Главная / Регистрация ООО

Архивация документов в бухгалтерии образец. Сроки хранения бухгалтерских документов следует соблюдать

Бухгалтерские документы составляют до 80% общего документооборота организации. Хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов - актуальная задача для многих бухгалтеров. Чаще всего особое внимание уделяется требованиям законодательства в части порядка и сроков хранения бухгалтерской документации. Именно эти два вопроса постарается раскрыть эксперт архивной компании «Делис Архив» .

1. Порядок хранения бухгалтерских документов - зачем хранить документы?

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);
перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;
действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105.

Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью соответственно руководствуются ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 года №14-ФЗ.

Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в Налоговом кодексе РФ.

В статье 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию (первичные бухгалтерские документы, на основании которых фирма ведет бухгалтерский учет, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность) в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

Аналогичное требование установлено и п.98 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н.

Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщиков в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов. Это касается и документов, подтверждающих получение доходов, несение расходов, а также уплату (удержание) налогов. Индивидуальные предприниматели, применяющие УСН, должны соблюдать данную норму, если иные сроки не предусмотрены законодательством.

Особое внимание следует уделить Перечню типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень).

Данный перечень включает в себя типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. Перечень содержит сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций и Указания по его применению. В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность" и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов рекомендуем воспользоваться бесплатным сервисом «Архивист Онлайн» , который осуществляет поиск документов по трем основным перечням, в том числе по Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г.

Также следует отметить, что в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает хранение документов относится как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.

Обращаем Ваше внимание, что с 1 января 2013 года вступает в силу Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в статье 29 которого указано, что Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Что приводит в соответствие ранее действовавшие нормы налогового и бухгалтерского законодательства.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

2. Ответственность за ненадлежащее хранение бухгалтерских документов

В первую очередь, ответственность за организацию хранения документов организации, включая первичные учетные документы, несет руководитель. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается:

отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета;
систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность — штраф на должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета является налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб. Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2000-3000 тыс. руб.).

Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

3. Уничтожение документов на основании их сроков хранения

В соответствии с п.1.1 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2 для экспертизы ценности документов, создаваемых в процессе деятельности организации, отбора и подготовки их к передаче на государственное хранение в архивы организацией создается постоянно действующая экспертная комиссия.

В ее состав включаются наиболее квалифицированные специалисты из всех существующих структурных подразделений компании, которые могут оценить ценность тех или иных видов документов. Состав экспертной комиссии утверждается руководителем организации. Именно экспертная комиссия в организации занимается вопросами отбора документов на постоянное и временное хранение, она же принимает решение об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Данная экспертная комиссия проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению и отбирает документы организации для дальнейшего хранения и к уничтожению. Соответственно и ликвидационная комиссия должна создать экспертную комиссию и провести экспертизу всех имеющихся документов организации.

По результатам экспертизы документов ликвидационной комиссии следует организовать процедуру уничтожения документов, срок хранения которых истек. Принципы физического уничтожения документов установлены в п.9.9. Национального стандарта Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007», утвержденного Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст.

Согласно Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

Если организация не является источником комплектования государственных, муниципальных архивов, то уничтожение документов производится без согласования с архивными органами.

В организациях, не передающих документы в государственный архив, документы, подлежащие уничтожению, определяются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения, а по личному составу - только после утверждения руководителем организации.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения в обязательном порядке оформляется актом, который готовит экспертная комиссия, а утверждает руководитель организации. Унифицированной формы такого акта нет, поэтому организация должна разработать свою форму (в акте должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных) и закрепить ее использование в учетной политике компании. Напоминаем еще раз, что в самостоятельно разработанной форме акта должны присутствовать все реквизиты, относимые Законом N 129-ФЗ в состав обязательных.

Документы уничтожаются только при условии проведения за указанный период инвентаризации. Если период, который охватывают документы, не обревизован, уничтожить их нельзя. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (или приняты к учету). Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2010 г., начинается с 1 января 2011 г.

