Главная / Кадровый учет

Первичная документация основных средств. Поступление основных средств - документооборот

- образец заполнения вы сможете скачать на нашем сайте - является основанием для оприходования основных средств, их постановки на баланс организации. Попробуем разобраться с заполнением унифицированной формы ОС-1.

Как принимают ОС к учету практикующие бухгалтеры при разных системах налогообложения - узнайте на нашем форуме. Например, узнать о нюансах, как приобрести ОС в рассрочку при УСН 15%, можно по .

Акт приема передачи основных средств - где скачать бланк

Унифицированная форма ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Скачать бланк этой формы можно на нашем сайте.

Применение формы ОС-1

Акт приема передачи ОС-1 предназначен для оформления:

включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию;
выбытия ОС при их передаче другой организации (продаже, мене и пр.).

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Акт о приеме передаче объекта основных средств - сколько экземпляров составлять?

Если происходит прием-передача основного средства между его бывшим владельцем и новым собственником, акт составляется в 2 экземплярах: один — для передающей стороны, другой — для принимающей. При этом составляет его организация-сдатчик.

Оба экземпляра утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к объекту ОС.

При покупке нового ОС, которое для продавца является товаром, или при вводе объекта, который организация создала сама, оформляется только 1 экземпляр акта.

Образец заполнения - форма ОС 1 и ее особенности

ОС 1 - образец заполнения вы найдете чуть ниже, составляется на 3 страницах. Перед тем как использовать образец заполнения - форма ОС 1, следует уяснить, что такой документ заводится лишь для постановки на учет нового основного средства. При продаже основных средств в образце заполнения ОС 1 (акте приема-передачи) принимающей стороне следует обязательно переписать информацию о заключении приемочной комиссии в соответствующую графу.

Главной особенностью для образца заполнения ОС 1 у лизингополучателя является то, что в актеделается отметка о том, что поступивший объект вводится в эксплуатацию по договору лизинга. К сведению: в данном договоре должно быть прописано условие о том, что основное средство передается лизингополучателю на баланс.

В связи с тем, что после принятия нового закона о бухучете с 2013 года применение унифицированных бланков не является обязательным, каждый бухгалтер может по-своему отредактировать бланк такого документа. Корректируя акт приема передачи ОС -1,следует помнить, в каких графах отображать требуемую информацию.

На странице 1 приводятся:

Грифы утверждения акта. При покупке/создании нового ОС гриф утверждения акта организацией-сдатчиком не проставляется.

Важно! Грифы унифицированной формы ОС-1 (образец заполненияпоможет разобраться в этом) содержат такой реквизит, как место печати. при этом печать не поименована в числе обязательных реквизитов первичного учетного документа, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Именно поэтому в том случае, если организация (приемщик или сдатчик ОС) официально отказалась от использования печати (федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ), проставлять оттиск необязательно. Это подтверждает письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390.

Сведения об организации — приемщике ОС.
Информация об организации-сдатчике. Данный реквизит заполняется, если объект передается как ОС. По новым и самостоятельно созданным объектам этого не требуется.
Бухгалтерская информация, в том числе счет учета объекта, дата принятия/списания объекта с учета.
Сведения о самом основном средстве: наименование, назначение, модель, марка, место нахождения, сведения об изготовителе, инвентарный и заводской номера, номер амортизационной группы и т. п.

Вторая страница акта содержит 3 раздела.

Раздел 1 заполняется только по объектам, бывшим в эксплуатации в качестве ОС на основании данных организации-сдатчика. Здесь содержатся сведения об объекте ОС на дату передачи, в том числе даты выпуска, ввода в эксплуатацию, капремонта, фактический срок эксплуатации, срок полезного использования, а также информация о начисленной бывшим собственником амортизации и остаточной стоимости основного средства.

Раздел 2 заполняет только организация-получатель в одном (своем) экземпляре. Здесь приводится информация по порядку амортизации объекта: его первоначальная стоимость, установленный новым владельцем срок полезного использования, а также способ и норма амортизации.

Об амортизации ОС в бухучете см.:

«Формула и пример метода уменьшаемого остатка начисления амортизации» ;
«Как правильно применять кумулятивный метод амортизации?»

