Главная / Налогообложение

Как восстановить трудовую книжку если. Какой закон регулирует утрату трудовой книжки работодателем

Вторым по важности документом, после паспорта или военного билета, является трудовая книжка. Именно она подтверждает рабочую выслугу гражданина, его квалификацию и отношение к работе. Однако, от неприятностей никто не застрахован, наступает ответственный момент, документ пропадает либо портится от проказ маленьких внуков, пожаров и других печальных событий. Наступает вполне естественный в подобных случаях вопрос: «Можно ли и как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд?»

Этим вопросом задаются не только погорельцы, потерпевшие от детских «диверсий», но и многие другие граждане. Трудовая книжка необходима для:

Устройства на работу, если кандидат не устраивается на работу впервые.
Получения пенсионных и социальных выплат.

Несколько способов восстановления

Трудовая книжка работающего гражданина, находится в кадровом отделе его организации либо у самого руководителя предприятия. У временно безработного документ находится на личном хранении. Во втором случае, вероятность утраты документа возрастает в разы, хотя существуют примеры его утраты при хранении у работодателя или в кадровом отделе.

Независимо от способа утраты, порчи, существует несколько способов восстановить документ. Один из способов незаконный и чреват наказанием по санкциям УК РФ. Остальные способы вполне законны и обойдутся гораздо дешевле покупки поддельного документа.

Восстанавливаем законно и дешево

Один из способов восстановления – написать заявление на имя руководителя организации по предыдущему месту работы. Бывшему работодателю законодательством РФ вменено в обязанность восстановить утраченный документ, независимо от времени и причин увольнения.

Второй легальный способ – обращение в архивохранилище. Подобный способ подходит в случае ликвидации компании, в которой работал гражданин. Проще всего будет получить копию трудовой книжки либо архивную справку о стаже работы бывшим работникам организаций федерального, республиканского, краевого и областного подчинения, а также бывшим работникам органов местного самоуправления. Подобная простота объясняется строгими требованиями при обязательной сдаче документов в архив.

Чуть сложнее получить справку людям, которые работали на частную фирму или индивидуального предпринимателя. Дело в том, что частным ЮЛ и ИП не вменено в обязанность сдавать документы в архив, кроме того, у мелких фирм и предпринимателей не бывает своего отдела кадров, которые бы профессионально занимались соответствующими документами.

Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд – один из самых действенных способов. На основании уплаты обязательных страховых взносов с 2002 года в ПФР ведется персонифицированный учет сотрудников. Подобный учет позволяет узнать о выработанном стаже и точном наименовании работодателя.

Заключительный способ – суд. Если все способы опробованы, работник сохранил копии заявлений к работодателю, архив и ПФР и соответствующие ответы от них, то с помощью этих доказательств и свидетельских показаний бывших коллег можно восстановить трудовую книжку. В случаях, когда бывший работодатель отказывается оформлять трудовую книжку и ни в какую не идет на контакт, суд – единственный выход из сложившегося положения.

Восстанавливаем трудовую книжку через пенсионный фонд

Беспроигрышный способ – обращение за помощью в Пенсионный фонд. ПФР – государственная организация, участвующая в отношениях между работником и работодателем, принимающая обязательные взносы от сотрудников. Более того, восстановление некоторых документов – одна из обязанностей данного органа. Большее количество заявлений о восстановлении трудовой книжки исходит от граждан пенсионного и пред пенсионного возраста. Но это не значит, что сотрудник любой организации не может обратиться в ПФР с просьбой о восстановлении документа, подтверждающего рабочую выслугу.

При обращении в Пенсионный фонд нужно знать некоторые особенности:

Для получения дубликата работодателю или работнику необходимо оформить и направить запрос.
С данными о полученном стаже до 2002 года могут возникнуть проблемы, на разрешение которых потребуется довольно продолжительное время.
Основанием для восстановления данных служат отчисления в соответствующие фонды.

