Контакты
Главная / Заработная плата

6 ндфл порядок заполнения.

Форма 6-НДФЛ - ежеквартальная отчетность по налогу на доходы физических лиц. Ее сдают помимо привычных ежегодных справок 2-НДФЛ. 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие и девять месяцев 2019 года представляют не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом. Годовые расчеты надо успеть сдать не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Кто сдает расчет. Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты . Это работодатели, которые платят физлицам доход по трудовым или гражданско-правовым договорам.

Какой бланк заполнять. Расчет 6-НДФЛ в 2019 году составляйте по форме , которая утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Учтите, что чиновники внесли в бланк изменения (приказ ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18).

Для чего нужна 6-НДФЛ. Разработана отчетность 6-НДФЛ, чтобы усилить контроль со стороны налоговиков за правильностью, полнотой и своевременностью уплаты НДФЛ в бюджет.

В расчете 6-НДФЛ отражают доходы физлиц, налоговые вычеты, а также суммы НДФЛ. В отличие от справок 2-НДФЛ новое в 6-НДФЛ то, что заполнять расчет следует по всем работникам в целом.

Налоговики вправе требовать штраф за опоздание с НДФЛ только с суммы, которую перечислили позже срока. Так сказано в Налоговом кодексе (ст. 123 НК). Начислять штраф на весь налог, который указала компания в 6-НДФЛ, .

Куда сдавать 6-НДФЛ. Отчет сдавайте в инспекцию по месту нахождения организации или месту жительству ИП. Если у компании есть обособленные подразделения, отчетность 6-НДФЛ подавайте в зависимости от того, где сотрудники получают доход. Например, если в подразделении, 6-НДФЛ направьте в инспекцию по его адресу.

Как заполнять отчет. Все разделы в 6-НДФЛ обязательные. 6-НДФЛ составляют нарастающим итогом - за первый квартал, полугодие, 9 месяцев и за год. Данные для заполнения берут из регистров налогового учета по НДФЛ .

В первом разделе отражают общую сумму начисленных доходов, предоставленных вычетов, а также общую сумму начисленного и удержанного налога. Раздел заполняют нарастающим итогом.

Во втором разделе указывают даты получения дохода и удержания налога, крайний срок уплаты налога по НК, а также суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ. Чтобы правильно заполнить раздел 2, все доходы придется сгруппировать по датам, когда они были фактически выплачены, и по срокам, когда удержанные из этих доходов суммы НДФЛ должны быть перечислены в бюджет.

Чтобы проверить расчет, используйте контрольные соотношения из письма ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852. Частые ошибки в 6-НДФЛ >>>

Статьи по теме «6-НДФЛ »:

Не позднее 30 апреля 2019 года следует представить расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 года. Когда будете отчитываться, особое внимание уделите датам получения дохода и уплаты налога. Образцы заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2019 года для разных случаев смотрите в статье. 37

Расчет сумм налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) - документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим от него доходы. Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие 2018 года представляется не позднее 31 июля 2018 года .

Заполнение 6-НДФЛ в "1С:Зарплате и управлении персоналом 8" (ред.3)

Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:

  • отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период;
  • введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты;
  • рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.

При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами "Сводная" справка 2-НДФЛ , Регистр налогового учета по НДФЛ , Контроль сроков уплаты НДФЛ , Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ).

В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность ) (рис. 1).

Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность :

  • введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать ;
  • выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ и нажмите на кнопку Выбрать .

В стартовой форме укажите (рис. 2):

  • организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям), для которой составляется отчет;
  • период, за который составляется отчет;
  • кнопка Создать .

Обратите внимание! Если организация имеет территориально обособленные подразделения (не выделенные на отдельный баланс), то она должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представлять его в налоговый орган по месту нахождения таких подразделений.

Для формирования расчета сразу по всем регистрациям в ФНС установите флажок Создать для нескольких налоговых органов (рис. 2). Далее нажмите на ссылку Налоговые органы и выберите (установите флажок) налоговые органы, в которых организация и обособленные подразделения стоят на учете и куда предполагается представить отчетность. Нажмите на кнопку Выбрать , а далее на кнопку Создать .

В результате будет сформирован и заполнен отдельно по каждой выбранной ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Необходимо открыть и проверить заполнение каждого из расчетов.

В расчете по обособленному подразделению на титульном листе в поле уточните код места представления расчета (согласно Приложению № 2 Порядка). По месту нахождения обособленного подразделения российской организации указывается код "220" (рис. 3). А по месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком указывается код "214" (ранее указывался код "212").

Если автоматическое формирование не используется, то для головной организации и каждого ее обособленного подразделения необходимо создать отдельный экземпляр расчета по форме 6-НДФЛ, в котором в поле Представляется в налоговый орган (код) выбрать соответствующую регистрацию в налоговом органе и сформировать расчет по кнопке Заполнить .

