Контакты
Главная / Заработная плата

Инкассация денежных средств - порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила. Инкассация денежных средств

    Директор магазина/Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан обеспечить осуществление инкассации денежных средств в подотчетном магазине, предусмотренной соответствующим договором на инкассацию. Договор на инкассацию должен быть заключен не позднее даты открытия магазина, при условии, что помещение прошло проверку на соответствие требованиям безопасности со стороны инкассирующей организации не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты открытия. В противном случае дата начала инкассации может сдвигаться на соответствующее число дней просрочки.

    Инкассацию имеет право сдавать только Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/Старший кассир/Кассир, заключившие договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

    Сотрудник, сдающий инкассацию обязан проверить полномочия лиц, принимающих инкассацию, на предмет принадлежности к уполномоченным инкассаторам банка, с которым заключен договор на инкассацию.

    Директор магазина обязан выборочно присутствовать при сдаче инкассации не менее 3-х раз в неделю и произвести сверку наличных денежных средств с данными кассового отчета.

    Если инкассация сдается с использованием обычных инкассационных сумок (не секъюрпаков), Директор магазина предоставляет в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации.

    Один экземпляр заверенного образца пломбы передается в магазин для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение банка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

    На каждый магазин для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

    Количество сумок, выдаваемых магазину Инкассатором-сборщиком, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

    Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичность обслуживания банком по согласованию с ответственным сотрудником Финансового отдела и Директором магазина

    Старший кассир/Кассир магазина к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает три препроводительных документа: ведомость к сумке, накладную к сумке и квитанцию.

    Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - квитанция к сумке с печатью и подписью инкассатора - остается в магазине и подшивается к соответствующему расходному кассовому ордеру.

    Сумка с денежной наличностью пломбируется Старшим кассиром/Кассиром магазина таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

    Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет Старшему кассиру/Кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Старший кассир/Кассир предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.

    Инкассатор-сборщик принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы (цифрами и прописью), указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и квитанции к сумке. Также он проверяет соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на квитанции к сумке, ставит печать и дату приема сумки.

    Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью Старшего кассира/Кассира.

    Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

    В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием денежной наличности прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.

    В остальных случаях прием ценностей в магазине осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. При этом компания оплачивает штраф за повторный заезд. Сумма штрафа может быть взыскана с материально-ответственного лица магазина.

    В случае отказа от сдачи денежной наличности /Старший кассир/Кассир делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.

    В общем порядке все магазины инкассируются ежедневно, однако для некоторых магазинов в ежемесячном приказе на кассовый лимит установлена минимальная сумма сдачи инкассации. Если на конец дня к моменту предполагаемой сдачи инкассации данная минимальная сумма не может быть достигнута, магазин обязан сделать заблаговременный отказ от инкассации. Для этой цели во избежание наложения штрафов на компанию сотрудник магазина за 3 часа до сдачи инкассации должен позвонить дежурному инкассатору и сообщить об отказе. В этом случае никакой записи в явочной карточке не делается.

    Сразу же после сдачи денежной наличности инкассаторам /Старший кассир/Кассир должен сформировать и учесть в системе «1С» расходный кассовый ордер на сумму инкассации денежной наличности.

    Сотрудник подразделения казначейства сверяет суммы РКО с типом операции «Инкассация» и суммы перечисленные на расчетный счет компании подразделением банка. В случае выявления между ними расхождений информирует Директора магазина по эл.почте с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Старшему Аудитору розничной сети о необходимости создания корректирующих кассовых ордеров в системе 1С магазина.

    В случае выявления излишка/недостачи сотрудниками кассового подразделения банка, Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного/Приходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга - корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями кассира.

    Магазины Москвы могут забирать подтверждающие документы банка о выявленном расхождении в соответствующей ячейке в Московском офисе. Для магазинов Санкт-Петербурга ответственный сотрудник подразделения казначейства осуществляет рассылку подтверждающих документов по электронной почте на адрес магазина. Магазины других городов подтверждающие документы могут забирать самостоятельно в подразделениях Банков.

    Директора региональных магазинов за исключением Москвы и Санкт-Петербурга организуют и контролирует ежедневное осуществление звонков по телефону в инкассирующий банк и с целью выяснения наличия/отсутствия расхождений при получении инкассируемых сумм денег банком. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью осуществляет телефонный звонок в банк при осуществлении регулярной проверки магазина.

    В случае выявления расхождений в инкассации, Директор магазина обязан обеспечить формирование корректирующих кассовых ордеров в день получения информации о расхождениях.

