Как заполнить авансовый отчет в 1с. Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

Довольно часто, в хозяйственной деятельности организации, сотрудникам фирмы выдаются в подотчёт наличные денежные средства и безналичные (также денежные документы). Которые в дальнейшем используются на оплату хозяйственных нужд предприятия, на приобретение проездных билетов, на оплату гостиничных услуг при командировках. Список, куда могут быть использованы подотчётные денежные средства очень большой, он ни кем не регламентирован. Давайте, в данной статье рассмотрим тему, где находится и .

Как найти авансовый отчёт в программе 1С

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

В шапке документа заполняются такие поля:

• Дата;
• Номер;
• Организация;
• Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
• Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно — материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

• Авансы;
• Товары;
• Возвратная тара;
• Оплата;
• Прочее.

Для того чтобы автоматически заполнилась первая закладка, в табличной части документа при получении подотчётным лицом аванса, необходимо авансовый отчёт создать на основании. Это может быть при выборе «Создать на основании» двух позиций, одна из которых «Выдача наличных», другая «Списании с расчётного счёта».

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

• Документ расхода;
• Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

• Количество;
• Цену;
• Ставку НДС;
• Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
• Реквизиты счёт-фактуры;
• Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

• Документ расхода, это название документа;
• Контрагент и договор;
• Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник « ».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

• Документ (расхода);
• Номенклатура;
• Сумма НДС;
• Всего заполняется автоматически;
• Поставщик;
• Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
• Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
• Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
• Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
• Выбирается счёт учёта НДС.

Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом. Рассмотрим пошаговую инструкцию на примере, как правильно сделать, заполнить и провести авансовый отчет в 1С Бухгалтерии 8.3 (3.0).

Кстати! Заполнение авансового отчета в 1С 8.2 (2.0) ничем не отличается. Можете смело использовать эту инструкцию для старых версий программы.

Как сделать новый авансовый отчет

Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

Аванс может оформляться на следующие цели:

• почтовые расходы;
• приобретение возвратной тары;
• расчеты с поставщиками;

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» ().

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту сумму он приобрел:

• мышь оптическую – 200 руб.;
• сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
• заправил машину бензином – 200 руб.

Все эти данные заносим в документ.

Как видим, у подотчетного лица произошел перерасход на 100 руб. Теперь авансовый отчет можно провести и распечатать:

Предлагаем рассмотреть, как происходит формирование авансового отчета в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0. Для примера возьмем два вида: за купленный товар и за проезд на транспорте (поезде). Изначально денежные средства передаются сотруднику через документ «Выдача наличных» по расходно-кассовому ордеру. Находится он в журнале «Кассовые документы», пункт меню «Банк и касса»:

Открывается форма для заполнения. Здесь заполняем поля:

Нажимаем «Провести» и посмотрим, какие проводки сформировались: Дт71.01 - Кт50.01 – расход из кассы. Эта сумма была передана подотчетному лицу на покупку некоторого товара. А теперь выдадим другую сумму другому лицу на проезд. Аналогичным образом формируем документ «Выдача наличных». Общий расход денег можно посмотреть в оборотно-сальдовой ведомости по 71 счету. Будет отображаться, кому и какая сумма была выдана:

Переходим к оформлению авансовых отчетов. Вкладка «Банк и касса», раздел «Касса», входим в журнал «Авансовые отчеты»:

При нажатии на кнопку «Создать» открывается форма заполнения документа:

• Поле «Подотчетное лицо» - кому выдавали денежные средства;
• Поле «Склад» - не заполняется.

Программа самостоятельно выбирает документ по указанному подотчетному лицу. На экране появляется окошко с созданным ранее документом на выдачу наличных этому сотруднику:

Нажатием, этот документ переносится в табличную часть авансового отчета.

Переходим на вкладку «Прочее» и нажимаем кнопку «Добавить». На этой вкладке нужно ввести зачем выдали, кукую сумму, счет списания и т.д.:

Заполняем:

• Документ расхода – прописываем название, например - «Билет», в пустой строке снизу указываем номер и дату билета;
• Номенклатура – прописываем название (будет отражаться в печатной форме);
• Сумма – указываем стоимость билета;
• НДС – не облагается, поэтому выбираем «Без НДС»;
• Счет затрат – указываем 26 (Общественные расходы);

Если имеется информация по поставщику и счету-фактуре, то указываем в соответствующих графах.

После ввода всей информации нажимаем «Провести» и смотрим образовавшиеся проводки: Дт26 - Кт71.01.

В оборотно-сальдовой ведомости отражается списание данных средств на конец расчетного периода:

С помощью второго авансового отчета рассмотрим покупку какого-либо товара подотчетным лицом. Открываем новый документ «Авансовый отчет» и приступаем к заполнению:

• Подотчетное лицо - выбираем, кому выдавали денежные средства на приобретение товара;
• Документ аванса – заполняется аналогично, через клавишу «Добавить», «Выдача наличных», выбор расходно-кассового ордера в появившемся окне.

