Главная / Приказы

Особенности учета расходов на корпоративную сотовую связь, ограниченную внутренним лимитом компании. Расходы на мобильные телефоны и сотовую связь

По учету затрат для Елена Пшеничная, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт», советник государственной гражданской службы РФ 3 ранга, на главные вопросы.

Многие организации оплачивают мобильную связь своих сотрудников. При этом у компаний возникает немало вопросов по учету затрат для расчета налога на прибыль.

Следуя нормам налогового законодательства, к прочим расходам на производство и реализацию относятся траты на оплату услуг связи, вычислительных центров и (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, в соответствии с указанной нормой, в составе прочих можно учесть расходы на услуги телефонной связи при условии, что они соответствуют критериям, пунктом 1 статьи 252 НК. Другими словами, такие затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и быть экономически обоснованы, ну и, конечно, подтверждены документами.

В своем Письме от 23 июня 2011 года № 03-03-06/1/378 Минфин указывал, что для того, чтобы организация без рисков могла включить в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи, ей необходимо иметь утвержденный перечень должностей работников, которые вынуждены использовать мобильные телефоны; договор и счета оператора связи.

По порядку

Может возникнуть такой вопрос: в каком порядке относить на затраты сумму расходов на мобильную связь? Начнем со способов, с помощью которых организация может учесть эти траты.

Законодательство не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по звонку. Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность.

Очевидно, что если работники много времени тратят на разговоры по мобильному телефону, и это является спецификой их работы, то приобрести для них безлимитный тариф Однако возникает вопрос: «Разрешает ли закон учесть затраты в этом случае?» Однозначного ответа нет. Минфин полагает, что расходы на мобильную связь можно учесть при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ (Письмо от 23.06.2011 г. № 03-03-06/1/378). Судебной практики по данному вопросу немного. В постановлении от 27 октября 2009 года по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС Северо-Кавказского округа принял, как обоснованные, расходы на безлимитную сотовую связь, поскольку фирма представила договор о предоставлении услуг, счета-фактуры, распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности разговоров, номера телефона и стоимости.

Следовательно, ситуация с учетом затрат в этом случае аналогична учету практически любых расходов. Главное, чтобы организация доказала, что понесенные траты соответствуют требованиям статьи 252 НК.

Личные переговоры

А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов.

Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации.

На имя сотрудника

Еще одна ситуация: договор с оператором заключен от имени сотрудника. Как учесть компенсацию расходов на мобильную связь? Статья 188 ТК закрепляет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Контракт может быть только письменным.

При этом указывают, что размер компенсации в таком случае должен соответствовать экономически обоснованным затратам (Письмо УФНС России по г. от 20.09.2006 г. № 20-12/83834.2). Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, сумму выплаченной работнику компенсации можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для его подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии): договор с оператором и бумаги, подтверждающие расходы (детализированный отчет, выписанный на имя работника).

Компенсация полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Организация, для расчета налога на прибыль, учтет ее как услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Однако если компания является плательщиком НДС, то налог к вычету со стоимости услуг связи, компенсированной работнику, она принять не сможет, поскольку счет-фактура на имя фирмы отсутствует.

Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают (Письма Минфина от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 г. № 2538-19): должностная инструкция, трудовой контракт, копия договора между работником и оператором связи, копия счета оператора.

Елена Пшеничная, для журнала «Расчет»

Для работников некоторых специальностей возможность постоянно находиться «на связи» крайне важна. Согласитесь, сложно себе представить курьера или менеджера по продажам, с которым невозможно связаться по мобильному телефону — отсутствие у них связи вполне может обернуться упущенным заказом. Понимая это, многие работодатели оплачивают мобильную связь своим сотрудникам. Сегодня мы поговорим о том, как правильно оформить оплату таких телефонных переговоров.

Обеспечить сотрудника мобильной связью можно несколькими способами. Например, можно выдать ему корпоративную «трубку», то есть аппарат, уже подключенный к сети. Можно обеспечить сотрудника только СИМ-картой, которую ему придется поместить в собственный телефонный аппарат. А можно и вовсе договориться, что сотрудник пользуется своей «трубкой», и своей «симкой», а работодатель возмещает ему стоимость переговоров. Очевидно, что у каждого из этих вариантов свои особенности налогообложения. Но сегодня мы остановимся на общем для всех этих способах моменте — оформлении внутренних документов, позволяющих учесть расходы по оплате переговоров сотрудников, а об особенностях налогообложения каждого из вариантов организации связи поговорим в следующей статье.

