Контакты
Главная / Регистрация ИП

Бухгалтерия оформить. Руководство по оформлению и ведению первичной документации в бухгалтерии

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

  1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
  2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
  3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
  4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
  5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
  6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
  7. Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
  • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
  • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
  • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Первичные документы бухгалтерского учета используются на каждом предприятии. Все они по-своему важны и должны в обязательном порядке учитываться в работе. Они оформляются согласно формам первичных учетных документов регистров бухгалтерского учета. Полный их список и правила оформления представлены в данной статье.

Особенности оформления

Говоря о первичных документах, имеют ввиду те бумаги, которые отвечают за каждое из хозяйственных событий, произошедших на предприятии. Оформляя данного рода документацию, каждый бухгалтер должен помнить, что конкретных и четко фиксируемых форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета не существует. Выбор возлагается на предприятие. Именно оно решает, какую из возможных форм, ему удобно использовать в своей деятельности. Также важно, при оформлении формы первичных учетных документов бухгалтерского учета указывать все реквизиты. Они как раз имеют обязательный перечень, из которого ничего нельзя исключать. Стоит отметить, что информация о том, какую форму первичных документов бухгалтерского учета использует предприятие, должна быть указана в обязательном порядке в учетной политике компании. Это очень важный момент.

Список первичных учетных документов бухгалтерского учета

В список первички входят девять важных бумаг:

  1. Товарная накладная.
  2. Расчетные формы.
  3. Акт сдачи-приемки.
  4. Документы по движению основных средств.
  5. Платежные поручения.
  6. Бумаги по кассовым операциям.
  7. Авансовый отчет.
  8. Бухгалтерская справка.
  9. Акт, прописывающий взаимозачет.

Этот перечень первичных документов бухгалтерского учета является общепринятым и используется на всех предприятиях.

Товарная накладная

Данный первичный документ бухгалтерского учета предназначен для отражения всех передвижений товарно-материальных ценностей. В накладной обязательно должны содержаться данные, прописанные также в счет-фактуре. Стоит отметить, данная бумага обязательно должна оформляться в двух экземплярах. В качестве заверения данного документа используется подпись руководителя и печать организации. Что касается формы оформления накладной, то обычно предприятия используют ТОРГ-12. Обычно ее применяют оптовые компании. В бланке обязательно прописываются реквизиты как договора, на основании которого осуществляется сделка, так и реквизиты товарной накладной. Также в нее входят информационные сведения об участниках операции и об передаваемом товаре. В товарной накладной должны прописываться сведения о приложенных бумагах. Что касается подписей, то их ставят обе стороны. Важно знать, что те организации, работа которых не предполагает использование печати, имеют право данный вид документа ею не заверять.

Расчетные формы

Расчетно-платежная ведомость составляется согласно бланку Т-49. Форма этого первичного документа бухгалтерского учета значится номером 0301009. Ее использование ограничивается лишь для предприятий, ведущих бюджетную или казенную деятельность. Согласно данному документу производится полный насчет и дальнейшее начисление заработной платы сотрудников. Основными данными бланка данного рода являются табель учета рабочего времени, тарифная ставка, размер удержаний и взаимозачетов. Иные организации, а также индивидуальные предприниматели выдают зарплату своему персоналу по форме 0504401. Основой для начислений здесь также служит табель учета рабочего времени. Потребность в данной документации обуславливается необходимостью сокращения документооборота в организации. Составляют данный первичный документ бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии, которые после подготовки бумаг передают их в кассу. После того как все средства, прописанные в документе, выданы кадрам, следует его возврат в бухгалтерию. Переданный кассирам бланк обязательно должен быть подписан руководителем предприятия.

Акт сдачи-приемки

Поводом для оформления данного первичного документа бухгалтерского учета служит передача заказчику работ или услуг, выполненных предприятием. Он подтверждает, что все договоренности соблюдены и заказчика устраивают полученные результаты. Форма акта не имеет обязательного установленного формата. Но есть перечень данных, которые он должен содержать. В него входят такие отметки, как наименование компании, дата формирования документа, отражение лица, составившего документ, формат работ, должности и подписи ответственных лиц. Также существует унифицированная форма КС-2. Она не распространяется на все виды работ или услуг. ее можно применять только лишь при условии, что подрядчик занимается капитальным строительством. В случае доработки данной формы ее могут использовать при строительно-монтажных работах на объектах гражданского или жилищного назначения.

