Контакты
Главная / Приказы

В каких банках есть корпоративные карты. Корпоративная карта: кому и зачем она нужна

С развитием банковских и финансовых технологий, а также при появлении банковских карт нашему населению стало гораздо проще использовать деньги, оплачивая различные услуги, товары с помощью пластика. Что такое корпоративная банковская карта?

Корпоративная банковская карта это

Банковские корпоративные карты – это оптимальное решение для любого предприятия, для контроля средств компании, а также для удобства расчета и выплаты, покупки услуг и товаров для нужд компании или организации.

Если говорить в целом, то со стороны банка корпоративные карты практически ничем не отличаются от обычных карт. И они также привязаны к счету в банке. Правда сам счет принадлежит не физическому лицу, а именно юридическому или расчетному счету предприятия.

Обычно карты оформляются и открываются на физическое лицо, которое в первую очередь является сотрудником организации. При этом сама карт может быть привязана как к основному счету юридического лица, так и к другим счетам компании.

Как оформить и получить корпоративную карту?

Практически все банки предоставляют возможность для оформления корпоративных карточек. Для того, чтобы получить такие карты нужно:

Корпоративная программа от Сбербанка
  1. Предприятие или юр. лицо заключает договор с банком о создании корпоративных карт. Как , так и для юридического лица, изначально должен быть какой-то расчетный счет компании, без такого счета корпоративные карты нельзя будет оформить.
  2. Далее нужно в банк предоставить список сотрудников, которые будут пользоваться картами. От сотрудников нужно будет заявление на оформление карт. А от компании, обязательно нужно доверенность на использования счета в банке, так как счет принадлежит одному лицу.
  3. Если у вас еще нет счета, то вы можете сразу же открыть его в банке, с помощью заявления и нужных документов от компании или ИП.

Для чего нужна корпоративная карта, и какие они бывают?

В банке можно выпустить карты трёх видов:

  1. Кредитная корпоративная карта – это , которая использует средства самого банка, но в плане договора с предприятием.
  2. Дебетовая корпоративная карта – банковская карта, которая уже непосредственно привязана к расчетному счету юр лица. По договору вы можете ограничить использования средств для отдельных лиц и вставить ежедневный лимит, так и месячный.
  3. Дебетовая корпоративная карта с овердрафтом – все та же дебетовая карта, только с возможностью использовать средства банка при отрицательном балансе.

Зачем нужна корпоративная карта? Сотрудники с корпоративными картами, могут свободно или в ограниченных количествах использовать средства компании для оплаты:


 Какие есть преимущества использования корпоративных карт
  • Расходов для компании.
  • Покупки хозяйственных товаров.
  • Оплата командировочных.
  • Снятие и использования наличных в стране и за рубежом.
  • Оплату такси и общественного транспорта для сотрудников.
  • Сокращение времени для выдачи средств через кассу.
  • Уменьшения риска, что деньги своруют или потеряют. Если сотрудник потерял карту, то она сразу может ее заблокировать и сообщить об этом организации
  • Если сотрудник едет в другую страну, то не нужно менять валюту и выдавать через кассу. По карте она автоматически конвертируется в нужную валюту в стране. Есть возможность открыть отдельный валютный счет.
  • С помощью корпоративных карт, можно производить покупки и переводы в сети интернет. Это значительно упрощает сам процесс и сокращает большое количество времени.
  • Возможность контроля за расходами по каждому сотруднику. Бухгалтерия, а также само начальство может выставлять лимиты по каждой карте, а также геолокационные настройки. Например, вы можете выставить настройки так, что сотрудник сможет тратить определенное количество денег в день, а также запрет на покупку в интернете или в другом городе или стране.

Самое главное, что корпоративные карты дают возможность более корректно контролировать и отслеживать денежные средства компании. Все переводы, а также покупки и затраты, отражаются в журнале реестра банка и бухгалтерии проще отслеживать как поступление, так и затраты по счету.

Но при этом сотрудник организации должен сохранять все чеки и выписки по затратам, для отчета перед организацией. Обязательно перед выпуском таких карт, должен быть написан четкий регламент организации по использованию корпоративных карт. В нем должны быть прописаны все правила, от ограничений и лимитов, до правил и предоставления чеков и доказательств бухгалтерии.

Если сотрудник по списанию средств или по какой-либо затрате не сохранил чек, потерял его и не предоставил его в бухгалтерию, то это считается грубым нарушением регламента и сотрудник в будущем будет должен выплатить данную сумму. Обычно списание идет из зарплаты.

Корпоративные карты и налоговая

Компания, организация или юридическое лицо, при открытии расчетного счета в банке, а также при подписании договора о выпуске и оформлении корпоративных карты, обязаны уведомить инспекцию об этом в течении 7 дней со дня открытия или подписания договора.

Вывод

Как вы видите корпоративные карточки – это очень удобно для любого предприятия, это контроль за каждым сотрудником, это удобство в использовании одного счета, а также защита от краж и потери наличных.

Корпоративная банковская карта юридического лица является эффективным инструментом совершения расходных операций, связанных с его хозяйственной деятельностью. Чтобы пользование картой было удобным, при ее оформлении важно сделать правильный выбор.

Что такое корпоративная банковская карта?

Если Вашему предприятию требуется организация качественной работы с денежными средствами, будет оправданным решение оформить корпоративную банковскую карту.

Корпоративная банковская карта – это карта, привязанная к счету юридического лица, которая позволяет осуществлять платежи по расчетам организации. С ее помощью могут быть оплачены накладные, командировочные, представительские расходы компании (кроме заработной платы и выплат социального характера). Средства, которые находятся на корпоративной карте, можно приравнять к денежным средствам, выданным сотруднику компании из кассы под отчет.

Корпоративные банковские карты могут быть именными и неименными, дебетовыми (расчетными), дебетовыми с овердрафтом (кредитным лимитом) и кредитными. У юридических лиц наибольшей популярностью пользуются дебетовые, так как в этом случае предприятие имеет возможность установить расходные лимиты для своих сотрудников и избежать повышенных процентов.

Для оформления корпоративной банковской карты юридическое лицо обязано заключить с банком-эмитентом договор соответствующего типа, а также, в зависимости от вида банковского продукта, предоставить другую требуемую информацию – персональные данные сотрудника (в случае оформления именной корпоративной карты), доверенности предприятия, заявления и прочие необходимые документы.

Преимущества корпоративных банковских карт

Корпоративная банковская карта юр. лицу существенно упрощает управление финансовыми потоками. Это удобный платежный инструмент. Его можно использовать для расчета как на территории страны, так и в иностранных государствах, что удобно для тех, чьи сотрудники регулярно отправляются в загранкомандировки: обмен валюты произойдет автоматически путем конвертации при расчете.

К одному счету юрлица можно эмитировать несколько карточек. Срок их действия – 3 года. При необходимости владелец счета уведомляет банк о прекращении использования того или иного карточного бланка, а также о том что нужен внеплановый перевыпуск.

Благодаря данному инструменту процесс получения наличности становится проще:

  • данная операция по карте обойдется дешевле и пройдет быстрее, нежели при обращении в кассу;
  • не нужно лично посещать банк;
  • нет зависимости от времени работы банковского офиса и доступности собственного сотрудника, ответственного за работу с наличностью, – деньги в устройствах самообслуживания выдают в любое время суток;
  • во время поездок, например, во время командировок, безопаснее хранить деньги на счете.

Прочими достоинствами указанного инструмента являются:

  • опция по установлению лимита расходов на каждый карточный бланк;
  • доступ к СМС-информированию обо всех совершенных операциях в режиме реального времени;
  • возможность расчета в интернете, например, при покупке музыки, фотографий, текстов;
  • разрешение вопроса о внесении предоплаты при розничных покупках;
  • обеспечение прозрачности расходов уполномоченных сотрудников;
  • ускорение обеспечения производственного процесса;
  • широкие возможности по пополнению счета, в том числе с обращением к интернет-банкингу;
  • снижение трудозатрат бухгалтеров и кассиров – им не нужно ни получать наличность, ни выдавать ее;
  • в зависимости от программы лояльности эмитента – наличие некоторых льгот (скидок, бонусов и так далее).

Уведомлять отделения ИФНС и внебюджетных фондов о том, что хозяйствующий субъект пользуется бизнес-картами, открыл карт-счета (Федеральный закон от 02.04.2014 г. №52-ФЗ), не нужно.

Как пользоваться корпоративной картой для юридических лиц

Основополагающие правила пользования бизнес-карточками определяются руководством компании. Обычно для этого разрабатывается специальный документ: порядок или приказ. В нем прописывают:

  • перечень допустимых операций;
  • месячный лимит по каждому пользователю согласно должностным обязанностям;
  • срок, в течение которого персонал уполномочен работать с карточкой;
  • порядок и срок отчета по произведенному расходу;
  • перечень документации, принимаемой в качестве отчета за траты по карт-счету;
  • необходимость оформления расписки об обязанности сохранения тайны доступа к счету;
  • ответственность за нарушение положений данного документа.

При утрате карты, при нарушении условий конфиденциальности ее использования пользователь обязан уведомить о данных фактах банк. Ущерб, явившийся следствием указанных событий, компенсирует сотрудник, отвечающий за карточку.

Нормативно-правовая база пользования бизнес-картами:

  • ст. 8 и ст. 22 ТК РФ;

Порядок использования

В общем виде схема использования данного инструмента на предприятии реализуется в следующем порядке:

  1. руководством (правлением) издается приказ (положение или тому подобное), утверждающий список должностных лиц, уполномоченных работать с карточкой;
  2. указанные сотрудники подают на имя руководителя заявление на выдачу карты. Всех пользователей инструмента ознакамливают с приказом под роспись;
  3. бухгалтер оформляет и впоследствии ведет журнал приема и выдачи корпоративных карт. В документе прописывают лимиты денежных средств и допустимые сферы их использования. Если предполагается, что карточный бланк будет именным и гражданин получит его в банке, то такой журнал не нужен. Тогда бухгалтер выписывает доверенность. Обычно ее шаблон предоставляется эмитентом;
  4. ежемесячно банк предоставляет владельцу счета, к которому привязаны карточки, отчет по движению средств;
  5. пользователи отчитываются перед работодателем о произведенных расходах, то есть предоставляют кассовые или товарные чеки, накладные и прочие документы, удостоверяющие факт целевого расходования средств, вне зависимости от способа расчета – со счета или наличными.

Если пользователь не отчитался перед бухгалтерией за, потраченные с карточного счета, деньги, эта сумма удерживается с его заработка.

Что можно оплачивать корпоративной картой

Чаще всего со счетов корпоративных карточек оплачивают:

  • траты, обусловленные командировками персонала, это счета гостиниц, пунктов общепита, покупка билетов;
  • представительские расходы;
  • почтовые расходы;
  • топливо на АЗС;
  • счета поставщиков;
  • канцтовары;
  • программное обеспечение;
  • интернет-контент;
  • счета интернет-магазинов;
  • иные расходы, необходимые для обеспечения хоздеятельности.

Использовать бизнес-карты в личных целях нельзя: деньги, хоть ими распоряжается работник, принадлежат предприятию. Исключение – индивидуальные предприниматели.

Для хозяйствующих субъектов существует ограничение на расчет наличностью, в том числе со счетов бизнес-карт, в размере 100 000 рублей за 1 операцию.

Операции с бизнес-картой в бухучете

Операции, обусловленные движением денег по счету бизнес-карточки, в бухучете отражаются так:

  • пополнение счета карточки с расчетного счета – Д 55.04 – К 51;
  • расход денег – Д 71.01 – К 55.04;
  • списание комиссии банка – Д 91.02 – К 55.04;
  • получение наличности – Д 26 (Д 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», Д 10 «Материалы» и тому подобное) – К 71, а также Д 19 (НДС) – К 71.

Корпоративная карта - собственность банка-эмитента, потому в бухучете хозяйствующего субъекта она не отражается.

Если к одному расчетному счету открывается несколько карт-счетов, то есть будет использоваться несколько карточек, то отдельный субсчет 55.4 нужен каждому из них.

Списание денег производится в дату поступления банковской выписки.

Проводить через кассу суммы, потраченные сотрудником с применением банковских устройств самообслуживания, не нужно: ведь физически деньги в кассу не поступали, следовательно, и в кассовой книге их не приходуют. Соответственно, и денежные средства, снятые наличными с карт-счета, при уточнении кассового остатка на конец дня не учитывают.

Снятие наличных с корпоративной карты

Наличность, полученная со счета бизнес-карточки, по статусу приравнивается к деньгам, выданным под отчет. Соответственно, пользователь должен предоставить документальное подтверждение по расходованию каждого полученного рубля в сроки, определенные внутренними нормативными актами.

В законодательстве прямого указания на недопустимость получения наличности с корпоративной карточки для расчета с персоналом по заработной плате нет. Важно соблюсти требования по оформлению этого процесса:

  1. с карточного счета снимается наличность;
  2. пользователь карточки составляет авансовый отчет;
  3. полученные деньги возвращаются в кассу предприятия;
  4. кассир делает приходный ордер ;
  5. бухгалтер делает проводку Д 50 – К 71;
  6. кассир, но только не пользователь карточки, выдает зарплату, оформляя сопутствующие документы.

Согласно мнению Центробанка и ФНС большая часть случаев получения юрлицами наличности имеет незаконную подоплеку.

Потому налоговики отслеживают каждый случай получения наличных денег со счетов организаций, требуя объяснить цель операции. Аналогичные претензии поступают даже тем, кто использует карточки только для безналичных расчетов.

Налоговые органы также предупреждают о нежелательности перечисления на счет корпоративной карточки одинаковых сумм. Если такие факты встречаются регулярно, особенно если это происходит дважды в месяц, то станут подозревать, что предприятие выдает «серую» зарплату. При отсутствии пояснений, вероятнее всего, будет организована выездная проверка. Во время этого мероприятия персонал предприятия ждет опрос по поводу целевого использования наличности, станут искать доказательства наличия «серой бухгалтерии».

При перспективе выездной проверки налоговиков желательно провести внутренний аудит, возможно, есть смысл обратиться к юристу, работающему в сфере налогообложения.

