Главная / Кадровый учет

Инвентаризация на предприятии: цели, порядок проведения и особенности. Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация - это сверка фактического состояния имущества организации с тем, что указано на «бумагах». Это метод помогает контролировать работу персонала и сохранность материальных ценностей.

Цели инвентаризации разные. Перед вами - три бизнеса и три разные цели инвентаризации склада.

Случай 1. В магазине товаров для дома выявлены случаи воровства среди персонала (не пробитые по кассе покупки и кража товара). Инвентаризация кассы и склада проводится внепланово, чтобы выяснить, каков ущерб магазина.

Случай 2. Продуктовый магазин с большим количеством единиц товара (более 1000 SKU). Инвентаризация магазина необходима раз в неделю, чтобы выявить расхождения с учетными таблицами, определить товар с истекающими сроками годности для разработки акций под срочную реализацию и для других целей.

Случай 3. Инвентаризация в компании, назначенная судом по конкурсному производству. Необходимая процедура при банкротстве, чтобы определить имущество, которое можно продать для покрытия долгов предприятия.

В общем, цели инвентаризации могут быть разными:

выявить воровство покупателей и персонала;
определить, каким имуществом владеет компания (важно для кредиторов или перед годовым отчетом, если он составляется);
контролировать порчу товара в магазине и степень утряски и усушки для принятия мер и планирования будущего.

Инвентаризация магазина может быть назначена после неожиданного ЧП: пожара, наводнения или после коммунальной аварии. Например, если в магазине прорвало трубу отопления, из-за чего была испорчена часть продуктов.

Виды инвентаризации

Три случая, описанных выше, показывают, что инвентаризация может быть:

плановой;
внеплановой.

В зависимости от целей плановой проверки, сотрудникам можно сообщать о грядущем мероприятии заранее или скрыть этот факт. В последнем случае вы сможете понять, как хорошо работают сотрудники и не воруют ли они.

Подробнее о проведении внеплановой инвентаризации

Считается, что допустимый процент просрочки, усушки и утряски - это 2-3%. Если у вас в результате инвентаризации вышло 5-6%, то очевидны факты краж.

Важно! Если в магазине ворует один сотрудник, а в качестве наказания вы вычитаете с зарплаты процент утраты со всех работников, то воровать все равно выгодно. Ведь ворующий сотрудник восполняет только часть потерь. За остальные украденные товары платит остальной коллектив. Поэтому вора надо вычислить и уволить.

Существуют и другие виды инвентаризации:

сплошная;
выборочная
целевая.

Полная сверка имущества компании выполняется:

если это требуется по распоряжению кредиторов, аудиторов, налоговых органов и т.д.;
если компания небольшая и организовать это мероприятие несложно.

Выборочная инвентаризация - вид ревизии, популярный в крупных продуктовых магазинах.

Целевая инвентаризация - сверка количества продукции по одной-двум товарным единицам. Например, если после приемки выявилась сдвоенность накладных.

В супермаркетах нет возможности приостановить работу магазина на целый день, чтобы посчитать количество продукции на полках. Поэтому магазин делят на зоны (например, бакалея и консервация, конфеты и печенье) и сначала считают количество конкретных товаров на складе, а после закрытия магазина - в торговом зале.

Легко проводить инвентаризацию можно, используя товароучетную программу от Бизнес.Ру. Она поддерживает все складские операции, позволяет подсчитывать рентабельность продукции и осуществлять закупки на основе анализа продаж.

Прочие виды инвентаризации:

по решению владельца (собственника фирмы);
обязательная инвентаризация.

По закону проверка обязательна, если надо передать собственность в аренду или продать ее, а также:

перед изменением сотрудника, несущего материальную ответственность;
если обнаружены факты воровства или массовой порчи;
после ЧП или утраты имущества из-за стихии;
перед подготовкой отчета в бухгалтерии.

Порядок и сроки

Официальным документом, который регулирует организацию этой ревизии, считается приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (в редакции от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Он прописывает базовые этапы инвентаризации.

Другой документ, статья 11 402-ФЗ (в редакции ФЗ от 22 ноября 2018 года «О бухгалтерском учете…») сообщает, что «порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем» фирмы или самим ИП.

Исключение - события, когда ФЗ предполагает обязательную инвентаризацию.

Так, по закону о бухучете, необходимо делать ежегодную сверку имущества и обязательств в период с 1 октября и до конца отчетного года.

Использование товароучетной программы от Бизнес.Ру упрощает проведение инвентаризации. Программа поддерживает все складские операции: инвентаризацию, оприходование, списание, перемещение и комплектацию.

Однако фактически инвентаризация проводится в магазине чаще, так как это инструмент контроля работников.

Порядок проведения инвентаризации

Традиционно существует четыре этапа инвентаризации.

Этап 1 . Подготовительный период.

Необходимо написать приказ (ИНВ-22), где будет отражено:

ФИО членов комиссии;
сроки;
вид инвентаризации.

В комиссию обычно входят 2-3 человека (не меньше двух!).

Форма приказа ИНВ-22 утверждена еще в 1998 году, однако именно на нее ориентируются при распоряжении о проверке, так как бланк отличается универсальностью.

