Главная / Заявления

Как выгоднее распоряжаться наличной выручкой от продажи товаров. Лимит оплаты наличных расчетов между организациями

На что можно потратить наличные деньги в кассе

На что можно потратить наличные из кассы, прописано в указаниях Центробанка. За нецелевое использование денег компанию могут оштрафовать налоговики и обслуживающий банк. Штрафы ИФНС можно оспорить.

Если организация не продает товары за наличный расчет, она вправе работать без кассового аппарата. Несмотря на это большинство организаций так или иначе сталкивается с наличными деньгами в процессе своей деятельности. Из кассы выдают авансы подотчетным лицам, материальную помощь работникам, нередко и заработную плату. Рассмотрим, все ли расходные операции с наличкой правомерны.

Один из способов пополнения кассы — снятие денег с расчетного счета организации. Торговые компании чаще всего получают наличку от покупателей. Кроме того, деньги в кассу предприятия могут поступить от подотчетных лиц в виде возврата денежного аванса или от учредителей в качестве займа.

На что можно потратить наличные: законные направления расходования денег

Чтобы правомерно выдать наличные деньги из кассы, нужно определиться с источником их поступления. С осторожностью стоит расходовать торговую выручку: деньги от продажи товаров, работ, услуг закон разрешает выдавать из кассы лишь на определенные цели (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Смотрите, на что можно потратить наличные из выручки:

выдать зарплату, социальные выплаты (материальная помощь, оплата проезда и путевок), аванс подотчетному лицу;
закрыть задолженность перед поставщиком;
выплатить деньги покупателю за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) — если покупатель ранее приобрел материальные ценности (услуги) за наличные средства;
выплатить страховку по договорам физическим лицам, которые внесли страховые премии наличными деньгами;
выдать наличные деньги по операциям банковского платежного агента (субагента) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ .

Приведенное правило расходования наличности распространяется как на юридические лица, так и на ИП. Индивидуальные предприниматели также вправе брать деньги из выручки на личные нужды.

Выдать заработную плату

Существует два способа выплаты зарплаты: перевод на банковский счет сотрудника или выдача из кассы (ст. Трудового кодекса РФ). Зарплату можно выдать даже из наличной выручки. Если же выручки нет или ее недостаточно, компания может снять деньги с расчетного счета для последующей выплаты зарплаты из кассы.

Если работник компании не является резидентом России, то выдавать ему зарплату из кассы нужно с осторожностью. Дело в том, что расчеты с нерезидентами признаются валютными операциями, это устанавливает Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле». В законе приведен перечень операций по расчетам между компанией-резидентом и сотрудниками-нерезидентами. В этом перечне нет операции по выдаче зарплаты нерезиденту наличными средствами. В то же время закон не содержит прямого запрета на выдачу зарплаты из кассы. Нет подобных ограничений и в Трудовом кодексе.

Некоторые контролирующие органы считают, что нерезиденту выдавать зарплату из кассы нельзя (к примеру, информационное письмо Федеральной службы финансово-бюджетного надзора от 7 августа 2014 года). Суды обычно встают на сторону работодателя, не усматривая противоправных действий в выплате зарплаты наличкой (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2014 г. № А69-3060/2013 , определение ВАС РФ от 27 января 2014 г. № ВАС-19914/13).

Совет . Если работодатель не готов отстаивать свою позицию в суде, то зарплату сотруднику-нерезиденту безопаснее перечислять на банковский счет.

Выдать деньги под отчет

Выдать деньги под отчет можно из любой наличности, которая есть в кассе. Это относится и к торговой выручке.

отчитаться по предыдущему авансу;
написать заявление с указанием цели получения денег, суммы и срока.

С 19 августа заявление на выдачу подотчета стало необязательным, теперь достаточно приказа. А условие о необходимости отчитаться о предыдущем авансе отменено. Такой порядок следует из Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У , который изменил Порядок ведения кассовых операций.

Выдавать наличку под отчет компания вправе на любой срок, который закреплен в учетной политике. Законодательство не ограничивает также и сумму, которую можно выдать подотчетному лицу.

Оказать материальную помощь сотрудникам

Выплату материальной помощи чаще всего нельзя спланировать заранее. Компания оказывает материальную помощь своим сотрудникам в связи со смертью родственников, рождением детей, свадьбой и другими событиями, которые сложно прогнозировать. Именно поэтому очень часто материальную помощь выдают из кассы.