Раздел 3 содержит краткую индивидуальную характеристику объекта основных средств. Здесь отражаются все его приспособления и принадлежности, указываются содержание драгметаллов (при их наличии в составе) и прочие характеристики объекта.

На третьей странице документа приводятся:

данные о приемке ОС комиссией (соответствует или нет объект техническим условиям, требуется ли его доработка);
подписи компетентных лиц: членов приемочной комиссии и лиц, сдавших и принявших объект.

В самом конце проставляются отметки бухгалтерии:

передающей организации — о том, что выбытие объекта отражено в инвентарной карточке (заполняется только при передаче ОС между собственниками);
принимающей стороны — об открытии на ОС инвентарной карточки или о соответствующей записи в инвентарной книге.

ОС-1 - образец заполнения для скачивания

На акт приема передачи основных средств образец смотрите на нашем сайте.

Акт приема передачи оборудования в монтаж - форма ОС-15

В некоторых обстоятельствах у предприятий возникают трудности с составлением акта на поступившее оборудование, которое должно быть смонтировано. Несмотря на кажущееся сходство с описанной выше формой, здесь используется свой бланк ОС-15.

При получении оборудования для целей монтажа путь у него свой: первым делом оно идет на склад, потом монтируется, и уже после тестирования происходит передача объекта в категорию основных средств.

Форма ОС-15 оформляется, когда оборудование монтируется на предприятии. Заполнение бланка не представляет трудностей, поскольку содержит стандартный набор реквизитов, строк и граф. Скачать бланк этой формы можно на нашем сайте .

В случае передачи движимого объекта, относящегося к основным средствам, составляется соответствующий акт. В большинстве случае используется форма ОС 1, образец и инструкция по заполнению которой подробно рассмотрены в статье.

По сути и по форме документ представляет собой акт приема-передачи конкретных движимых объектов, относящихся к основным средствам. Сюда не относятся здания, промышленные сооружения и другие объекты недвижимости, для которых существует специальная форма ОС 1а. К тому же акт не составляется в отношении таких имущественных объектов:

движимых, стоимость которых на данный момент оценивается в 3000 рублей и ниже;
движимых, относящихся к библиотечному фонду.

Прием основных средств происходит по разным основаниям:

В соответствии с договорами о приобретении средства: покупка оборудования, мена, дарение имущества, его аренда, получение по договору лизинга.
Изготовление оборудования и ввод его в эксплуатацию за соответствующую плату (для собственных потребностей предприятия).
Выбытие имущества из основных средств компании (аналогично – продажа, мена пользу другой организации).

В некоторых случаях ввод имущества осуществляется на основе других документов – подобные ситуации прописаны в законодательстве отдельно (существует отдельный порядок).

Акт всегда составляется в 2 одинаковых экземплярах, которые имеют равную юридическую силу. Зачастую к нему прикладывают технические документы, которые сопровождают передаваемое (приобретаемое) имущество.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе применять как стандартную форму бланка, так и документ собственной формы. Основное требование состоит в том, чтобы были отражен все ключевые сведения (как показано на бланке ниже).

Бланк и образец 2018 г.

Бланк состоит из 3 страниц и выглядит следующим образом:

Образец заполнения ОС 1, который можно использовать в качестве примера, представлен ниже. Здесь представлен экземпляр, который заполнен и предназначен именно для получателя. Соответственно, сдатчик вносит сведения в те графы, которые предусмотрены именно для него.

Непосредственное заполнение и подписание зависит от особенностей объекта, передаваемого предприятию. Если производственное оборудование конструктивно простое и не требует никаких монтажных работ, акт подписывают сразу в момент фактической покупки. Если же требуется сборка, то сначала проводится монтаж, а только потом подписывают акт.

Инструкция по заполнению

Следует обратить внимание на то, что заносятся сведения не во все графы: все зависит от того, кому именно принадлежит экземпляр: принимающей или передающей стороне.

