Контакты
Главная / Кадровый учет

Расходный кассовый ордер на выдачу. Приходные и расходные кассовые ордера: порядок оформления, правила заполнения и образец

Расходный кассовый ордер - документ, относящийся к категории первичных. Рассмотрим, каким критериям должны следовать российские организации при его заполнении.

Расходно-кассовый ордер как юридическая категория

Расходный кассовый ордер (РКО) как отдельная юридическая категория закреплен в РФ постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Согласно данному правовому акту РКО должны использоваться организациями для выдачи наличных денежных средств из кассы. РКО создаются в 1 экземпляре, подписываются руководителем организации, а также главным бухгалтером либо лицом, имеющим необходимые полномочия.

Наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с постановлением № 88 - КО-2. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

Обязательно ли оформление расходного кассового ордера

В соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012 российские организации вправе не использовать формы учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм соответствующих источников. Один из альбомов данного типа включен в структуру постановления № 88, и в нем отражена форма КО-2.

Вместе с тем в соответствии с тем же источником обязательными остаются формы документов, которые утверждены уполномоченными структурами на основании федеральных законов. Так, в соответствии с п. 4.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У кассовые операции должны оформляться хозсубъектами посредством расходных кассовых ордеров, соответствующих номеру 031002 по классификатору ОКУД, то есть именно тех, что предусмотрены постановлением № 88.

В соответствии со ст. 34 закона «О Центральном банке РФ» от 10.07.2002 № 86 за Банком России закреплено право устанавливать порядок ведения кассовых операций для юрлиц в целом, а также упрощенный порядок - для ИП и субъектов малого бизнеса. Поэтому положениям указания № 3210-У обязаны следовать все налогоплательщики в статусе юрлиц, предприниматели и субъекты малого бизнеса. Таким образом, законодательство предписывает российским организациям использовать именно ту форму расходного кассового ордера, которая установлена постановлением № 88.

Однако индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов или физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 Указания № 3210-У). Таким образом, если предприниматель учитывает движение средств бизнеса в книгах учета доходов (и расходов), то РКО он может не оформлять.

Подробнее о кассовой дисциплине 2017-2018 годов читайте .

В каких источниках права приводится образец заполнения расходного кассового ордера

Заполнение расходного кассового ордера федеральным законодательством не регламентируется. В постановлении № 88 даны краткие указания, касающиеся применения и заполнения формы РКО:

  • в строке «Основание» ордера должно фиксироваться содержание операции;
  • в строке «Приложение» следует отражать перечень прилагаемых документов.

В указании № 3210-У содержится следующая информация о заполнении расходных кассовых ордеров:

  • Кассир проверяет наличие подписи главбуха или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя. При оформлении РКО на бумажном носителе – соответствие подписей образцу.
  • Проверяется соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью.
  • Кассир проверяет наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
  • Выдача наличных денег осуществляется кассиром непосредственно получателю, указанному в РКО или доверенности. Получатель идентифицируется по документу, удостоверяющему личность, – обычно это паспорт. Кассир сверяет данные о получателе денег в РКО с данными удостоверяющего личность документа.
  • Получатель денежных средств обязательно проставляет подпись на РКО, если ордер составлен в электронном виде, то возможно его подписание электронной подписью.

Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры

Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:

  • если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
  • нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
  • в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
  • дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
  • сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
  • в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки - цифрами;
  • аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».

Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.

Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте.

Как заполнять расходно-кассовый ордер в банковской сфере

В указаниях Банка России от 30.07.2014 № 3352-У установлены формы документов, задействованных в кассовых операциях, которые обязательны для применения российскими кредитными организациями. В числе таковых - расходный кассовый ордер, за которым в ОКУД закреплен номер 0402009. Данный документ в целом схож с тем, что применяется юридическими лицами и ИП в общем случае - по форме КО-2. В указаниях № 3352-У также содержится инструкция по заполнению «банковского» варианта РКО.

Формулировки, содержащиеся в указании № 3352-У, отражают специфику заполнения формы 0402009 в корреляции с требованиями банковского законодательства. Например, в структуре данной формы есть пункт «Символы», в котором необходимо вписывать параметры, фиксирующие отнесение денежных сумм к той или иной категории. В составе формы КО-2 такой пункт отсутствует.

Итоги

Форма расходных кассовых ордеров утверждена законодательно и является обязательной к применению для всех субъектов предпринимательства. Исключение сделано только для ИП – при соблюдении ряда условий. У банковских организаций есть своя форма РКО.

Расходный кассовый ордер - один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.

РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:

Руководителем организации

Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - лицо, их заменяющее)

Получателем денежных средств

Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().

Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ РАСХОДНОГО КАССОВОГО ОРДЕРА
(нажмите на это поле, чтобы появилась подробная информация)

Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)

В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.

Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.

Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.

Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате - ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.

ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):

Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.

Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:

51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с

60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками

70 – расчеты с персоналом по оплате труда

71 – расчеты с подотчётными лицами

73 – расчеты с персоналом по прочим операциям

75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов

Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).

Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.

Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» . Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.

Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».

Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.

Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).

В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.

Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.

При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.

Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.

- Образцы заполнения РКО -

Выдача наличных денег в подотчёт (картинки увеличиваются)

Сдача денежных средств в банк

Выдача зарплаты персоналу

Выдача денег на материальную помощь сотруднику

Расходный кассовый ордер является одним из основных документов в кассовой дисциплине, поэтому он используется в каждой организации. Кассирам и бухгалтерам следует разобраться, для чего нужен РКО, как его правильно заполнять, где на этом документе ставится печать. Ответим на самые важные вопросы и приведём образец идеального заполнения РКО.

РКО - документ, который позволяет регулировать процесс выдачи наличных денег в разных ситуациях. Расходный кассовый ордер может потребоваться для следующих операций:

  • выдача зарплат работникам;
  • возврат денежных средств покупателям;
  • выдача денежных средств под отчётность работнику на нужды организации (например, командировочные расходы).

Какой форму РКО можно использовать

Существует специальный, законодательно закреплённый бланк этого документа.

КО-2 - это наименование формы расходного кассового ордера в соответствии с Постановлением № 88. По классификатору ОКУД ей соответствует номер 0310002.

http://nalog-nalog.ru/kkt_kkm_kassa/kak_zapolnyaetsya_rashodnyj_kassovyj_order_rko/

Как оформить РКО

Ниже представлены основные правила и порядок оформления РКО для индивидуальных предпринимателей и организаций. А также прилагается образец этого документа.

  • Существует особый пункт, где необходимо указать структурные подразделения вашей компании. Если они есть, то указываем их. Если их нет, то ставим прочерк.
  • Вы должны нумеровать подобные документы в порядке последовательности их появления и заносить в специальный журнал формы КО-3.
  • Не забываем заполнить графу «Код ОКПО».
  • Документ составлям ровно в тот же день, в который осуществлялась выдача денежных средств. Это важно.
  • Пишем рубли цифрами, копейки пишем после запятой (пример - 100,40 руб.).
  • Ещё есть графа «Сумма». В ней рубли пишем прописью с заглавной буквы, копейки указываем цифрами.
  • Графа «Получил» оформляем по тому же принципу.

Образец заполнения бланка РКО в 2017 году

Образец РКО, который могут использовать и компании, и предприниматели

Как должен выглядеть расходный кассовый ордер

Образец

Образец расходного кассового ордера для сдачи наличных в банк

РКО для сдачи наличных денег в банк

РКО для выплаты заработной платы по ведомости

РКО для выплаты зарплаты по ведомости

Как правильно заполнить РКО в других случаях

В случае выплаты денег для оказания материальной помощи сотруднику в поле «Основание» необходимо сделать правильную запись, например, «Выдача материальной помощи». Кроме того, в поле «Приложение» нужно сослаться на номер и дату соответствующего заявления.

Кто имеет право подписать документ

Ниже представлен список должностных лиц, которые должны поставить на расходном кассовом ордере свою подпись.

  • Руководитель, генеральный директор компании.
  • Кассир или бухгалтер, исполняющий его обязанности.
  • Получатель денежных средств.

Печать на этом документе не ставится.

Можно ли вносить изменения, исправлять ошибки

В любых документах, относящихся к кассовой дисциплине, нельзя делать исправления. Вам будет необходимо создать новый кассовый ордер с соответствующей нумерацией с указанием всех проведённых корректировок.

Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие РКО

Должностные лица, допустившие оприходование денежных средств в кассу без соответствующего документального оформления, могут быть оштрафованы на сумму от 3 до 4 тыс. рублей. Юридические лица (организации) за аналогичное нарушение будут вынуждены заплатить от 30 до 40 тыс. рублей.

Расходный кассовый ордер - специальный документ, позволяющий регулировать процесс выдачи денежных средств. С его помощью можно выдать наличные под отчёт, на заработную плату, материальную помощь и по другим основаниям. Существует законодательно закреплённая форма этого документа. Необходимо внимательно изучить основные правила и порядок оформления РКО, которые обязательны для индивидуальных предпринимателей и организаций.

РКО относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему осуществляется выдача наличных денежных средств из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. В конце статьи вы сможете заполненный образец расходного кассового ордера скачать бесплатно.

РКО не должен содержать никаких исправлений, иначе он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России №3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено приказом Минфина от 30.03.2015г. № 52н.

Скачать бесплатно расходно-кассовый ордер, бланк 2019 года

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 №88 расходный ордер должен быть унифицированной формы по ОКУД 0310002. Ниже вы можете скачать расходно кассовый ордер, бланк, распечатать его и использовать в работе.

