Зарплатная отчетность. Законодательная база российской федерации

2-НДФЛ и 6-НДФЛ - про эту отчетность по зарплате в 2018 году работодатели или их бухгалтеры должны знать все. Отчетность по зарплате обязательна для всех организаций и предпринимателей, которые выплачивают доходы физическим лицам.

Остановимся подробнее на каждой из них.

2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ отражают все выплаченные работнику суммы, удержанный НДФЛ и предоставленные вычеты. Такую справку по итогам года оформляют на каждого работника, который трудился по трудовому или гражданско-правовому договору.

В 2-НДФЛ включают только те выплаты, которые облагаются налогом на доходы физических лиц. В статье 2017 Налогового кодекса РФ перечислены выплаты, с которых НДФЛ не удерживают. Их в справку включать не надо. Это, в частности, государственные пособия (но не больничные), компенсации, алименты, некоторые виды матпомощи и т.д.

Срок сдачи

Если сведения подают на 25 и более человек, их нужно отправлять в ИФНС строго в электронном виде. За 24 и менее человек можно отчитываться в любом виде - и в бумажном, и в электронном.

Если НДФЛ удержать не удалось

Бывает, что физлицо получило от ИП или фирмы доход, но удержать с него налог не получилось. Такое чаще всего бывает, если доход в натуральной форме. К примеру, фирма преподнесла партнеру подарок дороже 4 тысяч рублей, и по закону должна удержать НДФЛ, но удерживать его не с чего, ведь партнер не получает в этой фирме никаких денежных выплат.

В такой ситуации фирма все равно должна оформить 2-НДФЛ и указать стоимость подарка. Только в справке вместо признака «1» указывают признак «2». И срок предоставления справки с признаком «2» другой - 1 марта, то есть на месяц раньше.

2-НДФЛ для сотрудников

Справка нужна не только налоговой инспекции. Иногда она необходима и сотрудникам для получения кредита в банке, ипотеки, при устройстве на другу работу и т.д. Работодатель обязан выдать такую справку сотруднику по первому требованию.

6-НДФЛ

Не самый простой отчет, особенно для новичков.

Это обобщающий расчет, один на всех работников, в котором собрана информация о начисленных и выплаченных доходах, рассчитанном и удержанном НДФЛ, предоставленных налоговых вычетах.

Так же, как в 2-НДФЛ, здесь не надо указывать доходы, которые совсем не облагаются подоходным налогом, а вот частично облагаемые суммы показывают, причем в полном размере.

Расчет состоит из двух разделов. В первый нарастающим итогом заносят обобщенные показатели с начала года, во второй - фактические показатели за отчетный период.

Заполнение 6-НДФЛ по-прежнему вызывает много вопросов, поэтому рекомендуем ознакомиться со , где мы постарались подробно и понятно расписать, как заполнять 6-НДФЛ, и что при этом надо учитывать.

Срок сдачи

6-НДФЛ сдают 4 раза в год.

По итогам первого квартала, полугодия и девяти месяцев - в течение месяца после окончания отчетного периода.

6-НДФЛ так же, как и 2-НДФЛ, можно сдавать в бумажном виде только если сведения подаются на 24 и менее человек. Если больше, то форму примут только в электронном виде.

Нужно ли формировать отчетность по заработной плате, если никаких выплат в отчетном периоде не было? Нет не нужно. Нулевые зарплатные отчеты не предусмотрены. Но если у вас есть сотрудники, и раньше зарплатную отчетность вы сдавали, для спокойствия не помешает связаться с налоговой инспекцией и направить туда пояснение, почему в этот раз вы ничего не сдаете (например, потому что все сотрудники находятся в административных отпусках).

Другие отчеты работодателей

Отчитываться по доходам и налогу на доходы физлиц - это еще не все обязанности работодателя.

Есть и другие отчеты:

1. За наемных сотрудников помимо НДФЛ в обязательном порядке нужно платить еще и страховые взносы, а значит и отчитываться по ним. Для этого в течение 30 дней после каждого квартала в ИФНС отправляют расчет страховых взносов.

