Главная / Как создать свой бизнес?

Учет расчетов с подотчетными лицами. Учет расчетов с подотчетными лицами — пошаговая инструкция

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Он применяется для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на различные хозяйственные и командировочные расходы. Данный счет является активнопассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет сотрудникам организации регламентируются Порядком ведения кассовых операций. Так, основанием для получения денег из кассы под отчет работникам организации является приказ руководителя, в котором указывается размер авансовой выдачи денежных средств и сроки их использования. С позиций учета данных операций сведения, содержащиеся в приказах о сроках использования подотчетных сумм, необходимы прежде всего для контроля за соблюдением условий их возврата.

Выдача авансовых сумм денежных средств конкретному работнику организации возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары, имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.

Сумма денежных средств, выданная из кассы работникам организации, оформляется расходным кассовым ордером и отражается в бухгалтерском учете записью:

Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”

Кредит счета 50 “Касса ”.

Сотрудникам организации подотчетные суммы могут быть выданы также с расчетных и других счетов в банках. В этом случае в бухгалтерском учете производят следующие записи:

Дебет счета 71 “Расчеты с подотчетньши лицами”

Кредит счетов 51 Расчетные счета ”, 52 “Валютные счета ”, 55 “Специальные счета в банках”.

Целевое расходование денежных средств, полученных работником организации под отчет, оформляется авансовым отчетом - сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др.

Следует отметить, что только надлежаще оформленный авансовый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место, т. е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

Кроме учетного аспекта проверки авансовых отчетов по существу произведенных расходов подотчетными лицами, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из действующих норм налогового законодательства. Ограничения в расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подотчетных лиц. Отступления от утвержденных лимитов использования наличных денежных средств для платежей другому юридическому лицу в один день рассматриваются как нарушение установленного порядка, что приводит к наложению штрафов на организацию-плателыцика в двукратном размере от суммы произведенного платежа. Нарушением действующего порядка наличного денежного обращения считаются хозяйственные факты прямого взноса денежных средств, полученных под отчет работником одной организации на оплату хозяйственных расходов, на расчетный счет другого юридического лица - контрагента. Другими словами, подобные расчеты совершаются без отражения данной операции по расчетному счету организации-плательщика. В таких случаях к организации применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

Более того, организации, принимая авансовые отчеты от подотчетных лиц, должны обязательно фиксировать срок их представления, так как они должны быть представлены в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим порядком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход физических лиц. Материальная выгода от использования работником денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообложения следует определить число дней, в течение которых подотчетные суммы использовались не по назначению. Для этого сопоставляются установленная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм работником организации. Выявленная материальная выгода рассматривается как доход работника организации, который облагается налогом на доходы физических лиц в размере 13%. В состав дохода включается также превышение размера суточных против установленных норм и оплата расходов, не соответствующих характеру выполняемого производственного задания.

Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения. Нормативными актами регламентируется состав командировочных расходов, компенсируемых организацией. Так, действующим законодательством в составе таких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и обратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, считаются признанными расходами по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции. Вместе с тем организации необходима информация об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последующей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на счетах учета затрат в разрезе субсчетов “Затраты в пределах утвержденных норм” и “Затраты сверх установленных норм”.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на основе приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

Дебет счета 50 ".Касса ”

В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы, либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 ".Недоста чи и потери от порчи ценностей”

Кредит счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.

При удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый отчет, в бухгалтетском учете производится запись:

Дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда ”

При невозможности взыскания остатка неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы сотрудника в бухгалтерии организации производится запись:

Дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”, субсчет 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба”

Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”.

По истечении срока исковой давности сумма невозмещен- ного материального ущерба списывается на убытки организации следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”

Кредит счета 73, субсчет 2 “Расчеты по возмещению материального ущерба ”.

Использование подотчетных сумм в бухгалтерском учете отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами” и дебету счетов:

07 “Оборудование к установке” - оплата расходов, связанных с приобретением оборудования к установке;
08 “Вложения во внеоборотные ативы” - оплата расходов, связанных с осуществлением вложений во внеоборотные активы организации;
10 “Материалы”, 15 “Заготовление и приобретение материальных ценностей”, 41 “Товары” - оплата приобретенных товарно-материальных ценностей;
20 “Основное производство”, 23 “Вспомогательное производство”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу” - оплата услуг сторонних организаций, стоимость которых включается в состав расходов по обычным видам деятельности;
74 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” - оплата услуг, возмещаемых контрагентами в соответствии с заключенными с ними договорами;
91 “Прочие доходы и расходы” - оплата прочих операционных или внереализационных расходов и др.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется по каждому подотчетному лицу с отражением суммы образования задолженности по полученному авансу, а также суммы списания данной задолженности по мере представления авансового отчета и отнесения этих расходов на счета затрат или материально-производственных запасов в зависимости от назначения и характера использования подотчетных сумм.

Бухгалтерский учет с нуля Крюков Андрей Витальевич

Расчеты с подотчетными лицами

Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это расчеты с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие расходы, связанные с выполнением служебного задания. Подотчетные лица получают деньги под отчет, т. е. под обязательство представить отчет о расходах и вернуть неизрасходованные средства после того как служебное задание будет выполнено (или истечет срок, отведенный на выполнение задания).

Подотчетными лицами могут быть только постоянные работники организации. Причем список подотчетных лиц должен быть утвержден приказом руководителя организации. Другим приказом руководителя следует утвердить порядок выдачи подотчетных сумм и представления отчетности в их использовании.

Для отчетности в использовании подотчетных сумм используется унифицированная форма авансовый отчет, которая заполняется подотчетным лицом и утверждается руководителем организации. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие произведенные расходы.

С помощью подотчетных лиц организация производит такие виды расходов, которые сложно оплатить непосредственно из кассы организации или путем безналичного расчета. К таким расходам могут относиться операционно-хозяйственные расходы, а также расходы на приобретение небольших партий товарно-материальных ценностей у других организаций или физических лиц.

К операционно-хозяйственным расходам относятся канцелярские и почтово-телеграфные расходы, а также расходы на приобретение мелкого инвентаря за наличный расчет, оплату мелких транспортных затрат, покупку горюче-смазочных материалов.

Обычный порядок получения подотчетных сумм, предназначенных на операционно-хозяйственные расходы, и представления отчетности в их расходовании заключаются в следующем. Работник организации подает заявление руководителю организации с просьбой выдать ему конкретную денежную сумму на конкретные операционно-хозяйственные расходы. В заявлении работник указывает срок представления авансового отчета – обычно не позднее чем через месяц. Руководитель организации утверждает это заявление. Бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление, утвержденное руководителем. Поскольку подпись руководителя уже есть на заявлении, послужившем основанием для оформления расходного кассового ордера, на кассовом ордере подпись руководителя не нужна.

Расходуя полученные деньги, подотчетное лицо собирает документы, подтверждающие произведенные расходы. При приобретении материальных ценностей в организации розничной торговли (магазине) подотчетное лицо должно получить чек кассового аппарата и товарный чек. При приобретении материальных ценностей непосредственно на заводе-изготовителе или в организации оптовой торговли подотчетному лицу следует получить накладную, счет-фактуру и чек кассового аппарата.

При оформлении авансового отчета подотчетное лицо перечисляет все собранные документы и рассчитывает общую сумму расходов, понесенных в пользу своей организации. Все собранные документы прилагаются к авансовому отчету.

Другой распространенный вид расходов организации, производимых через подотчетных лиц, – командировочные расходы, т. е. расходы, связанные со служебной командировкой работника организации.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок. Работникам, направляемым в командировку, оплачиваются расходы на наем жилого помещения, на проезд к месту назначения и обратно, а также суточные за время нахождения в командировке.

Основанием для поездки работника в командировку является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Данное задание подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации. На основании этого документа издается приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и оформляется командировочное удостоверение.

В организации должны быть приняты нормативы расходов по найму жилого помещения, а также размера суточных. Для разных местностей могут устанавливаться разные нормативы. В особо крупном размере устанавливаются нормативы расходов для поездок за рубеж в развитые страны.

На основании действующих в организации нормативов, предполагаемого срока пребывания работника в командировке и предполагаемой стоимости проезда бухгалтерия рассчитывает сумму аванса на командировочные расхода и оформляет на эту сумму расходный кассовый ордер. На его основании из кассы организации работнику выдается аванс на командировочные расходы.

Не позднее чем через три рабочих дня по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет о денежных суммах, израсходованных в связи с выполнением служебного задания. К авансовому отчету он должен приложить документы, подтверждающие произведенные расходы: проездные документы (билеты), документы, подтверждающие расходы на наем жилья, и т. д. Оплата расходов на наем жилья ограничивается верхним пределом, установленным в организации. А если документы, подтверждающие расходы на наем жилья, не будут приложены к авансовому отчету, то расходы на эти цели все равно будут оплачены работнику, но по пониженному нормативу. (Таких документов у работника просто не будет, если он жил не в гостинице, а в частном секторе.)

Для учета взаимоотношений организации со своими работниками, связанных с использованием подотчетных сумм, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По этому счету ведется аналитический учет, объектами которого являются работники – подотчетные лица.

Выдача аванса подотчетному лицу из кассы организации отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Утвержденный авансовый отчет отражается по кредиту счета 71 и дебету счета учета затрат (20, 44, 26 и др.).

Если согласно авансовому отчету работник израсходовал больше денег, чем получил их в качестве аванса, то организация должна доплатить работнику перерасходованную сумму. Факт доплаты работнику из кассы организации отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50. Если работник недоиспользовал полученный аванс, то лишнюю сумму он возвращает в кассу организации, что отражается по кредиту счета 71 и дебету счета 50. Кроме того, недоиспользованная сумма может быть удержана при начислении очередной заработной платы, что отражается по кредиту счета 71 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Выводы

1. Для достижения целей своего существования организации нужны работники. При этом работник выполняет определенную трудовую функцию, а организация, выступая в роли работодателя, обеспечивает его условиями труда и платит ему заработную плату.

2. Трудовое законодательство гарантирует каждому работнику оплату листов нетрудоспособности и ежегодный оплачиваемый отпуск.

3. Заработная плата работников облагается налогом на доходы физических лиц, который удерживается работодателем из зарплаты работников и перечисляется в бюджет государства. Кроме того, на заработную плату начисляются страховые взносы, которые уплачивает работодатель помимо зарплаты.

4. Государство поручает работодателю выплачивать работникам пособия по временной нетрудоспособности, которые работодатель может компенсировать при начислении страховых взносов.

Из книги Теория бухгалтерского учета: конспект лекций автора Дараева Юлия Анатольевна

1. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.

Из книги Практический аудит автора

Глава 8 Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Изучив эту главу, вы узнаете:– цели и задачи аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами;– перечень основных документов,

автора Мельников Илья

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ Предприятия выдают деньги под отчет, например, для приобретения за наличные каких-то товаров для предприятия. Подотчетные лица – это работники предприятия, получившие наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные,

Из книги Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве автора Бычкова Светлана Михайловна

9.7. Учет расчетов с подотчетными лицами И С персоналом по прочим операциям Одним из видов внутренних расчетов в хозяйствах являются расчеты по подотчетным суммам. Сельскохозяйственные предприятия могут выдавать под отчет деньги на операционные, хозяйственные и

Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна

12. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет.

автора Захарьин В Р

1. Общие правила расчетов с подотчетными лицами 1.1. Законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами1.1.1. Общие положенияВ предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными

Из книги Расчеты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет и налогообложение. автора Захарьин В Р

4. Основные бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными

Из книги Азбука бухгалтерского учета автора Виноградов Алексей Юрьевич

5.3. Учет операций с подотчетными лицами Для учета выдачи подотчетным лицам наличных денег из кассы предприятия используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».Подотчетные лица должны предъявить отчет об израсходованных суммах в бухгалтерию предприятия

Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора Уткина Светлана Анатольевна

4.6. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по учету расчетов с подотчетными лицами Нарушения авансовой дисциплины чаще всего проявляются в отсутствии приказа о назначении подотчетных лиц и установлении сроков представления отчетов

Из книги Бухгалтерское дело автора Бычкова Светлана Михайловна

9.8. Аудит расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами Цель аудита расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами – выражение мнения о достоверности отражения в учете и отчетности

Из книги Бухгалтерский финансовый учет автора Карташова Ирина

3.2. Учет расчетов с подотчетными лицами 3.2.1. Кто может выступать в качестве подотчетного лица?Подотчетными лицами могут выступать работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и операционные

Из книги Бухгалтерский учет автора Шерстнева Галина Сергеевна

21. Расчеты с подотчетными лицами Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Из книги 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель автора Бойко Эльвира Викторовна

9.1. Операции по банку, кассе, с подотчетными лицами Эффективный контроль за денежными потоками, формирование оперативной и достоверной информации, регулирование взаиморасчетов – неотъемлемое условие благополучного существования современного предприятия.

Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей Витальевич

Расчеты с подотчетными лицами Отдельный пласт взаимоотношений организации с собственными работниками – это расчеты с подотчетными лицами.Подотчетными лицами считаются работники, которые получают наличные денежные средства из кассы организации на свои предстоящие

Из книги Бухгалтерский управленческий учет. Шпаргалки автора Зарицкий Александр Евгеньевич

94. Учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетными лицами считаются работники предприятия, получающие авансом наличные денежные средства на предстоящие операционные, административные, командировочные расходы.Выдача наличных денег под отчет должна производиться из

Из книги Бухгалтерский учет в медицине автора Фирстова Светлана Юрьевна

5.3. Учет расчетов с подотчетными лицами (2-й ур.) Подотчетные лица – работники учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Учет расчетов с подотчетными лицами [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

В современных условиях учет расчетов с подотчетными лицами должен быть налажен должным образом, вестись правильно, корректно и своевременно, в соответствии действующим законодательством и нормами бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии

С точки зрения экономического содержания хозяйственные операции по использованию денежных средств, которые выданы под отчет подотчетным лицам, нуждаются в особом внимании со стороны бухгалтерии предприятия.

Основной проблемой в исследуемой области выступает тот факт, что в современных условиях объем операций с денежными средствами организации достаточно велик и зависит от характера и масштаба экономической деятельности организации. Поэтому очевидна важность достоверного, корректного и полного бухгалтерского учета хозяйственных операций по выдаче денежных средств пот отчет и их целевому расходованию подотчетными лицами. Кроме того, можно объективно утверждать, что эффективная организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами представляет особую важность для руководства предприятия в контексте недопущения нецелевого расходования средств организации.

Для получения достоверных сведений о ходе хозяйственных процессов на предприятиях организуется бухгалтерский финансовый учет. "Бухгалтерский финансовый учет – это система сбора и обработки учетной информации, необходимой для составления финансовой отчетности. Финансовый учет включает в себя информацию по учету балансовых счетов, используется не только внутри предприятия, но и внешними пользователями. Финансовый учет регулируется нормативными документами" .

Главные задачи бухгалтерского финансового учета представлены на рисунке 1.

Рис. 1. Главные задачи бухгалтерского финансового учета

В соответствии с целью получения достоверных сведений о хозяйственных процессах на предприятии и задачами бухгалтерского финансового учета основные учетные процессы представляют собой линейную систему, представляющую последовательность работы с бухгалтерской информацией.

Расчеты с подотчетными лицами являются важным участком бухгалтерского финансового учета, что обусловлено природой возникновения данного вида операций в хозяйственной деятельности предприятия. В деятельности предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях за наличный расчет, оплачивать служебные командировки и так далее. В таких ситуациях работнику предприятия выдаются наличные деньги под его ответственность для выполнения определенных действий. Такие работники называются подотчетными лицами: "подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы" .

Цель учета расчетов с подотчетными лицами :

Обобщение информации о расчетах с работниками предприятия, по суммам выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на служебные командировки, а также по расчетам с сотрудниками по возмещению затрат произведенными ими в процессе хозяйственной деятельности.

Перечень должностных лиц, имеющих право по роду работы получать в кассе наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные нужды, ежегодно утверждается руководителем предприятия в приказе с указанием фамилии, имени, отчества, должности, на какую цель может быть выдана подотчетная сумма и ее предельный размер. Размер этих сумм ограничен; выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ. Подотчетная сумма может быть выдана работнику предприятия, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Сумма, выданная под отчет, должна расходоваться лишь по прямому назначению.

Следовательно, стоящие перед бухгалтерией предприятия задачи бухгалтерского финансового учета расчетов с подотчетными лицами сопряжены с несколькими аспектами учетного процесса.

Основные аспекты учета расчетов с подотчетными лицами

	Характеристика
	Определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет
	Не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров или лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам
	Не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы или с расчетных счетов предприятия
	Подтверждает ли руководитель предприятия целесообразность произведенных расходов
	Своевременно ли отражается в учете расходы из подотчетных сумм
	Расходуют ли подотчетные лица, полученные суммы, на те цели, на которые эти суммы выданы

Вместе с этим, по данным бухгалтерского учета должна формироваться информация, пригодная для принятия управленческих решений, связанных с повышением эффективности, как непосредственно организации финансового учета и учетного процесса, так и сопряженных процессов. Следовательно, состояние учета расчетов с подотчетными лицами не должно снижать эффективность действующей системы учета на предприятии. Таким образом, можно сделать объективный вывод, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами занимает особое место в учетной системе на предприятии, так как предоставляемая информация влияет на отдельные показатели деятельности предприятия.

В соответствии с этим, задачи данного участка бухгалтерского учета предприятия связаны с контролем, достоверностью и формализацией хозяйственных операций, связанных с предоставлением денежных средств в подотчет.

Задачи учета расчетов с подотчетными лицами представлены на рисунке 2.

Рис. 2. Задачи учета расчета с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования бухгалтерского учета.

Первый уровень наряду с другими законодательными актами образует Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014).

Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Регулирования учета расчетов с подотчетными лицами касается ПБУ 10/99 "Расходы организации", в котором указаны основополагающие аспекты признания расходов, произведенных организацией в соответствии с правилами формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций, в рамках данного участка бухгалтерского учета.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации с Инструкцией по его применению, который утвержден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным документом третьего уровня регулирования бухгалтерского учета.

Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета включает приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией: рабочий план счетов, учетная политика и др.

Согласно Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". На счете учета расчетов с подотчетными лицами обобщается информация о расчетах с работниками и суммах денежных средств, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Таким образом, можно сделать вывод, что нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в настоящее время определяется в соответствии с четырьмя уровнями регулирования бухгалтерского учета.

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами

Для учета операций по расчетам с работниками, получившими деньги для определенной цели, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Сальдо счета отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. Общий порядок выдачи подотчетных сумм и отчетности по ним предусмотрен Указанием Банка России "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства". Предприятие ведет учет расчетов с подотчетными лицами в соответствии действующими нормативными положениями.

Основанием для выдачи подотчетной суммы служит приказ руководителя, заверенный также подписью главного бухгалтера. Сумма выдачи на расходы зависит от характера предстоящих расходов и выдается в виде денежного аванса в пределах предполагаемого размера расходов. Подотчетная сумма может быть выдана работнику, за которым не числится задолженности по ранее полученным подотчетным суммам. Целевое использование сумм, выданных под отчет, контролируется главным бухгалтером. Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером после расчета бухгалтерией причитающихся сумм. Выданные под отчет суммы на хозяйственные и операционные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость продукции организации.

Порядок выдачи денежных средств на операционные и хозяйственные нужды и командировочные расходы должен быть закреплен в Учетной политике предприятия. К операционным и хозяйственным расходам относятся расходы на приобретение материальных ценностей, канцелярские, почтовые расходы, оплата денежных документов и т.п. Размер командировочных расходов рассчитывается на основе соответствующих положений Учетной политики предприятий. Оплата представительских расходов в Учетной политике может быть не предусмотрена.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным им под отчет из кассы или переведенным им через органы связи, предназначенным для совершения операционных или хозяйственных расходов, приобретения мелких партий различных материалов или оплату расходов за время служебных командировок ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Выдача денежных средств под отчет оформляется следующей записью:

Дебет 71 Кредит 50 на сумму выданных наличных денег.

Возврат неиспользованных денежных средств в кассу предприятия оформляется следующей записью

Дебет 50 Кредит 71 на сумму сданных наличных денег

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Основные бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

Подотчетные лица в подтверждение расходов полученных авансов обязаны представить бухгалтерии авансовый отчет с приложением подлинных документов, подтверждающих произведённый расход полученных на предприятии денежных сумм.

В отношении командировочных расходов в течение трех дней по возвращении подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на основе подлинных документов, подтверждающих произведенный расход (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов), докладная о проделанной работе (выполнение задания) и прилагается командировочное удостоверение.

По авансовым суммам на хозяйственные и операционные нужды отчет должен быть сдан на следующий рабочий день после истечения срока, на который была выдана подотчетная сумма.

Целесообразность произведенных расходов подтверждается непосредственными руководителями в зависимости от целевого назначения расходов. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы к отчету, последний утверждается руководителем предприятия и принимается к учету.

В случае если при авансовом отчете имеются товарные чеки розничных магазинов на приобретенные из подотчетных сумм различные материалы, эти материалы должны быть сданы на склад предприятия, на них выписывается общая приходная накладная.

Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру одновременно со сдачей авансового отчета, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

Согласно приказа руководителя расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению, а передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и подтверждающие документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать с него в бесспорном порядке при очередной выдаче заработной платы числящуюся за работником подотчетную сумму задолженности в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Администрация организации самостоятельно решает вопрос о размере сумм, выделяемых под отчет, в соответствии с производственной необходимостью и на основе ретроспективного анализа аналогичных расходов в прошлые периоды.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами в организациях служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий в единой системе аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. На рисунке приведен пример журнала-ордера №7.

Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Применение журнала-ордера № 7 исключает необходимость ведения накопительных ведомостей, карточек и оборотных ведомостей по счету № 71 "Расчеты с подотчетными лицами", что способствует резкому сокращению учетной работы. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Позиционная форма записи и ведение расчетов по каждому авансовому отчету вносят ясность в расчеты, увеличивают контрольные функции учета.

Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные работникам под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные главным бухгалтером на корректность представления и по существу информации, в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса, и утвержденные руководителем предприятия. Главный бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В журнал-ордер № 7 вносятся дата выдачи денежных средств под отчет и состояние расчетов на начало месяца (дебет – суммы, оставшиеся под отчет, кредит – суммы, невозмещенного перерасхода) с каждым из подотчетных лиц. Эти записи берутся из журнала-ордера № 7 за прошлый месяц.

Аналитический учет расчетов в журнал-ордере № 7 ведется по каждой отдельно выданной под отчет сумме. По строкам журнала-ордера № 7 отражаются выданные авансы, списание сумм расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также выдачи в возмещение перерасхода и возврат неиспользованных авансов. Таким образом, операции по каждому авансовому отчету находят отражение только по одной строке журнала-ордера № 7.

При разработке отчетов кассира суммы, выданные под отчет, заносятся в журнал-ордер № 7. Одновременно указываются дата выдачи и корреспондирующий счет, что соответствует действующему порядку учета и системе учета в организации.

В случае, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке, или в других случаях выдается (переводится) дополнительный аванс, в разделе "Выдано в подотчет", по кассовым, банковским и другим документам устанавливаются суммы, выданные в возмещение перерасхода. Отражаются суммы неиспользованных авансов, сданные в кассу и на расчетный счет, а также удержанные из заработной платы рабочих и служащих. Запись в этот раздел журнала-ордера № 7 производится на основании документов по кассе, банку и расчетно-платежных ведомостей.

Суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, а также суммы возвращенных и удержанных неиспользованных авансов сверяет главный бухгалтер. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты записываются в соответствующие графы, с указанием сумм, утвержденной по авансовому отчету. На основании разметки корреспондирующих счетов в авансовых отчетах производятся записи в соответствующие данным счетам графы.

Для того, чтобы определить сумму итога по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами", необходимо сложить суммы, сданные подотчетными лицами в кассу, внесенные на расчетный счет и удержанные из заработной платы, а также суммы, списанные по утвержденным авансовым отчетам. Общая сумма кредитового оборота по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" заносится в Главную книгу. В состав сумм, относимых в дебет счетов 10 "Материалы", 41 "Товары" включаются стоимость материальных ценностей по учетным ценам, суммы транспортно-заготовительных и других расходов по заготовлению и приобретению материальных ценностей. Стоимость приобретенных материальных ценностей на основе сумм в журнале-ордере №7 определяется согласно специальной справке, заполняемой на основании копий приходных документов (накладных, приемных актов, приходных ордеров), которые прилагаются к авансовым отчетам подотчетных лиц. В практике чаще всего выписывается общая приходная накладная на основе сопроводительных документов к приобретенным материальным ценностям, оплата которых была произведена подотчетными лицами из сумм денежных средств, выданных им под отчет.

В журнале-ордере № 7 предусмотрены графы для отражения остатка на начало месяца, дебетовых оборотов и кредитовых оборотов. Остаток на конец месяца по каждой позиции (строке) переносится в журнал-ордер № 7 следующего отчетного месяца. Такой порядок переноса сальдо сокращает количество записей. После окончания всех записей журнал-ордер № 7 проверяется и подписывается главным бухгалтером.

Проблемы учета расчетов с подотчетными лицами

В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета проблемы.

Типовые нарушения учета расчетов с подотчетными лицами

	Описание
	В организации допускается на практике скрытое авансирование сотрудников предприятия денежными средствами на личные нужды, выдача которых из кассы оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды.
	Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды без уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации хозяйственных расходов как операционных затрат без подтверждающих документов.
	Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расходование полученных денежных средств под отчет.
	Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям расходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу руководителя.
	Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц конкретную статью расходов из-за некорректных сведений, предоставляемых подотчетными лицами.

Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, хотя учетный процесс в организации может быть налажен достаточно эффективно, а учет расчетов с подотчетными лицами ведется вполне рационально, учетная политика в отношении данного аспекта учета часто может быть представлена в общих чертах, что является достаточно существенным недостатком. В соответствии с этим необходимо внести некоторые изменения в учетную политику в плане конкретизации системы документооборота и отслеживания расчетов с подотчетными лицами и отражения связанных с этим хозяйственных операций в системе бухгалтерской информации предприятия.

В отношении учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике следует закрепить и прописать следующие моменты:

виды первичных документов, применяемых при учете операций связанных с расчетами с подотчетными лицами, учета произведенных расходов, порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота по данным операциям и расчетам в соответствии с действующим на предприятии порядком предоставления денежных средств под отчет;
порядок и момент признания расходов, совершенных подотчетным лицом, и отнесения их на себестоимость продукции предприятия;
порядок и момент начисления задолженности по расчетам с подотчетными лицами;
документально закрепить основные проводки, используемые для отражения расчетов с подотчетными лицами, и формализовать порядок отражения данных операций в системе учета предприятия;
порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами;
закрепить перечень расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу", производимых из сумм денежных средств, выданных под отчет на операционные расходы;
полностью отразить методы оценки произведенных подотчетными лицами расходов на соответствие целям расходования и отнесения расходов на конкретные статьи расходов для избежания возникновения возможных противоречий в системе учета.

Следует отметить, что при закреплении перечня расходов, которые должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу" следует также включить порядок списания этих расходов в себестоимость продаж в полной сумме расходов, признанных в отчетном периоде. Отнесение расходов на продажу в себестоимость проданной готовой продукции формирует более полную ее себестоимость.

Согласно положениям ПБУ 1/2008, изменять учетную политику можно только в некоторых случаях, к которым относится и разработка предприятием новых способов ведения бухгалтерского учета, которые позволили бы отображать более достоверное представление фактов хозяйственной деятельности. Таким образом, предлагаемые изменения учетной политики не будут противозаконными.

Реализация данных мер позволит более объективно формировать бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с подотчетными лицами, избежать возможных искажений данных финансово-экономических показателях, что, в свою очередь, снизит вероятность принятия неверных управленческих решений.

Выводы

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в рамках хозяйственной деятельности и развития предприятия является естественным и объективным процессом в современной экономике, так как основу хозяйственной деятельности любого производственного предприятия составляют операции, связанные с поступлением и расходованием денежных средств. Таким образом, полное, точное, своевременное и достоверное отражение в бухгалтерском учете операций по выдаче под отчет и использованию денежных средств подотчетными лицами является необходимым условием для формирования достоверной информационной картины для руководства предприятия.

Значимость данного участка бухгалтерского учета обусловлена значением всех хозяйственных операций, связанных с использованием денежных средств предприятия подотчетными лицами, с которыми сопряжены внутрихозяйственные процессы в рамках экономической деятельности предприятия. Цели и задачи учета расчетов с подотчетными лицами связаны с контролем, достоверностью и формализацией операций по выдаче и расходованию подотчетных денежных средств.

Нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами соответствует общей четырехуровневой системе регулирования бухгалтерского учета. В соответствии с планом счетов и инструкцией по его применению учет расчетов с подотчетными лицами денежных средств осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Отражение учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике организации сопряжено с рядом аспектов, которые имеют существенное значение для учета движения денежных средств организации, прежде всего, кассовых операций.

На данном участке бухгалтерского учета чаще всего возникают типовые нарушения, связанные с выдачей денежных средств под отчет. На предприятии имеют место случаи нецелевого предоставления денежных средств под отчет под видом авансов на хозяйственные нужды, некорректного подтверждения совершения целевых расходов и отсутствия подтверждающих документов, несвоевременного отчета по израсходованным подотчетным суммам, а также возникают противоречия по содержанию произведенных расходов. Помимо этого в организации отсутствует документально закрепленный и формализованный порядок выдачи денежных средств под отчет и отражения операций по их расходованию.

Список литературы

Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016).
Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99). Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 №33н (в редакции Приказа Минфина РФ от 06.04.2015 N 57н).
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94-н (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.2010 №142н).
Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Алексеева Г.И. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2015.
Алисенов А.С. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Юрайт, 2016.
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет. – Ростов-на-Дону: МарТ, 2013.
Бабаев Ю.А., Петров А.М., Мельникова Л.А. Бухгалтерский финансовый учет. – М.: Проспект, 2015.
Богатая И.Н., Хахонова Н.Н. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2013.
Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г. Бухгалтерский учет и анализ. – СПб.: Питер, 2015.
Нечитайло А.И., Панкова Л.В., Нечитайло И.А. Методология и концепции бухгалтерского учета. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.
Поленова С.Н. Теория бухгалтерского учета. – М.: Дашков и К, 2012.
Сапожникова Н.Г. Бухгалтерский учет. – М.: КноРус, 2013.
Черненко Н.Ю., Черненко А.Ф. Бухгалтерский финансовый учет. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2015.

Если организации необходимо выдать своим работником наличные денежные средства на расходы, связанные с деятельности организации, то нужно воспользоваться счетом учета расчетов с подотчетными лицами – 71. Как ведется бухгалтерский учета взаимоотношений с подотчетными лицами, какие проводки выполняются, какие документы оформляются? Об этом поговорим в статье ниже.

Выдача денег под отчет сотрудникам сопровождается выполнения ряда проводок и оформлением документа авансовый отчет. Порядок заполнения авансового отчета с возможностью скачать бланк и образец этого документа будет приведен в ближайшей статье.

В Плане счетов для цели отражения взаиморасчетов с лицами, которым выдаются денежные средства под отчет, предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные лица - это работники организации, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании. В качестве отчета выступает авансовый отчет, заполненный по форме АО-1.

Для получения подотчетной суммы работник должен написать заявление в произвольной форме. Это заявление должно быть в обязательном порядке заверено руководителем организации, также руководитель должен сделать на заявлении отметку о размере подотчетной суммы, которую необходимо выдать данному сотруднику, и о сроке, на который она выдается.

Запрещено выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам. Запрещено передавать подотчетные суммы от одного работника другому. Ограничений по сумме, которая может быть выдана работнику под отчет, нет.

Денежные средства могут быть выданы работнику как наличными из кассы, так и безналичными путем перечисления на личный расчетный счет работника, последний вид имеет ряд своих преимуществ, особенно, если сотрудник находится вдали от организации.

Бухгалтерский учет подотчетных денег

В бухгалтерском учете проводка по выдаче подотчетному лицу выглядит следующим образом Д71 К50 , выдача наличных денежных средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (образец которого можно скачать ). Выдача подотчетной суммы учитывается проводкой Д71 К51 .

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими расходы. Неизрасходованные средства работник должен вернуть в кассу, при этом в бухучете выполняется проводка Д50 К71 , данная операция осуществляется на основании приходного кассового ордера (образец которого можно скачать в ).

Если деньги выданы на командировку

Сумма, истраченная на командировочные расходы, включается в себестоимость продукции, о формировании которой подробно рассказано в . При этом сч. 71 корреспондирует со счетами 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» (проводки Д20 (26, 44) К71 ).

Сумма, выданная на командировочные расходы, должна подтвердиться отчетом не позднее, чем через 3 дня после окончания командировки.

Если деньги выданы на приобретение ТМЦ

Если подотчетные суммы выданы для покрытия расходов, связанных с приобретением материальных ценностей, то сч. 71 корреспондирует со счетами учета соответствующих материальных ценностей, это могут быть счета 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» (Д10 (15, 41) К71) .

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то данная сумма списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой Д94 К71. Затем эту сумму можно удержать из сотрудника Д70 К94 .

Не сданная в срок подотчетная сумма может расцениваться, как предоставленный ему заем. В этом случае возникает обязанность по исчислению материальной выгоды, которую получил сотрудник от использования заемных средств. Эта сумма выгоды рассчитывается как разница между процентами, начисленными в размере ¾ ставки рефинансирования банка России и суммой процентов, исчисленных по договору. Стоит отметить, что материальная выгода облагается налогом НДФЛ по ставке 35%, при исчислении налога с суммы материальной выгоды налоговые вычеты не применяются.

Проводки по счету 71

Дебет	Кредит	Название операции
		Выдана подотчетная сумма из кассы
		Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника
		Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу
		Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции
		Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом
		Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок
		Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника

Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет « ».

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами — вопрос, требующий внимания к деталям и документам, поступающим как подтверждение к авансовому отчету. Подробнее об этом мы расскажем в данной статье.

Порядок работы с подотчетными лицами

Раздел учета подотчетных лиц на предприятии регламентируется следующими документами:

порядком ведения кассовых операций, утвержденный указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У;
учетной политикой;
внутренними распоряжениями руководителя (приказом о списке лиц, имеющих разрешение на получение средств, утвержденным лимитом командировочных расходов, порядком отчета по полученным средствам).

Как правильно составить приказ, см. в статье .

Подробно о нормативной основе подотчетных сумм читайте .

На какие цели выделяются денежные средства под отчет:

Хозяйственные нужды (как правило, это средства в небольших размерах либо утвержденный лимит на определенный период).
Командировочные расходы.
Представительские расходы.

Каким образом происходит выдача средств под отчет

Работодателем издается распорядительный документ либо работник пишет заявление на имя руководителя. В документах указываются цели получения денежных средств и планируемый период затрат. Бумаги визируются руководителем и только после этого выдаются деньги из кассы либо перечисляются на карту (как правило, для этого открывают корпоративные карты — для оперативного контроля расходов). Примерный текст заявления такой:

«В связи с командировкой в Санкт-Петербург с 10 по 19 сентября прошу выдать аванс в размере 40 000 руб. на оплату гостиницы и суточные».

По возвращении работника из командировки либо по завершении хозяйственных трат в бухгалтерию представляется отчет с приложением оправдательных документов — чеков, актов на услуги, счетов из гостиницы и прочих. Срок представления такого отчета установлен порядком ведения кассовых операций — 3 дня с момента завершения срока, на который выданы подотчетные суммы, или с момента выхода на работу.

Какую максимальную сумму можно выдать под отчет, читайте .

Подотчетные лица в бухгалтерском учете

Нельзя говорить только о налогообложении расчетов с подотчетными лицами, не затронув тему бухгалтерского учета.

В бухучете все взаиморасчеты ведутся на счете 71 в отношении каждого сотрудника. При выдаче денежных средств (после соблюдения всех условий, указанных выше), формируется проводка:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

После представления авансового отчета появляются такие проводки:

Дт 20, 25, 26, 44 (затратные счета) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — понесенные затраты учтены на соответствующих счетах бухгалтерского учета на основании приложенного авансового отчета и документов;
Дт 19 «НДС» Кт 71 — НДС по понесенным затратам выделен и отнесен на отдельный счет учета;
Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — непотраченные средства возвращены в кассу.

Подробнее о бухгалтерском учете выданных под отчет сумм читайте в нашем материале .

Налоговый учет расчетов с подотчетными лицами

Как уже отмечалось ранее, цели выдачи денежных средств сотруднику могут быть разные. Рассмотрим налоговые нюансы каждой из них.

Сначала определимся с обложением налогом на прибыль тех расходов, которые могут быть понесены подотчетниками:

Во-первых, это расходы на хозяйственные нужды — в данной ситуации работник либо получает определенную сумму ежемесячно на текущие затраты, либо по необходимости «выписывает» себе деньги на покупку материалов. В данном случае при наличии документов затраты принимаются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме.
Во-вторых, это очень часто встречающиеся представительские расходы. По представительским расходам вопрос несколько другой по сравнению с хозяйственными нуждами. Согласно НК РФ для исчисления налога на прибыль к таким расходам относятся затраты на проведение официальных мероприятий, буфетное обслуживание, услуги переводчика (на время мероприятия) (ст. 264 НК РФ). То есть если по авансовому отчету сотрудника вы увидите расходы, не указанные в «закрытом» списке кодекса (например, посещение театра с потенциальным покупателем), вы не сможете принять их при расчете налога на прибыль.

Что относится к представительским расходам, узнайте .

Самое главное, что нужно помнить при проведении подотчетных средств по представительским расходам: в налоговом учете они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4% от фонда заработной платы за этот период (). Для учета этих расходов в налоговом учете вам потребуются такие документы: приказ о предстоящем мероприятии, смета, отчет о проведении, акт на списание представительских расходов, подтверждение присутствия прочих лиц и т. д.

В-третьих, это разные расходы, которые могут возникнуть в командировках. Они тоже признаются в составе прочих при условии документального подтверждения и обоснованности. Но не все. Возьмем, к примеру, расходы на питание сотрудников. Данный вид затрат считается как часть суточных и не может быть принят отдельным расходом в качестве уменьшающего базу по налогу на прибыль.

Вопрос по НДС по расходам подотчетника подробно рассмотрен в статье .

НДФЛ и страховые взносы в расчетах с подотчетными лицами

Мы рассмотрели расходы подотчетников с точки зрения принятия к налоговому учету. Есть еще момент начисления налога и страховых взносов на доходы самого сотрудника. Разберемся в этом подробнее.

Во-первых, доходом могут стать командировочные расходы.

В соответствии с НК РФ при командировках как внутри нашей страны, так и за ее пределами не подлежат налогообложению суточные:

до 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ;
2 500 руб. за каждый день нахождения за границей.

В том случае, если внутренними распоряжениями директора вашей компании предусмотрена выплата работникам суточных в сумме большей, чем указанные, разница подлежит обложению НДФЛ и страхвзносами как доход сотрудника.

В полной сумме освобождаются от налога на доходы и страховых взносов (при наличии документов и целевом расходе денежных средств):

затраты на проезд (сюда же включаются затраты на проезд до аэропорта или вокзала);
багаж;
аренда жилья;
затраты на связь;
получение визы;
комиссионные сборы.

Здесь особо нужно остановиться на однодневных командировках сотрудников на небольшие расстояния, когда работник с утра уезжает и вечером возвращается к месту проживания. В этом случае компания тоже обязана возместить расходы, понесенные сотрудником в служебной поездке, если это предусмотрено внутренними актами. При этом средства, выплачиваемые сотруднику, не считаются суточными, но связаны с выполнением трудовых функций. Необлагаемый лимит по НДФЛ для них такой же, как для обычных суточных.

Подробнее об этом см. .

Для освобождения этих сумм от взносов потребуется документальное подтверждение расходов.

Во-вторых, под обложение могут попасть денежные средства, не возвращенные в срок.

Главный налоговый риск по НДФЛ при выдаче денег под отчет возникает, когда выданные суммы не возвращаются организации в установленные для этого сроки либо когда расходы, произведенные за счет подотчетных сумм, не подтверждены документально. Тогда, по мнению Минфина РФ и налоговых органов, у физлица возникает доход в денежной форме, который учитывается при исчислении НДФЛ.

Но стоит отметить, что данный вопрос — о возникновении у работника дохода для целей исчисления НДФЛ в рассматриваемой ситуации — является неоднозначным. Ведь при невозврате денежных средств в установленные сроки говорить об экономической выгоде преждевременно. Для нее необходим договор между компанией и физлицом. Без него переквалифицировать остаток по счету 71 в некую выгоду сотрудника (а значит, и в налогооблагаемый доход) проблематично.

Если организация будет настаивать, что в данном случае нет оснований для признания факта получения работником дохода, то не исключено, что вопрос придется решать в судебном порядке.

ВАЖНО! Когда от работника в установленный срок не поступает авансовый отчет с приложенными к нему подтверждающими документами, а также не возвращается полученный денежный аванс, то возникает задолженность перед организацией. В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры. Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право обратиться в суд. Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в пользу того, что дохода для НДФЛ пока еще нет.

Но если руководитель примет решение о прощении и списании долга, то в момент списания вся сумма однозначно станет доходом сотрудника и уже точно возникнет объект для обложения НДФЛ.

Схожий вопрос стоит и по страховым взносам. По мнению контролирующих органов, в случае если невозвращенный долг удержан из заработной платы работника, объекта обложения страховыми взносами не возникает. А вот если долг работнику все-таки прощен, то эта сумма должна быть полностью взносами обложена.

Подробнее о налогообложении командировочных расходов НДФЛ читайте в этой .

Пример налогообложения расчетов с подотчетными лицами

Давайте рассмотрим все вышеуказанные нюансы на конкретном примере.

Компания ООО «Ромашка» отправляет сотрудника в командировку за специальными материалами для производства нового вида продукции. В смету командировки также входят посещение ресторана с представителем поставщика для заключения контракта на более выгодных условиях. По заявлению сотруднику выдано 32 000 руб. под отчет на 4 дня. Согласно внутренним актам размер суточных составляет 1 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работник командируется в северные регионы РФ, работодатель обязан обеспечить его теплой спецодеждой. Подробности читайте .

По возвращении сотрудник представил документы по расходам:

аренда гостиницы — 4 000 руб. за сутки (счет гостиницы) (без НДС);
оплата проезда — 2 000 руб. в каждую сторону (билеты) (НДС не выделен);
суточные — 4 000 руб. (1 000 руб. в сутки);
чеки из ресторана — 9 600 руб. + полный комплект документов, подтверждающих представительский характер данных расходов.

Подробнее см. .

Товарная накладная на материалы — 160 000 руб. — по условиям договора оплата в течение 15 дней после поступления товара на склад покупателя.

Отразим данный авансовый отчет в учете:

Дт 71 «Сотрудник» Кт 50 — 32 000 руб.
Дт 26 Кт 71 — 16 000 руб. — проживание в гостинице;
Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — оплата проезда.

Для проведения представительских расходов бухгалтер в конце месяца сделал расчет:

Фонд оплаты труда за период «январь — август» составил 600 000 руб. 4% от них — 24 000. До текущего момента представительских расходов не было. Таким образом, вся сумма может быть принята в расходы.
Дт 26 «Представительские расходы» К 71 — 9 600 руб. (полностью отражаем в налоговом учете).
Дт 26 Кт 71 — 4 000 руб. — приняты к учету суточные.
Дт 70 Кт 68.01 — 156 руб. — начислен НДФЛ на разницу между суточными, установленными в организации, и установленными законодательно (4000 - 2800) × 13%.
Дт 10 Кт 60 — 160 000 руб. — оприходованы материалы — не оплачены.
Дт 71 Кт 50 — 1 600 руб. — перерасход выдан сотруднику 1 600 руб.

Подробнее о НДФЛ с суточных сверх нормы читайте в нашем материале .

Итоги

Налогообложение расчетов с подотчетными лицами всегда зависит от представленных документов и назначения затрат работника. Если все расходы не превышают установленных законодательством норм, то их можно смело принимать в налоговом учете. В противном случае часть расходов придется исключить из налоговой базы по налогу на прибыль, обложить НДФЛ и страховыми взносами.