Главная / Регистрация ИП

Обработка результатов ревизии и их анализ. Документальное оформление проведения проверки

По результатам проверки (ревизии), в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Результаты проверки (ревизии), в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.

Промежуточный акт подписывается проверяющим (руководителем ревизионной группы), соответствующими должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке требуются письменные объяснения.

Один экземпляр акта передается руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии. Акт составляется руководителем ревизионной группы. В нем излагаются результаты изучения всех вопросов, которые были поставлены в программе ревизии.

Акт состоит из вступительной (общей) и результативной (исследовательской) частей. Во вступительной части указываются: полное наименование документа (акта), дата и место его составления; основание для проведения ревизии (дата и № приказа о назначении ревизии, название организации, издавшей приказ), ее начало и окончание; состав ревизионной группы (должность, фамилия, имя, отчество каждого лица, осуществлявшего ревизию); наименование ревизуемого предприятия (объединения) и период производственной и хозяйственно-финансовой деятельности, за который проводилась ревизия; фамилии и инициалы должностных лиц ревизуемого предприятия, ответственных за его производственную и финансово-хозяйственную деятельность. Если в ревизуемом периоде произошла смена руководящих работников, в акте указываются фамилия лица, занимавшего ранее должность, и время его работы, а также фамилия лица, назначенного на должность, и дата назначения. Это необходимо для объективного установления меры ответственности за нарушения и недостатки, вскрытые ревизией. Далее приводятся сведения о предыдущей ревизии (кем проведена и за какой период деятельности предприятия). Это позволяет установить преемственность ревизии, т. е. не был ли пропущен без контроля какой-либо период в деятельности ревизуемого предприятия. Здесь же указывается также, что ревизия проведена с ведома руководителя предприятия и в присутствии главного бухгалтера.

Во вступительной части приводятся краткие данные о ревизуемом предприятии, его организационной структуре и виде деятельности, указывают способы документальной проверки, какие операции проверены сплошным способом, а какие -- выборочным. В последнем случае отмечают периоды, выбранные для проверки. Это необходимо для установления меры ответственности ревизора, если впоследствии окажется, что он не отразил в акте выявленные нарушения. Здесь также приводятся способы проведения инвентаризаций материальных ценностей т.д. Заканчивается вступительная часть акта стереотипной фразой: "Настоящей ревизией установлено следующее...", после чего следует изложение результативной части.

Назначение вступительной части акта ревизии состоит в том, чтобы показать, как была организована документальная ревизия и что собой представляет объект ревизии. Это имеет важное юридическое значение при использовании такого документа в качестве источника доказательства. В связи с этим содержание вступительной части акта должно быть более или менее однообразно для всех ревизий, независимо от их характера, задач и целей.

Вступительная часть основного акта ревизии представлена в приложении Б.

Результативная (исследовательская) часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в процессе производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятия (объединения) или организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов, соответствующих числу тем программы ревизии. Перед каждым разделом ставятся соответствующая римская цифра и его название.

Построение результативной части акта ревизии строго не регламентируется.

Каждая ревизия -- это отдельное самостоятельное исследование ревизора (или группы ревизоров). В акте ревизии излагаются результаты этого исследования. Следовательно, построение и содержание акта зависят от результатов ревизии, поэтому дать какие-то конкретные рекомендации о его содержании для всех случаев и всех предприятий (организаций) невозможно.

В акт ревизии должны включаться всесторонне проверенные и документально обоснованные факты нарушений, злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания материальных ценностей и т.д. Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

Акт ревизии оформляется таким образом, чтобы по каждому отраженному в нем факту можно было четко ответить на следующие вопросы: содержание нарушения со ссылкой на соответствующие законы, постановления правительства, приказы, ведомственные инструкции и другие нормативно-правовые документы; кто допустил нарушение (должность, фамилия, имя и отчество); по чьему указанию или разрешению совершено правонарушение (должность, имя и отчество) и каким образом было отдано это распоряжение; когда и где допущено нарушение (дата или период времени, в котором было совершено нарушение, наименование службы или структурного подразделения -- цех, склад и т.д.); каким способом совершено нарушение и чем оно вызвано, цель, причины, условия (в большинстве случаев ответ на этот вопрос может дать только расследование материалов ревизии следственными органами); последствия нарушения (размер причиненного материального ущерба и другое).