Документы по движению основных средств

В данном случае сотрудники предприятия используют следующие разновидности первичной документации:

  • Форма ОС-1 - акт описывающий факт приемки или передачи основных средств. Данная форма первичных документов бухгалтерского учета используется в случае передачи объектов. Стоит отметить, что здания или сооружения к ним не относятся.
  • ОС-1а - эта форма распространяется на здания или сооружения.
  • ОС-4 - оформляется в случае списания основных средств предприятия.
  • ИНВ-1 - это инвентаризационная опись. Подходит для фиксирования факта проведения инвентаризации.
  • ИНВ-1а - подходит для случаев инвентаризации НМА.

Каждая из этих форм имеет унифицированный бланк. Его использование является обязательным при составлении первичной документации бухгалтерского учета.

Платежные поручения

Оформляется данная бумага согласно форме ОКУД 0401060. При формировании бланка следует соблюсти несколько этапов заполнения:

  1. Введение номера и даты совершения платежа.
  2. Указание в специальной графе вида платежа. В данном случае можно воспользоваться такой пометкой, как "Срочной" или "Почтой".
  3. Прописать статус плательщика. Существует 28 кодов от 01 до 28. Это могут быть налогоплательщики, банки, кредитные организации и прочие.
  4. Введение суммы платежа. Записывать ее необходимо прописью и цифрами.
  5. В качестве реквизитов отправителя следует указать ИНН, КПП, наименование, банковские реквизиты.
  6. Также следует прописать аналогичные реквизиты получателя.
  7. Данный этап предполагает указание дополнительных кодов и шифров - вида, очередности и кода.
  8. Введение информации о последующем платеже.
  9. Подписание ПП.

В зависимости от вида платежа данный бланк заполняется полностью или же частично.

Бумаги по кассовым операциям

В данном случае возможно оформление двух основополагающих бланков. Первый - это приходный кассовый ордер, второй - расходный. Так, ПКО оформляется в тех случаях, когда в кассу поступают новые денежные средства. Регулируется формат данного первичного документа бухгалтерского учета Госкомстатом РФ. Заполняют его на бумажном носителе по форме КО-1 или же в электронном виде. Подписывается документ главным бухгалтером и остается на хранение в бухгалтерии. Что касается расходного кассового ордера, то особенности его оформления являются аналогичными. Единственным его отличием является цель. Его заполняют в случаях выдачи денежных средств. Еще одной его особенностью можно назвать обширность возможностей заполнения - это может быть Word и Excel. Первичная документация бухгалтерского учета данного типа оформляется по форме КО-2.

Авансовый отчет

Как и все первичные документы и регистры бухгалтерского учета, данная форма является отчетом по деятельности предприятия. Фактически авансовый отчет оформляется в тех случаях, когда сотруднику нужно отчитаться за средства, полученные им из кассы и потраченные на нужды компании. Основными сведениями, входящими в данный бланк, являются:

  • Сумма средств, полученных работником предприятия.
  • Цель, на которую были потрачены средства.
  • Фактические расходы.
  • Остатки или же излишки, которые сотруднику пришлось уплатить из своего бюджета.

Эти позиции безусловно являются очень важными, но они считаются недействительными, в случае если к бланку авансового отчета не приложены оправдательные документы. Что касается оформления данного вида первичной документации, то оно упрощается за счет наличия унифицированной формы. Она носит название - АО-1. Если предприятие желает разработать собственный бланк, то это также разрешается. Самое главное внести в документ все необходимые реквизиты. Чаще же всего в работе предприятий используется унифицированный бланк. Оформляется бланк в единственном экземпляре в трехдневный срок со дня выдачи денег. Утвердить документ должен руководитель сотрудника, взявшего подотчет. Подавать авансовый отчет можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Бухгалтерская справка

Данный вид первичной документации оформляется при трех условиях:

  1. В случае потребности в исправлении шибки, допущенной в процессе формирования стандартных учетных операций.
  2. Для проведения операции, нуждающейся в ручном разбросе начислений.
  3. При прописании проводок, в которых участвуют нетиповые учетные документы.

Чаще всего бухгалтерская справка все-таки используется для указания ошибок. Данный документ можно назвать универсальным, так как он подходит, как для текущего пер иода, так и для любых других. Преимуществом этой формы для текущего периода, является способность сохранять корректные суммы по оборотам. то реализуется путем введения сторно или допроведением сумм. Четкая установленная форма бухгалтерской справки распространяется только на государственные структуры. Иные налогоплательщики имеют право использовать свой собственный бланк. Важно только, чтобы он включал в себя следующую информацию:

  1. Наименование организации.
  2. Заголовок документа и дата его формирования.
  3. Суть операции.
  4. Требуемые суммы и количества.
  5. Подписи всех лиц, несущих ответственность.