Приказы, регламент и докладные записки

Если организация решила оплачивать стоимость телефонных переговоров своих сотрудников, первое, что нужно сделать — утвердить перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. Для этого нужно издать , в котором желательно привести не только названия должностей, «обеспечиваемых» телефонами, но и обоснование данного решения по каждой из них. Например, указать, что сотовая связь будет оплачиваться экспедиторам с целью обеспечения постоянного контроля за их деятельностью, а также возможности оперативного и своевременного решения сложных ситуаций, возникающих при доставке товаров покупателям.

Далее желательно утвердить использования сотовой связи в служебных целях. В этом документе нужно четко указать могут ли сотрудники использовать служебные телефоны в нерабочее время, по выходным, установлены или нет лимиты по оплате связи. Кроме того, в регламенте, обычно, устанавливается порядок оплаты сотрудником стоимости личных переговоров по служебному телефону, формы внутренней отчетности по получению СИМ-карт, телефонных аппаратов и их использованию, а также по расходованию средств, выделенных на оплату услуг связи и т.п. Обратите внимание, что данные правила вполне могут отличаться для разных должностей. Например, курьеру может быть запрещено использовать служебный телефон по выходным, а сотрудникам отдела продаж — разрешено. Чем детальнее будет составлен регламент и чем более тщательно будут обоснованы его положения, тем меньше появится поводов для претензий у контролирующих органов.

Наконец, организации потребуются документы, подтверждающие фактическую передачу сотруднику СИМ-карты и телефонного аппарата (если таковая происходит). Для этого удобнее использовать ведомость или журнал. А если сотрудник использует собственное оборудование, то нужно оформить , которую необходимо завизировать у руководителя, и , либо составить договор аренды или ссуды (подробнее о вариантах оформления использования имущества сотрудника см. « »).

Счет и договор

Итак, документы, обосновывающие использование сотрудником корпоративной мобильной связи, составлены. Но они лишь основа для учета расходов на оплату телефонных переговоров. Чтобы включить в расходы стоимость самих переговоров, понадобятся еще два документа — договор с оператором на оказание услуг связи и счета оператора связи. И если с договором все понятно (он составляется при выдаче СИМ-карт и не важно, кто выступает стороной по договору — организация или сам работник), то со счетами ситуация сложнее.

Контролирующие органы требуют, чтобы данные счета были детализированными (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156). То есть содержали расшифровку информации о каждом звонке (входящий/исходящий, телефонный номер второго абонента, время совершения звонка и его длительность). Но подобная «роскошь», во-первых, стоит денег, а во-вторых, недоступна на некоторых тарифных планах (особенно эта проблема актуальна, когда сотрудник использует собственную «симку»). Поэтому вопрос о возможности учета расходов на оплату услуг связи без детализированного счета оказывается весьма актуальным. К счастью, судебная практика отвечает на этот вопрос положительно для налогоплательщика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 01.11.08 № КА-А40/10063-08, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3910/2008(7317-А81-14).

Делить или лимитировать?

Очевидно, что детализацию переговоров контролирующие органы требуют для того, чтобы удостовериться: сотрудник разговаривал действительно «по делу», в интересах фирмы. Но ведь и у руководства организации тоже есть такая потребность: не очень-то выгодно оплачивать личные разговоры сотрудников. Но так как реально проконтролировать характер переговоров очень сложно (ведь и родственникам сотрудник может звонить в связи с работой), то многие работодатели устанавливают для сотрудников лимит расходов на использование сотовой связи. Соответственно любые переговоры в пределах лимита считаются деловыми и оплачиваются, а любые переговоры сверх лимита признаются личными и их стоимость возмещается работниками за счет собственных средств.

Подход, действительно, заманчивый. Но он все равно не освобождает от обязанности обосновать экономическую обоснованность и производственную направленность расходов на связь. Так что даже если в организации установлен лимит, необходимо позаботиться о составлении документов, подтверждающих, что переговоры ведутся в интересах фирмы. Такими документами, как уже упоминалось, являются приказ об утверждении перечня должностей, имеющих право на корпоративную связь, с соответствующим обоснованием, регламент использования корпоративной связи, а также отчеты, составляемые сотрудниками. Причем эти документы нужны как в том случае, когда сотрудник превысил лимит, так и в том, когда он в него уложился.

Л.В. Чхутиашвили , аудитор, член ИПБ Московского региона, канд. экон. наук

Рабочий мобильный телефон, когда работодатель предоставляет сотруднику аппарат и (или) оплачивает мобильную связь, – распространенное явление. Как правильно учесть расходы на приобретение мобильных телефонов и оплату услуг связи?

Работодатель может пойти двумя путями, обеспечивая сотрудникам мобильную связь:

1) подключать их к корпоративному тарифу, тем самым полностью оплачивая мобильную связь;

2) оплачивать или компенсировать расходы по тарифу, которым пользуется сотрудник.

В обоих случаях возможны различные варианты: работодатель может приобрести телефонные аппараты и выдавать их сотрудникам вместе с sim-картами или без них, может выдать только sim-карты, может перевести номер, которым пользуется сотрудник, на корпоративный тариф, может оплачивать (компенсировать) расходы на мобильную связь по тарифу, которым пользуется работник, полностью или частично.

Налог на прибыль

По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.

Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).

В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.

Мобильный телефон

Приступая к учету расходов на мобильную связь, прежде всего необходимо отразить в учете затраты на приобретение мобильного телефона. Именно от цены телефона (речь идет о цене собственно телефона, без учета стоимости sim-карты) будет зависеть порядок учета его стоимости для целей налогообложения прибыли.

Телефоны стоимостью более 40 000 руб. относятся к амортизируемому имуществу, расходы на приобретение которого уменьшают налогооблагаемую прибыль через механизм амортизации (п. 1 ст. 256 НК).

Если же стоимость аппарата менее 40 000 руб., у организации есть возможность списать затраты на его приобретение единовременно. Такие суммы включаются в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

Передачу мобильных телефонов сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников, которые с момента получения телефонов несут ответственность за их сохранность и будут обязаны вернуть их при увольнении из организации. Может ли работник забрать телефон с собой, получить в подарок или выкупить по остаточной стоимости у организации? Эти вопросы всегда решаются индивидуально по соглашению сторон.

Когда работник использует для рабочих разговоров свой личный мобильный телефон, организация может компенсировать ему использование, износ (амортизацию), а также расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Использование личного имущества работника в служебных целях должно быть обусловлено его должностными обязанностями, характером его работы. На это указывает Минздравсоцразвития России в письмах от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19.

Как отмечается в письме Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного имущества работника для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.

Подтверждением как того, что расходы носят производственный характер, так и того, что право собственности на используемое имущество принадлежит работнику, должны быть соответствующие распорядительные документы. Размер возмещения расходов может:

Определяться соглашением между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа (письма Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43 и от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72);

Быть зафиксирован в должностной инструкции этого работника, где указывается необходимость обеспечения работника на соответствующей должности мобильной связью (письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275) или в самом трудовом договоре (письмо Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194).

Чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях. Производственный характер таких расходов могут подтвердить такие документы, как служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона, подробная детализация счета, приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.

Sim-карты

Sim-карта, по сути, является инструментом, с помощью которого происходит подключение к услугам мобильной связи. А значит, расходы на приобретение sim-карт можно списывать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на оплату услуг связи.

Как правило, организация приобретает sim-карты, когда заключает договор с оператором мобильной связи на подключение к корпоративному, или бизнес-тарифу. Однако не все карты могут быть активированы, а зачисленные на счета суммы использованы. Sim-карта может быть подарена работнику или утеряна. Поэтому затраты на приобретение sim-карт в налоговом учете учитываются как материальные расходы организации.

Если по правилам оператора мобильной связи стоимость sim-карты полностью или частично зачисляется на счет абонента и будет расходоваться на оплату услуг связи в дальнейшем, такую стоимость (ее часть) sim-карты отражать в налоговом учете необходимо по мере ее расходования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272, пункты 1 и 2 ст. 318 НК). Если же сумма, уплаченная за sim-карту, не зачисляется на абонентский счет, такие расходы организация может учесть единовременно в момент приобретения.

Передачу sim-карт, как и мобильных телефонов, сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников.

Оплата мобильной связи

Рациональным для организации будет установить лимиты на оплату звонков сотрудникам, подключенным к корпоративной связи, и зафиксировать их в трудовом договоре либо в отдельном локальном нормативном акте. Вместе с тем следует подписать соглашение с оператором связи. В таком случае сумму счета в рамках установленного лимита организация сможет учесть в общехозяйственных расходах.

Минфин в письме от 27.07. 2006 № 03-03-04/3/15 рекомендовал следующую методику: «В налоговом учете превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит фирме указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации». Так, в себестоимость продукции, работ, услуг организации не будут включены расходы на личные разговоры сотрудников по мобильной связи.

Работников следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности. Такой подход полностью соответствует позиции Минфина, изложенной в письме от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.