В акт ревизии не должны включаться факты, основанные на заявлениях отдельных лиц и не подтвержденные документальными данными. Если в акт внесены не достаточно проверенные и необоснованные факты, то это лишает его доказательной силы и свидетельствует о слабой подготовке ревизора, о недобросовестном отношении к служебным обязанностям. Нецелесообразно отражать в акте ревизии факты, не содержащие элементов нарушений и не свидетельствующие о наличии недостатков в работе ревизуемого предприятия (объединения). Не допускается в акте ревизии излагать личные выводы и замечания ревизора в адрес руководителей ревизуемого предприятия, давать оценку работы предприятия (организации) в целом, его отдельных служб, подразделений и должностных лиц. Оценку деятельности предприятия (организации) может дать только руководитель организации, назначившей ревизию, в приказе по результатам ревизии. Не рекомендуется применять в акте ревизии такие термины, как "злоупотребление служебным положением", "преступная деятельность", "безответственное отношение", "превышение власти", "хищение", "разбазаривание", "бесхозяйственность" и т.п. Следует указывать в акте характер установленных недостатков: нарушение конкретных законов, постановлений правительства, инструкций, положений, непроизводительные расходы и потери, недостачи и излишки товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Акт ревизии должен быть составлен грамотно, написан просто, ясно, деловым языком. Его не следует загромождать описанием структуры ревизуемого предприятия, изложением отчетных показателей из периодической и годовой отчетности (за исключением случаев, когда установлены факты завуалирования отчетности, приписок и необходимо сопоставить данные в представленной отчетности с фактическими), а также мелкими, незначительными нарушениями, которые по указанию ревизирующих были исправлены в период проведения ревизии. Внутри каждого раздела акта комплексной ревизии следует излагать факты по признаку их значимости, без соблюдения их хронологии во времени, т.е. в первую очередь освещать самые существенные факты, характеризующие недостатки, нарушения и злоупотребления.

Таким образом, чтобы составить качественный акт комплексной ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) или организации, необходимо внимательно систематизировать собранные при ревизии факты, группируя их по следующим признакам: а) связанные с привлечением к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т.п.); б) со взысканием с виновных лиц материального ущерба без привлечения их к уголовной ответственности; в) прочие; включать в акт ревизии существенные факты, характеризующие недостатки в работе предприятия. Мелкие однородные нарушения и недостатки группировать по видам нарушений в специальных ведомостях, прилагаемых к акту. В основном акте излагать итоговые данные и содержание этих нарушений и делать ссылки на соответствующее приложение; включать в акт ревизии только проверенные и документально обоснованные факты; внимательно отредактировать акт, не допуская в нем неточных, неясных и небрежных формулировок.

Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления, и доказательством совершенного злоупотребления. Прежде всего, к таким документам будут относиться подложные документы, содержащие материальный и интеллектуальный подлог, сохранность которых на ревизуемом предприятии вызывает опасения. На место изъятого документа помещают копию с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника. В отдельных случаях разрешается не снимать копий с документов денежно-материальной отчетности (счета, наряды и т.п.), а передачу изъятых подлинных документов оформлять описью, подписанной ревизором и главным бухгалтером ревизуемого предприятия (организации). В акте указываются наименование изъятых подлинных документов, номер и дата их составления, а также наименование, номер и дата (месяц) составления учетных регистров, в которых они получили отражение на счетах бухгалтерского учета. На изъятых документах ревизор не имеет права делать каких-либо пометок, подчеркиваний, исправлений. Это необходимо для того, чтобы сохранить первоначальный вид документа для графической экспертизы. В акте должно быть указано, какие пометки обнаружены на самих изъятых документах. Копии документов и учетных регистров, прилагаемых к акту ревизии, заверяют руководитель и главный бухгалтер ревизуемого предприятия.

Промежуточные акты необходимы в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, материальных ценностей, готовой продукции и основных средств, наличия денег у подотчетных лиц, состояния расчетов с поставщиками и подрядчиками, разными дебиторами и кредиторами, при контрольных обмерах и проверках качества выполненных строительно-монтажных работ, при контрольных запусках сырья и материалов в производство и по другим операциям. Промежуточные акты подписываются членами ревизионной группы и должностными лицами. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.