Страница 1

На титульной странице приводятся такие сведения:

Визы «Утверждаю» со стороны представителя (чаще всего генерального директора) компании-сдатчика и получателя. На каждом экземпляре ставятся соответствующие визы – т.е. 2 документа получателя и сдатчика будут отличаться.
Место для печати (М.П.) предназначено для нанесения оригинального оттиска. Однако допускается отсутствие печати, если компания официально не использует ее в своей работе.
Сведения о получателе – сокращенное название компании, например, ООО «ИКС», ее реквизиты (ИНН и КПП).
Коды по ОКУД и по ОКПО.
Юридический адрес компании, с указанием региона и почтового индекса.
Банковские реквизиты – расчетный счет, наименование и БИК банка, данные корреспондентского счета.
Название структурного подразделения, куда поступило основное средство (например, на склад готовой продукции).
Правовое основание для совершения сделки – чаще всего это соответствующий договор купли-продажи.
Номер документа (обычно идет сквозная нумерация в течение всего года) и дата заполнения.
Дата, когда средство было принято к бухучету – это и есть дата составления акта.
Номера – инвентарный, заводской, а также амортизационной группы
Официальное название имущественного объекта (например, модель автомобиля), изготовитель этого имущества.
Под местом нахождения объекта имеется в виду компания (и адрес), где оно было конкретно в момент передачи.
Бывают ситуации, когда приобретаемое имущество находится в собственности сразу нескольких компаний. Тогда заполнение происходит в соответствии с величиной доли в праве собственности. К тому же необходимо поставить пометку о каждом участнике доли и ее размере. Эти сведения фиксируются на 1 странице формы (раздел «Справочно»).

Страница 2

Вторая страница предполагает заполнение сразу двух разделов:

Если оборудование или другое имущество уже использовалось как основное средство, следует заполнить раздел 1. В нем указываются ключевые сведения об объекте, актуальные на дату его передачи:

дата или год выпуска;
дата официального начала эксплуатации;
дата последнего капремонта;
количество лет и месяцев всего срока использования;
данные по сроку полезного использования;
общая сумма издержек в связи с износом;
стоимость остаточная;
цена покупки (по договору).

Сведения в разделе 2 фиксируются только получателем, причем они заполняются только в его экземпляре формы. Приводятся все актуальные сведения по амортизации имущества:

стоимость имущества на тот день, когда оно было официально принято к бухучету;
общий срок полезного использования (исчисляется в полных месяцах);
способ расчета амортизации – название метода и норма.

Также на второй странице вносится информация с характеристикой основного средства:

название;
количество;
пометка по содержанию драгоценных металлов и камней (Если таковые есть в его составе); в случае отсутствия ставятся прочерки во всех графах.

Если какие-либо существенные характеристики не были отражены в табличной части, они отдельно прописываются в строках после фразы «Другие характеристики».

Страница 3

Наконец, на странице 3 в бланке происходит заполнение всех данных по комиссии, принимающей основное средство:

Дата, на которую зафиксирован результат испытания имущественного объекта (обычно это и есть дата оформления акта).
Результат проведенных испытаний: пометка «соответствует» и пометка о возможной доработке (требуется или не требуется).
Официальное заключение принимающей комиссии: обычно указывают, что оборудование находится в рабочем состоянии и годно к эксплуатации.
Далее прописывают официальные названия всех документов технического характера, которые сопровождают данное оборудование (основное средство).
Затем ставят подписи, расшифровки подписей и названия должностей такие лица:

председатель комиссии (как правило, это генеральный директор);
заведующий структурным подразделением, куда поступает это имущество (например, заведующий складом)
генеральный бухгалтер, который принимает средство на учет.

В завершение приводится отметка о непосредственном приеме-передаче объекта: каждая сторона заполняет свою графу. Сдатчик прописывает все сведения после слова «Сдал», а принимающая организация заполняет данные после слова «Принял»:

кто именно принял (должность, подпись и расшифровка подписи);
основание возникновения полномочий принятия (доверенность – номер, дата, кто выдал и кому);
кто принял имущество на ответственное хранение (аналогично должность, подпись и расшифровка подписи);
отметка главного бухгалтера, в которой подтверждается факт заведения карточки учета, номер записи в инвентарной книге и дата ее составления (подпись и расшифровка подписи).