Как заполнить титульный лист расчета 6-НДФЛ

В верхней части титульного листа в поле КПП указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации либо по месту учета организации по месту обособленного подразделения (рис. 4). В поле ИНН указывается идентификационный номер налогового агента.

По умолчанию считается, что составляется первичный расчет по форме 6-НДФЛ, т.е. представляемый за отчетный период первый раз, поэтому в поле Номер корректировки указывается код 0 .

Поля Период представления (код) и Налоговый период (год) заполняются автоматически по значению периода, указанного в стартовой форме, и условных обозначений периодов согласно Приложению № 1 к Порядку заполнения расчета. Для расчета за полугодие 2018 года проставляется значение "31".

В поле Предоставляется в налоговый орган (код) указывается четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность.

Поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код места представления расчета налоговым агентом (согласно Приложению № 2 к Порядку заполнения расчета по форме 6-НДФЛ).

При составлении расчета правопреемником в поле Форма реорганизации (ликвидация) (код) указывается код реорганизации (ликвидации) в соответствии с приложением № 4 к Порядку заполнения расчета, а в поле ИНН/КПП реорганизованной организации - ИНН и КПП реорганизованной организации.

В поле Код по ОКТМО указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.

В программе такие данные, как ОКАТО, ИНН, КПП и код налогового органа по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации ). Для структурных подразделений организаций (которые не выделены на отдельный баланс) указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Подразделения ).

Остальные показатели (наименование налогового агента, телефон, Ф.И.О. подтверждающего достоверность и полноту сведений) заполняются на основании данных справочника Организации .

Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (не выделены желтым цветом), это означает, что в информационную базу не введены соответствующие данные. В этом случае необходимо добавить нужные сведения, после чего нажать на кнопку Обновить (кнопка Еще – Обновить ).

В поле Дата подписи указывается дата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).

Обратите внимание! Дата подписи, указанная на титульном листе влияет на автоматическое заполнение расчета по форме 6-НДФЛ, а именно на заполнение строки 080 раздела 1. Строка 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" заполняется по учетным данным программы, определенным по состоянию на дату подписи отчета.

Заполнение Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

В разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 заполняется для каждой из ставок налога (как в нашем примере) (за исключением строк 060-090) (рис. 5).

В разделе 1 указывается:

  • по строке 010 – ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога;
  • по строке 020 – общая сумма начисленного дохода (включая налог) по всем физическим лицам, по которым заполняется 6-НДФЛ. Указываются суммы начисленного дохода, которые облагаются НДФЛ полностью и частично. Необлагаемые доходы (ст. 217 НК РФ) в данной строке не указываются (к таким доходам относится, например, пособие по беременности и родам и т.д.);
  • по строке 030 – общая сумма предоставленных налоговых вычетов, уменьшающих доход, подлежащий налогообложению (в т.ч. профессиональных, стандартных, имущественных, социальных, к доходу) (приложение № 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
  • по строке 040 – общая сумма исчисленного НДФЛ;
  • по строке 025 – общая сумма начисленного дохода в виде дивидендов;
  • по строке 045 – общая сумма исчисленного НДФЛ на доходы в виде дивидендов;
  • по строке 050 – общая сумма фиксированных авансовых платежей, на которые были уменьшены суммы исчисленного налога.

В строки 020-045 включаются данные за налоговый (отчетный) период по дате фактического получения дохода (ответ на вопрос 12 в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Например, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда (код дохода 2000, 2530) – это последний день месяца, за который начислен доход, для отпускных выплат, пособий – дата выплаты. По дате фактического получения дохода определяется месяц налогового периода и налоговый период, в который нужно включать соответствующий доход (как и для справок по форме 2-НДФЛ). Например, пособие по временной нетрудоспособности, начисленное в июне 2018 года, но выплаченное в июле 2018 года, будет отражаться в разделе 1 расчета за 9 месяцев 2018 года. В расчет за полугодие 2018 года данное пособие не попадет. Так как дата фактического получения для этого дохода – это дата выплаты.

На рис. 5 по налоговой ставке 35% отражены доходы в виде материальной выгоды от экономии за пользование заемными средствами. По ставке 35% налоговые вычеты не применяются. Поэтому по строке 020 указывается сумма начисленного дохода, а по строке 040 – сумма исчисленного налога.

В раздел 1 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 010 – 050. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 010-050 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010. Причем, имеется возможность вручную указать доход, облагаемый по ставке на основании соглашения об избежании двойного налогообложения (5% или 10%) (рис. 8).

Итоговые показатели по всем ставкам налога указываются по строкам 060 – 090:

  • по строке 060 – общее количество физических лиц, получивших в отчетном периоде налогооблагаемый доход. При этом физическое лицо, получившее в течение одного периода доходы по разным договорам или по разным ставкам налога, учитывается как одно лицо;
  • по строке 070 – общая сумма удержанного налога В отчетном периоде. То есть в каком отчетном периоде был удержан налог, а налог всегда удерживается при выплате дохода, в расчет за такой период он и попадет. Например, зарплата за июнь 2018 года выплачена в июле 2018 года. Дата удержания налога в этом случае приходится на отчетный период 9 месяцев 2018 года. Поэтому, сумма удержанного налога отразится в строке 070 раздела 1 расчета за 9 месяцев 2018 года. Если зарплата за июнь 2018 года выплачена в июне, то налог, удержанный при этой выплате, включается в строку 070 расчета за полугодие 2018 года;
  • по строке 080 – общая сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода, с учетом положений п. 5 ст. 226 и п. 14 ст. 226.1 НК РФ. В программе сумма неудержанного налога определяется на дату подписи, указанную на титульном листе отчета. Например, заработная плата за июнь 2018 года была выплачена 05.07.2018. Чтобы сумма удержанного налога в июле месяце не отразилась в строке 080 расчета за полугодие 2018 года, дата подписи отчета должна быть не ранее чем 05.07.2018. По данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (ответы на вопросы 5 и в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);
  • по строке 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии ст. 231 НК РФ.

В отчете, где это необходимо, можно расшифровывать данные в ячейке по кнопке Расшифровать .

Пример

За полугодие 2018 года сотрудникам организации ООО "Швейная фабрика Плюс" начислено доходов на сумму 4 291 417,32 руб., из них:

  • 4 290 366,04 руб. – доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13%;
  • 1 051,28 руб. – доходы в виде материальной выгоды, облагаемые НДФЛ по ставке 35%.

При автоматическом заполнении расчета в разделе 1 заполняются два блока строк 010–050: отдельно по ставке 13% и отдельно по ставке 35% (рис. 5). Получить в программе отчет по доходам и исчисленному НДФЛ с отбором по дате фактического получения дохода можно с помощью отчета "Сводная" справка 2-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ) (рис. 6). Общую сумму удержанного за период налога можно получить с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (рис. 7).


Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Обратите внимание! Раздел 2 заполняется по сроку перечисления налога : на какой отчетный квартал приходится срок перечисления удержанного налога (строка 120), в расчет за такой период и должна включиться операция.

Например, заработная плата за июнь 2018 года выплачена в последний рабочий день месяца (29.06.2018), срок перечисления налога с заработной платы – следующий рабочий день после удержания налога, в нашем случае – 02.07.2018 (так как 30 июня и 1 июля – выходные дни). В такой ситуации заработная плата за июнь будет отражена в разделе 1 расчета за полугодие 2018 года и в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2018 года. В раздел 2 расчета за полугодие 2018 года зарплата не попадет, так как срок перечисления налога приходится на другой отчетный период (письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507, от 24.10.2016 № БС-4-11/20120).

Или, например, пособие по временной нетрудоспособности начислено в мае 2018 года и выплачено вместе с зарплатой за май – 05.06.2018. Срок перечисления НДФЛ с суммы пособия – последний день месяца, в котором произведена выплата, т.е. 30.06.2018. Так как это выходной день, то срок перечисления переносится на 02.07.2018. Следовательно, эта операция не отражается в разделе 2 расчета за полугодие 2018 года. Она будет отражена в разделе 2 за 9 месяцев 2018 года. Однако, так как дата получения дохода по этой операции – 05.06.2018, то она попадет в раздел 1 расчета за полугодие 2018 года.

Натуральные доходы, с которых налог не был удержан, отражаются в разделе 2 по дате получения дохода.

В разделе 2 указываются (рис. 9):

  • по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ (см. таблицу). Например, дата фактического получения заработной платы – это последний день месяца, для материальной помощи – дата выплаты.

В программе:

  • для доходов в виде оплаты труда (коды дохода 2000 , 2530 ) дата получения дохода определяется как последнее число месяца, за который начислен доход (или дата увольнения, если сотрудник был уволен);
  • для прочих доходов дата получения дохода определяется по дате выплаты , указанной в документе на выплату дохода (Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета ) (рис. 10).

При получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, датой фактического получения дохода признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства. В программе расчет суммы к удержанию в счет погашения займа, материальной выгоды полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств и НДФЛ с материальной выгоды производится с помощью документа (закладка Займы ). Дата получения дохода в виде материальной выгоды, определяется как последнее число месяца начисления документа Начисление зарплаты и взносов .

Датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии, которая входит в систему оплаты труда, является последний день месяца, за который она начислена (см. письма ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374@, от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, Минфина от 29.09.2017 № 03-04-07/63400). Для такой премии соответствует код вида дохода – 2002. Для этого в программе необходимо для кода дохода 2002 установить флажок Соответствует оплате труда , а в форме вида начисления выбрать категорию дохода – Оплата труда . Если выбрать категорию дохода – Прочие доходы от трудовой деятельности , дата получения дохода в конечном итоге будет учитываться по дате выплаты премии.

Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ в виде командировочных расходов (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.

  • по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130. Строка заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 НК РФ и п. 7 ст. 226.1 НК РФ. Дата удержания налога – это дата фактической выплаты.