Большинство организаций, оплачивающих своим работникам мобильную связь, предпочитают подключение к корпоративному тарифному плану. Это позволяет существенно сэкономить на расходах по оплате услуг сотовой связи. Это выгодно и экономически – фирма получает большие скидки от обслуживающей телефонной компании, и практически – в документах расходы отображаются одной суммой, что удобно для проведения счета. Такие тарифы предусматривают льготные звонки между сотрудниками одной организации и многое другое.

Порядок учета расходов на мобильную связь зависит от того, какой тарифный план был выбран организацией: безлимитный или с поминутной (посекундной) тарификацией.

Расходы налогоплательщика на почтовые, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иных аналогичных систем), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так сказано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Минфин России и суды разрешают учитывать расходы на мобильную связь по безлимитным тарифам для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008-12/27). Главное, чтобы такие расходы были экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).

Тарифные планы, как правило, являются дорогостоящими, и далеко не каждая организация может себе их позволить. Фиксированная месячная плата, как правило, позволяет сотрудникам организации свободно общаться только в пределах того региона, где они находятся. Междугородные и международные звонки оплачиваются отдельно.

Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сотрудника знакомят под подпись.

Как правило, для этих целей издается специальный приказ. Максимальный размер средств, оплачиваемый организацией, может быть указан в трудовом договоре с ним (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).

Следует отметить, что Минфин России придерживается мнения, что даже те звонки, которые осуществлены в рамках корпоративного лимита, могут быть сделаны не по рабочим целям. А значит, для подтверждения расходов на мобильную связь требуется представить следующие документы (письмо от 19.01.2009 № 03-03-07/2):

Утвержденный руководителем организации перечень должностей сотрудников, которым предоставляется мобильная связь в рабочих целях;

Договор с оператором на оказание услуг связи;

Детализированные счета оператора связи (по каким номерам, когда и на какую сумму велись переговоры с абонентами).

В письме Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.

Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат контрагентам. Номера телефонов, указанные в расшифровке, должны фигурировать в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п.

Это сложная задача. Часто представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и личные телефоны. Не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются недостаточной для анализа документацией.

В налоговом законодательстве не содержится требований об обязательном подтверждении мобильных расходов таким документом, как счет оператора связи. Большинство судов в последнее время приходят к выводу, что отсутствие данного документа не является основанием для исключения сумм, перечисленных на оплату мобильной связи, из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (постановления ФАС Московского округа от 22.06.2010 по делу № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 № А42-5778/2006).

В организации должен быть издан приказ со списком работников или должностей сотрудников, которым в связи с их профессиональной деятельностью необходимо использовать для работы мобильную связь. В приказе следует указать номера мобильных телефонов и sim-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками, цели использования мобильных телефонов (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).

Это условие должно быть также отражено в соответствующих должностных инструкциях, трудовых договорах. Кроме того, в должностной инструкции работника можно зафиксировать, что для выполнения трудовых обязанностей (в связи с разъездным характером работы по служебной необходимости) ему необходима мобильная связь.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам работников учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника, исходя из его должностных обязанностей, внутренним локальным актом организации (письмо Минфина России от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217). В то же время в Постановлении ФАС СКО от 27.10.2009 № А32-246/2008-12/27 суд признал затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной мобильной связи обоснованными в связи с тем, что она ему необходима для выполнения служебных обязанностей.

Стоимость сверхлимитных звонков организация не может учесть в составе расходов для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Исключением может быть издание руководителем организации специального приказа, в котором норматив расходов на мобильную связь в данном месяце для конкретного сотрудника увеличивается в связи со служебной необходимостью.

В противном случае сумма превышения либо удерживается из зарплаты сотрудника, либо оплачивается за счет чистой прибыли. При этом если работник компенсирует перерасход, сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

На основании статьи 272 НК РФ расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают, исходя из условий сделок (по сделкам с конкретными сроками исполнения) и принципа равномерного и пропорционального формирования доходов и расходов (по сделкам, длящимся более одного отчетного (налогового) периода).

Когда организация компенсирует работнику расходы на сотовую связь, связанные с личным мобильным телефоном, она учитывает их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

НДС, НДФЛ и страховые взносы

Оказание услуг мобильной связи на территории Российской Федерации признается объектом обложения НДС (ст. 146 НК РФ). Сотовый оператор (если он является плательщиком НДС) обязан выставить организации счет за услуги мобильной связи с учетом НДС, а также оформить и выставить счет-фактуру в порядке, предусмотренном статьями 168 и 169 НК РФ.

Сумма НДС, уплаченная организацией в составе платы за мобильные телефоны, sim-карты и услуги мобильной связи, может быть принята к вычету из бюджета на основании статей 171 и 172 НК РФ.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в пределах установленных организацией размеров.

Использование телефона с безлимитным бизнес-тарифом в служебных целях является основанием для списания полной суммы ежемесячной платы за услуги мобильной связи в расходы и освобождения от НДФЛ и страховых взносов, так как документально подтвержденные расходы НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).

На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)).

Что касается обложения сумм компенсации за мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами, то если разговоры сотрудник вел исключительно в служебных целях, облагать указанные выплаты налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами не придется (п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же разговоры велись в собственных интересах сотрудника и соответствующие расходы он работодателю не компенсирует, с указанных сумм придется перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Бухгалтерский учет

При наличии всех необходимых первичных документов, подтверждающих расходы на услуги мобильной связи, организация может включить такие расходы в состав расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

2) сумма расхода может быть определена;

3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (п. 16 ПБУ 10/99).

Приведем примеры, каким образом отражаются на счетах бухгалтерского учета расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.

Пример 1

Организация торговли ООО «Контакт» приобрела для своего сотрудника мобильный телефон и sim-карту за 17 700 руб. (в том числе НДС – 18%).

Дебет 60 Кредит 51

– 17 700 руб. – уплата за мобильный телефон для сотрудника включена в состав расходов на продажу;

Дебет 10 Кредит 60

– 15 000 руб. – поступление (оприходование) мобильного телефона с SIM-картой на склад организации;

Дебет 44 Кредит 60

– 15 000 руб. – телефон поступил в эксплуатацию;

Дебет 19 Кредит 60

– 2 700 руб. – отражен налог на добавленную стоимость;

Дебет 68 Кредит 19

– 2 700 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по мобильному телефону.

Пример 2

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит счета 51

– 7 080 руб. – произведена ежемесячная оплата за услуги мобильной связи;

Дебет 44 Кредит 60

– 6 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг мобильной связи;

Дебет 19 Кредит 60

– 1 080 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 1 080 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи.

Пример 3

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи, расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). Работник использует для работы личный мобильный телефон.

Приказом руководителя организации установлен лимит расходов на мобильные переговоры – 5 900 руб. (в том числе НДС – 18%).

Стоимость личных переговоров сотрудников организации составляет 1 180 руб. (7 080 руб. – 5 900 руб.). Эта сумма удерживается из зарплаты сотрудников.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 60

– 5 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному приказом руководителя лимиту (5 900 руб. – 5 900 руб. x 18% /118% = 5 900 руб. – 900 руб.);

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 900 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 60 Кредит 51

– 7 080 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам ООО «Контакт»;

Дебет 73 Кредит 60

– 1 180 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов предприятия;

Дебет 70 Кредит 73

– 1 180 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров, превышающих установленный лимит (Дебет 50, 51 Кредит 73, если отражается внесение в кассу или на расчетный счет фирмы суммы, подлежащей перечислению за услуги оператору сотовой связи).

Сегодня многие компании оплачивают мобильную связь для своих работников. Но на практике возникает целый ряд вопросов, как учитывать суммы, покрывшие стоимость телефонных переговоров, при расчете налога на прибыль. В частности, нужно ли определять величину расходов на звонки? И каким способом это лучше сделать? Как учесть затраты на телефонные аппараты и на сим-карты для них? На все вопросы ответила Елена Сафарова, юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом.

Какими способами можно определить сумму расходов на мобильную связь

Начну с того, что есть два способа учитывать расходы на мобильную связь. Первый – детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ – изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой же вариант вам лучше выбрать? Подскажу дальше, на что ориентироваться. Но прежде отмечу: какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами (см. образец ниже). Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации
Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров для вас, как бухгалтера, в том, что так вы будете готовы обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства – можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования
Явный плюс лимитирования – компания может оптимизировать затраты на мобильную связь. Проще говоря, вы заранее знаете, сколько денег заплатите за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

В противовес этому назову два очевидных минуса, которые встречались на моей практике. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Что делать, если сотрудник вел личные переговоры за счет компании?
Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Со служебными звонками мы разобрались.

А как быть с личными переговорами? Тут не важно, каким способом вы учитываете расходы на мобильную связь: детализируете или лимитируете. Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков
Сначала разберем ситуацию, когда работник компенсирует затраты компании на его личные звонки. Действуйте так. После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки
А вот обратная ситуация. Сотрудник не компенсирует работодателю потраченные на личные переговоры деньги. Так вот, стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Пример: Компания на общем режиме отражает в учете расходы на услуги мобильной связи

ООО «Вега» в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО «Вега» мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер.

Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле «Вега» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51

– 5 000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

– 4000 руб. (4720 – 720) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 720 руб. – учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 720 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 – 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Какие документы необходимы,чтобы подтвердить расходы на мобильную связь

Без проблем списать затраты на услуги сотовой связи удастся, если в наличии есть следующий комплект документов. Во-первых, правила пользования служебными мобильными телефонами. А во-вторых, утвержденный руководителем компании список работников, которым положена мобильная связь. Как вариант, все это можно закрепить в одном документе. В-третьих, трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон. И наконец, в-четвертых, договор с оператором сотовой связи и детализированные счета. Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Как учесть расходы на корпоративные сим-карты и сами телефоны
На семинарах мне часто задают вопрос: а можно ли списать расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов? Конечно, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Напомню, что корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Можно ли списать компенсацию за то, что сотрудник использует личный телефон
Теперь рассмотрим такую ситуацию, довольно частую. Ваш работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

Тут с налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Обратите внимание, что нужно оформить дополнительный документ, например приказ. В нем пропишите порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Удастся ли учесть в расходах плату за дополнительные услуги связи
Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д. При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы – счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще – внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

1. Чем подтвердить обоснованность расходов на сотовую связь.

2. Как оформить использование сотрудниками личных телефонов и сим-карт в служебных целях.

3. В каком порядке отражаются расходы на сотовую связь в бухгалтерском и налоговом учете.

Расходы на услуги связи – один из тех видов расходов, которые есть практически у любой организации и ИП. Причем все большую долю в этих расходах занимают услуги сотовой связи. И это неудивительно, ведь сотовая, или мобильная, связь позволяет намного оперативнее решать рабочие вопросы, а для некоторых работников использование стационарного телефона просто невозможно. Так, например, без мобильных телефонов при осуществлении трудовой деятельности не обойтись сотрудникам с разъездным характером работы, а также работа которых связана с частыми командировками. Поэтому перед работодателями встает необходимость обеспечить своих сотрудников сотовой связью, и сделать это так, чтобы учесть интересы работников и свои собственные и при этом избежать претензии налоговых органов. О том, как это сделать – читайте в статье.

Обеспечение сотрудников сотовой связью возможно в двух вариантах:

Корпоративная сотовая связь : договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю.

Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь : каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

Выбранный способ (или их сочетание), а также все существенные условия использования работниками сотовой связи в служебных целях, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Таким документом может быть, например, Положение об обеспечении сотрудников сотовой связью .

В налоговом учете расходы на услуги сотовой связи, в том числе и на выплату работникам компенсации расходов на сотовую связь, принимаются как для расчета налога на прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264), так и при УСН (пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). По общему правилу расходы на сотовую связь должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. При этом порядок документального подтверждения таких расходов напрямую зависит способа обеспечения сотрудников сотовой связью.

Корпоративная сотовая связь

Для подтверждения расходов на корпоративную сотовую связь потребуются следующие документы (Письмо Минфина от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378):

договор с оператором сотовой связи;
счет за оказанные услуги;
утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей. Указанный перечень должностей может быть закреплен в отдельном приказе или прописан в Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью.

В отдельных случаях требуются также:

счет-фактура – для налогоплательщиков НДС с целью принятия к вычету «входного» НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ);
документ, подтверждающий оплату услуг оператора сотовой связи – для организаций, применяющих УСН (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Помимо перечисленных документов налоговые инспекторы нередко запрашивают дополнительные документы, подтверждающие экономическую обоснованность расходов на услуги сотовой связи:

должностные инструкции сотрудников, пользующихся сотовой связью, как подтверждение того, что использование сотовой связи необходимо для выполнения ими трудовых обязанностей;
трудовые договоры (коллективный договор) с сотрудниками, в которых прописаны условия обеспечения сотовой связью или дается ссылка на соответствующий локальный акт (Положении об обеспечении сотрудников сотовой связью);
детализации счетов за услуги связи, в которых указаны телефонные номера всех абонентов, с которыми велись переговоры, как подтверждение того, что переговоры носили рабочий, а не личный характер.

Что касается детализации счетов за услуги сотовой связи, обязательность такого документа неоднозначна. Минфин в некоторых письмах указывает, что детализация обязательна (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350, от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15). Однако суды в большинстве случаев не рассматривают отсутствие детализации как основание для непринятия расходов на сотовую связь к налоговому учету (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС ПО от 23.05.2008 по делу № А55-10554/07). В основном суды ссылаются на то, что НК РФ не содержит требования об обязательном подтверждении расходов на связь детализированным счетом. Кроме того, детализация содержит только телефонные номера, однако, не раскрывает характер и содержание разговора (служебный или личный).

! Обратите внимание: Если Вы решили «подстраховаться» и подтверждать обоснованность расходов на услуги сотовой связи детализацией счетов, необходимо иметь в виду, что если детализация есть, она непременно станет предметом проверки налоговиков. Поэтому детализацию нужно не просто приложить к счету, а фактически проверить и отсечь все личные разговоры (то есть плату за них включать в налоговые расходы нельзя). Тот факт, что детализация проверена, целесообразно отразить, например, проставлением отметки на самом документе с указанием даты и подписи ответственного лица.

Учет телефонов и сим-карт

При «корпоративном» варианте обеспечения сотрудников сотовой связью сим-карты с «привязанными» к ним номерами телефонов принадлежат работодателю и выдаются работникам в пользование. Однако, сим-карты сами по себе, как известно, не работают: нужны телефоны (или другие устройства). И здесь, как правило, применяется один из двух вариантов:

телефоны закупает работодатель и выдает работникам в пользование;
работники используют личные телефоны. В этом случае работникам может выплачиваться , либо .

Нередко встречается и третий вариант: у организации нет собственных сотовых телефонов, а использование личных телефонов сотрудников никак не оформлено. При этом расходы на сотовую связь регулярно учитываются на основании счетов, выставленных оператором. В этом случае правомерность принятия расходов на сотовую связь, скорее всего, налоговые инспекторы поставят под сомнение. Однако у налогоплательщиков есть шансы доказать свою позицию. Во-первых, НК РФ не содержит требования об обязательном наличии телефонов для признания расходов на связь (25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Во-вторых, суды не раз вставали на сторону налогоплательщиков, подтверждая правомерность принятия к налоговому учету расходов на сотовую связь даже при отсутствии телефонов (Постановление ФАС СЗО от 24.04.2007 по делу № А56-33529/2006; Постановление ФАС МО от 21.07.2005 № КА-А41/6715-05). И все-таки, чтобы не давать налоговикам лишний повод для претензий, имеет смысл позаботиться о документальном оформлении использования сотрудниками сотовых телефонов.

Что касается сим-карт, то стоимость их приобретения может отражаться:

в составе материальных расходов (пп. 3 п. 1, п. 2 ст. 254, пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если плата при подключении больше, чем сумма, зачисленная на счет в качестве авансового платежа, то разница будет составлять стоимость сим-карты;
если вся сумма, уплаченная при подключении, зачисляется на счет, то стоимость сим-карты равна нулю, а уплаченная сумма учитывается как аванс за услуги связи.

Так как сим-карты являются собственностью работодателя и передаются сотрудникам во временное пользования, целесообразно вести забалансовый учет сим-карт с аналитикой по телефонным номерам и сотрудникам.

! Обратите внимание: Передача сим-карты (и телефона) работнику должна быть документально оформлена . С этой целью можно использовать установленный в организации порядок документального оформления движения МПЗ, либо разработать и утвердить специальные формы первичных документов, например, журнал выдачи сотрудникам телефонов и сим-карт. Документальное оформление передачи сим-карт сотрудникам служит доказательством того, что конкретный сотрудник использует конкретный телефонный номер, и в случае установления лимитов расходов на сотовую связь, это будет являться основанием для взыскания с сотрудника суммы превышения лимита.

Установление лимитов расходов на сотовую связь

В случае предоставления сотрудникам корпоративной сотовой связи у организации нет возможности выборочно оплачивать оператору стоимость услуг: оплатить придется всю сумму, указанную в счете, на которую «наговорили» сотрудники. Поэтому, чтобы не переплачивать за личные разговоры работников, чаще всего им устанавливаются лимиты расходов на сотовую связь или используется безлимитный тариф.

Безлимитный тариф

У безлиминтого тарифа есть весомое преимущество: не нужно контролировать сумму расходов сотрудников, поскольку плата за услуги связи фиксированная и не зависит от количества и продолжительности звонков (абонентская плата). Кроме того, как разъяснил Минфин, оплата услуг сотовой связи по безлиминтому тарифу не препятствует их учету для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Однако в некоторых случаях организациям выгоднее использовать тариф с повременной оплатой, а это, в свою очередь предполагает установление лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников. Если такие лимиты не установить, вся выгода от использования повременного тарифа может быть перечеркнута большим количеством «лишних» звонков и, как следствие, «лишних» расходов.

Установление лимитов

Факт установления лимитов расходов на сотовую связь для сотрудников, а также суммы этих лимитов необходимо закрепить в отдельном приказе руководителя или в Положении об обеспечении работников сотовой связью и ознакомить с ними работников, использующих корпоративную сотовую связь.

Несмотря на то, что установление лимитов – прежде всего внутренняя мера, направленная на дисциплинирование работников, следует иметь в виду, что для проверяющих наличие лимитов означает только одно: расходы на сотовую связь, превышающие эти лимиты, являются для организации экономически необоснованными , и, соответственно, не принимаются для целей налогового учета.

Разумеется, лимиты расходов на связь, установленные работникам, должны быть максимально близки к фактическим затратам. Но даже это не гарантирует, что лимиты не будут превышены. В случае превышения работником установленного ему лимита расходов на сотовую связь возможны следующие варианты действий:

Превышение лимита вызвано служебной необходимостью (например, использование сотовой связи в загранкомандировке и т.д.).

В этом случае имеет смысл произвести единоразовое повышение лимита расходов на сотовую связь для конкретного работника. Повышение лимита необходимо задокументировать, оформив соответствующим приказом руководителя (основанием может служить заявление или служебная записка работника с указанием причин перерасхода, а также детализация счета за услуги связи, подтверждающая рабочий характер звонков).

Превышение лимита не связано с выполнением трудовых обязанностей (свершение личных звонков с рабочего номера и т.д.).

Тот факт, что сверхлимитные расходы на сотовую связь действительно носят личный характер, а не служебный, может подтверждаться детализацией счета. При этом сумма превышения лимита:

может быть внесена работником в добровольном порядке или взыскана с работника в порядке возмещения материального ущерба, нанесенного работодателю (гл. 39 ТК РФ). При таком варианте сумма превышения лимита:
- не является доходом работника, облагаемым НДФЛ;
- не облагается страховыми взносами;
- учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником. При этом сумма возмещения, внесенная работником (или взысканная с него), будет учитываться для целей налогообложения в доходах (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

! Обратите внимание: работодатель не вправе по своей инициативе производить .

может быть «прощена» работнику. Сумма превышения лимита, которая не возмещается работником и не взыскивается с него, то есть оплачивается за счет средств работодателя:
- признается доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 2010, пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ);
- облагается страховыми взносами (п. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ);
- не учитывается в расходах для целей налогообложения (Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178).

Как говорилось в начале статьи, обеспечение работников сотовой связью может быть организовано в виде выплаты компенсации расходов на сотовую связь. Как правило, при таком варианте компенсация включает в себя и плату за использование личных сотовых телефонов сотрудников в служебных целях, и возмещение расходов за услуги связи.

Порядок оформления и налогообложения компенсации за использование личных сотовых телефонов в целом аналогичен порядку, применяемому к любому другому личному имуществу сотрудников, например, автомобилям. Подробнее об этом Вы можете прочитать в статьях: и .

Для подтверждения обоснованности компенсации расходов на сотовую связь, потребуются следующие документы (Письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)):

утвержденный руководителем перечень должностей работников, использующих сотовую связь для выполнения трудовых обязанностей;
должностная инструкция работника;
трудовой договор или другое письменное соглашение между работодателем и работником, в котором установлен размер и порядок выплаты компенсации;
копия договора работника с оператором сотовой связи;
копия счета за услуги связи, а также детализация счета, как подтверждение «рабочего» характера звонков.

Компенсация расходов на сотовую связь обычно устанавливается:

в твердой сумме – в части компенсации за использование личного сотового телефона;
в сумме фактических расходов или в пределах установленного лимита – в части возмещения расходов на услуги сотовой связи.

Подтвержденная документально сумма компенсации расходов сотрудников на сотовую связь:

не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, Письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274);
принимается для целей налогообложения прибыли и при УСН, как расходы на оплату услуг связи (пп. 25 п. 1 ст. 264, пп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Бухгалтерский учет расходов на сотовую связь

	Кредит
Корпоративная связь
20 (26, 44)	60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит)
73	60	Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника)
50 (50, 70)	73	Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь
91-2	73	Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае невозмещения работником)
Компенсация расходов на сотовую связь
20 (26, 44)	73	Начислена компенсация сотруднику
73	50 (51)	Выплачена компенсация сотруднику

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

Налоговый кодекс РФ
Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»
Письмо Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19