В справках, прилагаемых к акту ревизии, указываются: содержание нарушения или злоупотребления; наименование вышестоящей организации и должностного лица, разрешившего незаконную операцию, или должностного лица ревизуемого предприятия, выдавшего такое указание; должность и фамилия лиц, совершивших противозаконные действия; наименование, номер и дата документа, подтверждающего факты нарушений или злоупотреблений; наименование учетного регистра и формы отчетности, в которых отражены данные о произведенных незаконных операциях; размер причиненного материального ущерба.

Многочисленные однородные факты группируются по видам нарушений в отдельных ведомостях, которые прилагаются к основному акту ревизии. В акте отражаются не каждый в отдельности факт нарушения, а итоговые данные ведомостей, что значительно сокращает объем основного акта ревизии, улучшает процесс его чтения и анализа установленных фактов нарушений, злоупотреблений и других недостатков. Ведомости, например, применяются: для оформления результатов проверки целевого использования денежных средств, полученных в кассу предприятия со счетов в банке; регистрации нарушений, выявленных при ревизии расчетов с подотчетными лицами; для контроля за полнотой оприходования продукции; для проверки правильности начисления заработной платы и премий; правильности применения норм и расценок и др. Накопительные ведомости подписывают ревизор и главный бухгалтер ревизуемого предприятия.

Результаты экономического анализа производственной и финансово-хозяйственной деятельности ревизуемого предприятия оформляются в виде аналитических таблиц и расчетов, которые прилагаются к основному акту ревизии.

В случае обнаружения недостач, растрат, злоупотреблений и других недостатков материально ответственные и должностные лица - представляют ревизору письменные объяснения по существу вскрытых фактов недостач и излишков денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений и злоупотреблений (приложение В). Такие объяснения позволяют тщательно изучить тот или иной факт, предотвратить включение в акт ревизии не полностью проверенные нарушения и являются подтверждением установленных фактов нарушений. Письменные объяснения прилагаются к основному акту ревизии. Если виновное лицо отказывается дать письменное объяснение по тому или иному факту, истребование объяснения производится служебной запиской, составляемой в двух экземплярах. Один ее экземпляр прилагается к акту ревизии.

Получив письменное объяснение, ревизор должен проверить на месте изложенные в нем факты и дать свое заключение.

Все приложения к основному акту ревизии обязательно нумеруются; в конце акта ревизии необходимо перечислить все приложения к нему. Обычно все приложения остаются при первом экземпляре акта, который направляется в организацию, осуществляющую ревизию. К экземпляру акта, передаваемому ревизуемому предприятию, прилагаются копии лишь тех документов, на которых имеются подписи должностных лиц предприятия.

В отдельном разделе акта излагается выполнение решений по результатам предыдущей ревизии. В случае невыполнения отдельных пунктов в акте делается соответствующая запись. В этом случае может быть составлена опись невыполненных указаний и предложений по материалам предыдущей ревизии.

Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя предприятия и главного бухгалтера. Все замечания или возражения должны быть тщательно проверены ревизором, в случае необходимости вносятся изменения, дополнения или уточнения в черновой вариант акта.

Составив акт ревизии, руководитель ревизионной группы передает его на подпись руководителю и главному бухгалтеру ревизуемого предприятия.

Акты и справки подписываются проводившим ревизию должностным лицом (руководителем ревизионной группы), руководителем юридического лица и лицом, выполняющим функции главного бухгалтера проверяемого субъекта, а при необходимости -- другими участниками ревизии.

В случае отказа уполномоченного представителя субъекта хозяйствования от подписания акта в нем делается соответствующая запись. Представитель субъекта хозяйствования вправе письменно изложить мотивы отказа от подписания акта.

При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица субъекта хозяйствования делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший ревизию. Проверяющий вправе потребовать представить также письменные объяснения должностных лиц, юридического лица и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях. Данные объяснения и замечания прилагаются к акту ревизии и являются неотъемлемой его частью.

Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется работником, проводившим ревизию, и по ним составляется письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемого юридического лица.

