Контакты
Главная / Регистрация ИП

Основные правила документооборота в торговых организациях. Первичные документы бухгалтерского учета - перечень

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

В случае отсутствия оформленных в установленном порядке документов, подтверждающих расходы организации, указанные расходы не могут быть учтены при определении налогооблагаемой прибыли. Каким требованиям должны соответствовать первичные учетные документы для удостоверения фактически осуществленных затрат?
Предназначение «первички» Налоговый кодекс (п. 1 ст. 252) предоставляет налогоплательщику право при исчислении налога на прибыль уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК). Одновременно Кодекс раскрывает понятие «расходы» в целях исчисления налога на прибыль: расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК).

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с российским законодательством, либо документами, которые оформлены в соответствии с применяемыми в иностранном государстве обычаями делового оборота (при их осуществлении на территории этого же иностранного государства). К подтверждающим документам относят также документы, которые косвенно свидетельствуют о произведенных расходах (таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором). Но при отнесении затрат на расходы следует учесть, что они должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Налоговым кодексом не установлен перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком расходов, также не установлены требования к оформлению таких документов и порядку их заполнения.

Однако пункт 1 статьи 313 Кодекса содержит норму: «Налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета». Под налоговым учетом, согласно положениям Кодекса, понимается система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, которые должны группироваться организацией в соответствии с предусмотренным Налоговым кодексом порядком. Заметим, что само определение используемого термина «первичный документ» Кодекс также не дает.

Правда - в бухучете Обратимся к положениям абзаца 3 статьи 313 Налогового кодекса («В случае, если в регистрах бухгалтерского учета содержится недостаточно информации для определения налоговой базы в соответствии с требованиями настоящей главы...») и абзаца 9 этой же статьи («Подтверждением данных налогового учета являются», в том числе, «первичные учетные документы (включая справку бухгалтера)»). Совместное толкование указанных норм позволяет сделать вывод, что налоговый учет ведется на основе данных первичных учетных документов бухучета.

На основании пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса термин «первичный учетный документ» (равно как и первичный документ в части исчисления налога на прибыль) следует использовать в том значении, которое дано этому термину в статье 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичный учетный документ - это оправдательный документ, оформляемый в подтверждение проведения организацией каждой хозяйственной операции. Отсюда делается вывод, что в составе расходов правомерно учитывать затраты налогоплательщика только при наличии надлежаще оформленных первичных учетных документов. Такая позиция изложена в письме Минфина от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392.

Закон № 129-ФЗ в статье 9 устанавливает требование обязательного оформления оправдательных документов при проведении организацией хозяйственных операций, и, называя эти документы «первичными учетными документами», устанавливает порядок их оформления и требования к их заполнению. Закон вводит понятие «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» и допускает использование форм, не предусмотренных в этих альбомах.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах», в целях реализации положений закона № 129-ФЗ, на Госкомстат возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.

Так, Госкомстатом утверждены согласованные с Минфином и Минэкономики унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и по его оплате (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 № 1), по учету торговых операций, а также по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (постановление Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132), по учету основных средств (постановление Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7).

Например, одной из утвержденных унифицированных форм является товарная накладная (форма № ТОРГ-12), которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации и вместе с тем является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Также существуют такие унифицированные формы документации по учету кадров, как приказы (распоряжения) о поощрении работников.

Законодательный шаблон Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для принятия его к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах (письма УФНС по г. Москве от 25 июля 2005 г. № 20-12/53147, от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 18 октября 2006 г. № 20-12/92228, от 16 августа 2006 г. № 20-12/72393).

Если из утвержденных Госкомстатом унифицированных форм первичной учетной документации организация пропустила обязательные реквизиты, то в целях налогового учета затраты, произведенные ею, могут быть не признаны документально подтвержденными на основе только таких первичных документов.

Следовательно, данные затраты налогоплательщика нельзя учесть при расчете налога на прибыль - это мнение налоговых органов (письма УМНС по г. Москве от 18 февраля 2004 г. № 26-08/10738, от 11 июля 2003 г. № 26-08/38889, письмо МНС от 15 мая 2003 г. № 02-4-08/184-С827).