В программе удержание налога производится при проведении документов выплаты дохода – Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета . Сумма удержанного налога рассчитывается автоматически при заполнении документа на выплату зарплаты и отражается в отдельной колонке табличной части. Дата удержания налога в учете будет отражаться датой, указанной в поле Дата выплаты (рис. 10).

При удержании налога предусмотрен также учет авансовых платежей по НДФЛ для работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из "безвизовых" стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющими трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

  • по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Строка 120 заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 НК РФ и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. Например, если это пособие по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), отпускные, то срок перечисления до конца месяца, в котором выплачивались такие доходы. Все остальные доходы, в том числе зарплата – это следующий день после удержания налога. Если срок перечисления налога выпадает на выходной, то он переносится на следующий за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ) (письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@). Таким образом, в строке реальная дата перечисления налога не отражается, а отражается предельный срок перечисления налога, который зависит от того, с каких доходов удержан НДФЛ . В программе при регистрации удержанного налога фиксируется автоматически предельный срок перечисления налога.

Согласно контрольным соотношениям показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@) строка 120 сверяется с реальной датой уплаты суммы НДФЛ из строки 140 по данным карточки расчетов с бюджетом налогового агента (КРСБ НА), которая ведется в налоговом органе на основании данных о поступивших платежах по НДФЛ. Причем сверяется не сумма, а дата.

Если дата по строке 120 будет меньше даты уплаты суммы НДФЛ по строке 140, то возможно нарушен срок перечисления удержанной суммы НДФЛ. Организации придется уплатить пени и штрафы за несвоевременное перечисление налога. В программе для анализа нарушения срока уплаты налога можно воспользоваться отчетом Контроль сроков уплаты НДФЛ (раздел ).

Отчет показывает суммы удержанного налога не на дату удержания, а на дату крайнего срока перечисления. Это позволяет сформировать отчет так, чтобы он был похож на оборотно-сальдовую ведомость, и при этом положительное сальдо означало бы просроченный платеж.

  • по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога, налоговых вычетов) в указанную в строке 100 дату. Включаются все доходы сотрудников, в том числе и выплаченный аванс и удержанные суммы, а не только суммы по ведомостям на выплату, при которых был удержан НДФЛ. Данная строка НЕ включена в контрольные соотношения показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@), т.е. строка сверяться ни с чем не будет, она является справочной ;
  • по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату. По строке указывается сумма налога без учета возврата суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом.

Организация может выплачивать доходы физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации. В частности, доходы могут выплачиваться бывшим сотрудникам и акционерам (совладельцам) организации. В этих случаях у организации может возникнуть обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Непосредственно выплата сумм прочих доходов в программе не регистрируется, фиксируется только сумма дохода, сумма исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ для отражения в отчетности.

При проведении документов, которыми регистрируются такие доходы (Выплата бывшим сотрудникам , Регистрация прочих доходов , Дивиденды ), сразу фиксируются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Датой фактического получения дохода, равно как и датой удержания налога, считается дата выплаты, указанная в документе.

Сведения о фактически полученных доходах и удержанном налоге с этих доходов, по которым одновременно совпадают три даты (дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога), суммируются и указываются в одном блоке строк 100 – 140. Если не совпадает хотя бы одна из дат, доход и удержанный налог с него отражаются отдельно, т.е. по ним заполняется отдельный блок строк 100 – 140. Например, в один день были выплачены материальная помощь и пособие по временной нетрудоспособности. Строки 110 –140 заполняются отдельно в отношении материальной помощи и отдельно в отношении пособия, так как данные виды доходов имеют разные сроки перечисления налога.

В раздел 2 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 100 – 140. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 100-140 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 100.

В программе с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам ) можно проверить правильность заполнения раздела 2 сформированного расчета, например, данные об удержанном за период налоге (рис. 11). Отчет сверяет данные учета с разделом 2 и контролирует сроки уплаты налога.

По просьбам пользователей в раздел добавлены справочные поля, в которых указываются итоговые суммы показателей строк 130 и 140.


Вид дохода Дата фактического получения дохода Дата удержания налога Срок перечисления налога
Доход в виде оплаты труда Последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) День фактической выплаты
При получении доходов в денежной форме (например, отпускные, пособия и т.д.) День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц День фактической выплаты Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. При выплате доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты
Доходы в натуральной форме День передачи доходов в натуральной форме
Доход в виде оплаты труда в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца Последний день работы, за который был начислен доход День фактической выплаты (т.е. день увольнения) Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода
Материальная выгода
  • День приобретения товаров (работ, услуг), приобретения ценных бумаг. Если оплата приобретенных ценных бумаг производится после перехода к налогоплательщику права собственности на эти ценные бумаги, дата фактического получения дохода определяется как день совершения соответствующего платежа в оплату стоимости приобретенных ценных бумаг;
  • Последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства – в отношении доходов, полученных от экономии на процентах.
День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом плательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Командировочные (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ
Иные доходы
  • День зачета встречных однородных требований
  • День списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации
  • День зачета встречных однородных требований. Для зачета достаточно заявления одной стороны (ст. 410 ГК РФ)
  • День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ
  • Не позднее дня, следующего за днем зачета встречных однородных требований
  • Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ

Представление расчета 6-НДФЛ в налоговый орган в "1С:ЗУП 8" (ред.3)

Проверка расчета 6-НФДЛ

После подготовки отчета 6-НДФЛ его следует записать.