Стоит отметить, что если предприятие планирует использовать собственную форму, то этот факт оно должно указать в учетной политике.

Акт, прописывающий взаимозачет

Суть данного бланка - отразить погашение взаимных долгов между предприятием и сотрудником. Для того чтобы провести зачет необходимо заполнить акт и соглашение на поведение данной операции. Акт оформляется на том этапе, когда предприятие выдвигает своему работнику встречную задолженность и сторонам удобно ее зачесть в счет долга. Если же такие условия удобны для обеих участников, то оформляется специальное соглашение, подтверждающее желание сторон произвести зачет.

Без бумажки ты — никто! А с бумажкой — добросовестно и профессионально ведущий свои дела бизнесмен. Или грамотный бухгалтер, который ему помогает. Правильное оформление документов в бухгалтерском учете важно и для формирования данных бухгалтерского учета, и для определения налоговых обязательств организации. И если вы хотите обезопасить самое дорогое — не относитесь к документам снисходительно, и тщательно изучите, каким требованиям они должны отвечать. Хотя бы почитайте эту статью, для начала!

Специалистам бухгалтерских служб, представителям малого бизнеса, которые ведут учет самостоятельно, необходимо знать основные требования к порядку создания, оформления, движения и хранения документов.

1. Понятие документа

2. Виды первичных бухгалтерских документов

3. Формы первичных учетных документов

4. Утверждение первичных учетных документов

5. Обязательные реквизиты учетных документов

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

7. Доверенность на подпись первичных документов

8. График документооборота бухгалтерских документов

9. Журнал учета первичных документов

10. Исправление бухгалтерских документов

11. Хранение бухгалтерских документов

12. Ответственность за хранение первичных документов

Итак, идем по порядку.

1. Понятие документа

Понятие «документ» в нормативных актах по бухгалтерскому учету не раскрывается. Воспользуемся определением, установленным ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007:

Документ : зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (п. 3.3 ГОСТ).

Какие документы являются первичными? Первичные документы – это документы, содержащие исходные сведения об операциях, процессах. Это документы, на основании которых делаются бухгалтерские проводки.

Первичные учетные документы - это документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни (п. 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете»).

Основное требование при их составлении - первичные документы должны быть составлены при совершении фактов хозяйственной жизни, либо сразу после их окончания (при наличии такой возможности).

Примеры первичных документов:

  • приходные и расходные кассовые ордера,
  • товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
  • авансовый отчет,
  • бухгалтерская справка.

2. Виды первичных бухгалтерских документов

Стройной классификации, группировки бухгалтерских документов нет ни в одном нормативном акте.

Можно выделить следующие виды первичных бухгалтерских документов в зависимости от:

  1. места составления:
  • внутренние,
  • внешние,
  1. используемых форм документов:
  • унифицированные (созданные по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм),
  • неунифицированные (созданные по формам, разработанным организацией самостоятельно),
  1. вида носителя информации:
  • бумажные,
  • электронные,
  1. объема сведений:
  • первичные,
  • сводные,
  1. вида активов и обязательств, участков бухгалтерского учета:
  • по учету основных средств,
  • по учету МПЗ,
  • по учету начислений и выплате заработной платы,
  • по учету кассовых операций,
  • другие аналогичные.

3. Формы первичных учетных документов

Оформление документов в бухгалтерском учете подразумевает использование как самостоятельно разработанных, так и унифицированных форм. С 2013 года применение большинства унифицированных форм не является обязательным.

Все формы первичных документов утверждает руководитель организации. В настоящее время обязательны к применению следующие виды унифицированных форм :

  1. по учету кассовых операций (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У),
  2. по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1),
  3. по учету услуг по перевозке грузов (Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Уставы различных видов транспорта).

Также стандартную форму имеет платежное поручение, все его поля мы .

При оформлении унифицированных форм заполняются все предусмотренные строки (графы). В случае отсутствие каких-либо показателей в них ставится прочерк.

Пример 1.

Поставщик поставил материалы, предоставил ТОРГ-12 и счет-фактуру, последние строки которых заполнены как «услуги по доставке», других документов нет.

Возможные последствия — непринятие вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль, признание сделки фиктивной (мнимой), так как реальность сделки (факт доставки материалов, а возможно и само приобретение материалов) не подтверждены. Необходимо оформление транспортной накладной.

Унифицированные формы, не обязательные к применению, по-прежнему используются в организациях. Исходя из внутренних потребностей компании, такие формы можно доработать, сделать их более удобными, подходящими для отражения конкретных хозяйственных фактов.