Также следует отметить, что независимо от того, является ли организация источником комплектования государственных архивов или нет, выделение дел на уничтожение может осуществляться силами специализированной (архивной) компании. Такой подход позволяет:

исключить до минимума риск ошибочного (неправомерного) отбора документов на уничтожение или делегировать его сторонней организации;
сократить непрофильную нагрузку на бухгалтера;
существенно повысить оперативность выделения дел к уничтожению;
подготовить акт о выделение дел к уничтожению в строгом соответствии с нормами законодательства.

4. Практика хранения бухгалтерских документов

Для хранения документов организация может либо воспользоваться услугами специализированной архивной компании (внеофисное хранение документов), либо создать свой собственный архив. Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если организация хранит документацию у себя, то для этих целей на фирме должно быть выделено отдельное помещение, которое обычно оборудуется специальными полками или стеллажами. Если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.

Оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

Чтобы не тратить много времени на поиск необходимых документов, организации следует разработать номенклатуру дел, копию которой необходимо разместить в самом помещении архива.

Обращаем ваше внимание, что выдача бухгалтерской документации из бухгалтерии, а также из архива фирмы сотрудникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается. В отдельных случаях документация может выдаваться, но только с разрешения главного бухгалтера.

Внеофисное хранение документов , о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, специализированные короба, системы контроля доступа и противопожарной безопасности). Основными преимуществами данной технологии являются:

снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;
защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;
сохранность важных документов;
снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;
высвобождение офисных площадей.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей предприятия, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности и отраслевой специфики предприятия.

Как показывает практика, практически в любом современном отечественном предприятии наибольший объём документации генерирует бухгалтерия. объяснимо: именно в этом отделе работают с деньгами, и каждая такая операция нуждается в официальной фиксации на бумаге. Кроме того, законодательно установлен срок хранения первичных документов в организации, а значит, избавиться от «бумажек» просто так не получится, придется хранить их как минимум несколько лет и только после этого уничтожать. К слову сказать, процесс избавления от макулатуры тоже непрост, имеет ряд специфических особенностей. Обо всем этом - дальше.

Документы, документы…

Если привести статистику по количеству продуцируемой документации, получится, что практически во всех современных отечественных предприятиях бухгалтерия - это источник 80-90% бумажных документов. Хранить их нужно не просто так. Ограничения определяют не только то, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов правильный (обычно варьируется от пяти лет до десятилетия), но и то, в каких условиях эти объекты должны находиться. В то же время следует помнить, что существует деление на документацию для временного хранения и постоянного.

Впрочем, как показывает практика, далеко не в каждой компании руководители заинтересованы в том, чтобы разбираться в тонкостях того, какие установлены сроки хранения первичных документов. Чтобы избавить себя от головной боли, можно воспользоваться услугами специализированных архивных компаний. В такой фирме точно знают, какой тип документов сколько времени нужно хранить, в каких условиях, при соблюдении каких правил. Кроме того, в такой организации есть технические мощности для уничтожения доверенной на хранение документации, когда сроки истекут. Это действительно удобно, но стоит денег. Если хочется сэкономить, тогда придется выделить специальное помещение под архив и вникнуть в то, каков срок хранения первичных бухгалтерских документов в организации по закону.

Хочу - не хочу

Проблема, между прочим, возникает не на пустом месте. Действующие законы устанавливают сроки хранения первичных документов бухгалтерского учета, и в рамках любого предприятия они должны соблюдаться. Из законодательства следует, что на любое действующее юридическое лицо возложены обязанности по сохранению документации. Это означает, что не играет роли форма деятельности - будь то частный предприниматель, в одиночку ведущий дела, или крупный концерн, все равно придется озаботиться хранением бухгалтерской отчетности и прочей документации. Важно изучить законодательство на предмет установленных сроков хранения электронных первичных документов, бумажных, чтобы в случае конфликтной ситуации с подрядчиком или при проверке контролирующей инстанцией не оказаться в неудобном положении. Кроме того, несоблюдение установленных законом временных промежутков может спровоцировать немалый штраф при проверке. Действующее законодательство содержит нормативы, регулирующие минимальный срок хранения первичных учетных документов. Это важно, чтобы бизнес был в безопасности, а ведение дел в нашей стране отличалось законностью, соблюдением установленных правил.