Приказ составляет или главный бухгалтер фирмы, или любое ответственное за ведение бухгалтерии лицо, или сам ИП.

Подробнее о правах и обязанностях материально-ответственного лица

Этап 2 . Суть этого этапа инвентаризации магазина или склада - сам процесс сверки, подсчета количества имущества и отметки в специальных описях.

Советуем в группы по инвентаризации включать трех сотрудников. Первый член группы будет заниматься подсчетом. Второй - перепроверять количество, если данные совпадут - вносить количество в опись. Третий член группы сверяет данные из описи с тем, что есть в товароучетной программе.

Опись составляется, ориентируясь на форму ИНВ-3. Если инвентаризация нужна для проверяющих органов, то сличительная ведомость формируется по форме ИНВ-19. В противном случае можно обойтись произвольной формой.

Если доля товара, принадлежащая компании, хранится на складах прочих фирм, то надо отразить это в форме ИНВ-5.

Если же часть продукции находится в пути, не доставлена на склад, то необходимо отразить ее в бланке ИНВ-6.

Этап 3 - время анализа. Если выявляются расхождения в описях, то необходимо сделать сличительные ведомости, чтобы понять, где есть ошибки. Напомним, что стабильный процент расхождения - 2%.

Акт о порче или бое товаров оформляется по форме ТОРГ-15.

На третьем этапе формируется акт списания продукции по форме ТОРГ-16.

Подробнее о правилах списания товаров после инвентаризации

Этап 4 - подготавливаются итоги ревизии (ИНВ-26). Документ заполняется полностью: отражаются излишек, порча, пересортица. Обозначается сумма, на которую пропал товар (имущество).

Если обнаружены виновники неправильного хранения товара или имущества, то пишется отдельный приказ о наказании таких работников.

Как ускорить инвентаризацию

Процесс инвентаризации в магазине упрощают с помощью инструментов автоматизации:

товароучетных программ;
специальной техники.

Так, с товароучетной программой от Бизнес.Ру инвентаризация проводится проще - распечатываются таблицы с остатками и происходит сверка таблиц с фактическими данными. ИНВ-3 также можно заполнить прямо в программе, чтобы затем распечатать документ для бухгалтера.

Важно! Если есть автономный сканер для учета штрих-кодов и сверки цен (терминал для сбора данных), процесс инвентаризации пройдет быстрее, ведь заносить данные в ИНВ-3 можно и с помощью технических средств.

Какие факты свидетельствуют о фальсификации результатов

Если группа действует в сговоре с материально-ответственным лицом, то результаты инвентаризации могут получиться неправдоподобными.

Стоит обратить внимание, если:

получились слишком «красивые» результаты (например, нет расхождений вообще);
нет расхождений в группах, где до этого было много краж;
большие отличия в результатах контрольного и основного учета.

Правила проведения инвентаризации

Опишем некоторые правила для более эффективного проведения инвентаризации на складе и в магазине.

Правило 1. Работники не должны знать о планах на инвентаризацию, о ней предупреждается за день. При этом люди, задействованные в ней, не выполняют на время этой процедуры свои обязанности по обслуживанию клиентов или приемке товара. Если персонал вызывается в выходной, то зарплата выплачивается по двойному тарифу.

Правило 2. Останавливается движение продукции: закрывается отдел с товарами от покупателей, останавливается отгрузка (если речь об оптовой базе) и приемка товаров от поставщиков.

Правило 3. Необходимо подсчитывать остатки, а не записывать показатели со слов материально-ответственных работников.

Правило 4. Перед проверкой необходимо получить отчеты по движению товара с расписками от тех, кто ответственен за это.

Правило 5. Инвентаризационные опись и акт составляются обязательно.

Процедуры ревизии на складе, в магазине и на кассе отличаются. Рассмотрим детали подробно.

Причины инвентаризации склада:

подозрение на воровство;
увольнение материально-ответственного лица;
регулярная сверка качества работы кладовщиков (при отгрузке или получении товаров могут допускаться ошибки, как в сторону пересортицы, так и в виде недостачи).

Большинство складов проводит инвентаризацию гораздо чаще, чем это требуется по закону. Например, один раз в месяц или раз в два месяца.

А если кладовщики работают по сменам (5 на 5 или 7 на 7), то перед выходом каждой смены предполагается частичная, выборочная инвентаризация, для проверки работы. В этом случае обычно проверяются те виды товара, которые проще украсть.

Так, на складе электроники и бытовой техники на внеплановой инвентаризации перед сдачей смены стоит проверять мелкие товары, а не стиральные машины и холодильники.

Членами комиссии нельзя назначать сотрудников, несущих материальную ответственность. Но эти люди обязаны присутствовать при проверке.

Во время ревизии существуют правила:

нельзя перемещать продукцию между полками и ячейками;
нежелательна приемка товара в это время, если избежать этого не получается, составляется опись (вид ИНВ-3);
при отгрузке продукции в период ревизии надо получить согласие руководителя фирмы и бухгалтера, при этом формируются документы: ИНВ-2 (число товара до и после отгрузки) и ИНВ-4 (инвентаризация отгрузки).

Заполнить формы автоматически можно в программе Бизнес.Ру.

