Работа с задолженностью. Методы работы с дебиторской задолженностью

по каким правилам отгружать товары в долг клиентам;

как контролировать состояние задолженности;

как распределить ответственность среди сотрудников компании на различных этапах управления дебиторкой.

Как разработать правила работы с покупателями на условиях отсрочки платежа

Чтобы обеспечить своевременное погашение дебиторской задолженности и обезопасить компанию от безнадежных долгов, следует сформулировать правила, которыми должны руководствоваться сотрудники компании при работе с клиентами. К таким правилам можно отнести:

• параметры проверки добросовестности и финансовой устойчивости потенциальных дебиторов;
• порядок определения кредитных рейтингов клиентов;
• методику расчета кредитных лимитов и периодов отсрочки платежей;
• условия предоставления скидок клиентам;
• форму (шаблон) договора;
• способы обеспечения оплаты покупателями по их обязательствам;
• порядок пересмотра условий сотрудничества с клиентами.

Проверка добросовестности и финансовой устойчивости контрагентов. Необходимо установить, всех ли потенциальных клиентов компания будет проверять или только тех, кто закупает у нее свыше определенного объема продукции (товаров, услуг), а также на основе каких документов и показателей будет проводиться оценка, какие источники информации будут использоваться (подробнее об этом см. ). Прежде чем принять решение о продаже с отсрочкой платежа, нужно проанализировать обоснованность производимых в связи с проверкой покупателей затрат. Например, если прибыль от сделки составит 3 руб., а себестоимость оценки контрагента – 4 руб., то такая сделка (либо такая проверка) не целесообразна.

Во внутренний регламентирующий документ следует включить инструкции по оценке клиентов, прописав процедуры проверки в зависимости от суммы сделки.

Евгения Биркая

Кредитные рейтинги клиентов. Кредитные рейтинги необходимы для оценки вероятности неплатежа покупателями. Их можно классифицировать по степени риска – например, очень высокий, высокий, средний и низкий. Новые покупатели – самые рискованные. С развитием сотрудничества, если они исполняют вовремя свои обязательства по оплате, их рейтинг может меняться в положительную сторону. Когда риски продавца уменьшаются – у покупателя, как правило, увеличивается кредитный лимит и период отсрочки платежа. Если же риск неплатежей со стороны клиента увеличивается – отсрочку платежа вообще можно не предоставлять (подробнее о том, как устанавливать кредитный рейтинг покупателей, см. ).

Лимиты дебиторской задолженности и периоды отсрочки платежей. Кредитный лимит покупателя можно установить в числовом значении (например, 150 000 руб.) или поставить в зависимость от суммы отгрузок и срока отсрочки платежа. Во втором случае для расчета можно использовать .

).

Условия предоставления скидок покупателям. Чтобы стимулировать покупателей на скорейшее погашение своих обязательств, компании-продавцу следует разработать привлекательную систему скидок – например, скидки за предоплату, за досрочную оплату (подробнее о том, какие факторы должны лежать в основе расчетов, см. ). Можно также предусмотреть скидки и бонусы за большие объемы покупок, за долгосрочное сотрудничество, накопительными скидки.

Форма договора . Организация работы с дебиторской задолженностью включает разработку и введение в оборот грамотной формы договора с клиентом. В регламенте нужно установить, какие пункты обязательно должны быть в договоре, в случае если покупатель настаивает на своей форме или не соглашается с теми или иными условиями, предлагаемые поставщиком.

Сторонами обязательно должны быть согласованы следующие пункты договора:

• сроки подписания актов (товарных накладных), после чего товар считается отгруженным (реализованными) и право собственности на него переходит к покупателю;
• штрафы за несвоевременную оплату, правила их начисления;
• скидки и бонусы за своевременную оплату, иные скидки;
• кредитный лимит для предоставления отсрочки платежа. Причины и случаи сокращения кредитного лимита (подробнее о том, какие еще условия следует предусмотреть в договоре с покупателем, см. ).

Евгения Биркая , финансовый директор компании «PR-Premier»

Порядок пересмотра условий работы. Определяя условия сотрудничества с контрагентами, необходимо установить, в каком случае они могут быть пересмотрены, а также какими документами это будет фиксироваться. Например, если покупателю сократили кредитный лимит, необходимо подписать дополнительное соглашение об этом.

Одной из самых острых проблем в любой компании является проблема возврата долгов. Как правильно работать с дебиторской задолженностью, и можно ли забрать долги без боя, рассказал на своем тренинге Максим Голубев, собственник группы компаний Brain Energy, бизнес-тренер, генеральный директор Национального Тренингового Агентства (NTA). Подробно об этом — в репортаже журналиста Training.com.ua.

«Как вы считаете, если компания поставляет товары или услуги по предоплате, приходится ли ей работать с дебиторской задолженностью?» — задает вопрос аудитории Максим Голубев.

И тут же отвечает: «Когда компания работает по предоплате, и покупатель по какой-то причине не заплатил (соответственно, и услугу компания не оказала), она все равно теряет свои деньги, заложенные в бюджет. Поэтому ей тоже приходится работать с задолженностью».

Утром деньги — вечером стулья

Там, где это возможно, спикер советует работать с клиентами по предоплате, поскольку это легче, чем потом забирать долги, как это часто происходит в случае кредитования. Для того, чтобы продажи по предоплате велись успешно и компания не теряла свой доход, нужно следовать нескольким простым и очевидным правилам:

• Выписанный счет — это еще не завершенная сделка. Сделка завершена только тогда, когда деньги на счету.
• Чем больше проходит времени с момента выписки счета, тем меньше шансов, что счет будет оплачен.
• Как только вы договорились с клиентом о выписке счета, сразу же нужно согласовать дату оплаты.
• Перезвоните клиенту за день до согласованной даты, напомните ему о том, что завтра день платежа.
• Если в указанную дату деньги не поступили на счет, свяжитесь с клиентом, уточните причину неоплаты счета, договоритесь о новой дате оплаты.

Помимо классических приемов продаж, используемых компанией, также можно включать приемы дезинформации клиента. Это делается для того, чтобы «подтолкнуть» его там, где он медлит, убедить его в том, что он действительно хочет купить у вас предлагаемый товар или услугу.

Приемы дезинформации клиента могут быть следующие:

• Ограниченный запас или Ажиотажный спрос,
• Ссылка на удовлетворенного конкурента,
• Перспектива отказа от приобретения.

Максим Голубев предостерегает, что ни один вменяемый клиент не захочет покупать у менеджера по продажам что-либо, да еще и по предоплате, если этот менеджер идет на шантаж или запугивание.

Отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании
Поэтому, используя изложенные выше приемы, нужно изо всех сил пытаться стать «другом» клиенту, показать, что вы на его стороне, что защищаете его интересы и искренне желаете ему помочь.

Вечером деньги — утром…

Если все же вам приходится работать с товарным кредитованием — а это практика чуть ли не каждой компании-то вы неизбежно будете сталкиваться с дебиторской задолженностью, и в этом нет ничего страшного. По мнению Максима Голубева, «отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании».

При работе с товарным кредитованием нужно четко понимать, что какая-то часть денег не вернется. Почему? Бывает две группы причин не возврата долга. Это:

• Естественные причины,
• Искусственные причины.

«Естественные причины» не возврата долгов — это обычно 2% — 3% в год, которые случаются по «естественным причинам»:, таким как несчастные случаи, смерть, банкротство или другие «обстоятельства непреодолимой силы».

Что касается «искусственных причин» дебиторской задолженности, то это, по мнению Максима Голубева, проверка Вашего бизнеса на прочность мошенниками, которые обычно за короткое время прибавляют еще 3% — 4% дебиторской задолженности. «Если не заниматься предупреждением „Искусственных причин“, то вы подвергнитесь атаке мошенников, что может привести к банкротству Вашего бизнеса», — говорит тренер.

Максим Голубев, бизнес-тренер, генеральный директор NTA (National Training Agency)

Золотое правило дебиторской задолженности

Если вы приняли решение работать с товарным кредитованием, то нужно четко понимать основное правило по работе с дебиторской задолженностью: дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, что бы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать.
Существует несколько видов дебиторской задолженности: текущая, просроченная, проблемная и безнадежная (или убыточная) дебиторская задолженность.

Обязательным компонентом работы с дебиторской задолженностью должен быть подготовительный этап. На этом этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности.

В этом периоде проводятся следующие мероприятия:

• Знакомства.
• Переговоры.
• Проверочные мероприятия.
• Определяются объемы будущей задолженности.
• Определяются сроки погашения задолженности.
• Определяются штрафные санкции за нарушение договоренностей.

«Обязательное условие подготовительного этапа — юридически грамотное контрактование достигнутых договоренностей», — говорит Максим Голубев.

Виды дебиторской задолженности

1. Текущая дебиторская задолженность

Текущей дебиторской задолженностью считается задолженность, находящаяся в договорных сроках. Как правило, такая задолженность определяется двумя критериями:

• количество дней отсрочки платежа;
• максимальная сумма задолженности.

Даже если клиент выдерживает сроки оплаты согласно договору, менеджер по продажам должен проводить работу с текущей дебиторской задолженностью — ежедневно следить за графиками поступления денег, и напоминать клиенту о том, что скоро подходит срок оплаты счета. Как правило, такие напоминания клиенту необходимо делать за три и за один день до даты планового платежа.

На подготовительном этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности

После поступления денег на счет компании, менеджер должен поблагодарить клиента за осуществленную оплату. Максим Голубев считает: «Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!».

2. Просроченная дебиторская задолженность

Это та задолженность, срок оплаты которой, согласно договору, уже наступил, но срок просрочки не превышает критичного срока. Критичный срок — это срок, который устанавливается внутренним регламентом компании. Как правило, для разных категорий контрагентов он устанавливается разный.
При появлении просроченной дебиторской задолженности очень важно «удержать» клиента в состоянии оплаты текущих платежей. В таком случае с клиентом необходимо договориться о том, что он продолжает гасить дебиторскую задолженность согласно договорным обязательствам, а просроченная задолженность для него реструктуризируется. То есть составляется график погашения просроченного платежа. «При достижении таких договоренностей можно продолжать клиенту отгрузку», — считает Максим Голубев.

При работе с просроченной дебиторской задолженностью, очень важно дать клиенту понять, что никто не даст ему превратить это в систему.