О том, какой срок хранения электронных первичных документов, бумажных установлен сейчас, рассказывает 125-й федеральный закон, принятый в октябре 2004 года. Исходя из названия, он посвящен архивам и корректному ведению дел. Именно в этом официальном документе рассматриваются особенности хранения продуцируемых бухгалтерией официальных бумаг. Здесь можно найти как особенности, позволяющие разграничить документацию временного и постоянного хранения, так и сроки, характерные для того или иного типа бумаг.

На кого распространяется?

Обязанности по соблюдению минимальных сроков хранения первичных документов возложены на:

инстанции местного самоуправления;
госорганы;
предпринимателей;
предприятия;
лиц, ведущую предпринимательскую деятельность.

Соблюдать закон придется применительно к архивной документации, в том числе касающейся личного состава. Весь указанный в законе временной промежуток бумаги должны находиться в безопасном месте. Кроме федеральных законов, особенности сроков хранения первичных документов и бухгалтерских регистров затрагиваются в ряде нормативной документации, действующей как на территории страны в целом, так и в каждом отдельно взятом регионе. Впрочем, наиболее важный документ - это упомянутый выше 125-й закон, в котором дается полный перечень документации, регламентирующей длительность по хранению бухгалтерских бумаг.

Закон под номером 129

В 1996 был выпущен федеральный закон, посвящённый особенностям бухгалтерского учета. В нем указано, что бухгалтерия может формировать свою документацию на бумаге, а также с применением различных машинных средств. При этом фирма в обязательном порядке должна самостоятельно делать копии документации на бумаге, чтобы все участники операций имели доступ к данным о них. Если контролирующий орган запрашивает доступ к документации, представители фирмы обязаны таковой предоставить. Право на это есть и у работников прокуратуры, и у представителей суда.

Создание, хранение с соблюдением сроков хранения первичных учетных документов, предоставление по запросу должно соответствовать установленным в нормативных актах формам. Документы необходимо направлять запрашивающему лицу в бумажной форме. Если это допускают возможности применяемых в работе машин, если все участники согласны, отчетность можно направлять в электронной форме. Это также разрешено действующими законами нашей страны.

Храним по правилам

129-й федеральный закон содержит упоминание об обязательности соблюдения сроков хранения первичных учетных документов. В частности, в 17-й статье упоминается, что любое юридическое лицо в обязательном порядке должно хранить подобную документацию, включая регистры и отчеты. Длительность временного промежутка устанавливается правилами, регламентирующими архивное дело на государственном уровне. Продолжительность этого периода не может быть менее 5 лет.

Особенный срок хранения первичных документов установлен для регламентирующей учетную политику документации и некоторых других категорий (программы, используемые на машинах, обрабатывающих информацию, рабочий план счетов). Конечно, длительность здесь тоже составляет пять лет (в некоторых случаях этот период можно установить больше), но срок начинают отсчитывать с момента, когда на предприятии к этому документу прибегали в последний раз. Руководитель юридического лица - тот человек, на которого по закону возложена ответственность за хранение всей положенной документации с соблюдением временных промежутков. Это означает, что любой образованный и ответственный начальник обязан знать срок хранения первичных документов в бухгалтерии, если он желает держать ситуацию в фирме под своим контролем.

Как показывает практика, во многих организациях регулярно проводят инвентаризацию официальной документации, а локальными нормативными актами устанавливают ответственных за хранение документов лиц, с которыми фактически взаимодействуют проверяющие инстанции при контроле соблюдения правила ведения архивного дела.

Создание и хранение: все по правилам

Исходя из действующего законодательства, бухгалтеры могут формировать как первичную документацию, так и сводную не только на бумаге, но и в электронном виде; при этом обязательства по созданию бумажных копий возлагаются на юридическое лицо, и при запросе со стороны заинтересованного лица, проверяющего органа фирма обязана в кратчайшие сроки направить бумажные документы по адресу. Составление и хранение должно осуществляется в форме, установленной действующими нормативными актами.

