоимость сервисных услуг (набор питания, предметы первой необходимости и гигиены, включая постельные принадлежности, печатную продукцию и т. д.).

Минфин в письме № 03-03-РЗ/37488 от 16.06.2017 разъяснил, как учитывается стоимость дополнительных сервисных услуг.

Не облагается НДФЛ стоимость дополнительных услуг при проезде в вагонах повышенной комфортности (п. 3 ст. 217 НК).

Для целей налогообложения прибыли организаций стоимость дополнительных сервисных услуг учитывается полностью в составе прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

А вот по НДС мнение обратное: если сумма дополнительных сборов и сервисных услуг сформирована с учетом стоимости услуг по предоставлению питания, сумма НДС вычету не подлежит (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Представительские расходы

Ни один из действующих нормативных актов не содержит указаний на объем и порядок оформления представительских расходов. Исходя из этого, организация должна самостоятельно разработать и утвердить в учетной политике или специальном нормативном акте перечень оправдательных документов, которые подтверждают обоснованность и деловые цели представительских расходов, осуществляемых подотчетными лицами.

Для правильного отражения расходов по приему и обслуживанию российских и иностранных делегаций рекомендуем оформлять следующие документы (см. Письма Минфина № 03-03-06/4/26 от 22.03.2010 и № 03-03-06/1/807 от 13.11.2007):

  • приказ о назначении комиссии для проверки правомерности списания представительских расходов;
  • общая смета на прием делегации за подписью руководителя организации с указанием лица, ответственного за прием делегации и перечень расходов (детальный);
  • документ, указывающий: цель прибытия делегации (например, приглашение), программу встречи, состав делегации с указанием должностей как с приглашенной стороны, так и со стороны организации;
  • справка об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием что, кому и сколько вручено;
  • расчет о проведенном буфетном обслуживании: с указанием вида продуктов, цены, количества и общей суммы, за подписью ответственного лица и лица, которое занималось сервировкой стола.

К отчетам должны быть приложены документы, подтверждающие приобретение продуктов, сувениров и других товарно-материальных ценностей.

К затратам на представительские расходы относят расходы в сумме, не превышающей 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. Не признаются представительскими расходами следующие затраты:

  • расходы на организацию развлечений;
  • расходы, связанные с отдыхом.

Датой признания представительских расходов, оформленных через подотчетное лицо, является дата утверждения руководителем организации авансового отчета.

Хранение авансовых отчетов

Для целей налогового учета документы необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4

Данная форма авансового отчёта используется всеми бюджетными организациями Российской Федерации. Применяется для ведения учёта выданных денежных средств своему подотчётному сотруднику. Утверждает данный отчёт руководитель предприятия. Если же у вас хозрасчётная организация, то Вам необходимо использовать форму АО-1. Скачать чистый бланк авансового отчета по форме № 0504505, Вы сможете совершенно бесплатно прямо на нашем сайте.

Предлагаем Вам посмотреть коротенькое видео с советом “Как сделать Авансовый отчёт”:

Порядок заполнения бланков Авансового отчета по форме за номером 0504505

На лицевой стороне формы, подотчетное лицо вносит полную информацию о своей особе, потом за обратной стороне бланка заполняет графы с 1-ой по 6-ую. Здесь оно указывает сумму израсходованных денежных средств и информацию про документы, которые это подтверждают. Также прикладывает к отчёту все эти документы (оригиналы).

Оформлять бланк отчета обязано лицо, которому доверено ведение бухучета. Обычно это кто-то из бухгалтерии. Также когда данная форма заполняется, то необходимо внести сведения о самом предприятии, назначении аванса и сведения о подотчётном лице. В таблице надо отразить следующие сведения:

  • полученная сумма аванса;
  • израсходованная сумма;
  • остаток или перерасход денежных средств.

Если аванс был выдан в иностранной валюте, то необходимо указывать сумму как в иностранной валюте, так и в рублях (в эквиваленте). Все суммы отражаем с указанием даты их получения. Затем руководитель предприятия должен подтвердить или отказать в целесообразности расходов аванса.

Работники бухгалтерии должны внести данные о счетах учета и всей сумме. Потом заполняют сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода (со ссылкой на кассовый ордер). Составляют расписку, которую должен подписать бухгалтер.

Подотчетное лицо на обратной стороне отчета должно заполнить некоторые поля:

  • порядковый номер документа;
  • дата и номер документа;
  • кому и за что была произведена оплата;
  • общая сумма расходов по авансовому отчету.

Бухгалтер же должен внести сведения о:

  • общей сумме всех расходов, которую приняли к учету;
  • внести бухгалтерские записи в счета по дебету и кредиту.

В самом конце этой таблицы подводят итог всей израсходованной суммы, её остаток или перерасход. На бухгалтерскую службу предприятия возлагается полная ответственность за ведение и хранение данной формы документа.

Последние на сегодняшний день новшества

Совсем недавно было внесены некоторые поправки. Они будут действовать уже с 18 августа 2017 года. Изменения затронули работу с подотчетными лицами. (Указание от 19.06.2017 № 4416-У).

Если говорить совсем коротко, то теперь можно будет:

  • Выдавать деньги можно будет без заявления, только по приказу или другому распорядительному документу.
  • Можно будет выдавать новый аванс даже если лицо не отчиталось за предыдущий.