3. Проблемная дебиторская задолженность

Проблемная дебиторская задолженность — эта та задолженность, сроки просрочки которой превысили критические сроки. При появлении такой задолженности, Максим Голубев рекомендует все отгрузки товара такому контрагенту блокировать, и предупреждает: «Чем старше проблемная задолженность, тем сложнее ее взыскать».

Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!

При появлении проблемной дебиторской задолженности, финансовая ответственность делится между менеджером отдела продаж и начальником отдела продаж. При работе с проблемной дебиторской задолженностью определяют четыре этапа переговоров:

• Переговоры на уровне менеджера отдела продаж,
• Переговоры на уровне начальника отдела продаж,
• Переговоры на уровне первых лиц компании,
• Судебное решение вопроса.

Для каждого этапа переговоров обязательно устанавливается временной регламент перевода переговоров на новый этап.

4. Безнадежная дебиторская задолженность

По мнению спикера, это задолженность с возрастом более 1095 дней. Такую задолженность уже, как правило, взыскать невозможно или очень дорого. Безнадежную дебиторскую задолженность с возрастом более 1095 дней компания имеет право списать за счет собственной прибыли.

Максим Голубев приводит данные, что в развитых странах с высокой культурой платежей норма безнадежной задолженности — 0,2% от общей суммы задолженности. В хороших российских и украинских компаниях — это 2% — 3% от общей суммы задолженности. А общепринятое критическое значение — 7% от общей суммы задолженности.

Танец, а не борьба

Так или иначе, как только компания начинает работать с дебиторской задолженностью, ей приходится вести переговоры по возврату этой задолженности. Максим Голубев убежден, что делать это нужно умеючи, используя целый набор приемов и тактик. «Переговоры по возврату долгов почти обречены, если переговорщик будет бороться с тем, кто ему должен, — говорит тренер. — Чем больше борьбы, а не общения, тем больше сопротивление должника. Должника нужно заставить „танцевать“ под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров».

По словам спикера, существует две стратегии ведения переговоров с дебиторами:

Стратегия боксера — ее основой является тактика «мы друг против друга». Данную стратегию можно применять, если вы обладаете такой силой, против которой должник точно не устоит;

Стратегия айкидо — в ее основе лежит тактика «Мы не друг против друга, а мы вместе против общей проблемы. Вы и мы хотим сохранять наши хорошие отношения в бизнесе, мы и вы хотим продолжать совместный бизнес, но у нас возникла общая проблема, которую мы совместно должны решить».

Должника нужно заставить «танцевать» под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров

Именно стратегию айкидо Максим Голубев рекомендует применять для ведения переговоров с дебиторами. Общая суть психологического айкидо заключается в том, чтобы не сопротивляться чужой агрессии, а гасить ее; от начала до конца сохранять выдержку и доброжелательность; помнить, что стремление понять, не означает принять — вы хотите понять его и только!

Кроме этого, нужно допускать, что партнер имеет полное право на свой взгляд и свою оценку ситуации. Это всего лишь сорняки в его голове. И это не повод, чтобы его ненавидеть. А управлять нужно так, чтобы самого управления не было видно.

Приемы возврата долгов

Как же применить эту стратегию на практике? Какие приемы можно использовать для ведения переговоров с дебиторами? Максим Голубев поделился несколькими такими приемами.

• Заезженная пластинка. Можно «долбить» клиента, выколачивая долг, не разрушив при этом отношений.
• Ложные акценты. Можно попросить у клиента то, что он явно не даст, но что может сломать его сопротивление, после чего он будет готов отдать то, что вы просите.
• Общие интересы. Можно обозначить общие интересы, чтобы клиент осознал вашу ценность для него.
• Подарки. Можно оказать предварительно какие-то услуги или сделать маленький подарок, чтобы сделать его обязанным вам.
• Агенты влияния. Можно использовать в качестве агентов влияния других людей, которые помогут вам повлиять на должника.
• Будущие потери. Можно описать какие-то последствия (страшилки) в случае не возврата долгов, не испортив при этом отношения.

Методы манипуляции дебитором

Очень часто для того, чтобы переговоры по возврату долгов окончились успешно, приходится использовать методы манипуляции дебитором. Вот некоторые из них:

• Я — образ. «Принято ли в вашем кругу отдавать долги? Как бы отнеслись люди вашего круга к человеку, который этого не делает? Русских купцов отличала честь. И это был самый большой репутационный капитал, помогающий создавать денежный капитал»
• Интерес к новому. «Есть теория кармы, по которой не возврат долгов разрушает карму не только самого человека, но и его детей и внуков. Подумайте, стоят ли какие-то деньги будущих болезней или несчастий для вашего потомства?»
• Рай. «Верните долг, и ваша репутация останется безупречной».
• Ад. «Если вы не вернете долг вовремя, то мы постараемся, чтобы о вашей ненадежности узнало как можно больше людей».
• Смена контекста. «Если деньги не возвращают, то это называется рэкет».
• Кресло. «Что бы вы делали на моем месте, если бы вам не возвращали долги?»
• Сократовский метод. «Порядочные люди отдают долги? (Да) Вы порядочный человек? (Да) Когда вы хотите рассчитаться?».
• Рамки. «Срок возврата до 15 числа. Далее дело передается органам, которые занимаются возвратом долгов».
• Референтные группы. «Везде есть люди, которые по разным причинам не возвращают долги во время. Среди успешных бизнесменов их меньше, а среди тех, кто сидит в тюрьмах, доля их высока».

Дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, чтобы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать
Способы защиты от манипуляций

Точно так же, как и вы, дебитор может и будет применять методы манипуляции во время переговоров. Только его целью будет — не выплачивать долги. Спикер дает совет: «При явном воздействии, когда чувствуете, что вас затягивают как муху в паутину, переключайтесь на посторонние мелочи: рассмотрите его галстук, манеру говорить и прочее, представьте его со сковородкой на голове или сидящем на унитазе. После этого вы ему не по зубам!». Вот еще некоторые методы защиты от манипуляций:Метод «Мандата». При отказе манипулятору в его просьбе, берите в руки мандат. Чтобы отбиться, лучше всего берите мандат от кого-то или чего то, что не подвергают сомнению. Не разрешает шеф. Это не входит в мои полномочия. Это запрещено законом или нашими правилами и т. п. Не пытайтесь объяснить какими-то сложившимися обстоятельствами. Манипулятор насядет на вас всей своей тушей.

«Резиновый мяч» (Вопрос-ежик). Не верьте на слово угрозам. Когда люди угрожают уйти или «это наше последнее слово», удостоверьтесь, говорят ли они это всерьез.

«Я пострадаю». Объясните манипулятору, что при выполнении его требований вы сильно пострадаете (вас выгонят с работы, вас лишат чего то, снизится ваш рейтинг или авторитет и т. п.) Иногда это проходит.

«Дайте мне закончить». Не бойтесь прерывать манипулятора. Не стоит на любой пинок отвечать тем же. Если вы поступите благородно и не ответите, то у людей возникает бессознательное чувство вины. И это создает условие для уступок с их стороны.

Бифуркация. Если требуется переломить ход переговоров, используйте приемы бифуркации — поступите неожиданно, например, измените тон голоса или темп речи. Это сбивает и ослабляет сопротивление.

12 правил работы с дебиторской задолженностью

«Все умеют бегать, но чтобы бегать, как Олимпийский чемпион, нужно не только много тренироваться, но и изменить саму парадигму бега, — говорит Максим Голубев. — Так и в переговорах. Чтобы научиться олимпийскому стилю ведения переговоров, нужно изменить внутренние установки и парадигмы». Подводя итог, тренер еще раз напоминает основные правила работы с дебиторской задолженностью:

• Деньги, которые должен клиент — мои деньги.
• Как правило, клиент всегда считает «Если можно не платить, нужно не платить!»
• В первую очередь не платят тому, кто не просит.
• Друзьям платят почти всегда, поэтому я дружу со своим клиентом.
• Если я работаю с отсрочкой платежа — я управляю дебиторской задолженностью
• Я отношусь с недоверием к каждому клиенту, поэтому заранее готовлюсь к суду. Грамотный контракт — мое спасение.
• Я начинаю работать с дебиторской задолженностью уже при появлении текущей ДЗ.
• Мой клиент знает, что я всегда помню о ДЗ.
• Штраф клиента за просрочку не его наказание, а возмещение моих убытков.
• Я занимаюсь двумя бизнесами — товарным и финансовым.
• Я участвую в финансовой ответственности за безнадежную ДЗ.
• Я знаю, что ДЗ всегда будет, но я отвечаю за ее качество.

Организации или ИП с безналичной системой оплаты зачастую недоумевают: «Что такое: дебиторская задолженность ежемесячно становится все больше, растет как снежный ком?» Кто-то скажет, что это хорошо - продукция (услуги) имеет спрос, а с расчетом можно некоторое время и подождать. Но не стоит обольщаться - в основном такое увеличение является сигналом того, что фирма в скором будущем понесет убытки. Вы никогда не задумывались о том, что некоторые постоянные должники используют вас как банк? Те средства, которые не выплачены вам в срок - это свободные деньги для ваших клиентов. Они направляют их на другие нужды, дескать, с платежами вам можно и подождать (никто ж не требует). А что делают кредитные организации в таком случае? Естественно, штрафуют за несвоевременную оплату или начисляют проценты. Так что пришла пора понять, что такое и как ее уменьшить, взяв под строгий контроль!

Советы, которые помогают снизить дебиторскую задолженность

В принципе, вся «дебиторка» делится на следующие виды: нормальная (период между отгрузкой (оказанием услуг) и сроком расчета по договору); просроченная (сумма не поступила в оговоренную контрактом дату) и безнадежная (когда нет возможности вернуть денежные средства). И чтобы не оказаться во второй и третьей ситуациях, необходимо придерживаться следующих советов. Постоянная работа с дебиторской задолженностьюимеет несколько этапов.

Зачем нужен аудит долгов?

При правильном управлении эффективно срабатывает постоянное наблюдение за долгами. Большинство клиентов, как правило, платят своевременно. Кроме того, желательно делать проверку состояния счетов, проводя аудит дебиторской и По его результатам выявляются слабые и сильные стороны деятельности фирмы, а также предлагаются соответствующие меры, направленные на улучшение ее финансового состояния. Основные шаги следующие:

1. Изучение учредительных документов,
2. Анализ увязка финансовой документации с условиями договоров и расценок, действующих на тот момент.
3. Оценка расчетных документов, сравнение с отчетными формами.
4. Определение достоверности данных в бухгалтерском балансе и его приложениях.
5. Разработка рекомендаций.

