Главная / Налогообложение

Наводим порядок в кассе и наличных расчетах. Сколько наличных оставить в кассе

Лимит кассы - это предельная сумма наличных, которую предприятие имеет право оставлять в кассе по окончании рабочего дня. Средства, размер которых превышает установленный предел, в конце дня должны быть переданы в банк.
Если раньше лимит кассы определялся одним из банковских учреждений, то сегодня предприятие не обязано уведомлять банк о размере лимита, решая самостоятельно, какая сумма должна оставаться в кассе во внерабочее время.
Лимит кассы устанавливается для того, чтобы по мере необходимости предприятие имело возможность оперативно использовать требующуюся сумму на хозяйственные нужды, в качестве разменных средств (если речь идёт о торговой точке), как аванс на командировку и т.п.
Вычисление лимита кассы происходит с учётом нескольких факторов, среди которых режим работы предприятия и специфика его деятельности, отдалённость от банка, объём поступлений и расхода денежных средств. Хозяйствующий субъект может определять лимит кассы с оглядкой на размер среднедневной выручки. Даже если установленный лимит будет превышать предельный её объём, в расчёт примется не завышенная сумма, а именно показатель средней выручки за день.

Лимит кассы не нужно согласовывать и утверждать в банке!

Положение Банка России №373 от 12.10.2011

В определении лимита кассы играет роль и продолжительность работы банка, а также существующая между банком и организацией договорённость о проведении инкассации. Что касается срока сдачи средств, то данный вопрос предварительно оговаривается с банком.
В случае если лимит кассы не введён, его следует считать нулевым. Причины, по которым предельная сумма остатка наличных не установлена, не принимаются во внимание. Если после завершения рабочего дня в кассе остаются деньги, превышающие лимит, они определяются как сверхлимитные.
Являясь внутренним делом предприятия, вычисление лимита наличных средств в кассе, как уже отмечалось выше, не должно быть согласовано с банком. Но если во время проверки в кассе организации окажется сумма, размер которой отличается от предельной, именно она будет принята в качестве лимита. Ориентируясь на данную сумму, совершится расчёт перелимита за весь срок хранения денежных средств. Факт перелимита чреват введением штрафных санкций по отношению к хозяйствующему субъекту.
Лимит кассы рассчитывается по предприятию и по каждому его обособленному подразделению отдельно, утверждаясь внутренними распоряжениями. В течение года сумма лимита может меняться, если для того появятся основания (например, может возрасти наличный оборот денег).
Сверх утверждённого лимита в кассе могут храниться наличные для выдачи заработной платы, стипендий, пенсий и подобных выплат. Если причин оставить деньги в кассе нет, а внести их в банк организация не успевает, сверхлимитную сумму можно выдать одному или нескольким работникам под отчёт (к примеру, на хознужды), вернув её в кассу на следующий же рабочий день. Если установленные сроки использования наличных превышены, предприятие также окажется перед угрозой штрафов.
Для организации, только открывающей свою деятельность, на первые три месяца работы лимит кассы устанавливается согласно прогнозным расчётам, в дальнейшем подвергаясь пересмотрению. Как правило, корректировка предельной суммы, оставляемой в кассе, происходит спустя две недели по истечении трёхмесячного периода.
Некоторые предприятия имеют право работать без установления лимита кассы. К таковым относятся банки, религиозные организации (монастыри, духовные учебные заведения и т.д.), не осуществляющие производственной или другой предпринимательской деятельности.

Формулы для расчета лимита кассы

1. Для предприятий получающих наличные денежные средства за проданные товары или оказанные услуги:

L = V/ P * Nc,

где:
L
V - объем поступлений наличных денег;
P - расчетный период, за который учитывается объем поступлений (не более 92 рабочих дней);
Nc - период времени между днями сдачи в банк (не более 7 рабочих дней).