Например, можно убрать реквизит «место печати», отказать от использования пометки «лицевая/оборотная сторона».

4. Утверждение первичных учетных документов

Организация обязана утвердить используемые формы первичных учетных документов, в своей учетной политике (пункт 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). При этом необходимо помнить, что просто ссылки на один из альбомов унифицированных форм документов не достаточно.

В учетной политике (в приложении к учетной политике) должны быть перечислены конкретные документы из альбомов унифицированных форм, которые компания будет применять, а также перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Пример оформления приложения к учетной политике можно посмотреть в нашей статье « ». Образцы самостоятельно разработанных форм прилагаются к учетной политике с пояснениями по их заполнению.

Утвердить формы можно и другим локальным нормативным актом. Например, Приказом об утверждении первичных документов. Ссылка на такой приказ должна содержаться в учетной политике.

5. Обязательные реквизиты учетных документов

Требования к обязательным реквизитам первичных учетных документов установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Таких реквизитов всего 7:

  1. наименование документа,
  2. дата составления документа,
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ,
  4. содержание факта хозяйственной жизни,
  5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения,
  6. наименование должностей ответственных за сделку лиц,
  7. подписи ответственных лиц с расшифровкой подписи.

Некоторые документы, не являющиеся первичными учетными документами, могут использоваться в качестве таковых.

При отражении в расходах арендной платы, такими документами служат договора и акты по аренде. В соответствии со статьями 611 и 622 ГК РФ в таком случае обязательно оформление двухсторонних актов приема-передачи объектов учета.

Пример 4.

Компания арендует офисное помещение. Документами, на основании которых будет начисляется ежемесячная арендная плата, служат договор аренды и акт приема-передачи арендованного имущества.

В соответствии со статьей 753 ГК РФ в качестве первичных документов могут использоваться односторонние акты.

6. Оформление документов в бухгалтерском учете

Рассмотрим частные случаи, часто встречающиеся при оформлении документов.

Отказ от печатей

Назначение печати - удостоверение подписи ответственного лица.

С 07.04.2015 организации не обязаны иметь печать. Сведения о печати должны быть указаны в Уставе компании (Федеральный закон № 82-ФЗ от 06.04.2015).

Печать нужна только в установленных федеральным законодательством случаях.

  • Доверенность на представление интересов юридического лица в суде (статья 53 ГПК РФ, статья 61 АПК РФ),
  • документы, представляемые в таможенные органы (311-ФЗ от 27.11.2010),
  • акт о несчастном случае на производстве (статья 230 ТК РФ),
  • двойное складское свидетельство (статья 913 ГК РФ).

Печать не является обязательным реквизитом, но ее наличие может быть предусмотрено формой первичного документа, утвержденной руководителем организации (Письмо Минфина РФ от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Документы на иностранных языках

К учету принимаются только документы на русском языке (п.9 Приказа Минфина РФ № 34н).

Должен быть перевод на русский язык, причем перевод построчный. Заверять перевод не требуется (Письмо Минфина РФ от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202). Случаи, когда требуется нотариальный перевод, оговорены Гаагской конвенцией 1961 года.

Нерублевые измерители в первичных документах

Стоимостные данные в бухгалтерских документах допустимо отражать в рублях, валюте, условных единицах.

Для сравнения - в налоговом учете требование заполнять счета-фактуры при расчетах в рублях только в рублях установлено Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п.1 Порядка заполнения счетов-фактур).

Электронные первичные документы

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» позволяет оформлять первичные документы как в бумажном, так и в электронном виде.

Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты учетных документов и электронную подпись (ЭП).

Электронная подпись бывает трех видов - простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная. Минфин РФ считает возможным использование любой электронной подписи (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176).

7. Доверенность на подпись первичных документов

Сотрудник организации имеет право подписи, когда оформлен один из документов:

  • приказ о праве подписи,
  • доверенность на подпись первичных документов (статьи 185 – 189 ГК РФ).

В отличие от приказа о праве подписи, доверенность на подпись первичных документов может быть выдана и гражданину, не являющемуся сотрудником организации.

Для подписи по соглашению сторон может использоваться факсимиле (статья 160 ГК РФ, определение ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09).

8. График документооборота бухгалтерских документов

График документооборота - это описание в виде схемы или таблицы процедуры создания, движения, обработки и хранения документов. График может утверждаться как приложение к учетной политике, так и в виде локального нормативного акта. В последнем случае в учетной политике должна быть ссылка на такой акт.

