Контакты
Главная / Как создать свой бизнес?

Корпоративная карта: кому и зачем она нужна. Корпоративные карты Корпоративные карты для юридических лиц правила

Корпоративные карты — самое удобное средство расчетов с подотчетными лицами. Как их оформить и получить в банке, расскажем в статье.

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.

Что такое корпоративная банковская карта

Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Преимущества работы с корпоративными картами

Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.

Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.

Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Какие виды карт бывают

Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.

Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее — Положение N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте — собственные деньги компании, на кредитной — заемные средства.

Примечание. Овердрафт к дебетовой карте

В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт — кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П).

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.

Неименные — выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Примечание. Эмбоссирование — нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.

Лимит карты

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Примечание. Срок действия корпоративных карт — три года.

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

К какому счету привязать корпоративные карты

Эмиссию карт осуществляет кредитная организация — банк (п. 1.5 Положения N 266-П).

Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт — перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.

Примечание. Выпущенные банком карты принадлежат ему на праве собственности.

Опасности привязки корпоративных карт к расчетному счету

Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.

Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

Преимущества специального карточного счета

При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.

Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.

Об открытии нового счета в течение семи рабочих дней нужно уведомить налоговую инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ), а также ПФР и ФСС РФ (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если же компания оформляет карты к уже открытому карточному счету, то уведомлять никого не нужно. Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого компания распоряжается деньгами на счете (п. 1.12 Положения ЦБ РФ N 266-П).

Примечание. Специальный карточный счет — в рублях или валюте?

Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.

Какие документы нужны для оформления корпоративных карт

Заметим, что список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк. На с. 61 приведены для сравнения два варианта.

Список документов для оформления корпоративных карт с применением специального карточного счета

N Для банка, где открыт расчетный счет в банке N Для банка, где нет расчетного счета компании
1 2 3 4
Х 1 Учредительные документы юридического лица (устав)
Х 2 Решение о создании (реорганизации) юридического лица
Х 3 Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН)
Х 4 Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе на территории РФ (ИНН); уведомление Федеральной службы государственной статистики, подтверждающее регистрацию в органах статистики
Х 5 Протоколы, решения, приказы (или выписки из них) об избрании (назначении) должностных лиц, имеющих право первой и второй подписи, а также при необходимости доверенности или распорядительные акты на указанных лиц
Х 6 Документы, удостоверяющие личности лиц, имеющих право первой и второй подписи (паспорт (страницы первая и с пропиской))
Х 7 Лицензии в случае осуществления лицензируемого вида деятельности
1 8 Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (срок действия — один месяц)
2 9 Заявление на открытие специального карточного счета
3 10 Доверенность на предполагаемого держателя карты с правом распоряжения денежными средствами на специальном карточном счете предприятия с использованием банковской карты и получения корпоративной банковской карты, ПИН-конверта (доверенность от имени юридического лица в простой письменной форме, доверенность от имени индивидуального предпринимателя в нотариальной форме)
4 11 Заявление на предоставление расчетной карты предполагаемому держателю карты
5 12 Документ, удостоверяющий личность предполагаемого держателя карты (паспорт (страницы первая и с пропиской))
6 Карточка с образцами подписей и оттиском печати (если набор прав лиц, указанных в аналогичной карточке к расчетному счету, отличен от необходимого для СКС) 13 Карточка с образцами подписей и оттиском печати

Обратите внимание: перечень документов, которые запросит выбранный вами банк, может отличаться от представленного на с. 61.

Оформление корпоративных карт

Как видно из таблицы на с. 61, для заключения договора на открытие специального счета и выпуск корпоративных банковских карт нужны разные документы. Рассмотрим, как составить некоторые из них.

Список сотрудников

Компании необходимо определить круг работников, имеющих право использовать неименные корпоративные карты. Список сотрудников необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя компании (образец на с. 62).

Образец 1. Приказ об утверждении списка сотрудников, которым разрешено использование неименных корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»

(ЗАО «Сладости Востока»)

Приказ N 62

об утверждении списка сотрудников, имеющих право

использовать корпоративные банковские карты

Г. Москва 9 января 2014 года

В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами

Приказываю:

Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами на них:

В случае увольнения одного из перечисленных сотрудников, поступления на работу нового подотчетного лица, расширения списка документ, представленный в банк, придется обновить.

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты (по форме банка) составляется от имени работника компании, уполномоченного получить ее в банке. Он получает статус держателя карты.

Примечание. Отдельное заявление составляется для открытия специального карточного счета.

Единой формы заявления нет, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно.

Сообщаем об открытии счета контролирующим органам

В налоговую инспекцию нужно направить сообщение по форме N С-09-1.

За непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Территориальное отделение ФСС РФ необходимо уведомить об открытии специального карточного счета, направив сообщение. Примерная форма такого сообщения приведена в письме ФСС РФ от 28.12.2009 N 02-10/05-13656.

Аналогичное сообщение необходимо послать в Пенсионный фонд. Его рекомендованная форма приведена на сайте ПФР.

На главной странице сайта нужно найти раздел «Работодателям» и далее поочередно открыть вкладки: «Уплата страховых взносов и представление отчетности» / «Отчетность и порядок ее представления» / «Рекомендуемые образцы документов» / «Сообщение об открытии (закрытии) счета плательщика страховых взносов для представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации».

Не так давно мы рассказывали о правилах учета операций по корпоративным картам. Но всегда остаются вопросы, которые вызывают затруднения у бухгалтеров. Сейчас мы на них ответим.

Наличные авансы и авансы по карте - понятия совершенно разные

Елена Самитова, г. Санкт-Петербург

Работник снял с корпоративной карты деньги на покупку хозяйственных товаров. За покупку пока не отчитался. Сейчас отправляем его в командировку. Можем ли мы выдать ему из кассы аванс наличными, учитывая, что у него уже есть аванс, за который он не отчитался?

: Запрет на выдачу наличных денег под отчет касается только случая, когда работник не отчитался по ранее полученной под отчет сумме наличных дене гп. 4.4 Положения ЦБ от 12.10.2011 № 373-П . В вашем же случае работник получил от организации деньги посредством банковской карты, то есть в безналичном порядке.

Следовательно, выдав ему аванс на командировку, вы не нарушите порядок работы с денежной наличностью.

По именной корпоративной карте отчитывается ее держатель

Яна Стункова, г. Москва

Может ли работник - держатель именной корпоративной карты передать ее другому нашему сотруднику?

: Так делать нежелательно. Но даже если работник, взявший чужую банковскую карту, сможет расплатиться с ее помощью или снимет по ней в банкомате наличные, отчитаться о потраченных с карты суммах придется ее держателю. Ведь формально деньги потратил именно он.

Написать в авансовом отчете, что деньги переданы, к примеру, сослуживцу Сидорову, не получится.

Неизрасходованные наличные работник может сам внести на карту

Михаил, г. Санкт-Петербург

Работник был в командировке в Эстонии. Там он снял с корпоративной карты деньги в евро (счет карты - рублевый). Оказалось, что наличных он снял больше, чем нужно. По-хорошему, работник должен после приезда вернуть неизрасходованную валюту в нашу кассу. Но у нас валютного счета нет. Как поступить?

: Не обязательно возвращать неизрасходованные деньги в кассу. Проще будет, если работник внесет валюту на карточный счет.

Только учтите, что с вашей организации банк наверняка возьмет комиссию за конвертацию наличной валюты в безналичные рубли.

Если же по каким-то причинам работнику не удастся внести иностранную валюту на карту, он может обменять ее на рубли в любом банке. Главное, чтобы он взял справку о продаже валюты. Ее он сможет приложить к своему авансовому отчету, а наличные рубли - вернуть в кассу.

Именная корпоративная карта - не основание для договора о полной материальной ответственности

Лариса, г. Тверь

Планируем выпустить именную корпоративную карту, держателем которой будет конкретный работник. По должности он - менеджер. Хотим заключить с ним договор о полной материальной ответственности за деньги, снятые или истраченные с корпоративной карты. Законен ли такой договор?

: Как нам разъяснили в Роструде, такой договор незаконен.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Трудовой кодекс не содержит такого основания для заключения договора о полной материальной ответственности, как получение работником именной корпоративной карты.

Такой договор можно заключить только с работником, занимающим должность или выполняющим работы, которые поименованы в специальном перечн еутв. Постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85 .

Если с работником будет заключен договор о полной материальной ответственности только на том основании, что он является держателем корпоративной банковской карты, то инспекция по труду может потребовать отменить его действи е” .

О том, как взыскать ущерб, причиненный организации работником - держателем корпоративной карты, можно прочитать:

Конечно, ваша организация все равно сможет взыскать деньги с работника, снявшего их с карты и истратившего не по назначению. Но лучше не допускайте того, чтобы кто-либо из работников мог истратить или снять больше своего среднемесячного заработка.

Не забудьте забрать корпоративную карту у увольняющегося работника

В.Л. Меркунова, г. Красногорск

Недобросовестный работник после увольнения воспользовался тем, что его корпоративную карту для расходов в командировках вовремя не заблокировали, и снял с нее деньги. Можно ли взыскать с бывшего работника потраченную сумму? Или возвращать деньги должны те, кто не забрал у него карту или вовремя не заблокировал ее?

: Если вам нужно только вернуть деньги, обратитесь в суд. Если ваша цель - наказать недобросовестного работника, обратитесь также с заявлением в полицию.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Прежде чем применить к провинившемуся работнику дисциплинарное взыскание (например, объявить выговор), с него надо затребовать письменное объяснени ест. 193 ТК РФ .

Требовать возмещения ущерба от других работников вашей организации (которые не заблокировали карточку или не потребовали ее возврата) можно, только если ваша организация сможет доказать их вину именно в снятии денег с карт ыст. 238 ТК РФ . Ваш руководитель может объявить им выговор или снизить размер премии (но не зарплаты), опять же если будет доказано, что они нарушили свои должностные обязанности.

О выпуске карт, привязанных к расчетному счету, уведомлять не нужно

Юлия Викторовна, г. Москва

Банк выпустил нам три корпоративных карты, которые не имеют своих карточных счетов. Все они выпущены напрямую к расчетному счету нашей организации. Я так понимаю, что нам не нужно сообщать в инспекцию и фонды о выпуске таких карт. Так ли это?

: Да, вы правы. Сообщать в инспекцию, ПФР и ФСС нужно об открытии банковских счето вподп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ ; п. 1 ч. 3 ст. 28 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ . В вашем же случае новый счет не открывается.

При передаче неименной карты от одного работника другому нужен акт

Катерина Исорова

У нашей организации есть «обезличенная» карта, выпущенная на имя организации, а не конкретного работника. Старший кассир при необходимости выдает ее кому-либо из работников. Иногда нужно, чтобы один работник передал карту другому - без участия кассира. Как в этом случае правильно составить документы? Или такая передача вообще запрещена?

: Никаких нормативных ограничений для передачи корпоративной карты от одного работника другому нет. Но рекомендуем проверить условия использования корпоративной банковской карты, зафиксированные в договоре с банком-эмитентом. Как правило, банки просят от организации - владельца счета список работников, которым доверено использование карты.

О том, как на практике поступают организации, владеющие неименной корпоративной банковской картой, нам рассказали аудиторы.

ОБМЕН ОПЫТОМ

Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“ Если карта организации передается от одного работника другому, то, как правило, формируется акт произвольной формы, в котором указываются:

  • дата передачи карты;
  • номер карты и наименование банка-эмитента;
  • остаток средств на карте на момент передачи.

Такой акт делают в трех экземплярах: один - остается у передающего работника, второй - у принимающего, а третий - передается в бухгалтерию. По нему и ведется аналитический учет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если же такой акт не сделать и не вести должным образом аналитический учет, организация не сможет установить, кто конкретно израсходовал средств а” .

Чтобы для работников не было неожиданностью требование бухгалтерии о составлении подобного акта, все это надо прописать в порядке использования корпоративной банковской карты. Этот порядок должен утвердить руководитель вашей организации. И с ним нужно ознакомить под роспись всех работников, которым планируется выдавать карты.

"Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", 2010, N 1

Корпоративная карта - это одна из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия. Как такового определения корпоративной карты в нормативных документах Центрального банка РФ нет. Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" определяет особенности осуществления кредитными организациями операций с банковскими картами. Поскольку корпоративная карта - тоже банковская, только получают ее предприятия, то указанное Положение и будет регулировать все вопросы, связанные с выпуском и обслуживанием такой кредитки.

Корпоративная банковская карта позволяет ее держателям проводить операции по счету юридического лица. Держателями корпоративной карты могут быть одно или несколько лиц, как правило, сотрудников фирмы. Поэтому на корпоративной карте, кроме названия организации, выбивается имя держателя, так что применять ее может только один человек, которому при оплате товаров, работ или услуг придется подтвердить свою личность. Эти карты используют для оплаты командировочных, представительских или других служебных расходов.

В Положении Банка России от 24.12.2004 N 266-П сказано, что "на территории Российской Федерации кредитные организации - эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт, являющихся видом платежных карт, как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридический лицами (далее - держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом".

Другими словами, для того чтобы получить банковскую карту, юридическое лицо должно заключить договор с банком.

С помощью корпоративной карты можно:

получать наличные в рублях и рассчитываться ими по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

безналично рассчитываться картой по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

получать наличные в валюте за пределами РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

безналично оплачивать по банковской карте в валюте за пределами РФ командировочные и представительские расходы;

совершать другие операции, на которые валютным законодательством не установлен запрет или ограничение на их совершение.

А можно ли снимать деньги с корпоративной карты для выдачи заработной платы или, скажем, социальных выплат? В ответ на запрос специалисты Центрального банка РФ сообщили следующее. Использование корпоративных банковских карт для выплаты заработной платы сотрудникам не является основной целью, для которой указанные карты выпускают. Ведь прежде всего они нужны для безналичных расчетов. Поэтому Центральный банк РФ рекомендовал для выдачи сотрудникам жалованья использовать "зарплатные" карты.

Как получить корпоративную карту

Чтобы получить корпоративную карту, организация заключает с банком-эмитентом договор на выпуск или обслуживание корпоративной карты. На основании этого договора открывается специальный карточный счет. К договору прикладывают список сотрудников организации на выдачу корпоративных карт с указанием (в случае необходимости) расходного лимита в рублях или в иностранной валюте, а также заявление-обязательство на получение международной корпоративной карты.

Обычно организации заказывают корпоративные карты в том же банке, через который ведут основные свои расчеты. Некоторые банки ставят условием выпуска корпоративных карт наличие у себя расчетного счета организации.

Если организация не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, для открытия специального карточного счета нужно предоставить:

копию устава, заверенную нотариально или органом, осуществляющим регистрацию;

нотариально заверенные копии учредительного договора, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;

копию решения о создании юридического лица (решение учредителя, протокол N 1 и т.д.), заверенную печатью организации;

заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей (решение, протокол, приказ, доверенность и т.п.);

нотариально заверенную карточку с образцами подписей - на каждый счет;

копию кодов Госкомстата России, заверенную печатью организации;

список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита (установленного формата) на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;

анкету клиента (установленного формата), подписанную руководителем, главным бухгалтером и заверенную печатью организации;

заявление на открытие счета - на каждый счет;

доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);

заявление-обязательство с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;

копию паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации.

На основании представленных документов банк-эмитент и организация заключают договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт.

Если у предприятия уже открыт расчетный счет в данном банке, то необходимо предоставить только недостающие документы, обычно это:

договор об использовании корпоративной пластиковой карты;

заявление на получение корпоративной пластиковой карты.

В некоторых договорах на использование корпоративной пластиковой карты может оговариваться условие, что банк открывает клиенту два счета. Один счет для расчетов (специальный карточный счет), другой счет - "страхового депозита" (так называемый счет гарантийного покрытия).

Специальный карточный счет служит для учета денежных средств и операций, связанных с использованием корпоративных пластиковых карт, а счет "страхового депозита" - для обеспечения операций с использованием пластиковых карт.

В связи с тем что при совершении операций с использованием пластиковых карт международных платежных систем возможно превышение кредитного лимита и возникновение дебетового сальдо на счете держателя карты (вопреки условиям договора), некоторые банки требуют наличия "страхового депозита". Превышение суммы операции над остатком по счету может произойти, скажем, когда магазин не осуществляет авторизацию, если сумма покупки меньше определенного лимита, установленного для данной торговой точки. В нашей стране все операции проходят с использованием авторизации. В Европе же некоторым торговым точкам устанавливают лимиты. Поэтому при выезде за границу существует большая вероятность превысить доступный лимит по карте. То есть банк не может контролировать расходы держателя карты. В данном случае "страховой депозит" как раз и предназначен для удовлетворения требований банка, и сумма сверх остатка на специальном карточном счете будет покрываться за счет страхового депозита. Для держателя карты создается стимул к исполнению обязательств и непревышению лимита расходуемых средств, поскольку сумма задолженности будет списана в случае несвоевременного исполнения обязательств перед банком со страхового депозита со штрафами. Сумма страхового депозита не используется в расчетах и возвращается на счет клиента при закрытии пластиковой карты. На сумму страхового депозита могут начисляться проценты, что должно быть оговорено в договоре.

Альтернативой страхового депозита может являться неснижаемый остаток на специальном карточном счете. Он также используется в качестве обеспечения исполнения обязательств. Для установления неснижаемого остатка в договоре об использовании пластиковой карты должен быть внесен пункт, согласно которому клиент не имеет права распоряжаться денежными средствами в определенном размере суммы, что впрочем не мешает банку списывать суммы совершенных операций клиентом за счет средств неснижаемого остатка. При пополнении счетов с неснижаемым остатком рекомендуется перечислять средства, превышающие сумму неснижаемого остатка.

Все вышеперечисленные условия оговариваются в договоре об использовании пластиковых карт. Также в договоре прописываются тарифы на их использование. Договорами может быть предусмотрено ограничение на количество выпущенных на предприятии карт. При этом фирма сама определяет лимиты для тех сотрудников, на чье имя за счет средств предприятия будут изготавливаться корпоративные пластиковые карты.

Операции по карточным счетам и документооборот

Организациям, открывшим специальные карточные счета, предоставлена возможность расходования обеспеченных корпоративной картой средств на проведение лишь ограниченного круга операций в зависимости от того, где используется корпоративная карта - на территории РФ или за ее пределами.

В соответствии с п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица вправе:

получать наличные в валюте РФ для осуществления на территории РФ расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

оплачивать расходы в валюте РФ, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

получать наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами территории РФ;

совершать иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

С корпоративной карты можно снимать наличные (рубли) для оплаты общехозяйственных и командировочных расходов, но получать в банкоматах наличную иностранную валюту с корпоративной карты на территории РФ не разрешается.

Также за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а вот оплачивать товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд организации не разрешается.

Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе. Это могут быть слип, квитанция электронного терминала и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Об этом сказано в п. 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П.

Особенности учета операций с корпоративными картами

Так как при организации открывается дополнительный карточный счет, все расчеты по корпоративным картам учитываются на счете 55 "Специальные счета в банках". Аналитический учет в случае оформления кредитной банковской карты целесообразно вести в разрезе держателей карт.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно. Пересчет стоимости средств на счетах в кредитных организациях, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. Такое правило установлено в п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (Приказ Минфина России от 27.11.2006 N 154н).

Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

Д-т сч. 55 К-т сч. 51 - отражено зачисление денежных средств в рублях на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;

Д-т сч. 55 К-т сч. 52 - отражено зачисление денежных средств в иностранной валюте на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;

Д-т сч. 55 К-т сч. 66 - отражено зачисление кредита на специальный карточный счет при использовании кредитной корпоративной карты;

Д-т сч. 66 К-т сч. 51 - отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии;

Д-т сч. 91 К-т сч. 51 - отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета.

Для целей бухгалтерского учета комиссии банка за открытие и обслуживание карточных счетов признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н), а для целей налогового учета - в составе внереализационных расходов (пп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Использовать корпоративную пластиковую карту особенно удобно при направлении работников в командировки за рубеж. В этом случае у организации нет необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая карта удобна и для самого работника - сумму на карте декларировать при пересечении границы не нужно.

Когда работник в командировке оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. В этот момент возникает разница, образующаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи. Кроме того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка России на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.

Денежные средства, списанные со специального карточного счета, считаются выданными под отчет материально ответственному лицу и учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанций банкоматов. В бухгалтерском учете снятие денежных средств с корпоративной карты отражается следующей записью:

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 - отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг.

Пример. Организация командировала сотрудника на книжную выставку за границу и выдала ему корпоративную карту. 19 сентября 2006 г. на специальный счет с текущего валютного счета организации было перечислено 2000 евро. Вернувшись 23 сентября из загранкомандировки, сотрудник представил авансовый отчет. Корпоративной картой были оплачены авиабилет и счет из гостиницы.

По данным выписки банка средства списаны со счета корпоративной карты: 20 сентября - 430 евро, 22 сентября - 400 евро.

Официальный курс евро составил:

В бухгалтерском учете организации сделаны бухгалтерские записи:

Д-т сч. 55 К-т сч. 52 - 69 556,4 руб. (2000 евро x 34,7782 руб/евро) - переведены деньги с текущего валютного счета на счет корпоративной банковской карты.

Д-т сч. 91, субсчет "Прочие расходы", К-т сч. 55 - 573,3 руб. (2000 евро x (34,7782 руб/евро - 34,4913 руб/евро)) - отражена курсовая разница;

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 - 14 831,26 руб. (430 евро x 34,4913 руб/евро) - оплачены корпоративной картой авиабилеты.

Д-т сч. 55 К-т сч. 91, субсчет "Прочие доходы", - 205,57 руб. ((2000 евро - 430 евро) x (34,4913 руб/евро - 34,6222 руб/евро)) - отражена курсовая разница;

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 - 13 848,88 руб. (400 евро x 34,6222 руб/евро) - оплачен корпоративной картой счет гостиницы.

Д-т сч. 55 К-т сч. 91, субсчет "Прочие доходы", - 26,56 руб. ((2000 евро - 430 евро - 400 евро) x (34,6222 руб/евро - 34,6449 руб/евро)) - отражена курсовая разница;

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 28 755,27 руб. ((430 евро + 400 евро) x 34,6449 руб/евро) - утвержден авансовый отчет;

Д-т сч. 71 К-т сч. 91, субсчет "Прочие доходы", - 75,13 руб. (430 евро x (34,4913 руб/евро - 34,6449 руб/евро) + 400 евро x (34,6222 руб/евро - 34,6449 руб/евро)) - утвержден авансовый отчет.

Нужно ли сообщать об открытии карточного счета в инспекцию

Организация получила корпоративную пластиковую карту, и у бухгалтера сразу возникает вопрос: "Должна ли она сообщать в налоговую инспекцию по месту своего учета о том, что ей открыли такой счет?"

В п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ сказано: налогоплательщики-организации обязаны письменно сообщать в налоговый орган о том, какие счета они открыли и закрыли. На то, чтобы проинформировать инспекцию о счете, фирме отводится десять дней. На какие именно счета распространяется требование ст. 23 Налогового кодекса РФ? Для этого нужно проанализировать определение ст. 11 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что счет - это открытый на основании договора банковского счета расчетный (текущий) или иной счет, куда зачисляются деньги и с которого их можно снимать.

Другими словами, сообщать в налоговую инспекцию нужно только в том случае, если счет открыт на основании договора и он позволяет зачислять и расходовать деньги.

Банковские карты представляют собой инструмент безналичных расчетов и предназначены для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента. Такое определение приведено в п. 1.4 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П.

Эмиссия банковских карт для юридических лиц осуществляется кредитной организацией на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт (п. 1.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). То есть первое условие выполняется.

Используя расчетные, кредитные карты, держатель совершает операции по банковскому счету юридического лица, открытому на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием расчетных карт, кредитных карт, заключаемого в соответствии с требованиями законодательства РФ. То есть и второе условие выполняется.

Таким образом, если корпоративная карта была выдана организации в связи с открытием нового банковского счета на основании заключенного договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт, то в этом случае организация должна была сообщить в налоговую инспекцию об открытии счета.

В случае если корпоративная карта была выдана на уже существующий счет, т.е. специальный счет для обслуживания карты в банке не открывался, информировать об этом налоговую инспекцию не надо.

Получается, если организация не сообщит об открытии карточного счета, ее ждет штраф по ст. 118 Налогового кодекса РФ. Нарушение налогоплательщиком установленного срока представления в инспекцию информации об открытии или закрытии им счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Более того, на должностных лиц может быть наложен еще штраф в размере от 1000 до 2000 руб. Таково требование ст. 15.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Впрочем, надо сказать, что в арбитражной практике есть прецеденты, когда штрафа удавалось избежать. Скажем, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 21.06.2005 N А52-46/2005/2 признал смягчающим обстоятельством то, что об открытии карточного счета предпринимателю было сообщено в день, когда истекал предусмотренный Налоговым кодексом РФ срок сообщения. При таких обстоятельствах суд штраф отменил.

Н.Н.Парасоцкая

кафедры "Бухгалтерский учет"

Финансовой академии

при Правительстве РФ

————————————————————————— ¦ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦ ¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦ ¦распоряжению руководителя компании. ¦ ¦ 3.3. Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов¦ ¦выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о¦ ¦полной материальной ответственности. ¦ ¦ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦ ¦деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на¦ ¦корпоративной карте принадлежат компании. ¦ ¦ 3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦ ¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦ ¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦ ¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦ ¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦ ¦ 3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦ ¦корпоративной карты на имя руководителя компании. ¦ ¦ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦ ¦карт (приложение N 3). ¦ ¦ 3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а¦ ¦также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦ ¦лимитов несет держатель корпоративной карты. ¦ ¦ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦ ¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦ ¦блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет¦ ¦своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с¦ ¦держателя карты. ¦ ¦ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦ ¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦ ¦лицам.

Использование корпоративных банковских карт

¦ ¦ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты¦ ¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦ ¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦ ¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦ ¦банком-эмитентом. ¦ ¦ 3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной¦ ¦литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа¦ ¦корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору¦ ¦(счету). ¦ ¦ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦ ¦размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на¦ ¦территории РФ не разрешается. ¦ ¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦ ¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦ ¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦ ¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦ ¦расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦ ¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦ ¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦ ¦данный пункт. ¦ ¦ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦ ¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦ ¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦ ¦месяца. ¦ ¦ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦ ¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦ ¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦ —————————————————————————

Источник — "Зарплата", 2014, № 4

Главная — Статьи

Открытие корпоративной пластиковой карты

Решите вопросы, связанные с оформлением карты

Карта оформляется после того, как с банком подписан соответствующий договор. Однако прежде чем идти в банк, определитесь со следующими важными моментами.

Сколько карт нужно и на кого оформлять

Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на кого эта карта оформлена. Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам. Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный "пластик".

К какому счету выпустить

Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен. Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.

Есть нюансы. Корпоративную карту можно выпустить к расчетному счету фирмы. Но удобнее — к специально открываемому карточному счету.

Заметьте, карту можно открыть не только к рублевому счету, но и к валютному. Например, для случаев, когда сотрудники ездят в командировку за границу и там оплачивают расходы в валюте. Хотя, правда, иметь валютный счет именно для оплаты расходов за границей нет необходимости — ведь можно всегда расплачиваться и рублевой корпоративной картой. Возникнут лишь дополнительные расходы на конвертацию (п.

Положение о корпоративных картах образец

2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

За счет каких средств будет пополняться

Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно. Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ваша компания погасит долг перед банком.
Имейте в виду, что не все банки открывают корпоративные карты разных видов. Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то — только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить. В любом случае от вас потребуется заявление, и в нем вы укажете тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.

Важное обстоятельство. Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. Для этого в банк представляется заявление с указанием его Ф.И.О.

Подписывая договор, обратите внимание на условия использования карты, которые предлагает банк. Так, банки часто устанавливают лимит суммы, которую можно снять с карты в течение дня. А также комиссию за снятие наличных. Все это важно выяснить сразу, чтобы можно было планировать траты.
Отметим еще такой момент. Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете. За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Уведомите налоговиков и фонды об открытии специального карточного счета

Если у вас корпоративные карты привязаны к уже существующему расчетному счету, никого об их открытии информировать не нужно. Другое дело, когда карта выпущена с открытием специального карточного счета либо потребовалось открыть новый расчетный счет. Тогда об этом обязательно нужно уведомить налоговиков и внебюджетные фонды. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней после открытия (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Памятка. Об открытии специального карточного счета нужно уведомить налоговую инспекцию и внебюджетные фонды в течение семи рабочих дней.

Сообщение в налоговую инспекцию подайте по форме N С-09-1, приведенной в Приказе ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. В ФСС РФ — по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 12.04.2011 N 67. А в ПФР — по форме, которую найдете на официальном сайте фонда (www.pfrf.ru). Для этого в строке поиска на главной странице сайта введите запрос "Сообщение об открытии счета". У вас появится ссылка, пройдя по которой сможете скачать нужный бланк.

Пропишите порядок работы с корпоративными картами во внутреннем документе

Когда карты получены и учтены, вы можете выдавать их тем работникам, на которых они оформлены. Но прежде порядок выдачи и использования карт пропишите в отдельном положении и утвердите его в качестве внутреннего документа приказом руководителя. После чего ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись. В частности, в положении целесообразно предусмотреть следующие моменты.

Какие расходы можно оплачивать картой

Укажите, для оплаты каких затрат предназначена карта. Это могут быть затраты, связанные с командированием работников, представительские, а также хозяйственные расходы (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

В каком порядке карты выдаются работнику

Вы можете выдать карту сотруднику один раз, и он будет пользоваться ею по мере необходимости, пока работает в вашей организации. А можете выдавать карту только на время выполнения конкретных заданий, оформленных приказом руководителя.
В любом случае заведите специальный регистр, в котором вы будете фиксировать выдачу карт и их возврат. В регистре предусмотрите следующие поля:

  • номер карты и Ф.И.О. сотрудника — держателя карты;
  • дата выдачи карты сотруднику;
  • подпись сотрудника в получении карты;
  • дата возврата карты сотрудником;
  • подпись лица, ответственного за ведение регистра, при возврате карты сотрудником.

Совет. Заведите журнал или ведомость выдачи корпоративных карт сотрудникам. В документе фиксируйте выдачу карт и их возврат.

Такой контроль за движением карт необходим, чтобы исключить случаи их утери или хищения.

Как пользоваться картой

Закрепите в положении, что карта должна использоваться непосредственно сотрудником. И передавать ее третьим лицам нельзя.
Предусмотрите, что является основанием для использования карты. Например, приказ руководителя на выполнение служебного задания. В приказе целесообразно указать конкретные виды расходов и их допустимый размер.
При любом использовании карты — снятии наличных или расчетах по ней — работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета (чеки, счета, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.).

Как отчитываться работникам

Об израсходованных денежных средствах сотрудник отчитывается в бухгалтерию, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы. Срок представления авансового отчета также пропишите в положении. Каких-то временных рамок для случаев безналичного расчета закон не устанавливает, поэтому можете ориентироваться на сроки, установленные при работе с наличностью. А именно подотчетное лицо обязано отчитаться за израсходованные средства в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или с момента выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение N 373-П). Отчет должен утвердить руководитель организации.

Каждый факт использования карты отражайте в учете

Выдача корпоративной карты сотруднику еще не влечет за собой какую-либо запись в учете. Данную операцию вы лишь фиксируете в журнале учета корпоративных карт. А вот если сотрудник рассчитался картой или снял с нее наличные, то данное обстоятельство уже нужно отразить на счетах бухучета. Проводки при этом зависят от того, к какому счету привязана корпоративная карта. Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отразите на основании выписки из банка следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит 51

  • выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.

А если карта открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:

Дебет 71 Кредит 55

  • выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.

Основанием и в том, и в другом случае послужит банковская выписка.
Заметьте: выписки из банка по счетам могут поступать к вам не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты вы можете быстрее узнавать от сотрудников. Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег. Если вы оказались в такой ситуации, выдачу денег под отчет отражайте с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делайте следующую запись:

Дебет 71 Кредит 57

А уже после поступления выписки спишите денежные средства со счета, к которому привязана карта:

Дебет 57 Кредит 51 (52, 55)

  • отражено списание денежных средств со счета.

Задолженность с подотчетного лица спишите на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Повторим, к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В зависимости от вида расходов выберите нужный дебетовый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Запись будет следующей:

Дебет 20 (08, 23, 26, 44, 91) Кредит 71

  • отражены расходы, оплаченные подотчетником.

Суть вопроса. Деньги, израсходованные по карте, списывайте в дебет счета 71 на основании выписок банка. А после того, как сотрудник подаст авансовый отчет, вы закроете его задолженность перед организацией.

Суммы расходов, определенные на основании авансового отчета, запишите в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов, если вы применяете УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы". И вид затрат, оплаченных работником, поименован в перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом не забывайте про правила списания, установленные для конкретных видов расходов. Так, например, если подотчетник приобрел основное средство, то потраченную сумму включите в расходы с момента ввода объекта в эксплуатацию, распределив сумму поквартально до конца года (пп. 1 и абз. 8 пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если сотрудник снял деньги с карты и израсходовал их не полностью, остаток оприходуйте в кассу, оформив приходный кассовый ордер. В учете операцию отразите проводкой:

Дебет 50 Кредит 71

  • внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.

Пример. Использование корпоративной карты
ООО "Персона", применяющее УСН с объектом "доходы минус расходы", в августе 2013 г. оформило корпоративную карту на своего сотрудника О.Н. Галкина. Карта выпущена с открытием специального карточного счета. 30 августа счет пополнен на сумму 30 000 руб. Данную операцию на основании банковской выписки бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 55 Кредит 51

  • — 30 000 руб. — перечислены деньги на корпоративную карту.

В сентябре 2013 г. приказом руководителя организации О.Н. Галкину поручено купить для организации канцелярские принадлежности. Для оплаты этих расходов 9 сентября сотрудник получил корпоративную банковскую карту. Запись о выдаче карты была сделана в журнале учета корпоративных карт.
10 сентября О.Н. Галкин снял с корпоративной карты 5000 руб. На данную сумму он приобрел канцелярские принадлежности.
О покупке сотрудник отчитался 11 сентября, представив в бухгалтерию авансовый отчет и учетные документы, подтверждающие покупку. Этой же датой отчет был утвержден руководителем.
10 сентября на основании банковской выписки бухгалтер сформировал следующую запись:

Дебет 71 Кредит 55

  • — 5000 руб. — выданы деньги под отчет безналичным способом на корпоративную карту.

Дебет 10 Кредит 71

  • — 5000 руб. — оприходованы приобретенные работником канцелярские принадлежности.

Также 11 сентября сумму расходов в размере 5000 руб. бухгалтер записал в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов на основании пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В день утверждения авансового отчета О.Н. Галкин вернул корпоративную карту. Данный факт бухгалтер отразил в журнале учета корпоративных карт.

Нюансы, требующие особого внимания. Деньги, снятые с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет. За каждый расход средств по карте сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.
Выдача сотруднику корпоративной карты сама по себе не является основанием для записи в учете. Проводки бухгалтер делает только при движении средств по карте.
Для контроля за движением корпоративных карт ведите специальный регистр учета карт. Его можно назвать журналом или ведомостью.

Какие документы нужно оформлять, если деньги под отчет выдаются через корпоративную карту

Марина Марчук, налоговый консультант

  • Нужно ли руководителю издавать приказ о выдаче денег под отчет на каждое использование карты ?
  • В п. 4.4 Положения N 373-П сказано о том, что только для получения наличных денег подотчетному лицу необходимо оформлять заявление. А руководителю в свою очередь указывать на этом заявлении сумму и срок подотчета. О безналичных же перечислениях подотчетных сумм, в том числе на корпоративную банковскую карту, в Положении N 373-П не говорится ничего. А значит, директору нет необходимости каждый раз визировать заявление сотрудника, если деньги под отчет перечисляются на карту.На практике сумма подотчета регулируется лимитом. Это может быть либо лимит карты, либо лимит расходов, прописанный во внутренних документах компании.
  • А что с заявлением подотчетного лица? Оно тоже необходимо только при выдаче наличных ?
  • Именно так. А если вы используете карту, то есть выдаете деньги под отчет безналичным способом, можно обойтись без заявлений от сотрудников. Корпоративные карты как раз и созданы для того, чтобы минимизировать объем документации и упростить процедуру расчетов с подотчетниками.
  • Нужен ли приказ руководителя на каждую выдачу карты ?
  • При выпуске корпоративной карты такой приказ необходим, но в дальнейшем выдача карты работнику и ее возврат регулируются нормами локального акта. Например, положением о корпоративных картах. В этом документе целесообразно решить данный вопрос наиболее удобным образом в соответствии со спецификой компании.
  • Требуется ли приказ руководителя на пополнение специального карточного счета ?
  • Думаю, и это необязательное требование, поскольку при безналичном переводе руководитель непременно должен подписать платежное поручение. То есть оформить документально свое распоряжение о выплате средств по указанному назначению. Соответственно, приказ на пополнение счета в таком случае будет излишним.
  • Может ли подотчетник выполнять новое задание с расчетом по карте, не оформив авансовый отчет по предыдущему заданию ?
  • На практике это может быть допустимо. Ведь есть только запрет на выдачу наличных денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу. Об этом сказано в уже упомянутом п. 4.4 Положения N 373-П. Однако данное требование не относится к расчетам посредством корпоративных карт. Кроме того, за его нарушение никаких санкций не предусмотрено. Это подтверждает, например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 N 09АП-10884/2013.
  • Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. А что будет, если ее дать другому ?
  • За любые злоупотребления картой все равно будет ответственен тот, на кого она оформлена.
  • Должно ли подотчетное лицо, рассчитывающееся картой, соблюдать лимит расчетов в 100 000 руб. в соответствии с п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У?
  • Нет, это необязательно, ведь лимит установлен только для наличной оплаты, а при использовании корпоративной карты расчеты производятся безналичным способом.

Ноябрь 2013 г.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О. ¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-