Пример:
ООО «Мир ККМ» (розничная торговля, режим работы с 9-00 до 21-00, выходной - воскресенье).
Выручка за 3 месяца: март - 1 млн. рублей,апрель - 900 тыс. рублей, май - 1.2 млн. рублей.
Всего за 3 месяца (92 дня) - 3.1 млн. рублей.
Выручка сдается в банк на следующий день в 12 часов.
Таким образом, лимит кассы будет равен 67 000 руб. (3 100 000: 92 дн. х 2 дн.)

2. Для предприятий неполучающих наличные денежные средсва за проданные товары или оказанные услуги:

L = R / P * Nn,

где:
L - лимит остатка наличных денег в рублях;
R - объем выдач наличных денег за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы;
P - расчетный период, за который учитывается объем выдач (не более 92 рабочих дней);
Nn - период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (не более 7 рабочих дней).

Пример :
ООО «Мир ККМ» (услуги, режим работы с 10-00 до 18-00, выходной - суббота, воскресенье).
Денежные затраты за неделю (5 дней) - 40 000 рублей. Деньги в банке организация получает 2 раза в месяц через 16 дней.
Таким образом, лимит кассы будет равен 56 000 руб. (40 000: 5 дн. х 7 дн.).

Штрафы

За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях (статья 15.1 КоАП)
установлен штраф:

для организации - 40 000-50 000 руб.,
для руководства — 4 000-5 000 руб.

В список нарушений входят:

расчеты наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;
неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.

Из статьи Вы узнаете:

1. Кто имеет право не соблюдать лимит кассы и как правильно воспользоваться этим правом.

2. В каком порядке рассчитывается лимит остатка наличных денежных средств.

3.Как документально оформить установление лимита кассы.

Лимит кассы, или лимит остатка наличных денежных средств в кассе, многим бухгалтерам осложняет жизнь, особенно, если в штате нет кассира. Ведь нужно быть все время «на чеку»: если вдруг образовался излишек, откладывать свои дела и везти его в банк. Поэтому отмена с 1 июня 2014 года обязательного соблюдения лимита кассы для некоторых категорий экономических субъектов была воспринята ими как глоток свежего воздуха. И очень многие организации и практически все ИП поспешили воспользоваться этим правом на безлимитное хранение налички в кассе. Однако, как показывают результаты проверок кассовой дисциплины налоговыми органами, реализовать свое право на отказ от кассового лимита нужно грамотно : просто «сказать» об этом, процитировав соответствующий пункт порядка ведения кассовых операций, недостаточно. О том, кто должен соблюдать лимит кассы, а кто вправе обойтись без него, а также о том, как правильно установить предельный размер остатка наличных в кассе и как отказаться от его установления – разберемся в этой статье.

Для чего нужен лимит кассы

Порядок установления лимита остатка наличных денег в настоящее время регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». , до этого момента действовал другой порядок ведения кассовых операций – установленный Положением Банка России от 12.10.2011 года № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации».

В соответствии с Указанием Банка России № 3210-У, лимит остатка наличных денег представляет собой максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Сумма денег, превышающая установленный лимит, в обязательном порядке должна храниться на банковских счетах. Хранение в кассе «сверхлимитных» денежных сумм допускается лишь в определенные дни (абз. 8 п. 2 Указания Банка России № 3210-У):

предназначенные для выплат заработной платы, выплат, включенных в фонд заработной платы, стипендий, выплат социального характера – не более пяти рабочих дней, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты (абз. 1 пп. 6.5 п. 6 Указания Банка России № 3210-У);
выходные дни – в случае ведения кассовых операций в эти дни;
нерабочие праздничные дни – в случае ведения кассовых операций в эти дни.

В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита влечет административную ответственность в виде штрафа (ст. 15.1 КоАП РФ):

от 4 тысяч рублей до 5 тысяч рублей — для должностных лиц и ИП;
от 40 тысяч рублей до 50 тысяч рублей — для юридических лиц.