Выдать материальную помощь организация вправе из торговой выручки, находящейся в кассе предприятия. Центральный банк в своих Указаниях от 7 октября 2013 г. № 3073-У разрешает расходовать выручку на социальные выплаты. Материальная помощь как раз относится к социальным выплатам (п. 90 Приказа Росстата от 26 октября 2015 г. № 498).

Вернуть долг поставщику

Оплатить задолженность поставщику можно, выдав его представителю деньги из кассы предприятия. Наличная выручка подходит для этих целей.

Исключение составляет только арендный платеж: такую задолженность за недвижимость оплатить арендодателю из наличной выручки нельзя (п. 4. Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Для погашения долга придется заказать деньги в банке, оприходовать их в кассу и только потом рассчитаться с арендодателем.

Чтобы у налоговиков не было претензий, при расчете наличными с поставщиком соблюдайте такие несложные правила:

Требуйте от представителя поставщика доверенность на получение денег.
Не превышайте лимит расчета наличными деньгами. По одному договору можно выдать не более 100 000 рублей (п. 6 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Попросите у поставщика кассовый чек на полученную им оплату.

Выдать заем и выплатить дивиденды

Если компания решит предоставить заем наличными сотруднику, учредителю или юридическому лицу, придется снять деньги на эти цели с банковского счета. Выдавать земные средства из наличной выручки законом запрещено (п. 4 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Дивиденды в 2017 году также не входят в список разрешенных наличных расходов компании (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Таким образом, выплатить дивиденды учредителям из наличной выручки нельзя, но доходы можно выдать из других наличных средств. Например, заказать деньги в банке или выдать дивиденды из налички, возвращенной подотчетным лицом.

Из этого правила есть важное исключение. Акционерным обществам запрещено выдавать дивиденды из кассы независимо от того, из какого источника поступили наличные деньги (п. 8 ст. 42 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Выдать деньги на личные нужды директора

Все доходы компании считаются ее собственностью. Руководитель, даже если он является учредителем компании, не может изымать наличность и тратить деньги на личные нужды. Все расходы предприятия должны быть обоснованы. Это касается любых расходов, оплаченных наличными средствами, а также безналичных расчетов.

У индивидуального предпринимателя подобных ограничений нет. ИП вправе брать деньги из кассы и расходовать их на личные нужды (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Здесь подойдет любая наличность, в том числе и выручка бизнесмена.

Как накажут за нарушение кассовой дисциплины

Компанию нельзя привлечь к ответственности за выдачу наличности не по назначению. В КоАП есть статья, которая предусматривает штрафы за нарушение работы с наличностью. Но перечень возможных нарушений строго ограничен. Поэтому если налоговики попытаются привлечь нарушителя за нецелевое расходование наличной выручки по статье 15.1 КоАП, решение ИФНС можно оспорить в суде.

Помимо инспекторов, порядок работы с наличными средствами может проверить обслуживающий банк. Если в договоре на банковское обслуживание предусмотрены взыскания за кассовые нарушения, то организации придется заплатить штраф банку.

КоАП предусматривает следующие штрафные санкции:

от 4 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц;
от 40 000 до 50 000 рублей — на юридических лиц.

Такие же штрафы придется заплатить, если ИФНС обнаружит следующие нарушения:

превышен лимит расчетов наличными (100 000 рублей);
деньги не оприходованы в кассу;
превышен лимит кассы.

Эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Елена Рогачева

На что можно потратить наличные: законные направления расходования денег

Смотрите, на что можно потратить наличные из выручки:

выдать зарплату, социальные выплаты (материальная помощь, оплата проезда и путевок), аванс подотчетному лицу;
выплатить деньги покупателю за возвращенный товар, невыполненные работы (услуги) - если покупатель ранее приобрел материальные ценности (услуги) за наличные средства;
выплатить страховку по договорам физическим лицам, которые внесли страховые премии наличными деньгами;
выдать наличные деньги по операциям банковского платежного агента (субагента) в соответствии с требованиями статьи 14 Федерального закона от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.

Выдать заработную плату

Существует два способа выплаты зарплаты: перевод на банковский счет сотрудника или выдача из кассы (ст. 136 Трудового кодекса РФ). Зарплату можно выдать даже из наличной выручки. Если же выручки нет или ее недостаточно, компания может снять деньги с расчетного счета для последующей выплаты зарплаты из кассы.

