Первичные документы для расчетов по оплате труда.

Начинаем новую тему, посвященную учету труда и заработной платы на предприятии. Прежде, чем перейти к проводкам и вычислениям различных удержаний и налогов с заработной платы, хочу представить немного теории, посвященной этой теме. Теория, конечно, не всегда бывает интересна, но все же необходима, так что советую прочитать.

В ближайшее время мы разберем на конкретном примере, как происходит расчет заработной платы и какие проводки при этом выполняет бухгалтер.

Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся:

1. Трудовой кодекс РФ.
2. Федеральный закон №167-ФЗ от 15.12.2001 ФЗ об обязательном пенсионном страховании.
3. Федеральный закон №372-ФЗ от 30.11.2011 о бюджете фонда социального страхования.

Оплата труда - отношения между работодателями и работниками, закрепленные законами и трудовыми договорами, согласно которым работодатель обеспечивает работникам выплаты за их труд.

Заработная плата - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Оплата труда бывает основная и дополнительная .

Основная оплата труда - оплата за отработанное время либо за количество работ.

К дополнительной относятся выплаты за не отработанное время ( , выходное пособие при увольнении).

Основные формы оплаты труда

1. Повременная. Заработная плата работнику начисляется за определенное количество отработанного времени в соответствии с установленным тарифом независимо от количества выполненных работ. Эта форма оплаты, в свою очередь, делится на:
   • простую повременную, при которой тарифная ставка умножается на отработанное время,
   • повременно-премиальную, когда к сумме заработка по тарифу прибавляется премия в определенном проценте к ставке или другому измерителю.
2. Сдельная . При этой системе оплаты труда заработная плата персоналу начисляются в зависимости от объема выполненной работы, произведенной продукции. Сдельная форма оплаты труда бывает:
   • прямая сдельная - оплата за число единиц изготовленной продукции и выполненных работ,
   • сдельно-премиальная - предусматривает премирование за перевыполнение норм выработки,
   • сдельно-прогрессивная - оплата повышается за выработку сверх нормы,
   • косвенно-сдельная - оплата труда наладчиков, комплектовщиков и других рабочих в процентном отношении к заработку основных рабочих обслуживаемого участка.
3. Аккордная . Предусматривает определение совокупного заработка за выполнение определенных стадий работы.

Этапы бухгалтерского учета труда и заработной платы

Расчеты по заработной плате отражаются на счете 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

• Начисление заработной платы. Затраты по заработной плате списываются на себестоимость продукции, поэтому счет 70 корреспондирует со счетами 20 – “Основное производство”, 23 – “Вспомогательное производство”, 25 – “Общепроизводственные расходы), 26 – “Общехозяйственные (управленческие) расходы, 29 – “Обслуживающие производства и хозяйства”.
• Удержания из заработной платы. Как правило удерживается НДФЛ. Счет 70 корреспондирует со счетом 68 “Расчеты по налогам и сборам”.
• Начисление «зарплатных налогов» – страховых взносов. В учете страховых взносов счет 70 не используется. Расходы по страховым взносам относят на себестоимость продукции по дебету счета 20 и корреспондирует со счетом 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”.
• Выплата заработной платы осуществляется через кассу или банк для этого используют счета 50 “Касса” или 51 “Расчетный счет”.

На рисунке ниже представлены основные этапы учета заработной платы в организации.

Этапы учета заработной платы в организации

Документы по учету заработной платы на предприятии

1. Приказ о приеме на работу форма Т 1.
2. Приказ о переводе форма Т 5.
3. Приказ о прекращении трудового договора Т 8.
4. Лицевой счет Т 54.
5. Расчетно-платежная ведомость Т 49.

Далее в следующей статье продолжим тему учета труда и заработной платы на предприятии, будем разбираться с начислением заработной платы, налоговыми вычетами, страховыми взносами и рассмотрим пример расчета заработной платы.

Видео-урок “Порядок выплаты заработной платы работникам в 1С Бухгалтерия”

Расходы на оплату труда являются важнейшими статьями себестоимости продукции. По способу включения в себестоимость расходы на оплату труда могут быть прямыми (зарплата персоналу основного производства) и косвенными (зарплата руководящего, обслуживающего персонала, служащих).

Начисление заработной платы зависит от применяемой системы оплаты труда, технологии и организации производства. Оплата труда может быть повременная, сдельная, сдельно-премиальная, агентское вознаграждение, оклад и другие.

Учет оплаты труда базируется на первичной документации по учету затрат труда и нормативных документов по формам оплаты труда, разработанных в организации.

Основой для начисления оплаты труда являются следующие документы:

Штатное расписание;

Утвержденное Положением об оплате труда персонала;

Табель учета рабочего времени; ^ наряд на выполнение работ; ведомость учета выработки;

Приказ на выплату премии;

Трудовой договор и акт выполненных работ;

Другие документы, связанные с трудовыми отношениями и оплатой труда.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -133с.

Документальное оформление расчетов с работниками - неотъемлемая часть учета расчетов по оплате труда, поскольку заработная плата начисляется в соответствии с документами по учету использования рабочего времени.

При повременной оплате труда таким документом является табель учета использования рабочего времени (типовая форма № Т-13), который является внутренним, первичным, накопительным и оправдательным бухгалтерским документом, а также регистром оперативного учета рабочего времени.

Каждому работнику, принятому на постоянную, временную, сезонную работу сроком на один день и более, за исключением работников, выполняющих работу по договору подряда, присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

Учет выработки при сдельной форме оплаты труда может быть организован при условии, что есть возможность измерить и подсчитать объем выполненных каждым работником работ в натуральном выражении и установить плановые, нормированные задания в единицу времени. Поэтому документация по учету выработки должна обеспечивать организацию данными о количестве и качестве произведенной продукции и выполненных работ; о соответствии объема выполненных работ количеству израсходованных при этом материалов, сырья, полуфабрикатов; об уровне выполнения норм выработки и размере заработной платы.

Учет выработки рабочих-сдельщиков ведется мастерами, бригадирами и другими работниками. В зависимости от характера производства, системы организации и оплаты труда, способа контроля качества продукции в промышленности применяются следующие формы первичных учетных документов: наряд на сдельную работу, маршрутный лист (карта), рапорт о выработке и приемке работ за смену, карточки (ведомость) учета выработки, табель- расчет, акт о приемке выполненных работ, заказ и другие.

Независимо от формы первичные документы должны содержать следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отдел и т. д.), расчетный период (год, месяц, число), фамилию и инициалы работника, его табельный номер и разряд, код учета затрат (изделие, заказ, счет, статья расхода), наименование работы, плановый и фактический объем, расценка за единицу выполняемой работы, фактический заработок. Заполняются эти документы на основе технологических карт, действующих норм и расценок в соответствии с производственной программой цеха (участка), графика работы. Эти документы оформляются до начала работы и передаются рабочему или бригаде. По окончании работ отдел технического контроля (ОТК) проставляет фактически затраченное время и объем выработанной, принятой годной продукции и брака. Подписываются эти документы руководителем работ, нормировщиком и бригадиром (если работа выполняется бригадой) и подтверждаются руководителем организации.

В единичных производствах, где изготавливают индивидуальную (неповторяющуюся) продукцию, основным документом на сдельную работу является наряд. По форме различают индивидуальные наряды (на одного человека) и бригадные (коллективные) наряды; по сроку действия - разовые (на один вид работы в течение смены или месяца, относящиеся к одному и тому же заказу, коду производственных затрат) и накопительные наряды. Но более совершенными считаются накопительные наряды на весь отчетный период или его половину. В такой наряд последовательно записывают нормированные задания и их выполнение. Подсчитывают их за каждую половину месяца. По окончании месяца наряд закрывают и сдают в бухгалтерию, где проводится его дальнейшая обработка: проверяется правильность заполнения учетных реквизитов, рассчитываются суммы заработка и количество часов нормированного времени, определяются итоговая сумма заработка и нормо-часы.

Если работа по наряду до конца месяца не закончена, то расценивается выполненная часть, а на завершение работы дается задание в наряде на следующий месяц.

В серийных производствах, где по одному технологическому процессу изготовляется одновременно серия (группа) однородных изделий, для учета выработки и заработной платы применяют маршрутные листы (карты). Работу по ним может выполнять каждый рабочий. Маршрутный лист выписывается заранее на все операции технологического процесса и на определенную партию деталей и изделий. В нем последовательно отмечают передачу работы (количество) с одной операции на другую, что позволяет контролировать потери и брак в производстве. Ввиду того, что работы по маршрутному листу выполняют несколько рабочих, заработок каждого накапливается в специальном документе - рапорте о выработке, составляемом за 15 дней или за месяц.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -135с

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере пока остается открытым , поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Поэтому основные документы по учету , действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Перечень форм:

1. Т-12 - Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета ";
2. Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
3. Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
4. Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
5. Т-53 Форма "Платежной ведомости";
6. Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
7. Т-54 Форма "Лицевого счета";
8. Т-60 Форма "Записки-расчета о работнику";
9. Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) с работником";
10. Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по , заключенному на время выполнения определенной работы".

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости . В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы - записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо , если отпуск брался авансом.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.

При приеме работника на работу по трудовому договору (контракту) оформляется приказ о приеме на работу: форма N Т-1 - для одного работника или Т-1а - для нескольких работников (Приложение 1). Подписанный руководителем приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию.

На основании приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку, заполняется личная карточка (форма N Т-2) (Приложение 2) и открывается лицевой счет работника (форма N Т-54) (Приложение 3). Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться зарплата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.

Для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации применяется штатное расписание (форма N Т-3). Содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом вышеназванных лиц.

Для оформления и учета направлений работника в командировку применяется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или работников (форма N Т-9а). Для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку руководителем организации или уполномоченным им лицом утверждается служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а). Документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке, является командировочное удостоверение (форма N Т-10). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени пребывания и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет с приложение документов, подтверждающих произведенные расходы.

Для оформления и учета поощрений за успехи в работе применяется форма «Приказ (распоряжение) о поощрении работника» (форма N Т-11). Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании данного приказа вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника. При одновременном поощрении нескольких работников приказ издается по форме N Т-11а.

Работник может быть переведен на другую работу в организации или в другую местность вместе с организацией. В этом случае оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а), копии которых также передаются в бухгалтерию. При этом могут изменяться тарифные ставки, оклады и другие показатели, необходимые для расчета заработной платы. На основании такого приказа делаются соответствующие записи в лицевом счете (форма N Т-54 или Т-54а).

При предоставлении отпуска необходимо оформление приказа о предоставлении отпуска по формам N Т-6 (Приложение 4) или Т-6а и составлении графика отпусков (форма N Т-7) (Приложение 5). На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику" (Приложение 6).

Для оформления и учета увольнения работника (работников) применяются приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма N Т-8а), на основании которых производится расчет с работником, и его результаты также вносятся в лицевой счет. В последний день работы оформляется приказ об увольнении работника и выдается ему заполненная трудовая книжка. Помимо копии приказа о прекращении трудового договора с работником отдел кадров готовит и представляет в бухгалтерию записку-расчет (унифицированная форма N Т-61). Этот документ применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13). Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.

Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации.

При повременной форме оплаты работникам на основании личной карточки работника, в которой указывается размер тарифной ставки или оклада, размер надбавки к зарплате (в процентах или сумме), а также на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного времени формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или формы N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» производится начисление заработной платы: в «Расчетно-платежной ведомости» (ф. № Т-49); в «Расчетной ведомости» (ф. № Т-51); в «Платежной ведомости» (ф. № Т-53).

Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке. Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки продукции, объема выполненных работ и начисления заработной платы применяют различные формы первичных документов: наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ, маршрутные карты, наряд-книжки, акты о приемке выполненных работ, нормированные задания повременщиков и др.

Унифицированных форм документов для определения сдельной оплаты труда Постановление Госкомстата России N 1 не предусматривает. Все необходимые формы организация должна разработать и утвердить самостоятельно, используя накопленный опыт работы по данному виду деятельности. Учет выработки, выбор той или иной формы первичного документа зависят от многих причин: вида деятельности, особенностей технологии производства, организации и оплаты труда, системы контроля и качества продукции, обеспеченности производства мерной тарой, весами, счетчиками и другими измерительными приборами. В любом случае при самостоятельной разработке необходимых форм организация должна соблюдать требования к первичным документам, изложенные в Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Состав необходимых первичных документов и их содержание существенно зависят от вида сдельной оплаты труда.

При прямой сдельной оплате труда для расчета зарплаты необходимо иметь документ (например, приказ), в котором установлены сдельные расценки на каждый вид продукции (работ) и наряд на сдельную работу.

При сдельно-прогрессивной оплате труда оформляется также наряд на сдельную работу и устанавливаются сдельные расценки на продукцию, произведенную в пределах нормы и сверх нормы.

При сдельно-премиальной системе для начисления зарплаты бухгалтеру необходимо иметь оформленный наряд на сдельную работу и приказ (распоряжение) о премировании.

При косвенно-сдельной форме оплаты труда для начисления заработной платы у бухгалтера должны быль следующие документы: цеховой наряд (наряд подразделения) на выполнение задания, тарифная ставка (оклад) основного работника, табель учета рабочего времени.

Использование того или иного вида первичных документов по учету выработки продукции зависит также от специфики производственного процесса или вида деятельности.

Так, например, в цехах с мелкосерийным и индивидуальным характером производства при разовых и ремонтных работах для учета выработки используются накопительные, или разовые, наряды. Приемка изготовленной продукции (выполненных работ) производится мастером, бригадиром или контролером отдела технического контроля и заверяется их подписями в соответствующих документах.

При серийном характере производства учет выработки продукции нередко осуществляется с помощью маршрутных карт (листов), которые составляются на основе технологических карт, принятых на данном производстве.

Неисправимый, или окончательный, брак оформляется актом о браке или ведомостью о браке и отмечается в первичных документах по учету выработки. Акт на брак составляется мастером, бригадиром или другими должностными лицами.

Работники, виновные в производстве брака, должны быть ознакомлены с этим актом. Брак можно также оформлять в накопительных ведомостях, в которые заносятся данные о браке, при этом записи в ведомости группируются по причинам и виновникам брака. В первичных документах по учету выработки продукции и выполненных работ предусматриваются специальные показатели для оценки количества выявленного брака. Эти данные используются при расчетах оплаты брака.

Если для исправления брака, допущенного по вине рабочих, требуются только их трудовые затраты, то акт не составляется и наряд на исправление брака не выписывается, но работы принимаются лишь после его исправления. Если же брак исправляется другим работником, не являющимся виновником этого брака, то на такую работу выписывается обычный наряд, на котором ставится отметка "Исправление брака".

Простои не по вине рабочих оформляются листком учета простоев, в котором указываются время начала, окончания и длительности простоя, причины и виновники простоя и причитающаяся рабочим за простои сумма оплаты. Простои по вине рабочих не оплачиваются и документами не оформляются.

Для получения пособия по временной нетрудоспособности работник обязан предъявить листок нетрудоспособности.

Для расчета заработной платы и произведение удержаний Госкомстатом России установлено несколько форм документов: расчетные и расчетно-платежные ведомости, а также лицевые счета работников.

При расчете заработной платы на компьютере вся информация о работниках хранится в соответствующей информационной базе, и программное обеспечение позволяет выдавать результаты расчета заработной платы в виде любой из этих форм. А при расчете заработной платы вручную использование той или иной унифицированной формы вызвано спецификой организации работ. Все эти формы содержат, по существу, одну и ту же информацию, но сгруппирована она по-разному.

Если надо рассчитать заработную плату всех сотрудников за месяц и выдать ее, то используется расчетно-платежная ведомость (форма N 49). Кроме того, расчетно-платежная ведомость служит еще регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.

В зависимости от численности организации расчетно-платежные ведомости могут формироваться по подразделениям или категориям сотрудников или каким-либо иным удобным для работы способом.

В ряде организаций вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные (форма N Т-51) и платежные (форма N Т-53) ведомости. Тогда в расчетной ведомости производятся все расчеты заработной платы, а платежная ведомость используется для выплаты заработной платы. Аванс за первую половину месяца также выдается по платежным ведомостям.

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей.

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производятся по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку "Разовый расчет по заработной плате".

По истечении срока выдачи заработной платы кассир в платежной ведомости против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку "Депонировано", составляет реестр невыданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную сумму и не полученную работниками сумму заработной платы.

На сумму выданной заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

Учет расчетов по депонированной зарплате ведется в книге учета депонированной заработной платы, которая заполняется по данным реестра депонированной заработной платы. Форма реестра Госкомстатом России не установлена.

Книга депонентов открывается на целый год. Суммы депонированной, но не выплаченной в текущем году зарплаты переносятся в новую книгу на следующий год. Ее форма тоже не регламентируется Госкомстатом России.

В лицевом счете (формы N Т-54 и Т-54а) указываются все необходимые сведения о данном работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из его заработной платы за каждый месяц в течение года. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой необходимый период времени. Лицевые счета открываются на каждого работника предприятия при его приеме на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Лицевой счет является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы. На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость. Именно на основании лицевых счетов осуществляется выборка данных для справки о заработной плате для начисления пенсии и готовится справка в фонд занятости для назначения пособия по безработице. Лицевые счета хранятся 75 лет и часто служат единственным основанием для выдачи архивных справок о полученной ранее работниками заработной плате. По завершении календарного года лицевые счета подписываются бухгалтером и открываются лицевые счета на следующий год.

Если бухгалтер использует форму лицевого счета N Т-54а, которая содержит только условно-постоянные реквизиты работника, то сведения по расчету зарплаты необходимо ежемесячно вкладывать в лицевой счет.

Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме, учета ограничиваются следующими журналами-ордерами:

1) оборот по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" находит отражение в журналах-ордерах № 10 и №10/1.

В разделе I журнала-ордера № 1.0 "Издержки производства" отражаются суммы начисленной заработной платы, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), т. е. отнесенные в дебет счетов 20,23,25,26,28 и в кредит счета 70.

В журнале-ордере № 10/1 отражаются суммы, начисленные за счет других источников, отнесенные в дебет счетов 08,44,69,91 и др4

2) оборот по дебету счета 70, т. е. суммы выплат, удержаний и вычетов из заработной платы в зависимости от их вида, находит отражение:

в журнале-ордере № 1 - сумма ранее выданного аванса (кредит счета 50);

в журнале-ордере № 8- суммы удержанных налогов (счет 68), погашение ранее предоставленных займов и кредитов (счет 73); суммы, перечисленные в Сбербанк России, а также алименты и прочие платежи (счет 76).

Первичные учетные документы для отражения расчетов с персоналом по оплате труда утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — постановление № 1). При этом указано, что постановление № 1 принято в целях реализации требований Трудового кодекса РФ. Из этого можно сделать вывод, что унифицированные формы, утвержденные указанным постановлением, продолжают действовать и после 01 января 2013 года (т.к. их применение обусловлено не законом о бухгалтерском учете, а другим законодательным актом — Трудовым кодексом).

Анализ указанных форм показывает, что, несмотря на относительно “молодой” возраст — они введены в действие в 2004 году, все они разрабатывались для ведения “ручного” расчета заработной платы, т.е. без использования специальных программ для расчета заработной платы. По мысли законодателя (в данном случае, Госкомстата РФ), расчет заработной платы (вне специальных программ) должен осуществляться следующим образом:

1. Заполняется табель (форма № Т-12 или Т-13). В начале месяца сотруднику, ответственному за ведение табеля, выдается бланк табеля (совсем пустой или с заполненными ФИО). Ежедневно ответственный сотрудник отмечает по каждому работнику явку/неявку (при сплошном способе регистрации) или только неявку (при используемом способе регистрации отклонений) с указанием причины. По окончании месяца ответственный за ведение табеля подсчитывает общее количество дней и часов, отработанных и пропущенных каждым работником, и табель, подписанный руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

2. На основании табеля бухгалтерия производит расчет заработной платы (на калькуляторе) последовательно по каждому работнику.