2. Для того, чтобы государство могло отслеживать работающих пенсионеров, все работодатели должны представлять в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-М и включать туда не только пенсионеров, а всех своих сотрудников, с которыми оформлены трудовые отношения или договоры на оказание услуг. Срок - до 15 числа ежемесячно.

3. Для формирования данных о стаже сотрудников предусмотрена форма СЗВ-СТАЖ. Ее сдают в Пенсионный фонд начиная с 2018 года. Срок - до 1 марта. Помимо этого, СЗВ-СТАЖ формируют каждый раз, когда какой-либо сотрудник увольняется на пенсию. В таких случаях в отчет включают только данные уходящего пенсионера.

4. В Фонд социального страхования ежеквартально отчитываются по взносам на страхование от несчастных случаев. Форму 4-ФСС сдают ежеквартально в течение 20 дней после отчетного квартала, в электронном виде - в течение 25 дней.

Помимо этого, все организации и индивидуальные предприниматели, которые используют наемный труд, до 20 января каждого года направляют в ИФНС сведения о среднесписочной численности работников.

Выглядит трудоемко? Есть способ свести к минимуму работы по этим отчетам. Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии - и заполняйте все отчеты с помощью электронного мастера. Система подтянет нужные данные и реквизиты, сделает подсказки и укажет на ошибки. Вам останется только распечатать готовый отчет или сразу отправить его в электронном виду в нужную инстанцию.

Рассчитает за вас налоги, взносы, заработную плату, больничные, отпускные;

Сформирует документы на оплату;

Поможет свериться с налоговой инспекцией;

Заполнит первичные документы;

Проверит контрагентов;

и сделает многое другое, что облегчит вам работу и сэкономит время.

Законодательное обоснование. 3

Реализация в ПП «Парус Бюджет-7.хх». 4

Параметры отчета. 7

Особенности формирования отчета «ЗП-образование». 10

Особенности формирования отчетов «ЗП-здрав» и «ЗП-соц». 11

Особенности формирования отчета «ЗП-культура». 12

Особенности формирования отчета «ЗП-наука». 13

Законодательное обоснование

Нормативная база:

1. Приказ Росстата от 01.01.2001г № 000

«Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения численности и оплаты труда отдельных категорий работников социальной сферы и науки, в отношении которых предусмотрены мероприятия по повышению средней заработной платы в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года N 597 "О мероприятиях по реализации государственной социальной политики»

Приказ Росстата

«Указания по заполнению форм федерального статистического наблюдения
N N П-1, П-2, П-3, П-4, П-5(м)»

Основные сведения:

Отчетные формы, утвержденные Приказом № 000, предназначены для сбора сведений о динамике изменения заработной платы по некоторым отраслям. А именно: образование, культура, наука, социальная защита и здравоохранение.

Респонденты предоставляют два экземпляра отчетных форм – один в территориальный орган Росстата, второй – уполномоченному органу исполнительной власти. Периодичность предоставления отчетности – квартальная, показатели формируются накопительным итогом с начала года. Срок предоставления отчетности – 10 число месяца, следующего за отчетным периодом.

Единицы измерения – численность, человек; денежные показатели – тысяча рублей. Показатели отчета должны соответствовать показателям отчета по форме «П-4» за аналогичный отчетный период.

При заполнении форм должны соблюдаться общие контрольные соотношения:

Гр. 3 > = гр. 4 по всем строкам

Гр. 3 = сумме граф 6 - 8 по всем строкам

Гр. 5 = сумме граф по всем строкам.

Контрольные соотношения по строкам (проверка значения по строке 1) – для каждого отчета – свои.

При заполнении отчета обязательным является указание кода по ОКПО респондента и кода типа учреждения (перечень типов приведен в порядке заполнения форм).

Реализация в ПП «Парус Бюджет-7.хх»

Мнемокод отчета	Шаблон
	Сведения о численности и оплате труда работников сферы науки. xls
	Сведения о численности и оплате труда работников сферы здравоохранения. xls
	Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры. xls
	Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования. xls
	Сведения о численности и оплате труда работников сферы социального обслуживания. xls

Отчет вызывается из раздела: Отчеты – Сведения о численности, заработной плате и движении работников

Шаблоны должны быть зарегистрированы в словаре «Шаблоны отчетов» с соответствующими мнемокодами.

