Контакты
Главная / Налогообложение

Виды инкассации денежных средств. Как проводится инкассация денежных средств

Организациям не разрешено накапливать сверхлимитные наличные деньги в кассе. Исключение - дни выплаты зарплаты и стипендий (п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Наличность можно сдать в операционную кассу банка, чтобы зачислить ее на расчетный счет фирмы, двумя способами: самостоятельно через кассира организации, либо заключить договор с инкассаторской службой банка, и тогда деньги будет забирать и переводить на счет организации сотрудник этой службы - инкассатор.

Как проводится инкассация, а также, каким образом сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью – об этом наша статья.

Порядок инкассации

Инкассация наличных производится в порядке, установленном Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П. Для передачи инкассатору следует подготовить:

  • Наличные денежные средства,
  • Препроводительную ведомость к сумке , в которой передаются наличные (форма 0402300),
  • Накладную, описывающую содержимое сумки,
  • Квитанцию, которая служит доказательством принятия сумки с деньгами инкассатором.

Сдача денег инкассатору происходит следующим образом:

Прибывший инкассатор должен предъявить свое удостоверение личности и доверенность на инкассацию, кассиру он отдает явочную карточку и пустую инкассаторскую сумку. В свою очередь кассир передает обратно сумку с деньгами и препроводительной ведомостью внутри, накладную и квитанцию к сумке и образец пломбы.

В явочной карточке кассир указывает время сдачи сумки, ее номер, сумму денег в сданной сумке, ставит подпись. Все данные карточки должны соответствовать данным накладной, ведомости и квитанции, поэтому все документы тщательно сверяются между собой.

Инкассатор проверяет целостность пломбы и сумки, правильность оформления сопровождающих документов и явочной карточки. Если обнаружены нарушения, то они исправляются при инкассаторе, либо он приезжает еще раз через некоторое время, что отражается в явочной карточке. Особое внимание уделяется правильному опломбированию сумки – при возможном ее вскрытии посторонними, следы нарушения пломбы должны быть очевидны.

Инкассатор подписывает квитанцию, ставит на ней дату приема денег и свой штамп. Квитанция остается у кассира.

Инкассация наличных: бухгалтерское оформление

На основании оставшейся в организации квитанции (с подписью и штампом инкассатора), составляется расходный кассовый ордер (РКО), при этом:

  • В строке РКО «Выдать» укажите Ф.И.О. кассира организации или иного работника, передающего инкассаторам наличность. Ошибочным является указание в РКО данных инкассатора – такой расходник считается неверно оформленным.
  • В строке «Приложение» следует указать дату и номер квитанции (письмо ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).

Следующий шаг - на основании РКО сделайте запись в Кассовой книге.

Дт счета 57 «Переводы в пути» - Кт счета 50 «Касса» инкассатору переданы наличные деньги для зачисления на расчетный счет в банке. Проводка делается на основании квитанции и расходника.

После принятия и зачисления денег на расчетный счет, на основании банковской выписки делаем следующую запись:

Дт счета 51 «Расчетный счет» - Кт счета 57 «Переводы в пути» - деньги поступили на банковский счет организации.

Банк, как правило, взимает комиссию при приеме наличных от клиентов, и это будет отражено в выписке по счету. Делаем проводку:

Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 51 «Расчетный счет» - банком удержана комиссия за прием и пересчет наличности.

Услуги инкассации в бухучете отражаются в составе прочих расходов:

Дт счета 91.2 «Прочие расходы» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -услуги инкассации;

Дт счета 19 «НДС» – Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - НДС по услугам инкассации.

Обратите внимание: в налоговом учете организаций-упрощенцев с объектом «доходы минус расходы» услуги инкассации относятся к оплате услуг банка, значит, на них можно уменьшить налоговую базу (пп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Организации, применяющие ОСНО, рассчитывая налог на прибыль, эти услуги определяют, как внереализационные расходы (пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в . А каким образом оформляется в бухгалтерском учете сдача денег инкассатору? Расскажем об этом в нашей консультации.