Здесь указываем, что приобрелось и в каком количестве поступит на склад, а также, на какую сумму, у какого поставщика и т.д. Заполняем:

• Документ(расхода) – товарный чек (или накладная);
• Ниже – номер товарного чека и дата;
• Номенклатура – наименование приобретенного товара;
• Количество – сколько единиц поступит;
• Сумма – которая указана в товарном чеке;
• НДС – 18%, сумма НДС высчитывается программой;
• Поставщик – берем из товарного чека, название организации, у которой куплен товар;
• СФ – ставим галочку, если выдан счет-фактура;
• Реквизиты счета-фактуры - прописываем номер и дату;
• Счет учета – 41.01 (Товары на складах);
• Счет НДС – 19.03 (НДС по приобретенным материально-производственным запасам);
• Номер ГТД (Страна производитель) указывается в случае, если товар импортный.

Все заполнено и осталось провести документ. Посмотрим, какие проводки сформировались:

• Дт41.01 - Кт71.01 – себестоимость товара;
• Дт19.03 - Кт71.01 – входящий НДС.

Обратите внимание на нижнюю часть документа «Авансовый отчет», который только что был заполнен. Программа просчитала, на основании созданных документов, какую сумму получило подотчетное лицо, какая сумма израсходована и какая сумма осталась неучтенной (остаток).

Вот этот остаток нужно вернуть в кассу. Для этого переходим в журнал «Кассовые документы». Нажимаем клавишу «Поступление».

В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами : это и командировочные расходы , и различные хозяйственные закупки.

Под отчет сотруднику организации выдаются наличные средства из кассы (или денежные документы, например, авиабилеты). Это оформляется расходным кассовым ордером или документом «Выдача денежных документов».

После совершения расходов сотрудник отчитывается, предоставляя в бухгалтерию документы, подтверждающие произведенные расходы, и заполняет авансовый отчет для проведения окончательных расчетов.

Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет » на примере 1С Бухгалтерия 8.2 редакция 3.0.

Если Вы работаете в программе 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0 , то ничего страшного — документ «Авансовый отчет» в этих редакциях практически идентичен. Есть некоторая разница в , но найти документ в меню программы можно.

Открыть список документов «Авансовые отчеты» можно в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, пункт «Авансовые отчеты».

Кнопкой «Создать» вводим новый документ.
В шапке (верхней части) документа необходимо указать основные реквизиты:

• организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
• склад, на который приходуются приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
• физическое лицо — сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (этот реквизит обязателен для заполнения).

Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок.

На закладке «Авансы» выбирается документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора возможны три вида документов:

• выдача денежных документов;
• расходный кассовый ордер;
• списание с расчетного счета.

Если подотчетному лицу были выданы денежные средства, то необходимо выбрать документ, которым отражена выдача.

В открывшемся списке документов выбираем уже созданный или создаем новый документ.

При вводе расходного кассового ордера из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически подставляется вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель — выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, и счет учета. Нам остается выбрать статью движения денежных средств и указать сумму аванса.

После проведения документа выбираем его, и в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически проставятся сумма и валюта выданного аванса.

На выданный аванс были закуплены канцтовары. Их приобретение необходимо отразить на закладке «Товары». На этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.

На закладке «Тара» заполняется информация о возвратной таре, полученной подотчетным лицом у поставщиков (например, бутылки для питьевой воды).

На закладке «Оплата» указывается информация о наличных суммах, уплаченных поставщикам за приобретенные ценности или выданные авансом в счет будущей поставки.

Закладка «Прочее» предназначена для отражения информации о командировочных расходах. Это могут быть суточные, билеты, расходы на бензин. На ней вводится название, номер, дата документа (или расхода), сумма расхода.

Товары, услуги и прочие расходы выбираются из справочника « «. В соответствующих табличных частях документа предусмотрены реквизиты «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые заполняются автоматически, если в системе настроены счета учета номенклатуры (статья о том, как их настроить — ).

Если по расходу к отчету приложен счет-фактура, то нужно взвести флажок «СФ предъявлен», указать дату и номер счета-фактуры в соответствующих реквизитах строки, и при проведении авансового отчета система автоматически сформирует документ «Счет-фактура полученный». Такой же механизм формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и на закладке «Товары».

После проведения документ сформирует проводки:

Из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет»:

Таким образом в программе 1С Бухгалтерия 8.2 вводятся авансовые отчеты .

Видеоурок :

Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .

В шапке документа нужно указать:

• от - дата составление авансового отчета;
• Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете

17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .

Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

• Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
• Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
• Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».

Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

• чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
  • бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . При проведении документа Авансовый отче т автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .

В результате проведения документа Авансовый отче т такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

• приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
• оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .

Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.

• ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
• ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .

При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать - Приходный ордер (М-4) Авансового отчета.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал