Контакты
Главная / Как создать свой бизнес?

Бухгалтерские первичные документы сводные учетные регистры. Бухучет инфо

Первичные учетные документы. Требования к их составлению. Первичный учетный документ - это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее проведения или непосредственно после ее окончания и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Первичные учетные документы являются основой отражения в бухгалтерском учете информации о совершении хозяйственных операций. К первичным учетным документам относятся: приходные и расходные кассовые ордера, приходный ордер, акт о приемке материалов, лимитно-заборная карта, накладная на внутреннее перемещение материалов, авансовый отчет, товарная и товарно-транспортная накладные и др.

Применение субъектами хозяйствования Республики Беларусь первичных учетных документов регулируется Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности". Согласно статье 9 Закона первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, и формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, которые осуществляют методическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики.

Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" субъектам хозяйствования дано право самостоятельно разрабатывать собственные формы первичных учетных документов, содержащие следующие обязательные реквизиты:

Наименование, номер документа, дату и место его составления;

Должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Постановлением от 08.12.2003 N 168 "Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов" Министерство финансов Республики Беларусь утвердило типовые унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкцию о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов. Инструкцией определен порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации субъектами хозяйствования и порядок внесения изменений и дополнений, учитывающих специфику организации производства, в типовые унифицированные формы. Если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации с дополнительными реквизитами, не содержащимися в данных формах, то организация вправе внести их, оформив соответствующий организационно-распорядительный документ (приказ, распоряжение и т.п.).

Разработка и утверждение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики возложены на республиканские органы государственного управления (кроме Министерства обороны и иных органов государственного управления, имеющих воинские формирования, воинские части, и организаций, финансируемых из бюджета).

Республиканские органы государственного управления обязаны согласовывать унифицированные формы первичной учетной документации с Министерством финансов Республики Беларусь.

Объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь (например, концерны), разрабатывают унифицированные формы первичной учетной документации для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и представляют их для утверждения в Министерство финансов Республики Беларусь. Этими формами вправе пользоваться все субъекты хозяйствования Республики Беларусь, занимающиеся производственной деятельностью в данных сферах, независимо от подчиненности и формы собственности.

Среди типовых и унифицированных документов есть обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений, например приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др. В большинство же унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, связанные с характером хозяйственных операций и системой обработки данных. Однако при этом все реквизиты типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные Приказом Министра финансов Республики Беларусь или согласованные с Министерством финансов Республики Беларусь, остаются без изменения (включая коды форм, наименования документов). Удаление отдельных реквизитов из типовых унифицированных форм не допускается.

Организации, использующие в своей деятельности самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, обязаны привести эти формы в учетной политике. Формы первичной учетной документации могут быть представлены отдельным приложением к учетной политике в виде рабочих альбомов форм первичной учетной документации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Копии списков должностных лиц, которым предоставлено право подписи конкретных первичных учетных документов, с образцами их подписей должны быть переданы в бухгалтерию, материально ответственным лицам, производящим выдачу материальных ценностей по документам. Подписи в документах должны быть разборчивыми. Ответственность за достоверность содержащихся в первичных учетных документах данных несут лица, составившие и подписавшие документ.

На бухгалтера возлагается особая ответственность за контроль правильности оформления первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями. Прежде всего бухгалтер производит проверку по форме, в процессе которой устанавливает необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и подлинность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляется арифметическая проверка, определяющая правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают целесообразность хозяйственных операций. Отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно заполненных первичных документов могут привести к искажениям показателей бухгалтерской отчетности и налоговых расчетов.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Исправления в первичных учетных документах осуществляются путем зачеркивания неправильных записей и надписи сверху правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

К учету первичные учетные документы принимаются в оригинале. Лишь в порядке исключения возможно применение копий, например при восстановлении учета вследствие пропажи или потери документов при чрезвычайных ситуациях, а также в случаях, специально оговоренных в инструкциях. В качестве примера можно привести Положение о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденное Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14.04.2000 N 55 (с изменениями и дополнениями), согласно которому возмещение расходов на получение виз и загранпаспортов может производиться по копиям платежных документов.

Первичная учетная документация должна обеспечивать возможность составления бухгалтерской, статистической или другой отчетности, предусмотренной законодательством Республики Беларусь и необходимой для управления организацией.

Документооборот и хранение документов. Под документооборотом понимается путь, который проходят документы с момента выписки и до сдачи на хранение в архив. Первичные документы выписывают, как правило, работники отделов служб, цехов и других подразделений предприятия. В бухгалтерии лишь некоторые из них визируются до совершения хозяйственной операции. В основном же документы поступают в бухгалтерию после совершения хозяйственной операции, где они проверяются и при отсутствии нарушений записываются в соответствующие бухгалтерские регистры с составлением проводок.

В бухгалтерии до составления месячной (квартальной) отчетности документы хранятся у исполнителей в столах, шкафах, сейфах и других местах, недоступных для посторонних. После составления отчетности документы сдаются в архив бухгалтерии. Это отдельная, закрывающаяся на ключ, комната, оборудованная полками для хранения документов. Ключ от комнаты находится у главного бухгалтера или работника бухгалтерии, которому поручено вести архив. Перед сдачей в архив бухгалтерии документы группируются и оформляются в дела. Документы, связанные с учетом денежных средств и материальных ценностей, обязательно переплетаются, другие виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пачки.

Сроки хранения документов установлены законодательно. По разным видам документов они различны. После истечения установленного срока хранения документы могут быть уничтожены. Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации на основании акта о выделении к уничтожению документальных материалов, составленного экспертной комиссией. Процедура уничтожения документации установлена законом. Умышленное или неосознанное уничтожение документации ведет к серьезным экономическим последствиям для организации и уголовной ответственности виновных лиц. При ликвидации организации документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в государственный архив.

Ответственность за создание необходимых условий для правильного хранения и сохранность документов несет руководитель организации.

Учетные регистры. Учетными регистрами называются различные формы (таблицы), предназначенные для ведения учетных записей.

Учетные регистры классифицируются по нескольким признакам. По характеру бухгалтерских записей регистры подразделяются на регистры хронологической, систематической и комбинированной записи. В регистрах хронологического учета записи производятся в порядке совершения хозяйственных операций. Примером регистра хронологической записи является журнал хозяйственных операций. В систематических регистрах бухгалтерские записи группируются (систематизируются) по какому-либо однородному признаку. Характерной особенностью таких регистров является то, что в системном учете они отражаются не ежедневно, а по окончании определенного промежутка времени, например месяца. Примерами регистров систематической записи являются Главная книга, лимитно-заборная карта на материалы. Комбинированные регистры сочетают в себе элементы хронологических и систематических регистров. Примером регистров комбинированной записи являются журналы-ордера, группировочные и накопительные ведомости.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки, ведомости. В форме книг, например, ведутся Главная и кассовая книги. Особенностью книг как регистров бухгалтерского учета является то, что листы в книгах, как правило, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью. На карточках ведется учет объектов основных средств, материалов и некоторых других активов. В ведомостях оформляются начисление заработной платы, расчет амортизации и др.

По порядку ведения записей учетные регистры классифицируются на регистры, ведущиеся ручным и машинным способом. При ведении регистров на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность вывода информации на бумажные носители.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются предприятиями самостоятельно с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета должен содержать название, период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за его ведение.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие учетные регистры. Допущенные ошибки при заполнении учетных регистров в отчетном году исправляются тремя способами: корректурным, способом "красное сторно" и способом дополнительных проводок.

При корректурном способе неправильные сведения зачеркиваются тонкой чертой, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху над зачеркнутым пишут правильные сведения. На поле регистра (обычно справа) напротив строки с исправлением ставится подпись лица, внесшего исправление в реестр, указывается его фамилия.

Способом "красное сторно" исправляются отраженные в регистрах суммы, где неверно указана корреспонденция счетов. Для этого повторно красными чернилами пишется эта же проводка. При подсчете итогов суммы, указанные красными чернилами, вычитаются. После этого в регистре обычными чернилами отражается правильная проводка.