Как сдаются наличные в банк

Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты (абз. 8, 9 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому излишне накопленную наличность, в т.ч. выручку от наличной продажи товаров, необходимо сдать в банк, где у организации открыт расчетный счет.

Организация сдает наличные денежные средства в банк, как правило, через своего сотрудника (к примеру, кассира) или специализированную организацию – инкассаторскую службу.

Как оформить передачу наличных инкассатору

Для передачи наличных денежных средств в банк через инкассатора оформляется препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой комплект документов, состоящий из (п. 2.4 Положения, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П):

  • ведомости к сумке;
  • накладной к сумке;
  • квитанции к сумке.

При этом у организации в качестве подтверждения того, что инкассатор принял от нее сумку с наличными для передачи в банк, остается квитанция к сумке, на которой должна стоять подпись инкассаторского работника и оттиск его штампа.

Кроме того, при передаче наличности инкассатору по препроводительной ведомости в обычном порядке оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Он составляется на лицо (как правило, кассира организации), которое сформировало и передало инкассатору сумку с наличными (Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).

Как отразить в учете сдачу денег инкассатору

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью с использованием счета 57 «Переводы в пути». При этом на счете 57 движение денежных средств в иностранных валютах должно учитываться обособленно (

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др. С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:

Порожние сумки;

Доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;

Явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру: документы, удостоверяющие личность; - доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);

Явочную карточку;

Порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью. Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке. При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится. Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.


Если сумка не сдана инкассатору, кассир организации обязан в явочной карточке в строке за эту дату произвести запись «Отказ», привести причины отказа и заверить своей подписью.

Прием сумки с наличностью банком Порядок сдачи сумки инкассаторским работником отличается от порядка сдачи в банк сумки работником страховщика.

При приеме сумки с наличностью банковский работник проверяет соответствие записей в сопроводительных документах:

Накладной и явочном листе, если сумка сдается инкассатором;

Накладной и квитанции, если сумка сдается работником страховщика.

Кроме того, проверяется:

Не имеет ли поступившая сумка с наличными деньгами каких-либо повреждений (заплат, наружных швов, разрыва ткани, поврежденных замков, пломб, разрыва обвязки или узлов на обвязке и др.);

Цела ли сумка с наличными деньгами и пломба на ней;

Соответствует ли номер сумки с наличными деньгами номеру, указанному в накладной к сумке, если сумка с наличными принимается от инкассаторских работников, или в накладной к сумке и квитанции к сумке

Если сумка с наличными деньгами принимается от организации.

На основании проверки составляется журнал, который при соответствии записей подписывается работником банка и представителем организации, сдающим сумку. Если сумка сдается инкассатором, ему передается второй экземпляр журнала. Если же сумка сдается сотрудником страховщика, то экземпляр журнала остается в банке, а страховщику передается подписанная квитанция. При выявлении несоответствий в сопровождающих документах в графе «Примечание» журнала делается соответствующая запись, если сумка сдается через инкассаторов. Если же сумку с несоответствующими данными в сопроводительных документах сдает работник страховщика, она возвращается организации вместе с накладной и квитанцией. Если сумка имеет повреждения, то в присутствии лиц, предъявивших сумку, она вскрывается, а наличность - принимается путем поштучного, полистного пересчета.
При выявлении излишка или недостачи составляется акт вскрытия и пересчета вложенных денег. В акте указываются:
- фирменное наименование кредитной организации (фирменное наименование кредитной организации и наименование филиала);

Наименование организации;

Реквизиты упаковки;

Причина вскрытия упаковки;

Наименования должностей, фамилии, инициалы работников, осуществлявших пересчет наличных денег и присутствовавших при пересчете наличных денег;

Сведения о помещении, в котором осуществлялся пересчет наличных денег;

Сумма наличных денег по данным кассовых документов и фактическая сумма наличных денег.

