Как правильно проводить планерки и совещания. Как сделать планерку эффективной

Многие сотрудники сегодня считают планерки пережитком прошлого, а сами руководители часто проводят подобное коллективное собрание лишь «для галочки». Между тем именно планерка может существенно увеличить эффективность работы персонала, если проводить ее грамотно. Как правильно сформулировать цели, не затратив при этом много времени, – в материале проекта «Работа».

Куда уходит время?

Неэффективная трата времени – один из главных аргументов, по которым некоторые руководители отказываются от проведения планерки в своем отделе.

«Мне намного проще разъяснить задачи каждому сотруднику в ходе работы, чем тратить час рабочего времени на бессмысленный монолог, – говорит руководитель отдела рекламы Дмитрий Новиков . –Объясню, почему не вижу в этом смысла: во-первых, при обращении к группе людей каждый думает, что его это не касается, а потому многие важные моменты остаются прослушанными, но не услышанными. Во-вторых, по моим наблюдениям, рабочий настрой коллектива после планерки не увеличивается, а, напротив, снижается. Некоторые сотрудники считают, что цель таких собраний – публичное отчитывание каждого за неудачи, что, разумеется, недопустимо, если мы нацелены на эффективность. По этим причинам наша компания отказалась от данного подхода».

Специалисты в области управления персоналом подтверждают, что управлять отдельными кадрами проще, чем группой людей. Однако навык управления группой – одна из основных задач, которую должен ставить перед собой успешный руководитель.

«Эффективная планерка – своего рода искусство, – говорит HR -тренер Максим Левченко . – Аргумент о том, что коллектив не воспринимает информацию в индивидуальном порядке, при этом абсолютно не допустим. Ведь именно получение обратной связи от группы подчиненных и является основной целью руководителя при проведении собраний. Если обратной связи нет, то вы действительно напрасно потеряли время».

Основная задача руководителя – установить диалог, а не монотонно диктовать задачи, отмечают эксперты. При этом время, потраченное на общение с подчиненными, должно составлять не более 40 минут.

«Если планерка длится дольше, то удержать внимание собеседников будет очень непросто, – говорит Максим Левченко. – Говорить коротко и по делу, открыто задавать вопросы и уметь выслушивать критику – основные правила, которым должен научиться каждый руководитель. Важный показатель удачного диалога – сотрудники не боятся публично высказать возражения и опасения. Если руководитель открыт для обратной связи, то общение с коллективом станет по-настоящему эффективным».

Ставим правильные цели

Если планерка проводится только потому, что так принято в компании, положительных результатов можно не ждать.

«Собрание, проведенное «для галочки», не только отнимет время, но и негативно скажется на достижении целей, поскольку все формальности учат сотрудников создавать видимость работы, а не добиваться результатов», – отмечает Максим Левченко.

Если же руководитель подходит к данному мероприятию ответственно, то основной целью должен стать четкий план действий сотрудников, который в дальнейшем будет внедрен в работу коллектива.

«Еженедельное проведение планерок позволяет добиться стабильных показателей в работе отдела, а также помогает выявить все проблемы сотрудников на самых ранних этапах, – говорит руководитель отдела продаж Сергей Борисов . – Как говорится, предупрежден – значит, вооружен, и контролировать ситуацию в отделе намного проще, если получать еженедельный отчет от подчиненных и, исходя из этого, корректировать план работы. Моя задача как руководителя – помочь менеджерам найти правильное решение проблемы на самом раннем ее этапе, что-то подсказать, где-то поддержать, а где-то указать на недочеты. Огромный плюс планерок в том, что если кто-то из сотрудников не справляется с работой, весь коллектив учится на его ошибках, а это в разы снижает вероятность того, что другой менеджер попадет в подобную ситуацию».

Мотивация и «воспитание» коллектива

Сами сотрудники отмечают, что в компаниях, где планерки являются неотъемлемой составляющей корпоративной жизни, уровень мотивации намного выше.

«Планерка – это отличная возможность заявить о своих результатах и новых идеях, – говорит специалист по связям с общественностью Юлия Ермолаева .– И если руководитель заинтересован в развитии своей компании, то он всегда готов выслушать эти идеи и выделить лучшие. Когда твой проект отмечен на планерке при всем коллективе как интересный и значимый, к работе открывается второе дыхание. Ведь намного лучше быть уверенной в том, что ты делаешь что-то важное, что замечает руководитель, чем оставаться в тени, а к концу срока исправлять ошибки, о которых даже не подозреваешь».