Действующим порядком ведения кассовых операций в РФ предусмотрено право отказаться от установления лимита остатка наличных денег для следующих категорий экономических субъектов (абз. 10 п. 2 Указания Банка России № 3210-У):

юридические лица, относящиеся к субъектам малого предпринимательства;

индивидуальные предприниматели, независимо от применяемой системы налогообложения.

! Обратите внимание: Для того чтобы воспользоваться правом не устанавливать лимит кассы, организациям не требуется регистрация в специальных реестрах субъектов малого предпринимательства (в регионах, где такие реестры ведутся) – такого требования в Указании Банка России № 3210-У нет. Достаточно лишь фактического соответствия критериям, установленным для субъектов малого предпринимательства (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»):

средняя численность работников за предыдущий календарный год – не более 100 человек;
выручка от реализации товаров, работ, услуг без учета НДС за предыдущий календарный год – не более 800 млн руб. (постановление Правительства РФ от 13.07.15 № 702). Указанное значение применяется с 25 июля 2015 года, до этого дня предельное значение выручки составляло 400 млн. руб.
доля участия в уставном капитале других юридических лиц, которые не являются субъектами малого или среднего предпринимательства, составляет не более 25%;
суммарная доля участия Российской Федерации, ее субъектов, муниципальных образований, иностранных юридических лиц, общественных и религиозных организаций или объединений, благотворительных и иных фондов в уставном капитале юридического лица не превышает 25%.

Индивидуальные предприниматели и малые предприятия могут отказаться от установления лимита остатка наличных денег и хранить в кассе неограниченную сумму наличной выручки с 1 июня 2015 года. Организации, которые приобрели статус субъекта малого предпринимательства после 1 июня 2015 года, получают право отказаться от лимита кассы, начиная со дня приобретения такого статуса. Например, выручка организации за 2014 год составила 500 млн. руб., все остальные критерии отнесения к СМП были соблюдены. Таким образом, с 25 июля 2015 (когда предельное значение выручки для СМП было повышено с 400 млн. руб. до 800 млн. руб.) организация приобрела статус СМП и, соответственно, право отказаться от лимита кассы.

Для того чтобы реализовать свое право отказаться от установления лимита остатка наличных денег , необходимо:

отменить действующий ранее приказ об установлении лимита остатка наличных денег;

издать приказ, согласно которому с определенной даты лимит остатка наличных денег не устанавливается.

! Обратите внимание : Если приведенный выше приказ отсутствует, то при проведении проверки кассовой дисциплины проверяющие могут либо принять за установленный лимит остатка наличных денег лимит, утвержденный приказом до 01.06.2014, либо, что еще хуже, посчитать, что лимит не установлен. В последнем случае лимит остатка наличных принимается равным нулю, то есть любая сумма денежных средств в кассе будет рассматриваться как «сверхлимитная».

Установление и расчет лимита остатка наличных денег

Организации, которые не относятся к субъектам малого предпринимательства, обязаны установить лимит остатка наличных в кассе. Если такой лимит не установлен, он принимается равным нулю. Кроме того, установить лимит кассы могут по своей инициативе и малые предприятия и ИП (например, в целях обеспечения внутреннего контроля и сохранности наличных денежных средств). В этом случае нужно иметь в виду, что если лимит остатка наличных установлен (есть соответствующий приказ), то организация (ИП) обязана его соблюдать, то есть сверхлимитную наличность сдавать в банк. В противном случае ей грозит административная ответственность.

Лимит остатка наличных в кассе устанавливается распоряжением руководителя (ИП), согласовывать с банком или с налоговой его не нужно . При этом, как говорилось ранее, лимит, установленный до 1 июня 2014 года безопаснее отменить и утвердить новый лимит, ссылающийся на действующий порядок ведения кассовых операций в РФ. В распоряжении необходимо прописать сумму лимита, дату, с которой он вводится в действие. Кроме того в распоряжении или в приложении к нему нужно раскрыть порядок расчета суммы лимита.

Действующий порядок ведения кассовых операций предусматривает два варианта расчета лимита остатка наличных денежных средств (Приложение к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У):

по объему поступлений наличных денежных средств;
по объему выдачи наличных денежных средств.

Расчет лимита по объему поступлений наличных денежных средств (для организаций (ИП), у которых есть наличная выручка)

Поступления – сумма поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период, выраженная в рублях. Вновь созданные организации рассчитывают лимит исходя из ожидаемой выручки;

РП — расчетный период в рабочих днях, за который учитывается объем поступлений (от 1 до 92 дней включительно). В качестве расчетного периода может быть выбран период пиковых поступлений наличной выручки, либо любой другой период, относящийся как к текущему, так и к одному из предшествующих лет;

Дн — количество рабочих дней между днями сдачи наличной выручки, которое не должно превышать 7 дней (14 дне, если в населенном пункте нет банка). Количество дней может быть определено на основании договора с банком, периода между инкассациями или датами внесения наличных на счет. Чем меньше количество дней – тем меньше лимит остатка наличных.

Расчет лимита по объему выдач наличных денежных средств (для организаций (ИП), у которых нет наличной выручки)

Объем выдач

РП х Дн

Объем выдач – сумма денежных средств, выданных из кассы за расчетный период, за исключением сумм, предназначенных для выплат зарплаты, стипендий и других выплат работникам, выраженная в рублях. Вновь созданные организации рассчитывают лимит исходя из ожидаемого объема выдач наличных денежных средств.

Лимит остатка наличных в кассе устанавливается в рублях. То есть. если в результате расчета получилась сумма в рублях и копейках, ее округляют до целых рублей. Как разъясняли Центральный Банк и ФНС, с этой целью можно воспользоваться правилами математического округления: суммы менее 50 копеек отбрасываются, а более50 копеек добавляют рубль (Письмо Банка России от 24.09.2012 № 36-3/1876, Письмо ФНС России от 06.03.14 № ЕД-4-2/4116). При этом округление до целых десятков, сотен и т.д. не допускается. Например, если по расчету лимит получился равным 18542 руб. 56 коп., то округленная сумма лимита составит 18543 руб. Округление в большую сторону до 18550, 18600, или 19000 не допускается, и при проверке будет рассмотрено как завышение лимита, что чревато наличием сверхлимитных остатков.

Пример расчета лимита кассы

ООО «Трейд» получает наличную выручку от розничной торговли, график работы организации: пн-сб, вс – выходной день. Наличная выручка инкассируется один раз в шесть дней. Для расчета лимита кассы были определены пиковые периоды (за которые получена максимальная сумма наличной выручки):

1 вариант

22.10.2015 – сумма наличной выручки составила 150 215,30 руб. (максимальная дневная сумма наличной выручки).

Лимит кассы: 901 292 руб. (150 215,30 / 1 х 6 = 901 291,80)

2 вариант

с 08.12.2014 по 24.12.2014 – сумма наличной выручки составила 1 345 600,85 руб.

Лимит кассы: 538 240 руб. (1 345 600,85 / 15 х 6 = 538 240,34)

Организация вправе самостоятельно определить, какой из вариантов расчета лимита остатка наличных денежных средств ей выбрать.

! Обратите внимание: Срок, в течение которого организация руководствуется установленным лимитом остатка наличных денежных средств, определяется по ее усмотрению. Как правило, в приказе указывается лишь дата, с которой действует лимит. Установленный лимит может применяться на протяжении нескольких лет, а может изменяться каждый месяц, если есть такая необходимость. Например, лимит целесообразно пересматривать в случае изменения объемов поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги) или объема выдач наличных денег (Письмо Банка России от 15.02.2012 № 36-3/25).