Проверка на складе упрощается, если работа строится на принципе сканирования штрих-кодов терминалом сбора данных. В этом случае товароучетная система сама подсчитает количество товара. Задача человека - сличить карточку товара с названием продукции на этикетке.

Когда склад некрупный, можно ограничиться подсчетом вручную.

Затем формируется сличительная ведомость ИНВ-19.

Можно по-разному реагировать на расхождения между фактом и цифрами на бумаге:

составить документ по форме ТОРГ-16 (о списании) и оштрафовать всех сотрудников склада;
пересчитать количество товаров по тем позициям, где есть большие расхождения;
назначить новую комиссию для полного пересмотра итогов.

Результаты процедуры заносятся в форму ИНВ-26.

Подробнее о правилах проведения инвентаризации на складе

В магазине инвентаризацию организуют так же часто, как и на складе. Разберем пошагово.

Шаг 1. Подготовительный период .

Руководитель должен написать приказ об инвентаризации.

В магазине, который имеет ограниченные часы работы, надо выбрать время переучета. Обычно инвентаризация проводится ночью.

Подробнее о плюсах и особенностях проведения ночной инвентаризации

Но как быть круглосуточным супермаркетам? Ревизия обычно проходит также ночью или ранним утром, когда загрузка торговой точки покупателями минимальна. Доступ к полке перекрывается, когда пересчитывается товар на ней.

Количество выявленных недостач корректируется на количество товаров, которые могут быть в корзинах покупателя (берется средняя сумма продаж в час и вычитается из суммы недостачи).

Шаг 2. Пересчет и сверка.

В магазине пересчет товаров надо проводить максимально быстро. В этом помогают терминалы сбора данных.

Есть две технологии счета в магазине:

Каждую полку должны проверить (просканировать) два человека, т.е. должно получиться две ведомости, которые затем сличаются. Так, вы предотвратите ошибки из-за «человеческого фактора». Ведь вероятность неправильного подсчета одной и той же позиции товара - примерно 1 к 1000.
Один сотрудник пересчитывает вручную количество товара, пишет его на стикере и клеит на полку (коробку). Второй сотрудник ходит с терминалом сбора данных и сканирует товары. В случае совпадения ставит отметку об этом. Если данные разные, то пересчитывает вручную.

Подсчет весового товара производится так: его взвешивают, а затем количество заносят в специальный бланк с внутренним кодом.

Шаг 3. Результаты инвентаризации заносятся в сличительную ведомость ИНВ-19. Составляются акты списания.

Шаг 4. Меры по итогам проверки в магазине:

штрафы ответственных лиц;
назначение дополнительной (внезапной) ревизии;
определение групп товаров, которые надо пересчитывать чаще.

Подробнее о том, как провести инвентаризацию в магазине

Порядок ревизии кассы регулируется ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минфина об инвентаризации. Основная цель - оценить работу кассира.

определить, насколько правильно проводятся операции на кассе;
понять ошибки в вычислениях;
выявить задвоенные накладные;
проконтролировать правильность формирования денежных документов;
подтвердить или опровергнуть факт кражи.

Инвентаризация кассы бывает запланированной (в конце отчетного периода) или внеплановой. В первом случае проверка фиксируется в документах, к которым есть доступ кассира. Внеплановая ревизия должна начаться для сотрудников без предупреждения. Иначе истинные задачи будут не выполнены.

Инвентаризация кассы проходит при участии кассира, однако он не включен в инвентаризационную комиссию, куда могут входить:

администратор или менеджер;
экономист;
бухгалтер;
специалист по безопасности и т.д.

Этап 1. Подготовительные меры включают издание приказа. Во время инвентаризации денежных средств не проводятся кассовые операции.

Этап 2. Работа комиссии. Лица, несущие материальную ответственность, должны сдать последние приходные и расходные документы.

Комиссия считает всю наличность с помощью счетных машин или вручную. Далее фактические результаты сверяются с цифрами, указанными в документах. Также итоги сверяются с данными кассовой техники.

Этап 3. Работа с результатами.

Фактически после инвентаризации кассы могут быть такие результаты:

цифры совпали;
есть недостача;
есть избыток.

Результаты могут заноситься в формы ИНВ-15 (наличные деньги) и ИНВ-16 (БСО). Однако с 2013 года эти формы не являются обязательными.

Итоги формируются в 2-х экземплярах при стандартной инвентаризации и в 3-х, если ревизия делается из-за смены сотрудника, несущего материальную ответственность. В последнем варианте надо отдать:

один лист тому лицу, который «сдает» должность;
второй - лицу, который принимает должность;
третий - бухгалтеру фирмы.

Для отчетности можно формировать акт о сверке наличных (форма КМ-9).

Если количество денег в кассе расходится в меньшую сторону, то руководство должно решить, наказать кассира или нет. Возможно, причины недостачи не в ошибке кассира, тогда недостача списывается за счет фирмы.

Излишек денег в кассе также является нарушением. Это должно быть зафиксировано. Лишние деньги надо изъять, отразить это в акте и составить объяснительную.

Проводки инвентаризации кассы

Отметим, что сроки проведения инвентаризации кассы магазина чаще стандартных. В крупных магазинах мини-ревизия проходит после каждой смены.