Способ дополнительных проводок используют, если проводка в учетный регистр записана верно, но сумма по ней занижена. В этом случае на сумму занижения составляется и отражается в регистре дополнительная бухгалтерская проводка обычными чернилами.

Исправления в учетных данных вносятся в месяце, когда была обнаружена ошибка, независимо от того, в каком периоде она допущена.

Формы бухгалтерского учета. Обработка данных первичного учета и получение сводной бухгалтерской информации ведется с использованием форм бухгалтерского учета. Под формой бухгалтерского учета понимают перечень учетных регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способ внесения информации в них.

В настоящее время на практике применяются четыре формы ведения бухгалтерского учета: упрощенная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная.

Упрощенная форма бухгалтерского учета рекомендована для применения на малых предприятиях различных форм собственности. На каждый первичный документ составляется бухгалтерская запись, которая отражается в учетном регистре - книге учета хозяйственных операций. На основе итогов записей по данным книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в книгах и на карточках. Итоги регистров аналитического учета переносят в оборотные ведомости аналитического учета. Итоги оборотных ведомостей при сверке за месяц должны соответствовать оборотам того синтетического счета, к которому были открыты аналитические счета.

учета по упрощенной форме

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐

└────┬──────────────────────┬─────────────────────────────────┘

┌────────────────────┐ ┌──────────────────────┐ ┌──────────────┐

│ Карточки │ │ Книга учета │<───┤Кассовая книга│

│аналитического учета│ │хозяйственных операций│ └──────────────┘

└──────────┬─────────┘ └──────────┬───────────┘

┌────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐

│ Оборотные ведомости │ │ Оборотная ведомость │

│по аналитическим счетам │ │по синтетическим счетам│

└──────────┬─────────────┘ └─────┬─────────────────┘

┌───────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС │

│ и другие формы отчетности │

└───────────────────────────────────────────┘

При мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета первичный учетный документ записывается в учетный регистр - мемориальный ордер. В мемориальном ордере составляется бухгалтерская запись по данной хозяйственной операции. Все мемориальные ордера регистрируются в хронологическом порядке в регистрационном журнале, что обеспечивает сохранность документов и полноту отражения информации на синтетических счетах. В дальнейшем данные мемориальных ордеров записывают на синтетических счетах Главной книги. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, разделенный на дебетовую и кредитовую части. На основании итогов записей Главной книги ежемесячно составляют оборотную ведомость.

Параллельно с синтетическим ведется аналитический учет на карточках (книгах). По окончании месяца по итоговым данным аналитических счетов составляют оборотные ведомости по аналитическим счетам, итоги которых сверяют с оборотами соответствующего синтетического счета.

Схема регистрации данных бухгалтерского учета

по мемориально-ордерной форме

┌────────────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬────────────────────────┬──────────────────────┬─┘

│ Группировочные │ │ Мемориальные │ │ │

│ и накопительные │ │ ордера │ │ Кассовая книга │

│ ведомости │ │ │ │ │

└────────────────────┘ └─────────┬──────────┘ └────────────────────┘

┌─────────────────────────┼─────────────────────────┐

┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│ │ │ Журнал регистрации │ │ Карточки (книги) │

│ Главная книга ├─┐ │ мемориальных │ │аналитического учета│

│ │ │ │ ордеров │ │ │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘ └─────────┬──────────┘

┌────────────────────┐ │ ┌────────────────────┐

│Оборотная ведомость │ │ │ Оборотные ведомости│

│ по синтетическим │ │ │ по аналитическим │

│ счетам │ │ │ счетам │

└──────────┬─────────┘ │ └────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────┐

└─────────────────────────────────────────────────────┘

Как следует из названия, основными регистрами журнально-ордерной формы учета являются журналы-ордера. Кроме них, для отражения в учете хозяйственных операций используются вспомогательные ведомости, разработочные таблицы, листки-расшифровки.

При журнально-ордерной форме учета данные первичных учетных документов записываются в соответствующие журналы-ордера. Каждый журнал-ордер ведется по кредитовому признаку и предназначается для учета строго определенных операций, иными словами, кредитовые обороты любого счета в разрезе корреспондирующих счетов отражаются в одном журнале-ордере. Так, журнал-ордер N 1 и ведомость к нему предназначены для учета кассовых операций, журнал-ордер N 2 и ведомость к нему - для учета операций по расчетному счету, журнал-ордер N 3 - для учета расчетов по прочим счетам в банке и финансовым вложениям и т.д.

Если количество однотипных первичных документов велико, то сведения, указанные в них, сначала отражают в разработочных таблицах и вспомогательных ведомостях. Затем итоги указанных таблиц и ведомостей переносят в журналы-ордера. Итоги за месяц по каждому журналу-ордеру переносят в Главную книгу, открываемую на год. Для каждого синтетического счета в Главной книге отводится один развернутый лист, куда заносят суммы дебетовых и кредитовых оборотов и остаток на начало и конец месяца. Поскольку в журналы-ордера кредитовые обороты по счетам записывают в разрезе корреспондирующих счетов, в Главной книге кредитовый оборот по соответствующему счету отражают только итоговой суммой. Дебетовые обороты соответствующего счета в Главную книгу записывают в разрезе корреспондирующих счетов. На основании данных Главной книги составляют оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерский баланс.

Аналитический учет ведется в карточках (книгах). В некоторых журналах-ордерах (например, журналы-ордера N 6, 7) синтетический и аналитический учет совмещены.

Недостаток журнально-ордерной формы учета заключается в том, что каждый журнал-ордер, вспомогательная ведомость, разработочная таблица имеют свою методику ведения, требуют значительного времени для изучения и освоения.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по журнально-ордерной форме

┌──────────────────────────────────────────────┐

│ ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ │

└──┬───────────────────┬─────────────────────┬─┘

│ │ │ │ │ Накопительные │

│ Карточки (книги) │ │ Журналы-ордера │ │ и группировочные │

│аналитического учета│ │ │ <──┤ ведомости, │

│ │ │ │ │ кассовая книга │

┌────────────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌────────────────────┐

│Оборотные ведомости │ │ │ │ Оборотная ведомость│

│ по аналитическим │ │ Главная книга ├───>│ по синтетическим │

│ счетам │ │ │ │ счетам │

└────────────────┬───┘ └──────────┬──────────┘ └─────┬──────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ БУХГАЛТЕРСКИЙ БАЛАНС и другие формы отчетности │

└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Автоматизированная форма бухгалтерского учета находится на стадии развития и совершенствования. На данном этапе схема регистрации данных выглядит следующим образом: сведения о совершенных хозяйственных операциях из первичных документов в последовательности, определенной компьютерной программой, вносятся в оперативную память машины, которая обрабатывает полученную информацию с помощью программного обеспечения и формирует регистры синтетического и аналитического учета, сводные регистры в виде Главной книги и бухгалтерской отчетности установленной формы, осуществляет автоматизированный контроль за ведением бухгалтерского учета.

Схема регистрации данных бухгалтерского

учета по автоматизированной форме

│ Программное │ │ Первичные │ │ Нормативно- │

│ обеспечение ├─────────>│ документы │<─────────┤ справочная │

│ │ │ │ │ информация │

└─────────────┘ └──────┬──────┘ └─────────────┘

┌─────────────┐

│ Ввод данных │

│ в ЭВМ │

└──────┬──────┘

┌─────────────┐

│ Обработка │

│ полученной │

│ информации │

└──────┬──────┘

┌────────────────────────┼────────────────────────┐

┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐

│ Отчетность │ │ Регистры │ │ Документация│

└─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘

Непосредственно после поступления в бухгалтерию вся первичная документация проходит проверку. Специалисты определяют полноту и правильность оформления бумаг, достоверность реквизитов. Кроме этого, осуществляется проверка по содержанию. Она предполагает контроль правомерности зафиксированных хозяйственных операций, логической взаимосвязи между конкретными показателями. После этого данные вносятся в первичные регистры бухгалтерского учета. Рассмотрим их подробнее.

Общие сведения

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета используются для фиксации и обобщения информации о хозяйственных операциях. Они представлены в виде утвержденных унифицированных бланков. Регистры и формы бухгалтерского учета содержат сведения, которые отражаются на счетах отчетности. Таблицы создаются в соответствии с принципом экономической группировки информации об имуществе компании и источниках его возникновения.

Классификация

Документы и регистры бухгалтерского учета можно подразделить на несколько категорий:

  1. По назначению.
  2. По способу обобщения данных.
  3. По внешнему виду.

Но и это не все. В зависимости от назначения различают документы и регистры бухгалтерского учета:

  1. Хронологические.
  2. Комбинированные.
  3. Систематические.

В хронологические учетные регистры бухгалтерского учета записи вносятся по ходу совершения операций. При этом дополнительная систематизация не используется. В систематических таблицах сведения фиксируются по принципу счетов. При заполнении нужно следить, чтобы информация этих двух регистров дополняла друг друга. При этом сумма оборотов одной таблицы должна совпадать с показателями другой. Если регистры бухгалтерского учета содержат записи сразу обоих видов - хронологическую и систематическую, то их именуют комбинированными. Классическим примером может выступать "Журнал - главная".

Способ обобщения

По этому критерию регистры бухгалтерского учета подразделяют на дифференцированные и интегрированные. Рассмотрение последних осуществляется индуктивно. Это значит, что информация обобщается от первичной документации до отчетности. Дедуктивный метод рассмотрения сведений характерен, соответственно, для дифференцированных таблиц.

Внешний вид

По этому признаку регистры бухгалтерского учета подразделяются на карточки, книги, свободные листы. Таблицы могут находиться и на цифровых носителях. Книги представлены в виде документа, разграфленного специфическим способом. Их прошнуровывают и переплетают. Такие регистры бухгалтерского учета в обязательном порядке подписываются старшим специалистом. Карточка представляет собой бланк, который оформлен в виде таблицы. Промежуточным регистром между указанными видами документов выступает свободный лист. Этот бланк представлен в виде таблицы, которую брошюруют. В отличие от карточки, свободные листы печатаются на большем формате. Они хранятся в папках. По свободным листам и карточкам на предприятии ведутся реестры. Их задача состоит в обеспечении контроля над отчетными документами. Это исключает вероятность подмены бумаг. Если же какой-то документ будет утерян, то по реестру можно установить, какой именно.

Карточки

Эти регистры бухгалтерского учета могут иметь разный внешний вид. Наиболее популярными считаются:

  1. Инвентарные.
  2. Контокоррентные.
  3. Многоколончатые.

Последние предусматривают выделение в колонках конкретных показателей. Это актуально для случаев, когда одну операцию фиксируют комплексными суммами (к примеру, оплата расходов). Инвентарные карточки предназначены для учета материальных ценностей предприятия. В них присутствует колонка под названием "Остаток". В ней отражается количество материальных ценностей, оставшееся после окончания конкретной операции. Всего в инвентарной карточке три колонки. Кроме "Остатка", в ней присутствует "Приход" и "Расход". Каждая из них поделена на 2 части: количество и сумма. В начале карточки указывают лимит запаса. Это позволяет увидеть наличие конкретных материальных ценностей предприятия. Если появится, например, недостача, то она будет сразу заметна. Контокоррентные карточки имеют 2 колонки - дебет и кредит. Такая односторонняя форма позволяет контролировать финансовое положение компании.

Важный момент

За достоверность сведений, отражаемых в регистрах учета, отвечают служащие, подписывающие бухгалтерский отчет. Хранение бумаг должно производиться таким образом, чтобы вероятность несанкционированного исправления информации была абсолютно исключена. Если необходимо внести корректировки, то их следует удостоверять подписью лица, их сделавшего, с указанием даты. По ФЗ "О бухучете" все данные, присутствующие в регистрах, относятся к коммерческой тайне. Лица, которые имеют доступ к такой информации, должны сохранять ее. При разглашении тайных сведений предусмотрена ответственность по действующему законодательству.

Фиксация хозяйственных операций

Документирование в бухучете используется для первичной регистрации и юридического оформления событий. На этом этапе вся информация должна отображаться в соответствии с действительностью и иметь обоснование. Учетный документ оформляется в момент проведения операции. Если по каким-то причинам это сделать нельзя, то заполнение бумаг может осуществляться и после события.

Реквизит

Классификация документов учета производится по форме и показателям, от которых зависят отображаемые в них факты. К последним, в частности, относят реквизит. Он представляет собой определенный информационный элемент, несущий смысловую нагрузку. Например, "вид материала". Реквизиты подразделяются на содержательные и качественные. Последние отражают объект учета ("стройматериал", например). Содержательными реквизитами определяются характеристики предмета: сорт, габариты и проч.

Виды бумаг

В зависимости от назначения учетные документы могут быть:

  1. Распорядительными. Они содержат приказ, предписание, распоряжение определенной операции. К таким документам, например, можно отнести доверенность на получение финансовых средств для компании, чеки, которые нужно обналичить, и так далее. Такие бумаги выступают как основание для совершения операции, но не имеют подтверждения ее проведения.
  2. Исполнительными. Такие бумаги служат для подтверждения события. К таким документам относят накладные на прием-сдачу продукции, приходные ордера, квитанции, удостоверяющие факт приема объектов и проч. Оформление этих бумаг осуществляется в момент совершения действий. Эти документы выступают как основание для формирования учетной записи.
  3. Вспомогательными. Эти бумаги именуют также документами бухгалтерского оформления. Самостоятельно они не имеют значения. Их оформление осуществляется в соответствии с исполнительными и распорядительными документами.
  4. Комбинированными. Такие документы содержат в себе признаки указанных выше бумаг. Примером может являться кассовый ордер.

Первичная документация по учету всегда составляется в момент совершения какой-либо операции. Такие бумаги фиксируют непосредственно сам факт произведенного действия. Необходимо отметить, что большая часть учетных документов относится именно к категории первичных.


Первичные учетные документы служат основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в бухгалтерском учете. Они должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства РФ, Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, других нормативных актов Банка России.
Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи в банке, должен содержать следующие реквизиты: обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; дату бухгалтерской записи; подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - также подпись контролирующего работника; в необходимых случаях и другие реквизиты.
Если в первичных учетных документах, которыми оформлена подлежащая отражению в учете операция, отсутствует
корреспонденция счетов бухгалтерского учета, то бухгалтерская запись оформляется мемориальным, ордером.
Банковский ордер предназначен исключительно для применения внутри кредитной организации, когда плательщиком или получателем денежных средств является сам банк (внутренние расчеты с клиентом). Банковский ордер подписывается лицами, наделенными правом первой или второй подписи для подписания этих документов. Эти лица устанавливаются приказом по банку.
Операции по счетам клиентов проводятся на основании принятых к исполнению расчетных и кассовых документов.
Расчетные документы по операциям, связанным с перечислением (зачислением) средств кредитной организацией клиентам, другим организациям, взысканием средств со счетов клиентов, составляются в соответствии с требованиями Положения Банка России от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».
Проверка наличия на расчетных и кассовых документах соответствующих подписей работников кредитной организации, уполномоченных осуществлять те или иные операции, возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на обработку. В кредитных организациях, учет в которых ведется на ЭВМ, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя кредитной организации. Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц кредитной организации. Перечни, а также образцы подписей работников кредитной организации, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.
Право подписания расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам, оформляется распоряжением руководителя коммерческого банка.
Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетных и кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры банков или по их поручению - доверенные лица.
Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функ
ций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.
Главный бухгалтер коммерческого банка обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам, а также за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники банка в своей работе. ¦
Один комплект образцов подписей должностных лиц банка хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетных и кассовых документах.
Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетных и кассовых документах утвержденным образцам работники должны иметь такие образцы.
Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентами. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром карточек с образцами подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которыми пользуются бухгалтерские работники.
В карточках с образцами подписей и оттиска печати клиентов у исполнителей и контролеров подлежат регистрации номера выданных данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.
Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по Ьоответ- ствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Еще по теме Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета:

  1. Аудит состояния бухгалтерского учета; содержание и проверка учетной политики; система бухгалтерского учета; контроль за правильностью ведения учетных регистров.
  2. Законодательные требования к оформлению первичных учетных документов, основные реквизиты, которые должен содержать первичный документ.
  3. Учетные регистры, формы и техника бухгалтерского учета.

Изначальная бухгалтерская документация крайне важна не только в вопросах, которые напрямую касаются процедуры учета, но связаны со всем процессом налогообложения, в частности с процессом распределения налоговых обязательств.

Первичными являются те документы, которые подтверждают и фиксируют конкретный перечень хозяйственных мероприятий. Причём эти мероприятия уже должны быть завершены. Оставить какую бы то ни было новую заметку в тексте счетоводного учета и, затем, дополнить ею в регистр возможно лишь при наличии набора документов первичного учета. Данный комплект деловых бумаг принято считать неотъемлемой долей всей системы управления предприятием. Исходя из ранее сказанного, легко заключить, что первоначальный комплект документации счетоводного учета являет собою документальное доказательство произведённых сделок, непосредственно касающихся процесса материального взаимодействия данного субъекта с иными субъектами, принесшими ему определённый экономический результат.

Перечень первичного комплекта документации счетоводного учета

В основной своей массе, первоначальный перечень справок, на которых возлагается основополагающая значимость, остается неизменённым. Это объясняется тем, что ратифицируется данный перечень на высшем законодательном уровне.

На настоящий период к перечню первичных деловых бумаг принято относить следующий набор документов:

    Договора. В них рассматриваются чётко оговоренные обстоятельства совершения сделки, ответственность каждой из сторон и иные вопросы, сопряжённые с материальными активами. В целом, здесь рассматриваются все возможные обстоятельства, которые каковым либо образом могут иметь отношение к конкретно взятой сделке.

    Счета. С помощью документов данной категории потребитель доказывает своё желание заплатить за товары или предоставленное ему обслуживание. Помимо этого, в тексте счетов могут быть перечислены вспомогательные обстоятельства совершения операции и прописаны точно отмеченные цены, которые торговец установил на свои услуги либо товары. Если по каким-либо обоснованным причинам покупатель не будет удовлетворён качеством проданного ему товара либо услуги, на основании данных, содержащихся в тексте счета, он может воспользоваться своим правом и требовать возврата затраченных им средств.

    Накладная на товары. В тексте данной деловой документации перечисляется полный перечень всех товаров, которые намечено передать от торговца клиенту по окончанию операции. Накладная может составляться в нескольких разновидностях в зависимости от того, сколько людей будет принимать участие в сделке.

    Акт приема и передачи. Он заключается по результатам окончания предоставления услуги в качестве письменного уведомления о том, что итог произведённого обслуживания находится в абсолютном согласии с ранее оговоренными критериями и был одобрен покупателем либо другой принимающей услугу стороной.

    Ведомости по расчётам. В этом виде документации рассматриваются все вопросы, касающиеся процедуры оплаты работы нанятых работников. Таким образом, в ведомостях должны быть отображены все сведения, связанные с уплатой премиальных поощрений и других частей материального стимулирования работников.

    Акты приемки и передачи. Этот тип документации отображает процесс проведения различных мероприятий, касающихся процесса ввода либо или вывода наиважнейших материальных активов.

    Кассовые деловые бумаги, среди которых пребывают: растрачиваемые и прибыльные кассовые бумаги и сама кассовая книжка. В данном виде документации отражаются данные, касающиеся всевозможных экономических процедур, проведенных с целью реализации продукции либо других сделок.

Требование к первичной документации

Закон, имеющий название "О производстве счетоводного учета" предъявляет к выше упомянутым документам следующие требования:

    наличие 7-ми граф неотъемлемых реквизитов;

    составление документа: во время совершения прецедента хозяйственного процесса или тот час же после его окончания. Деловая бумага оформляется на бумаге нужного формата либо в электронном формате, однако в этой ситуации акт необходимо засвидетельствовать индивидуальной электронной подписью;

    в согласии с конфигурацией, установленной управляющим лицом данного финансового субъекта или в согласии с конфигурацией, закреплённой национальным законодательством;

    правильное введение корректировок, если в таковых будет нужда;

    приложение копий абсолютно всех элементов основной учетной документации в общее дело счетоводного учета, в случае если оригиналы были под изъятием в согласии с действующим ныне в России законодательством;

    хранение всей основной документации должно продолжаться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания ещё одного отчетного года.

Регистры бухучета

Регистром принято называть акт, составленный на бумажном либо на электронном носителе. В нём должны быть отображены и сохранены все сведения с основной учетной документации. В согласии с законодательным актом "О проведении счетоводного учета" национальные органы имеют право устанавливать отчётливо обозначенные требования, как к методу регистрации, так и к типу оформления регистров.

При заключении любой операции должна оформляться изначальная документация. После того, как изначальная документация будет целиком оформлена, все находящиеся в ней данные должны быть скопированы в соответственный сделке переписной регистр. Таким образом, переписной регистр представляет собою носитель, в коем отображается главные сведения по проведённой сделке.

Исходя из основ заполнения регистра, этот тип документации можно подразделить на 3 основные категории:

    Хронологические. В них все произведённые процедуры должны перечисляться в историческом порядке, в абсолютном согласии с их временными рамками.

    Систематизированные. В них все процедуры должны отображаться в виде чётких финансовых характеристик. Данное объясняется тем, что регистры данной группы отображают финансовый итог произведённых сделок.

    Комбинированные, которые объединяют в себе основные особенности 2-х вышеупомянутых регистров.

Условия оформления регистров

    обязательны 7 граф реквизитов;

    соответствие с конфигурацией, подтверждённой руководителем финансового субъекта;

    корректировки могут записываться только теми личностями, кто отвечает за этот регистр и оформлены в гармонии с нормами действующего ныне законодательства.

    если регистры находятся в изъятии в согласии нормами действующего законодательства России, то в составе документации бухучета обязаны находиться их копии;

    хранение всей этой документации должно производиться никак не меньше, чем 5 лет подряд после окончания отчетного этапа.

Кроме этого, все регистрационные операции, включая, сам бухучёт обязаны делаться вовремя. Счетоводный учет выполняется при помощи удвоенной записи в тексте счетов если иные принципы не были введены местной властью. Двойная запись - представляет собою отображение любой из отдельно взятых хозяйственных процедур одновременно по 2-м счетам - согласно сведениям, находящимся в тексте дебета одного и согласно сведениям, находящимся в тексте кредита второго. Дебет обозначает сумму, вследствие которой материальное обеспечение компании возрастает, кредит же демонстрирует снижение материального обеспечения. Бухгалтерский расчёт являет собою таблицу из 2-х столбиков (кредит и дебет). В тексте этого важного документа прописываются в местной денежной единице все проведённые за последний месячный срок хозяйственные операции. В столбце "дебет" записываются доходы, а в колонке "кредит" указывается все, что истрачивается.

Заключение

В гармонии с законодательным актом «Об основных учетных и регистрационных документах» функции по изданию и утверждению единых конфигураций основной учетной и регистрационной документации возложены на Госкомстат Р.Ф. Содержание и вся структура узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации согласовываются этим комитетом с Министерством по финансам Р.Ф. и Министерством экономики Р.Ф. Таким образом, вся проанализированная нами процедура применения узаконенных конфигураций основной и регистрационной документации был утверждён Госкомстатом Р.Ф. и подтверждён Минфином и Министерством финансового развития России.

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).
  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:
  • Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

  • Расходный кассовый ордер.
  1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

  1. Авансовый отчет.
  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

  1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

  • Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  • Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

  • название документа;
  • дата, когда такой документ был составлен;
  • информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
  • суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
  • денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
  • сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
  • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

  • книги;
  • карточки;
  • свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

  • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
  • Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  • аналитические регистры (платежная ведомость);
  • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.