    К материальной ответственности за выявленную недостачу (в том числе при выявлении поддельных купюр) в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессе сдачи инкассации и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости. В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан проинформировать Старшего Аудитора розничной сети в день обнаружения расхождений по инкассации с целью принятия дальнейшего решения.

    При получении информации о факте выявления поддельных банкнот, директор магазина должен

    обеспечить подачу заявления в правоохранительные органы по факту выявления подделок,

    вести контроль статуса уголовного дела,

    в случае списания суммы поддельных средств за счет компании, после окончания дела, выслать по электронной почте ответственным сотрудникам бухгалтерии и аудита фотографию судебного постановления \ постановления о закрытии уголовного дела (зависит от исхода разбирательства).

    Списание суммы поддельных банкнот за счет компании возможно только в случае наличия в магазине работающих детекторов валют, отличных от моделей DORS 1200 и DoCash DVM BIG, а также детекторов других моделей, обладающих аналогичными техническими возможностями.

    Списание не производится, если в магазине на момент принятия фальшивых денежных средств, отсутствовали исправные детекторы.

    В случае принятия решения о списании суммы поддельных купюр за счет средств компании, в магазине в кратчайшие сроки (но не более 30 дней) в обязательном порядке должна быть установлена одна из моделей детекторов, определенных в пункте 13.1 я.

    В случае наличия оснований на списание суммы поддельных купюр за счет средств компании, Директор магазина в течение трех дней после получения информации о выявлении поддельных купюр, посредством электронной почты обеспечивает предоставление ответственным сотрудникам бухгалтерии и аудита:

    фотографии акта из банка, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание о высокой степени подделки выявленных купюр, а также о том, что подделка такого качества не может быть выявлена на оборудовании магазина (наименования оборудования);

    талона-уведомления о заведении уголовного дела \ иного документа, подтверждающего факт заведения уголовного дела по факту выявления подделок;

    фотографии служебной записки о необходимости списания средств от территориального менеджера по управлению розничной сетью.

Аудитор розничной сети перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с сотрудниками бухгалтерии, решение о списании суммы.

Коммерческие банки осуществляют инкассацию и доставку своих денежных средств и ценностей, а также денежных средств и ценностей клиентов собственными силами либо на договорных условиях через специализированные службы инкассации, имеющие лицензию Банка России на проведение операций по инкассации.

Работники подразделений инкассации должны быть обеспечены специальными индивидуальными средствами защиты. Руководитель подразделения инкассации несет ответственность за организацию доставки ценностей, создание условий, обеспечивающих сохранность перевозимых ценностей и безопасность бригады инкассаторов.

Количественный состав бригады инкассаторов зависит от объема и сложности выполнения операций. Руководитель подразделения инкассации выдает под расписку старшему бригады инкассаторов доверенность на прием и доставку ценностей, печать, явочные карточки, порожние сумки.

Подкрепление денежной наличностью своих филиалов и операционных касс вне кассового узла коммерческий банк производит на основании их заявок. На денежную наличность и другие ценности, отправляемые через инкассаторов, составляются отдельные описи в трех экземплярах, заверенные подписью заведующего кассой банка и печатью. Первый экземпляр описи отправляется получателю, второй остается в банке-отправителе, третий после выполнения задания передается подразделению инкассации. Затем денежная наличность и другие ценности упаковываются а сумки и опломбируются под контролем заведующего кассой. В приеме денег и ценностей старший бригады инкассаторов расписывается в расходном ордере и на втором экземпляре описи.

Прием денег и других ценностей, доставленных инкассаторами, осуществляется заведующим кассой получателя с проверкой правильности и целости упаковки и пломб. Если упаковка повреждена, то наличность пересчитывается в присутствии инкассаторов. О результате пересчета составляется соответствующий акт за подписью всех лиц, присутствовавших при приеме и пересчете денег и ценностей. По окончании приема денег и ценностей заведующий кассой получателя и старший бригады инкассаторов расписываются в первом и третьем экземпляре описи. Принятые деньги зачисляются в кассу получателя по приходному ордеру.

Кассы банка принимают выручку клиентов от инкассаторов в инкассаторских сумках. В подразделении инкассации для работы с клиентами ведется список организаций, обслуживаемых инкассаторами. Организации представляют в банк образцы оттисков пломбиров, которыми будут пломбироваться сумки. Количество пронумерованных сумок, выдаваемых клиентам, определяется объемом инкассируемой выручки. Периодичность обслуживания и время заезда устанавливаются банком по согласованию с клиентами. Кассир клиента банка к каждой сдаваемой инкассатором сумке с денежной наличностью выписывает препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр этой ведомости вкладывается в сумку, сумка пломбируется; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; у клиента остается третий экземпляр - копия препроводительной ведомости, в которой после проверки правильности заполнения документов и целости упаковки инкассатор расписывается и ставит инкассаторский штамп.