Контролировать действия кассира поможет программа «Бизнес.Ру Розница». Устанавливайте запрет на продажу и на выдачу из кассы «в минус», вводите ограничения на сумму или процент скидки и многое другое.

Часто задаваемые вопросы по инвентаризации склада и магазина

1. Если во время инвентаризации работник допустил описку в описи (написал 19 вместо 21), то надо ли переписывать опись?

Нет, при ошибках в этом документе необходимо просто зачеркнуть неправильную цифру и написать выше ту, которая правильна.

2. Необходима инвентаризация магазина, но в штате три человека: бухгалтер, продавец (и кладовщик в одном лице) и сам ИП как директор. Если назначить инвентаризационную комиссию из бухгалтера и продавца, то будут ли результаты законными?

Продавец в магазине - материально-ответственное лицо, поэтому он не должен входить в состав инвентаризационной комиссии. Его место должен занять сам ИП. Формировать комиссию из трех человек рекомендуется, но это необязательно. В нормативных актах написано о том, кто может и не должен входить в состав комиссии, но норм о количестве человек там нет.

3. Во время инвентаризации склада сам кладовщик не присутствовал, он не был оповещен (процедура проводилась в его выходной). Обнаружили недостачу. Теперь его хотят оштрафовать на размер недостачи. Правильно ли это?

Проверка, когда на складе не было человека, несущего материальную ответственность, по закону о бухучете, является неправильной. Итоги инвентаризации склада можно считать недействительными.

Если бы кладовщик написал отказ от участия в ревизии (например, по семейным обстоятельствам), то результаты можно было бы признать.

4. Директор склада электроники уволился, но до его ухода с работы не была проведена инвентаризация (необходимая по закону о бухучете). Через месяц после увольнения на складе обнаружена крупная недостача (три смартфона отсутствовали в коробках). Есть ли шанс, что экс-руководителя накажут по суду?

С человека при увольнении снимается материальная ответственность, то есть назначить штраф ему не могут. Однако, если есть прямые доказательства кражи (кадры видеосъемки), либо показания сотрудников, то, учитывая большой ущерб, можно обратиться в полицию.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для проведения инвентаризации руководитель предприятия издает приказ по форме ИНВ-22. Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ –23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Это могут быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.
В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок товаров в межинвентаризационный период. В течение года, в межинвентаризационный период, в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей, могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности товаров для одновременного проведения инвентаризации. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Разовые комиссии- в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.
В этом же приказе конкретизируется:
- состав товаров, подлежащего инвентаризации,
- причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица, переоценка и другие),
- определяются порядок и сроки проведения инвентаризации,
- назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия товаров проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

Существенным правилом для всех инвентаризаций является то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Кроме того, инвентаризация товаров проводится в присутствии материально ответственных лиц.

Как правило, для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В том случае, если объем работ велик, и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
1) осуществляется ли охрана территории торговой организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;
3) соответствуют ли должности материально-ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
4) созданы ли материально-ответственным лицам условия для обеспечения сохранности товаров, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения;
5) оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами;
6) существует ли контроль над порядком вывоза товаров из торговой организации и выдачей доверенностей на их получение;
7) хранятся ли товары, принадлежащие третьим лицам, отдельно;
8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности товаров.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия товаров в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи товаров, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах. Подготовленные инвентаризационные описи товаров раздаются всем материально-ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все товары (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков товаров:
- пломбирует помещения, в которых находятся товары;
- проверяет весы, мерную тару;
- получает от материально-ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товаров и денежных средств, а также расписку.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) товаров. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально-ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение товаров.

Согласно Закону №129-ФЗ, если в организации отсутствует материально - ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации товаров заключаются еще и в разработке внутренних нормативных документов - правил, инструкций, распоряжений и тому подобного, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

В указанных внутренних документах необходимо отразить:
- конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной торговой организации;
- соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных товаров;
- порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами торговой организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и другими;
- порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;
- не типовые формы необходимых первичных учетных документов для оформления результатов инвентаризации товаров, разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации товаров визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата)", что является основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех товаров проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия товаров во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товаров на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товары, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации".
В описи указываются:
- дата поступления товаров,
- наименование поставщика,
- дата и номер приходного документа,
- наименование товара,
- количество товара,
- цена товара,
- сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти товары.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению, члена комиссии.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.
Проведение описи товаров начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами и расписки от материально-ответственного лица.

Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) товары и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки товаров осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.

Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации товаров лишь в очень немногих случаях. В частности, если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товаров.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием товаров и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких товаров.
Вес или объем навалочных товаров определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. В тех случаях, когда товары, в соответствии с обязательными правилами, принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка таких товаров производится также по теоретическому весу или метражу.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия товаров составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем, основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88:
ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык",
ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей",
ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных",
ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение",
ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути",
ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей" и т.д.

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых товаров, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований товаров и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида товаров по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные цифры.

Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами и подписываются ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки. С этой целью, все оставшиеся незаполненными строки описи или акта должны быть прочеркнуты. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, то принявший товары, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этих товаров.

На товары, находящиеся на ответственном хранении составляются отдельные инвентарные описи.

После инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета товаров и данных инвентаризации товаров и составляется сличительная ведомость.