Некоторые контролирующие органы считают, что нерезиденту выдавать зарплату из кассы нельзя (к примеру, информационное письмо Федеральной службы финансово-бюджетного надзора от 7 августа 2014 года). Суды обычно встают на сторону работодателя, не усматривая противоправных действий в выплате зарплаты наличкой (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2014 г. № А69-3060/2013, определение ВАС РФ от 27 января 2014 г. № ВАС-19914/13).

Совет
Если работодатель не готов отстаивать свою позицию в суде, то зарплату сотруднику-нерезиденту безопаснее перечислять на банковский счет

Выдать деньги под отчет

Выдать деньги под отчет можно из любой наличности, которая есть в кассе. Это относится и к торговой выручке.

отчитаться по предыдущему авансу;
написать заявление с указанием цели получения денег, суммы и срока.

Важная статья:
Порядок ведения кассовых операций в 2017 году

С 19 августа заявление на выдачу подотчета станет необязательным, достаточно будет приказа. А условие о необходимости отчитаться о предыдущем авансе будет отменено. Такой порядок следует из Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У, который изменил Порядок ведения кассовых операций.

Важно!
Правила, по которым подотчет выдается из кассы, закреплены в пункте 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У (в ред. Указания ЦБ РФ от 19 июня 2017 г. № 4416-У).

Оказать материальную помощь сотрудникам

Вернуть долг поставщику

Требуйте от представителя поставщика доверенность на получение денег.
Не превышайте лимит расчета наличными деньгами. По одному договору можно выдать не более 100 000 рублей (п. 6 Указаний ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Попросите у поставщика кассовый чек на полученную им оплату.

Выдать заем и выплатить дивиденды

Выдать деньги на личные нужды директора

Как накажут за нарушение кассовой дисциплины

Компанию нельзя привлечь к ответственности за выдачу наличности не по назначению. В КоАП есть статья, которая предусматривает штрафы за нарушение работы с наличностью . Но перечень возможных нарушений строго ограничен. Поэтому если налоговики попытаются привлечь нарушителя за нецелевое расходование наличной выручки по статье 15.1 КоАП, решение ИФНС можно оспорить в суде.

КоАП предусматривает следующие штрафные санкции:

от 4 000 до 5 000 рублей — на должностных лиц;
от 40 000 до 50 000 рублей — на юридических лиц.

Такие же штрафы придется заплатить, если ИФНС обнаружит следующие нарушения:

превышен лимит расчетов наличными (100 000 рублей);
деньги не оприходованы в кассу;
превышен лимит кассы.

Елена РОГАЧЕВА , эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Наличными с другими организациями и предпринимателями, закрепленные Банком России в Указании от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Этот документ заменил Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.

В целом порядок расходования наличности из кассы теперь понятнее. Таблица поможет быстро определить, какие суммы разрешается выплачивать без соблюдения лимита и из выручки.

На что можно расходовать наличные

Выплата	Можно ли выдать (оплатить) из наличной выручки	Можно ли выдать (оплатить) больше 100 000 руб.
Расчеты с сотрудниками
Зарплата и пособия работникам
Выдача наличных денег под отчет
Расчеты с контрагентами
Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
Выплата денег за возвращенный товар (невыполненную работу, неоказанную услугу), ранее оплаченный наличными
Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по безналу
Займы, погашение займов и процентов по ним
Дивиденды
Платежи по недвижимости
Наличные предпринимателя
Деньги на личные цели, не связанные с ведением бизнеса

Рассмотрим основные правила расчетов наличными.

Правило № 1: лимит в 100 000 руб. обязателен для всех сторон договора

Лимит расчетов наличными — это 100 000 руб. по одному договору. В предельную сумму должна укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

В правиле о необходимости вести наличные расчеты в пределах лимита есть понятие «участники наличных расчетов». Ими считаются любые юридические лица и предприниматели. Все они имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания № 3073-У).

За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Административная за сверхлимитные расчеты. Участниками наличных расчетов являются обе стороны договора. Так что налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя. Это прямо разрешает пункт 5 Указания № 3073-У.

Правило № 2: лимит 100 000 руб. действует независимо от срока договора

Платежи по одному договору - это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания № 3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Пример
Две компании оказания услуг сроком на два месяца (май—июнь). Цена договора — 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 30 июня. Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он смог только 10 июля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик вправе внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу. За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

Правило № 3: из выручки можно выдавать под отчет любые суммы

Из наличной выручки можно выдавать подотчет в любой сумме. Лимит в 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом теперь прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания № 3073-У.