Организации, имеющие обособленные подразделения устанавливают лимит остатка наличных денежных средств с учетом следующего:

Если обособленное подразделение сдает наличные деньги на банковский счет, открытый организации в банке, лимит остатка наличных денег такому подразделению устанавливается в порядке, предусмотренном для организации (абз. 4 п. 2 Указания Банка России № 3210-У)
Если обособленное подразделение сдает наличные деньги в кассу организации, то организация определяет лимит остатка наличных денег с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этому обособленному подразделению (подразделениям) (абз. 5 п. 2 Указания Банка России № 3210-У).

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

Указанием Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
Кодекс об административных правонарушениях РФ
Федеральный закон от 24.07.2007 г. № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»
Письмо Банка России от 24.09.2012 № 36-3/1876
Письмо Банка России от 15.02.2012 № 36-3/25
Письмо ФНС России от 06.03.14 № ЕД-4-2/4116

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе

♦ Рубрика: , .

Вновь ООО, как субъект малого предпринимательства, решило воспользоваться правом не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе с 01 апреля текущего года. С начала года лимит был установлен.Весь 1 квартал выручка сдавалась в банк, соблюдался лимит кассы и период времени между двумя сдачами в банк(в формуле расчета лимита это-Nc) выручки.Вопрос:-Правильно ли ООО, на основании пункта 2 (последний абзац) Указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.14, с апреля приказом руководителя отменило лимит, хранит деньги в кассе, организовав их хранение? и, соответственно, никакого периода Nc не соблюдает?- А если деньги все-таки сдаются иногда в банк для пополнения р/счета, не является ли это нарушением кассовой дисциплины?

Вы правильно отменили приказом руководителя лимит кассы, организовав хранение наличных и не сдавая деньги в банк. При этом сдача наличных в банк не является нарушением кассовой дисциплины, потому что никаких запретов или ограничений на такое действие нет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:

индивидуальные предприниматели.

Чтобы с 1 июня без риска пользоваться новой льготой, надо издать приказ об отмене лимита, который прежде действовал в компании * (см. образец в статье «Как безопаснее всего переустановить лимит кассы по новым правилам» , опубликованной в № 12, 2014).

Вопрос № 4. Если малая компания или предприниматель отменят старый лимит, то это будет означать, что он теперь нулевой?

Нет, это будет означать, что можно хранить в кассе любую сумму *. По общему правилу не допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита (абз. 9 п. 2 Указания № 3210-У). Но малые компании и предприниматели по новым правилам могут не устанавливать лимит (подробнее см. вопрос № 3). Поэтому если они отменят старый приказ о лимите и в новом приказе напишут, что больше не устанавливают эту предельную сумму, то это позволит им на конец дня оставлять в кассе столько денег, сколько они посчитают нужным *.

В 2011 году, а точнее 12 октября 2011 года, Центральный банк России принял новое положение «О порядке ведения кассовых операций». С 2012 года данное положение вступило в силу. В частности, данный документ изменил учётную практику предприятия, дав ему право самостоятельно определять, какой объём денежных средств будет храниться в кассе.

Этот объём называется лимитом кассы. Он не сдаётся в банк, а хранится в кассе предприятия. Само распоряжение может быть издано руководителем предприятия в произвольной форме – главное, чтобы оно было подписано им собственноручно и хранилось в компании. Объём хранимых денежных средств может быть рассчитан согласно несложному алгоритму, которых приводится ниже.

Когда сдавать в банк лишние деньги?

Расчёт лимита кассы предприятия осуществляется в несколько этапов. Прежде всего следует выбрать временной период, в течение которого будет рассчитываться собственно лимит. Согласно действующему законодательству данный промежуток времени не может превышать 92 рабочих дня.

Какой именно период может стать расчётным? По сути, какой угодно. Руководитель предприятия вправе выбрать период в прошедшем году, предыдущий месяц (или два-три месяца). Можно также использовать, например, сезон продаж или любой другой период.