Едва ли кто-то из работников бухгалтерии при упоминании предстоящей инвентаризации обрадуется и воспрянет духом. И это не удивительно, ведь это процесс длительный, кропотливый и, как правило, приносит огромное количество расхождений и розысков имущества либо иных материальных ценностей. На самом же деле если правильно подготовиться к ее проведению и тщательно разобраться в особенностях проведения этой работы, то все пройдет гораздо проще, чем казалось на первый взгляд. В статье будут подробно рассмотрены порядок проведения инвентаризации имущества, условия проведения инвентаризации и правила проведения инвентаризации, а так же оформления инвентаризации.

Инвентаризация, виды и порядок проведения

Процесс описи имущества и обязательств – это систематическое осуществление контрольных процедур, призванных выявлять наличие, состояние и оценку активов и обязательств компании. Одной из целей ревизии имущества является контроль соответствия фактического наличия активов и обязательств с данными бухучета. Поэтому, комплекс мер, направленных на обнаружение различий данных бухучета с фактическим состоянием, а так же контроль условий хранения имущества – именуется инвентаризацией.

Нормы, которые ответят на вопрос как правильно проводить инвентаризацию, определены законодательством. Указания по проведению контролирующих мер определены:

Приказом МинФина РФ №49 от 13.06.95 г.;
Постановлением №88 от 18.08.98 г.

Процесс инвентаризации имущества выполняет следующие задачи:

Для определения фактического количества ТМЦ;
Сравнение полученных сведений с бухгалтерскими данными;
Обнаружение ценностей несоответствующего качества, определение обоснованных причин для их списания либо уценки. При осуществлении этих процедур привлекаются компетентные сотрудники;
Установление виновных при выявлении излишков либо недостач;
Контроль полноты отражения активов предприятия, выдерживание контрагентами сроков по соглашениям и списания их по завершению срока давности.

Правила проведения инвентаризации

Положение по бухгалтерскому учету и ФЗ №129-ФЗ описывают общие правила проведения инвентаризации, что предприятия обязательно должны осуществлять инвентаризацию:

В ситуации необходимости сдачи имущества в аренду;
Если имеет место перспектива реорганизации либо ликвидации фирмы;
Если имеет место преобразование предприятия;
Перед формированием годовой бухгалтерской отчетности (за исключением имущества, проинвентаризировано не раньше 1 октября отчетного периода);
Когда происходит смена МОЛ;
Если выявлены факты кражи, злоупотребления либо порчи активов компании;
При стихийных бедствиях, когда пострадал имущественные объекты организации;
И иные случаи, которые предусмотрены нормативными актами РФ.

В случае коллективной либо бригадной матответственности ревизию следует проводить в таких ситуациях:

Когда меняется руководство коллектива либо бригады;
Если из коллектива или бригады выбывают больше 50% сотрудников;
Когда существует заявление о необходимости учета имущество от одного и более работников коллектива либо бригады.

Нормы и периоды осуществления описи активов в иных ситуациях устанавливаются руководством предприятия. Им определяется как часто в течение года и когда именно требуется провести инвентаризацию, утверждается список инвентаризируемых активов, а так же приходят к решению при проведении проверки выборочного характера.

Важно!
Сроки осуществления описи активов назначает руководитель организации. Исключения составляют ситуации, когда контроль необходим по нормативным регламентам.

Этот установленный порядок проведения инвентаризации требуется утвердить и прописать в учетной политики компании.

Какие формы используются при инвентаризации

Согласно порядку проведения инвентаризации ТМЦ и согласно правилам инвентаризации, для оформления и осуществления инвентаризации могут использоваться такие формы документации:

Инвентаризационная опись ОС (Ф.№ИНВ-1);
Сличительная ведомость ОС (Ф.№ИНВ-18);
Инвентаризационная опись ТМЦ (Ф.№ИНВ-3);
Акт инвентаризации ТМЦ (Ф.№ИНВ-4);
Сличительная ведомость ТМЦ (Ф.№ИНВ-19);
Акт инвентаризации НМА (Ф.№ИНВ-11);
Акт инвентаризации наличных средств (Ф.№ИНВ-15);
Инвентаризационная опись ЦБ и бланков (Ф.ИНВ-16);
Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (Ф.№ИНВ-17).

Порядок инвентаризации

По нормативным актам осуществления описи имущества, если процедура продолжается более одного дня, в момент ухода членов комиссии с инвентаризируемого объекта помещения должны быть опечатаны. Документация должна быть помещена в сейфы и шкафы и закрыта.

Порядок проведения инвентаризации включает в себя такие этапы:

Создание комиссии для инвентаризации;

Процедура формирования комиссии требуется оформить при помощи приказа. Предусмотрен бланк №ИНВ-22, с ее помощью оформляется приказ. В состав комиссии могут быть включены любые сотрудники предприятия.

Обычно среди членов комиссии:

Работники технических служб;
Представители административного департамента;
Юристы;
Финансовая службы и бухгалтерия.

Минимально в состав комиссии требуется включать двух человек. Помимо списка членов комиссии в приказе обязательно отразить период осуществления ревизии и имущество, которое подлежит учету. После того, как руководство компании утвердит приказ, его подписывают председатель и члены комиссии.

Когда при осуществлении проверки выявляются ошибки, требуется сразу же оповестить об этом председателя. Члены комиссии обязаны проконтролировать выявленные неточности и устранить их по нормам законодательства.

Истребование последних финансовых бумаг;

Члены инвентаризационной комиссии должны получить последнюю приходную и расходную документацию до момента начала учета фактического наличия имущества.

Истребование расписок от МОЛ;

Расписку пишет МОЛ в момент начала процесса ревизии. После оформления документ должен быть передан инвентаризационной комиссии в день проведения контроля. Это является подтверждением, что к началу процесса проверки все приходные и расходные бумаги переданы от МОЛ в бухгалтерию, либо отданы в комиссию, а так же о том, что все ТМЦ оприходованы и списаны.

Контроль и подтверждение фактического наличия и состояния активов и обязательств;

Составом комиссии определяется:

Название и фактическое наличие имущества, которое находится в организации. В этот же момент осуществляется контроль состояния имущества;
Виды активов, которые не имеют материально-вещественной формы, при помощи сверки документации подтверждающей право организации на них;
Состав ДЗ и КЗ, сверяясь с контрагентами, которые указаны в справке о наличии кредиторской и дебиторской задолженности.

Сверка сведений из инвентаризационных описей с информацией из бухгалтерской отчетности;

Если при проверке выявляются излишки либо недостачи, то следует оформить сличительную ведомость. Она отражает расхождения фактического наличия со сведениями бухгалтерии, которые выявлены во время инвентаризации.

Сведение полученных при инвентаризации данных;

Комиссия сверяет полученные данные и осуществляет действия по урегулированию полученных расхождений. Заседание следует оформить протоколом. Вся информация, в том числе расхождения прописываются в протоколе. Оформленный протокол предоставляется для ознакомления руководителю организации.

Утверждение результатов контрольной процедуры;

Оформленные протокол, сличительные и иные ведомости по инвентаризации предоставляются руководителям организации. Руководитель должен произвести рассмотрение документации и принять решение о полученных расхождениях. Затем документация передается в бухгалтерию.

Отражение полученных результатов в бухучете организации.

Выявленные расхождения требуется отразить в бухучете в периоде, к которому относится дата проведения инвентаризации.

Если осуществлялась годовая инвентаризация, то результаты подлежат отражению в годовой бухгалтерской отчетности. В случае обнаружения имущества, которое устарело физически либо морально, его следует списать с учета. Задолженность с истекшим периодом давности так же подлежит списанию.

Ответственность

Информация из бухгалтерской отчетной документации могут быть признаны недостоверными, когда правила проведения описи активов компании были нарушены, либо полученные сведения были внесены с нарушениями.

Необходимо, чтобы руководство компании обеспечило требуемые условия для процесса описи и контроля. Важно наличие сотрудников для взвешивания, перемещения объектов, которые подвергаются описи, а так же наличие необходимых технических приборов, тары и прочего. Кроме того, при проверке обязательно должно присутствовать МОЛ.

Это может быть выяснено, к примеру, если организация примет решение о наложении взыскания на МОЛ при помощи суда. И в виде обоснования требования предприятие должно будет предоставить уполномоченной организации представить документы, полученные в результате инвентаризации.

Согласно установленных норм ФНС не сможет назначить штрафные санкции за то, что не была осуществлена ревизия, не смотря на существующие обязательства. Законодательством не устанавливается каких-либо санкционных мер за то, что не были проведены инвентаризационные мероприятия. Но организация должна понимать важность этой процедуры. Поскольку именно при этом процессе предприятие имеет возможность выявить разницу учета и фактического наличия имущества и обязательств. А по результату процесса привести учет и фактическое наличие активов компании в соответствие. Таким образом, следуя правилам проведения инвентаризации ТМЦ и активов, компания сохраняет свои активы, и регулировать нормы сохранения.

Федеральным законом № 129-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств.

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Инвентаризация ТМЦ - это проверка их фактического наличия в натуральном выражении. Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации выявляют, сопоставляя фактические остатки товаров, указанные в инвентаризационной описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ, соответствие розничных цен в торговом зале, визуально оценивается товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток. Инвентаризации могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация). Полная инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово. Выборочная инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина. Инициатива по проведению инвентаризации, согласно договору о коллективной материальной ответственности, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина. Материально ответственные сотрудники вносят предложения о порядке урегулирования выявленных недостач, излишков и потерь товаров.

Необходимые условия при проведении инвентаризации:
выявлены все ошибки при приемке или при оприходовании товара;
по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
во время инвентаризации в торговом зале присутствует минимальное количество покупателей;
присутствует обученный персонал, работающий в нужную смену;
желательно присутствие менеджера по группе инвентаризируемого товара;
в момент инвентаризации компьютерная техника и оборудование исправны;
инвентаризация проводится во время и сроки при которых материальные затраты Компании минимальны.
не проводятся работы с базой данных учетной программы;

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

ПЕРВЫЙ ЭТАП– подготовительный.

– подготовка товаров к проведению инвентаризации;
– подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;
– формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
– определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.

ВТОРОЙ ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.

Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.
Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.
В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

ТРЕТИЙ ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:

Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками. Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.

ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП– оформление результатов инвентаризации.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.
Результат инвентаризации:
2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию. Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.
2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.

ПОСЛЕДНИЙ ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.

ПРИМЕЧАНИЯ:

Время проведения и продолжительность инвентаризации. Определяется исходя из объёмов товарных групп, количества сотрудников участвующих в инвентаризации, возможности проведения инвентаризации в рабочее магазина.

Ассортимент для проверки. Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, - зависит от количества наименований товара, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса.

Подготовка к инвентаризации. Ассортимент изолируется от покупателей. По возможности склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента. При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, местах возможного хранения брака. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада Компании. Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой). Категорически запрещается производить подсчёт по наименованиям в поиске недостающих единиц. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар может сразу поступать в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определить количество товарных групп для каждого сотрудника. Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.
Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует проверенному количеству. Т.е. убедитесь, что весь товар вошел в инвентаризацию. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно - все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Несоответствия по возможности устраняются.
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет проверен весь ассортимент.Затем составляется полная «Инвентаризационная опись». Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными.

Конкретизация применения в ТиС V7.7

Порядок проведения инвентаризации утверждается руководителем Компании. Доводится до всех сотрудников, участвующих в инвентаризации.Это директор магазина, продавцы, бухгалтерия.
Плюс методики в том, что согласуются действия сотрудников на каждом этапе работ.
Каждый знает ЧТО делает и за ЧТО отвечает. Данная методика определяет и порядок проведения выборочных инвентаризаций, которые необходимы для устранения пересортицы товаров, имеющих разницу в стоимости.
Формы документов стандартные. Приведены в четвертом этапе.
Применение данной методики в нашей Компании позволило проводить полную инвентаризацию магазина с ассортиментом в 6500 наименований без закрытия торгового зала. Инвентаризации проводились по группам товаров ежедневно за час-полтора после снятия продаж.
Примечание. Для планирования времени инвентаризации и инвентаризируемых групп товаров - распечатывались остатки по группам (в штуках), составлялся график инвентаризации. См. пример.

Шаблон для построения графика инвентаризации

Сергей Разгулин , действительный государственный советник РФ 3-го класса

Инвентаризация может проводиться в добровольном или обязательном порядке.

Обязательная инвентаризация

В обязательном порядке инвентаризация проводится в таких случаях:
– при передаче имущества в аренду, его выкупе, продаже;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (при этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет);
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
– в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
– при реорганизации или ликвидации организации;
– в других случаях, предусмотренных законодательством и другими нормативно-правовыми документами (например, в случае продажи предприятия как имущественного комплекса на основании ст. 561 ГК РФ).

Такие требования содержатся пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, применяющей упрощенку.

Да, нужно.

Организации, применяющие упрощенку, обязаны вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, организация, применяющая упрощенку, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.

Ситуация: нужно ли проводить ежегодную инвентаризацию организации, которая платит ЕНВД

Да, нужно.

Организация, которая платит ЕНВД, обязана вести бухучет в полном объеме (ст. 2, 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности сказано, что организация обязана проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Таким образом, организация, применяющая данный спецрежим, должна проводить ежегодную инвентаризацию имущества и обязательств.

Смена главного бухгалтера

Ситуация: нужно ли проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств организации при смене главного бухгалтера

Да, нужно, но только если с главным бухгалтером был заключен договор о полной материальной ответственности на основании статьи 243 Трудового кодекса РФ. Это объясняется тем, что организация обязана проводить инвентаризацию при смене материально-ответственного лица (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Если с главным бухгалтером договор о полной материальной ответственности не заключен, инвентаризацию организация проводить не обязана (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Это будет являться ее правом. В этом случае проведение инвентаризации нужно предусмотреть в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 и п. 4 ПБУ 1/2008.

Добровольная инвентаризация

Случаи, сроки и порядок проведения добровольной инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих такой инвентаризации, организация определяет самостоятельно (ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 2.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Отражение в учетной политике

Порядок проведения инвентаризации (как обязательной, так и добровольной) отразите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:
– график проведения инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
– даты проведения инвентаризаций;
– перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации.

Такие правила следуют из ПБУ 1/2008.

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. Ее состав утверждает руководитель организации приказом. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Если объем работ при проведении инвентаризации большой, можно создать еще и рабочую комиссию. Такие правила следуют из пунктов 2.2 и 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если объем работ при проведении инвентаризации небольшой и в организации есть ревизионная комиссия, то она может проводить инвентаризацию. Инвентаризационную комиссию в этом случае создавать не надо. Это следует из пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли создавать инвентаризационную комиссию, если в штате организации числится один директор

Нет, не нужно.

Создание комиссии предполагает, что в ее составе будет не менее двух человек – председатель и другие члены (п. 2.3 и 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Если же в штате организации числится только один директор, создать инвентаризационную комиссию не представляется возможным. В этом случае функции инвентаризационной комиссии возложите на директора организации. А именно директор должен обеспечить:
– полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках проверяемого имущества и обязательств;
– правильность и своевременность оформления данных инвентаризации.

Это следует из пункта 2.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации в этом случае не предусматривает создания инвентаризационной комиссии.