2.1. Из табеля в лицевой счет (форма № Т-54) переносятся данные о количестве отработанных дней (часов), использованных отпусках, переводах, увольнении, изменениях в оплате труда (сверяются с данными соответствующих приказов, предоставляемых кадровой службой).

2.2. Рассчитываются отклонения (на основании уже имеющихся данных в лицевом счете сотрудника по начислениям за предшествующие периоды): отпускные (расчет ведется в форме № Т-60), больничные листы (ввиду отсутствия специального документа, видимо, предполагается, что расчет ведется в самом больничном листе), средний заработок, например, за время нахождения в командировке или в других случаях, предусмотренных законодательством (для этого вида расчета также не предусмотрено специальной формы расчета, видимо, по мысли законодателя, расчет ведется “на бумажке”), компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении (расчет ведется в форме № Т-61).

2.3. Рассчитываются основные начисления в соответствии с используемой системой оплаты труда (по окладу/тарифу, по сдельным расценкам, премии и т.п.).

2.4. Результаты всех произведенных расчетов заносятся в лицевой счет сотрудника (форма № Т-54) по соответствующим графам (видам оплат) .

2.5. В специальном регистре налогового учета по НДФЛ (в соответствии с требованиям п.1 ст.230 НК РФ) рассчитывается НДФЛ за месяц (нарастающим итогом с начала года с учетом налоговых вычетов и ранее удержанных сумм).

2.6. В лицевом счете отражаются все удержания из заработной платы (включая НДФЛ и межрасчетные выплаты).

2.7. Высчитывается сумма к оплате.

3. На основании лицевых счетов всех работников составляется расчетно-платежная (по форме № Т-49) или расчетная ведомость (по форме № Т-51): последовательно по каждому работнику данные переносятся из лицевого счета в ведомость. Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется.

4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Использование для расчета заработной платы специализированной программы влечет за собой изменение функций первичных учетных документов, утвержденных постановлением № 1: как и любые другие регистры, при автоматизированной системе обработки информации эти документы вместо функции расчета и накопления информации приобретают функцию получения отчетных данных по произведенным (с помощью специальной программы) расчетам и закрепления полученных данных на бумажном носителе (об этом уже упоминалось в статье ).

Как выглядит расчет заработной платы в специализированной программе (на примере 1С) описано в статье . Для выполнения же требований Трудового кодекса и Госкомстата РФ необходимо, чтобы по результатам каждого месяца или календарного года имелись на бумажном носителе:

I) Табель учета рабочего времени за месяц — формы № Т-12 и Т-13 (последняя применяется при автоматизированной обработке учетных данных) (порядок подготовки табеля при ведении учета в программе 1С ранее изложен в вышеупомянутой статье ; практическое применение табеля при расчете зарплаты в 1С изложено в статье).

II) Расчетные и/или платежные ведомости — формы № Т-49, Т-51, Т-53. Надо сказать, что с точки зрения практического применения формы № Т-49 и Т-51 являются гораздо менее наглядными, чем, скажем, расчетная ведомость в произвольной форме, формируемая в 1С. Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ). В постановлении № 1 указано, что “на работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются”. Про возможность не составлять платежную ведомость при выплате заработной платы отдельному сотруднику по расходному ордеру не сказано. Из этого можно сделать вывод, что, даже если в платежную ведомость на выплату заработной платы наличными из кассы включен только один работник, выдача должна производиться именно по ведомости, а не по расходному ордеру, оформленному на имя работника.

III) Лицевой счет за календарный год (по каждому работнику) — формы № Т-54 или Т-54а (в последнем случае должны быть распечатаны и вклеены в форму расчетный листки за каждый месяц).

IV) Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику — форма № Т-60 (на каждому факту предоставления отпуска).

V) Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) — форма № Т-61 (по факту увольнения).

VI) Справки-расчеты для начислений по среднему заработку и больничным листам (по каждому соответствующему факту) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

VII) Регистр налогового учета по НДФЛ за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.

VIII) Регистр учета начисленных страховых взносов за календарный год (по каждому работнику) — по форме, разработанной и утвержденной организацией.