Как вести учет читателей в школьной библиотеке. Учет библиотечной работы

ТЕМА 1. УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОЙ РАБОТЫ

План занятия:

1. Виды учета в библиотечной деятельности.

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой

3. Учет справочно-библиографической и информационной работы.

4. Учет книжного фонда.

1.Виды учета в библиотечной деятельности

Учет – это систематическая регистрация и подсчет факторов в целях количественной и качественной характеристики явлений.
Назначение учета – документирование хода и итогов работы с целью фиксации опыта и руководства деятельностью.

Различают три вида учета: оперативный, бухгалтерский, статистический.
Оперативный учет – это запись фактов, необходимых для руководства библиотекой, установления контроля и укрепления дисциплины. Сюда относится учет работы и выполнения норм, регистрация прихода и ухода сотрудников (табельный учет), учет движения партий книг в процессе обработки и запись новых поступлений в инвентарную книгу, проверка книжного фонда и т. п. Объем и характер оперативного учета меняются в соответствии с нуждами конкретных библиотек или отделов.

Бухгалтерский учет фиксирует оборот денежных средств, устанавливает контроль за приходованием и расходованием средств, за соблюдением финансовой дисциплины. (Ведется на основе специальных методов и правил бухгалтерскими работниками).

Статистический учет – это регистрация, подсчет и количественная характеристика фактов в целях изучения деятельности библиотек, обобщения опыта и планирования их развития. Примером такого учета может служить ведение статистического дневника, книги движения фонда. Статистический учет – ведущий, он обязателен для всех видов и типов библиотек и осуществляется по единым методам.

Фундаментом библиотечной статистики и отчетности служит первичный учет – регистрация в документах установленной формы событий и фактов по мере их осуществления. В библиотеках первичный учет ведется согласно принятым инструкциям. Новые поступления и выбывшие документы отмечаются в инвентарной книге, учетном каталоге и фиксируются в книге движения фонда (суммарный учет). Прибытие и выбытие читателей, число посещений и выдачи документов, массовые мероприятия, библиографическая работа фиксируются в дневниках библиотеки, показатели деятельности информационно-библиотечных центров – в бланках установленной формы.

На основе данных первичного учета ведется отчетность , т. е. периодически подводятся итоги, описывается и анализируется работа за определенный период времени (месяц, квартал, год).

2. Библиотечный учет пользователей, книговыдачи посещений и массовой работы.

Каждое структурное подразделение библиотеки обязано вести учет:

а) читателей, б) выдачи литературы, в) посещений, г) массовых мероприятий, д) справочно-библиографической и информационной работы.

Учет читателей . Основной документ для учета читателей, посещений и книговыдачи является формуляр читателя . Общее количество читателей выясняется путем подсчета читательских формуляров.
Ежегодно (с 1 января) в массовых библиотеках проводится перерегистрация читателей. Это нужно для того, чтобы установить точное число читателей, т.к. некоторые читатели по разным причинам могут перестать пользоваться библиотекой в течение предыдущего года. Единицей учета читателей является лицо, зафиксированное в тетради регистрации читателя или формуляре читателя. Только эти два документа являются основанием для подсчета числа читателей.

Книговыдача – единицей учета выдачи документов и их копий является экземпляр, полученный пользователем по его запросу (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.1).В ыданные пользователю документы отмечается в читательском формуляре.

Учет выдачи платных копий документов, выполненных/изготовленных отделами обслуживания, осуществляется отдельно и входит в общее число выданных документов (ГОСТ 7.20-2000, пункт 10.5). Документ, с которого сделана копия, учитывается как 1 книговыдача.

Посещаемость - один из важнейших показателей, характеризующих не только объем работы библиотеки, но и читательскую активность. Единицей учета посещений является факт прихода читателя в библиотеку, зарегистрированный в формуляре читателя, контрольном листке.
Учет числа посещений ведут все подразделения ЦБС, которые посетил читатель, для обмена изданий, возврата или продления срока пользования ими, чтения литературы в библиотеке для получения библиографической справки, ознакомления с новыми поступлениями и выставками, а также для участия в массовых мероприятиях, проводимых в библиотеке.

Как заполнить «Дневник библиотеки»?

Каждая библиотека в течение года ежедневно заполняет «Дневник библиотеки». Дневники являются основными учетными документами, где фиксируется вся работа библиотеки, причем работа с взрослыми читателями и читателями-детьми учитывается раздельно. Исправления и арифметические ошибки в дневниках не допускаются.

«Дневник библиотеки» состоит из 5 частей.

Часть 1 . Учет состава читателей и посещаемости.

В первой части дневника дается количественная и качественная характеристика читателей и посещаемости. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

• Данные в столбце N 2 должны совпадать с тетрадью учета регистрационных номеров читательских формуляров.
• Результаты работы за месяц суммируются и отмечаются в графе «Всего за месяц».
• Данные графы «Итого с начала года» - это сумма граф «Состоит к началу месяца». и «Всего за месяц». Полученные данные переносятся на следующий месяц в графу «Состоит к началу месяца».

Часть 2. Учет выдачи книг, брошюр и журналов

В этой части дневника дается количественная и качественная характеристика книговыдачи. Она заполняется ежедневно по читательским формулярам.

• Столбцы N 11- 16 обозначаются самостоятельно.

Часть 3. Учет массовой работы

• Рекомендуем в этой части дневника раздельно учитывать книжные выставки, библиотечные уроки и прочие массовые мероприятия. Для этого необходимо сделать соответствующие заголовки. Каждый раздел заполняется в хронологическом порядке.

Раздел «Книжные выставки»

• Описывая выставки со сложной структурой необходимо указывать ее разделы.
  Раздел «Массовые мероприятия»
• Кроме названия, темы и формы мероприятия коротко описывается его содержание. Можно дать и оценку эффективности.

Часть 4 . Учет работы с передвижниками и передвижек

Часть 5. Учет справочно-библиографической работы.

Эти части дневника не заполняется, так как ведутся другие учетные формы.

3.Учет библиографических справок.

Все структурные подразделения осуществляют учет справок по единой форме в «Тетради учета библиографических справок» . «Тетрадь учета библиографических справок» является документом первичного учета и хранится до ликвидации библиотеки.

Приложение 1
Тетрадь учета библиографических справок

№ п/п	Дата	От кого поступил запрос	Содержание и цель запроса	Тип справки*	Отрасль знания	Источник выполнения	Бибиографич. консультация	Отказы	Примечания
1	2	3	4	5	6	7	8		9
		Ф.И.О. рия читате-ля	Приоритетные темы (выделяются цветом, знаком и пр.): Права потребителей Проблемы наркомании Краеведение	Типы справок: Тематическая Адресная Уточняющая Фактографи-ческая	Индекс или наименование ступени деления таблиц ББК	Элемент(ы) СБА, с помощью которых выполнен запрос. АК,СК, СКС,ККС, справочные изд., ЭБД, Интернет * Возможен вариант деления столбца на колонки			Указывается информация: О перенаправленных запросах О справках с отрицательным результатом Об источнике фактографической информации, сам установленный факт и пр.

Кроме справок и консультаций известны другие виды ответов на запросы пользователей, а именно – отрицательный ответ, переадресование (они отмечаются в графе «Примечание») и отказ (в графе «Отказы»).

Отказ – это ответ, содержащий разъяснение правил, согласно которому запрос не принимается к исполнению. Отказ, как правило, даётся на этапе приёма запроса. Не принимаются к исполнению:

Запросы уточняющего характера при отсутствии достаточных для осуществления библиографического поиска сведений о документе;

Тематические запросы, тема которых сформулирована нечётко.

Если все исследованные в процессе поиска элементы СБА не содержат соответствующей запросу информации, то результатом поиска становится отрицательный ответ пользователю.

Переадресование предполагает извещение пользователя о том, что его запрос перенаправлен в другую библиотеку. В графе «Примечание» делается запись о том, куда перенаправлен запрос.

Ежемесячно (в первых числах месяца, следующего за отчетным) библиотека предоставляет суммарные итоги справочно-библиографического обслуживания

4. Учет книжного фонда:

Учет библиотечного фонда включает : прием документов, их маркировку, регистрацию при поступлении, перемещении, выбытии, а также проверку наличия документов в фонде.
Учет поступления документов в библиотечный фонд

Учет поступлений документов в фонд осуществляется дифференцированно, путем их подразделения на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Учету для временного хранения (без инвентарных номеров) подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения, в связи с чем исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени.

Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.

Индивидуальный учет документов

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточка на определенный вид издания (в том числе электронного или АВД).

В Новозыбковской ГЦБС индивидуальный учет ведется в инвентарной книге и учетном каталоге в секторе комплектования и обработки, а в остальных структурных подразделениях в топографических каталогах (с помощью индикаторов).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда», инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

Суммарный учет документов

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, счет-фактура, накладная, реестр, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

При обнаружении в принимаемых партиях расхождений с данными сопроводительного документа, а также присланных без заказа ненужных или дефектных экземпляров организации-поставщику предъявляются претензии в течение 1 месяца с момента приема партии новых поступлений.

Формой суммарного учета является книга (журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде.

Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируются в 3-х частях «Книги суммарного учета библиотечного фонда » или другой форме суммарного учета:

Часть 1 – «Поступление в фонд»;

Часть 2 – «Выбытие из фонда»;

Часть 3 – «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в первой части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» в показателях: дата и N записи, источник поступления, N и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются во второй части «Книги суммарного учета библиотечного фонда» или другой форме суммарного учета с указанием причин исключения.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за год. В зависимости от принятого порядка учета в библиотеке итоги движения фонда могут подводиться за квартал или за полугодие.

Все периодические издания независимо от материальной основы носителя информации подлежат суммарному учету.

Основанием для внесения периодических изданий в «Книгу суммарного учета библиотечного фонда» является акт, составляемый получателем по мере завершения поступлений периодических изданий текущего года.

Учет выбытия документов из библиотечного фонда

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в «Книге суммарного учета» и в формах индивидуального учета фонда. В каждом акте фиксируются сведения о документах, исключаемых по одной причине: ветхость (физический износ), дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата (с указанием конкретных обстоятельств утраты: пропажа из фондов открытого доступа или по МБА, утеря читателями, хищение, в результате бедствий стихийного и техногенного характера, по неустановленным причинам (недостача)

К акту прилагается список документов, подлежащих исключению, допускается замена списка книжными формулярами для документов, не состоящих на бухгалтерском учете.

Документы, принятые от читателей взамен утерянных, фиксируются в «Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных».

Приложение 2.

Форма акта об исключении из фонда

утерянных читателями документов и приеме в фонд

документов, признанных равноценными

Рассмотрено на комиссии Утверждаю

по сохранности фондов

Протокол N ____________ (подпись лица, утвердившего акт)

от «__» _________ 19__ г. от «__» _________ 19__ г.

«__» _________ 19__ Г.

Настоящий акт составлен __________________________________________

(фамилии, имена, отчества и должности лиц,

участвующих в составлении акта)

__________________________________________________________________

об исключении из библиотечного фонда _____________________________

(наименование библиотеки или

ее подразделения)

Экз. книг (других документов) на сумму ________________

по причине утери читателями и приеме взамен их _________ экз. Книг

(других документов) на сумму _____________________________________

Список книг (других документов) прилагается.

Список изданий и других документов к акту N _______

1. ПРИКАЗ Минкультуры РФ от 02-12-98 590 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ОБ УЧЕТЕ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА http://www.zakonprost.ru/content/base/part/279720

2. Организация работы ЦБС: инструкции и учетные формы [Текст] / Под ред. Р. З. Зотовой – 2-е изд. – М.: Книга, 1985.

3. Фрумин И. М. Библиотечное дело: организация и управление [Текст]: уч-к для библ. ф-тов ин-тов культуры и педвузов / И.М. Фрумин. – 2-е изд. – М.: Книга, 1980.

4.Школа обучения основам библиотечной профессии: Занятие 1: Учетные формы работы [Текст] / МУК МЦБ; МБО; сост. и отв. за вып. А. О. Кешешян. – Чалтырь, 2009 – 10 экз. http://www.chaltlib.ru/articles/Library/spetsialistu/ucheba/shkola_obuchenija_osnovam_bibliotechnojj_professii/

1.Библиотечная статистика: сборник нормативно-инструктивных и методических материалов/ Кемеровская обл.науч. б-ка http://www.kemrsl.ru/catalog/113.html

2.Инструкция «Порядок учета статистических показателей работы муниципальных библиотек Псковской области»: Режим доступа //http://pandia.ru/text/79/209/86598.php

3.Учет статистических показателей деятельности муниципальных библиотек г.Ижевска:инструктивно-методическое письмо: Режим доступа

Значение отчётов библиотеки. Виды отчётов

Совокупность сведений о результатах работы библиотеки за определённое время, периодически представляемых вышестоящим организациям, органам государственной статистики, а также читательской общественности. Основным видом отчётности библиотеки является годовой отчёт. Библиотеки составляют отчёты двух видов - статистический и информационный (текстовый). Отчётность обязательна для всех библиотек всех систем и ведомств.

Отчёты не только отражают состояние работы библиотеки, но и направляет внимание сотрудников на улучшение отстающих участков работы является базой для планирования, прогнозирования, определения количества сотрудников.

На основе данных учёта строится отчётность библиотеки , под которой понимается система показателей, характеризующих деятельность библиотеки за определённый период времени.

Виды отчётов:

1.Статистические;

2.Текстовые или информационные;

3.Перед населением, местными советами народных депутатов.

Годовой статистический отчёт составляется по форме 6-НК утверждённый министерством статистики и анализа Республики Беларусь. Требования - точность, аккуратность и своевременность. Статистический отчёт заполняется только на основе учётных форм работы библиотеки. Заполняется в двух экземплярах, один отдаётся в вышестоящую организацию, второй остаётся в библиотеке.

С начала указывается кому представлен отчёт, полное название и тип библиотеки, ведомственная принадлежность, форма собственности, адрес и за какой год представлен отчёт.

Статистическая отчётность является важнейшим средством анализа деятельности библиотек. Статистика позволяет прогнозировать ситуацию, финансировать и развивать успехи в работе библиотеки.

Разделы статистического отчёта:

1.Материально-техническая база;

2.Количество пользователей и посещений;

3.Формирование и использование библиотечного фонда;

5.Персонал библиотеки.

Информационный отчёт представляет собой всесторонний анализ деятельности библиотеки. Он содержит объективные данные и конкретные примеры. Схема информационного отчёта рекомендуется методическими центрами и соответствует структуре годового плана.

Информационный отчёт содержит анализ количественных показателей и основных направлений работы библиотеки в текущем году, недостатки и пути их устранения.

ЦБС обобщает результаты работы всех структурных подразделений и направляет в вышестоящую библиотеку - методический центр информационный отчёт, в котором анализируется деятельность ЦБС, отмечаются изменения, происшедшие за год, проводится наиболее удачный опыт работы подразделений, обращается внимание на те проблемы, по которым работа шла наиболее интенсивно, на то новое и интересное, что характеризовала её в отчётный период.

Информационный отчёт призван всесторонне охарактеризовать деятельность библиотеки, подвести итоги. По нему судят о месте библиотеки в системе культурно-просветительских учреждений и её роли в обслуживании населения.

Отчёт - важный источник для изучения и распространения нового опыта.

Его цель - глубоко проанализировать работу минувшего года.

Годовой отчёт готовят в определённой последовательности: подбирают исходные документы и материалы (дневники, протоколы собраний, конференций и совещаний, месячные и квартальные отчёты, а также, для сопоставления, - отчёты за предыдущие годы), проверяют итоги выполнения плана.

Следует тщательно продумать схему отчёта, названия разделов, глав, параграфов. (Как основу рекомендуется использовать схему годового плана, внеся в неё необходимые поправки и дополнения). Далее приступают к оформлению статистических таблиц, исчислению относительных и средних величин, формулируют выводы. Для сопоставления с показателями отчётного года полезно привести цифры, характеризующие работу в прошлом. Подбирая материалы для отчёта, особенно цифровые данные, их проверяют по существу и с арифметической точки зрения, при этом следует избегать примерных округлений и записи на память, что создаёт опасность включения в отчёт ошибочных данных.

При составлении годового отчёта необходимо осветить роль библиотеки, то, как она откликалась на важнейшие события дня; показать работу такой, какой она была в действительности; рассказать об успехах, но не скрывать недостатки, ошибки и промахи; назвать и охарактеризовать наиболее спрашиваемые книги, а также указать издания, которых недоставало, перечислить лучшие библиографические пособия, помогавшие в работе; обосновать выводы конкретными примерами.

Отчётность перед населением - библиотека отчитывается перед читателями на читательских конференциях, собраниях читателей, собраниях работников, служащих, на заседаниях общественного совета библиотеки, сессиях местных советов, где руководитель библиотеки рассказывает о деятельности библиотеки в прошлом году, анализируются достижения, недостатки и определяют перспективу на текущий год, публикуют информацию о работе в печати, выступают с сообщениями на радио.

Отчёт библиотеки перед населением - важное мероприятие, к которому нужно тщательно готовиться. О дне отчёта (конференции, собрания) библиотека широко оповещает своих читателей.

К этому дню выпускае

Организация и ведение учета документов в библиотеке 2

Основные положения учета библиотечного фонда 3

Функции учета 3

Виды и формы учета 4

Прием новых поступлений 9

Учет выбывающих документов 10

Переоценка библиотечного фонда 10

Проверка библиотечного фонда 11

Заключение 12

Список литературы 13

Организация и ведение учета документов в библиотеке

Учет библиотечного фонда является частью системы управления экономическими процессами; это важнейший элемент сохранности библиотечного фонда. Учетные документы, в которых регистрируются прием, выбытие и движение фонда являются юридическими документами. Учет библиотечного фонда – это и технологический процесс организации их. Основная цель учета – формирование точных и достоверных данных обо всех видах документов, обеспечение контроля за их движением и сохранностью в соответствии с действующими нормативными документами.

Основные нормативные документы – это:

Письмо министерства финансов РФ «Об инвентаризации библиотечного фонда» от 7.10.98.

Приказ министерства культуры РФ «Об утверждении «инструкции об учете библиотечного фонда» от 02.12.98.

Национальная программа сохранения библиотечного фонда от…..

Второй этап национальной программы сохранения библиотечного фонда связан с:

Совершенствование учета фондов в библиотеках.

Совершенствование системы нормативно-правового обеспечения учета фондов.

Определение принципов унификации единиц учета документов, находящихся на разных уровнях учета, выявление общих учетных показателей, обеспечение их сопоставимости между собой и соответствия отечественным и международным стандартам (единицам учета, единицам измерения и правилам описания).

переход на новые технологии, обеспечивающие интеграцию видов учета, автоматизированную обработку;

информационное обеспечение работы по проблемам учета библиотечных фондов в стране и за рубежом.

Основные положения учета библиотечного фонда

Учет библиотечного фонда отражает поступление документов в фонд, выбытие из фонда, величину всего библиотечного фонда и служит для государственного статистического учета, отчетности библиотеки, планирования ее деятельности, обеспечение сохранности фондов, контроля за наличием и движением документов.

К ведению учета библиотечного фонда предъявляются следующие требования:

полнота и достоверность учетной информации;

документированное оформление каждого поступления в фонд и выбытия из фонда;

совместимость приемов и форм учета;

соответствие показателей учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной библиотеки.

Функции учета

Основными функциями учета являются информативная, управленческая и контрольная. В каждом виде учета в соответствии с его назначением приоритетной становится одна из функций. Так, с определенной долей условности информативная и управленческая функции осуществляются с помощью суммарного учета, контрольная – индивидуального и стоимостного. В условиях рыночных отношений возрастает роль стоимостного учета, стало быть, усиливаются контрольные функции учета.

Учет БФ, то есть процесс регистрации документов, прибывающих в фонд или исключаемых из него, ведется в двух формах: статистической и бухгалтерской.

Статистический учет - это составление количественной характеристики объема, состава и движения (постоянного изменения) БФ в процессе его формирования и функционирования. Он проводится библиотекой по особым учетным формам, которые предусматривают возможность расширения сведений о фонде, чтобы можно было использовать дополнительные данные для его изучения. Сравнение и анализ дополнительных количественных сведений учета БФ с другими показателями работы позволяют сделать выводы о качестве и перспективах деятельности библиотеки в целом. Учет дает возможность установить такие показатели работы, как книгообеспеченность, обращаемость, читаемость и всего фонда, и его частей. Правильная организация учета способствует также охране БФ - государственной и общественной собственности, имеющей огромную культурную и материальную ценность.

Бухгалтерский учет - это финансовый контроль бухгалтерии библиотеки или учреждения над стоимостным выражением БФ, то есть за расходованием средств на комплектование, организацию и использование фонда. В стоимость изданий и материалов не включаются накладные расходы (на библиотечную обработку, почтовые и транспортные).

Виды и формы учета

Существует два вида учета: суммарный и индивидуальный.

Суммарный учет (СУ) дает полную количественную характеристику фонда. Суммарный учет – это учет документов партиями, которые поступают или выбывают по одному сопроводительному документу (счет, накладная, акт и т.д.)

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда» (Приложение 1).

Она состоит из трех частей:

Часть 1 – «поступление в фонд». – В нем ведется запись: дата и номер записи, источник поступления, номер сопроводительного документа, количество поступивших документов (по видам и содержанию), стоимость приобретенных документов. Нумерация записей о поступлении ежегодно начинается с № 1, о выбытии - также с № 1 и идет в возрастающем порядке из года в год вне зависимости ют причин выбытия. Литература, не подлежащая записи в ИК (временного хранения), записывается в части I КСУ без указания ее стоимости и распределяется по содержанию. Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного пользования (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом персонала библиотеки и программистов материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием БФ).

Часть 2 – «выбытие из фонда» - здесь собираются все сведения о выбывших из библиотеки документах. Они выбывают по актам с указанием причин выбытия: ветхость, утеря читателями, морально устаревшие и т.д.

Часть 3 – «итоги движения фонда». Эта графа заполняется в конце года, когда приняты все партии документов, проведены все акты на списание.

Поступление CD-ROM, мультимедиа и т.д. отражаются в первой части книги суммарного учета, выбытие – во второй, итоги движения – в третьей части.

Все периодические издания подлежат суммарному учету.

Индивидуальный учет – учет каждого экземпляра документа, поступившего или выбывшего из фонда. Учету подлежат все виды документов на любых носителях информации. Индивидуальный учет – это регистрация отдельных изданий (по названиям) и экземпляров документов для сохранности БФ. Для того чтобы выполнить все ее требования, следует прежде всего определить единицу учета разных видов документов, одинаковую для всех библиотек. Понятие «единица учета» заложена в ГОСТ 7.20-2000 и «Инструкции об учете БФ» (1998 год). Это книги, брошюры ноты, карты, изоиздания (отдельный лист, тетрадь, атлас, карта, альбом), научно-технические документы (НТД) (стандарты, технические условия (ТУ), описания изобретений к авторским свидетельствам) - экземпляр; диафильмы - катушка; диапозитивы (слайды) - комплект; грампластинка - диск; магнитные фонограммы - катушки, бобина, кассета, рулон; фильмокопии - фильм. Но если последние являются приложением к произведению печати, то индивидуальному учету не подлежат. Учет СD-RОМ, мультимедиа, дискет ведется в любой форме индивидуального учета.

Индивидуальный учет по названиям осуществляется с целью представление о содержательном потенциале БФ, количестве названий документов. Он позволяет определить, насколько многоаспектно отражены в фонде те или иные темы, вопросы, проблемы, то есть выявить многообразие его наполнения информацией. Существует несколько форм индивидуального учета: учет часто называют библиографическим он осуществляется в виде каталогов (алфавитный каталог (АК), систематический каталог (СК), нумерационный; для учета документов - со сквозной нумерацией: ГОСТы, описания изобретений, ценники, прейскурант и др.). В них на каждое название заводится отдельная карточка. На серийные, продолжающиеся издания, бюллетени ведутся учетно-регистрационные картотеки и каталоги.

Учетный каталог совмещает учет БФ по названиям и по экземплярности. На каждое название заполняется карточка с полным библиографическим описанием и указанием цены. Карточке и документу присваивается очередной порядковый номер. Издание объемом до 48 страниц регистрируется на карточке, но не нумеруется. На обороте карточки фиксируется распределение экземпляров документа по подразделениям фонда ЦБС. Дается один общий инвентарный номер для всех экземпляров документ» и всех типов многотомного издания. Карточки расставляются в алфавитном порядке. Каждая карточка учетного каталога и общая опись инвентарных номеров регистрируются в специальных журналах. Затем нумератором на обороте титульного листа книги, на книжных формулярах и на карточке учетного каталога проставляется инвентарный номер.

На каждый вид издания существует своя форма карточки. Учетные каталоги хранятся в запирающихся шкафах или служебном помещении, которое опечатывается. Карточки в ящиках закреплены стержнями, доступ» к каталогам имеет ограниченный круг сотрудников.

Несколько по-иному ведется учет периодики. Текущие поступления журналов и газет регистрируются в учетной картотеке. В конце года подсчитывается общее количество поступивших номеров журналов за год и составляется акт, на основании которого производится запись в КСУ. Акты эти в бухгалтерию не сдаются, так как там есть подписные квитанции, подтверждающие расходование средств на подписку. Газеты регистрируются в картотеке, хранению подлежат лишь местные газеты, центральные - исходя из наличия площади.

Учет БФ учебников существенно отличается от учета другой литературы. Особые затруднения вызывает учет книг для чтения, словарей, сборников задач, дидактических материалов. К школьным учебникам относят орфографические словари, математические таблицы, сборники задач и упражнений, практикумы. Учет экспериментальных и пробных учебников осуществляется в КСУ и учетных каталогах.

Регистрация многоэкземплярных (дублетных) изданий проводится либо по способу кавычек (вместо повторной записи названия проставляются кавычки), либо по способу крайних номеров (на одной строке записываются через тире первый и последний по числу дублетов номера). Номера оставляются на одной строке перед названием документа, всего на страницу заносится 20 записей. В пределах этой нумерации каждому экземпляру присваивается индивидуальный номер. Такой способ экономичен и широко применяется для регистрации учебной и многоэкземплярной литературы. Инвентарный номер является сугубо индивидуальным и никогда никаким другим документам не присваивается даже в случае, когда всё экземпляры выбывают из библиотеки.

В последние годы функцию инвентарного номера с успехом выполняет штриховой бар-код, применяемый при автоматизированной обработке и выдаче документа.

Все страницы ИК пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. В них не допускаются помарки и подчистки. Если они произошли, то ошибки следует оговорить в графе «Примечания» - «Исправленному верить» - и заверить подписью. Все записи должны быть сделаны аккуратно, разборчивым подчерком, долговечными средствами письма Допустимо использовать средства механизации и автоматизации. Выполняют все графы при регистрации новой партии, кроме графы о проверке», которая заполняется при проверке. В графе «Год издания» ставят только две последние цифры. Графа «Цена» заполняется при к записи с учетом той стоимости, которая проставлена на издании с применением действующих коэффициентов пересчета БФ. Для удобства пользования на форзац ИК рекомендуется наклеить таблицу с показателями коэффициентов переоценки фондов. На переплете ИК записывают порядковый номер самой книги, а также первый и последний инвентарные номер включенные в нее. Затем на титульном листе указывается полностью название библиотеки, повторяется номер ИК, указывается, когда она начата кончена. В конце книги делают заверительную надпись: «В этой книге имеется... пронумерованных страниц. Дата, подпись, печать».

В конце года на каждой странице всех ИК (актов) подсчитывают общее количество экземпляров, имеющихся в наличии (без учета выбывших по актам), их стоимость и распределение по отраслям. Данные постраничных итогов суммируют, делают запись на форзаце ИК и конечные результаты подсчета сверяют с данными бухгалтерии.

Таким образом, ведение учета библиотечного фонда обусловлено рядом обязательных требований. Он должен быть полным и достоверным и ответствовать показателям государственной статистики. Полнота и достоверность учета обеспечиваются документальным оформлением каждого поступления в фонд и каждого выбытия из него.

Прием новых поступлений

Прием новых поступлений ведет отдел комплектования и обработки (ОК и О). Прием происходит по счету (накладной), который прилагается к партии документов и обязательно содержит их опись. Если документы поступают без описи (например, в дар), то библиотекарь составляет акт на их получение, который передается вместе с другими документами на следующие операции. Все поступившие документы сверяются с картотекой комплектования и каталогами (на предмет дублетности) и маркируются штемпелем или штрих-кодом, удостоверяющими, что они стали собственностью библиотеки.

При сверке возле каждого названия в описи ставится пометка. Далее просматривается каждая отдельная книга, для того чтобы выяснить, нет ли, среди них бракованных экземпляров. При обнаружении в принимаемой партии документов недостачи, дефектных экземпляров или замены одних документов другими, их заменяют в источнике комплектования, откуда поступила партия, составив предварительно акт в двух экземплярах - для библиотеки и для книготоргового учреждения. На документы, поступившие без сопроводительного документа, составляется акт из двух частей: текстовой и приложения - описи документов. Если последних в партии не более пяти, их список включают в текст акта. Нумерация актов о приеме начинается ежегодно с № 1. Если поступили документы, которые не были заказаны библиотекой, их сверяют с алфавитным каталогом и выясняют, нужны они библиотеке или нет. После проверки с сопроводительными документами (если нет неточностей) все экземпляры документов штемпелюются. Штемпель ставится на титульном листе и на странице 17. Для особо ценных и редких изданий может применятся книжный знак или штрих-код.

После этого сопроводительный документ передается в бухгалтерию.

Учет выбывающих документов

Выбытие документов и библиотечного фонда оформляется актами. В каждом акте фиксируются документы, которые исключаются только по одной причине: ветхость, излишняя дублетность, утеря читателями и т.д. В акт могут включаться документы различного вида, но списываемые по одной причине. При выбытии документов длительного хранения к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами. После утверждения акта, данные, содержащиеся в нем, фиксируются во второй части «Книги суммарного учета» библиотечного фонда».

При утере документов пользователями, составляется акт (на основании «тетради учета книг, принятых от читателей взамен утерянных»). Содержание этого акта записывается в первой части «Книги суммарного учета»

Акт о списании недостающей литературы выявленной при проверке книжного фонда утверждается генеральным директором.

Переоценка библиотечного фонда

Списание документов, состоящих на бухгалтерском учете, производится с применением переоценочных коэффициентов. Работа по переоценке фонда – это новое направление в работе библиотек. Библиотечные фонды переоцениваются по годам поступления документов на основании записей его индивидуальному и суммарному учету и бухгалтерских документов. Основное условие переоценки – соответствие стоимости бухгалтерского учета данные первичного библиотечного учета. Исходные данные для переоценки – балансовая стоимость фонда по данным бухгалтерского учета. При переоценке каждого издания за основу принимается первоначальная цена, затем определяется восстановительная стоимость на день утраты (цена приобретения, умноженная на коэффициент соответствующий году.

Проверка библиотечного фонда

В соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» (1996) проводится обязательная проверка книжного фонда с целью определения наличия зарегистрированных в учетной документации изданий, а также установления их соответствия учетным документам.

Во время проверки анализируется правильность ведения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками. Проверки могут быть периодически, регулярные, и т.д. Проверке подлежат все виды документов, электронные издания, всем документам, которым присвоен инвентарный номер.

Основанием для проверки является приказ генерального директора. Создается комиссия, разрабатывается план проверки, сроки.

В подготовительный период подвергается проверке правильность оформления учетных документов (книги суммарного учета, инвентарной книги, накладных, актов и т.д.). На этом этапе должны быть выявлены и исправлены все ошибки в ведении учетных документов.

Проверка фонда может проходить по одному из способов проверки: (сверка с инвентарной книгой, при помощи контрольных талонов, по топографическому каталогу.

Завершающий этап – подведение итогов и оформление соответствующей документации – акт (с объяснительной запиской) и список недостающих документов.

Документы, в которых осуществляется учет библиотечного фонда, являются финансовыми документами и должны хранится в сейфах или специальных шкафах.

Заключение

Национальная программа сохранения библиотечных фондов РФ (2000 г.) в качестве основной задачи в области учета определила создание системы единого государственного учета библиотечного фонда.

На основе действующих законодательств (федеральные законы о библиотечном деле, о стандартизации, о бухгалтерском учете) библиотеки самостоятельно формируют свою учетную документацию не противоречащую государственным документам.

В рамках создания системы единого государственного учета библиотечного фонда особо значительными являются требования, предъявляемые к учету, а именно: полнота, точность и достоверность сведений об информационном потенциале всех библиотек страны.

В единстве духовного и материального начала заключается основная ценность библиотечного фонда.

Потому важной задачей является поднятие на качественно новый уровень осознания значимости библиотечного фонда как национального достояния страны создающего интеллектуальный капитал общества.

Список литературы

Основы законодательства Российской Федерации о культуре // Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996.-Вып. 1.-С. 17-38.

Федеральный закон Российской Федерации «О библиотечном деле» //

Библиотека и закон. – М. : Либерея, 1996. – Вып. 1. – С. 42-53.

Федеральный закон Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов» // Библиотека и закон. – М. : Либерея. – 2002. – Вып. 12. – С. 53-67.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. – 1995. – №8. – С. 1213.

Федеральный закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» //

Сборник законов Российской Федерации с последними изменениями и дополнениями на 1 июля 2004 г. – М: ЭКСМО. – 2004. – С. 226-229.

Публикации

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры.-2004. – № 9. – С. 25-36.

Алексеева, И. В. Библиотечный и бухгалтерский учет фондов библиотек // Справочник руководителя: учреждения культуры. – 2004. – № 10. – С. 24-27.

Антопольский, А. Б. Актуальные проблемы учета и регистрации электронных ресурсов // Библиотечное дело – XXI век: науч.-практ. сб. / Антопольский А. Б. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5). – С. 133-137.

Антопольский, А. Б. Информационные ресурсы России / Антопольский А. Б. – М. : Либерея. – 2004. – 424 с.

Архипов, Д. Компьютеризованная проверка фонда / Архипов, Д. // Библиотека. – 2002. – №1. – С. 33-37.

Библиотечные компьютерные сети: Россия и Запад. Вып. 2. – М. : Либерея, 2002. – 200 с.

Веселова, И. В. Критерии оценки изданий, приобретаемых библиотекой // Библиотечное дело - XXI век: науч.-практ. сб. / Веселова, И. В., Светлов С. А. // Рос. гос. б-ка. – М., 2003. – Вып. 1(5).-С. 144-151.

Воройский Ф. С. Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем.-М., 2002.-384 с.

Горшков Ю. А. Оценка стоимости библиотечного продукта при использовании электронно-цифровых технологий // Электронная библиотека РГБ: Проблемы формирования и использования: Сборник статей. - М., 2003. -С. 82-92.

Государственная политика в области сохранения библиотечных фондов: Материалы Всерос. совещ. 10-14 апр. 2000 г.-СПб.: РНБ.- 2000.-192 с.

Гриханов Ю. А. Новые тенденции в развитии библиотечных фондов // Библиотечное дело - XXI век: Науч.-практ. сб. / Рос. гос. б-ка. - М., 2003. -(Вып. 2 (6).- С. 130-153.

Гришина. Ф. Е., Антошкова, О. А., Ефремова, О. И. Состояние и перспективы развития стандартизации в области научно-технической информации, библиотечного и издательского дела//НТИ. Сер. 1.-2002. -№ 1.-С. 22-24.

Дубровина Л. А. Минимум управления, максимум управляемости: Руководителям библиотек о всеобщем управлении на основе качества.-М.: ФАИР-ПРЕСС.- 2004.-400 с.

Заславец Н. Н. Учет и комплектование фондов музея МГУКИ//Библиография. - 2003.-№1.- С. 19-21.

Коваленко Н. И. Обновление фондов: Методы оценки и расчета // Науч. И техн. б-ки.-2002.-№11.-С. 38-50.

Земсков А. И., Шрайберг Я. Л. Электронные библиотеки: Учебник для вузов.- М.: Либерея.- 2003.-352 с.

Лаврик О. Л. Академическая библиотека в современной информационной среде.-Новосибирск: ГПНТБ СО РАН.- 2003.- 251 с.

Лавренова О. А. Функции учета фондов в автоматизированных информационных системах // Библиотечное дело-XXI век: Науч. практ. сб. / Рос. гос. б-ка.- М., 2003.-Вып. 1(5).-С. 159-164.

Майстрович Т.В. Электронный документ как объект библиотечного дела.-М.: Пашков дом, 2004.-248 с.

Методические рекомендации по применению “Инструкции об учете библиотечного фонда” в библиотеках образовательных учреждений // Библиотека и закон: Справочник, комментарии, консультации. Юридические советы на каждый день.-М.: Либерея, 2001.-Вып. 10.-С. 146-167.

Медникова С. А. Сохранение библиотечных фондов Мурманской области состояние, проблемы и перспективы//Библиотеки и ассоциации в меняющемся мире: новые технологии и новые формы сотрудничества: Материалы конф. 7-15 июня 2003. ГПНТБ России.-М., 2003.-Т. 2.-С. 509-511.

Мешкова Л. Л. Новые технологии в учете библиотечного фонда // Университетская книга.-2001.-№ 7.-С. 16-19.

Библиотечные фонды есть во многих государственных и муниципальных образовательных учреждениях. Бухгалтерский учет таких фондов относительно прост. Однако и при отражении операций с данным объектом учета следует быть внимательным.

Нормативно-правовая основа

Учет библиотечных фондов осуществляется не только по правилам бухгалтерского учета: операции с книгами - это целая наука!

Нормативно-правовая основа учета библиотечных фондов осуществляется на основе следующих документов:

Инструкции об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 (далее - Инструкция N 590);

Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (утв. Приказом Минобразования России от 24.08.2000 N 2488; далее - Методические рекомендации, Инструкция N 2488);

Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению (утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н; далее - Инструкция N 157н).

Кроме того, государственным (муниципальным) учреждениям разных типов следует учитывать особенности бухгалтерского учета, установленные:

Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению";

Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);

Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).

Организация библиотечного учета

Согласно п. 1.3 Инструкции N 590 библиотечный фонд - это упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

Учет библиотечного фонда - это комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по правилам, установленным законодательством. На его основе формируется отчетность библиотеки, в том числе для государственного статистического учета, планирование деятельности, обеспечение сохранности фонда, контроль за наличием и движением документов.

Основной особенностью организации библиотечной работы в образовательных учреждениях является то, что для обеспечения учебного процесса ими приобретаются учебные издания одного вида (названия) в больших количествах экземпляров.

Согласно положениям п. 8 Инструкции N 2488 учет многоэкземплярных документов (учебников, учебных пособий, справочников, словарей и других изданий), предназначенных для использования обучающимися в учебном процессе, осуществляется безынвентарным способом. При таком методе учета предусматривается суммарная запись документов по названиям, стоимость их относится на баланс библиотеки.

Многоэкземплярными документами считаются документы, поступающие в количестве свыше десяти единиц. Если количество поступивших экземпляров менее десяти, то они записываются в инвентарные книги на общих основаниях. Конкретное количество документов, подлежащих записям в инвентарные книги и учету безынвентарным методом, определяется библиотекой.

При безынвентарном методе учета оформляются учетная карточка документа (издания) и регистрационная книга учетных карточек (Приложения N N 4, 5 к Инструкции N 2488).

Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше десяти экземпляров. Она содержит следующие сведения: автор, заглавие, выходные данные, цена, дата записи, номер записи в книге суммарного учета, количество экземпляров - поступивших, выбывших, состоящих на учете, - и отражает движение каждого отдельного названия документа (издания), прошедшего безынвентарный учет. В карточке отражаются все последующие поступления данного названия независимо от цены. Учетные карточки записываются в регистрационной книге, для которой может быть использована инвентарная книга.

В регистрационной книге заполняются все графы, как при индивидуальном учете, каждое название записывается на отдельной строке. Регистрационный номер переносится на учетную карточку. На документе (издании), учтенном безынвентарным методом, номер регистрационной карточки не проставляется.

Порядок учета поступлений документов в библиотечный фонд определен положениями разд. 6 Инструкции N 590.

Прежде всего, при поступлении документов в библиотечный фонд осуществляется их разделение на документы постоянного, длительного и временного хранения.

Учету для постоянного хранения с присвоением инвентарного номера подлежит один экземпляр отечественных документов, поступающих в библиотеки с функциями постоянного хранения бесплатного обязательного экземпляра, а также принимаемых на депозитарное хранение документов.

Учету для длительного хранения с присвоением инвентарного номера подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков.

Документам для постоянного и длительного хранения присваиваются инвентарные номера и осуществляется их маркирование. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, долговечность маркировочного знака, эстетика, сохранность текста или другой знаковой информации. Документы, являющиеся приложением к основному носителю, также маркируются с указанием тех же реквизитов, что и на основном документе.

Документы для временного хранения (содержащие информацию краткосрочного значения) исключаются из фонда библиотеки через непродолжительный период времени. Их учет в библиотеке осуществляется без присвоения инвентарных номеров.

Обратите внимание! Не подлежат учету и не включаются в фонд материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Индивидуальный учет

Согласно указаниям п. 8.1 Инструкции N 590 индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации без присвоения инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), листовая (лист актового учета), регистрационная карточки на определенный вид издания (в том числе электронного). Они должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в Книге суммарного учета библиотечного фонда, инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цену, отметку о проверке, номер акта выбытия. Если у документа имеются приложения, то это указывается в примечании.

Там же указываются отличительные черты особо ценных и редких изданий, определяющие их ценность (наличие уникального переплета, автографа, раскрашенных от руки иллюстраций и т.п.).

Суммарный учет

Суммарный учет всех видов документов, поступающих или выбывающих из фонда библиотеки, производится партиями по одному сопроводительному документу (лист государственной регистрации, накладная, реестр, счет-фактура, акт). Если такой документ отсутствует, то составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга, в трех частях которой (поступление, выбытие, итоги) фиксируется движение фонда.

Сведения о документах отражаются в следующих показателях: дата и номер записи, источник поступления, реквизиты сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности), стоимость приобретенных документов.

Бухгалтерский учет

В настоящее время бухгалтерский учет библиотечного фонда государственного (муниципального) учреждения осуществляется согласно Инструкции N 157н и положениям соответствующей инструкции для каждого типа учреждения (казенных - Инструкции N 162н, бюджетных - Инструкции N 174н, автономных - Инструкции N 183н).

Объектом библиотечного фонда, подлежащего бухгалтерскому учету, может являться как отдельная книга, так и издания, состоящие из нескольких томов, являющихся логическим продолжением друг друга.

Положениями Общероссийского классификатора основных фондов ОК 013-94 (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 359) определено, что фонды библиотек соответствуют коду ОКОФ 19 0001000 и входят в седьмую группу - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно. К данной группе относятся книги и брошюры, издания периодические, издания продолжающиеся, издания нотные, издания картографические, издания листовые текстовые, виды специальной научно-технической литературы и документации, материалы неопубликованные, рукописи, рукописи и издания редкие и уникальные, киноматериалы и документы в форме видеозаписи, фотодокументы, фонодокументы (звукозаписи), кинофотофонодокументы редкие и уникальные.

Примечание. Учреждение вправе самостоятельно установить срок полезного использования библиотечного фонда, например 15 лет. Именно исходя из этого срока рекомендуется начислять амортизацию на объекты библиотечного фонда с 2009 г. в соответствии с п. 2.4 Методических указаний, приведенных в Письме Минфина России от 10.04.2009 N 02-06-07/1505.

В соответствии с положениями п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества, составляющие библиотечный фонд учреждения, за исключением периодических изданий, принимаются к учету в качестве основных средств независимо от срока их полезного использования и учитываются на счете 0 10107 000 "Библиотечный фонд". При этом в рабочем плане счетов учреждения, являющемся составной частью его учетной политики, могут содержаться следующие счета аналитического учета :

Номер счета	Название счета
	Библиотечный фонд - особо ценное движимое имущество учреждения
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - особо ценного движимого имущества
	Библиотечный фонд - иное движимое имущество учреждения
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - иного движимого имущества
	Библиотечный фонд - предметы лизинга
	Увеличение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга
	Уменьшение стоимости библиотечного фонда - предметов лизинга

В то же время объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается (п. 46 Инструкции N 157н).

Для их учета открывается Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032), которая регистрируется в Описи инвентарных карточек по учету основных средств (п. 54 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Книжная (иная печатная) продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции N 157н).

Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, подлежат учету на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль. Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. п. 377, 378 Инструкции N 157н).

Согласно п. 92 Инструкции N 157н на объекты библиотечного фонда стоимостью до 40 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100% балансовой стоимости при выдаче объекта в эксплуатацию. На объекты библиотечного фонда стоимостью свыше 40 000 руб. амортизация начисляется линейным способом из расчета 1/12 годовой суммы амортизации с учетом срока полезного использования объектов библиотечного фонда.

Принятие к учету

Расходы на приобретение объектов библиотечного фонда относятся на статью 310 "Увеличение стоимости основных средств", а расходы по подписке на периодические издания - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по их первоначальной стоимости, то есть в сумме фактических вложений в их приобретение с учетом сумм НДС, предъявленных поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 47 Инструкции N 157н).

Первоначальной стоимостью библиотечных фондов, полученных по договору дарения, признаются их рыночная стоимость на дату принятия к бюджетному учету, а также стоимость услуг, связанных с их доставкой, регистрацией и приведением в состояние, пригодное для использования (п. 25 Инструкции N 157н).

В целях принятия к бухгалтерскому учету объекта библиотечного фонда его текущая рыночная стоимость определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества, а также может определяться комиссией по поступлению и выбытию объектов, созданной в учреждении на постоянной основе.

При определении текущей рыночной стоимости объекта библиотечного фонда могут быть использованы:

Данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;

Сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе;

Экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов библиотечных фондов.

Поступление и внутреннее перемещение библиотечного фонда оформляются следующими первичными документами:

Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (ф. 0306031);

Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

Требованием-накладной (ф. 0315006).

Бухгалтерские записи операций по поступлению (принятию) библиотечного фонда:

Формирование первоначальной стоимости объектов библиотечного фонда на основании Актов выполненных работ (при приобретении и последующем учете в составе ОС):

Дебет 0 106XX 310 "Увеличение вложений в нефинансовые активы"

Кредит 0 30231 730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению основных средств";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, отражается на основании первичных учетных документов - Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Кредит 0 106XX 410 "Уменьшение вложений в нефинансовые активы";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов основных средств в результате перевода готовой продукции в целях ее использования для нужд учреждения отражается по фактической себестоимости готовой продукции на основании первичного учетного документа - Требования-накладной (ф. 0315006):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 105XX 440 "Уменьшение вложений в материальные запасы";

Принятие к учету неучтенных объектов библиотечного фонда, выявленных в результате инвентаризации, отражается по рыночной стоимости на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Принятие к учету изданий, полученных учреждением в виде пожертвования, отражается на основании документов, подтверждающих безвозмездность передачи благотворителем имущества и факт получения объектов библиотечного фонда бюджетным учреждением.

Издания, поступающие от неизвестного лица или без сопроводительных документов, рассматриваются как пожертвования, при этом Акт подписывается в одностороннем порядке:

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 40110 180 "Прочие доходы";

Принятие к бухгалтерскому учету объектов библиотечного фонда в составе основных средств, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме ущерба, причиненного виновным лицом, отражается на основании подписанного бюджетным учреждением и виновным лицом Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 40110 172 "Доходы от операций с активами".

Операции при внутриведомственных расчетах по передаче объекта библиотечного фонда:

Принятие к учету объекта библиотечного фонда на основании поступившего извещения (ф. 0504805):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 30404 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов";

Принятие к учету амортизации объекта библиотечного фонда:

Дебет 0 30404 310 "Внутриведомственные расчеты по приобретению нефинансовых активов"

Если материальные ценности (например, учебники) поступили в рамках централизованного снабжения без Извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика, то они учитываются на забалансовом счете 22 "Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению" (п. 375 Инструкции N 157н);

Внутреннее перемещение объекта основных средств между материально ответственными лицами учреждения отражается на основании первичного учетного документа - Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032):

Дебет 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда"

Кредит 0 101X7 310 "Увеличение стоимости библиотечного фонда";

Начисление амортизации на объекты библиотечного фонда:

Дебет 0 40120 271 "Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов",

Дебет 0 10960 271 "Амортизация основных средств и нематериальных активов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг"

Кредит 0 104X7 410 "Уменьшение за счет амортизации стоимости библиотечного фонда".

В ряде случаев пополнение библиотечного фонда может происходить за счет пожертвований. Основанием для отражения таких операций в бухгалтерском учете может служить Акт о пожертвовании, который составляется в произвольной форме.

Пример 1. В библиотеку государственного бюджетного учреждения "Университет" в августе 2012 г. обратилось ООО "Издательский центр" с просьбой принять в качестве пожертвования коллекцию произведений А.С. Пушкина. Книги были приняты на основании Акта о пожертвовании, который затем был утвержден руководителем учреждения, и были отражены в бухгалтерском учете соответствующие хозяйственные операции.

Акт о пожертвовании был составлен следующим образом:

Утверждаю

Руководитель учреждения

Курочкин /А.А. Курочкин/

(подпись) (расшифровка подписи)

о пожертвовании

06.08.2012 г. Санкт-Петербург

ООО "Издательский центр", именуемое в дальнейшем "Жертвователь", в лице генерального директора А.Ю. Петрова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Университет в лице директора библиотеки П.П. Смирновой, действующей на основании доверенности от 5 мая 2012 г. N 142, с другой стороны, составили настоящий Акт о нижеследующем:

1. Жертвователь передал Университету, а Университет принял у Жертвователя безвозмездно в качестве пожертвования следующее имущество: коллекцию произведений Пушкина, состоящую из 12 книг на общую сумму 5000 (Пять тысяч) руб.

2. Указанное в п. 1 Акта имущество (книги) передается Жертвователем с целью его использования Университетом в соответствии с уставной деятельностью в качестве пополнения библиотечного фонда.

3. Университет распоряжается переданным имуществом по своему усмотрению исходя из целей и задач учреждения обслуживания пользователей, в том числе оставляет за собой право вывода пожертвованных документов из фонда в случае возникновения причин для списания без согласования с Жертвователем.

4. Правоотношения Жертвователя и Университета во всем, что не предусмотрено настоящим Актом, регулируются действующим федеральным законодательством о благотворительности.

5. Адреса и реквизиты сторон.

Жертвователь Университет

Передал ООО "Издательский центр" Принял директор библиотеки Университета

Директор Петров /А.Ю. Петров/ Директор Смирнова /П.П. Смирнова/

(должность) (подпись) (расшифровка (должность) (подпись) (расшифровка

подписи) подписи)

В бухгалтерском учете оприходование коллекции Пушкина, состоящей из 12 книг, было отражено следующим образом:

Выбытие из фонда

В настоящее время действующие нормативные акты не содержат указаний об обязательности списания из библиотек образовательных учреждений учебников пятилетней давности, кроме как в случаях их физического износа, приведшего к ветхости (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.).

Списание же вследствие морального устаревания возможно, только если учебник не включен в указанные федеральные перечни, утвержденные Минобрнауки.

Пунктом 9.8 Инструкции N 2488 предусмотрен норматив списания библиотечных фондов по неустановленным причинам (недостача) - не более 0,1% от объема книговыдачи.

Указаниями п. 5.1.2 Инструкции N 590 учреждениям предоставлено право самостоятельно устанавливать количественные и стоимостные нормативы списания изданий, утраченных по неустановленным причинам (недостача).

Исключение документов из фондов библиотек по причине устарелости производится не реже одного раза в два года.

Выбытие документов из фонда оформляется актом об исключении и отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. При этом указывается одна из причин списания.

При списании предметов библиотечного фонда, относящегося к особо ценному движимому имуществу учреждения (то есть библиотечного фонда, числящегося на счете 0 10127 000), необходимо учитывать, что решение о списании такого имущества принимается учреждением по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого оно находится (пп. "б" п. 4 Положения об особенностях списания федерального имущества, утв. Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010 N 834). Учреждение обязано согласовывать с учредителем свое решение о списании закрепленного за ним библиотечного фонда, отнесенного к особо ценному движимому имуществу. Для согласования списания учреждение направляет следующие документы :

Перечень предметов библиотечного фонда, решение о списании которых подлежит согласованию;

Копию решения о создании постоянно действующей комиссии по подготовке и принятию решения о списании имущества (с приложением положения о данной комиссии и ее составе, утвержденного приказом руководителя организации);

Копию протокола заседания постоянно действующей комиссии по подготовке и принятию решения о списании предметов библиотечного фонда;

Акты о списании федерального имущества и документы согласно перечню, утвержденному учредителем.

Выбытие объектов библиотечного фонда оформляется Актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) или Актом о списании групп объектов основных средств (ф. 0306033) с приложением списков исключенной литературы на основании решения постоянной действующей комиссии по поступлению и выбытию активов.

В бухгалтерском учете операции по выбытию отражаются так:

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с износом, непрофильностью, утерей, хищением, продажей и т.п.:

Дебет 0 40110 172 "Доходы от операций с активами"

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с утратой в результате бедствий стихийного и техногенного характера:

Дебет 0 40120 273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами"

Кредит 0 101X7 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда";

Списаны объекты библиотечного фонда в связи с безвозмездной передачей:

Дебет 0 40120 241 "Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям",

Дебет 0 40120 242 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций"

Кредит 0 101X7 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда".

Пример 2. В 2012 г. бюджетное образовательное учреждение за счет субсидии на выполнение государственного задания закупило 120 учебников по 300 руб. каждый. В этом же году комиссией было принято решение о списании 50 книг (на общую сумму 10 000 руб.), приобретенных за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, по причине их физического износа и устаревания.

В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие бухгалтерские записи:

			Сумма, руб.
Поступили учебники от организации-поставщика (120 экз. x 300 руб.)
Учебники поставлены на учет
Начислена 100%-ная амортизация на поступившие и введенные в эксплуатацию учебники
Износившиеся книги списаны по решению комиссии

Понятие и требования к организации учета документного фонда

Учет является первым процессом организации документного фонда, который устанавливает взаимосвязи между документами, необходимые для превращения их в единое целое. Регистрируя поступивший документ, учет вводит его в состав фонда, докумен­тально закрепляя его принадлежность именно к данному фонду. На протяжении всего времени функционирования документа в фонде учет отслеживает его перемещения как неотъемлемой части фонда, фиксируя его новые состояния и отношение к тем или иным подфондам. После того, как документ снят с учета, он перестает считаться компонентом фонда, его связь с фондом и до­кументами из фонда утрачивается. Таким образом, организующая роль учета заключается в документальном закреплении взаимо­связей внутри фонда, позволяющем осуществлять контроль за состоянием и сохранением документного фонда.

Учет документного фонда - это деятельность, обеспечиваю­щая фиксирование по установленным правилам и накопление сведений о величине, составе и движении фонда и его стоимо­сти для количественной и качественной характеристики его состояния.

Учет фонда является третьим технологическим процессом формирования документного фонда и тесно связан с последним этапом комплектования - приемом новых поступлений, в ходе которого осуществляется сверка партии вновь поступивших до­кументов с сопроводительным документом и все несоответствия между ними фиксируются в акте приема. Процесс учета тесно переплетается с технической обработкой документов. Штемпель, проставляемый на этапе первичной обработки и свидетельст­вующий о принадлежности документа к фонду/подфонду, как правило, содержит инвентарный номер данного экземпляра, который присуждается документу в процессе учета.

Такие тесные взаимосвязи между процессами усложняют их идентификацию, размывая их границы. Так, «Инструкция об учете библиотечного фонда», утвержденная приказом министра культуры РФ № 590 от 02.12.1998 г., включает в процесс учета прием документов, их маркировку, регистрацию при поступле­нии, перемещении, выбытии, а также проверку наличия доку­ментов в фонде. Как видим, в структуру учета включены все операции по организационному оформлению принадлежности документов к фонду с момента их поступления в библиотеку/информационную службу.