Как выписать РКО

Основанием для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, может быть:

  • приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
  • заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
  • выдаче наличных на командировочные расходы;
  • выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Наличные денежные средства выдаются из кассы по расходным кассовым ордерам.

По-лу-чив расходный ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
  • соответствие сумм написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Акцентируем внимание, что в Указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А РКО может оформляться в электронном виде, с использованием электронной подписи.

Расходный кассовый ордер: пример заполнения

РКО заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. Выше вы смогли расходный кассовый ордер бланк скачать (Word) бесплатно.Теперь на примере разберем, как правильно заполнить его. Также в интернете можно найти сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер и затем скачать или распечатать его.

Итак, разберем по шагам.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку, в течение календарного года.

В строке «дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «дебет» и «кредит»

Эти строки заполняются согласно утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т.п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, дату и роспись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Расходный кассовый ордер: образец заполнения 2019 года

Как вести учет и сколько хранить

Учет РКО ведется в , а также в кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Так же как и ПКО, РКО хра-нит-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Как оформить расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0)

2016-12-20T12:15:34+00:00

Оформить выдачу наличных из кассы предприятия - казалось бы, что тут сложного? Но у начинающих бухгалтеров и здесь возникают вопросы, когда дело доходит до реальных ситуаций в учете. Что писать в основании, что в приложении... и так далее.

Сегодня на уроке мы разберем самые распространенные ситуации на практике в программе 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.

Чтобы не пропустить выход новых уроков - на рассылку.

Напоминаю, что это урок, поэтому вы можете смело повторять мои действия у себя в базе (лучше копии или учебной).

Итак, приступим

Расходный кассовый ордер (сокращенно РКО или расходник) является документом, при помощи которого оформляется выдача денежных средств из кассы организации.

Бланк расходника имеет унифицированную форму КО-2.

Нумерация расходников начинается каждый год заново с единицы и должна быть непрерывной: 1, 2, 3...

Получатель денежных средств обязан предъявить удостоверение личности (например, паспорт), данные которого вносятся в РКО.

Подписывается расходник:

  • руководителем
  • главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это
  • кассиром
  • получателем денежных средств.

При этом, если подпись руководителя уже стоит на одном из документов, приложенных к ордеру и разрешающих выдачу денег, то на РКО его подпись необязательна.

Печать на расходном ордере не ставится, но может использоваться штамп "Оплачено" для предотвращения повторной выдачи денег по одному и тому же ордеру.

Расходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре и остаётся в кассе.

Оформление РКО в 1С

Для оформления расходного кассового ордера в программе заходим в раздел "Банк и Касса" пункт "Кассовые документы":

В открывшейся форме нажимаем кнопку "Выдача":

Открылась форма нового документа:

Разберём её заполнение в различных ситуациях.

Оплата поставщику

01.03.2016 из кассы выдано 40 000 рублей (без НДС) Петрову В.В. в качестве оплаты по договору №48 от 15.02.2016 за стулья по товарной накладной №351 от 01.03.2016.

Петров В.В. действовал от имени ООО "Поставщик" согласно доверенности №17 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Петров В.В. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выдача подотчетному лицу

01.03.2016 из кассы выданы 5000 рублей сотруднице Белкиной Анне Григорьевне на хозяйственные расходы согласно написанному ей заявлению на выдачу денег в подотчёт от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Белкина А.Г. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Выплата заработной платы

10.09.2016 старший кассир Фёкла Е.Б. выдала кассиру Плюшкиной И.В. 104 400 рублей на выплату заработной платы работникам за август 2016 года согласно платежной ведомости №1 от 08.09.2016.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Сдача денежных средств в банк

01.03.2016 Плюшкина И.В. получила денежные средства из кассы в размере 100000 рублей для зачисления на расчетный счет ООО "Юпитер" в банке "БАНК ГПБ (АО)".

В качестве удостоверения личности Плюшкина И.В. предъявила паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Возврат займа контрагенту

01.03.2016 из кассы были выданы 450000 рублей Нестеренко Л.П. в качестве погашения долга согласно договору займа №56 от 20.02.2016.

В качестве удостоверения личности Нестеренко Л.П. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма:

Прочий расход

01.03.2016 из кассы выданы 3500 рублей сотруднику Иващенко Нестору Ивановичу в качестве материальной помощи.

Заявление на выдачу материальной помощи Иващенко Н.И. написал от 01.03.2016.

В качестве удостоверения личности Иващенко Н.И. предъявил паспорт РФ серия 12 23 № 345621, выданный ОВД Приморского района г. Москвы от 21.01.2008.

Заполненный ордер в 1с:

Его печатная форма.