Акт ревизии, как правило, составляется в трех экземплярах, а при необходимости передачи материалов ревизии соответствующим органам (следственным и др.) -- плюс по одному экземпляру в каждый адрес. При вручении руководителю ревизуемого предприятия акта ревизии берется расписка, данная им на первом экземпляре: "Один экземпляр акта комплексной ревизии со всеми перечисленными в нем приложениями получил" (подпись, дата). Первый экземпляр акта направляется руководителю организации, назначившей ревизию, а второй -- остается в делах контрольно-ревизионного отдела.

Результаты комплексной ревизии обсуждаются на производственном совещании или собрании рабочих и служащих. Протокол обсуждения результатов проведенной ревизии прилагается к основному акту.

При выявлении фактов причинения ущерба, недостач и хищений денежных средств (материальных ценностей), должностного подлога и других нарушений законодательства, влекущих уголовную ответственность, об этом немедленно ставится в известность лицо, назначившее ревизию. Материалы таких ревизий передаются в 10-дневный срок правоохранительным органам в оригиналах.

Материалы ревизий направляются в правоохранительные органы с сопроводительным письмом, в котором указываются наименование проверяемого субъекта, его юридический адрес, характер выявленных нарушений, какие требования нормативных правовых актов не соблюдены, фамилии и должности лиц, виновных в нарушениях, с приложением документов, регламентирующих их должностные обязанности. В случае привлечения контролирующими органами субъекта хозяйствования и его руководителя, виновных в нарушениях законодательства, к экономической и иной ответственности к акту прилагаются соответствующие документы.

Персональную ответственность за своевременность, полноту и надлежащее качество направляемых в правоохранительные органы материалов ревизий несет руководитель органа, назначивший ревизию.

Оформленный в соответствии с требованиями акт ревизии направляется должностному лицу контролирующего органа, уполномоченному рассматривать материалы о совершенном правонарушении./4, с.42/

Результаты ревизии отражаются в акте ревизии. Акт ревизии считается документом, обобщающим результаты ее проведения и имеющим юридическую силу, т.е. принимаемые в качестве источников доказательства.

Акт ревизии состоит из вводной (общей) и описательной (основной) частей.

Вводная часть акта ревизии должна содержать следующую информацию:

Наименование темы ревизии;

Дату и место составления акта ревизии;

Кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дату удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

Проверяемый период и сроки проведения ревизии;

Полное наименование и реквизиты организации, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

Ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

Сведения об учредителях;

- основные цели и виды деятельности организации;

Имеющиеся у организации лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;

Перечень и реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях;

Кто в проверяемый период имел право первой подписи в организации и кто является главным бухгалтером;

Кем и когда проводилась предыдущая ревизия, что сделано в организации за прошедший период по устранению выявленных недостатков и нарушений. Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии. В описательной части акта ревизии могут быть выделены следующие разделы (построение этой части строго не регламентируется):

Денежные средства, кассовые и банковские операции. Расчетные и кредитные операции.

Производство и реализация продукции.

Основные средства.

Товарно-материальные ценности.

Труд и заработная плата.

Затраты производства и себестоимость.

Прибыль, фонды и резервы.

Инвестиции.

Бухгалтерский учет, отчетность и внутрихозяйственный контроль.

Выполнение решений по результатам предыдущей ревизии.

Приложения к акту.

Акт составляется, как правило, в трех экземплярах. Один экземпляр оформленного акта ревизии вручается руководителю ревизуемой организации или лицу, им уполномоченному, под роспись в получении с указанием даты получения. Другой - направляется руководителю организации, назначившей ревизию, а третий - остается в делах контрольно-ревизионного отдела. Все приложения к основному акту ревизии нумеруются: в конце акта необходимо перечислить все приложения к нему.

Для ознакомления с актом ревизии отводится, как правило, 5 рабочих дней. При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии.

Руководитель ревизионной группы в срок до 5 рабочих дней обязан проверить обоснованность изложенных возражений или замечаний и дать по ним письменные замечания.

В случае отказа должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизуемой группы в конце акта проводит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

В этом случае акт ревизии может быть направлен ревизуемой организации по почте (заказным письмом) или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления акта.

В акте ревизии не должна даваться правовая и морально-этическая оценка действий должностных и материально ответственных лиц ревизуемой организации квалифицировать их поступки, намерения и цели (в частности «расхитил денежные средства», «присвоил государственное имущество»).

Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии, должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, объяснениями и т.д. При изъятии подлинных документов на место изъятого помещают копию с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника или изъятые подлинные документы оформляют описью, подписанной ревизором и главным бухгалтером ревизуемого предприятия. Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления и доказательством совершенного злоупотребления. Прежде всего к таким документам будут относиться подложные документы, содержащие материальный и интелектульный подлог, сохранность которых на ревизуемом предприятии вызывает опасение.

Выявленные факты однородных массовых нарушений (например, по результатам проверки авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) группируются в ведомостях, прилагаемых к акту ревизии, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующее приложение. В этих случаях в прилагаемом к акту ревизии перечне нарушений указываются: проверяемый период, дата и номер документа, наименование нарушенного законоположения, содержание нарушения, фамилия, инициалы и должность виновного лица, сумма ущерба.

Объем акта ревизии не ограничивается, но ревизующие должны стремиться к разумной краткости изложения при обстоятельном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.

Материалы каждой ревизии представляются руководителю ревизионного органа в срок не позднее 3 рабочих дней после подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно-ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и им подписывается.

Материалы каждой ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны составлять отдельное дело с сооветствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

Оцениваем вероятность фальсификаций

Получив результаты подсчета (описи), мы сравниваем их с учетными остатками. Казалось бы, отсутствие расхождений — это мечта любого владельца бизнеса, но … если мы считаем товар в магазине, то именно это и должно вас насторожить. Возможно, сотрудники, которые считали товар, знали об учетных остатках и указали «нужное» количество в описях.

Как же выявить, были ли фальсификации при подсчете? Универсального метода нет, но обратите внимание на следующие моменты:

полное отсутствие расхождений в остатках товаров,
совпали остатки товаров, которые часто воруют (популярные для хищения),
выявлены расхождения в остатках товаров, которые не популярны для хищения,
контрольный пересчет некоторых позиций товаров выявил значительное расхождение с данными в инвентаризационных описях.

Каждый из этих показателей может «намекнуть» на фальсификацию результатов подсчета. Снизить риск помогают:

независимость членов инвентаризационной комиссии (они не понесут наказание при выявлении недостачи),
внезапность,
проведение контрольных проверок (контроль работы комиссии).

Сверка результатов

Сначала сверяем данные, полученные при ревизии, с данными бухгалтерского учета. Хорошо, если есть программа, позволяющая сделать это быстро. Я на практике сталкивалась с тем, что бухгалтер вводит остатки в 1С очень долго, попутно выявляются дублирующие проводки, оприходование одинакового товара под разными артикулами и другие некорректные вещи. То есть, «грязная» бухгалтерская учетная база может свести на нет всю эффективность ревизии. Поэтому, если база заранее не подготовлена, то ее нужно обязательно перепроверить до того, как будут окончательно зафиксированы недостачи и излишки.

При выявлении недостач сразу выясняем, где эти товары могут находиться. Возможно, их отгрузили, но списания еще не было. Возможно, оприходовали в 1С, но не доставили. Если выявлены излишки, выясняем их причины, наличие вины МОЛ. Во всех случаях у материально ответственных лиц требуем письменные объяснения (при необходимости, и у бухгалтера тоже).

Заполняем Сличительную по всем товарам, количество которых не совпало с остатком в бухгалтерской базе. Если образовалась пересортица, т.е., одновременно излишек и недостача одинакового количества похожих товаров, которые можно перепутать, отражаем ее тоже в сличительной ведомости.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Сличительные ведомости можно заполнять вручную, а можно формировать с помощью программного обеспечения.

Оформление излишков и списание недостачи

После составления и подписания сличительных ведомостей все товары, оказавшиеся в излишке, нужно оприходовать. С недостачами сложнее. Некоторые товары имеют естественную убыль (усушка, утруска и проч.), нормативы которой установлены законом. Учтите, что эти нормы применяются только при обнаружении фактических недостач!

Если недостача не выходит за рамки естественной убыли, то нужно:
издать приказ о списании ценностей в пределах норм убыли,
списать недостачу на материальные расходы (эти суммы не будут облагаться налогом на прибыль),
нельзя наказать материально ответственных работников за такую недостачу.

Если же норм убыли по вашим товарам нет, или недостача (порча) больше нормы естественной убыли, то такая недостача может быть взыскана с виновных лиц.

Если виновные лица не установлены (или судом отказано во взыскании), то убытки списываются на издержки производства и обращения. Списание обосновывается либо решением следственных (судебных) органов, в котором фиксируется отсутствие виновных лиц (или отказ на взыскание ущерба с виновных), либо заключением о факте порчи ценностей, полученное от специализированной организации.

Как учесть пересортицу

Главное правило при учете пересортицы гласит:

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Если хотя бы одно условие не выполняется (разные проверяемые лица, другой период и т.д.), то взаимозачет делать нельзя. В этом случае фиксируются недостача и излишки в обычном порядке.
При обнаружении пересортицы нужно:

взять подробные письменные объяснения с МОЛ, выявить лиц, по чьей вине была допущена пересортица,
если стоимость излишков меньше, чем стоимость недостающих товаров, то разница подлежит взысканию с виновных лиц (если виновные не установлены, то разница списывается на издержки),
если пересортица образовалась не по вине МОЛ, то в протоколах комиссия подробно должна объяснить, почему такая разница не будет взыскиваться с виновных.

Решение руководителя (ИП)

По окончании инвентаризации комиссия должна предоставить материалы руководителю фирмы (ИП) и предложить свой вариант регулирования в бухучете всех выявленных расхождений (какие товары списать, какие оприходовать, как учесть пересортицу, какие нормы убыли применить, с кого удержать недостачу или почему не удерживать). Руководителю дано право единолично принять решение по поводу всех этих вопросов. Поэтому логическим завершением инвентаризации является издание приказа, в котором устанавливаются дальнейшие действия бухгалтера по учету результатов ревизии.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

В попробуем разобраться, как определить сумму для взыскания с материально ответственных лиц. А пока ответьте, пожалуйста, на один вопрос:

Оформление результатов ревизии. В соответствии с установленным порядком каждая документальная проверка должна заканчиваться составлением акта ревизии. Этот акт должны подписать все проверяющие, а также руководитель проверяемого предприятия и главный бухгалтер. В случае, если руководитель проверяемого предприятия и главный бухгалтер не согласны с выводом, то они перед своей подписью должны сделать приписку: “С выводами комиссии в целом (по каким-то пунктам) не согласен. Письменное объяснение прилагаю.” При этом бухгалтер должен в письменном виде изложить суть своего несогласия с выводами, и аргументы подтверждающие его позицию.

Акт составляется по достаточно стандартной форме. В нем выделяется 4 части:

· вводная часть;

· основная часть;

· степень устранения недостатков, выявленных прошлой ревизией;

Текст акта должен быть записан грамотно, мысли - выражены четко; при этом не рекомендуется использовать термины, содержащие юридическую квалификацию каких-либо событий (злоупотребление служебным положением, хищение и т.п.).

Во вводной части акта указывается:

Название документа;

Документ и его номер, на основании которого проводилась проверка, объект ревизии, ревизуемый период, дата начала и окончания ревизии, состав ревизорской бригады, ее руководитель, руководитель и главный бухгалтер проверяемого предприятия, лица, имеющие право подписи банковских документов, краткая характеристика проверяемого объекта (в том числе когда и кем создано предприятие), какова его структура (имеются ли у предприятия филиалы, цеха, базы, и подвергались ли они проверке), основные методы, используемые в процессе ревизии (в т.ч. - что проверялось сплошным, а что - выборочным методом).

В основной части в соответствии с программой проверки приводятся результаты по каждому участку, причем эти результаты и выявленные нарушения должны быть обязательно аргументированы с указанием, какой пункт соответствующей инструкции был нарушен, должны быть приведены бухгалтерские документы, из которых были бы видны эти нарушения. Не допускается включение в акт различных версий, догадок, ссылок на объяснение должностных лиц.

В третьей части акта - степень устранения недостатков, выявленных прошлой ревизией - указывается полностью ли, либо частично были устранены или совсем не устранены недостатки, выявленные прошлой ревизией.

Акт ревизии, как правило, доводится до членов коллектива проверяемого предприятия, а затем докладывается руководству органа, назначившего ревизию. По этому документу (акту) принимаются меры и разрабатываются соответствующие планы мероприятий, направленные на устранение недостатков.