Эксперты отмечают, что выделение лучших проектов на планерке также носит обучающий характер для коллектива.

«Лучшие достижения работников, отмеченные на планерке руководителем, становятся показательным примером для всего коллектива, – говорит Максим Левченко. – Во-первых, коллегам есть на что равняться, во-вторых, включается командный азарт. Поэтому именно мотивационный эффект планерок переоценить сложно».

Дисциплина и постоянная готовность к отчетам – еще один существенный плюс, который вносят планерки в «воспитание» персонала.

«Когда каждый сотрудник знает, что еженедельно ему необходимо обосновывать показатели своей работы и регулярно работать над их улучшением, дела компании очень быстро идут в гору, – говорит Сергей Борисов. – Подобные собрания дисциплинируют персонал, позволяют выявлять слабые стороны в работе отдела, не допуская момента, когда исправить ситуацию можно будет лишь радикальным методом увольнения».

«В завершение руководитель должен выяснить, какие вопросы вызывают в коллективе наибольшие трудности и требуют немедленного обсуждения, а также обозначить планы на следующий рабочий период, – резюмирует Максим Левченко. – При таком подходе планерка станет для компании одним из самых эффективных инструментов в решении управленческой задачи, а вовсе не потраченным впустую временем».

Совещание, летучка, оперативка, пятиминутка, заседание, совет Словарь русских синонимов. планёрка см. совещание Словарь синонимов русского языка. Практический справочник. М.: Русский язык. З. Е. Александрова … Словарь синонимов

планерка - , и, ж. разг. Рабочее совещание, посвященное ходу выполнения плана. ◘ Шло обычное деловое совещание, которые чуть не ежедневно проводились в кабинете Саблина и назывались планерками. БАС, т. 9, 1307. Раз в неделю у нас планерка, и тогда с … Толковый словарь языка Совдепии

Планерка - планёрка ж. разг. Короткое производственное совещание по обсуждению плана работы. Толковый словарь Ефремовой. Т. Ф. Ефремова. 2000 … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой

ПЛАНЕРКА Большой бухгалтерский словарь

ПЛАНЕРКА - оперативное совещание, проводимое на предприятиях и в организациях, посвященное ходу выполнения плана … Большой экономический словарь

планерка - Агымдагы эш планын тикшерүгә багышланган кыска гына җитештерү киңәшмәсе … Татар теленең аңлатмалы сүзлеге

планерка - и, ж., розм. Коротка робоча нарада, присвячена виконанню плану … Український тлумачний словник

планерка - ПЛАНЁРКА и; мн. род. рок, дат. ркам; ж. Разг. Короткое рабочее совещание, посвящённое ходу выполнения плана. Начало планёрки. Еженедельная п. П. начальников цехов. Не явиться на планёрку. Отчитывать на планёрке. Затянувшаяся п … Энциклопедический словарь

планерка - іменник жіночого роду … Орфографічний словник української мови

заседание - собрание, совещание, встреча, пленум, съезд, саммит; планерка, синклит, совет, ассизы, пятиминутка, оперативка, директорат, летучка Словарь русских синонимов. заседание сущ., кол во синонимов: 14 ассизы (3) … Словарь синонимов

Книги

• Хохлома № 2 макси. Тетрадь на спирали Купить за 333 руб
• Хохлома № 1 макси. Тетрадь на спирали , . Тетрадь большого формата будет полезна практически в любой ситуации, будь то планерка в офисе, лекция или творческий порыв. Обложка выполнена из практичного пластика в авторском оформлении от…

Планерки, оперативки и собрания – это неотъемлемая часть рабочего дня практически каждого сотрудника. Руководитель рано или поздно сталкивается с необходимостью самостоятельно проводить ежедневную планерку. Но как часто бывает, этому никто особо не учит. Поэтому часто возникает вопрос – как проводить планёрку?

Цели проведения планерки

Первое что необходимо сделать это определить цели, которые вы хотите достичь проведением планерки. Как правило основная цель таких совещаний – это создание единого информационного пространства среди всех сотрудников, как следствие достижение более высокой и слаженности работы. Планерки помогают решить следующие задачи:

1. Постановка целей и задач на команду;
2. Доведение общей информации до всего коллектива;
3. Решение общих вопросов;
4. Мотивация и вовлеченность персонала;
5. Обучение сотрудников, за счет передачи лучших практик;

Согласитесь, достижение таких целей представляет большой интерес для любого управленца. Поэтому практика планёрок столько распространена в бизнесе. Но добиться эффективности от собраний не так просто, важно придерживаться четко прописанному плану действий и готовиться к каждой планерке.