Перед передачей расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган рекомендуется проверить его на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка – Проверить контрольные соотношения . После нажатия кнопки выводится результат проверки контрольных соотношений показателей. Если контрольные соотношения выполняются, то выдается сообщение об отсутствии ошибок. При необходимости можно открыть форму для просмотра результатов проверки. При этом можно увидеть либо те контрольные соотношения показателей, которые ошибочны, либо все контрольные соотношения показателей, которые проверены в отчете 6-НДФЛ (сняв флажок Отобразить только ошибочные соотношения ) (рис. 12).

При нажатии на необходимое соотношение показателей выводится расшифровка – откуда взялись эти цифры, как они сложились и т.д. При нажатии в самой расшифровке на определенный показатель программа автоматически указывает на этот показатель в самой форме расчета. Кроме того, проверять контрольные соотношения можно при печати и выгрузке, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке .

Печать расчета 6-НФДЛ

Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в электронном виде. Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ на бумажном носителе, следует подготовить его печатную форму.

Чтобы сформировать печатную форму расчета по форме 6-НДФЛ с двухмерным штрихкодом PDF417, нажмите на кнопку Печать , расположенную в верхней части формы отчета (рис. 13). Для печати машиночитаемых форм регламентированных отчетов с двухмерным штрихкодом PDF417 необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков. Инсталляционный комплект модуля печати включен в состав конфигурации. Как только возникает необходимость использования модуля печати, он автоматически запускается для установки. Шаблоны машиночитаемых форм регламентированных отчетов включены в состав конфигурации и устанавливаются вместе с ней, поэтому нет необходимости устанавливать шаблоны отдельно.

Форму расчета по форме 6-НДФЛ можно распечатать и без штрихкода, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Разрешить печать без штрихкода PDF417 . После установки данной настройки по кнопке Печать будут доступны для печати Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуется) (рис. 13) или Форма без штрихкода PDF417 .

При выборе второго варианта программа выводит форму отчета на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования сформированных для печати листов (при необходимости) (рис. 14). Далее для печати расчета нажмите на кнопку Печать . Кроме того, из данной формы отчета (предварительный просмотр) можно сохранить отредактированный расчет по форме 6-НДФЛ в виде файлов в указанный каталог в формате PDF-документа (PDF), Microsoft Excel (XLS) или в формате табличных документов (MXL) (нажав на кнопку Сохранить ).

Выгрузка расчета 6-НДФЛ в электронном виде

В регламентированном отчете предусмотрена также возможность выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ в электронном виде в формате, утвержденном ФНС России. Рекомендуется сначала выполнить проверку отчета на соответствие требованиям формата электронного представления по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 15). После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран.

Для выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопку Выгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.

Отправка расчета 6-НДФЛ в налоговый орган

В программах 1С , содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис "1С-Отчетность").

Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения расчета. Для этого нажмите на кнопку Проверка – Проверить в интернете (рис. 16). Для отправки расчета в налоговый орган непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить .

Отчет 6 НДФЛ – новая отчетность, появившаяся в 2016 году, которая не отменяет привычный отчет 2 НДФЛ, и организации также сдают ее ежегодно. Главное отличие этих форм, заключается в том, что 6 НДФЛ отображает информацию по физическим лицам, а не индивидуально по каждому.

Составление отчета обязанность налоговых агентов (организации и ИП), которые в течение года произвели хотя бы одну выплату физическому лицу (зарплата, оплата услуг и т.д.). Отчет сдается каждые 3 месяца. Но поскольку налоговый период – календарный год, отдельные строки отчета показывают информацию с начала года.

Расчет состоит из двух страниц.

Первый лист содержит информацию об агенте, заполняются следующие сведения:

  • наименование, ИНН и КПП;
  • контактный телефон;
  • код налоговой инспекции, к которой прикреплена организация;
  • идентификационные коды (ОКТМО и код по нахождению учета);
  • сведения о сдаваемом расчете (отчетный и налоговый период, номер корректировки, число страниц в отчете).

Второй лист представляет собой сам расчет, который состоит из двух разделов. Раздел 1 содержит обобщенные значения, в отличии следующего раздела он заполняется с начала года. Второй раздел показывает информацию за последние три месяца.

Ячейки 010-050 первого раздела заполняются отдельно по каждой ставке налогообложения применяемой агентом. Строки 060-090 подводят итог по ставкам.

Справка! Если предприятие использует ряд налоговых ставок, на каждую заполняется отдельный лист, ячейки 060-090 содержат информацию только на первой странице, на остальных остаются пустыми, без сведений.