Участие материально-ответственных лиц

Материально-ответственные лица обязаны участвовать в проведении инвентаризации, ревизий и иных проверок сохранности и состояния вверенного им имущества (письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязательное присутствие материально-ответственного лица при инвентаризации предусмотрено также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Главбух советует: из типовой формы договора о коллективной материальной ответственности не следует обязанности коллектива (бригады) присутствовать при проведении инвентаризации вверенного ему имущества (приложение 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85). Однако в связи с разъяснениями Минфина России (письмо от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16), а также во исполнение требований, предусмотренных пунктом 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, организации целесообразно вверить данное условие в обязанности коллектива (бригады) путем изменения положений договора. Условие об участии в инвентаризации перенесите из положений договора о правах коллектива (бригады) в положения о его обязанностях (п. 6 и 7 приложения 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации:
– подготовьте приказ о проведении инвентаризации;
– соберите расписки от материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Такие требования содержатся в пункте 2.4 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Приказ о проведении инвентаризации можно составить:
– либо по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем;
– либо по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В нем укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ зарегистрируйте в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Такой порядок следует из абзаца 1 пункта 2.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Порядок проведения инвентаризации зависит от того, что является ее объектом (раздел 3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств организации приведены в таблице.

Документальное оформление

Чтобы оформить результаты инвентаризации, составьте инвентаризационную опись (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполните вручную или на компьютере. При заполнении любой инвентаризационной описи соблюдайте следующие правила:
– наименования и количество инвентаризуемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;
– на каждой странице описи указывайте прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны;
– исправляя ошибки, зачеркивайте неправильные записи и проставляйте над зачеркнутыми правильные (при этом исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами);
– в описях не оставляйте незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивайте;
– на последней странице описи сделайте отметку о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Заполненная опись должна быть подписана членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами). В конце описи материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в пунктах 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Ситуация: нужно ли при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям

Нет, не нужно.

По общему правилу инвентаризации подлежит все имущество организации. При этом она проводится по его местонахождению и материально-ответственным лицам. Об этом сказано в пункте 1.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Для оформления результатов инвентаризации составляются инвентаризационные описи (п. 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Организация может использовать унифицированные формы описей. При этом для каждого вида имущества заполните свою форму (п. 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Опись заполняется по материально-ответственным лицам с отражением в ней, в частности, следующей информации:
– места и даты проведения инвентаризации;
– должности материально-ответственного лица, расшифровки его подписи и т. д.

Это следует из пунктов 2.9 и 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Операции по предоставлению имущества в аренду (безвозмездное пользование) должны быть оформлены документами, свидетельствующими о такой передаче (например, актом приема-передачи). В отношении недвижимого имущества такое требование прямо предусмотрено в пункте 1 статьи 655 Гражданского кодекса РФ. В отношении прочих объектов (движимого имущества) из положений части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что все факты хозяйственной жизни должны быть оформлены первичными документами. На основании этих документов имущество передается арендатору (ссудополучателю). С этого момента он отвечает за его сохранность (ст. 606, 689 ГК РФ).

В соответствии с законодательством инвентаризацию арендованного (полученного в безвозмездное пользование) имущества обязан проводить арендатор (ссудополучатель) (п. 1.3, 3.7 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). По результатам инвентаризации он составляет отдельную опись (в трех экземплярах) на полученное имущество (п. 2.11 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Один экземпляр этой описи арендатор (ссудополучатель) должен передать арендодателю (ссудодателю) (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Таким образом, при проведении инвентаризации составлять инвентаризационные описи по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование) другим организациям, не нужно. Описи по данному имуществу должен составить арендатор (ссудополучатель) и представить их арендодателю (ссудодателю).

Главбух советует: в целях обеспечения управленческого учета, а также для предоставления информации проверяющим по результатам инвентаризации организация может составить акт по имуществу, переданному в аренду (безвозмездное пользование).
Акт составьте в произвольной форме.

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или обнаружена недостача, оформите сличительную ведомость. Сличительную ведомость составьте только по тому имуществу, по которому выявлены отклонения от учетных данных. При этом укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ведомость заполните вручную или на компьютере. Такой порядок предусмотрен в пункте 4.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Сличительные ведомости составьте:
– либо по формам, утвержденным пунктом 1.2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88;
– либо по формам, разработанным организацией самостоятельно.

Несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Ситуация: может ли налоговая инспекция оштрафовать организацию за несвоевременное проведение обязательной инвентаризации

Нет, не может.

Ответственность за непроведение инвентаризации законодательством не предусмотрена.

Однако инвентаризацию организация должна проводить, чтобы обеспечить достоверность данных о своем имуществе и обязательствах (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности). Отсутствие регулярных проверок может привести к тому, что бухгалтерская отчетность организации в какой-то момент окажется неправильной. А за это правонарушение предусмотрена ответственность как для самой организации, так и для ее должностных лиц (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ).

Внимание: если в порядке проведения инвентаризации либо при оформлении ее результатов допущены нарушения, то эти результаты могут быть признаны недействительными, а данные бухгалтерской отчетности – недостоверными.

Эта ситуация может возникнуть, например, при проведении аудиторской проверки или обращении организации в суд о взыскании ущерба с материально-ответственного лица.

По материалам БСС «Система Главбух»