Но арбитры не всегда соглашаются с налоговыми органами. Существуют решения арбитражных судов, в которых указывается, что документы, составленные по форме, не предусмотренной в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, могут подтверждать произведенные расходы в случае, если «первичка» содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ.

Например, при вынесении решения в пользу организации арбитражный суд Московского округа исходил из того, что понесенные обществом расходы подтверждены другими документами. Несмотря на то что первичные учетные документы - авансовые отчеты, акты на списание материальных ценностей - составлены не по утвержденной, унифицированной форме (и к тому же в одностороннем порядке), тем не менее представленные ответчиком документы содержат информацию, необходимую для решения вопросов налогообложения. Они соответствуют требованиям, предъявляемым законом № 129-ФЗ (п. 2 ст. 9), так как содержат обязательные реквизиты (постановление ФАС Московского округа от 13 января 2004 г. № КА-А40/10978-03. - С полной версией документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс).

А вот пример судебного решения, согласно которому нарушение унифицированной формы первичного учетного документа (даже при отсутствии обязательных реквизитов) не опровергает правомерности принятия расходов. В товарных накладных, выставленных заявителю (организации) предпринимателем, отсутствовали измерители хозяйственных операций в денежном выражении, наименования должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, использовалась накладная, не предусмотренная альбомом унифицированных форм. Суд, отстаивая сторону налогоплательщика, указал, что произведенные им расходы подтверждаются совокупностью представленных документов. А именно: договором купли-продажи товаров, приложением об установлении цены на отпускаемые исполнителем товары, платежными поручениями, счетами-фактурами, актами выполненных работ на поставку товара, счетами, на основании которых предприниматель производил оплату товара (решение ФАС Московского округа от 24 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07).

Форма не предусмотрена Первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату его составления, наименование организации - «составителя» документа, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и денежном выражении). В число обязательных реквизитов входят также наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (п. 2 ст. 9 закона № 129-ФЗ). На наличие в «первичке» обязательных реквизитов не раз указывал и Минфин (письмо от 30 марта 2005 г. № 07-05-07/2), и налоговые органы (письма УФНС по г. Москве от 18 января 2007 г. № 21-11/003922@.а, от 19 мая 2006 г. № 20-12/43886@).

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утв. Минфином от 29 июля 1998 г. № 34н), в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Но иногда суды при рассмотрении налоговых споров принимают в качестве доказательства, обосновывающего позицию налогоплательщика, первичные учетные документы, которые не содержат отдельные обязательные реквизиты. Так, например, Арбитражный суд г. Москвы указал, что отсутствие в накладных, форма которых в альбомах унифицированных форм не представлена, обязательных, согласно пункту 2 статьи 9 закона № 129-ФЗ, реквизитов, нельзя квалифицировать как отсутствие документального подтверждения понесенных затрат (решение ФАС Московского округа от 24 апреля 2007 г. № КА-А41/3090-07).

Хотелось бы также отметить, что налоговые инспекции часто неправомерно требуют от компаний первичные документы, которые они на самом деле иметь не обязаны по роду своей деятельности. Так, для подтверждения расходов на бензин первичные документы - путевые листы - должны вести только организации, отвечающие двум признакам: осуществляющие работу в автомобильном транспорте и являющиеся отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом. Это следует из пунктов 1.2 и 2 постановления Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». В то время как «заблуждающиеся» налоговики пытаются найти виновных среди не имеющих к указанным признакам отношения организаций (постановления ФАС Московского округа от 5 июня 2007 г. № КА-А40/4867-07, от 25 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07, от 19 марта 2007 г. № КА-А40/1804-07).

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии - что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

  • Получение первичных данных.
  • Предварительная обработка сведений.
  • Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
  • Повторная .
  • Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

  • Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
  • Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
  • Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
  • Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

  • Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
  • Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
  • Поставить отметку "Исправленному верить".
  • Указать дату корректировки.
  • Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

  • Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
  • Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
  • Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
  • Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
  • Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
  • Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
  • Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
  • Определение регистра, в котором будет
  • Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

  • Место и срок оформления первичных бумаг.
  • ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
  • Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
  • Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

  • Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
  • Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
  • Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

  • Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
  • Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
  • Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.

Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

1. Понятие документа

2. Виды первичных бухгалтерских документов

3. Формы первичных учетных документов

4. Утверждение первичных учетных документов

5. Обязательные реквизиты учетных документов

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

7. Доверенность на подпись первичных документов

8. График документооборота бухгалтерских документов

9. Журнал учета первичных документов

10. Исправление бухгалтерских документов

11. Хранение бухгалтерских документов

12. Ответственность за хранение первичных документов

Итак, идем по порядку.

1. Понятие документа

Понятие «документ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету не раскрывается. Воспользуемся определением, установленным ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007:

Документ : зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).

Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.

Первичные учетные документы - это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

Основное требование при их составлении - первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).

Примеры первичных документов:

  • приходные и расходные кассовые ордера,
  • товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
  • авансовый отчет,
  • бухгалтерская справка.

2. Виды первичных бухгалтерских документов

Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.

Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:

  1. места составления:
  • внутренние,
  • внешние,
  1. используемых форм документов:
  • унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
  • неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),
  1. вида носителя информации:
  • бумажные,
  • электронные,
  1. объема сведений:
  • первичные,
  • сводные,
  1. вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:
  • по учету основных средств,
  • по учету МПЗ,
  • по учету начислений и выплате заработной платы,
  • по учету кассовых операций,
  • другие аналогичные.

3. Формы первичных учетных документов

Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.

Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм :

  1. по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
  2. по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
  3. по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).

Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы .

При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.

Пример 1.

Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.

Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.

Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.

Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».

4. Утверждение первичных учетных документов

Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.

В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье « ». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.

Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.

5. Обязательные реквизиты учетных документов

Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:

  1. наименование документа,
  2. дата составления документа,
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ,
  4. содержание факта хозяйственной жизни,
  5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
  6. наименование должностей ответственных за сделку лиц,
  7. подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.

Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.

При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.

Пример 4.

Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.

В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.

Отказ от печатей

Назначение печати - удостоверение подписи ответственного лица.

С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.

  • Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
  • документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
  • акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
  • двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).

Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Документы на иностранных языках

К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).

Должен быть перевод на русский язык, причем перевод построчный. Заверять перевод не требуется (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Случаи, когда требуется нотариальный перевод, оговорены Гаагской конвенцией 1961 года.

Нерублевые измерители в первичных документах

Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.

Для сравнения - в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).

Электронные первичные документы

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.

Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).

Электронная подпись бывает трех видов - простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Минфин РФ считает возможным использование любой электронной подписи (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

7. Доверенность на подпись первичных документов

Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:

  • приказ о праве подписи,
  • доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).

В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

8. График документооборота бухгалтерских документов

График документооборота - это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.

В графике документооборота обязательно должны быть указаны:

  • сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
  • должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).

9. Журнал учета первичных документов

Ведение журнала учета первичных документов - это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.

Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.

При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».

В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов , при условии, что они поступят позже.

В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении . При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.

Такой подход подтвержден в следующих документах:

  1. ПБУ 21/2008
  2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
  3. Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

Исключение из такого порядка - документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

10. Исправление бухгалтерских документов

Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.

Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

  1. зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
  2. рядом указывается верное значение,
  3. проставляется запись «Исправлено»,
  4. ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.

Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Печать ставить не нужно. Исключение - исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.

Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.

11. Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы

Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» - 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.

Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:

Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Акт должен быть утвержден руководителем.

Уничтожить документы можно:

  1. самостоятельно . При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
  2. путем передачи на уничтожение в специализированную организацию . При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.

12. Ответственность за хранение первичных документов

Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.

Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:

«отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».

Суммы штрафов:

  1. на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
  2. за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):

  1. В течение одного отчетного периода - до 10 тыс.руб.,
  2. В течение более одного налогового периода - до 30 тыс.руб.,
  3. При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

Если у вас еще остались вопросы по оформлению первичных документов в бухгалтерском учете, задайте их в комментариях ниже.

Оформление документов в бухгалтерском учете: самое важное

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.