Периодичность, с которой предприятие обязуется сдавать наличные средства, которые превысят лимит, в банк, не должна быть реже одного раза в течение семи рабочих дней. Для тех населённых пунктов, где нет ни одного банка, делается исключение – в этом случае допустимо сдавать наличные не чаще, чем один раз в 14 рабочих дней.

Сколько наличных можно хранить в кассе?

Расчёт лимита остатка кассы ведётся по довольно простой формуле. Чтобы получить сумму лимита при , необходимо разделить величину наличной выручки за расчётный период на количество рабочих дней этого периода, в течение которых предприятие работало. После этого следует умножить получившуюся сумму на число рабочих дней, которое проходит между сдачами наличности в банк.

В виде формулы это может быть изображено следующим образом:

ЛК = НВ / ДРП *ДС
Здесь ЛК – это лимит кассы, НВ – это наличная выручка, ДРП – дни расчётного периода, ДС – дни между сдачами.

Хранящийся лимит наличных денег в кассе, называемый также для краткости просто лимитом кассы, можно рассчитать для любого предприятия. Давайте рассмотрим на примере, как правильно рассчитывать данную сумму.

Пример расчёта лимита кассы при наличии выручки

Предположим, магазин посуды «Сервиз», существующий в виде , торгует в розницу посудой, сервизами и столовыми приборами. Если за четвёртый квартал 2012 года выручка составила 600 000 рублей, мы можем рассчитать лимит денежных средств в кассе. В качестве расчётного периода мы рассматриваем упомянутый четвёртый квартал – в нём было 72 рабочих дня.

Если ООО «Сервиз» работает пять дней в неделю, в будние дни, а выручка сдаётся в банк каждую пятницу, то между сдачами проходит по пять рабочих дней. Таким образом, начнём расчёт по уже приведённой формуле:

ЛК = 600 000 / 72 *5 = 41 6667 рублей.

Что делать, если нет наличной выручки?

Если предприятие не принимает наличные и не имеет выручки в данной форме, расчёт ведётся в несколько ином порядке. Расчётный период также не должен превышать 92 рабочих дня. Аналогично, получать наличные из банка предприятие должно не реже, чем раз в семь рабочих дней. Если банков в населённом пункте нет, то допустимо увеличить максимальный период до 14 дней.

Сам расчёт ведётся по схожей формуле, однако вместо дней между сдачами используется параметр ДП – это число рабочих дней на предприятии, которые проходят между моментами получения наличных денежных средств в банке.

Примёр расчёт лимита без наличного дохода

Предположим, ООО «Плантация» закупает фрукты и овощи у дачников и фермеров. Рассчитывая лимит кассы на 2014 год, руководитель ООО принял решение о том, чтобы выбрать в качестве расчётного периода время наиболее интенсивных покупок – сентябрь 2012 года. Если фирма работает с понедельника по пятницу, а в сентябре было 20 рабочих дней, то можем приступить к самому расчёту.

Итак, ООО «Плантация» заработало за сентябрь 400 000 рублей. Если кассир получает наличные деньги раз в четыре рабочих дня, то данный пример расчёта лимита кассы будет таким:

ЛК = 400 000 / 20 *4 = 80 000 рублей.

Особенности принятого Положения

Новый документ не оговаривает, например, насколько часто предприятие имеет право пересматривать и менять лимит кассы. Решение по этому вопросу принимает руководитель предприятия, при этом новый лимит должен быть утверждён в течение разумного срока и в соответствии с законодательством: это может быть месяц, квартал, год и так далее.

Как видно из рассмотренных примеров, рассчитать лимит кассы вполне можно самостоятельно – сделать это совсем несложно, достаточно принять грамотное решение и чётко обозначить периодичность всех совершаемых операций.

Грамотные решения руководителя в этом случае обеспечат полную легитимность работы предприятия и удобное использование появляющегося дохода с возможностью хранения в наличной форме. Пользуясь такой удобной функцией, как лимит кассы предприятия, любой магазин или любая фирма по обслуживанию населения всегда сможет иметь в своём распоряжении достаточный запас наличных средств для ведения операций.