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России ранее разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно. Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).

В действующих правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо № 190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ. Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Правило № 4: нельзя выдавать займы и платить за аренду из кассы

В пункте 4 Указания № 3073-У приведен перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по договорам аренды, займам, а также по организации и проведению азартных игр.

Данное ограничение касается не только расчетов между компаниями, предпринимателями или компанией и предпринимателем. Оно относится и к их расчетам с физлицами.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора — физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания № 3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда. Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор — с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей. В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета. Ведь в Указании № 3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Необязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

Заем . Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора — и заимодавца, и заемщика. Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы. Или который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан — процентный или беспроцентный.

Правило № 5: ИП вправе забрать себе хоть всю выручку из кассы

У предпринимателей есть возможность без всякой опаски забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы (п. 2 Указания № 3073-У).

Ограничений по сумме тоже нет — предприниматель вправе забрать из кассы всю накопившуюся наличную выручку. На эту операцию лимит в 100 000 руб. не распространяется.

Бизнесмен ничем не рискует, если по расходнику получит из кассы всю наличность, которая там есть, включая выручку за проданные товары. Главное написать в расходнике, что деньги выданы предпринимателю на личные нужды.

Рассчитываться наличными с другими организациями и предпринимателями уже скоро надо будет по новым правилам. Банк России закрепил новые в Указании от7 октября 2013 г. №3073-У «Об осуществлении наличных расчетов». Новые правила вступают в силу 1 июня, то есть через 10 дней после дня опубликования Указания №3073-У в «Вестнике Банка России» (опубликовано 21 мая).

Обратите внимание! Старое Указание № 1843-У, посвященное наличным расчетам, отменено (Указание Банка России от 16 октября 2013 г. № 3076-У).

Ниже вы найдете таблицу, которая поможет быстро определить, какие суммы разрешается выплачивать без соблюдения лимита и из выручки.

На что и как можно расходовать наличные

	Можно ли выдать (оплатить) из наличной выручки	Можно ли выдать (оплатить) больше 100 000 руб.
Расчеты с сотрудниками
Зарплата и пособия работникам
Выдача наличных денег под отчет
Расчеты с контрагентами
Оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг
Выплата денег за возвращенный товар (невыполненную работу, неоказанную услугу), ранее оплаченный наличными
Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по безналу
Займы, погашение займов и процентов по ним
Дивиденды
Платежи по договору аренды недвижимости
Наличные предпринимателя
Деньги на личные цели, не связанные с ведением бизнеса

Лимит в 100 000 руб. обязателен для всех сторон договора

Лимит расчетов наличными остался прежним — это 100 000 руб. по одному договору. То есть в предельную сумму должна, как и раньше, укладываться общая сумма наличного платежа по одной сделке. Даже если деньги одна сторона договора передает другой частями. Например, покупатель оплачивает товар в рассрочку.

Само же правило о необходимости вести наличные расчеты в пределах лимита сформулировано по-новому. Появилось такое понятие, как участники наличных расчетов. Ими считаются любые юридические лица и предприниматели. Все они имеют право рассчитываться наличкой в рамках одного договора только в пределах лимита (п. 6 Указания №3073-У).

За превышение этого ограничения предусмотрен штраф в сумме до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Причем долгое время оставался спорным вопрос о том, кого налоговики вправе за данное нарушение: обе стороны договора, только продавца, который получает наличку, или только покупателя, который ею расплачивается. Инспекторы штрафовали и тех и других. И судьи признавали это правомерным (постановления ФАС Волго-Вятского округа от30 ноября 2010г. поделу №А28-2959/2010 и ФАС Поволжского округа от12 октября 2010г. поделу №А65-6852/2010).

Теперь споров не будет. Административная ответственность установлена за сверхлимитные расчеты. Участниками наличных расчетов являются обе стороны договора. Так что налоговики вправе оштрафовать за превышение лимита и того, кто получил больше 100 000 руб., и того, кто выплатил лишнюю сумму.

С физическими лицами компании и предприниматели могут, как и раньше, рассчитываться наличными без всяких ограничений по суммам. Например, любую наличную сумму можно заплатить частному подрядчику за работу или услугу или получить в качестве займа от работника или учредителя. Запрета не было и раньше, но сейчас это прямо разрешает пункт 5 Указания № 3073-У. Таким образом, чиновники решили повременить с установлением лимита по наличным расчетам с обычными гражданами. Была идея с 2014 года ввести ограничение в сумме 600 000 руб., а с 2016-2017 годов — снизить его до 300 000 руб.