О том, каков срок хранения первичных документов в бухгалтерии, порядок этого процесса, рассказывает перечень документации, рассматривающий типовые управленческие бумаги, формирующиеся в ходе работы любого предприятия. Таковые были установлены в 2010 году в документе, утвержденном Министерством финансов и Росархивом. Кроме того, необходимо учитывать требования Налогового кодекса, регламентирующего, что на всякого гражданина нашей страны возложены ответственность за четырехлетнее сохранение бухгалтерской документации. Это распространяется на бумаги, связанные с учетом расходной, доходной составляющей, а также подтверждающие уплату налогов.

Подходим к делу с умом

Корректная организация процесса с соблюдением сроков хранения первичных бухгалтерских документов предполагает профессиональный подход, привлечение персонала, ответственного за учет документации, обработку архивной информации об организации непосредственно рабочего процесса. В настоящее время практически нет мест специализированного обучения архивному делу, поэтому найти действительно высококачественного специалиста зачастую непросто. С другой стороны, прогрессивное законодательство требует, чтобы сроки хранения первичных бухгалтерских документов выдерживались, в противном случае можно столкнуться с категорически неприятными штрафами. Оптимальной вариант при достаточно объемном документообороте - создание в штате фирмы отдела, ответственного за архивное хранение, и обеспечение регулярного обучения ответственного за документацию персонала внутренними ресурсами. Это позволит держать под контролем нововведения, установленные в законах, и соблюдать все требования.

Альтернативный вариант, также позволяющий учитывать срок хранения первичных документов и соблюдать его в своей рабочей деятельности - это сотрудничество с посредником, берущим на себя обязательства по сохранению бумаг клиента. Впрочем, выбрать архивную фирму для себя - это тоже не самая простая задача. Необходимо тщательно проанализировать все доступные варианты, чтобы отдать предпочтение надежной компании и не переживать, что она может закрыться, а здание - сгореть.

Особенности хранения некоторых типов документации

Как следует из действующего законодательства, в архив нужно передавать первичную документацию, а также регистры, отчетность и балансовые документы. Все эти категории официальной документации до момента направления их в архив должны содержаться в бухгалтерских помещениях, при этом юридическое лицо обязано обеспечить все условия для сохранности бумаг: шкафы должны закрываться, противопожарная и прочая безопасность - соблюдаться. Внутри предприятия специальным документом назначается лицо, ответственное за сохранность документации.

Если на предприятии применяют , по закону эти документы должны содержаться в сейфе либо специальном шкафе, помещении, которое закрывается и гарантирует сохранность документации. Первичная документация текущего временного промежутка, обработанная вручную, должна собираться с учетом хронологии в регистры, которые затем направляются в архив на постоянное хранение.

На что еще обратить внимание?

При хранении банковских выписок, кассовых ордеров и отчетов по авансу необходимо сохранять всю документацию с учетом хронологии и переплетать для совместного систематизированного хранения. Некоторые специфические категории документов (рапорты о сменах, рабочие наряды) можно хранить, не переплетая, но подшивая в папки, чтобы ничего не потерялось и не было использовано с нечестными целями.

Сохранность документации, а также своевременное направление ее в архив - это в первую очередь зона ответственности главного бухгалтера, хотя при необходимости локальные нормативные акты могут содержать делегирование полномочий другому лицу. Выдача первичной документации, отчетности, балансовых документов возможна только в отдельных случаях при наличии официального распоряжения главного бухгалтера. В общем случае структурные подразделения не имеют доступа к документам бухгалтерии. Изъятие документации возможно лишь при наличии специализированного запроса из дознавательных органов, суда или других инстанций, располагающих соответствующими полномочиями по закону. При этом необходимо предоставить официальное постановление, составленное с соблюдением законодательства. При изъятии необходимо составить протокол, одну из копий которого передают представителю организации под роспись.

Срок хранения первичных документов отражен в таблице ниже.

Особенности документооборота

Термин «документооборот» применяют к комплексу факторов, связанных с движением документации с момента создания бумаги до передачи ее в архивное дело. Разработка графика - это зона ответственности главного бухгалтера, хотя на некоторых предприятиях делегируется специалисту по документообороту. Впрочем, как показывает практика, наиболее корректным является включение такого графика в учетную политику организации, которая затем утверждается специально издаваемым приказом за подписью главного должностного лица компании.

При помощи графика можно согласовать и упростить задачу планирования на предприятии. График документооборота первичной документации - это список исполнителей, временные промежутки, в рамках которых бумаги должны направляться бухгалтерии, а также сроки, за которые бухгалтеры их обрабатывают. Обязательно описываются отчетные периоды, включая балансовую отчётность. Зачастую учетная политика содержит регламентацию сроков хранения первичных документов, причем этот период или приравнивается к установленному законом, или назначается большим, если того требует специфика деятельности компании. Когда отчетность за год сдается, документация готовится установленным порядком и передается на архивное хранение. При этом учитывают, что в будущем может возникнуть необходимость извлечения полезных данных из переданного на хранение объема. Для этого принято разделение дел на папки, группировка же объясняется содержанием. Обязательно каждой папке присваивают релевантный заголовок.

Особенности хранения дел

Вся формируемая в ходе деятельности предприятия документация, как было указано выше, делится на предназначенную для временного хранения и постоянного. При передаче бумаг в архив необходимо каждую из этих категорий сдавать по отдельности, не смешивая официальные бумаги в одних папках. При этом копии нужно хранить отдельно от подлинников. Также в отдельные папки придется рассортировать документацию, показывающую отчетность, планы по году и по кварталам, по месяцам. Одно дело должно содержать одну штуку документации.

Для группировки одного дела можно использовать документы, сгенерированные за один период (квартал, год, месяц). Исключение составляют так называемые преходящие категории - например, личные дела, закрытие которых не приурочено к календарному году. Если дело содержит в себе документацию, сгенерированную за несколько месяцев, необходимо каждый месяц отделять от других специальным листом, фиксируя на нем, какой период документирует идущий за ним блок. При этом допускается группировать в одно дело до 250 листов. Папка в толщину может быть 4 см и меньше.

На что еще обратить внимание?

Как видно из правил ведения архива, если документация имеет приложения, таковые (вне зависимости от того, когда именно были составлены) должны присоединяться к той документации, которую они сопровождают. Вообще последовательность для архива бухгалтерской документации очень важна, поэтому ее необходимо соблюдать неукоснительно. Как правило, сначала размещают отчетность, затем пояснительные записки, после чего баланс, дополненный приложенными документами.

При организации хранения лицевых счетов сотрудников компании необходимо выделить для этого отдельное дело, в котором документацию раскладывают по годам со строгим соблюдением хронологии. Годовую переписку формируют в папки с указанием календарного года и тоже систематизируют в соответствии с датами. За каждым запросом должен следовать ответ на него.

Некоторые особенности

Сроки хранения, прописанные в Налоговом кодексе, могут отличаться от тех нормативов, которые указаны в законах, регламентирующих деятельность бухгалтерии. При наблюдении подобного несоответствия рекомендовано в первую очередь соблюдать тот временной промежуток, который больше - это позволит в случае необходимости обращения к документации воспользоваться ею, даже если по одному из действующих правил срок уже вышел. Кроме того, проверяющим органам будет не к чему придраться. Также необходимо помнить об изданном в 2000 году специальном перечне, указывающем длительность хранения некоторых специфических групп документации. Этот перечень регулярно обновляется и дополняется, поэтому главный бухгалтер предприятия и отдел, ответственный за документооборот, должны следить за актуальной информацией.

Если сроки хранения были нарушены, ответственность за это возлагается на руководителя компании, несмотря на то, что вопрос сохранности в первую очередь входит в зону ответственности главного бухгалтера. Если порядок, длительность хранения нарушены, фирме назначают штраф. Для должностного лица наказание варьируется обычно в границах двух-трех тысяч рублей. А вот если первичной документации вообще не ведется, за это могут наказать выплатой штрафа от пяти тысяч рублей и больше.

Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские (налоговые) документы?

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, вчасти 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше - лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.

Вид документов	Срок хранения	Где об этом сказано
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)	Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества	В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль	Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки)	Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново	Подпункт 8 пункта 1 статьи 23, подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ, статья 203 Гражданского кодекса РФ

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2014 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Ответственность за нарушение правил хранения

Отсутствие бухгалтерских документов (например, по причине их утраты) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Поэтому если нарушить порядок и срок хранения документов, то организации и ее ответственным сотрудникам грозит наказание .

Место хранения

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Бланки строгой отчетности храните в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.

Документы с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах.

Остальные документы храните в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Такой порядок следует из пунктов 6.2-6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Бухгалтерские документы организация вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие - такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью .

Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях части 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России № ПЗ-13/2015.

В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Не всегда понятно, где организация должна хранить бухгалтерские документы обособленного подразделения (например, филиала). Хранить документы нужно непосредственно в подразделении или в головном отделении организации?

Ответ на этот вопрос зависит от организационно-правовой формы организации.

Так, закон об ООО позволяет держать документы в любом месте, которое известно участникам организации (п. 2 ст. 50, ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Филиал как раз можно считать таким местом. Поэтому документы ООО могут находиться как в головном отделении, так и в обособленном.

А вот в акционерных обществах бухгалтерские документы, до того как они попадут в архив, нужно хранить в том подразделении, к которому они относятся (п. 3.1 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). Но уже сам архив может быть как в головном, так и в обособленном подразделении. В правилах нет требования создавать его строго по местонахождению головной организации (Положение, утвержденное постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс).

Все первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить не менее пяти лет (ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Каких-либо исключений для реорганизованных организаций законодательство не содержит. А значит, организация-правопреемник должна хранить документы реорганизованной организации в общем порядке. Такое же мнение высказывает и Минфин России в письме от 7 сентября 2005 г. № 03-11-04/2/70.

По общим правилам при реорганизации организации-правопреемнику переходят все имущество и обязательства реорганизованной организации (ст. 58, 59 ГК РФ). При этом организация-правопреемник на момент госрегистрации новой организации составляет вступительную бухгалтерскую отчетность, которая заполняется на основе передаточного акта или разделительного баланса, а также данных заключительной бухгалтерской отчетности реорганизованной организации. Такой порядок следует из пункта 13 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 20 мая 2003 г. № 44н.

Передача документов в архив

Для хранения бухгалтерских документов организация может создать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение организации, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

В архив передавайте документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги, срок хранения которых не превышает 10 лет, храните в бухгалтерии. Пока не придет время их уничтожать. Так предусмотрено пунктом 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Чтобы передать бухгалтерские документы в архив, нужно сформировать дела. Перед сдачей на архивное хранение дело необходимо оформить окончательно, а именно:

составить внутреннюю опись;

составить лист-заверитель;

подшить (переплести) дело;

пронумеровать листы дела;

оформить обложку дела.

Такой порядок предусмотрен пунктом 3.4.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: может ли организация передать в архив бухгалтерские документы, срок хранения которых не превышает 10 лет ?

Да, может.

Порядок передачи документов в архив организации определен в пункте 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Так, в архив передаются только документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ситуация: можно ли сдать в архив электронные документы ?

Да, можно.

Архив организации можно формировать и на электронных носителях. Поэтому если документы храните в электронном виде, то и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30-2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Электронные документы организации сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются на архивное хранение, экспертная комиссия руководствуется следующими критериями:

значимость, полнота (завершенность) документов;

аутентичность (полнота и достоверность) документов;

отсутствие дублирования информации в документах.

Это следует из раздела IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой организации. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у организации потребуют представить какие-либо документы.

Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6-4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты - 20.01.2009-01.12.2009».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

самостоятельно уничтожить документы - сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Учет расходов на хранение

В бухучете расходы организации на формирование дел отразите на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» (Инструкция к плану счетов).