Акт пересчета наличных денег подписывается лицами, осуществлявшими пересчет. Первый экземпляр акта передается работнику банка, второй направляется организации, третий экземпляр передается инкассаторским работникам.
Инкассаторы не несут ответственности за недостачу или излишек денежных средств, а также за фальшивые и неплатежеспособные банкноты, обнаруженные при пересчете денег, если инкассаторская сумка исправна. Это подтверждает судебная практика. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, он, согласно действующему законодательству, несет перед своим клиентом материальную ответственность в размере суммы утраченных денежных средств (постановление ФАС ЗСО от 05.05.2009 № Ф04-2204/2009 (4483-А70-8)).

Вложение сумки в автоматический сейф Страховщик может сдавать наличность через автоматические сейфы банка. Для этого он должен иметь достаточное количество порожних сумок. Формирование сумки осуществляется так же, как и для инкассации. При этом кредитной организацией с учетом технологии приема сумок автоматическим сейфом определяется способ прикрепления накладной, которая либо вкладывается в сумку, либо прикрепляется к ней. Квитанция остается у страховщика.

Процедура вложения сумки в сейф следующая:

1. Клиент вводит номер сумки, персональный код, пароль или другие предусмотренные договором банковского счета, счета по вкладу (депозиту) или другим договором идентифицирующие его данные.

2. После вложения сумки с наличными деньгами клиент выводит распечатку автоматического сейфа, подтверждающую осуществление операции по приему сумки с наличными деньгами, в которой содержится информация о клиенте, дате и времени вложения сумки с наличными деньгами в автоматический сейф.

Бухгалтерский учет Сдача наличных денежных средств в банк через инкассаторов оформляется расходным кассовым ордером с использованием счета 57 «Переводы в пути». Использование указанного счета удобно с точки зрения аналитического учета по инкассируемым точкам и инкассаторам.

Пример 1 Кассир организациипередал наличность инкассатору для доставки в банк с целью зачисления на расчетный счет в сумме 700 тыс. руб. Комиссия банка составила 0,2% от инкассируемой суммы. Бухгалтерские проводки приведены в таблице 1.

Многие современные компании пользуются услугами организаций, которые специализируются на инкассации. Обусловлено это тем, что создавать собственную инкассационную службу дорого и обычно непродуктивно. Поэтому компании обращаются к инкассаторам, чтобы те отвезли наличные деньги в банк. Эта процедура помогает сэкономить деньги и защитить их от мошенников. А в нашей сегодняшней статье мы подробнее раскроем порядок проведения инкассации денежных средств и расскажем о нюансах данной операции.

Что входит в услугу

Регулирует процесс инкассации указание Банка России № 3210-У . Иные нормативные бумаги отсутствуют. Под инкассацией понимается процедура сбора наличных денежных единиц и документов и перемещение их в банк для перевода на лицевой банковский счет компании. Выполняет эта процедура следующие важные задачи:

  • Доставка выручки торговой организации в банк.
  • Доставка денег из разных торговых точек в компании, чтобы оттуда передать их в банковскую организацию.
  • Перевозка денег из банка в офис для выплаты сотрудникам.
  • Перевозка взятых в кредит денег из банка в офис.
  • Доставка денежных средств из банковского учреждения в обменные пункты.
  • Перевозка наличных между филиалами одной организации.
  • Охрана сотрудников банка, которые перевозят документы или деньги.

Инкассация позволяет оперативно и, главное, с высокой степенью безопасности перемещать наличную выручку на расчетный банковский счет, что удобно. Также данная процедура поможет наполнить кассу необходимыми монетами и купюрами мелкого достоинства для удобства размена. Интересно, что сотрудники службы инкассации могут заниматься перевозкой не только денег, но и важных документов.

Как проводится инкассация

Инкассация денежных средств экономит рабочее время фирмы. Сотрудники, которые передали инкассаторам денежные средства, перестают нести за них ответственность, а это значит, избавляются от лишней головной боли. Чтобы получить еще большую экономию, некоторые фирмы, работающие под одной крышей, заключают с инкассаторской службой совместный договор. Это удобно, если компании работают по одному графику, и услуга, таким образом, обходится дешевле всем. Подготовка нужных документов на предприятии входит в обязанности кассира, на его плечах заполнение бумаг и взаимодействие с инкассатором.