Лимит 100 000 руб. действует независимо от срока договора

В новых правилах уточнено, что понимать под платежами по одному договору. Это расчеты по обязательствам, предусмотренным договором, которые исполняются как в период действия договора, так и после его окончания (п. 6 Указания №3073-У). Таким образом, соблюдать лимит надо даже при передаче и получении наличных денег по контракту, срок действия которого истек.

Обратите внимание! Лимит надо соблюдать даже при получении или передаче наличных по договору, срок действия которого уже истек.

Пример : Компания рассчитывается наличными, когда срок договора прошел

Две компании заключили договор оказания услуг сроком на два месяца (май—июнь). Цена договора — 150 000 руб. По условиям договора исполнитель выставляет акт на оказанные услуги и счет, который заказчик должен оплатить самое позднее 30 июня. Заказчик опоздал с оплатой: рассчитаться за услуги он смог только 10 июля. И хотя срок действия договора уже истек, заказчик вправе внести наличные только в сумме 100 000 руб. А 50 000 руб. надо перечислить по безналу. За нарушение налоговики могут оштрафовать не только заказчика, но и исполнителя.

В прежнем Указании №1843-У подобной оговорки не было. Но Банк России официально разъяснял: лимит распространяется и на обязательства, исполняемые после окончания договора (официальное разъяснение от28 сентября 2009г. №34-ОР).

Из выручки можно выдавать под отчет любые суммы

Из наличной выручки можно выдавать подотчетные в любой сумме. Лимит в 100 000 руб. в таком случае не действует. Об этом теперь прямо сказано в пунктах 2 и 6 Указания № 3073-У.

В прежнем перечне целей, на которые можно тратить выручку из кассы (п. 2 Указания №1843-У), значились только командировочные расходы, а подотчетные не упоминались. Формально получалось, что выручку из кассы можно выдавать под отчет только тем, кто отправляется в служебную поездку. Правда, отсутствие судебной практики свидетельствует о том, что на практике споров на этот счет не было. То есть налоговики не видели нарушения в том, что компания тратит наличную выручку на выдачу подотчетных не командированным работникам, а тем, кому наличность нужна для приобретения товаров или услуг для организации. Теперь же претензии полностью исключены.

Что касается соблюдения лимита в 100 000 руб., то Банк России разъяснял следующее. Если работник тратит подотчетные в командировке, то придерживаться лимита при расчетах за жилье и проезд не нужно. Если же расходы подотчетника не связаны со служебной поездкой, например он покупает для компании оргтехнику, то по одному договору можно рассчитываться наличными только в пределах 100 000 руб. (письмо от4 декабря 2007г. №190-Т). В новых правилах прямо не сказано, что командированный сотрудник имеет право тратить наличные без учета лимита. А письмо №190-Т разъясняет нормы прежнего, а не нового Указания ЦБ РФ. Поэтому безопаснее, чтобы в служебной поездке сотрудник тоже рассчитывался по каждому такому договору только в пределах лимита. Иначе есть риск, что за сверхлимитные траты налоговики оштрафуют на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Нельзя выдавать займы и платить за аренду из кассы

В пункте 4 Указания № 3073-У приведен новый перечень операций, расплатиться по которым компания и предприниматель могут исключительно с помощью наличных, снятых с расчетного счета. Использовать наличную выручку напрямую из кассы нельзя. В этот перечень входят расчеты по ценным бумагам, договорам аренды, займам, а также по организации и проведению азартных игр.

При этом лимит в 100 000 руб. надо соблюдать только по договорам, заключенным либо между двумя компаниями, либо между компанией и предпринимателем, либо между двумя предпринимателями. Если одна из сторон договора — физлицо, то лимит не применяется (п. 5 Указания №3073-У). Рассмотрим подробнее правила по аренде и займам.

Аренда . Чтобы рассчитаться наличными за аренду недвижимого имущества, надо снять их со счета. Использовать выручку из кассы компания не вправе. Причем независимо от того, с кем заключен договор — с другой организацией, с предпринимателем или с частным лицом.

Обратите внимание! Наличной выручкой из кассы можно рассчитываться за аренду автомобиля или другого движимого имущества. При аренде недвижимости надо снимать деньги со счета или платить по безналу.