В принципе, область работы с дебиторской и кредиторской задолженностью требует лишь отлаженной системы организации и контроля. Устанавливайте свои правила, а затем следуйте им.

Данный этап является основным, так как происходит непосредственное создание прикладных методов работы с дебиторской задолженностью, а именно действиями, которые приводят к возврату задолженности, что и является основной целью:

А) Звонки клиентам (подготовка к звонку клиенту, выбор времени звонка).

Б) Написание писем:

Перечень документов для клиента,

Для подтверждения дебиторской задолженности,

Взаимодействие с бухгалтерией компании для подготовки документов клиенту.

В) Встречи с клиентами.

Г) Ведение переговоров:

Общие правила,

Определение ответственного лица у клиента за оплату задолженности,

Варианты договоренностей с клиентом при невозможности немедленной оплаты с его стороны,

Варианты действий при отказе клиента платить или грубости со стороны клиента при общении,

Определение периодичности звонков.

Д) Фиксирование информации о работе с дебиторской задолженностью (CRM/автоматизация процесса сбора и фиксирования информации).

Если долг не погашен в срок, есть всего два способа его вернуть: договориться с должником о добровольном возврате или взыскать его в принудительном порядке.

Преимущества досудебного урегулирования долга -- это отсутствие дополнительных издержек, связанных с обращением в суд, и взаимовыгодное разрешение потенциально конфликтной ситуации без ущерба для деловой репутации и взаимоотношений партнеров.

С должниками следует постоянно поддерживать контакт:

Высылать напоминания о приближении сроков погашения задолженности (по обычной или электронной почте),

Вести телефонные переговоры

Личные встречи с руководством должника,

Предъявлять претензии.

К финансовым способам воздействия на дебиторов, допустивших просрочку платежа, относятся:

Применение штрафных санкций,

Предложения о проведении взаимозачетов,

Реструктуризации долга,

Продажа задолженности,

Инициация процедуры банкротства и др.

Выбор того или иного метода зависит от:

Особенностей должника,

Суммы задолженности,

Количества дней просрочки,

Готовности должника к погашению долга и других факторов.

В этом смысле хотелось бы сразу оговориться, что коллекторская деятельность не подразумевает выполнения однозначно негативной функции в отношении должника. На первоначальном этапе возникновения задолженности принимаются попытки возможной ее реструктуризации и создания реальных условий надлежащего исполнения обязательства -- составление специальных графиков погашения задолженности в случае резкого ухудшения финансового состояния добросовестного должника и т.д. В некоторых случаях это скорее даже «антиколлекторская» деятельность в классическом ее понимании, так как такие действия направлены на исключение последнего судебного этапа взыскания дебиторской задолженности.

Любая организация, имеющая необходимость взыскания большого количества дебиторской задолженности, рано или поздно встанет перед выбором, каким путем ей пойти для того, чтобы вернуть вложенные средства.

Несмотря на различие типов долговых ситуаций, можно выделить общие особенности:

Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев;

Использование инновационных методов взыскания;

Эффективное применение уголовного преследования должников, в том числе и по редким составам (ст. ст. 177, 315 УК РФ и др.), за счет информационной и научно-консультационной поддержки.

Обеспечение баланса между конвейерностью взыскания и разработкой уникальных программ действий для сложных случаев особо важно при взыскании большого объема задолженности (более 300-500 ежемесячно).

При этом важно, чтобы присутствовала централизация деятельности по взысканию долгов, то есть общее руководство, и сотрудники занимались бы только взысканием долгов, а не совмещали эту работу с выполнением других задач, так как иначе у них всегда будет возможность оправдать низкую эффективность своего труда необходимостью делать что-то другое.

Повышение эффективности работы по взысканию задолженности возможно при введении в эту схему разделения труда элемента, ответственного за подготовку материалов для PR-сопровождения взыскания: проектов уведомлений, обращений, пресс-релизов и статей. Опыт показывает, что именно PR-сопровождение взыскания для многих крупных покупателей (дебиторов) является решающим фактором для принятия решения о погашении долга. Репутационное воздействие может подготавливаться на базе взаимодействия обычных коллекторских отделов с PR-подразделением, обязанности которого расширяются, либо навыкам организации PR.

Дебиторскую задолженность продают при острой потребности в денежных средствах. Ее покупают предприятия, которые являются должниками дебитора. Приобретая дебиторскую задолженность с дисконтной скидкой, они предъявляют ее должнику к погашению по полной стоимости. Купить долг может также компания, которая входит в ту же финансовую группу, что и должник, и заинтересована в скупке всех долгов организаций холдинга. Кроме того, перепродать долг можно лицу, заинтересованному в обладании правами требования именно к этому должнику. Например, так бывает, когда дебитор находится на стадии банкротства (или его «подводят» к банкротству) и среди кредиторов идет борьба за максимальное количество голосов на собрании кредиторов.

При исчерпании всех разумных мер кредитор может взыскать долг через суд. Обычно обращение в суд ведет к разрыву партнерских отношений, но также может послужить началом конструктивного диалога с должником. В дальнейшем новые должники, зная о том, что долговые споры поставщик всегда решает через суд, стараются не допускать просрочки погашения задолженности.

Обращаются в суд в следующих ситуациях:

Должник не признает долг или имеет встречные претензии к кредитору;

Должник признает долг, не имеет претензий к кредитору, обладает активами, достаточными для погашения обязательства, но не желает платить или требует от кредитора льготных условий поставок;

Дебитор находится в предбанкротном состоянии.

В последнем случае наличие исполнительного листа позволяет в случае банкротства попасть во вторую очередь требований, что, как правило, существенно повышает шансы кредитора на погашение долга.

До обращения в суд кредитору важно оценить:

Законность своих требований,

Надежность доказательной документальной базы,

Наличие у должника имущества или денежных средств, которые обеспечат реальную возможность исполнения положительного для кредитора судебного решения.

Методика работы с должниками -- юридическими лицами:

Коллектор - сотрудник компании, ответственный за сбор задолженности.

Источники информации по компании, сотрудникам, владельцам:

1. Внутренние ресурсы системы:

База данных о ранее проверявшихся объектах, результатах их проверки и дальнейшего взаимодействия;

База данных об объектах, по которым имеется информация о нецелесообразности установления с ними деловых отношений (стоп-лист) и т.п.;

2. массивы справочной информации

Телефонные книги,

Адресные справочники и др;

3. базы данных с онлайн-доступом (ресурсы государственных структур):

Пенсионного фонда РФ,

Федеральной налоговой службы,

Федеральной миграционной службы,

Арбитражных судов,

Поисковики (Google, Yandex, Yahoo и др.)

Сайты по поиску работы (HH.ru, Job.ru, Superjob.ru, работа.mail.ru и др.)

- «месседжеры» (icq, quip, skype, sipnet и др.)

Технические средства контакта с должником:

1. Телефонные звонки (вручную: городской, мобильный, робот-напоминание)

6. Cообщения в интернете (сайтах, форумах, чатах, социальных сетях, skype, icq)

1. Необходимо выяснить, насколько целесообразно проведение розыскных мероприятий, поскольку на розыск должника может уйти от нескольких дней до нескольких недель, а в результате выяснится, что должник неплатежеспособен.

2. При осуществлении «PR» деятельности необходимо проводить сбор и оценку обратной связи: реакции оппонентов, общественности, правоохранительных органов. При распространении соответствующих действительности сведений юридические риски минимальны, равно как и риски симметричного PR-ответа.

3. Эффективных методов возврата долга в досудебном порядке, не идущих вразрез с действующим законодательством, не так много, и все они сводятся к единому принципу: создание для клиента, ставшего должником, максимально неблагоприятных условий для его дальнейшего благополучного проживания. Безусловно, все действия осуществляются только в рамках законодательства. Это:

1. назойливость,

2. убеждение,

3. давление

4. хитрость.

4. Ни в коем случае нельзя забывать про должника. Воздействие должно быть постоянным. Начиная с момента выпадения договора в просрочку должен быть установлен четкий тотальный контроль за должником вплоть до погашения долга. В противном случае может возникнуть абсурдная ситуация: должник «заряжен» на оплату и ждет денег, но если вы не напоминаете ему о долге, то он, получив долгожданную сумму, вместо оплаты потратит деньги на собственные нужды. Чтобы избежать данной ситуации, коллектор обязан систематически напоминать должнику о его нерешенной проблеме и подталкивать к оплате.

5. Задача -- развеять миф о безнаказанности неоплаты. С его вмешательством покой в жизни должника должен закончиться. Клиент, ставший должником, должен четко понимать: про него не забыли и не забудут. И будут беспокоить до тех пор, пока проблема не будет решена.

6. Рычагом воздействия на должника может быть один из трех компонентов:

Заинтересованность: коллектор создает условия, при которых клиент прямо заинтересован в скорейшей оплате своего долга. Когда коллектор предлагает должнику заплатить сумму ниже указанной, убирая штрафы. Должник воспринимает это как выгодное с финансовой точки зрения предложение и оплачивает свой долг.

Зависимость: коллектор находит болевую точку клиента и методично на нее давит. В случае погашения долга эта зависимость исчезнет. Поэтому оплата поступает в указанный коллектором срок.

Компрометирующие материалы: в ходе своей работы коллектор выявляет сведения, которые могут скомпрометировать должника или угрожает их опубликовать.

Меры воздействия для должников:

1. Угроза использования связей агентства для инициации проверок служб:

Налоговой,

Антимонопольной,

По контролю за легальным ПО,

Трудовой,

Миграционной и.т.д.

Информирования соответствующих общественных, саморегулируемых организаций о совершенных действиях

2. Угроза вскрытия имущественного положения должника, выявление прав на:

Объекты недвижимости

Автотранспортные средства,

Личные счета или счета родственников в коммерческих банках и т.п.

Принятия превентивных мер по предотвращению перевода должником своего имущества на других лиц.

В соответствии со ст. 58 ФЗ «Об исполнительном производстве» в случае отсутствия у должника-организации денежных средств, достаточных для погашения задолженности, взыскание обращается на иное имущество, принадлежащее ему на праве собственности, праве хозяйственного ведения или праве оперативного управления (за исключением имущества, изъятого из оборота либо ограничиваемого в обороте), независимо от того, где и в чьем фактическом пользовании оно находится.

3. Угроза воздействия в рамках уголовного преследования, в том числе обращение в правоохранительные органы в целях проверки действий должника на предмет мошенничества и применения УК РФ (ст. 177 «Злостное уклонение от погашения кредиторской задолженности»).

Использования правовых способов обеспечения взыскания по долгу,

Контроля за ходом исполнительного производства,

Привлечение судебных приставов и ОБЭП,

Заявления гражданского иска в уголовном процессе, за счет которого задолженность организации может превратиться в личный долг руководителя

Использования процедуры обеспечения исковых требований

Информационного освещения юридического процесса: размещение новостей о совершенных действиях в СМИ, информирование общественности о позиции заинтересованных лиц.

Наложить арест на имущество, принадлежащее ответчику и находящееся у него или других лиц, арест денежных средств на расчетных счетах

4. Создание угрозы репутации:

1. угрозы распространения соответствующей действительности информации о сложившейся ситуации в СМИ путем рассылки статей и комментариев

2. угроза внесения в черные списки в Интернете, содержащие сведения о неплательщиках с указаниями имен руководителей таких компаний,

3. написание обращений, пресс-релизов и статей о должнике на сайтах, блогах, форумах, социальных сетях.

Партнерам,

Конкурентам

Госорганам,

Клиентам, в том числе потенциальным,

Партнерам,

Конкурентам

Поставщикам,

Собственникам,

Госорганам,

Потенциальным покупателям организации и ее имущества.

Дебиторская задолженность – это обычное явление в коммерческой деятельности любого предприятия или ИП, заключающееся по своей сути в предоставлении другим лицам и фирмам своих собственных средств во временное пользование, чаще бесплатное. А так как от обеспеченности свободными оборотными средствами (деньгами) в текущий и любой момент времени зависит в целом эффективность бизнеса, то работа с дебиторской задолженностью – это то, чему необходимо уделять должное внимание, а отчет о дебиторской задолженности, ее движении должен быть всегда на рабочем столе предпринимателя, руководителя фирмы.

Дебиторская задолженность

Согласно классическому определению – это сумма всей задолженности (долгов) предприятию или предпринимателю. В управленческом и бухгалтерском учете «дебиторка» относится к оборотным средствам предприятия.

Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности. Ее источником бывают:

1. Предприятия контрагенты , например, покупатели. В этом случае долг возникает тогда, когда товар (продукт, оказанная услуга) отпускается, передается покупателю, клиенту, но тот на определенную дату пока еще не рассчитался за покупку.

Это чаще всего случается тогда, когда покупателю предоставляется рассрочка по платежам, отсрочка. Например, поставщики или производители, поставляющие свою продукцию в торговые сети, деньги получают не сразу в момент поставки, а в течение определенного срока отсрочки, который, в зависимости от продукции и сроков ее хранения, может достигать периода больше 1 месяца.

В течение всего этого периода отсрочки сумма за проданные изделия у поставщика ил производителя будет записана (учтена) в разделе «Дебиторская задолженность». Скорее всего, в управленческом учете это будет отдельный документ – отчет о дебиторской задолженности.

2. Поставщики тоже могут быть дебиторами, то есть, должниками. Это случается тогда, когда вы что-то заказали у поставщика или производителя работ и услуг и передали ему аванс. Деньги (часть денег в виде аванса) вы передали, а сам товар (услуга, продукт) еще не поступил в ваше распоряжение. И вот в течение этого временного промежутка между тем, как вы передали аванс и тем, как получили товар, у вас, как у заказчика, сумма аванса будет записана в отчет о дебиторской задолженности.

3. Работники предприятия . Им можно выплатить аванс: пока не закончится рабочий период, точнее, пока работник не отработает этот аванс, сумма эта должна быть вписана в отчет о дебиторской задолженности.

Командировочные работники. Когда вы отправляете человека в командировку, вы выдаете ему денег, например, на аренду гостиницы и на другие нужды, связанные с работой. И до тех пор, пока человек не вернется из командировки и не отчитается перед бухгалтерией, предъявив все документы (чеки, квитанции), выданная сумма также будет отражена в соответствующем разделе документа «Отчет о дебиторской задолженности».

4. Налоги . Предприниматель может либо заплатить какой-то налог авансом, либо по какой-то причине, например, в виду неправильного расчета, заплатить в бюджет больше, чем нужно. И вот до следующего платежа эта сумма переплаты в виде долга бюджета перед предпринимателем также будет записана в отчет о дебиторской задолженности. Скорее всего, как это бывает в большинстве случаев, данная сумма переплаты будет зачтена при следующем расчете платежей по налогам.

5. Займы . Предприниматель или фирма может прокредитовать, то есть, дать в долг другому предпринимателю или другой фирме денег взаймы. Соответственно, должник будет дебитором, а сумма займа запишется в отчете о дебиторской задолженности.

Примечание

Виды задолженностей

1. Текущая . Она возникает вследствие обычной коммерческой деятельности и вытекает из условий договора, когда по договору одна сторона либо предоставляет другой стороне отсрочку по платежам (магазин покупателю), либо одна сторона выплачивает другой стороне (магазин поставщику) аванс.
   Период отсрочки или аванса, предусмотренного договором – это период дебиторской задолженности. Текущая «дебиторка» предсказуемая, ожидаемая.
2. Просроченная . Это когда одна из сторон нарушила договорные условия. Например, не рассчиталась вовремя за проданный товар или вовремя не произвела поставку товара, за который уже получила аванс.
   Просроченная – это по которой уже необходимо проводить определенный комплекс мероприятий, направленных на ее взыскание.
3. Безнадежная . Вероятность ее взыскать, то есть, вернуть крайне мала, близка к нулю. В большинстве случаев по ней истек срок исковой давности (обычно три года).

Кстати, фирма может создавать резервы для того, чтобы можно было наиболее безболезненно компенсировать свои потери от безнадежных долгов – это резервы по сомнительным долгам.

По срокам «дебиторка» бывает:

1. Краткосрочная – сроком до 12 месяцев.
2. Долгосрочная – сроком более 12 месяцев.

Управление дебиторской задолженностью

«Дебиторка» по своей экономической сути является кредитованием контрагента, потому что он в течение какого-то времени должен вам деньги. Причем, чаще всего это кредитование бесплатное. Поэтому вашему должнику выгоднее как можно дольше долг не отдавать, а вам, соответственно, выгоднее, чтобы все долги возвращались в установленные договорные сроки и раньше.

Конечно, в договорах обычно пишут условие, что в случае нарушения сроков платежей должник за каждый день просрочки должен будет выплатить пени, которые обычно равны 1/300 учетной ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Но это все равно меньше, чем ставка по обычному кредиту в коммерческом банке.

Когда вам должны – это всегда деньги, временно отвлеченные из оборота. Это означает, что в то время, пока кто-то пользуется вашими деньгами в виде «дебиторки», эти же деньги вы могли бы вложить в более выгодное мероприятие – закупить товар и продать его, возможно, даже несколько раз или элементарно положить на депозитный счет в банке.

В связи со всем этим предприниматель должен всегда уделять должное и особенное внимание управлению этим видом своих активов. В общем смысле под таким управлением понимается «держать руку на пульсе»: главным образом, не допускать, чтобы «дебиторка» критически увеличивалась или переходила из разряда текущей в просроченную или даже в безнадежную. К примеру, можно всем своим покупателям товар продать в рассрочку, а пока ждать от всех постепенных платежей, фирму придется закрыть.

Инвентаризация

Управляя своими активами, предприниматель должен провести ревизию или инвентаризацию дебиторской задолженности. Ее вообще необходимо делать периодически, например, вместе с инвентаризацией товаров.

Проводя инвентаризацию, необходимо выявить всех должников, вписать их в соответствующий отчет или реестр. С кем из контрагентов ясности в расчетах очевидной нет, необходимо провести сверку. Результат такой сверки оформляется в акт сверки взаиморасчетов. Это бухгалтерский документ. Сверкой обычно занимается тот, кто с этим конкретным контрагентом работает, то есть, определенный менеджер.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

Это один из самых важных показателей финансового анализа деятельности фирмы, предпринимателя. Коэффициент оборачиваемости находится достаточно просто:

КоДЗ = В / ДЗср

В этой формуле:

КоДЗ – коэффициент оборачиваемости.

В – выручка от продаж за какой-то период, например, за квартал или за год. Выражается в рублях.

ДЗср – Среднее значение дебиторской задолженности в рублях за тот же период.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Среднее значение находится тоже достаточно просто:

ДЗср = (ДЗн + ДЗк) / 2

В этой формуле:

ДЗср – среднее значение «дебиторки»

ДЗн и ДЗк – значения соответственно на начало периода и на его конец, например, на первое число квартала (года) и на последнее.

Экономический смысл этого коэффициента означает то, что он показывает, сколько выручки, которую магазин получил в течение отчетного периода, было «заморожено» в виде «дебиторки», то есть, временно выведено из оборота.

Нормальных показателей коэффициента оборачиваемости, к которым нужно стремиться и которых нужно придерживаться нет: все зависит от сферы бизнеса, даже в торговле приемлемые показатели могут и будут отличаться друг от друга в зависимости от того, чем вы торгуете.

Вместе с тем, необходимо знать, что чем этот коэффициент больше, тем лучше.

Оборачиваемость определяют также не только в виде коэффициента, еще и в днях. Экономическая суть этого показателя, найденного в днях, сводится к тому, что он показывает, в течение скольких дней она оборачивается, то есть, превращается из долга в деньги – из «замороженных» денег в деньги «живые».

Или, что то же самое: в течение скольких дней денежные средства остаются «замороженными», то есть, выведенными из оборота в виде «дебиторки».

Оборачиваемость в днях находится так:

Оборачиваемость в днях = Т / КоДЗ

В этой формуле:

Т = отчетный период, для которого производится расчет. Если это месяц, то Т = 30, если квартал, то Т = 90, а если год, то Т = 365.

КоДЗ = коэффициент оборачиваемости, найденный для того же периода (месяц, квартал или год) по формуле, описанной выше.

Здесь тоже нет нормальных значений: все зависит от специфики бизнеса и от того, что вы продаете. Но этот коэффициент в днях должен быть чем меньше, тем лучше.

Указанные коэффициенты называют в экономическом анализе показателями деловой активности. Они являются очень важными, так как характеризуют эффективность вашего бизнеса.