В графике документооборота обязательно должны быть указаны:

  • сроки оформления, передачи, обработки и хранения документов,
  • должности лиц, которые ответственны за операции, указанные в графике документооборота (п. п. 5.4, 5.6 Приказа Минфина от 29.07.1983 № 105).

9. Журнал учета первичных документов

Ведение журнала учета первичных документов - это скорее правило рационального документооборота, а не бухгалтерского учета.

Для регистрации входящих/исходящих документов такой журнал учета первичных документов необходим. Советуем вести такой журнал и в том случае, когда бухгалтерский учет ведется без использования бухгалтерской программы.

При использовании, например, программы 1С, журнал учета документов можно сформировать и распечатать в любой момент. Так журнал учета документов поставщиков будет сформирован как «Реестр документов «Поступление (акт, накладная)», журнал учета кассовых документов как «Реестр кассовых документов».

В бухгалтерском учете, в отличии от налогового, возможно отражение факта хозяйственной жизни при отсутствии первичных документов , при условии, что они поступят позже.

В таком случае факт хозяйственной жизни отражается в учете в оценочном значении . При поступлении документа ранее сделанная проводка не сторнируется, а лишь корректируется на дату поступления документа.

Такой подход подтвержден в следующих документах:

  1. ПБУ 21/2008
  2. Приказ Минфина от 28.12.2001 № 119н «Методические указания по учету МПЗ» (подраздел 5 раздела 1)
  3. Решение ВС РФ от 08.07.2016 № АКПИ16-443.

Исключение из такого порядка - документы по посредническим сделкам. Посредник должен передать все документы по сделке. Если отчет по сделке оформлен с ошибками, либо неточностями, возражение доверитель может предъявить лишь в течение 30 дней со дня получения отчета (статьи 999, 1008 ГК РФ).

10. Исправление бухгалтерских документов

Оформление документов в бухгалтерском учете сопровождается иногда ошибками и неточностями. В таком случае потребуются исправления.

Исправления запрещены только в кассовых и банковских документах (например, бумажных платежных поручениях). Во все остальные документы можно вносить изменения.

Исправление бухгалтерских документов проводится следующим образом:

  1. зачеркивается неверная запись одной чертой так, чтобы можно было прочитать перечеркнутое,
  2. рядом указывается верное значение,
  3. проставляется запись «Исправлено»,
  4. ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ с расшифровкой его подписи.

Такие правила установлены Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ (п.7 статьи 9) и Приказом Минфина от 29.07.1983 № 105.

Печать ставить не нужно. Исключение - исправления на листке нетрудоспособности, которые заверяются печатью.

Вносить исправление должен сотрудник, составивший документ. Если это не возможно, например, человек уволился, тогда исправление производит вновь принятый на должность сотрудник, либо его непосредственный руководитель.

11. Как хранить и уничтожить бухгалтерские документы

Порядок хранения документа определен Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Общий срок хранения документов в соответствии по статье 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» - 5 лет. Ответственным за организацию хранения документов является руководитель.

Для многих документов установлены повышенные сроки хранения:

Бухгалтерские документы можно уничтожить, если истек их срок хранения (п. п. 2.3, 4.11 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Решение об уничтожение принимает экспертная комиссия, которая может создавать ежегодно, а может действовать на постоянной основе.

На основании экспертизы документов сначала составляются предложения о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а затем непосредственно акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В акт включаются документы, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором составляется акт.

Акт должен быть утвержден руководителем.

Уничтожить документы можно:

  1. самостоятельно . При этом необходимо составить акт об уничтожении документов. В таком акте должно быть указано, какие именно документы, в каком количестве и каким способом были уничтожены,
  2. путем передачи на уничтожение в специализированную организацию . При этом составляется накладная, в которой указывается количество переданных документов и их вес (п. 2.4.7 Правил Росархива, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). В этом случае акт об уничтожении документов оформляет специализированная организация.

12. Ответственность за хранение первичных документов

Штрафные санкции по работе с первичными документами установлены статьей 15.11 КоАП РФ.

Санкции предусмотрены за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Одним из грубых нарушений ведения бухгалтерского учета является:

«отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов».

Суммы штрафов:

  1. на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей,
  2. за повторное совершение — на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет.

При этом необходимо учесть тот факт, что при проверке под отсутствием первичных документов будет пониматься и тот случай, когда документы есть, их достаточное количество, но они оформлены по формам, которые не утверждены.

Налоговая ответственность за не обеспечение сохранности первичных документов установлены и НК РФ (статья 120):

  1. В течение одного отчетного периода - до 10 тыс.руб.,
  2. В течение более одного налогового периода - до 30 тыс.руб.,
  3. При занижении налоговой базы — 200 % от величины неуплаченного налога (взноса), но не менее 40 тыс. руб.