Кредитные корпоративные карты

Юрлицо вправе оформить как дебетовую, так и кредитную корпоративную карту. Во втором случае предполагается, что банк готов дать в долг предприятию некую сумму. Лимит заемных средств задается индивидуально согласно условиям договора между финансово-кредитным учреждением и юрлицом. Обычно сумму определяют исходя из финансовых возможностей юрлица.

Банки предоставляют кредитки только постоянным партнерам, то есть тем предприятиям, чью хозяйственную деятельность кредитор мог отслеживать на протяжении некоторого времени (6-12 месяцев). Важным условием является наличие у заемщика положительной кредитной истории.

Средства со счета такой карточки нельзя использовать для:

  • выдачи заработка;
  • расчета с персоналом по пособиям и компенсациям;
  • покупок в личных целях пользователя.

Ограничение на объемы доступных сотрудникам средств в пределах, не превышающих определенные банком, предприятие устанавливает самостоятельно.

Кредитки оформляют на имя конкретного сотрудника. Банку предоставляются такие документы пользователя:

  • его паспорт;
  • доверенность от юрлица;
  • заявление на выдачу кредитной бизнес-карты.

Выбор условий кредитования

Годовая стоимость обслуживания 1 корпоративной кредитки варьируется в пределах 1 000 – 3 000 рублей. Чем больше дополнительных опций подключается к счету, тем дороже обойдется владением им.

Прежде чем получить данный инструмент, нужно изучить условия кредитования:

  • ставку процента и условия ее начисления;
  • возможные льготы;
  • плату за совершение операций (за безналичный расчет, за снятие наличности, за пользование собственными средствами, за конвертацию и так далее);
  • порядок перечисления средств на счет;
  • правила его пополнения;
  • график платежей;
  • стоимость обслуживания, выпуска и перевыпуска карточки.

Бухгалтерский учет

Документально факт использования предприятием кредитных карт оформляется также как и дебетовых, начиная с формирования приказа по предприятию о введении в оборот этого инструмента, заканчивая отчетностью сотрудников о потраченных средствах.

Если предприятие оформило кредитную карту, то до тех пор, пока не будут использованы кредитные средства, никаких проводок по счету 66 не делают. Займ отражают в бухучете только после фактического его использования, то есть тогда, когда деньги поступят на счет юрлица, откуда перенаправятся на оплату покупки, совершенной сотрудником.

Операции, совершенные с кредитной карты за счет собственных средств предприятия, то есть без использования кредитного лимита, в бухгалтерском учете отражаются согласно тем правилам, что применяются для дебетовых карт.

Корпоративные карты для ИП

Нужда в оформлении бизнес-карты у индивидуальных предпринимателей ощущается, как правило, при наличии работников, которые часто ездят в командировки, когда нужно оплачивать издержки по содержанию и обслуживанию транспортных средств, для удовлетворения материально-технических нужд производства.

Важно помнить, что организация полноценной бухгалтерии – это право, но не обязанность индивидуального предпринимателя, и предоставлять ИФНС бухотчетность он не должен.

Еще один нюанс – возможные претензии налоговых органов по поводу обналичивания средств с карт-счета. Тут нужно помнить, что денежные средства, что использует в своей деятельности ИП, являются его личной собственностью, и он вправе распоряжаться ими по своему усмотрению. Это значит, что ИП вправе снять деньги с карт-счета в любой момент вне зависимости от целей (на личные или на хозяйственные нужды) и без учета того, уплачены ли налоги за прошедший период.

Корпоративная карта Сбербанка


Сбербанк предлагает клиентам несколько вариантов предложений:

  1. Visa Business и MasterCard Business «Бюджетная» в валюте РФ;
  2. Visa Business и MasterCard Business к бизнес-счету;
  3. Visa Business и MasterCard Business к счету в валюте РФ;
  4. Visa Platinum Business и Mastercard Preferred к счету в валюте РФ.

Пополнение карт-счета, а также управление им возможно в личном кабинете «Сбербанк Бизнес Онлайн».

В Сбербанке можно эмитировать до 5 бизнес-карт.

Преимущества:

  • согласно тарифам открытие бизнес-счета бесплатное;
  • первоначальный взнос при открытии бизнес-карт не требуется. Исключение - Visa Business и MasterCard Business к бизнес-счету;
  • есть возможность открыть карт-счет в иностранной валюте;
  • бюджетным организациям бизнес-карты предоставляются бесплатно.

Недостатки:

  • существенная плата за годовое обслуживание 1 карточки – 2 500 рублей (50 долларов США или евро) за серию Visa Business и MasterCard Business и 7 000 рублей за Visa Platinum Business и Mastercard Preferred;
  • пополнение счета, кроме карт серии «Бюджетная», обойдется в 0,15%. Лимит на объем данной операции не установлен;
  • отсутствие СМС-информирования для «Бюджетных» карточек и Visa Business и MasterCard Business. Для пользователей прочих продуктов услуга стоит 60 рублей в месяц. Исключение - Visa Platinum Business и Mastercard Preferred. Им сервис предоставляется бесплатно.

Снятие наличных с корпоративной карты Сбербанка

С бюджетных организаций не удерживают комиссию за пополнение счета и получение наличности. Прочие клиенты наличные деньги в банкоматах и кассах банка смогут взять, только уплатив комиссию, от 1% от суммы.

Если обратиться к услугам сторонних банков комиссионный сбор за выдачу наличных денег составит 1% для Visa Business и MasterCard Business к бизнес-счету и 3% для пользователей прочими продуктами. Бюджетные организации получить наличность в других банках не смогут.

Корпоративные карты Сбербанка: лимит снятия

Пользователи карт серии «Бюджетная» в банкоматах Сбербанка могут получить наличности на сумму до 300 000 рублей в сутки.

Лимит на снятие наличных денег для Visa Business и MasterCard Business для любых устройств самообслуживания составляет 170 000 рублей (3 000 долларов США или 2 600 евро) в сутки, но максимум 5 000 000 рублей в месяц. В отношении карт уровня «к счету в валюте РФ» указанное ограничение установлено для всех карточек клиента, то есть для расчетного счета, для серии «к бизнес-счету» - для каждого отдельного карт-счета.

Ограничение на получение наличности для Visa Platinum Business и Mastercard Preferred составляет 500 000 рублей в сутки и 15 000 000 рублей в месяц.

Банк вправе в индивидуальном порядке установить иные лимиты на получение наличности.

Как активировать корпоративную карту Сбербанка


Преимущества:

  • СМС-информирование;
  • мобильный банкинг;
  • онлайн-банкинг;
  • есть пакеты бесплатных операций по переводу средств в пользу других юрлиц;
  • кэшбэк.

Недостатки:

  • стоимость обслуживания в зависимости от тарифа – 0 - 7 500 рублей в месяц;
  • выдача наличности – от 0,5% (минимум 290 рублей) до 10%;
  • зачисление наличности на счет – 0,19-0,25% (минимум 290 рублей).

В ВТБ можно оформить бизнес-карты, годовое обслуживание которых обойдется в:

  • 2 280 рублей за VISA Business и MasterCard Business;
  • 4 200 рублей за VISA Gold и MasterCard Gold.

Преимущества:

  • СМС-информирование (59 рублей в месяц) и интернет-банкинг;
  • пополнение счета через фирменные банкоматы – 0,05%, но примут не более 500 000 рублей в сутки;
  • можно открыть счет и в рублях, и в иностранной валюте;
  • число карт, эмитируемых к расчетному счету, не ограничено;
  • широкая банкоматная сеть.

Недостатки:

  • перерасход средств обойдется в 30-50% годовых в зависимости от валюты счета;
  • выдача наличных – 1,5% от суммы как в фирменных банкоматах, так и в чужих аппаратах;
  • лимит на выдачу наличности – 100 000 рублей в день и 1 000 000 рублей в месяц.

Лучшие корпоративные карты

Лучшие предложения бизнес-карт по состоянию на 2019 г. таковы:

  • для бизнесменов самым перспективным является предложение «Райффайзенбанка». Бизнес-активность поощряется банком скидками при расчете за обслуживание карт-счета, а также кэшбэком;
  • для представителей малого бизнеса наиболее выгодно предложение «Альфа-банка». Оно ориентировано на тех, чья хозяйственная деятельность отличается нерегулярностью и небольшими оборотами;
  • для бюджетных организаций наиболее интересна программа «Сбербанка», поскольку ряд важных операций для них здесь либо бесплатны, либо оплачиваются по минимальному тарифу.

Как у крупных предприятий, так и у представителей малого и среднего бизнеса зачастую возникают расходы, связанные с предпринимательской деятельностью, ведь без них нормальное функционирование бизнеса просто невозможно. Причем все расходные и приходные операции должны тщательно отслеживаться бухгалтерами и отражаться в отчетных документах. А, например, в крупных предприятиях его руководителю приходится финансировать несколько отделов, которые производит оплату за те или иные товары и услуги. Именно для удобства расчетов банки предлагают корпоративные карты. Далее, пойдет речь о том, что такое корпоративная карта для юридических лиц.

Что это такое

Корпоративная банковская карта юридического лица – это, простыми словами, банковский пластик, привязанный к расчетному счету предпринимателя. По сути, он физически мало чем отличается от привычных для нас пластиковых карт, но тем не менее, имеет несколько своих особенностей, а также свое особое назначение. С помощью корпоративной карты сотрудники имеют возможность оплачивать товары и услуги для нужд предприятия в России или за ее пределами.

Обратите внимание, что корпоративная карта не предназначена для перечисления заработной платы и социальных выплат.

Зачем предприятию оформлять банковский платежный инструмент? На самом деле, это неотъемлемый платежный инструмент, ведь любая компания практически каждый день производит какие-либо расходные операции, причем каждая из них сопровождается большим документооборотом, что затрудняет работу бухгалтера. Платежная банковская карта, привязанная к расчетному счету юридического лица, позволяет упростить систему расчетов и более эффективно отслеживать все расходы.

Кстати, нельзя не отметить тот факт, что предприниматель может выпустить несколько неименных банковских карт для нескольких сотрудников, при этом каждая карточка будет привязана к одному главному счету, а при осуществлении расходных операций средства будут списаны с общего расчетного счета юридического лица. Кроме того, руководитель может установить на каждую отдельную карточку определенный лимит.

Сто такое корпоративная карта: определение

Для чего используют платежный пластик юридические лица

Причина для оформления платежных карт у каждого предприятия, несомненно, своя. Но все же использование корпоративных банковских карт может потребоваться в следующих случаях:

  • расходы командированных сотрудников;
  • представительские траты;
  • оплата услуг коммунальных служб;
  • расчет с поставщиками;
  • оплата канцтоваров;
  • оплаты иных услуг, связанных с хозяйственной деятельностью.

Как видно, корпоративная карточка – универсальный инструмент, с помощью которого можно оплачивать товары и услуги. То есть, по сути, это тот же платежный инструмент, которым пользуется большинство физических лиц, но только корпоративные карты предназначены для оплаты не личных нужд сотрудников, а хозяйственных нужд предприятия.

Корпоративная кредитная карта: особенности обслуживания

Спектр финансовых услуг банков довольно широкий, причем как для физических, так и для юридических лиц, соответственно, каждый предприниматель по собственному желанию может оформить дебетовую карточку или кредитную. Соответственно, дебетовая более простая в оформление ведь на ней не предусмотрен кредитный лимит соответственно все расходы будут осуществляться в рамках баланса расчетного счета предпринимателя.

Корпоративная кредитная карта оформляется по личному заявлению юридического лица. Карточка с кредитным лимитом позволяет оплачивать текущие расходы предприятия за счет кредитных средств банка. Кредитный лимит устанавливается финансовым учреждением для каждого клиента индивидуально, в расчет берется средний оборот за расчетный период. Соответственно кредитный лимит не может превышать размер ежемесячных поступлений насчет карты.

Кстати, юридические лица так же, как и физически за пользование кредитным лимитом обязуется уплатить банку процент.

Оформление корпоративной карточки

Итак, если ваше предприятие нуждается в пластиковом платежном инструменте, то вы без труда можете открыть его в коммерческом банке. В качестве эмитента стоит выбрать ту кредитно-финансовую организацию, где у вас открыт расчетный счет. Кстати, стоит сразу определить круг должностных лиц, которые получат платежный пластик, то есть те сотрудники компании, в должностные обязанности которых связаны с расходными операциями. Например, карта, как правило, нужна директору и его заместителю, главному бухгалтеру и прочим должностным лицам.

Итак, в первую очередь, чтобы получить пластик нужно обратиться в банк и написать заявление на выпуск карточки. Кстати, для корпоративных клиентов банк предлагает несколько продуктов, в том числе и различные виды пластиковых карт. Прежде чем сделать правильный выбор нужно внимательно изучить тарифы на обслуживание, способы пополнения счета, лимиты, процентные ставки для кредиток, условия конвертации валюты, срок действия и другие нюансы.

Кстати, если представитель правления предприятия выпускает несколько карт, привязанных к одному счету, то ему нужно собрать данные всех сотрудников, которые в будущем будут использовать пластик. То есть в банк нужно предоставить паспортные данные сотрудников.

Обратите внимание, что не позднее чем через 7 дней после получения пластика нужно сообщить об открытии счета в налоговую инспекцию.


Особенности использования

Порядок использования корпоративных карт должен быть утвержден руководством компании. Поэтому рекомендуется создать положение о порядке использование корпоративных карт. Данные положения должны содержать несколько сведений:

  • список разрешенных операций по пластиковой карте;
  • лимит на ежемесячные расходы для каждого отдельного сотрудника, в зависимости от его должностных обязанностей;
  • сроки, в течение которых сотрудник использует платежный инструмент;
  • порядок и сроки предоставления отчета за расходные операции;
  • список документов, которые сотрудник обязан предоставить в качестве отчета за расходы;
  • предоставление расписки о защите данных доступа карточному счету (сохранение ПИН-кода в тайне);
  • ответственность за нарушение правил положения.

Обратите внимание, что правила открытия и использования карточных счетов юридических лиц регламентированы законом, а именно Трудовым кодексом, Налоговым кодексом, Федеральным Законом и положениями Центробанка.

Приведем пример, при открытии карточного счета на предприятии представитель правления должен издать приказ, на основании которого определенный перечень должностных лиц будет пользоваться платежной картой по долгу службы. С данным приказом должны ознакомиться сотрудники компании, которые, в свою очередь, должны подать на имя руководства заявление на выдачу пластиковые карты для осуществления тех или иных расходов. Кроме того, бухгалтер должен вести журнал, в котором будет вести учет по приему и выдачи платежных карт тем или иным сотрудникам с указанием суммы расходов и назначением платежей.

Нельзя не отметить тот факт, что банк по итогам месяца обязан предоставлять держателям карточек отчет по движению средств, то есть по приходным и расходным операциям.

И, наконец, особое внимание обратить на то, что сотрудники компании обязаны предоставлять полный отчет о произведенных расходах. К учетным документам можно отнести накладные, кассовые чеки, товарные чеки, документы, которые будут свидетельствовать о целевом использовании денежных средств. Кстати, с платежной карты не запрещено снимать наличные единственный нюанс в том, что за использование этих средств также нужно предоставить полный отчет в виде платежных поручений, кассовых и товарных чеков. Те сотрудники, который ненадлежащим образом использовали денежные средства должны быть наказаны следующим образом, сумма средств, за которые не поступил отчет в бухгалтерию будет удержана из заработной платы сотрудника.

Использование корпоративных карт

Бухгалтерские проводки

Бухгалтер должен тщательно отслеживать все приходные и расходные операции в компании. Сегодня бухгалтерский учет ведется в специализированной программе 1С. Согласно установленным правилам бухгалтерские проводки по корпоративным картам учитываются в специализированном счете номер 55. По пластиковым картам проводки будут выглядеть следующим образом:

  • Д-т 55.04, К-т 51 – поступление денежных средств на карте счет;
  • Д-т 71.01, К-т 55.04 – расходная операция;
  • Дт 91.02, К-т 55.04 – комиссионный сбор в кредитно-финансовой организации.

Преимущества платежных корпоративных карт

В первую очередь нужно отметить тот факт, что платежная карта – это универсальный платежный инструмент, который можно использовать на территории России и за ее пределами. Особенно это актуально для предприятий, которые часто командируют своих сотрудников за границу. Ведь в данном случае им нет необходимости производить обмен валюты для оплаты товаров и услуг в иностранной валюте, конвертация осуществляется автоматически.

Также у пластиковых корпоративных карт есть и другие явные преимущества:

  1. Руководство или должностному лицу компании нет необходимости каждый раз обращаться в банк для того, чтобы получить необходимую сумму для тех или иных расходов, в том числе при оформлении командировки для сотрудников.
  2. Обслуживание корпоративных карт обходится дешевле, нежели комиссия за получение денежных средств в банке.
  3. Достаточно в банке открыть один карточный счет и получить несколько платежных карт для сотрудников, которые по долгу службы выполняют расходные операции на нужды компании.
  4. Благодаря пластиковым картам легко отследить расходы сотрудников.
  5. Произвести пополнение карточного счета можно несколькими способами, в том числе и удаленно с помощью интернет-сервисов.
  6. С помощью банковских карт получать наличные можно в любое время суток, так как банкоматы работают круглосуточно, а вот банковские отделения по определенному графику.
  7. При наличии корпоративной карты процедура получения денежных средств сотрудниками значительно упрощают работу бухгалтерии, для получения наличных достаточно под расписку получить пластиковую карту, процедура оформления выдачи наличных средств более длительная.
  8. Наконец, последнее преимущество – это безопасность, ведь средства на карточном счету надежно защищены от мошеннических действий со стороны третьих лиц, их практически невозможно украсть, даже при утере карты и ей легко заблокировать и перевыпустить.

Кстати, основное преимущество карты в том, что достаточно один раз обратиться в банк и написать заявление на выпуск в будущем в течение 3 лет можно ей пользоваться без дополнительного посещения кредитно-финансовых организаций. Затем, по истечении срока действия можно заказать новый пластик.

Таким образом, для каждого предпринимателя будет очевидным для чего нужны корпоративные карты. Они позволяют тщательно отслеживать траты сотрудников, сократить время на процедуру выдачи наличных для осуществления расходных операций. Кроме того, получить банковский пластик будет просто и быстро в любом коммерческом банке.

Для удобства работы организаций (индивидуальных предпринимателей и юридических лиц) финансово-кредитные учреждения выпускают специальные карты для корпоративных клиентов.

Карта корпоративного клиента — это карта, эмитированная банком, что подвязана к счету юр. лица и с ее помощью можно осуществлять следующие виды хозяйственных и банковских операций:

  • снятие наличных средств (как на территории страны, так и за ее пределами);
  • траты, связанные с основной операционной деятельностью организации (включая безналичные расчеты с контрагентами);
  • расходы по представительству и командировочные сотрудникам;
  • возможность установления овердрафта (кредитная линия на бизнес-карте).

Банки предоставляют возможность оформления бизнес-карт всем уполномоченным лицам компании (директор, заступник директора, главный бухгалтер и т.д).

Карты для корпоративных клиентов — именные , срок действия — три года , а также имеют всевозможные ступени защиты, во избежания мошеннических операций.

Бухгалтерские проводки по корпоративным картам

Все расчеты по бизнес-картам для юр. лиц проводятся в бухгалтерской программе 1С. При открытии счета юридического лица в банке и для получения бизнес-карт уполномоченными лицами организация заключает соответствующие договора с банком.

Что касается карт для корпоративных клиентов, то договор заключается на выпуск и обслуживание карт-счета, а также в банке-эмитенте открывается специальный счет.

Согласно Инструкции плана счетов, при ведении учета отделом бухгалтерии существует специальный счет «Специальные счета в банках», его номер 55.

В 1С программе (к примеру версия 8.3) открыт субсчет «Прочие специальные счета», его номер 55.04 (для анализа в разрезе банковских счетов, связанных с картами, и по возможности предусмотренных параметров учета по основным статьям движения денежных потоков.

Основные бухгалтерские проводки по картам для корпоративных клиентов:

  1. Внесения денег на корпоративный счет : Дт 55.04, Кт 51;
  2. Обналичивание денежных средств : Дт 71.01, Кт 55.04;
  3. Удержание комиссии банком (за снятие наличных средств или комиссия за проведенные расчеты с контрагентами): Дт 91.02, Кт 55.04.

Согласно реквизитов программы по ведению бухгалтерии 1С при оформлении проводок выбираются соответствующие счета учета и счета, открыты в банке.

Что нужно оформления корпоративной карты?

Современные банковские технологии позволяют, как подавать заявку на оформления бизнес-карт дистанционно (если уже открыт счет юр. лица в банке), так и управлять ими (с помощью бесплатного интернет-банкинга).
При оформлении заявки на бизнес-карту для юр. лица нужно внимательно изучить информацию и тарифы, что указаны в следующих документах:

  • тарифы по операциям с помощью карт для юр. лиц;
  • условиями договора при открытии и ведения карт-счета для корпоративных клиентов.

Если все условия подходят для юридического лица, тогда им заполняется заявление на выпуск банковской бизнес-карты (с подписанием договора и информации о тарифах) и доверенности на получение корпоративной карты.

В каждом банке разные тарифы для корпоративных клиентов, возможны бонусные программы при проведении различных операций (в зависимости от сумм по проведенных операциях, количества открытых карт, наличия открытого зарплатного проекта и т.д).

В большинстве случаев банки предлагают хорошую программу лояльности для своих постоянных корпоративных клиентов.

Использование бизнес-карт значительно упрощает работу с внутренним документооборотом, значительно упрощает учет и экономит время. Деньги выдаются в подотчет сотруднику минуя кассу и при этом вся ответственность за расходные операции возлагается на него же. Если сотрудник не соблюдает платежную дисциплину по карте (к примеру пользуется кредитным лимитом на корпоративной карте и не вовремя их возвращает средства), то тогда возможно удержание этих же средств с заработной платы ответственного сотрудника.

Как ведется учет расчетов с банком?

Все операции по бизнес-картам банка отображаются в бухгалтерии, как безналичные расчеты и соответственно вести учет расчетов с помощью программы 1С Бухгалтерия намного проще, а контролировать все движения денег и устанавливать индивидуальные расходные лимиты можно с помощью интернет-банкинга.
Бухгалтерский отдел организации обязан разработать учетную политику по организации и использовании бизнес-карт:

  • список необходимых документов для составления отчета по авансах;
  • сроки и порядок предоставления отчетности по авансовым платежам;
  • список допустимых операций по расходам работников;
  • расходные лимиты по бизнес-картам.

Вся ответственность за правильность пользования бизнес-картой возлагается на организацию (юр. лицо), а физическое лицо (держатель карты) обязано предоставлять отчеты об использовании денежных средств.

Для отчетности могут служить такие первичные документы:

  • банковские чеки:
  • билеты;
  • выписки и т.д.

Карта для корпоративного клиента может быть открыта как в национальной валюте, так и в иностранной.

В зависимости от вида валюты, согласно правил ведения бухгалтерского учета, используются специальные счета для отображения операций по бизнес-карте (внесения наличных средств, расходные операции, отображения комиссионных расходов и других операций).

Расчеты с сотрудниками компании, их учет

Наличные средства, что получил сотрудник с помощью банкомата с бизнес-карты не нужно проводить через кассу. При предоставлении сотрудником отчетных документов о совершенных расходных операциях бухгалтер компании может составить соответствующий авансовый отчет.

Один раз в месяц банк обязан предоставить отчет по всем тратам по каждой корпоративной карте или можно самостоятельно проверить с помощью клиент-банка.

Ответственность за все расходные операции по карте возлагается на держателя карты (на чье имя она выпущена).

Все траты сотрудника (наличные и безналичные) отображаются соответствующими бухгалтерскими проводками .

При проведении проводок нужно учитывать тип бизнес-карты, она может быть дебетовая (карточные расходы возможны только в пределах доступных на ней денежных средств) . и кредитная (устанавливается кредитный лимит и возможно расходовать деньги банка).

Если работник за какие-то потраченные денежные средства не отчитался это тоже отображается в данных бухгалтерской отчетности.

Бизнес-карты и отчетность в государственные органы

Когда сотрудник банка открывает корпоративную карту клиенту, то к этому счету автоматически подвязывается индивидуальный банковский счет.

Об открытии или закрытии этих банковских счетов нужно в обязательном порядке сообщить в ИФНС (заполняется форма № С-09), ПФР (согласно рекомендуемой формы на сайте организации), ФСС (согласно рекомендуемой формы на сайте организации).

Информации предоставляются в государственные организации по места фактического нахождения организации.

Сроки предоставления информации (со дня открытия счета по корпоративной карте) — 7 рабочих дней.

Если к основной корпоративной карте выпускается и дополнительная, то о дополнительной корпоративной карте сообщать в государственные органы не нужно, так как счет в банке открыт один (основная и дополнительная карта подвязаны к одному счету в банке).

Расчетные корпоративные карты, их использование

банки предлагают открытие корпоративных карт всем юридическим лицам: от индивидуальных предпринимателей до крупных организаций.(включая государственные учреждения).

Расчетные бизнес-карты позволяют пользоваться денежными средствами, что фактически доступны на счете (кредитный лимит отсутствует) и имеют следующие основные преимущества в использовании:

  • экономия времени и упрощение работы бухгалтерии;
  • фактический контроль использования и движения денег на текущем счете с помощью интернет-банкинга;
  • возможность установления лимита расходных операций по бизнес-карте в индивидуальном порядке для каждого работника;
  • предоставление бонусной программы банком (на остаток средств на счете зачастую начисляются проценты);
  • минимальная комиссия за осуществляемые безналичные платежи или ее полное отсутствие (у каждого банка свои условия по использованию бизнес карт и тарифы на них).

Кредитные корпоративные карты, их основные преимущества при использовании

Кредитная бизнес-карта — это та же расчетная корпоративная карта только с овердрафтом (кредитным лимитом).

Бизнес-карта, с овердрафтом позволяет пользоваться деньгами банка на достаточно выгодных условиях. Только при поступлении денег на бизнес-карту (целевое зачисление) средства в первую очередь направлены на погашение кредитной линии.

Размер кредитного лимита по бизнес-карте кредитная организация может установить в зависимости от текущих поступлений денег на счет (в основном учитывается средний размер поступлений за конкретный отчетный период), а также учитывается благонадежность и кредитоспособность бизнес-клиента.

Процент за пользование кредитным лимитом на бизнес-карте намного ниже по сравнению с условиями при оформлении кредитов для юридических или физических лиц.

Также практически все кредитные учреждения предоставляют бесплатную услугу смс-информирования о снятии и поступлении денег на счет, а бонусные программы некоторых банков позволяют экономить при бронировании авиабилетов, гостиниц и при расчетах в торгово-сервисных сетях.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

7 правил для корпоративной карты

Как учитывать движение денег по банковской карте и их расходование работником

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина и ФНС можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Корпоративная банковская карта - хороший выход, если работникам надо самим что-то оплачивать. Деньги на счете принадлежат организации, но карта выпускается на конкретного работник ап. 1.5 Положения, утв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далее - Положение № 266-П) . О правилах использования корпоративной карты и учета операций, с ней связанных, мы и расскажем.

ПРАВИЛО 1. О карточном счете надо информировать налоговую и внебюджетные фонды

Для корпоративной карты открывается отдельный банковский сче тп. 2 ст. 11 НК РФ . Об этом счете (как о его открытии, так и о его закрытии) надо сообщить и в ИФНС, и в ПФР, и в ФСС по месту нахождения организации.

Рекомендуемую ПФР форму сообщения об открытии счета можно найти: сайт ПФР → Работодателям → Уплата страховых взносов и представление отчетности → Отчетность и порядок ее представления → Рекомендуемые образцы документов

Сделать это нужно в течение 7 рабочих дней со дня открытия такого счет ап. 2 ст. 23 , п. 6 ст. 6.1 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 , ч. 6 ст. 4 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); Постановление Президиума ВАС от 21.09.2010 № 2942/10 . Для этого следует направить:

  • в налоговую - сообщение по форме № С-09-1утв. Приказом ФНС от 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@ . Заполняя эту форму, информируйте именно об открытии счета в банке, а не о возникновении прав на использование корпоративного электронного средства платежа (КЭСП). Ведь КЭСП и корпоративная банковская карта - не одно и то же.