Порядок составления и подписания

Для разных сотрудников (генеральный директор, заведующий складом, который принимает основное средство на ответственное хранение, и главный бухгалтер, ставящий его на учет) процедура оформления и заполнения будет выглядеть по-разному. В общем виде последовательность действий следующая:

На предварительном этапе две стороны (приемщик и сдатчик) ведут переговоры по согласованию самой процедуры передачи и правовому основанию (лизинг, покупка, мена или дарение). Составляется соответствующий договор, в котором учитываются интересы обеих сторон.
Затем наступает собственно этап приемки. Он всегда проводится не одним лицом, а сразу комиссией, состоящей как минимум из директора, главного бухгалтера и заведующего складом. Могут присутствовать и технические специалисты, способные компетентно оценить состояние объекта и его соответствие заявленным в технической документации характеристикам.
Акт подписывается – в каждом экземпляре компании заполняют свои графы: сдатчик прописывает отметки о сдаче, приемщик – о приемке.
Затем главный бухгалтер стороны сдатчика снимает средство со счета 01.
А главный бухгалтер приемщика, наоборот, ставит объект на учет по счету 01.

О том, как составить соответствующие бухгалтерские проводки, можно увидеть ниже.

Документальное оформление основных средств представляет интерес для любой организации. В зависимости от конкретных особенностей бизнеса ОС могут попадать в распоряжение фирмы разными путями. Аналогична ситуация и с выбытием ОС. Тому, что является важным для специфики документального оформления движения ОС в каждом конкретном случае, посвящена данная статья.

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в российской нормативной базе не закреплены. Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.

В частности, в п. 38 методических указаний № 91н разъяснено, что в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС руководителем компании.

ВАЖНО! При этом указано, что такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено только для однотипных объектов ОС, имеющих одинаковую стоимость, которые фирма принимает к учету единовременно: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.

Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ) или воспользоваться бывшими ранее (до 01.01.2013) обязательными унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Это постановление содержит следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:

. Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме ).
. Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных.
. Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС. Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме .

ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.

После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:

фирма решила продать ОС;
ОС предприятия признается подлежащим списанию.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС (п. 81 методических указаний № 91н). Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:

— если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а);
— когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.

О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье .

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.

ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Итоги

Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется.

Все действия с ОС должны быть оформляться документально. Из этой статьи вы узнаете, какие используются первичные документы по учету основных средств.

Организация первичного учета ОС подразумевает:

Установление списка форм первичных документов, которые компания будет применять для того, чтобы учитывать фактическое наличие объектов, а также их перемещение.
Создание системы оборота документов с учетом графика движения первичной документации, а также перечнем лиц, несущих ответственность за верное и своевременное оформление документов.
Определение работников, которые будут нести материальную ответственность за верное применение, а также целостность и сохранность объектов ОС.

Правила оформления документации

Документация по учету ОС должна оформляться в соответствие со следующими правилами:

Должны быть указаны все необходимые реквизиты, а также проставлены все подписи и штампы.
Может оформляться как на компьютере, так и вручную.
Из унифицированных форм нельзя удалять обязательные реквизиты.
Форматы бланков первичной документации разрешено изменять.

Документация для поступления ОС

В настоящее время документальное оформление основных средств, поступающих в компанию, не обязательно осуществлять с помощью унифицированных форм. Фирмы имеют право на использование бланков, разработанных самостоятельно. Однако на практике унифицированные формы все также активно используются.

Когда ОС поступает в фирму, оформляется акт приема-передачи ОС по форме:

ОС-1 – для принятия всех объектов, кроме зданий;
ОС-1а – для принятия зданий;
ОС-1б – для принятия групп объектов.

Акты по этим формам оформляются на ОС, поступившие в компанию:

Путем покупки;
По контрактам мены, купли-продажи и дарения;
Путем изготовления для личного использования.

При приеме спецоборудования применяется акт по форме ОС-14. Если есть необходимость в монтаже спецоборудования, оформляется акт формы ОС-15. Если при монтаже обнаружилось, что объект непригоден для дальнейшего использования, заполняют акт формы ОС-16.

Передвижение ОС внутри компании

После того, как объект был принят к учету, на него заводится инвентарная карточка учета (по форме ОС-6 или ОС-6а). В ней прописываются все передвижения ОС: ремонт, ликвидация, достройка, реконструкция и так далее. Все эти операции также должны быть отражены в инвентарной книге по форме ОС-6б.