В случаях выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы инкассаторов. В остальных случаях прием денег и ценностей от организации осуществляется при повторном заезде. Инкассация денежной наличности из филиалов, операционных касс вне кассового узла банка осуществляется на основании препроводительной ведомости в вышеизложенном порядке. По окончании заезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью и кассу банка в установленном порядке.

Прием кассиром вечерней кассы банка сумок с деньгами и ценностями от инкассаторов производится в их присутствии. Принятые сумки регистрируются в специальном журнале, сличается число выданных и полученных сумок. Затем второй экземпляр препроводительной ведомости - накладная вместе с сумкой сдается в кассу пересчета. Деньги пересчитываются и подготавливаются для сдачи в оборотную кассу. Накладная передается операционисту, препроводительная ведомость остается в кассе. Если при вскрытии сумки обнаруживаются недостачи или излишки наличных денег, то составляется акт, вызывается клиент, который подписывает акт.

На сумму доставленных инкассаторами в течение операционного дня денег и ценностей оформляется приходный ордер. Сумки с денежной наличностью и другими ценностями, доставленные в банк по окончании операционного дня, сдаются в вечернюю кассу или, при ее отсутствии, хранятся под ответственностью инкассаторов.

Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.

Что такое инкассация

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.

Цели и задачи

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:

  • перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
  • доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
  • транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
  • пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
  • организовывать перевозку документации и ценных вещей.

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

  1. напрямую в кассы банка;
  2. посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
  3. через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
  4. при помощи федеральной почтовой связи;
  5. напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой

Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

  • Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
  • В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
  • Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

  • транспортировка денег до банковского отделения;
  • перевозка наличных средств на предприятие;
  • доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
  • сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

  • для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
  • для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

  • пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
  • составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
  • вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка наличности к отправке

Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги

(для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы.

Сдача денежных средств инкассаторам

Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор).

Транспортировка наличности в банк и приемосдача

Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке.

Подготовка явочных карточек в банке

Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:

  • номера сумок, закрепленных за клиентом;
  • название и адрес организации;
  • график работы;
  • время заезда.

Получение службой инкассации сумок и необходимых документов

Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:

  • доверенность по установленной форме;
  • штамп;
  • ключи;
  • явочную карточку 0402303.

Обязанности кассира при сдаче наличных

Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:

  • препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
  • реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
  • накладная к сумке 0402300;
  • квитанция к сумке 0402300.

Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:

  • проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
  • заполняет явочную карточку;
  • предъявляет образец пломбы;
  • передает сумку с наличностью и необходимые документы.

Порядок действий инкассатора

При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:

  • предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
  • проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
  • сверяет соответствие сумм во всех документах;
  • расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.

Ошибки при заполнении явочной карточки

При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.

Нарушение процедуры

Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:

  • физические повреждения пломб или сумки;
  • ошибки в сопроводительной ведомости.

Дефекты пломбы или сумок

Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.

Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром

Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.

Оприходование денежных средств в банке

После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.

Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета

Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:

Сколько стоит инкассация денег

Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:

  • сумма перевозимой наличности;
  • протяженность следования;
  • частота заездов к клиенту;
  • время суток.

При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:

Название

Цена с зависимости от суммы перевезенных денег, %

Фиксированная цена в месяц, рублей

Цена в зависимости от количества посещений, рублей за заезд

Плюс-банк

Московский кредитный банк

Сбербанк

ЧОП Золотая подкова

ЧОП Центр-Альфа

ЧОП Легион

Видео

Одним из способов, которым организации и предприниматели могут воспользоваться для сдачи наличной выручки в банк является инкассация денежных средств. Данная услуга предоставляется банками, в котором у бизнесменов открыт расчетный счет или специальными организациями, имеющими соответствующую лицензию. В статье рассмотрим, что такое инкассация, а также порядок предоставления и стоимость такой услуги.

Для чего нужна инкассация денежных средств

К основным целям инкассации денежных средств относят следующие:

  1. Соблюдение правил сдачи денежных средств в банк, согласно Положению Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций на территории РФ» . Данное требование связано с тем, что практически в каждой компании утвержден определенный лимит кассы, то есть сумма денежных средств, которая может храниться в кассе. Все денежные средства сверх этой суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банк.
  2. Сохранность материальных ценностей компании и обеспечение ее безопасности. Каждая компания самостоятельно обеспечивает сохранность заработанных ими денежных средств своими силами. Для этого они вводят в свой штат охранников, сторожей, а также обеспечивают такие меры безопасности, как сигнализация и видеонаблюдение. Однако, хранение крупных денежных средств на счете в банке является самым безопасным способом сохранения средств, который к тому же позволяет компаниям осуществлять безналичные платежи.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