Следует также ознакомиться с принятым Положением, чтобы быть в курсе всех изменений, внесённых с 2012 года в порядок ведения учёта доходов предприятий. Пользуясь полученными сведениями, можно максимально оптимизировать работу фирмы. Расчёт ничем принципиально не отличается в случаях, если предприятие имеет доход в наличной форме, и в случае, если не имеет его. Достаточно лишь чётко определить и структурировать свою деятельность, правильно определив, какой период лучше всего выбирать в качестве расчётного. Этот выбор может отличаться в зависимости от профиля и специализации фирмы.

К работе фирмы с наличностью и кассовым операциям законодатель предъявляет особые требования. Поэтому и кассиры, и бухгалтеры должны тщательно их соблюдать, чтобы визит милиции или налоговиков не обернулся неприятным сюрпризом.

Сколько денег хранить в кассе

Фирма может хранить деньги в кассе в пределах лимита, который установил ей банк. Причем согласно Положению о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П (далее - Положение № 14-П) лимит кассы необходимо согласовывать с банком ежегодно. Если к концу рабочего дня у компании оказалось денег больше, чем установлено, то «лишние» деньги фирма обязана сдать в банк.

Сверх установленного лимита фирма может хранить только деньги на заработную плату и выплаты социального характера. Однако срок хранения не должен превышать трех дней, включая день, когда деньги были получены в банке (п. 2.6. Положения № 14-П, п. 9 Порядка ведения кассовых операций утв. ЦБ 22 сентября 1993 г. № 40). Фирмы не имеют права накапливать в кассе наличность сверх лимита в счет будущих расходов, в том числе и на оплату труда (п. 7 Порядка ведения кассовых операций). Таким образом, если к вам поступила наличная выручка, и тем самым лимит кассы оказался превышен, то излишки средств необходимо сдать в банк - даже если на следующий день предстоит выплачивать зарплату.

Разделение обязанностей

Проверку кассовой дисциплины производят банки, а укомплектованность и защищенность помещения кассы - милиция. Протоколы же об административной ответственности составляют только сотрудники милиции и налоговые органы (по сообщениям банков). Правда, налоговики могут счесть, что они тоже вправе производить подобные проверки, но с этим можно поспорить в суде.

Кто проверяет кассу

Согласно Порядку ведения кассовых операций контроль за ними ведут банки (п. 41 Порядка). Однако его сотрудники не могут составлять протоколы о нарушениях - таким правом располагают только органы милиции и налоговики (п. 1, 2 ст. 28.3 КоАП). Они же должны рассматривать материалы проверки и выносить постановление о штрафах (ст. ст. 23.5, 23.3 КоАП).

Следует отметить, что сотрудники милиции тоже имеют право прийти в компанию с проверкой. Но проверять они могут только то, что входит в сферу их компетентности: «техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей» (п. 42 Порядка).

Существуют так называемые «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий» (Приложение № 3 к Порядку ведения кассовых операций). Согласно этому документу руководитель фирмы обязан обеспечить следующие условия хранения денег в кассе:

помещение кассы должно быть изолированным;
кассу следует располагать на промежуточных этажах (если здание многоэтажное);
касса должна закрываться на две двери: «...внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы»;
необходимо оборудовать специальное окошко для выдачи денег;
помещение должно располагать сейфом или металлическим шкафом для хранения денег, «...в обязательном порядке прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами»;
необходимое условие - наличие огнетушителей.

Как видно из этого списка, найти нарушения в порядке хранения денег несложно. Поэтому шансы на то, что посещение фирмы сотрудниками милиции приведет к штрафу, очень высоки.