Подготовка документов для инкассаторов выполняется кассиром, который отвечает за полноту и своевременность оформления документов.

Инкассация проходит по следующей схеме:

  1. Составляется график движения инкассаторской машины, который согласовывается с компаниями.
  2. Дежурный сотрудник инкассации заполняет специальную карточку, которая отдается в кредитную организацию.
  3. Далее он получает штамп, доверенность на перевозку и ключи.
  4. Ответственный работник компании перед сдачей денег предъявляет инкассатору документы, которые подтверждают его право распоряжаться деньгами. В явочной карте прописываются: номер сумки, название и адрес компании, код, телефон.

Правила проведения инкассации требуют, чтобы работник компании (обычно это кассир) предъявил такие документы:

  • Накладная к сумке.
  • Квитанция к сумке.
  • Образец пломбы.

Кассир должен быть рядом с инкассатором в момент проверки пломбы на целостность, проверять правильность и точность заполнения документации. Если при заполнении явочной карточки допущена ошибка, то ее можно исправить и подтвердить верность исправления подписью кассира. Если сотрудник отказывается сдавать сумку с деньгами, то пишет в специальной графе слово «отказ». Сопроводительные документы в этом случае подтверждают, что ответственность за сохранность не перешла от компании к инкассаторам.

После того как сумка доставлена в банк, банковский сотрудник проверяет записи, которые имеют препроводительные документы. Он проверяет сумку на повреждения, смотрит пломбу и соответствие номера на сумке тому, который прописан в накладной. Если требования соблюдены, то работник банка принимает наличные. В конце инкассаторы сдают штамп, ключи, доверенность и карточки. На этом процесс сдачи закончен. Инкассация для физических лиц, по сути, проходит аналогично. Именно так и происходит оформление бумаг, а затем процесс перевозки финансовых средств.

Передать деньги из кассы организации в банк с помощью инкассации – это самый проверенный и надежный способ. Для наличных денег такая перевозка будет безопасной и быстрой. Главное – заполнить верно всю документацию.

Инкассация денежных средств - что это такое? Наверное, многие задаются этим вопросом. Данная статья поможет во всем разобраться. Для начала следует дать определение представленного термина. Итак, это процедура сбора и последующего перевоза наличной валюты как между различными организациями, так и между подразделениями одной. Помимо этого, инкассация денежных средств подразумевает перемещение любых ценностей. Например, важных документов, драгоценных металлов, и многого другого.

Порядок проведения

Поскольку инкассация векселей, платежных и расчетных документов, так же как и прочие банковские процедуры, является то предварительно необходимо оформление некоторых бумаг. Для начала заключается договор между организацией, предоставляющей инкассаторские услуги, и фирмой, которой они необходимы. Однако не стоит ограничиваться только юридическими лицами, поскольку существуют ситуации, в которых инкассация денежных средств для физических лиц также востребована.

Важно помнить, что организации по предоставлению подобных услуг тесно сотрудничают с банками, которые, в свою очередь, ежемесячно оформляют номерные явочные карточки. В них подробно указываются: наименование, контактные данные, адрес и время работы организации, номера закрепленных за ними сумок, а также время и периодичность заезда инкассаторов. Конечно же, последние из перечисленных данных определяются в соответствии с объемом перевозимых ассигнаций. Каждой порожней сумке, участвующей в описываемом процессе, присваивается собственный номер. Затем руководитель инкассаторской службы согласует с обслуживаемой организацией время прибытия специализированных машин.

Все необходимое

Конечно же, процесс под названием «инкассация денежных средств» требует соблюдения многих правил, одним из которых является не только получение порожней сумки, но и оформление сопутствующих документов. Итак, список всего необходимого, выдаваемого сотруднику перед выездом, выглядит следующим образом: специализированная емкость, обозначенная индивидуальным номером, ключи, штамп, явочные карточки, а также доверенности на перевозку валютных средств или иных ценностей.