  1. Самостоятельно в кассу банка (организация сама вносит наличку). В этом случае от компании требуется обеспечение транспортом сотрудников, ответственных за сдачу наличности, а также принятие дополнительных мер безопасности.
  2. Через федеральную почтовую связь. В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
  3. С помощью специальной организации, которая входит в систему Банка России (в примеру, инкассаторская служба). В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Важно! Законодательство ограничивает перечень лиц, которые могут сдавать наличные денежные средства компании в банк. Однако, для организации более целесообразным будет назначение в качестве такого лица кассира, который является тем сотрудником, который несет за сохранность денег материальную ответственность.

Какие услуги предоставляют инкассаторские службы

Вне зависимости от того, кто именно будет осуществлять инкассаторские услуги (служба банка или сторонняя организация), с ее помощью могут выполняться следующие действия:

  • доставка наличной выручки компании в банк;
  • транспортировка выручки из торговых точек компании в главный офис с целью последующей сдачи в банк;
  • транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
  • сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
  • сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
  • доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
  • доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость инкассаторских услуг

Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:

От чего зависит стоимость услуг Подробнее
Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата
Частота инкассаций Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк).
Меры предосторожности От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше.
Вид, оказываемых услуг Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения компании и инкассаторской службы В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг

Заполнение явочных карточек

При проведении инкассации происходит ежемесячное оформление явочных карточек (0402303), содержание которых должно соответствовать требованиям Положения Банка России. В карточках отмечается следующая информация:

  • номера сумок инкассаторов, в которых перевозят деньги (за каждой точки, с которой забираются средства закрепляется несколько сумок, одну из которых забирают инкассаторы, а вторая остается в компании);
  • наименование и адрес компании, у которой производится забор денежных средств;
  • телефон дляконтактов;
  • режим работы (указывает график работы в будние и выходные дни, а также перерывы на обед);
  • время, в которое инкассаторы осуществляют забор денежных средств (Читайте также статью ⇒ ).

Порядок сдачи наличных через инкассаторов

При передаче денежных средств инкассаторской службе, кассиру следует подготовить необходимые день, сложить их в специальную сумку, а также заполнитьследующие документы:

  • препроводительная ведомость;
  • накладная к сумке;
  • квитанция к сумке.

Ведомость сотрудник компании должен вложить в сумку с наличными, которая после этого пломбируется таким образом, чтобы при транспортировке ее нельзя было незаметно вскрыть. Сумка, в которой уже лежат деньги передается инкассатору и заполняется явочная карточка. Принимая сумму, инкассатор должен будет подписать квитанцию, а также поставить на ней штамп. Затем квитанция передается представителю компании.

Далее действовать предстоит уже сотруднику банка. Получив денежные средства, кассир банка сверяет ее с суммой, указанной в объявлении на взнос. Если суммы совпадают, то все документы подписываются и выдается квитанция о внесении денежных средств.

Важно! Если суммы, указанные в документе и предоставленные в виде наличных, не совпадают, то объявление на взнос наличными оформляется вновь. А неверный документ должен быть перечеркнут, а на обороте указана действительная сумма и подпись.

При обнаружении сотрудником банка сомнительной купюры, кассир должен будет направить ее на экспертизу. При этом он составляет следующие документы:

  • акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
  • ордер по передаче ценностей;
  • справку о приеме денежных знаков на экспертизу.

Возможные проблемы при сдаче наличности инкассатору

Приезд инкассаторской службы должен осуществляться в строго оговоренное время. При этом, если подготовить наличные кассир заранее не успевает, то может возникнуть сбой в графике движения инкассаторского транспорта. В этом случае они могут наложить штраф на компанию, а компания сумму этого штрафа может взыскать с ответственного кассира, виновного в произошедшем.

Важно! Если сотрудник инкассаторской службы будет обнаружено, что нарушена целостность сумки, либо пломбы, то наличные денежные средства он принять откажется.

Если инкассатор заметит неточности или ошибки в сопроводительной ведомости, то кассиру нужно будет составить новую ведомость, если это не займет большого количества времени и не нарушит график работы инкассаторов. Если инкассаторам приходится делать повторный заезд, то соответствующую отметку необходимо проставить в явочной карточке. Если сумка с деньгами инкассатору не была сдана, то в карточке ставится отметка «отказ», а также причина этого отказа. Данная отметка должна заверяться подписью ответственного лица компании (например, кассира). Если в какой либо день наличные деньги в банк не сдаются (например, в день выплаты зарплаты), то инкассаторскую службу необходимо предупредить об этом заранее по телефону.