В процессе учета преследуются следующие цели:

1) накопление фактической информации о фонде для даль­нейшего управленческого анализа и принятия решений по его совершенствованию;

2) составление реальных моделей документного фонда, не­обходимых для сравнения их с идеальными моделями и оценки их соответствия между собой;

3) слежение за движением документов для обеспечения их сохранности.

Таким образом, учет является формой документированного наблюдения за состоянием документного фонда, которое осу­ществляется с целью контроля его качества и сохранности.

Документы, в которых ведется учет документного фонда, имеют статус финансовых документов строгой отчетности, и их необходимо сохранять до ликвидации организации. Они долж­ны храниться в сейфах и закрывающихся шкафах, и доступ к ним строго ограничивается. При ведении электронного учета обяза­тельна распечатка бумажной копии учетных документов, на ко­торую также распространяются особые режимы хранения и дос­тупа.

В крупных информационных организациях, имеющих слож­ную организационную структуру, используется технология раз­деления учета, которая предполагает одновременное ведение и учета документного фонда в целом, и отдельный учет подфондов каждого структурного подразделения. Это позволяет накап­ливать количественные данные по отдельным подфондам.

Объектами учета могут являться как отдельные документы, так и партия документов. Партия - это группа документов, вре­менно объединенная для контроля их сохранности в процессе обработки и передачи с одного технологического участка на дру­гой (например, партия новых поступлений; партия документов на списание и т. п.).

В связи с тем, что в любой библиотеке или информационной службе существуют и используются не только документы, соби­раемые для удовлетворения информационных запросов пользо­вателей, но и документы иного назначения, возникает необхо­димость различать, какие из них являются объектами учета документного фонда. Так, например, не подлежат учету как документы из фонда:

Программные продукты, которые являются рабочим инст­рументом для работников информационной организа­ции;

Материалы, приобретаемые для оформления и других под­собных работ, не связанных с комплектованием документ­ного фонда, например, настенные и настольные календа­ри, постеры и т. п.;

Кино-, фото- и звукозаписи, предназначенные для прове­дения библиотечно-информационных и культурных ме­роприятий;

Управленческая документация библиотеки/информаци­онной службы;

Документы личного и секретного характера;

Материалы, созданные информационной организацией на своем оборудовании без введения в законный гражданский оборот (тиражирования и распространения), например, методические пособия, тематические досье, ксерокопии отдельных документов, предназначенные для использования в служебных целях, и пр.

Результатом учета документного фонда является достоверная документированная информация о реальном состоянии фонда, которая характеризует:

Объемы фонда и отдельных подфондов, а также их при­рост;

Динамику развития документного фонда на протяжении всего времени его существования;

Стоимостные характеристики документного фонда;

Наличие и местонахождение каждого документа из фонда.

Такая информация влияет на многие стороны деятельности информационной организации:

Упорядочивает движение документов в учреждениях;

Обеспечивает контроль за сохранностью фонда;

Служит обоснованием для расчета величины необходимых помещений, штатов, финансов и т. д.;

Позволяет сравнивать объемы фондов разных информаци­онных учреждений, оценивать эффективность деятельности библиотек/информационных служб и использования различных видов ресурсов;

Составляет основу для планирования деятельности информационной организации;

Является источником государственного статистического учета, т. е. общенациональной системы сбора, регистрации, обобщения и интерпретации количественных данных в мас­штабе отрасли, экономического региона или страны в целях содействия принятию государственными органами власти и управления эффективных управленческих решений.

Такое многостороннее влияние результатов учета на различ­ные стороны деятельности организации и принятие ответствен­ных управленческих решений обусловливает строгие требования, которые предъявляются к учету документного фонда.

Требования к учету документного фонда

1. Полнота и достоверность учетной информации. Это озна­чает, что учету подлежит каждый документ, поступающий или находящийся в фонде, и о нем имеется достаточная информация, чтобы идентифицировать его.

2. Обязательность учета для всех фондов и подфондов. Для обеспечения сбора полной и достоверной информации о фонде учету подлежат все без исключения документные фонды.

3. Точность, тщательность учета. Это означает, что данные о документе соответствуют реальности, не содержат ошибок и исправлений. В противном случае документ невозможно иден­тифицировать по учетным данным, а, следовательно, собранная информация не будет надежной.

4. Документированное оформление каждого поступления или выбытия из фонда, поскольку только запись на какой-либо но­ситель обеспечивает неизменность учетных данных.

5. Надежность и совместимость приемов и форм учета в ус­ловиях применения традиционной и автоматизированной тех­нологии. Это означает, что учет в традиционном и электронном виде должен вестись по единым правилам, а учетные данные не должны быть случайно утеряны или искажены;

6. Оперативность и своевременность учета. Суть требования заключается в том, что документ должен быть учтен сразу при поступлении в библиотеку/информационную службу. Задержка в учете может привести либо к нарушению технологического ритма, либо к немотивированному отказу пользователю, либо к утрате документа.

7. Непрерывность учета. Это означает, что ведение учета долж­но начинаться с момента зарождения фонда и не должно пре­кращаться даже на короткий период - иначе данные учета будут неполными и недостоверными.

8. Унификация и стабильность учетных единиц, их соответст­вие единицам использования документного фонда и показателям государственной статистики. Это требование к учету говорит о необходимости единообразия в подходах к учету документов и их неизменности на протяжении длительного времени. В про­тивном случае данные учета в различных документных фондах либо данные, полученные в различные периоды существования одного и того же фонда, будут несопоставимы, и на их основе будет невозможно сделать обоснованные выводы и принять пра­вильное решение.

С целью унификации подходов к учету разработаны и внедре­ны специальные стандарты и инструкции по учету документных фондов.

Особое значение имеет стандартизация единиц учета доку­ментных фондов. Единица учета фонда - это единица измерения объема и движения фонда.

В соответствии с ГОСТом 7.20-2000 «Библиотечная статисти­ка» (введен 01.01.2002 г.) для учета величины и движения доку­ментного фонда используются основные и дополнительные еди­ницы учета.

Основные единицы учета используются как показатели изме­нения объема документного фонда для отчетности и ведения государственной статистики. К основным единицам учета отно­сятся экземпляр и название.

Экземпляр - каждая отдельная единица документа, включае­мая в фонд или выбывающая из него.

Название - каждое новое или повторное издание, другой до­кумент, отличающийся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления.

Как видим, в качестве основных приняты две различные еди­ницы учета, которые в совокупности разносторонне характери­зуют документный фонд:

Учет в экземплярах дает возможность количественно оце­нивать фонд и обеспечивает контроль за сохранностью каждого документа;

Учет в названиях демонстрирует информационное разно­образие фонда, позволяя более полно определить информа­тивную и содержательную ценность (ср.: 69 экземпляров журналов и 69 названий журналов).

Таким образом, при равных объемах фонда в экземплярах более богатым является тот фонд, в котором больше названий. Особенно показательно различие в объеме фонда, выраженном в названиях и в экземплярах, когда имеется большое число мно­гоэкземплярных документов, например, учебных изданий для учащихся или студентов.

Дополнительные единицы учета используются для более пол­ной характеристики фонда, а также для решения дополнительных прикладных задач.

К дополнительным единицам учета фонда относятся: годовой комплект, переплетная единица/комплект (подшивка) и метро-полка.

Годовой комплект - это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу фонда. Несомненно, данная единица учета дополняет характеристику фонда периодических изданий, наряду с назва­ниями и экземплярами. В связи с тем, что периодичность у раз­ных изданий может колебаться от 4 до 312 номеров в год, объем фонда периодики в экземплярах является не вполне показатель­ным. Количество годовых комплектов одного названия характе­ризует хронологическую глубину данного фонда и тем самым обеспечивает его большую или меньшую полноту и информаци­онную ценность.

Другая дополнительная единица учета - переплетная едини­ца/комплект (подшивка) - это совокупность номеров периоди­ческих изданий или других документов, сшитых, переплетенных или скрепленных иным способом в одно целое и принимаемое за одну учетную единицу. Она помогает сделать сопоставимыми данные учета фонда и книговыдачи из фонда, в особенности когда речь идет о фондах книгохранилищ, где подшивка являет­ся учетной единицей хранения. Выдавая из хранилища 1 под­шивку из 4 номеров журнала, работник хранилища передает пользователю или работнику читального зала ответственность за возврат именно одной подшивки, а не 4 номеров.

Метрополка - международная единица учета величины фон­да, рекомендованная ЮНЕСКО в 1969 г. и измеряемая как 1 м стеллажной полки, занятой изданиями или другими документа­ми. На одном погонном метре полки в закрытом хранилище размещается в среднем до 50 экземпляров книг, при открытом доступе к фонду - 30-40 экз. В соответствии со строительными нормами, для хранения 1000 экз. понадобится площадь 4,5 кв. м. Таким образом, метрополка как единица учета может использо­ваться для расчета необходимого объема хранилища и помогает оценить потребность в количестве стеллажей.

Сходные задачи планирования ресурсов для хранения доку­ментов должна выполнять и новая дополнительная единица уче­та электронных ресурсов - байт (килобайт, мегабайт, терабайт и т. д.), благодаря которой можно оценивать объемы памяти, необходимые или используемые для хранения данных.

Таким образом, выбор единиц учета диктуется целым комплек­сом задач, которые должна обслуживать учетная информация.

Итак, учет как процесс формирования документного фонда направлен на собирание полной, точной и достоверной инфор­мации о данном документном фонде, позволяющей не только контролировать его состояние, но и принимать на ее основе гра­мотные управленческие и технологические решения. Для того чтобы обеспечить накопление учетной информации, отвечающей требованиям полноты и достоверности, уделяется приоритетное внимание организации учетной деятельности, что проявляется в максимальной регламентированности ее различных аспектов.

Виды и формы учета

Во всех документных фондах принято выделять два обязатель­ных вида учета документов:

суммарный (интегрированный, статистический, количест­венный);

индивидуальный (дифференцированный, аналитический, оперативный).

Назначение суммарного учета - дать количественные пред­ставления о структуре, величине, темпах обновления фонда в це­лом и отдельных его частей. Объектом суммарного учета являет­ся партия.

Индивидуальный учет предназначен для того, чтобы давать ин­формацию о каждом документе в фонде, его наличии в том или ином подфонде или о его списании. Поэтому объектом индиви­дуального учета являются отдельные экземпляры либо названия.

Оба вида учета обязательны и дополняют друг друга, расширяя информативность учетных данных:

Суммарный учет позволяет отвечать на вопросы: «сколько документов в фонде/подфонде?», «сколько документов поступило/выбыло за определенный период?»;

Индивидуальный учет отвечает на вопросы: «имеется ли данный документ в фонде?», «сколько экземпляров дан­ного документа имеется в фонде?», «где находится данный документ в настоящее время?», «если экземпляр был спи­сан, то когда и по какой причине?».

Таким образом, каждый документ обязательно проходит учет дважды: сначала в партии, потом индивидуально. Различаясь способами регистрации документов, оба вида учета взаимосвя­заны и контролируют данные друг друга.

Каждый вид учета реализуется в соответствующих формах учета.

Формы учета - это унифицированные бланки учетной докумен­тации, рекомендованные соответствующими инструктивно-мето­дическими документами для различных документных фондов.

В СССР были строго заданы параметры учетных форм для различных типов библиотек и служб информации. В настоящее время разработаны общие правила и формы учета документов, обязательные для всех библиотек, органов научно-технической информации, фондохранилищ, центров документации, иных организаций и учреждений Российской Федерации, независимо от их вида и типа, правового статуса, ведомственной подчинен­ности и формы собственности. Регламенты ведения учета заданы в «Инструкции по учету библиотечного фонда», при разработке которой учтены положения бюджетного законодательства, госу­дарственных стандартов, иных законов и нормативных правовых актов, имеющих отношение к учету документов, составляющих документный фонд. Вместе с тем, данная инструкция допускает возможность выбора правил, способов и норм, регламентирую­щих организацию и ведение учета документного фонда, исходя из организационно-технологических особенностей библиотеки/информационной службы, если это не противоречит действую­щему законодательству. Главным обязательным требованием к используемым учетным формам является соответствие номенк­латуры показателей первичного учета аналогичным показателям государственной статистики. Таким образом, каждая организа­ция имеет право разрабатывать по согласованию с учредителем собственные стандарты учета, которые оформляются в докумен­те, называемом «Порядок учета документного фонда». Ответст­венность за правильность организации учета несет первый ру­ководитель данного учреждения или предприятия.

Как видим, в настоящее время наблюдается снижение жест­кости в регламентации учета документного фонда и допускается вариативность в выборе способов и форм учета. Предоставление информационным организациям права на самостоятельность в рамках границ, заданных общим регламентом, вызвано тем, что в условиях трансформации информационных технологий вынуждены сосуществовать традиционные и автоматизирован­ные технологии учета, а развитие форм учета определяется не только профилем и структурой фонда, но и различными про­граммно-технологическими факторами.

В соответствии с «Инструкцией об учете библиотечного фон­да», основной формой суммарного учета документов является «Книга суммарного учета фонда». Она представляет собой журнал (листы суммарного учета документного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. Независимо от носителя, она имеет одинаковую юридическую силу. Допускаются различные моди­фикации книги суммарного учета, отражающие специфику со­става документного фонда - по типам или видам документов, тематике, языкам и другим признакам. Форма ее согласована с формами государственной статистической отчетности и с фор­мами ежедневного учета выдачи документов из фонда (например, «Дневника библиотеки»).

Книга суммарного учета обязательно имеет 3 части. Часть I «Поступление в фонд», где фиксируются партии новых докумен­тов, и часть II «Выбытие из фонда», где записываются сведения об исключаемых из фонда документах, имеют сходную форму записи. О партии поступающих или выбывающих документов сообщаются следующие сведения: дата и номер записи по по­рядку, общее количество документов в партии, в том числе по видам документов, в том числе книг и брошюр по отраслям зна­ния и по языкам. Кроме того, обязательно приводятся суммарные данные о стоимости документов, предназначенные для передачи на бухгалтерский баланс. В случае учета партии новых поступ­лений указывается также источник получения партии и номер и/или дата сопроводительного документа. При учете выбывающих документов указывается номер и дата акта об исключении, а так­же причина выбытия. В конце каждой страницы все количест­венные сведения суммируются для переноса их на другую стра­ницу или в часть III книги суммарного учета.

В части III «Итоги движения фонда» содержатся обобщенные статистические данные о документном фонде. В эту часть по­квартально переносятся суммированные сведения о вновь по­ступивших и о выбывших документах. В конце текущего года подводится общий итог движения фонда с учетом поступивших и выбывших документов и подводится баланс состояния фонда за год в следующих показателях:

«Состоит на начало …года» - в этой графе переносятся данные о фонде, полученные по итогам предыдущего года;

«Поступило в течение …года» - здесь указываются суммарные сведения о новых поступлениях за минувший год;

«Выбыло в течение …года» - приводятся совокупные количественные данные о документах, списанных из фонда в текущем году;

«Состоит на конец …года» - в этой графе приводятся итоговые расчетные данные по фонду, полученные путем суммирования исходных данных с данными о новых по­ступлениях и вычитания из этой суммы числа выбывших документов.

Итоговые данные из части III «Книги суммарного учета» вклю­чаются в форму государственной статистической отчетности.

Если информационная служба имеет устойчивый доступ к се­тевым документам удаленного доступа согласно лицензионным соглашениям, то они также подлежат суммарному учету в спе­циальной книге, которая организована по тому же принципу, что и традиционная. В форме учета поступления в фонд регист­рируются основные реквизиты документов (договоров, контрак­тов, лицензионных соглашений), в которых зафиксировано оформление в доступ определенных пакетов сетевых документов на определенный срок, а также количество пакетов.

Формы индивидуального учета могут быть представлены в раз­личном виде:

Книжной (инвентарные книги);

Карточной (карточка учетного каталога, регистрационная карточка на определенный вид документа - для газет, журналов, электронных, аудиовизуальных и других видов документов);

Листовой (лист актового учета).

Допускается сочетание этих форм учета. При автоматизиро­ванной технологии создаются форматы учетной записи, содер­жащие всю необходимую информацию для формирования любой из форм индивидуального учета.

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие параметры: дата записи, номер записи в «Книге суммарного учета документного фонда», инвентарный номер, сведения об авторе и заглавии, месте изда­ния и годе выпуска, о цене, а также отметка о наличии докумен­та при очередной проверке фонда и номер акта об исключении данного экземпляра из фонда, если документ уже списан. Обя­зательной графой является «Примечание», в которой указывает­ся наличие приложений к основному документу в том или ином виде, а также особенности экземпляра ценных и редких докумен­тов (например, наличие уникального переплета, автографа ав­тора, маргиналий (пометок на полях), дефектов и т. п.).

Формы индивидуального учета в значительной степени раз­личаются в зависимости от вида документа в связи с тем, что видовые особенности документа могут требовать особого фор­мата учетной записи. Например, индивидуальный учет периоди­ческих изданий требует оперативной отметки о поступлении ка­ждого очередного номера издания, однако отдельные номера газет и журналов не нуждаются в указании особых библиографи­ческих сведений о них. Поэтому для их учета разработаны спе­циальные регистрационные карточки, в заголовке которых да­ется описание периодического издания в целом, а в основной части предусмотрен формат для указания года и для оперативных отметок о поступивших номерах и выпусках.

При индивидуальном учете базы данных необходимо указывать ее название, наименование создателя (юридическое или физи­ческое лицо); дату создания ресурса, носитель информации (CD-ROM, жесткий диск, дискета), а также периодичность об­новления.

Форма индивидуального учета сетевых документов включает основные характеристики пакета: название, данные о произво­дителе, типе пакета, а также его платформе, т. е. совокупности программных и аппаратных средств, предназначенных для на­вигации и поиска документов и предлагающих особые сервисы для работы с ними.

Другим важным фактором, влияющим на особенности форм индивидуального учета, используемых в той или иной информа­ционной организации, являются сроки хранения документов. При индивидуальном учете документов постоянного и длительного хранения используется метод инвентаризации, который заклю­чается в присвоении каждому документу или каждому экземп­ляру документа индивидуального инвентарного номера или ино­го знака в качестве инвентарного номера (штрих-кода, ISBN). Такой индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в документном фонде, а после исключения документа из фонда не присваиваются другим вновь принятым документам. Это позволяет избегать путаницы в учете. Документы с индивидуальными инвентарными номерами регистрируются в инвентарных книгах. Как правило, для различных видов доку­ментов создаются отдельные инвентарные книги.

Для документов временного хранения, чьи сроки пребывания в фонде изначально ограничены 1-5 годами, ведутся отдельные формы индивидуального учета без присвоения документу ин­вентарного номера. Как правило, формы учета представлены в виде особых регистрационных картотек или тетрадей учета.

Если в инвентарных книгах используется нумерационный способ сортировки учетных записей, то регистрационные кар­тотеки и учетные каталоги преимущественно тяготеют к алфа­витному упорядочению записей о документах.

В крупных библиотеках, наряду с инвентарными книгами, имеется генеральный алфавитный каталог, в котором отражены все документы, зарегистрированные в фонде, с указанием их закрепления за тем или иным подфондом. Он предназначен для служебного использования и необходим для уточнения данных о документе и его местонахождении. По сравнению с инвентар­ной формой учета, каталогизационная запись отражает значи­тельно больше библиографических сведений для идентификации документа, а также классификационные индексы и шифры хра­нения. На обороте карточки генерального каталога перечисля­ются инвентарные номера всех экземпляров данного документа с указанием места их постоянного хранения. При передаче эк­земпляров из одного подфонда в другой, а также при их списании возле инвентарного номера делаются соответствующие отметки. В этом состоит дополнительный информационный потенциал генерального каталога.

Учетную функцию носят также нумерационные каталоги, в ко­торых библиографические записи располагаются в порядке инвентарных номеров, присвоенных документам, а также топо­графические каталоги, где библиографические записи распола­гаются в соответствии с расстановкой документов на полках. В нумерационных каталогах могут быть структурно выделены записи о документах из подфондов отдельных подразделений библиотеки/информационной службы, благодаря чему по ин­вентарному номеру можно уточнить, за каким подфондом закре­плен тот или иной документ. Эти каталоги зачастую использу­ются при инвентаризационной проверке подфондов, а также помогают возвращать на место документ, ошибочно попавший в другой подфонд.

Топографические каталоги позволяют легко выявлять место­нахождение конкретного документа. Особенно они полезны при больших массивах листовых материалов.

Как видим, в зависимости от возникающих проблемных си­туаций могут быть использованы различные виды группировки учетных сведений о документах. Вместе с тем, инвентарный спо­соб сортировки записей в формах индивидуального учета явля­ется основным. В 1980-е гг. при разработке системы учетных форм для централизованных библиотечных систем была сделана попытка заменить инвентарную книгу алфавитным учетным ка­талогом, созданным по аналогии с генеральным каталогом на­учных библиотек. Однако практическое использование данной формы учета потребовало дополнения его «Описью инвентарных номеров» (или «Описью карточек учетного каталога»), по форме напоминающей упрощенную инвентарную книгу.

Актовая форма учета документного фонда является альтер­нативной формой индивидуального учета. Суть ее в том, что на партию новых поступлений, полученную по одному сопроводи­тельному документу, оформляется акт со списком документов, составленный по аналогии с листами инвентарной книги. Но­мера актов соответствуют номеру записи партии в «Книге сум­марного учета документного фонда». Лист актового учета удобен при компьютерной системе учета, поскольку его распечатка ста­новится основой для создания инвентарных книг.

С появлением электронных каталогов операции индивиду­ального учета документов автоматически сливаются с опера­циями приема и каталогизации/рекаталогизации документов, а ведение форм учета передается полностью компьютерной программе. Как правило, они формируются из имеющейся базы данных электронного каталога по специальной команде сотруд­ника. Для надежного сохранения и использования учетных данных рекомендуется делать их распечатки на бумажном но­сителе.

Для наблюдения за движением каждого экземпляра в элек­тронном каталоге появляются новые возможности: теперь в ка­ждый момент времени можно не только уточнить, в каком подфонде следует искать данный документ, но и когда, какому пользователю он был выдан, а также к какому сроку предпола­гается его возвращение в фонд.

Поскольку документный фонд является материальным акти­вом той организации, которой он принадлежит, он должен под­вергаться бухгалтерскому учету. Бухгалтерский учет документно­го фонда - это учет балансовой стоимости документов из фонда. Он осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета на основе данных о стоимости отдельных партий документов в «Кни­ге суммарного учета». Стоимостная информация, собранная в хо­де бухгалтерского учета документного фонда, необходима для экономического анализа деятельности информационной органи­зации и планирования финансовых ресурсов, а также для оценки экономической эффективности формирования документного фонда. Однако в сложившихся условиях вопрос о бухгалтерском учете документного фонда остается проблемным.

Общероссийским классификатором основных фондов (ОК 013-94) документные фонды включены в состав основных средств. При этом в классификаторе охвачены документы на различных носителях - от рукописей до электронных изданий. Следователь­но, все они должны подлежать и бухгалтерскому учету. Однако на практике в финансовых документах отражается балансовая стои­мость не всех документов, составляющих документные фонды. Как правило, бухгалтерскому учету подвергаются лишь книжные изда­ния, зарегистрированные в инвентарных книгах. Не подлежат бух­галтерскому учету периодические издания, брошюры, архивные документы, обменные фонды, зачастую не отражается балансовая стоимость документов на нетрадиционных носителях, которые отнесены к малоценному инвентарю фондов. В результате нару­шается принцип полноты и достоверности учетной информации.

В составе основных фондов документные фонды занимают особое положение. Так, в отличие от других видов основных средств на документные фонды не начисляется амортизация, т. е. постепенное погашение стоимости по мере физического и мо­рального износа. Эта норма введена в связи с тем, что, несмотря на физический износ носителя и устаревание информации в боль­шинстве документов, стоимость некоторых документов (рукопи­сей, памятников письменности и печати, других ценных и редких документов и др.) ежегодно повышается в соответствии с изме­нениями их научной и культурно-исторической ценности.

Следует понимать, что балансовая стоимость документного фонда не отражает его реальной стоимости, поскольку инфор­мационная и культурная ценность данного фонда не может быть определена простым суммированием стоимости отдельных до­кументов и зависит от полноты собранных материалов. Таким образом, балансовая стоимость документных фондов в настоящее время имеет ограниченное практическое значение.

В учреждениях культуры, архивах, органах научно-техниче­ской информации существует опыт вывода собраний культурных ценностей из состава основных средств. Так, музейные коллек­ции не подлежат бухгалтерскому учету по стоимости в соответ­ствии с нормативно-правовыми документами. В случае необхо­димости оценки конкретных изданий при страховании, при расчете с пользователями, утратившими или нанесшими ущерб сохранности документов, обращаются не к балансовой стоимо­сти, а проводят экспертную оценку.

Однако в условиях укрепления рыночных отношений доку­ментные фонды в целом не могут быть исключены из состава основных средств и сняты с балансового учета, поскольку это значительно ослабит контроль за сохранностью фондов, услож­нит порядок их учета в местах нахождения, списания и подот­четности. «Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях», принятая в 1999 г., признала приоритетное зна­чение в учете документных фондов всех библиотек и служб ин­формации «Инструкции об учете библиотечного фонда», утвер­жденной Министерством культуры Российской Федерации, что придало ей статус межведомственного документа. В этой связи полноту и достоверность учетных данных о фонде обеспечивают, прежде всего, суммарный и индивидуальный учет, в ходе которых документально оформляется в том числе и стоимость отдельных документов и партий документов. В бухгалтерском учете для документных фондов ведется специальная инвентарная карточ­ка аналитического учета основных средств, в которой балансовая стоимость фонда указывается в показателях движения фонда и общей суммой.

Рыночные колебания реальных цен документов в связи с ин­фляционными процессами потребовали регулярного проведения переоценки балансовой стоимости документного фонда. Переоцен­ка документов осуществляется в целях экономического обоснования планирования финансовых ресурсов на обновление доку­ментных фондов.

Переоценка является функцией бухгалтерского учета и осу­ществляется бухгалтерами. Работники библиотек и информаци­онных служб подают им сведения о номинальной стоимости приобретенных документов.

В условиях формирования рыночных отношений в России первая переоценка основных фондов предприятий и организаций была осуществлена в 1992 г. В период с 1992 по 1996 г. переоцен­ка осуществлялась регулярно, что было вызвано высокими тем­пами инфляции. Последняя переоценка документных фондов, как и других основных средств, производилась в первом полуго­дии 2003 г. Документные фонды переоцениваются по восстано­вительной стоимости, которая определяется умножением балан­совой стоимости на соответствующий коэффициент переоценки (см. табл. 2). Так, стоимость изданий, полученных в 1991 г., в 1992 г. индексировалась в 15 раз, а стоимость издания, приоб­ретенного до 1990 г., в 1992 г. увеличивалась в 36 раз, а в 1993 г. - еще в 29 раз. В последующем вместо единых коэффициентов индексирования были введены интервалы значений переоце­ночных коэффициентов (например, 1,7-3,2), в границах которых возможен их выбор. Результаты переоценки документного фон­да отражаются в бухгалтерских документах (на карточках анали­тического учета общей суммой) и вносятся в книгу суммарного учета.

В настоящее время проблема переоценки актуальна только при оформлении исключения документов из фондов, а также при замене утраченного документа пользователем или при оценке документа, поступившего в дар. Оценку стоимости документов, поступающих и выбывающих из фондов библиотеки, производят, используя рыночные цены, переоценочные коэффициенты, ус­тановленные Правительством Российской Федерации, а также рекомендации оценочных организаций, закупочных комиссий, каталоги - прейскуранты на закупку и продажу букинистических и антикварных книг. При оформлении списков документов, вы­бывающих из фонда, их группируют по годам приобретения, указывая номинальную цену документа, зафиксированную в учет­ных документах, - для последующей переоценки с использова­нием соответствующих коэффициентов в бухгалтерии.

Итак, учет документного фонда включает три взаимодопол­няющих вида учета, призванных собирать и накапливать коли­чественную, качественную и стоимостную информацию о фонде. В настоящее время наиболее технологически и организационно проработаны суммарный и индивидуальный виды учета фонда, которые формируют наиболее точные и взаимопроверяемые дан­ные о документном фонде. В меньшей степени технологически обосновано ведение бухгалтерского учета фонда, в связи с чем ограничиваются возможности использования в управлении по­лучаемых стоимостных данных о фонде. В значительной мере современные проблемы в сфере учета документных фондов вы­званы переходным состоянием систем учета как в связи с внедре­нием новых информационных технологий, так и с нестабильно­стью в развитии экономических процессов в стране. Следствием этого становится широкая вариативность учетных форм и орга­низационно-технологических решений в различных информа­ционных организациях.

Проверка документного фонда

Кроме первичного учета поступающих и выбывающих из фон­да документов, в любом документном фонде проводится их пе­реучет, или проверка фонда.

Проверка (переучет) документного фонда - это периодическая сверка данных индивидуального учета с наличными документа­ми с целью контроля сохранности фонда. В ходе проверки фон­да устанавливается наличие всех документов, состоящих на уче­те, а также своевременно выявляются утраченные документы. Кроме того, во время проверки анализируется правильность ве­дения учетной документации, устраняются ошибки, допущенные в период между проверками, а также проводится изучение доку­ментного фонда и вторичный отбор, устраняются застановки документов и задолженность пользователей.

Плановые проверки фонда проводятся в среднем один раз в пять лет. Исключение составляют документы, находящиеся на сейфовом хранении, переучет которых осуществляется ежегодно.

Если документный фонд достаточно велик для того, чтобы провести его проверку в течение одного года (более 50 тыс. экз.), она осуществляется поэтапно в соответствии с разработанным планом в течение ряда лет (от 7 до 25 лет в зависимости от объе­ма фонда).

В соответствии с Федеральным законом Российской Феде­рации «О бухгалтерском учете» (1996 г.) обязательно организу­ются внеплановые проверки документного фонда в следующих случаях:

При смене материально ответственного лица;

При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;

В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

При реорганизации или ликвидации организации, владею­щей фондом;

В других случаях, предусмотренных действующим законо­дательством.

Основанием для проведения проверки фонда является приказ, в котором назначается проверочная комиссия, ответственная за ход, организацию и итоги проверки. Это позволяет придать ре­зультатам проверки силу юридического доказательства. В состав комиссии обязательно включаются должностное лицо, матери­ально ответственное за сохранность данного фонда/подфонда, а также представитель бухгалтерии. В период подготовки к про­верке фонда выявляются и исправляются все ошибки в ведении учетной документации, поскольку в противном случае данные проверки могут оказаться недействительными.

Существует несколько способов проверки документного фонда:

Непосредственная сверка фонда с учетным документом (ин­вентарной книгой, актовым листом учета или др.) - это наиболее точная проверка, поскольку не использует по­среднические формы описания каждого экземпляра доку­ментов, но и наиболее трудозатратная, в особенности при больших объемах фонда. Для этого требуется приблизить к стеллажам с документами все инвентарные формы учета, что не всегда возможно осуществить практически. Выяв­ление недостающих документов потребует после оконча­ния сверки с фондом просмотра всего инвентарного ряда в учетных формах;

Сверка фонда с топографическим каталогом - это наиболее оперативный способ проверки, так как расстановка кар­точек в каталоге совпадает с расстановкой документов на стеллажах. В этой связи легко вести проверку по разделам фонда/подфонда. Карточки на документы, не обнаружен­ные при сверке, сразу откладываются отдельно в инвен­тарном порядке для последующего установления местона­хождения документа.

Проверка при помощи контрольных талонов или индикаторов. Это наиболее распространенный способ сверки фонда с учетными данными, поскольку топографические катало­ги имеются не во всех организациях. В этом случае пред­варительно создаются копии учетных записей на докумен­ты того или иного подфонда - в виде карточек, расстав­ленных по инвентарным номерам. При нахождении на полке документа контрольный талон или индикатор на не­го переставляется в отдельный ряд, а на самом документе делается отметка о сверке. Таким образом, на отсутствую­щие в фонде документы автоматически формируется ин­вентарная картотека, с которой удобно работать при поис­ке отсутствующих документов и при составлении актов на списание утерянных документов.

В электронных каталогах, как правило, существует специаль­ный служебный модуль проверки фонда, в котором предусмат­ривается ввод инвентарных номеров или штрих-кодов докумен­тов, имеющихся в наличии в фонде. По окончании ввода система сверяет их с записями, имеющимися в базе данных, и выдает список отсутствующих документов, закрепленных за данным фондом.

По окончании сверки фонда с учетными записями устанав­ливается месячный срок для принятия мер по разысканию от­сутствующих документов и устранения возникших недоразуме­ний. После того, как все возможности разыскания недостающих документов исчерпаны, составляется список документов, про­павших по неустановленным причинам. Должностное лицо, материально ответственное за сохранность данного фонда/под­фонда, составляет объяснительную записку, а комиссия доку­ментирует свои выводы, заключение и предложения в акте и протоколе, которые утверждаются первым руководителем ор­ганизации. В последующем отсутствующие издания списывают­ся с баланса библиотеки/информационной службы, а стоимость недостачи взимается с материально ответственного лица.

Итак, учет - это важный и ответственный этап формирования документного фонда, необходимый для контроля за его состоя­нием и развитием и обеспечивающий сохранность и надежность функционирования фонда. Он предъявляет строгие требования к деловым качествам сотрудников - к их дисциплинированности, аккуратности, тщательности, педантичности в выполнении учет­ных операций. Рутинный характер учетной деятельности позво­ляет передавать операции по учету компьютерным системам.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 182-203.