План проведения планерки

Итак, мы определили, что собрание штука важная и полезная, но, чтобы не превратить этот инструмент в очередную бесполезную пытку подчиненных, руководителю стоит подойти со всей серьезностью к подготовке планерки. Ранее мы обсудили цели проведения совещания, задача руководителя в зависимости от цели составить план проведения планерки. Естественно собрание для продавцов и для ТОП менеджеров будет кардинально отличаться друг от друга. Хотя сама структура проведения будет примерно одинаковой.

Очень важным моментов в проведении любого собрания, как можно быстрее давать возможность высказаться подчиненным. Желательно с первых минут вовлечь как можно больше участников планерки. Это поможет настроить команду.

Секреты успеха планерки

Самое важное! Чтобы собрание было интересное, вы должны к нему готовиться. Успех собрания зависит от нескольких важных факторов:

1. Информационная составляющая. Информация, которая доводиться на собрании должна быть полезной и интересной. Если информация скучная и однообразная, то делайте интересный способ подачи информации. Убирайте скучную и не полезную информацию;
2. Эмоциональная составляющая. Даже самая интересная тема может быть загублена неправильной подачей. Вспомните ваших преподавателей из университета, на каких-то лекциях вся аудитория спит, а на другие полный аншлаг.
3. Лидер, который проводит собрание. Чем авторитетнее ведущий, тем лучше его воспринимает аудитория. Если у вас авторитет не высок, внимательно работайте над 1 и 2м пунктами.

Правила проведения планерки

Опоздавшие сотрудники

На собрание всегда кто-то норовит опоздать. Такие сотрудники вносят большой деструктив и сними нужно отчаянно бороться. Прощу всего договориться предварительно со всеми участниками команды что мы делаем с опоздавшими. Есть несколько примеров: опоздавший приносит всем кофе или фрукты, опоздавший рассказывает анекдот, опоздавший поёт песню и т.п. Самое главное, чтобы правила все знали и все им следовали. Если правило продуманной и принятое коллективом, то вы сократите опоздания до минимума.

Одно и тоже время проведения собраний

Очень важно соблюдать чёткий график проведения собраний. Нет ничего хуже внеплановых собраний, это срывает планы подчиненных, не даёт им нормально подготовится. К таким собраниям отношение изначально негативное, что не располагает на рабочий лад.

О любом собрании нужно оповещать заблаговременно, лучше всего не менять даты и время собраний без лишней необходимости.

Не затягивать время собраний

Очень важно следовать таймингу, если вы определили, что собрание не должно длиться больше 30 минут, значит держите слово. Чем дольше собрание, тем оно менее эффективно. Если нужно решить сложные вопросы и требуется длительное время на проработку деталей, то создавайте рабочие группы компетентных сотрудников. Часто большая часть собрания тратиться на проработку организационных моментов, и большая часть слушателей вообще вылетает из диалога.

Говорит только ведущий

Часто наблюдаю картину, когда сотрудники бояться своего босса и в итоге собрание превращается в монолог диктатора. Как правило всё это происходит при гробовой тишине, а воздухе чувствуется напряженность. Директивный стиль управления не уместен на собраниях, он противоречит сути этого мероприятия. В идеале, на планерке должны высказаться все участники.

Обсуждение частных вопросов

Иногда один из участников планерки может попытаться использовать данное мероприятие для решения своего частного вопроса. Сотруднику публичная постановка вопроса как правило выгодна. Такой подход может превратить собрание в балаган. Поэтому нужно сразу пресекать подобные манипуляции и назначать время для решения частных вопросов.

Влияние собрания на работу

Всё о чём вы договорились на собрании должно выполняться и с вашей стороны. Если нет контроля, сотрудники быстро адаптируются и перестанут выполнять ваши распоряжения.

Как проверить эффективность собрания

Эффективность собрания достаточно легко проверить. Спросите ваших подчиненных что было на собрании? Через 5 минут после собрания, через 3 часа и на следующий день. Ответы на эти вопросы это обратная связь для организатора планерки. Если информации много, заставляйте сотрудников вести записи. Но фиксировать информацию в любом случае все должны.