Если у вас еще остались вопросы по оформлению первичных документов в бухгалтерском учете, задайте их в комментариях ниже.

Оформление документов в бухгалтерском учете: самое важное

Ежедневно на предприятии совершается множество операций. Бухгалтеры выставляют контрагентам счета и отправляют им деньги, начисляют зарплату, пени, рассчитывают амортизацию, составляют отчетность и пр. Ежедневно оформляются десятки документов разной направленности: распорядительные, исполнительные, первичные. Последняя группа имеет огромное значение для деятельности предприятия.

Что такое "первичные документы"?

Каждое событие хозяйственной жизни организации должно подтверждаться бумагой. Она формируется в момент совершения операции либо непосредственно после ее завершения. Составление проводок, ведение отчетности осуществляется на основании сведений, указанных в первичных учетных документах бухгалтерского учета. Перечень их большой. Мы в статье рассмотрим основные, наиболее часто используемые документы.

Зачем нужна первичка?

Первичная документация - неотъемлемый элемент бухучета. Как выше говорилось, формируется она в момент совершения или непосредственно после окончания операции и является доказательством реальности того или иного факта хозяйственной жизни предприятия.

Перечень первичных учетных документов бухгалтерского учета при совершении одной сделки может включать в себя:

  1. Договор.
  2. Счет.
  3. Кассовый чек или иной платежный документ.
  4. Товарно-транспортная накладная.
  5. Акт выполненных работ.

Обязательные реквизиты

В настоящее время существуют унифицированные формы первичных учетных документов бухгалтерского учета. Они используются для отражения сведений о разных операциях, соответственно, перечень граф в них различен. Между тем все первичные документы содержат единые обязательные реквизиты. В их числе:

  1. Наименование предприятия.
  2. Название документа (к
  3. Дата формирования.
  4. Содержание операции, по которой составлен документ. Например, при заполнении накладной в соответствующей графе может указываться "Передача материалов на переработку".
  5. Денежные и натуральные показатели. Первые используются для отражения стоимости, вторые - количества, веса и пр.
  6. Должности ответственных сотрудников ("гл. бухгалтер", "кладовщик" и пр.).
  7. Подписи лиц, участвовавших в совершении операции.

Важный момент

Юридической силой обладает первичный документ, содержащий все обязательные реквизиты.

Обратите внимание, что правильно оформленные бумаги могут использоваться в судебных разбирательствах в качестве доказательства обоснованности (или необоснованности) претензий. Многие документы составляются контрагентами. Необходимо внимательно проверять правильность оформления и ни в коем случае не ставить подписи за поставщиков (подрядчиков и пр.), если они этого не сделали.

Необходимо бережно хранить первичную документацию.

Нужна ли печать на первичке?

На практике многие контрагенты предъявляют претензии по поводу ее отсутствия на бланке ТТН и некоторых других документах. Напомним, что с 2015 года большая часть организаций освобождена от обязанности иметь печать. Такие предприятия могут использовать ее по собственному усмотрению. Если же она есть, то информацию о ее наличии необходимо прописать в учетной политике.

В случае, когда контрагент настаивает на использовании печати при оформлении первички, а предприятие вправе ее не ставить на законных основаниях, контрагенту нужно направить соответствующее письменное уведомление со ссылками на нормативные акты, регламентирующие данный вопрос.

Договор

Если контрагент является давним партнером, то вполне можно заключить соглашение на несколько сделок. В этом случае важно четко прописать сроки выполнения обязательств, последовательность и порядок расчета, другие нюансы. Договор может составляться на продажу товаров, предоставление услуг или производство работ. Стоит сказать, что гражданское законодательство допускает и устное заключение соглашения. Однако в предпринимательской деятельности, как правило, используются письменные формы договоров.

Счет

В этом документе поставщик указывает сумму, которую нужно перечислить контрагенту за товар, услугу или работы. При совершении оплаты по умолчанию предполагается, что субъект дает согласие на совершение сделки.

В счете обязательно должны присутствовать:

  1. Наименование документа.
  2. Название услуг (товаров, работ), за которые производится оплата.
  3. Стоимость.
  4. Общая сумма.
  5. Реквизиты для оплаты.

В настоящее время весь перечень учетных документов бухгалтерского учета содержится в программе "1С", поэтому оформление их осуществляется в автоматическом режиме.