Данное правило компании и бизнесмены должны соблюдать независимо от того, оплачивают они наличкой именно аренду или, к примеру, погашают штрафы и неустойки либо вносят задаток. Кроме того, ограничение распространяется как на арендаторов, так и на арендодателей. В большинстве случаев наличными деньгами рассчитывается арендатор, когда вносит в кассу арендодателя платеж за использование недвижимости. Но возможен и другой вариант. Например, арендодатель может вернуть арендатору переплату по договору. Для этого тоже нужно использовать наличность, снятую со счета. Ведь в Указании №3073-У речь идет обо всех операциях по договору аренды.

В то же время на аренду движимого имущества данное ограничение не распространяется. Компания, которая арендует, например, автомобиль, имеет право погасить очередной платеж и из наличной выручки. Необязательно сначала вносить ее на счет, а потом снимать, чтобы рассчитаться.

В прежнем Указании №1843-У не было прямой оговорки о том, что рассчитываться по аренде надо только за счет денег, снятых со счета. В то же время аренда не значилась в перечне целей, на которые можно тратить наличную выручку. То есть формально ограничение существовало и раньше. Но если до недавних пор налоговики не акцентировали на этом свое внимание, сейчас наличные расчеты по аренде наверняка начнут вызывать у проверяющих пристальный интерес.

Заем . Запрет на использование наличной выручки из кассы распространяется как на выдачу займов, так и на их возврат и погашение процентов. То есть касается обеих сторон договора — и заимодавца, и заемщика. Кроме того, запрет на расходование выручки распространяется не только на договоры, заключенные между двумя компаниями или компанией и предпринимателем, но и на контракты, подписанные с физлицом. Это может быть, например, учредитель, который дал своей компании взаймы. Или директор, который, наоборот, получил от организации заем. Также не важно, какой заем получен или выдан — процентный или беспроцентный.

В прежнем Указании №1843-У выплаты по договорам займа не значились в перечне целей, на которые можно тратить выручку из кассы. Ссылаясь на это, специалисты Банка России разъясняли, что на выдачу займов такую наличность направлять нельзя (письмо от4 декабря 2007г. №190-Т). Нарушителей штрафовали налоговики, а судьи их поддерживали (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от27мая 2010г. поделу №А03-14966/2009). Инспекторы штрафовали и тех, кто возвращал займы или платил проценты по ним наличными из выручки. Отменить эти штрафы не удавалось (решение Московского городского суда от14 декабря 2012г. поделу №7— 2207/2012).

Предприниматель вправе забрать себе хоть всю выручку из кассы

Предприниматели получили возможность без всякой опаски забирать выручку из кассы. Чтобы истратить вырученную наличку на свои личные цели, бизнесмену не надо сначала сдавать их в банк, а потом снимать со счета. Выдача предпринимателю денег на личные нужды, не связанные с его деятельностью, теперь прямо поименована в перечне целей, на которые разрешается тратить выручку из кассы (п. 2 Указания №3073-У).

Обратите внимание! Бизнесмен может взять деньги на личные нужды прямо из кассы. Не надо сдавать их в банк, а потом снимать.

С 2012 года у предпринимателей появилась обязанность устанавливать лимит остатка наличных в кассе (п. 1.2 Положения Банка России от12 октября 2011г. №373-П). В связи с этим возникла путаница, могут ли бизнесмены забирать из кассы наличную выручку на свои собственные цели. Или надо сдавать на расчетный счет свою выручку и только потом снимать наличные и забирать их себе. Новые правила решают эту проблему: теперь очевидно, что бизнесмен ничем не рискует, если по расходнику получит из кассы всю наличность, которая там есть, включая выручку за проданные товары. Главное написать в расходнике, что деньги выданы предпринимателю на личные нужды.

На что чиновники разрешают тратить наличную выручку, а на что - нет? По каким правилам сдавать сверхлимитную выручку в банк? Читайте об этом в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Семинар для бухгалтера».

В кассе организации можно хранить наличные деньги только до определенной суммы. Размер лимита каждая компания устанавливает самостоятельно, исходя из объема наличной выручки, полученной в расчетном периоде. Причем для расчета можно взять любой отрезок времени - предыдущие месяцы, время пика продаж или какой-нибудь период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92 рабочих дней.

Затем нужно определить, с какой периодичностью вы будете сдавать излишки наличных в банк. Общее правило гласит: сдавать деньги надо не реже одного раза за семь рабочих дней.

Сосредоточимся на том, что можно делать с наличной выручкой. Коротко говоря, у организации есть два варианта: потратить деньги на что-то и сдать в банк. А теперь - детали.

На что можно потратить наличную выручку

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать только на цели, прописанные в пункте 2 Указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У. А это:

Любые выплаты сотрудникам;

Оплата товаров и услуг, командировочных расходов (через подотчетных лиц);

Выплата денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);

Возмещения по договорам страхования граждан.

Будьте внимательны: на эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров. А если компания получает наличные от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц?

Например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле. Такие поступления наличности обязательно нужно сдать в банк в полном объеме.

Формально за нарушение этого правила не предусмотрено административной ответственности. Однако налоговики в ходе проверок кассовой дисциплины выписывают штрафы по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Есть еще несколько спорных ситуаций, когда неясно, можно расходовать наличную выручку или нет. Все эти случаи посмотрите в таблице (см. ниже). Здесь налоговые инспекторы также штрафуют компании и ответственных сотрудников по статье 15.1 КоАП РФ.

На какие цели опасно расходовать наличную выручку

Ситуация	Комментарий
Выдали заем работнику, другому гражданину и сторонней организации	В перечне операций, на которые можно расходовать наличную выручку, выдача займов не прописана (). Данный перечень является закрытым. Поэтому предоставлять за счет полученной выручки займы организации и предприниматели не вправе. Такой же вывод следует из . За такие действия налоговики оштрафуют организацию. Причем судьи поддерживают инспекторов. Посмотрите, например,
Вернули ранее полученный заем. Например, учредитель предоставил компании заем наличными деньгами. Компания хочет вернуть долг из наличной выручки	Такая операция, как возврат займов, не поименована в закрытом перечне операций, на которые организация может расходовать наличную выручку. Поэтому если налоговики в ходе проверки кассовой дисциплины обнаружат, что компания вернула заем из наличной выручки, то оштрафуют организацию или ее работников (). Причем судьи часто поддерживают инспекторов. Один из примеров -
Выплатили дивиденды	Направлять наличную выручку на выплату дивидендов рискованно. Причина проста - это не предусмотрено . Так что в случае проверки вероятны штрафы по КоАП РФ. Между тем официальных разъяснений Банка России по данному вопросу не было. Да и арбитражной практики насчет подобных споров с налоговиками нет. Кроме того, штрафные санкции за нецелевое расходование наличных могут быть прописаны в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком ()
Покупатель вернул товар, ранее оплаченный банковской картой. При этом компания возвращает деньги из наличной выручки	Выплата денег за возвращенный товар, ранее оплаченный по банковской карте, не входит в перечень из . Значит, выдать покупателю деньги за возвращенный товар из кассы нельзя (официальное разъяснение Банка России от 28 сентября 2009 г. № 34-ОР ). Если товар оплачен банковской картой, то при его возврате деньги нужно также вернуть на банковский счет покупателя. Возврат денег из кассы не допускается. В противном случае инспекторы предъявят штраф за нарушение кассовой дисциплины. Однако такие претензии на практике случаются редко

Добавлю, что срок давности для таких нарушений - два месяца. То есть, если налоговики не пришли с проверкой в течение двух месяцев с даты, когда компания потратила наличную выручку, претензии предъявить они не смогут. А если и начислят штраф, то вы без труда его оспорите.

Как сдать остаток наличных в банк

Есть несколько способов, как сдать в банк сверхлимитную наличность. Вы можете отвезти деньги в операционную кассу банка или договориться с инкассаторской службой. Есть еще вариант - сдать деньги через почту. Но это актуально, только если в вашем городе нет отделения нужного банка. В законе нет четкого перечня должностей тех сотрудников, которые вправе сдавать наличные деньги в банк. Логичнее всего поручить это кассиру.

Какой бы способ вы ни выбрали, надо оформить расходный кассовый ордер и внести запись в кассовую книгу. Если сотрудник компании сдает наличные непосредственно в кассу банка, заполняется объявление на взнос наличными.

Организация решила сдавать деньги через инкассаторскую службу? Тогда к приезду инкассаторов кассир должен подготовить наличную выручку, сложить ее в специальную сумку и составить несколько документов.

К ним относятся препроводительная ведомость, накладная и квитанция. Кассир вкладывает ведомость в сумку с денежной наличностью. Затем сумку нужно запломбировать так, чтобы при перевозке ее нельзя было незаметно вскрыть. А после накладную и сумку с наличными деньгами необходимо передать инкассатору.

Кроме того, кассир заполняет явочную карточку. При приеме сумки инкассатор подпишет квитанцию и проставит на ней оттиск штампа. Эта квитанция должна остаться у вас.

Кстати, формы всех нужных документов приведены в Положении Банка России от 24 апреля 2008 г. № 318-П .

Независимо от того, самостоятельно ли вы отвезли деньги в банк или передали инкассатору, в бухгалтерском учете сделайте такие проводки:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50

Сданы в банк денежные средства;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57

Зачислены деньги на расчетный счет.

ВОПРОС УЧАСТНИКА - Как в бухгалтерском учете при расчете налога на прибыль и НДС отражать потраченные на инкассацию деньги?

Затраты, связанные с оплатой инкассаторских услуг, в бухучете относятся к прочим расходам. То есть их отражают по дебету счета 91.

При расчете налога на прибыль стоимость услуг по инкассации компания может учесть в составе внереализационных расходов. Основание для этого - подпункт 15 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

Что касается НДС, то банковские услуги освобождены от данного налога. Однако инкассация является исключением из данного правила (подп. 3 п. 3 ст. 149 кодекса). Таким образом, предъявленный банком налог вы можете поставить к вычету. Само собой, должны быть соблюдены правила статей и НК РФ. То есть услуги оказаны и используются в деятельности, облагаемой НДС, и в наличии есть счет-фактура.

Теперь предположим, что сотрудники банка обнаружили одну или две фальшивые купюры. В этом случае деньги отправят на экспертизу и составят:

Акт вскрытия сумки и пересчета вложенных наличных денег (код ОКУД - 0402300);

Справку о приеме на экспертизу сомнительных денежных знаков в двух экземплярах (код ОКУД - 0402159).

Если экспертиза подтвердит, что купюра фальшивая, организация должна получить акт экспертизы (код ОКУД - 0402156). Затем учтите номинальную стоимость фальшивых банкнот как недостачу. Проводка такая:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57

Отражена недостача наличных, выявленная при инкассации.

Эту недостачу вы можете взыскать с ответственного работника (кассира). Тут важно, заключили вы с ним договор о материальной ответственности или нет. Напомню, что оформлять этот документ действующее законодательство не требует.

Будьте внимательны: с кассира нельзя взыскать недостачу, возникшую из-за того, что его рабочее место не было оборудовано техническими средствами для контроля подлинности банкнот или эти средства оказались неисправными.

Это правило действует, даже если с кассиром заключен договор о полной материальной ответственности. Данный вывод следует из статьи 239 ТК РФ.

В любом случае в бухгалтерском учете надо сделать такие проводки:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

Отражена сумма недостачи, которая будет взыскана с материально ответственного работника;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Удержан ущерб из зарплаты кассира.

В налоговом учете взысканные суммы отразите как внереализационный доход. Сделайте это на ту дату, когда человек распишется в том, что ознакомился с приказом о взыскании с него ущерба (см. образец приказа ниже). Если деньги пришлось взыскивать через суд, дождитесь, пока решение суда вступит в силу.

Возможно, договор о материальной ответственности с кассиром не заключали. Тогда взыскать удастся лишь сумму ущерба, не превышающую среднемесячный заработок этого работника. А сумму самой недостачи отразите в налоговом учете как внереализационный расход. С таким подходом согласны чиновники из Минфина России в письме от 14 октября 2010 г. № 03-03-06/1/648 . Но учесть затраты можно только в той сумме, которую компания взыскивает.

Если руководство решило не взыскивать ущерб с работника, недостачу в бухучете нужно относить на прочие расходы. Сделайте такую проводку:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

Списаны суммы недостачи за счет средств организации.

При этом в налоговом учете расход не показывают. Не удастся списать и номинальную стоимость фальшивых купюр (п. 49 ст. 270 НК РФ). Поэтому данная сумма недостачи является постоянной разницей, из-за которой в бухучете придется отразить постоянное налоговое обязательство. То есть сумму в размере 20 процентов от величины недостачи, списанной в бухучете, вы зафиксируете проводкой:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

Отражено постоянное налоговое обязательство.

Напоследок отмечу, что малые предприятия не обязаны применять ПБУ 18/02. Таким компаниям отражать разницы не нужно.

Статья подготовлена нашими коллегами
из журнала «Семинар для бухгалтера»