Так как при заполнении показателей отчетов есть требование на соответствие с аналогичными показателями отчета по форме П-4, то было принято решение о реализации настоящих отчетов на базе ранее реализованных отчетов по форме П-4. Инструкции по настройке отчета П-4 размещены на мастер-диске:

- /master_disk/PARUS_7/BUDGET_771_2013_01/CD2/INSTRUCTIONS/PARUS_7/Инструкции_Зарплата/HTML/ Инструкция по формированию формы П-4.HTM

Master_disk/PARUS_7/BUDGET_771_2013_01/CD2/INSTRUCTIONS/PARUS_7/Инструкции_Зарплата/DOC/ Инструкция для статотчетности по сведениям о численности и з. DOC

В настоящей инструкции будут рассмотрены исключительно особенности реализации отчетных форм по приказу № 000.

Опишем сначала общие принципы формирования всех отчетов комплекта, затем рассмотрим особенности каждого из отчетов.

Сведения, на основании которых формируется экономические показатели – параметры начислений, произведенных в отчетном периоде.

Структура отчета:

Все отчеты идентичны по своей структуре:

1. Титульный лист:

a. Шапка отчета. Формируется стандартно, как для прочих статотчетов:

Период предоставления отчета = «с января по Месяц отчетного периода Отчетного года»;

Наименование отчитывающейся организации – значение поля «Наименование» контрагента-работодателя (для ЦБ – определяется по соответствию мнемокодов Подразделения и Контрагента) ;

Почтовый адрес – наименование субъекта Российской Федерации, юридический адрес с почтовым индексом; значение реквизита определяется по юридическому адресу организации;

b. Кодовая часть

Код отчитывающейся организации по ОКПО – значение реквизита определяется по соответствующему атрибуту контрагента, соответствующего организации;

Код типа отчитывающейся организации - значение реквизита определяется по схеме: Подразделение – Тип учреждения (новый признак, ссылка на Словарь «Типы учреждений»).

2. Табличная часть. Формируем показатели по столбцам в разрезе строк.

a. Для формирования показателей по строкам – используем фильтр по спискам должностей, типу организации (только для образования) и КБК (только для науки). Перед формированием отчетов необходимо наполнить новый Словарь «Списки должностей».

Особенности работы со Словарем «Списки должностей»:

Словарь имеет каталожную структуру. Записи словаря имеют заголовок и спецификацию. Заголовок – мнемокод, наименование. В мнемокоде задается Код типа организации по классификатору Росстата (см. приложения к порядку заполнения форм).

Спецификация записи – ссылка на Словарь «Должности». Спецификация Словаря может наполняться по выделенным записям Словаря «Должности». При непервом вызове механизма добавления пользователь видит помеченными те записи Словаря «Должности», которые уже включены в данный список.

Одна и та же должность может входить в несколько списков, реализовано с целью формирования строк вида:

педагогические работники образовательных учреждений НПО

из них:

преподаватели

мастера производственного обучения

b. Для формирования показателей по столбцам используется механика отчета
«Форма П-4»

Фонд оплаты труда и численность формируем аналогично П-4, за исключением некоторых особенностей.

Т. к. нам необходимо формировать ФЗП в разрезе ВФО, то в отличие от формы П-4 нам не достаточно будет собрать выплаты по группе. Необходимо осуществить разбивку выплат по ВФО. При формировании показателей принимаем ВФО = 18 символ разряда счета. Счет, по которому определяется ВФО, находится, как счет-кредит начисления (по схеме: Начисление-Основание-Лицевой счет производится поиск состава затрат). Если счет-кредит будет не найден, то отнесение такового начисления к какому-либо ВФО невозможно.