Второй раздел заполняется по каждому виду вознаграждений (130), выплаченных сотрудникам в текущем квартале. В ячейке 140 отражаются суммы удержанного налога.

В графах 100-120 показываются следующие даты:

  1. 100 – даты получения вознаграждения. Проставляется дата в соответствие с налоговым законодательством, например у зарплаты, указывается последний день месяца, в котором она начислена.
  2. 110 – даты удержания НДФЛ. Это день конкретного перечисления денег сотрудникам.
  3. 120 – даты перечислений сбора государству. Также проставляется согласно законодательным нормам, а не по действительной дате уплаты налога.

Законодательством установлен порядок сдачи отчетности. Сроки сдачи 6 НДФЛ:

  • для отчетности за 1-й квартал, полугодие и 9 месяцев – последний день месяца, идущего после окончания периода. Например, 6 НДФЛ за 9 месяцев в 2018 году сдается 31 октября;
  • для годового отчета – 1 апреля следующего за отчетным годом.

Внимание! При выпадении срока сдачи на выходной день, он сдвигается на следующий рабочий день.

Отчет сдают электронно или на бумажном носителе. Выбор только у небольших организаций, численность работников которых до 25 человек. Остальные обязаны сдавать расчет в электронном виде.

Для заполнения бумажного расчета используют шаблон счета, который легко бесплатно найти и скачать из Интернета.

В наличии два варианта предоставления отчета:

  • Лично сдать ее в налоговую инспекцию;
  • отправить почтой. Отправляют заказным письмом с уведомлением и описью.

Пример заполнения:

Расчет сдается в налоговую инспекцию по месту учета, для ИП – по месту прописки или месту работы (ЕНВД и патент), для фирм – по юридическому адресу.

Если у организации обособленное подразделение, которое само платит работникам, сдаются два отчета по месту учета организации и подразделения.

Заполнение электронной формы

Для составления отчета в электронном виде много программ. На сегодня разработчики бухгалтерских софтов добавили этот вид отчета. В достаточном количестве платные программы коммерческих разработчиков, из них немалой популярностью пользуются программные продукты 1С.

Можно ли заполнить 6 НДФЛ онлайн бесплатно. Большинство программ – платные онлайн ресурсы, но иногда пользуются бесплатно в течение первого времени.

Программные продукты для заполнения 6 НДФЛ онлайн:

  1. Бухгалтерский софт. На сайте разработчика заполняют расчет в режиме онлайн, без скачивания и установки ПО;
  2. «Мое дело». Также работает в онлайн – режиме;
  3. «Небо». Еще один ресурс для онлайн работы, первые две недели после регистрации предоставляются бесплатно.

На сайте ФНС разрешается бесплатно скачивать программу по 6 НДФЛ, например “Налогоплательщики ЮЛ” разработанные налоговой инспекцией.

В программных продуктах встроенный калькулятор, который проверяет правильность заполнения отчета. Некоторые суммарные ячейки программа рассчитывает самостоятельно. Например, исчисленный НДФЛ, программа сама рассчитает налог после заполнения строк по доходам, ставке налогообложения, вычетам.

После внесения сведений, отчет выгружают для отправки в ФНС.

Отчет отправляют также электронно. Его не получиться отправить в инспекцию бесплатно. В наличии два способа отправки отчета:

  1. Сдать 6 НДФЛ онлайн на сайте ФНС;
  2. Сдать расчет через операторов электронного документооборота (ЭДО).

В обоих случаях необходима электронная подпись, но за нее платят. Подходящий вид сдачи расчета – заключение договора с ЭДО.

Подключение этой услуги платное, поэтому решает следующие задачи:

  1. Выполняются законодательные нормы. За неправильный вид предоставления отчета (сдача бумажного типа, компанией в численность больше 25 человек), полагается штраф – 200 рублей.
  2. Экономия времени. Не посещая инспекцию или почту, отчет сдается онлайн, выбирая время.
  3. Снижается риск отправки отчета с ошибками. Перед отправкой, выполняется проверка отчета, файл передается в налоговую инспекцию только при отсутствии ошибок.
  4. Значительность отчета. Надзорные органы любят вносить изменения в налоговые декларации. Благодаря специализированной программе, 6 НДФЛ постоянно будет в обновленном формате.

Важно! Компания получает бесплатный доступ к программе для тестирования продукта в течение нескольких месяцев.

Такое право предоставляет Контур Экстерн. Новые клиенты получают бесплатный доступ на 3 месяца, для начала работы проходят регистрацию на сайте. Если эксплуатация пробного варианта прошла удачно, запрашивается счет, и форма 6 НДФЛ сдается таким же образом в дальнейшем.

Заполнение 6 НДФЛ в электронном виде – легкий и выгодный способ сдачи отчетности и помогает бухгалтеру избежать ошибок, при помощи автоматической проверки сведений, а также сокращает время на предоставление расчета в налоговую инспекцию. Организации, насчитывающие в штате 25 человек и более, обязаны подавать расчет 6 НДФЛ только в таком виде.

Этот отчет обязаны оформлять налоговые агенты по НДФЛ. Чаще всего под ними подразумеваются работодатели (п. 2 ст. 230 НК РФ), выплачивающие зарплату персоналу. Ими также могут быть заказчики — фирмы и ИП, выплатившие доходы исполнителям по договорам ГПХ (подряда , аренды и др.).

Подробнее о том, кому следует составлять отчет, читайте в статье «6-НДФЛ - кто сдает и когда?» .

А о тех, кто это делать не обязан, рассказано в материалах:

  • «Порядок сдачи 6-НДФЛ для ИП без работников» ;
  • «Если нет заработной платы - нужно ли сдавать отчет 6-НДФЛ» .

Крайний день, когда инспекторы ФНС примут отчет, — последнее число месяца, идущего за отчетным периодом (ст. 230 НК РФ). Срок сдачи годовой формы отличается от обычной и установлен на 01 апреля года, следующего за отчетным. Если же час икс оказывается выходным или праздником, отчет можно сдать в следующий за ним ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Что касается срока сдачи расчета за 2018 год, то он как раз не переносится, ведь 01.04.2019 — понедельник.

О том, как проверить 6-НДФЛ на ошибки, читайте .

Обновился ли бланк 6-НДФЛ

Этот вопрос неизбежно встает перед началом новой отчетной кампании, и сдача 6-НДФЛ не исключение. На этот раз, к счастью, обошлось без изменений. В последний раз форма редактировалась приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ и стала обязательной к применению с 26.03.2018. Ее и сдаем за 2018 год.

Если ваша компания является преемником реорганизованной фирмы, а предыдущий работодатель не сдал отчетность, вы обязаны отчитаться за перешедших «по наследству» сотрудников.

Как оформлять расчет 6-НДФЛ при реорганизации см. .

Общие правила оформления 6-НДФЛ

6-НДФЛ включает в себя титульный лист и 2 раздела. Отличительная особенность отчета (если сравнивать с 2-НДФЛ) состоит в том, что данные в нем представляют собой свод и не отражаются отдельно по каждому человеку.

Напомним основные правила формирования отчета:

  • Заполняем расчет по каждому ОКТМО .
  • Если заполняем от руки, используем только синюю, фиолетовую или черную ручку.
  • Если оформляем отчет на компьютере, выбираем шрифт Courier New высотой 16-18 п.
  • Клеточки заполняем слева направо, в пустых ставим прочерки.
  • Если каких-либо показателей нет, в соответствующем поле ставим 0.
  • Не используем двустороннюю печать, такой отчет инспекторы не примут.
  • Отчет заполняем нарастающим итогом .
  • Показатели берем из налогового регистра .

ВАЖНО! Если вы не ведете налоговые регистры, то очень рискуете. Их отсутствие НК РФ признает очень серьезным нарушением правил учета доходов и расходов, которое наказывается штрафом (ст. 120 НК РФ).

А теперь перейдем непосредственно к построчному заполнению 6-НДФЛ. Мы подготовили пример и , которые помогут вам справиться с этой задачей.

Разъяснения к разделу 1 отчета:

  • «Порядок заполнения строки 70 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения сроки 040 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения строки 020 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения строки 060 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения строки 090 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения строки 050 формы 6-НДФЛ» .

А вот статьи-помощники к разделу 2 отчета:

  • «Как отразить в форме 6-НДФЛ перерасчет отпускных?» ;
  • «Порядок заполнения строки 130 в форме 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения строки 120 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения строки 100 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Как правильно заполнить раздел 2 в расчете 6-НДФЛ?» ;
  • «Порядок заполнения строки 140 формы 6-НДФЛ» ;
  • «Порядок заполнения строки 110 формы 6-НДФЛ» .

На нашем сайте вы также найдете разъяснения экспертов о том, как отразить в 6-НДФЛ разовые премии , натуральный доход , больничные , отпускные и компенсации за неотгулянный отпуск , материальную выгоду , имущественный вычет , материальную помощь , дивиденды и другие обязательные сведения.

Воспользуйтесь нашим помощником по заполнению расчета 6-НДФЛ, и вы сможете выявить ошибки до отправки формуляра налоговикам.

Стоит ли сдавать нулевки

Ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться. Если руководствоваться НК РФ, то по 6-НДФЛ «сдаются» только налоговые агенты. То есть, если нет начислений, вроде и отчет не нужен. А если начисления есть, то нулевки вообще не может быть. Об этом же говорят и сами налоговики .

Однако на практике встречаются различные ситуации, и все их в НК РФ предусмотреть невозможно. Так, неверное указание ОКТМО и КПП даже при наличии выплат физлицам может повлечь за собой необходимость сдачи нулевой 6-НДФЛ. Подробные разъяснения, а также образец нулевки вы найдете в этих материалах:

  • «Как правильно исправить ОКТМО в расчете 6-НДФЛ?» ;
  • «Порядок заполнения формы 6-НДФЛ с разными ОКТМО и КПП» .