Обратите внимание, что счет не имеет особой ценности для контролирующих органов. В нем продавец фиксирует установленную цену. С позиции бухгалтера счет - важнейший первичный документ, на основании которого формируются бухгалтерские проводки.

В качестве разновидности счета выступает счет-фактура. В этой бумаге присутствует специальная строка для указания сумм НДС.

Платежная документация

Подтвердить факт оплаты можно кассовым чеком или иным аналогичным документом. Платежка подтверждает факт оплаты поставки продукции, услуги, работы. Конкретный вид документа выбирается в зависимости от способа оплаты: наличными средствами или по безналичному расчету.

Одним из наиболее популярных расчетных документов считается платежное поручение. Оно представляет собой распоряжение владельца счета на совершение банком перевода средств на указанный счет. Документ можно использовать при расчетах за услуги, товары, для выплаты аванса, возврата займа и пр.

В случае совершения отчислений в бюджет заполняется поле 22 "Код". В платежном поручении в этой графе указывается УИН (уникальный идентификатор). Благодаря ему фискальный орган распознает плательщика.

Поле "Код" в платежном поручении может заполняться по-разному. Это зависит от того, как именно субъект исполняет обязанность перед бюджетом: добровольно или по требованию контролирующего органа.

Товарно-транспортная накладная

Бланк ТТН оформляется грузоотправителем. является основанием для передачи груза получателю. Составляется документ в 4 экземплярах. По ТТН продавец учитывает продажу, а покупатель - приходует поставку товара.

Обратите внимание, ТТН составляется при транспортировке груза собственными силами предприятия. Если перевозка осуществляется сторонней компанией, оформляется бланк 1-Т.

Еще один важный момент: сведения в ТТН должны совпадать с информацией в счете.

Акт выполненных работ

Этот документ оформляется между заказчиком и поставщиком. Акт является подтверждением выполнения работ, предоставления услуг по оговоренной стоимости в установленные соглашением сроки. Проще говоря, это отчет исполнителя перед заказчиком.

В настоящее время унифицированная форма акта не утверждена. Предприятие вправе разработать бланк самостоятельно и закрепить его в учетной политике.

Основными реквизитами акта являются:

  1. Номер и дата регистрации в бухгалтерской документации.
  2. Дата составления.
  3. Реквизиты договора, в соответствии с которым формируется акт.
  4. Срок, объем, стоимость работ.
  5. Реквизиты счета, по которому будет производиться оплата.
  6. Наименование заказчика и исполнителя.
  7. Подписи участников сделки.

Акт всегда составляется в двух экземплярах.

Форма М-15

Эту аббревиатуру используют для обозначения накладной на отпуск материалов на сторону. Надо отметить, что этот документ не является обязательным, но достаточно часто используется предприятиями.

Накладная на отпуск материалов на сторону оформляется при необходимости передать ценности из основного (головного) офиса в удаленные подразделения или другим компаниям (при наличии специального договора).

Правила оформления ф. М-15

В первой части бумаги проставляется номер, в соответствии с документооборотом предприятия. Здесь же следует указать полное название компании и ОКПО.

В первой таблице отражается дата составления документа, код операции (если используется соответствующая система), наименование структурного подразделения, сфера деятельности предприятия, выписывающего накладную.

Аналогичным образом указываются сведения о получателе и лице, ответственном за поставку. Далее приводится ссылка на документ, в соответствии с которым выписывается накладная. Это может быть договор, приказ и пр.

В основной таблице в столбцах 1 и 2 указываются бухгалтерский субсчет и код аналитического учета всех материалов, подлежащих списанию.

  • наименование материалов с указанием отдельных характеристик, марки, размера, сорта;
  • номенклатурный номер (если его нет, ячейку не заполняют);
  • код единицы измерения;
  • наименование единицы измерения;
  • количество передаваемого товара;
  • сведения о фактических объектах, отпускаемых со склада (заполняет кладовщик);
  • общая стоимость материалов;
  • цена без НДС;
  • сумма выделенного НДС;
  • общая стоимость с НДС;
  • инвентарный номер материалов;
  • номер паспорта (при наличии);
  • номер записи в соответствии с учетной карточкой.

Накладную подписывают бухгалтер, работник, ответственный за отпуск ценностей со склада, и получатель.

Авансовые отчеты в "1С"

Формирование отчетных документов - одно из самых распространенных действий бухгалтера. Многие расчеты, осуществляемые наличными средствами, оформляются авансовыми документами. В их числе командировочные затраты, хозяйственные закупки и пр.

Часто сотрудники предприятия получают средства из кассы на хозяйственные расходы. После приобретения нужных ценностей (к примеру, канцтоваров), работники отчитываются и предоставляют бухгалтерии подтверждающие документы.