К основному акту ревизии могут прилагаться промежуточные акты. Промежуточные акты составляют после проверок наиболее сложных или объемных участков, либо когда имеется необходимость принять безотлагательные меры. Содержание промежуточных актов не воспроизводится в тексте основного акта (дается ссылка, что была проведена проверка такого-то участка и приводятся основные результаты).

При выполнении проверки ревизоры имеют право знакомиться со всей документацией, относящейся к проверяемому участку (кроме сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия), осматривать любые помещения, проводить инвентаризации ценностей, запрашивать информацию о проверяемом предприятии у третьих организаций (устраивать встречные проверки), получать письменные и устные объяснения от работников предприятия по интересующим вопросам. При это ревизор обязан строго руководствоваться действующим законодательством и нормативными документами по проведению ревизий, давать рекомендации по устранению недостатков. В случае обнаружения серьезных нарушений ревизор обязан поставить в известность об этом вышестоящее руководство, и принять меры по обеспечению сохранности имущества и документов. В случае выявленного нанесенного ущерба ревизор обязан количественно оценить его и принять меры к взысканию его с виновных лиц. Ревизор не должен вступать в неделовые (личные) отношения с работниками проверяемого предприятия. Ревизор несет ответственность за качество проведенной проверки, за обоснованность выводов и предложений, сделанных в акте. В случае умышленного сокрытия фактов (либо если будет установлено злоупотребление служебным положением) ревизор несет административную и уголовную ответственность. Имущественной же ответственности ревизор не несет.

Тема:

“История развития и становления аудита”

Тема:

“Правовые основы регулирования и осуществления

аудиторской деятельности в РФ”