Кроме того, сдавать нулевки можно по желанию. Это значит, что, если вы решили оформлять отчетность, даже не будучи налоговым агентом, работники ФНС не смогут отказать в ее принятии .

Автоматизируем работу по заполнению 6-НДФЛ

Отчетный период — горячая пора для бухгалтеров, и конечно, хочется использовать любую возможность, которая поможет сократить время на подготовку отчетности. Сегодня существует немало способов автоматизировать не только процесс оформления 6-НДФЛ, но и ее проверки и отправки. Подробности о коммерческих и бесплатных решениях ищите .

Если вы пользуетесь программными средствами «1С», не обойдите стороной , в которой раскрыты нюансы заполнения 6-НДФЛ в разных версиях данной бухгалтерской программы. Обратите внимание на то, что в старых версиях «1С» формирование 6-НДФЛ может быть проблематично. вы также найдете порядок заполнения расчета с помощью этой известной бухпрограммы.

Хотите заполнить 6-НДФЛ онлайн? Советуем прочесть эту публикацию . Из нее вы узнаете, какие преимущества дает онлайн-оформление расчета, как его осуществить и с какими трудностями можно столкнуться.

Отчет не отменяет привычную всем годовую форму справки 2-НДФЛ. Главное отличие двух форм в порядке отражения данных: справка 2-НДФЛ представляется отдельно на каждое физическое лицо, которому был выплачен доход, а 6-НДФЛ подается в целом по организации.

В квартальной отчетности отражается совокупный доход, выплаченный всем физическим лицам. Данные в форме 6-НДФЛ показываются нарастающим итогом с начала года.

Представлять отчетность нужно по месту регистрации организации или ИП. На каждое обособленное подразделение представляется отдельный расчет 6-НДФЛ по месту его регистрации (письмо Минфина РФ от 19.11.2015 № 03-04-06/66970 , письмо ФНС РФ от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@).

Небольшим фирмам с численностью работников до 25 человек разрешается сдавать отчетность 6-НДФЛ на бумажном бланке.

Если численность превышает 25 человек, отчитаться придется в электронной форме. Легко и быстро отправить отчетность по телекоммуникационным каналам связи поможет система Контур.Экстерн.

Заполните и отправьте отчетность 6-НДФЛ онлайн без ошибок. Для вас 3 месяца Контур.Экстерна бесплатно!

Попробовать

Сроки сдачи 6-НДФЛ

Форму 6-НДФЛ необходимо сдавать не позднее последнего числа месяца, который следует за отчетным кварталом. С учетом выходных и праздничных дней в 2019 году предусмотрены следующие сроки отчетности:

  • За 2018 год — до 01.04.2019;
  • за I квартал — до 30.04.2019;
  • за полугодие — до 31.07.2019;
  • за девять месяцев — до 31.10.2019.

Чтобы сдать форму 6-НДФЛ сохраните в закладках календарь бухгалтера .

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист и два раздела.

Если у организации есть обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.

Как заполнить Раздел 1 «Обобщенные показатели»

В этом разделе следует показать сумму начисленных доходов в разбивке по ставкам налога. Отдельной строкой записывается сумма начисленных дивидендов. Информация о дивидендах необходима ИФНС для сопоставления ее с цифрами, отраженными в декларации по налогу на прибыль.

Раздел №1 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.

Как заполнить строку 070 формы 6-НДФЛ

Бухгалтеры часто спрашивают о порядке заполнения строки 070 6-НДФЛ. Что туда входит, расскажем ниже.

Строка 070 6-НДФЛ включает общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала года. Важно, чтобы НДФЛ был удержан. Например, в строке 070 отчета за I квартал 2019 года не нужно отражать налог с мартовской зарплаты, если она выплачена в апреле (письма ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ , от 01.07.2016 № БС-4-11/11886@).

Как заполнить Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц»

Во втором разделе нужно сгруппировать доходы по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.

С 2016 года по некоторым видам доходов действует новый порядок определения даты их получения физическим лицом (ст. 223 НК РФ). Так, доход в виде материальной выгоды за пользование займом необходимо определять на последнюю дату каждого месяца. Если работник пользовался займом в течение первого квартала, по строкам 100 и 130 нужно отразить материальную выгоду по состоянию на 31.01.2019, 28.02.2019 и 31.03.2019. НДФЛ с дохода отражается в строке 140.

Переходящий НДФЛ в 6-НДФЛ

Встречаются ситуации, когда доход начисляется в одном квартале, а выплачивается уже в следующем. Исчисление и удержание НДФЛ приходятся на разные кварталы. Такая ситуация характерна для мартовской, июньской, сентябрьской и декабрьской зарплаты.

Если в компании есть переходящий налог, его нужно отражать в квартале удержания. Для отпускных, премий и больничных предусмотрена иная схема — налог отражается в том периоде, когда выплачен доход.

Уточненный расчет

Уточненный расчет по форме 6-НДФЛ организации и ИП должны представить, если в первичном отчете обнаружены ошибки или указана недостоверная информация.