Проблема личных денег

Многие фирмы считают, что личные деньги можно хранить в сейфе фирмы. Достаточно только заключить договор хранения между фирмой и владельцем наличности, прописать в нем переданную сумму, оговорить срок хранения и брать с поклажедателя (того, кто хранит деньги) оплату. Конечно, с точки зрения Гражданского кодекса так поступить можно, ведь договор хранения - один из видов гражданско-правовых договоров, и стороны свободны в его заключении.

Но нужно учитывать и то, что фирма, которая ведет кассу, должна исполнять Порядок ведения кассовых операций. Пункт 29 Порядка разъясняет, что касса - это изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

В кассе деньги должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Таким образом, кассой считается не просто сейф, а именно помещение, где он расположен. Далее, в пункте 30 Центральный банк указывает, что хранить в кассе личные деньги и другие ценности, которые не принадлежат фирме, запрещено.

Тогда встает вопрос, а можно ли хранить деньги в другом помещении - например, в кабинете директора. Теоретически ни Порядок ведения кассовых операций, ни Положение № 14-П этого делать не запрещают. Однако на практике деньги скорее всего изымут и в дальнейшем придадут им статус «неоприходованных». Так что доказывать, что эти деньги личные, а не принадлежат фирме, придется в суде.

Каков предел расчета наличными

Фирмы должны соблюдать не только лимит кассы, но и предельный расчет наличными с другими фирмами или индивидуальными предпринимателями. С 22 июля 2007 г. Центральный банк установил новый предел расчетов наличными, который составляет 100 000 рублей (Указание ЦБ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Следует напомнить бухгалтеру, что ограничение на 100 000 рублей распространяется не на один день, а на всю сделку. Допустим, если сегодня фирма рассчиталась с партнером 40 000 рублями, то завтра она может доплатить еще 60 000 рублей по тому же договору.

О штрафах

Помимо лимита кассы, Положением № 14-П оговорено, что фирмы должны еще и согласовывать с банком, на какие конкретные цели фирма собирается тратить наличность из кассы (п. 2.7 Положения). Причем компания должна подать заявление в банк, в котором указать цели расходования. После этого тот составляет предписание о том, на какие нужды фирме можно направлять свою наличность.

За нарушение кассовой дисциплины Кодексом об административных правонарушениях установлен ряд штрафов (статья 15.1 КоАП). В этот список входят:

расчеты наличными деньгами с другими фирмами сверх установленных размеров;
неоприходование денег в кассу;
несоблюдение порядка хранения наличности;
накопление в кассе средств сверх установленных лимитов.

Как видно из этого перечня, ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент административным законодательством не установлена.

Ответственность за нецелевые расходы из кассы на нынешний момент не установлена.

Штраф выписывается на должностное лицо, и его сумма составляет от четырех до пяти тысяч рублей. Как говорится в Кодексе об административных правонарушениях, должностное лицо может быть наказано в случае совершения им «правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей» (ст. 2.4 Кодекса). Причем должностными лицами фирмы в данном случае считаются, помимо директора, также и лица, которые осуществляют «организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции».

Так что теоретически, если на бухгалтера или кассира возложена обязанность оприходовать деньги или отслеживать лимит кассы, то его могут оштрафовать, причем на вполне законных основаниях. Однако такие случаи крайне редки. Ведь у налоговиков и милиционеров совсем нет желания устанавливать, кто именно нарушил нормы кассовой дисциплины. Штраф на директора - вариант беспроигрышный. При этом следует помнить, что штраф, наложенный на директора, не отменяет штрафа фирмы, и размер последнего в десять раз больше - от сорока до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1. КоАП).

Итак, из всего вышеизложенного следует, что соблюдение всех требований, предъявляемых к кассе фирмы, - дело непростое и ответственное, связанное с многочисленными тонкостями. Впрочем, в профессии бухгалтера подобное положение дел вполне обыденно.

Алина Домкина

С полным текстом использованных документов можно ознакомиться в СПС КонсультантПлюс.

Источник материала -