Результаты комплексной документальной ревизии оформляют актом (справками). Акт составляет руководитель ревизионной бригады. Этот документ основывается на данных бухгалтерского учета, его содержание определяется программой и заданиями, которые были предусмотрены при назначении ревизии. В нем отражается производственная и финансово-хозяйственная деятельность строительной организации, а также указываются недостатки в работе, нарушения законов, положений и случаи злоупотреблений, хищений, потерь и недостач. В акте ревизии в обязательном порядке следует отражать положительные стороны в работе, применение передовых приемов и методов в производственной и финансово-хозяйственной деятельности.
Материалы ревизии подразделяют на основные акты, накопительные ведомости к ним, частные (промежуточные) и разовые акты. В основном акте излагаются результаты ревизии. Его составляют по окончании ревизии на основании частных (промежуточных) и разовых актов.
В накопительных ведомостях указываются факты нарушений в расходовании материальных, денежных и трудовых ресурсов, недостатки в ведении бухгалтерского учета, отчетности и другие нарушения, если они были оформлены промежуточными или разовыми актами.
Частные (промежуточные) акты ревизии оформляют в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации наличных денежных средств в кассе, товарно-материальных ценностей, разными дебиторами и кредиторами и по другим операциям. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них. Разовые акты составляют по результатам обследования и технического контроля, а также в случаях, если результаты ревизии не оформлялись частными (промежуточными) актами.
Акты ревизий и проверок должны быть составлены грамотно, написаны кратко, ясно и отражать действительность. Конкретные факты нарушений, выявленные при проведении ревизии, должны быть изложены четко. Если в процессе проведения ревизии использовались приемы экономического анализа и составлялись таблицы, их надо прилагать к акту ревизии в виде приложений.
В акте ревизии излагаются только результаты изучения и проверки вопросов, которые предусматривались программой ревизии. Вопросы,
изученные не полностью, в акт ревизии не включаются. Нецелесообразно отражать в акте ревизии факты, не содержащие элементов нарушений и не свидетельствующие о наличии недостатков в работе ревизуемой организации, а также мелкие нарушения. В акте не должно быть предположений. Каждый факт надо проверять полностью и всесторонне. В акте ревизии не следует излагать личные выводы и замечания в адрес руководителей ревизуемой организации, а также применять термины, имеющие характер юридической квалификации действий должностных лиц, например, злоупотребление служебным положением, хищение, бесхозяйственность и т.д.
Выявленные ревизией факты нарушений и недостатков надо излагать в акте ревизии так, как они в действительности имели место. По всем нарушениям следует указывать, какие приказы, инструкции, положения, законы были нарушены, кем и когда, способ нарушения; причинен ли организации ущерб и в каком размере; сколько возмещено ущерба в ходе ревизии (если он возмещался). Эти данные необходимы для привлечения к ответственности виновных лиц.
Схема построения акта ревизии и порядок его составления определяются ведомственными инструкциями. Как правило, акт документальной ревизии состоит из трех основных частей: вступительной, основной и части с информацией о выполнении решений по предыдущей ревизии.
Во вступительной части указываются дата и место составления акта, фамилии и инициалы ревизоров (аудиторов), основания для ревизии, период, за который она проведена, должности и фамилии руководителей ревизуемой организации за время ревизии. Необходимо также отразить форму собственности, когда образована и где зарегистрирована, организационную структуру организации.
Вступительная часть основного акта ревизии имеет следующий вид.
АКТ
комплексной документальной ревизии производственной и финансово-хозяйственной деятельности
(наименование организации)
« » 200_г. г.
На основании
(приказа или распоряжения организации)
от « » 200_г. № ревизионной группой в составе
(указываются должности, фамилии и инициалы, а также
руководитель ревизионной группы)
произведена комплексная документальная ревизия производственной и финансово-хозяйственной деятельности
(указыиапся полное нам.мснинапме оирічш;«івашіои организации)
за период с « » 200_г. по « » 200_г.
Ответственными лицами за обревизуемый период являлись: начальник (директор) строительной организации т.
за весь период (или с 200_г. до 200_г.;
главный бухгалтер т. за весь период (или
с 200_г. до 200_г.
Ревизия начата « » 200_г. и закончена « » 200_г.
Предыдущая ревизия была проведена с « » 200_г.
по« » 200 г.
Следует также указать, какие проверки и кто их проводил за ревизуемый период, какие приняты меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства.
После этого надо изложить форму собственности, организационную структуру и вид деятельности ревизуемой организации. Затем в акте надо указать, какие документы проверены сплошным порядком (кассовые, банковские, расчеты с подотчетными лицами и т.д.) и выборочным методом, период, за который они были изучены и т.д. Следует также указать способы проведения инвентаризаций материальных ценностей, денежных средств и других статей баланса, а также встречных выборочных проверок по расчетам с дебиторами и кредиторами и т.д. Как правило, вступительная часть акта должна заканчиваться словами «Ревизией установлено» или «Ревизией установлено следующее».
Затем по тематическим разделам, применительно к программе ревизии, излагается основная часть акта ревизии. Каждый тематический раздел выделяется римской цифрой и названием. Материал основной части акта ревизии рекомендуется излагать в следующей последовательности: предпринимательская деятельность; внешнеэкономическая деятельность; инвестиционная деятельность (капитальные вложения); организация труда, использование трудовых ресурсов; состояние сохранности и использование имущества организации; состояние и соблюдение кассовой дисциплины; состояние и соблюдение расчетно-пла- тежной дисциплины; затраты на производство и себестоимость строительно-монтажных работ; расчеты с заказчиками и субподрядными организациями; финансовые результаты и использование прибыли; фонды, резервы и средства целевого финансирования; состояние организации бухгалтерского учета и отчетности и другие вопросы, предусмотренные программой проверки.
В третьей части акта ревизии излагается выполнение решений по результатам предыдущей ревизии и проверок, а также других законодательных актов по вопросам производственной и финансовой деятельности.
При выявлении фактов совершения подлога документов ревизор имеет право изымать подлинные документы, взамен которых в делах проверяемого субъекта предпринимательской деятельности оставляются копии или описи изъятых документов, заверенные подписями ревизора и главного бухгалтера проверяемого субъекта. Изъятые документы прикладываются к акту ревизии.
К акту ревизии должны быть также приложены письменные объяснения виновных лиц по вскрытым фактам нарушений и злоупотреблений.
Акт или справка подписывается руководителем ревизионной группы (ревизором), руководителем организации, при его отсутствии - заместителем руководителя организации, а при необходимости - другими участниками проверки (ревизии).
При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица проверяемого субъекта хозяйствования делают об этом запись перед своей подписью и не позднее пяти рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку (ревизию). По истечении установленного 5-дневного срока возражения к рассмотрению не принимаются.
При получении от должностных лиц возражений по акту проверки (ревизии) руководитель ревизионной группы обязан проверить обоснованность доводов, изложенных в них и составить письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемой организации.