Если объект ОС перемещают между подразделениями, на него должна быть оформлена накладная по форме ОС-2. Этот документ оформляют в 3х экземплярах. На нем должны проставить свои подписи ответственные работники подразделений сдатчика и получателя.

При ремонте, реконструкции или модернизации объекта, формируется акт формы ОС-3. В нем прописываются все данные о расходах на выполнение работ. Его подписывает директор организации и все члены комиссии. Если выполнением работ занималась сторонняя фирма, акт составляют в 2х экземплярах.

Выбытие ОС из учета

Если ОС сломалось и уже не подлежит ремонту, его списывают с учета. Для этого формируется акт списания по форме ОС-4 (ОС-4б – для списания группы ОС). При списании транспорта формируется акт по форме ОС-4а.

Эти акты оформляются в 2х экземплярах. На обоих документах должны проставить свои подписи управляющий компании, члены комиссии, а также уполномоченный работник.

Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами.

«Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» (ф. № ОС-1) , «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)» (ф. № ОС-1А), «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)» (Ф. № ОС-1Б) используется для оформления и учета операций приема-передачи объектов ОС в организации или между организациями для ввода их в эксплуатацию, поступивших по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды, путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд, а также выбытия из состава ОС при передаче (продаже, мене) другой организации. Акт утверждается руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. Составляется в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к данному объекту.

«Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств» (ф. № ОС-2) применяется для оформления и учета перемещения объектов ОС внутри организации из одного структурного подразделения (цех, отдел, участок) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в 3-х экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объекта ОС сдатчика, третий – передается получателю.

«Акт приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств» (ф. № ОС-3 ) используется для оформления и учета приема-сдачи объектов ОС из ремонта, реконструкции и модернизации. Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов ОС, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонтные работы выполняет сторонняя организация, акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй – передается организации, проводившей ремонт.

«Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» (ф. № ОС-4 ), «Акт о списании автотранспортных средств» (ф. № ОС-4А), «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств» (ф. № ОС-4Б) используются для оформления и учета списания пришедших в негодность объектов ОС. Составляются в 2-х экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов ОС, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в ГИБДД МВД РФ (Госавтоинспекция).

«Инвентарная карточка учёта основных средств» (ф. ОС-6), «Инвентарная карточка группового учета объекта основных средств» (ф. № ОС-6А), «Инвентарная карточка учета объектов основных средств» (ф. № ОС-6Б) используются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре. Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приеме-передаче объектов (ф. № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей). Прием, перемещение объектов ОС внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов.

«Акт о приеме (поступлении) оборудования» (ф. ОС-14) используется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта ОС. Его составляет комиссия, уполномоченная на прием ОС, в 2-х экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт (Ф. № ОС-14) является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя или лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.

«Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж» (ф. № ОС-15 ) используется при передаче заказчиком оборудования в монтаж представителю монтажной организации. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный Акт (ф. № ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.

«Акт о выявленных дефектах оборудования» (ф. ОС-16) используется для предъявления заказчиком претензий организации – изготовителю оборудования, которое монтируется для него подрядчиком. Его подписывают заказчик, подрядчик, изготовитель..

Организации, имеющие небольшое количество ОС, пообъектный учет организуют в инвентарной книге учета объектов основных средств (ф. № ОС-66), записи производят по группам ОС и местам эксплуатации.

При наличии большого количества объектов основных средств в местах их нахождения ведут инвентарные списки, которые служат для контроля за сохранностью ОС.

На объект основных средств, полученный в аренду, рекомендуется открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В бухгалтерии инвентарные карточки помещают в картотеку в соответствии с группами ОС. Инвентарные карточки на принятые к учету объекты, а также выбывшие в течение месяца могут находиться до конца месяца обособлено от инвентарных карточек остальных основных средств.

Все объекты ОС, кроме зданий и сооружений находятся под имущественной ответственностью материально – ответственных лиц.

Аналитический учет ОС ведется в инвентарных карточках, которые являются основным регистром аналитического учета. Данные инвентарных карточек ежемесячно суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств.