Контакты
Главная / Заработная плата

Кем составляется акт на списание материалов. Как составить образец акта списания материальных ценностей

Используемые для работы предметы, как и любой инвентарь, приходят в негодность. Чтобы исключить их из имущества организации, необходимо провести процедуру . Для государственных учреждений действует Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н, который регламентирует, в том числе, и бланки документов, необходимых для утилизации. Образец акта на списание материалов в производство зависит от вида списываемого имущества. Так, существуют:

  • акт о списании материальных запасов;
  • акт об утилизации мягкого и хозяйственного инвентаря.

Образец акта на списание ТМЦ различается не только видом актива, но и формой бланка.

Образец по форме ОКУД 0504143

Скачать бесплатно бланк акта на списание материальных ценностей можно по ссылке ниже.

Форма ОКУД 0504143 в виде таблицы

Образец акта ОКУД 0504230

Форма ОКУД 0504230 в виде таблицы

Вы также можете скачать бланк акта на списание материалов в Excel.

Основание для составления

Основанием для составления может быть:

  • проведенная инвентаризация, в ходе которой выяснилось, что некоторые из объектов учета необходимо утилизировать;
  • инициатива ответственных за использование ценностей лиц (МОЛ).

Причина списания материалов в акте на списание зависит от того, какие именно материальные ценности предполагается списать. Например, утилизация мягкого инвентаря может быть обусловлена износом вещи, канцелярские товары должны быть переданы по ведомости от МОЛа непосредственному пользователю (ведомость выдачи ценностей на нужды учреждения по форме 0504210), посуда вносится согласно книге регистрации боя посуды (код формы 0504044). В случае уничтожения предметов инвентаря по утвержденным документам требуется их приложить.

Ответственными лицами являются члены комиссии по поступлению и выбытию активов. Они назначаются приказом руководителя учреждения.

Образец заполнения

Приведем образец акта списания материальных ценностей, пришедших в негодность, на примере столовой детского учреждения.

Шаг 1. Заполняем номер и дату, наименование организации, структурное подразделение, код по ОКПО, ИНН и КПП учреждения, материально ответственное лицо, членов комиссии по поступлению и выбытию активов, реквизиты приказа, на основании которого действует комиссия.

Шаг 2. Комиссия в присутствии (в нашем случае) заведующего столовой проверяет, действительно ли ценности пришли в негодность, что и удостоверяет подписями. Принимает решение о необходимости исключить из ценностей предметы, не удовлетворяющие требованиям к ним.

Шаг 3. После заполнения всех необходимых полей заполняется последний лист с подписью председателя и членов комиссии. Ими могут быть административный персонал организации, работники бухгалтерии, иные специалисты.

Оформляется в двух экземплярах. Один из них передается в соответствующую службу с целью отражения данных в бухгалтерском учете. Второй остается у материально ответственного лица как документ, подтверждающий выбытие материала.

Скачать готовый образец

Сколько хранить

Документ хранится в архиве учреждения не менее пяти лет.

Ответственность

Комиссия несет ответственность за составление документов, проверку материалов, установление полного износа или непригодности ценностей.

Запасы, стоящие на балансе компании, нельзя утилизировать без составления соответствующих бумаг в присутствии членов специально созванной группы, иначе ответственные лица будут отвечать в пределах своего договора об индивидуальной материальной ответственности.

В статье рассмотрим следующие вопросы: документирование поступления материалов на склад, документирование выдачи со склада, акт на списание.

Прием материальных ценностей в организации

Откуда материалы поступают в организацию? Итак:

  • приобретение у поставщиков;
  • приобретение подотчетными лицами за наличные средства;
  • получение от разборки ликвидированных основных средств;
  • собственное производство;
  • оприходование излишков, выявленных при инвентаризации.

Порядок документирования поступления

При отгрузке материалов поставщиком должны быть высланы сопроводительные (например, товарно-транспортная накладная) и расчетные документы (такие как платежное требование, счет, счет-фактура).

Бухгалтерия проверяет эти документы на предмет ошибок оформления, после чего направляет их в отдел снабжения, либо, при отсутствии последнего, сразу на склад.

Следующим шагом является оформление приходного ордера на складе.

На один вид материала – однострочный, на несколько – многострочный приходной ордер.

Приходный ордер подписывается кладовщиком и экспедитором.

В случае, когда количество и качество товаров, поступающих на склад, не соответствует данным, заявленным в счете поставщика, создается специальная комиссия. В состав комиссии включают представителей обеих сторон, также в качестве эксперта приглашают представителя любой сторонней организации.

Комиссией составляется и утверждается акт о приемке. В последующем он может послужить основанием для предъявления претензии по поставке товара.

Приемка материальных ценностей от ликвидации основных средств, в качестве излишков выявленных инвентаризацией, либо из собственного производства, документируется в накладных на внутреннее перемещение материалов.

Подотчетные лица, которые приобретают товар за наличные, прикладывают к авансовому отчету оправдательные документы: товарный чек (при покупке в магазине), акт или справку (при покупке у физического лица или на рынке).

При приобретении материалов у другой организации подотчетное лицо отчитывается квитанцией к приходному кассовому ордеру.

Документирование выдачи материальных ценностей

Отпуск материалов может производиться по следующим направлениям: на производство, на реализацию, в переработку, перемещение материалов между собственными складами.

Систематический отпуск необходимо оформлять на лимитно-заборных картах.

Если же какой-то вид материала отпускается нерегулярно, на него оформляют накладную-требование.

При реализации материалов на сторону, оформляются накладные либо приказы-накладные. При вывозе материалов для реализации собственным автотранспортом, оформляются товарно-транспортные накладные.

Также для документирования расхода внутри организации возможно использование карточек складского учета. Получатели ставят свою подпись в карточках складского учета в подтверждение получения поставки.

Такое совмещение документации на расход и карточек складского учета, существенно снижает объем учетной работы и при этом, усиливает контроль за сохранностью материалов на складах.

Форма акта списания материалов

Подтверждением расходования материальных ценностей является .

Именно на основании этого документа бухгалтер оформляет списание стоимости материалов со счетов бухгалтерского учета.

Для органов контроля (в том числе налоговой) акт на списание материалов является одним из основных документов, подтверждающих расходы организации.

Акт составляется специально созданной для этого комиссией. В ее состав должны входить:

  • специалист организации соответствующего профиля;
  • главный бухгалтер;
  • лицо, материально ответственное за списываемые ценности.

Материалы - это вид запасов. К ним относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы (п. 42 Методических указаний , утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н).

О синтетическом и аналитическом учете материально-производственных запасов (МПЗ) (в т.ч. материалов) мы рассказывали в нашей . В этом материале расскажем о том, как составить акт на списание материалов и образец такого акта приведем ниже.

Что понимается под списанием материалов?

Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ (утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н) предусматривают, что списание материалов производится в следующих случаях (п. 124):

  • материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;
  • материалы морально устарели;
  • при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий.

Однако в более широком смысле под списанием материалов понимается также их отпуск в производство и даже выбытие материалов при их продаже. Иными словами, во всех тех случаях, когда материалы списываются с бухгалтерского учета организации, т. е. отражаются по кредиту счета 10 «Материалы» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Например, в корреспонденции с дебетом счетов 20 «Основное производство», 91 «Прочие доходы и расходы», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и др.

Когда нужен акт для списания материалов?

Списание материалов организация должна оформлять первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ). Какую именно форму документа использовать, организация решает сама (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Обычно, когда материалы продаются, составляется товарная накладная по форме № ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132). Подробнее об этой форме мы рассказывали в отдельной , где приводили также образец заполнения первичного документа. Когда материалы передаются от одного структурного подразделения (или МОЛ) к другому и даже при списании материалов в производство и иных случаях, используется требование накладная по форме № М-11 (утв. Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а). Образец заполнения этой формы мы приводили . Для списания материалов в производство также применяется, к примеру, лимитно-заборная карта по форме № М-8. Что касается акта на списание материалов, то он может применяться как в указанных выше случаях, так и, что более часто, в случаях списания материалов, отличных от передачи в производство или продажи. Например, при списании ГСМ или канцтоваров.

Разрабатываем акт на списание материалов (бланк)

Для каких целей и какую форму акта на списание материалов организация будет использовать, она решает сама и закрепляет это в своей . Поскольку акт на списание материалов является первичным учетным документом, необходимо обеспечить наличие в нем следующих обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование организации, составившей документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

— наименование должностей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;

  • подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов.

При списании материалов организация обычно создает специальную комиссию. Пример приказа о создании такой комиссии мы приводили в отдельном . Если одна и та же форма акта используется при различных видах списания материалов, целесообразно предусмотреть указание причины списания материалов в акте на списание.

Примерную форму акта на списание материалов (бланк) скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Приведем для акта на списание материалов образец его заполнения для случая списания ГСМ.

Материальные ценности передаются в производство по требованию-накладной или лимитно-заборной карте. При этом они опять же закрепляются за определенным материально-ответственным лицом. Чтобы их списать с него, а также для подтверждения факта реального расходования для налоговых органов необходимо оформлять акт на списание материалов.

Это первичный документ, который составляется комиссионно для отражения использования материально-производственных запасов, в том числе хозяйственного инвентаря, инструментов, мебели и т. д.

Его составление необходимо только в случаях, если это предусмотрено учетной политикой компании. Списание материалов в производство также отражается требованием-накладной, накладной, лимитно-заборной картой. Но налоговые органы очень часто могут запросить предоставление еще и акта на списание.

Особенно это требование относится к активам, которые занимают промежуточное положение между основными средствами и МПЗ, учитываемым в составе материалов. Акт нужно обязательно составлять на выбытие материалов, непригодных для дальнейшего использования, будь то новые или уже используемые ранее средства.

Форма акта на списание должна разрабатываться самостоятельно каждым предприятием в соответствии с его потребностями и особенностями осуществления деятельности.

Материалы передаются в производство по одному из выше перечисленных документов. После этого по мере их использования в присутствии комиссии оформляется акт на списание материалов. Комиссия, как правило, включает компетентных работников предприятия. Ее состав утверждается отдельным приказом руководителя организации. Председателем комиссии выступает в основном начальник соответствующего подразделения компании, а ее членами могут быть специалисты, технологи, мастера, бухгалтера и т. д.

Составленный акт визируется материально-ответственным лицом и утверждается руководителем предприятия. Его прикладывают к соответствующему расходному документу (например, требованию-накладной) и передают в бухгалтерию.

Как правильно составить акт

В верхней части указываются название компании, ее адрес, регистрационные данные (ИНН, КПП). Справа находится утверждающая документ запись руководителя с его подписью, расшифровкой должности и личных данных.

В документе должны присутствовать название, номер по порядку и дата составления.

Ниже заполняются личные данные работников, входящих в состав комиссии, которая оформляет выбытие материально-производственных запасов. Первым должна быть записана фамилия ее председателя. Также можно указать реквизиты приказа, на основе которого создана комиссия.

Нужно заполнить информацию об основании производимого выбытия материалов. Здесь желательно подробно указать место, где были использованы данные активы.

Табличная часть документа включает себя данные о порядковом номере записи, счете аналитического учета, номенклатуре (артикуле) и наименовании материальных ценностей, мере измерения, цене за единицы, количестве и общей стоимости. В некоторых видах акта в таблице может быть предусмотрена графа, в которой для каждого материала расписывается причина выбытия.

Акт подписывают председатель и члены комиссии с расшифровкой их должностей и личных данных. Его также визирует материально-ответственное лицо с указанием его профессии и Ф.И.О., а также даты подписания.

Нюансы

Если акт составляется по причине непригодности и невозможности в дальнейшем применять материальные ценности, то в его состав рекомендуется включать информацию о сроках годности или периоде использования данного материала, причину вызвавшую выбытие, а также указание ущерба, причиненного по вине материально-ответственного лица и порядок его возмещения.

На сегодняшний день унифицированной формы по отчету и фиксации затраченных объемов строительных материалов на стройках нет. Ранее общеприменимым и обязательным был документ по форме М-29, который относился к первичной документации строительных фирм. Однако, несмотря на отмену с 2013 года использования единого образца этого документа, он по-прежнему широко распространен в своем прежнем виде. На основе него проводится списание стройматериалов на себестоимость работ. Этот же документ позволяет сопоставить данные по заранее запланированным расходам, исходя из норм и фактического потребления материалов.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет документ

Основная обязанность по заполнению формы М-29 входит в компетенцию прорабов или начальников стройучастков, которые в течение некоторого периода времени вносят в него все требуемые сведения, касаемо реального использования стройматериалов. Информацию же по нормам расходования материалов вписывается сотрудниками производственно-технических отделов. А проверяется и подписывается отчёт о расходах материалов специалистами бухгалтерии и руководителем строительной организации.

При этом проверка документа должна производиться помесячно, чтобы своевременно выявлять допущенные нарушения по нормам расхода материалов и предотвращать их в дальнейшем.

На каждый отдельный строительный объект заполняется свой отчет. Документ может иметь дополнительные листы, поэтому его объем неограничен.

Основанием для составления отчета служат общеутвержденные и местные нормы расходования стройматериалов, «первичка» по учету материала, сведения из журнала учета выполненных работ и т.д.

Инструкция по заполнению отчёта по форме М-29

Открывает документ титульный лист, который включает в себя наименование строительного объекта, а также период ведения работ (дата их начала и окончания). Тут все понятно и никаких затруднений эта часть вызвать не должна.

Далее идет первая основная страница отчета, которая заполняется специалистами производственно-технического отдела предприятия перед тем, как строительная бригада приступит к своим трудовым обязанностям. В ней прописываются нормы по расходу того или иного материала на строительство. В первую графу вносится конкретное название работ , их код (если такое кодирование применяется), единица измерения затрачиваемых на их проведение материалов (метры, килограммы, кубы, штуки и т.д.).

Далее вписывается обоснование норм расхода (здесь указывается ссылка на разделы, таблицы, пункты сборников, которыми пользуются для высчитывания норм инженеры ПТО данной строительной организации) и сама норма (на основании все тех же документов).

Вторая страница отчета отведена для внесения числовых данных по объему расхода материалов .

Цифры сюда должны вноситься регулярно, после окончания каждого отчетного месяца.

Заполняет этот раздел сотрудник, ответственный непосредственно за ведение работ и расходование материалов на объекте (начальник участка или старший прораб).

Заполнение второго раздела отчёта по форме М-29

В этот раздел вносятся данные по фактическим затратам стройматериалов и результаты сопоставления реальных расходов и установленных норм (это может быть как экономия, перерасход или же нулевой показатель). Определяются эти результаты помесячно в виде вычитания из фактических расходов заранее установленных норм.

Перерасход необходимо указывать со знаком «минус», а экономию со знаком «плюс». При наличии перерасхода в дальнейшем прораб участка должен написать объяснительную (также по специальному образцу).

Все сведения вписываются напротив каждого наименования материалов, изделий и конструкций в соответствующем столбце месяца.

Затем в столбец «списать на себестоимость» вносится цифра по количеству материалов, которые подлежат списанию. Если количество реально израсходованных материалов меньше того, что рассчитано по нормам, к списанию на себестоимость следует внести фактический расход.

Если же ситуация с точностью, да наоборот, но выявленный сверх меры расход материалов вызван необходимостью и аргументирован (например в силу производственных причин), то на себестоимость строительных и монтажных работ списывается столько материалов, сколько разрешает отдельным распоряжением руководитель предприятия.

Вся вышеозначенная информация должна быть заверена прорабом или начальником участка, а также, после проведения анализа и проверки – подписями специалиста производственно-технического отдела, бухгалтера и начальника строительной организации (в данном случае, главного инженера).

В последнюю страницу документа вносятся итоговые данные по расходу стройматериалов, по году и с начала строительства. Эти цифры вполне могут совпадать, если период строительно-монтажных работ был в рамках одного года.