Как работодатель может установить стаж работника

Прежний работодатель имеет право уточнить данные о рабочем стаже своего сотрудника по прошлому месту работы. От руководителя организации потребуется немного: оформить и отправить запрос в Пенсионный фонд. На основании ответа из ПФР работодатель вносит полученные данные в свежий бланк трудовой книжки с обязательной пометкой «Дубликат» на титульной странице. Подобная услуга является бесплатной для всех руководителей юридических лиц. Срок предоставления данных Пенсионным фондом не должен превышать 10 суток. Но! После получения данных, сам работодатель обязан оформить дубликат в течение 5 дней.

Оформляем пенсию без трудовой книжки

Трудовая книжка может потеряться в самый неподходящий момент: при выходе на пенсию. И встает единственно верный вопрос: «Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка?». В подобных случаях первая инстанция, в которую необходимо обратиться – Пенсионный фонд. Именно этот государственный орган предоставляет услуги по оформлению и производству пенсионных выплат, восстанавливает утраченные данные о рабочем стаже за все время работы.

ПФР не всесилен и бывают моменты, когда недостает сведений о выслуге лет на конкретном предприятии. Что касается сведений, датируемых после 2002 года, то ПФР представит более чем исчерпывающую информацию. И, напротив, информация о периоде работы будущего пенсионера до 2002 года может быть неполной. Но не стоит отчаиваться, ПФР может:

Направить запрос о работнике в соответствующие государственные органы и структуры. Налаженное межведомственное взаимодействие позволяет провести данную операцию в более сжатые сроки.
Направить запросы в адрес прежних руководителей организаций, где трудился будущий пенсионер.

Однако, на ПФР в полной мере полагаться не стоит. Для 100% надежности необходимо направлять запросы прежним работодателям, в архивы, и, наконец, доказывать свой рабочий стаж в суде. Следуя только такому алгоритму, можно получить заслуженную пенсию.

Подобный алгоритм будет полезен не только будущим, но и действующим пенсионерам. Одной из особенностей нашей страны является труд пенсионеров, в то время, когда большая часть населения планеты, выйдя на пенсию отдыхают и живут в свое удовольствие. Потерянная трудовая книжка работающего пенсионера, отнимет у него право на получение прибавок к пенсионной выплате.

Ответ – можно

До 2002 года трудовая книжка была основным документом, удостоверяющим трудовую деятельность. С 2002 г. был введен персонифицированный учет, который снял с трудовой книжки функцию учета рабочего стажа.

То есть до 2002 года трудовая книжка и пенсия – единое целое и будущее пенсионера. А с 2002 г. правит бал персонифицированная система учета, которая обходится без записей в трудовой книжке. Поэтому если будущий пенсионер начал трудовую деятельность с 2002 г., то на вопрос: «Можно ли оформить пенсию без трудовой книжки?», от специалистов ПФР последует утвердительный ответ: «Да, можно!».

Возможно Вас заинтересуют другие статьи по данной теме:

Как происходит перерасчет пенсии мужчинам за службу в советской армии Кому полагается муниципальная пенсия и как ее посчитать Когда произойдет отмена понижающего коэффициента 0,54 военным пенсионерам

Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат.

Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.

Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом. Другое дело, когда в книжке хранится вся история трудовой деятельности человека за многие годы – тогда необходимо как можно раньше заняться оформлением ее дубликата.

Порядок действий

Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:

Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.

Заявление работодателю

Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.

В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.

Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.

В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.

В случае вины работодателя

Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.

В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.

Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.

Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.

Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.

Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.

Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна ? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже.

Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?

Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также и нформацию о пройденных курсах повышения квалификации, профессиональной переподготовке, наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника.

Несмотря на то, что чиновники решили отменить в 2017 году трудовые книжки, на сегодняшний день это важный кадровый документ. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.

Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек регламентирует постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».

Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие факт работы в организациях: трудовые договоры, справки об общем стаже, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.07. 2002 №555).

Важно! Ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная работодателем, в список подтверждающих документов не входит.

Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.

А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.

Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.

А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и у последнего работодателя.

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Согласно п. 31 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 №225 при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).

Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.

Подробнее о том, какие сведения фиксирует кадровая служба в трудовой книжке, расскажет публикация .

Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина. На процедуру восстановления компании дается 15 дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы (абз. 7 п. 7.2 постановления Минтруда РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 №69).

Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?

ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.

Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 №192п).

Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.

Итоги

Теперь вы знаете ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку - если она утеряна . Рекомендуем вам бережно относиться к таким важным документам, обращать внимание на то, хранит ли работодатель трудовые книжки должным образом (в отдельном сейфе). А также советуем собирать и хранить в надежном месте трудовые договоры с каждой компанией, в которой вы трудились.

Трудовая книжка – это бланк строгой отчетности. Ее потеря является серьезным происшествием для самого работника и для его работодателя, особенно если произошло это именно по его вине. Люди, обнаружив пропажу, начинают узнавать, как восстановить трудовую книжку и возможно ли это.

Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян. Вариантов тут может быть несколько:

виноват сам работник;
виноват работодатель или ответственное за хранение трудовых книжек лицо.

От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий. Паниковать в такой ситуации не нужно, ведь восстановление трудовой книжки возможно, пусть это и потребует затрат собственных сил и личного времени.

Работник и работодатель должны помнить, что они несут ответственность за сохранность этого документа. Если кадровый специалист или другое ответственное лицо выдало трудовую книжку не по правилам, то отвечать за ее утерю придется ему, а не сотруднику организации, получившему бланк строгой отчетности на руки.

Если сам гражданин потерял свою трудовую, то затраты и заботы по ее восстановлению лягут полностью на него. Но и тут расстраиваться не нужно. На вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку, если я потерял ее сам, ответ утвердительный.

Порядок восстановления для каждого из случаев будет рассмотрен отдельно.

При утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.

Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.

Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.

Необходимость сбора документов ложится на плечи того, по чьей вине произошла порча или утеря бланка строгой отчетности.

Простое воспроизведение старых записей в новую трудовую книжку является незаконным. За это могут привлечь к ответственности, ведь такие действия расцениваются как подделка документов. Поэтому заниматься восстановлением трудовой книжки самостоятельно категорически запрещено.

Понятие восстановления не совсем правильно. Восстановлению такой документ не подлежит. НПА дают возможность только создать его дубликат. Его оформление является легальным действием. Дубликат можно предъявить для расчета стажа в ПФР или другой надзорный орган.

Выдается новый документ в течение 15 дней после составления заявления на имя работодателю. Как восстановить трудовую книжку при утере? Ответ на этот вопрос зависит от того, кто виноват в происшествии. Идентичная процедура используется при порче бланка строгой отчетности (если он обгорит, порвется или сильно испачкается).

Способов восстановления трудовой несколько. Это и обращение к работодателю, в ПФР, Государственный архив, суд, самостоятельный сбор документов. Даже если виновен в утере трудовой книжки сам работник, то он может просить помощи у руководителя своего учреждения.

Существуют специализированные организации, занимающиеся решением проблем работника, восстановлением трудовой книжки или отстаиванием прав в суде в том числе.

Восстановление трудовой книжки при утере работником: образец

Если по каким-то причинам работник сам виноват в утере трудовой книжки, то ему необходимо написать заявление на восстановление трудовой книжки при утере работником, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении документа. Безработным нужно обращаться на предыдущее место работы. Трудоустроенные граждане заполняют такое заявление у кадрового специалиста.

Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать при написании заявления:

оно пишется от лица работника на имя руководителя организации или просто в организацию (указание в качестве получателя работника кадровой службы является неверным);
обязательно указывается название компании, ФИО работодателя и обращающегося сотрудника (дополнительно можно прописать адрес организации);
прописывается название документа;
необходимо указывать, на каком основании работник просит выдать дубликат (утеря, порча, кража);
должна быть проставлена дата составления документа и личная подпись работника.

Если гражданин уже не является сотрудником организации, то нужно оставить свои контактные данные, чтобы ответственное лицо могло сообщить об оформлении дубликата.

Произвольная или унифицированная форма

Унифицированной формы заявления на восстановление трудовой книжки нет. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки этого документа, действующие внутри организации. Если такой есть, то лучше воспользоваться им. В противном случае писать заявление можно в произвольной форме, указывая все необходимые данные.

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. Подпись проставляется вручную. Заявление должно быть понятным и грамотным. В нем не должно быть зачеркиваний, исправлений.

Прикладывать ли доказательства

Если сам работник виновен в утере трудовой книжки, то он самостоятельно занимается сбором подтверждающих документов. В самом заявлении указываются их названия. Выше располагаются данные об организациях (наименования, ОПФ, контактные данные, форматы подтверждающих справок), периоды работы.

Чтобы обезопасить себя от возможных недоразумений, лучше оставить себе доказательства отправки заявления. Их форма будет зависеть от способа отправки.

Для заполнения дубликата требуется новая трудовая книжка. Приобретает ее сам работодатель, так как документ является бланком строгой отчетности. «Как восстановить трудовую книжку самостоятельно?» – такой вопрос часто задают граждане. Если речь идет о самостоятельном заполнении, то такая процедура является незаконной. Вносить данные может только работодатель или уполномоченное лицо.

Расходы по приобретению трудовой книжки ложатся на самого работника, если он потерял ее. Руководитель организации имеет право удержать из зарплаты только ту сумму, которую он отдал за покупку бланка, вне зависимости от текущей рыночной цены.

Если все документы и заявление заполняются работником правильно, то в течение 15 дней он получит дубликат трудовой книжки на руки.

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Работодатель может сам потерять трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по одной из следующих причин:

чрезвычайные обстоятельства (наводнения, пожары и другие разновидности стихийных бедствий);
халатность лиц, ответственных за хранение документов;
умышленная порча или уничтожение трудовой книжки.

В зависимости от ситуации определяется, как будет проходить восстановление трудовой книжки при утере работодателем. Если всему виной чрезвычайные обстоятельства, то работодатель создает специальную комиссию, занимающуюся выяснением причин уничтожения трудовой книжки. Членами собрания являются представители:

работодателя (сам руководитель или ответственные лица);
профсоюза;
организации (члены трудового коллектива);
органов исполнительной власти (на заседание отправляется сотрудник учреждения в соответствии с местоположением предприятия, на котором произошел инцидент).

По окончанию заседания составляется акт. Он является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

Если работодатель отказывается восстанавливать

Если сам работодатель никаких действий по восстановлению документа не предпринимает, а утерян он был по его вине, то сотрудник может обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру. После можно подавать на работодателя в суд.

Если документ был утерян или испорчен из-за халатности ответственного лица или умышленно, а работодатель и ответственное лицо отказываются его восстанавливать, то они привлекаются к административной ответственности. На них могут наложить штраф. Для должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель готов сделать дубликат, то он сам занимается сбором необходимых документов для восстановления трудовой книжки. Сотруднику нужно только написать заявление на восстановление документа. Дубликат должен быть сделан в течение 15 дней.

Самому работнику не придется собирать справки с прошлых мест работы или за свои средства покупать новую трудовую книжку.

Иногда есть возможность не только восстановить трудовую, но и взыскать со своего работодателя ущерб, если потерян документ был по его вине. За каждый день такой задержки можно получить сумму, равную среднедневному заработку.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Трудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.

Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.

Документы, необходимые для восстановления

Люди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.

Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:

трудовые договора с предприятиями, на которых гражданин трудился ранее (они принимаются только в письменном виде, с подписью руководителя и печатью организации);
другие трудовые;
справки от предыдущих работодателей, подтверждающие информацию о работе сотрудника на предприятии (их могут предоставить и различные органы, имеющие необходимые данные).

Бумаги должны быть оформлены верно – заполнены по установленной форме, подписаны руководителем. Печать на этих документах обязательна.

Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:

выписки из приказов;
зарплатные ведомости.

Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия

Трудовая книжка может быть утеряна во время перехода с одной работы на другую. У самого сотрудника может остаться ее копия. В этом случае остается выяснить, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия. Все будет зависеть от того, есть ли на ней отметки, заверяющие данные.

Если копия заверена

Если ксерокопия была заверена уполномоченным лицом и имеет печать, процедура восстановления трудовой книжки упрощается. Заверяются трудовые книжки кадровыми специалистами или главным бухгалтером. Сделать это могут и другие лица, имеющие на это полномочия.

В этом случае необходимо взять с собой заверенную копию и обратиться на предыдущее место работы. Потребуется заполнить заявление на восстановление трудовой книжки. Дополнительных документов не понадобится. Специалист кадровой службы сделает дубликат трудовой.

Этот способ является наиболее предпочтительным для сторон, так как не придется собирать бумаги со всех мест работы, чтобы подтвердить факт трудоустройства, перевода или увольнения.

Если есть просто копия

Если же копия не была заверена, то механизм составления дубликата несколько иной. Придется обращаться на предыдущие работы, чтобы получить подтверждающие документы. Но на вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии в таком случае, ответ будет утвердительным.

Единственным плюсом будет наличие всех дат, номеров приказов и исходных данных. Это облегчит сбор информации на предыдущих местах работы.

Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой книжки и как ее правильно заверить, читайте в .

Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано

Утеря трудовой книжки может произойти неожиданно. Для ее восстановления необходимо обращаться на предприятия, где человек работал ранее. Там выдают официальные документы, требуемые для внесения записей в дубликат. Но и тут можно столкнуться с неприятными моментами. Что делать, если фирма уже закрылась? Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Сначала нужно убедиться, что организация была ликвидирована, а не была реорганизована, преобразована. Вариантов ее дальнейшей судьбы несколько. Необходимо понять, было ли оно ликвидировано или есть новая организация, являющаяся правопреемником старой. Во втором случае можно на реорганизованном предприятии получить документы.

Если же компания была ликвидирована, то остается только один вариант – обратиться за справкой в архив. По закону все предприятия во время закрытия сдают свои внутренние документы именно туда, в том числе приказы о приемах на работу, переводах, увольнениях. Архивная справка – документ, дающий право оформителю дубликата вносить записи в него.

Предприятия не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Если данных в архиве не окажется, то придется обращаться в суд. Кроме заявления нужно обеспечить явку хотя бы 2 лиц, способных подтвердить работу истца в ликвидированной организации. Решение суда станет основанием для внесения данных в дубликат.

Оформляя дубликат, специалист кадровой службы должен руководствоваться информацией, имеющей официальное подтверждение в виде документов, составленных в надлежащей форме (подлинники или правильно заверенные копии). Наличие на них живых подписей и печатей является необходимостью.

Список документов, принимаемых в качестве доказательства, отражен сразу в двух документах:

Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Дубликат трудовой заполняется в соответствии с теми правилами, что и оригинал документа. Поэтому, отвечая на вопрос, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи, необходимо руководствоваться правилами заполнения самой трудовой.

Какие данные указываются обязательно

Работник не всегда может получить заверенные копии или выписки по всем приказам, включая различные награды, поощрения, повышения. Поэтому и были разработаны обязательные требования к тому, какие записи в дубликате трудовой должны быть отражены. Сюда относится следующая информация:

стаж до момента приема на работу (общий и/или непрерывный);
информация о поощрениях и работе на последнем месте трудоустройства, которая была записана в трудовую книжку.

Правильное указание стажа

Общий стаж указывается суммарно за все время работы в точности до количества отработанных дней. Информация о работе в конкретных организациях, временных периодах, должностях не уточняется.

Далее указывается информация о стаже работы (непрерывном, общем) по конкретным периодам. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки? Получить подтверждающие документы со всех мест работы и предоставить их предыдущему или нынешнему работодателю. В дубликат вписывается по порядку (в соответствии с периодами работы в конкретных организациях) следующая информация по каждому месту работы:

дата приема на работу, название организации, должность, специальность, профессия (если нужно, указывается квалификация);
информация о переводах внутри организации (если таковые были);
дата и причина увольнения (при наличии достоверных сведений);
наименование документа, дата его составления и номер (речь идет о документе, на основании которого вносится информация в дубликат, им может быть архивная справка, справка из ПФР, судебное решение или что-то еще).

Главным отличием от заполнения трудовой является именно основание. Если при заполнении оригинала прописываются данные приказов, то в дубликате указывается уже иной документ, в том числе содержащий информацию о приказе или трудовом договоре.

Заключение

К хранению собственной трудовой книжки нужно отнестись ответственно. Это бланк строгой отчетности. При отсутствии работы его нужно держать в безопасном месте, недоступном детям или злоумышленникам. Если же человек официально трудоустроен, он должен помнить, получить трудовую книжку он не сможет, а вот ее заверенную копию требовать имеет все основания.

Восстановление трудовой книжки – процесс трудоемкий, отнимающий время. Чтобы избежать возможных неприятностей, стоит обзавестись копией всех страниц и заверить ее у кадрового специалиста или уполномоченного лица. Это хотя бы избавит от необходимости ходить по организациям, архивам для сбора подтверждающих документов.

Как восстановить трудовую книжку при утере если есть ксерокопия? Если трудовая книжка сотрудника потеряна, то в соответствии с требованиями пункта 31 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» , он должен известить об этом работодателя немедленно, и в течение 15 дней ему обязаны оформить новый документ .

Есть два варианта развития событий:

Выдача нового документа.
Получение дубликата утерянного.

Первый способ, несомненно проще. В этом случае человек подает заявление работодателю и ему оформляется новая трудовая книжка.

Такой вариант допустим для достаточно молодых людей, ведь сейчас важны не записи о стаже, а размер отчисляемых денежных средств.

Конечно, если сотрудник получил завидный опыт на хорошей должности в солидной компании, то эти сведения в личных интересах выгоднее восстановить.

Людям среднего и старшего возраста все-таки получение нового документа недопустимо, ведь вместе с записями о трудовом прошлом будет утрачена и надежда на достойную пенсию.

Оформление дубликата в случае утраты оригинала ложится на плечи виновника происшествия . То есть, если трудовая книжка потеряна работодателем, то восстановление документа должно производиться исключительно его собственными силами.

Если гражданин вынужден заниматься восстановлением записей о трудовом стаже самостоятельно, то его участь значительно облегчит наличие копии трудовой книжки.

Какая нужна копия?

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии? Конечно можно, но стоит отметить, что копия трудовой подойдет не всякая. Она должна быть заверенной. Знать, как должен выглядеть этот документ, полезно каждому работающему человеку, ведь в период работы трудовая книжка не выдается на руки, а подтверждать наличие работы и стаж периодически приходится, например, при получении крупного кредита.

Для выдачи копии нужно обратиться в кадровую службу организации. В крупных структурах такое заявление подается письменно, на имя начальника отдела управления персоналом, в мелких можно ограничиться устным сообщением о своем желании. П.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03 г. отводит 3 рабочих дня для удовлетворения поданной заявки.

В копии, имеющей юридическую силу, каждая страница должна содержать отметку «Копия верна», заверенная подписью должностного лица и печатью.

При этом фамилия заполняющего указывается полностью, проставляются инициалы и дата. На последней странице должна проставляться надпись «Работает по настоящее время», которую также заверяют. Такое право имеет генеральный директор организации, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.

Образец заверения всех заполненных листов копии трудовой книжки:

Допустима ситуация, когда заверяют лишь последний лист копии, но в этом случае все страницы должны сшиваться нитью, концы которой выводят на последнюю страницу и там фиксируют небольшим бланком с указанием их количества и оттиском штампа.

Восстановление трудовой книжки по ксерокопии

Что делать если утеряна трудовая книжка но есть ксерокопия? Стоит внести ясность в вопрос правомерности переноса сведений о профессиональной деятельности гражданина на основании копии трудовой книжки.

Закон в этом отношении устанавливает, что записи могут производиться только на основании надлежащим образом оформленных документов .

В этот перечень входят:

Экземпляры трудовых договоров.
Справки, полученные у предыдущих работодателей.
Решения суда об установлении трудового стажа.
Выписки из приказов о приеме на работу (увольнении).
Расчетные книжки по заработной плате.
Справки из архива.

Таким образом, копия трудовой книжки подпадает под пункт 2, ведь если ее оформили верно, то записи заверены печатью организации и подписью должностного лица с указанием даты выдачи.

Как восстановить при утере?

Возобновлять трудовую книжку по ее ксерокопии намного проще, чем если бы не было подтверждающих записей ТК. Если на руках имеется заверенная копия, неработающий гражданин обращается в отдел кадров последнего работодателя с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки.

Нередки случаи, когда бывший работодатель отказывает в восстановлении документа. Эти действия противоречат закону и бороться с ними можно путем отправки заявления заказным письмом с уведомлением.

После его получения у работодателя есть 15 дней для оформления дубликата. Естественно, работники кадровой службы свяжутся с заявителем с целью уточнить наличие документов, способных подтвердить трудовой стаж. Оформленный дубликат выдается на руки заявителю.

Если гражданин работающий, ему необходимо предоставить имеющуюся копию трудовой книжки в кадровую службу своей организации. Выдачи дубликата на руки при этом, естественно, не требуется.

Порядок действий при оформлении дубликата

Во избежание массовой путаницы и ошибок в заполнении трудовых книжек, правила оформления этого вида документации регламентируются Постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003 года , а полномочия предоставлены только сотрудникам кадровых служб.

В связи с этим, процедура выдачи дубликат трудовой книжки на основании копии трудовой книжки производится инспектором по кадрам, в крайнем случае, при малом штате организации - главным бухгалтером.

Помимо обязательной надписи «Дубликат», отличий от оригинала в заполнении титульного листа нет.

Образец правильного заполнения дубликата трудовой книжки:

Также следует учитывать, что сведения об образовании, дате рождения и прочие, вносятся на основании юридически действующих документов, например, паспорта и диплома, и допускается их несоответствие указанным в копии, ведь человек мог уточнить данные о дате своего рождения или повысить уровень образования.

Записи о трудовой деятельности могут вноситься в дубликат трудовой книжки несколькими способами:

Общий трудовой стаж сотрудника . Указывается просто продолжительность работы в годах, месяцах и днях на момент заполнения документа. Без записи наименований организаций.
Непрерывный трудовой стаж . В этом случае вносятся записи о каждом месте работы, с указанием предприятия и длительности работы на нем.
Полное восстановление записей. Самый сложный вариант. Тем не менее, если на руках имеется заверенная копия трудовой книжки, то лучше все-таки выбрать именно его, ведь в данном случае указываются номера приказов и все основания для принятия на работу, поощрений, взысканий и увольнений.

К сожалению, в законе не указано, кто именно выбирает вариант заполнения дубликата, поэтому в случае возникновения споров свою позицию отстоять будет сложно.

Заключение

От потери или кражи трудовой книжки не застрахован никто. Конечно, можно надеяться на везение или доверить восстановление своих документов одной из многочисленных фирм, предлагающих подобные услуги, но все-таки лучше действовать предусмотрительно и грамотно.

При смене места работы не поленитесь заказать в кадровой службе заверенную копию трудовой книжки.

Процедура эта бесплатна и займет минимум времени. В случае утраты подлинника, эта копия позволит сохранить массу нервов и времени, особенно если трудовая деятельность гражданина охватывает несколько регионов РФ.