Сообщает

1 - об открытии счета
2 - о закрытии счета
3 - о возникновении права использовать КЭСП
4 - о прекращении права использовать КЭСП 		При сообщении в инспекцию об открытии банковского счета для использования корпоративной банковской карты в этих ячейках формы № С-09-1 надо поставить «1» 1 - в банке
2 - в органе Федерального казначейства (ином органе, осуществляющем открытие и ведение лицевых счетов)
  • в ФСС - сообщение по рекомендованной им форм еПисьмо ФСС от 28.12.2009 № 02-10/05-13656 ;
  • в ПФР - сообщение по рекомендованной форме, которую можно найти на сайте Фонда.

Кстати, к одному карточному счету может быть выпущено несколько карт - основная и дополнительны еп. 2.1 Положения № 266-П . Причем к одному и тому же счету могут быть выпущены карты на разных работников вашей организации. О выпуске каждой из дополнительных карт сообщать в инспекцию и фонды не нужно.

ПРАВИЛО 2. Выдача корпоративной карты на счетах бухучета не отражается

Сама карта принадлежит банку, поэтому в учете она никак не отражается. Если банковская карта именная и работник сам будет получать ее в банке, то вести журнал учета банковских корпоративных карт необязательно. Хотя иногда бухгалтеру приходится заполнять доверенность на получение конкретным работником в банке корпоративной карты (образец доверенности, как правило, предоставляет сам банк).

О том, кому из работников выданы карты, банк может сообщить вашей организации в реестре на выпуск международных корпоративных карт или в ином документе (это зависит от принятой в банке системы документооборота и условий, прописанных в вашем с ним договоре).

ПРАВИЛО 3. Через кассу не надо проводить деньги, полученные работником через банкомат

В последнее время бухгалтеры жалуются на то, что инспекторы при проверках делают им замечания: в кассовой книге не отражены операции по снятию работниками денег с банковской карты. Якобы эти деньги в день их снятия надо оформить как поступившие в кассу и тут же - как выданные под отчет. Если же через кассу такие деньги не прошли, то штрафуют организацию за неоприходование в кассу наличност ист. 15.1 КоАП РФ .

Мнение читателя

“ Когда мы только открыли банковскую корпоративную карту, то боялись, что будут сложности с расчетом кассового остатка. Ведь закрываемся мы в 18.00, а работник может снять наличные через банкомат даже глубокой ночью. Но оказалось, что эти деньги по кассе вообще не надо проводит ь” .

Зухра,
г. Уфа

Однако понятно, что деньги в кассу физически «не попадали». Так что бухгалтерия не может ни оприходовать их, ни выдать под отчет. Поэтому в кассовой книге такие операции отражаться не должны. И суды поддерживают именно такую позицию, отказывая налоговикам во взыскании штрафов с организаци йПостановления 7 ААС от 20.12.2012 № А03-6142/2012 ; 3 ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012 .

Из этого также следует, что деньги, снятые с карты наличными, не нужно учитывать при расчете кассового остатка на конец дня.

ПРАВИЛО 4. О «карточных» деньгах работник должен отчитаться

Работник, на имя которого выпущена карта, может расплачиваться с ее помощью за покупки или снимать наличные через банкома тп. 2.5 Положения № 266-П . Деньги, которые находятся на счете корпоративной банковской карты, - это деньги, которые работник еще не получил и которыми он еще никак не воспользовался. Отчитываться за них работнику будет нужно, только когда он либо снимет с карты наличные, либо что-нибудь оплатит картой.

Полученные через банкомат деньги по сути сродни деньгам, выданным работнику под отчет. Ведь, прежде всего, это деньги организации. Разумеется, работник не должен после каждой покупки сразу бежать в бухгалтерию и писать отчет. Достаточно делать это раз в несколько дней - порядок должен утвердить руководитель организации. Сумма, которую работник может потратить, ограничена остатком денег на корпоративной карте (если, конечно, на карте не установлен кредитный лимит и не предусмотрена возможность овердрафта). Обратившись в банк, организация может установить и дополнительные ограничения для каждой из карт.

ОБСУЖДАЕМ С РУКОВОДИТЕЛЕМ

Чтобы контролировать расходование денег компании, лучше издать приказ о правилах использования корпоративных банковских карт. В нем важно закрепить срок, в течение которого работник обязан отчитаться о деньгах, потраченных посредством карты или снятых с нее.

Отчет работник может составлять или по унифицированной форме № АО-1, или по форме, самостоятельно разработанной вашей организацией. К примеру, вместо строки «получен аванс из кассы» можно предусмотреть строки «получены деньги через банкомат по корпоративной карте» и «использованы деньги с корпоративной карты для безналичных расчетов».

Есть мнение, что, когда работник приобрел что-либо для компании, оплатив это картой в безналичном порядке, составлять полноценный авансовый отчет необязательно. Несомненно, работник все равно должен представить в бухгалтерию подтверждающие документы и сроки для этого также должны быть регламентированы руководством вашей организации (к примеру, в том же приказе). Только вот приложить такие документы (чеки ККТ, накладные, товарные чеки) работник может к служебной записке.

Но надо сказать, что большинству бухгалтеров привычнее, когда все отчеты составляются по форме № АО-1. К тому же название «авансовый отчет» поможет избежать споров с инспекторами при проверке правильности расчета налога на прибыль. Ведь «датой осуществления» представительских расходов, расходов на командировки, содержание служебного транспорта, иных подобных затрат считается дата утверждения авансового отчета о потраченных работником деньга хподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

Раз в месяц банк, как правило, предоставляет организации отчет по каждой корпоративной карте. Получив его, можно проверить полноту авансовых отчетов работников. Проще всего тем организациям, у которых подключен интернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Если работник не отчитался за «карточные» деньги, их можно удержать из его зарплаты

Если работник в установленный в вашей организации срок не представил документы, оправдывающие расход списанных с карты денег, то по распоряжению руководства бухгалтерия может удержать их из зарплаты работника. То же самое можно сделать, если сотрудник истратил деньги не по назначению, к примеру на какие-то свои личные цел истатьи 238 , 241 ТК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нельзя никому сообщать ПИН-код банковской карты. А если ее украли или она потеряна, надо как можно скорее позвонить в банк, выдавший карту, и заблокировать ее.

Однако учтите, что одного приказа руководства для такого удержания не достаточно. Нужно доказать размер ущерба и вину работника. Сумма причиненного организации ущерба может быть взыскана с работника по распоряжению руководителя, есл истатьи 238 , , 246, 247, 248 ТК РФ :

  • такое распоряжение сделано не позднее 1 месяца со дня установления организацией размера причиненного работником ущерба;
  • сумма ущерба не превышает средний месячный заработок работника.

Если хотя бы одно из этих условий у вас не соблюдается, удержание из зарплаты работника незаконно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Ответственность за расходование средств по корпоративной банковской карте в пределах установленных расходных лимитов несет держатель такой карты (то есть работник, на чье имя она выпущена).

В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративной банковской карты, использованная не по назначению сумма взыскивается с виновного работника в соответствии со статьями 238, 241 и 248 ТК РФ. То есть нужно:

  • доказать, что причиненный организации ущерб явился следствием виновных действий работника;
  • определить сумму этого ущерба;
  • соблюсти порядок взыскания такого ущерба, предусмотренный Трудовым кодексом. В частности, это означает, что по распоряжению работодателя с него можно взыскать ущерб только в пределах среднемесячного заработк а” .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Не исключено, что работник использует деньги с корпоративной карты не по назначению. Чтобы обезопасить фирму, лучше ограничить возможность использования им денег на карте определенным лимитом. Если такой лимит будет меньше среднемесячного заработка работника, взыскать с него деньги, использованные не по назначению, будет проще.

Учтите, что не всегда получится за один раз взыскать с работника сумму причиненного им ущерба, даже если его размер не превышает среднемесячного заработка работника - держателя карты. Ведь в данном случае общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%ст. 138 ТК РФ . Причем предельный размер удержаний нужно считать от суммы, которая осталась после удержания НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .

Правда, работник может и добровольно возместить причиненный им ущерб, даже если сумма такого ущерба больше его среднемесячного заработка.

Если же работник против того, чтобы из его зарплаты что-то удерживали, эти деньги для вашей организации еще не потеряны. Можно обратиться в суд.

ПРАВИЛО 6. Безналичные траты работника и снятие им наличных проводим через счет 71

Проводки, которыми должны отражаться операции с использованием корпоративной банковской карты, зависят от типа этой карты. Она бывает:

  • <или> дебетовая - когда списания с карты по общему правилу возможны только в пределах имеющихся на ней денежных средств;
  • <или> кредитная - когда можно расходовать и деньги организации, имеющиеся на карте, и деньги банка, предоставляемые в рамках утвержденного кредитного лимита.

Но и в том и в другом случае списание денег с карты, которое происходит по инициативе работника (ее держателя), привычнее проводить через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласны с этим и аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Расходование средств работником с корпоративной банковской карты нормативными документами (включая План счетов) специально не оговаривается, но по экономическому смыслу - это подотчетные средства. Поэтому на практике организации используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Очень важно, чтобы именно тот, кто выполнял платежи по банковской карте или снимал с нее наличные, отчитался за эти деньги.

Пока работник не представит авансовый отчет, за ним будет числиться дебетовый остаток на счете 71. При этом не имеет значения, как расходовались средства с карты - путем оплаты в магазинах или путем снятия наличных.

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» менее логично применять для отражения расходования денег с корпоративной банковской карты. Ведь его смысловая нагрузка несколько иная - на нем, как правило, отражаются разовые операции, отличные от регулярного расходования средств в рамках должностных обязанностей работников (займы работникам, компенсация материального ущерба, приобретение путевок и т. п.)” .

Приведем проводки по операциям по дебетовой карте (будем рассматривать на примере рублевых карт).

Содержание операции Дт Кт
На дату пополнения карточного счета
Перечислены деньги с расчетного счета на карточный 51 «Расчетные счета»
На дату списания банком комиссии
Банковская комиссия, списанная со счета карты, учтена как прочий расход 91-2 «Прочие расходы» 55, субсчет «Карточный счет»
В налоговом учете банковская комиссия учитывается как внереализационный расхо дподп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ
На дату использования карты работником (если в организации есть оперативный доступ к данным о движении денег на счетах)*
С карты оплачены приобретенные работником товары, работы, услуги 55, субсчет «Карточный счет»
С карты работником сняты наличные
На дату составления работником отчета о потраченных суммах
Работник отчитался за наличные, снятые с карты и истраченные на нужды организации, или за безналичные расходы 26 «Общехозяйственные расходы» (60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками», 10 «Материалы», 44 «Расходы на продажу» и т. д.) 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
19 «НДС по приобретенным ценностям»

* Некоторые организации делают так. Когда работники приносят в бухгалтерию отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, делается проводка по дебету счета 71 и кредиту счета 57 «Переводы в пути». Когда из банка приходят ежемесячные отчеты по картам, оформляется проводка по дебету счета 57 и кредиту счета 55.

Отражать в учете суммы, за которые работник не отчитался, надо так.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Начальник отдела методологии и внутреннего аудита ООО «ПРОДО Менеджмент»

“ Средства, списанные с банковского счета организации в результате совершения операции с использованием корпоративной банковской карты, считаются выданными под отчет работнику. Если он не представит в срок, установленный руководством организации, авансовый отчет с подтверждающими документами, то надо сделать проводку по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 71.

Когда организация установит вину и сумму ущерба, причиненного работником, надо сделать проводку по дебету счета 73 и кредиту счета 94.

После того как деньги будут удержаны из зарплаты работника или внесены им наличными в кассу, это надо отразить по кредиту счета 73 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или счета 50 «Касса »” .

Операции по кредитной карте за счет собственных средств отражаются так же, как и операции по дебетовой карте. А операции по использованию кредитного лимита и возврат денег банку будут отражаться следующим образом.

Деньги банка увеличивают платежный лимит карты. Однако кредит считается полученным только после того, как компания воспользуется им. То есть после того, как с карты будут списаны (наличными или в безналичном порядке) деньги за счет кредитного лимита. Поэтому нет необходимости отражать в учете получение кредита (делать проводку по счету 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам») сразу после установления банком кредитного лимита.

Содержание операции Дт Кт
На дату списания с карты средств за счет кредитного лимита по инициативе работника
С карты списаны деньги, использованные работником на покупку товаров, работ, услуг 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет»
55, субсчет «Карточный счет»
На дату списания банком комиссии за счет кредитного лимита
Со счета карты списана банковская комиссия за счет кредитного лимита 91-2 «Прочие расходы» 55, субсчет «Карточный счет»
55, субсчет «Карточный счет» 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
На дату пополнения кредитной карты и погашения использованного кредита
С расчетного счета на карточный перечислены деньги для погашения долга по использованному кредитному лимиту 55, субсчет «Карточный счет» 51 «Расчетные счета»
66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» 55, субсчет «Карточный счет»
На дату начисления банком процентов за пользование кредитом
Начислены проценты по кредиту банка 91-2 «Прочие расходы» 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»
В налоговом учете проценты по долговым обязательствам любого вида признаются внереализационными расходам иподп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ . Однако учитываются они в пределах нор мст. 269 , п. 8 ст. 270 НК РФ . Если сумма процентов, которую можно учесть в налоговом учете, меньше их начисленной суммы и организация должна применять ПБУ 18/02, то надо отразить постоянное налоговое обязательство (дебет счета 99 – кредит счета 68)

ПРАВИЛО 7. Если корпоративная карта - кредитная, с льготным беспроцентным периодом, то экономию на процентах считать не нужно

Как правило, за несколько дней пользования кредитными деньгами, потраченными с такой карты, банк не берет никаких процентов. Конкретные условия закрепляются в договоре с банком. В Налоговом кодексе нет каких-либо правил оценки материальной выгоды по беспроцентным займам. Поэтому, даже если такая выгода у организации и есть, с нее не надо платить налог на прибыль. Такой позиции придерживается Высший арбитражный судПостановление Президиума ВАС от 03.08.2004 № 3009/04 . Согласен с ней и Минфи нПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-03-10/38 .

Часто бухгалтеры спрашивают, можно ли через корпоративную банковскую карту обналичивать деньги для выдачи зарплаты работникам. В принципе, никаких ограничений для этого сейчас нет. Главное - все правильно оформить:

  • пусть работник снимет деньги с карты, напишет авансовый отчет и вернет в кассу неизрасходованную сумму;
  • кассир должен выписать приходный ордер 0310001п. 3.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П ;
  • в бухучете на возвращенные в кассу деньги надо сделать проводку по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».