Действия по прибытии

Нормативными актами прописана последовательность действий, которые обязан произвести уполномоченный сотрудник, доставленный на место оказания искомых услуг. Для начала кассир обязан проверить документы, удостоверяющие личность прибывшего лица, доверенность на перевозку, явочную карту, а также принять новую порожнюю сумку, закрепленную за данной компанией. И, в свою очередь, предоставить образец пломбы и заполненную ассигнациями сумку, не забыть при этом приложить соответствующую накладную и квитанцию. Помимо этого, в входит составление документа, где указываются все проведенные операции. Затем ведомость и заполненный реестр проверяются на соответствие заявленных сумм, и бумаги вкладываются в сумку с наличностью. Следующим пунктом, который включает процесс под названием «инкассация денежных средств», можно считать процедуру опломбирования. В присутствии кассира необходимо проверить целостность как поставленной пломбы, так и сумки, а также недоступность к находящемуся внутри содержимому. Сотрудник обслуживаемой организации заполняет явочную карточку, после чего уполномоченное лицо сверяет номера на ней, в квитанции и в накладной. В том случае, если при заполнении явочной карточки кассиром была допущена ошибка, то ее необходимо сразу же исправить на верную запись. Это действие должно быть совершено одним и тем же сотрудником. Правильность новой отметки заверяется подписью кассира.

Важные условия

В процессе приема сумки с денежными средствами и всеми сопутствующими документами инкассатор подписывает квитанцию, заверяет ее штампом организации и прописывает дату, после чего возвращает ее кассиру. Однако возможны случаи, когда работник обслуживающего учреждения находит различные нарушения. Важно отметить, что отступлением от предписанных правил являются не только дефекты сумки и опломбирования, но и неверное составление препроводительной ведомости к ней. Сразу возникает вопрос: что же делать в такой ситуации? Инкассация денежных средств будет успешно завершена, если найденные дефекты можно устранить в присутствии уполномоченного лица, не нарушая при этом графика его работы. В том случае, если произвести действия по устранению нарушений в кратчайшие сроки не представляется возможным, то прием сумки не производится. Следовательно, инкассация денежных средств (в магазине, например) осуществляется при последующем посещении обслуживающей организации. Конечно же, необходимо не забыть поставить соответствующую отметку в графе «повторные заезды» явочного листа.

Прием сумки в банке

Данная процедура имеет некоторые характерные отличия и считается более сложной, чем получение денежных ассигнаций и прочих материальных ценностей инкассаторской службой. Для начала необходимо отметить порядок действий, производимых структуры. Он обязан проверить соответствие внесенных записей во всех прилагаемых документах: накладной, явочной карточке или квитанции, а также внимательно осмотреть сумку на наличие повреждений (таких как заплатки, разрывы ткани, наружные швы, разрывы обвязки или появление там узелков), выявить дефективность пломб и замков. После этого следует произвести сверку номеров, указанных на сумке и на сопутствующих документах.

Нарушения на данном этапе

Если сотрудником банковской службы выявляются несоответствия в сопроводительных бумагах, то делается пометка в графе примечаний журнала проверки, который в дальнейшем визируется как принимающей, так и сдающей стороной. В том случае, если на сумке обнаруживаются какие-либо следы повреждений, то она подлежит вскрытию с последующим пересчетом содержимого (поштучного или полистного). Выявление недостачи или излишка фиксируется в акте вскрытия. Туда также заносятся наименование и реквизиты организации, дата и причина вскрытия, а также должности, фамилии и инициалы работников, производивших вскрытие и присутствовавших при нем, сведения о помещении, где была проведена данная процедура.

Инкассация денежных средств: проводки

Поскольку вышеописанная процедура подпадает под категорию бухгалтерского учета, то необходимо оформить где будет использован счет 57 «Переводы в пути». Это считается удобным как для организаций, так и для самих инкассаторов. Рассмотрим следующий пример. Организации необходимо передать сумму в 700 тыс. у. е. в банк для последующего зачисления на некоторый Комиссия составляет 0,2% от полученной величины.

Таким образом, инкассация денежных средств наглядно представлена в вышеизложенной таблице.