Бухгалтер, в свою очередь, должен зафиксировать все расходы в системе учета. Открыть "Авансовые отчеты" в "1С" можно в разделе "Банк и касса", подразделе "Касса". Введение нового документа осуществляется кнопкой "Создать".

В верхней части бланка указываются:

  1. Наименование предприятия.
  2. Склад, на который будут оприходованы вновь поступившие ценности.
  3. Сотрудник, отчитывающийся за средства, полученные под отчет.

В документе содержится 5 закладок. В разделе "Авансы" следует выбрать документ, по которому выданы средства:

  1. Денежный документ.
  2. Расходный кассовый ордер.
  3. Списание со счета.

Если на выданные средства были куплены товары, их отражают на одноименной закладке. В разделе "Тара" указывают сведения о возвратной таре (к примеру, бутылки для воды). В закладке "Оплата" отражают информацию о наличности, уплаченной поставщикам за приобретение объекта или выданные в счет предстоящей поставки.

В разделе "Прочее" указываются данные о командировочных расходах: суточные, затраты на ГСМ, билеты и т. д.

"Универсальный" бланк

В перечне первичных учетных документов бухгалтерского учета есть одна бумага, которую можно использовать в самых разных ситуациях. Она применяется при формировании и бухгалтерской, и налоговой отчетности. Речь идет о бухгалтерской справке. Бланк требуется в случае необходимости исправить допущенную ошибку. Кроме этого, документ необходим при совершении операций, требующих пояснений, отражения расчета, подтверждения проводок, если другие бумаги отсутствуют.

Нюанс

Стоит сказать, что предприятие вправе подтверждать совершение операций, не требующих оформления стандартных (типовых, унифицированных) форм, не с помощью справки, а посредством самостоятельно разработанных первичных учетных документов бухгалтерского учета. Перечень их, однако, должен быть закреплен в финансовой политике компании.

Правила составления справки

Для этого документа не утверждена единая унифицированная форма. Соответственно, специалисты могут составлять ее в свободном виде либо использовать шаблоны, разработанные на предприятии. Среди обязательных сведений, которые должна содержать справка, следует отметить:

  1. Информацию о предприятии.
  2. Дату и причины составления.
  3. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, к которым прилагается справка.
  4. Подпись ответственного работника.

Написать можно на обычном белом листе формата А4 или на фирменном бланке компании.

При составлении необходимо быть очень внимательным, не допускать ошибок. Чем подробнее справка, тем меньше дополнительных вопросов возникает у проверяющих.

В документе должны быть, разумеется, только достоверные сведения. Если же в ходе написания будут выявлены ошибки, целесообразнее составить справку заново.

Особенности хранения

Все, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, должно храниться на предприятии не меньше 5 лет. Исчисление этого срока начинается с даты окончания отчетного периода, в который были оформлены бумаги.

Дополнительно

Первичку можно оформлять в бумажном или электронном виде. В последнее время все чаще предприятия отдают предпочтение электронному документообороту. Это вполне объяснимо: на оформление и отправку бумаг уходит намного меньше времени.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью (усиленной или обычной - по договоренности между контрагентами).

Ответственность

Первичная документация - важнейший элемент хозяйственной жизни предприятия. При ее отсутствии компанию ожидают серьезные санкции со стороны контролирующих органов. Штрафы будут вменены и в случае выявления ошибок в первичной документации, недостоверных сведений.

Нарушение предписаний влечет наказание не только по НК, но и по КоАП. При наличии оснований виновные могут быть привлечены и к уголовной ответственности.

Заключение

В работе предприятия могут использоваться самые разные документы. При этом некоторые из них могут иметь унифицированную форму, а некоторые - разрабатываться самостоятельно компанией. Вне зависимости от этого, однако, в документах должны присутствовать все обязательные реквизиты.

Некоторые предприятия практикуют использование комбинированных документов. Речь идет об унифицированных формах, дополненных в соответствии со спецификой деятельности организации.

Важно выбранные виды первичной документации отразить в учетной политике предприятия. В процессе деятельности компании может возникнуть необходимость в новых документах. Если они будут разработаны предприятием, то о них следует сказать в учетной политике.

Обратите внимание, контрагент тоже может самостоятельно разработать те или иные формы бумаг. В финансовой политике необходимо указать, что предприятие принимает такие документы от контрагентов.

Для фиксации многих операций организации могут не использовать унифицированные формы первичной документации. Однако если речь о кассовых операциях, то они оформляются исключительно утвержденными ордерами и другими платежными документами.