Если такие работы выполняли сотрудники по гражданско-правовому договору, то начисленное им за это вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 76

- начислено вознаграждение по гражданско-правовому договору за выполненные работы по формированию дел.

Если работы по формированию дел выполняет сотрудник организации в рамках трудового договора, то начисленное вознаграждение отразите проводкой:

Дебет 26 (44) Кредит 70

- начислена зарплата сотруднику, занятому формированием дел.

НДФЛ с таких выплат рассчитайте так же, как и по всем остальным трудовым договорам.

Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде. Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже.

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет. Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ . В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации. В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.

Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.

Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета. Например, счет-фактура является налоговым документом, и его можно хранить всего четыре года (пп. 8 п. 1 НК РФ).

Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ ).

Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.

Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Если за этот период налоговики их не проверяли, срок увеличивается ( Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Максимальный срок хранения установлен для документов по кадрам (приказы, карточки на сотрудников), различных зарплатных документов. Хранить такие документы нужно минимум 75 лет.

Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».

Сроки хранения электронных документов

Закон гласит, что первичку можно оформить в бумажном виде и в электронном (ч. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если электронный документ оформлен с соблюдением законодательства, на него распространяются те же сроки хранения, что и для бумажного варианта.

Не существует единой программы для хранения документов в электронном виде. Так, платежные поручения могут храниться в банковской системе клиент-банк. Первичные документы, такие как накладные, УПД, акты, могут храниться в бухгалтерской программе или сервисе, посредством которого происходит электронный документооборот. Также хранение электронных документов возможно в специальном электронном архиве или в облаке. Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.

Итак, подведем итоги. На вопрос о том, какой минимальный срок хранения первичных учетных документов установлен законодательством, можно смело ответить — пять лет. Сроки хранения электронных документов можно вычислить по срокам хранения бумажных документов. Эти сроки совпадают. Выбранный способ хранения документов нужно отразить в учетной политике.

В статье найдете готовую таблицу по срокам хранения бухгалтерских, налоговых и других документов в организации. Если уничтожите бумаги раньше, грозят штрафы и доначисления.

Есть документы, которые учреждение должно хранить постоянно, например учетную политику. Таблица со сроками хранения, поможет определить какие бумаги можно выбросить. Ведь сроки у всех разные. Если ошибетесь со сроком и уничтожите архив раньше, то учреждение оштрафуют.

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

Налоговый Кодекс РФ;
ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

1 год – для месячной отчетности;
3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
4 года – для счетов-фактур;
10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
15 лет – иски, судебные решения и приказы.
25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Таблица: сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Проверить, можно ли выкидывать бумаги, поможет таблица сроков хранения:

Документ	Срок хранения (кол-во лет)
1. Оплата труда
Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении.	Постоянно*
Положение об оплате труда и премировании работников	Постоянно
Табель учета рабочего времени: Нормальные условия труда Тяжелые, вредные и опасные условия труда
Расчетно-платежная ведомость
Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников
2. Страховые взносы
Карточка индивидуального учета
Платежные поручения на перечисление страховых взносов
Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов
Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1)
2.1 Документы для ФСС России
Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму
План мероприятий по предупреждению производственного травматизма
План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний
Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму
2.1 Документы для ПФР
Индивидуальные сведения
Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов
Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

Налоговая карточка по учету НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ
Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)
Заявление об отказе от вычета
Заявление о последовательности применения вычетов
Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ
Пояснительная записка налогового агента в ИФНС
Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ
Листок нетрудоспособности
Журналы регистрации листков нетрудоспособности
Заявление о выплате пособия

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Ответы на популярные вопросы на тему:

Как долго хранить кадровые документы

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

Приказы по основной деятельности;
Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
Протоколы проверки отдела кадров.
Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

1 год – для графиков отпусков;
3 года – приказы по командировкам;
5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Если у вас остались вопросы по срокам хранение каких-либо документов, смотрите полную таблицу сроков в памятке

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
Распечатывать файлы не нужно.
Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

При этом имеют место несколько исключений:

Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Что делать с бухгалтерскими документами, если истек срок хранения

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Как уничтожить старые бумаги

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.