Столбец	Номер	Порядок формирования
Средняя численность работников, человек	списочного состава (без внешних совместителей)1		(Гр 2 + Гр 4)П-4
внешних совместителей 2
	списочного состава (без внешних совместителей)
в том числе по внутреннему совместительству 3
внешних совместителей
Фонд начисленной заработной платы работников по , тыс. руб. с одним десятичным знаком	из гр. 3 списочного состава (без внешних совместителей)				ВФО = 1,3,4,5,6,8,9
из гр. 5 внешних совместителей	за счет средств бюджетов всех уровней (субсидий)			ВФО = 1,3,4,5,6,8,9
средства от приносящей доход деятельности

Примечание. До сих пор остается не вполне ясной картина, как отражать численность в отчете: с одной стороны, Приказ № 000 ссылается на порядок заполнения формы П-4, с другой, в порядке заполнения колонок для настоящих отчетов и для П-4 есть разница (например, не отражается гр 10, которую мы формируем в П-4)

Фильтры по строкам приведены ниже, в описании конкретных отчетов. Если описание строки имеет сложный вид, например «Педагогические работники + Мастера ПО», то для формировании строки необходимо, чтобы должность входила и в один список («Педагогические работники»), и в другой список («Мастера ПО»).

Параметры отчета

Для формирования отчетов необходимо выбрать пункт меню «Статистическая отчетность – Сведения о численности и оплате труда 2013»:

1. Закладка «Параметры отчет а»:

Сведения о численности и оплате труда работников - выбор типа отчета из списка

Период С, Период По – месяцы отчетного периода.

Год – год отчетного периода.

Чек «Включить все подчиненные подразделения» - устанавливается в случае наличия сложной штатной структуры. Рекомендуемое значение – выставлен.

Группа выплат «Средняя численность работников» - ссылка на запись Словаря «Группы выплат», в спецификации которой перечислены все выплаты, период начисления которых подлежит исключению при расчете средней численности работников.

Внимание! В данную группу могут входить только выплаты по расчетным методам БОС, БОМ, БС2 и ОТП, т. е. те выплаты, алгоритм начисления которых предполагает, что начисляется отклонение от отработанного времени

Шаблон финансирования «ФЗП за счет средств федерального бюджета » – ссылка на Словарь «Шаблоны финансирования». Необходимо выбрать КБК выплат, произведенных за счет ФБ. Возможен множественный выбор.

Шаблон финансирования «ФЗП за счет конкурсного (программного) финансирования» – ссылка на Словарь «Шаблоны финансирования». Необходимо выбрать КБК выплат, произведенных за счет конкурсного (программного) финансирования. Возможен множественный выбор.

Внимание! Выбор шаблонов финансирования обязателен при формировании отчета
«ЗП-наука»

Группа полей «Выгрузка» пока не заполняется в связи с отсутствием возможности формирования файла выгрузки.

Закладка «Лицевые счета »

Группа лицевых счетов – ссылка на группы исполнений. Сервисная возможность формировать отчет не по всему учреждению/подразделению, а по списку исполнений.

Виды лицевых счетов в отличие от формы П-4 задаются не в шаблоне, а на параметрах формы отчета:

Основное место работы – задается перечень видов ЛС, которые используются для основных сотрудников. Учитывается при подсчете среднесписочной и показе суммы.

Внешнее совместительство – задается перечень видов ЛС, которые используются для внешних совместителей. Учитывается при подсчете среднесписочной и показе суммы.

Внутреннее совместительство – задается перечень видов ЛС, которые используются для внутренних совместительств сотрудников. Учитывается только при показе суммы, причем, по строке основного места работы (основным местом работы может быть и внешнее совместительство).

Договор ГПХ – задается перечень видов ЛС, которые используются для лиц, выполняющих работы по договорам ГПХ. Учитывается суммой, только если это неосновное исполнение сотрудника предприятия, для которого место работы на данном предприятии является основным.

Внештатные – задается перечень видов ЛС, которые используются для внештатных сотрудников . Исполнения, которые пропускаем при просмотре.

Как несписочный состав учитываются исполнения вида «Внештатные» или исполнения, имеющие ссылку на сотрудника с признаком «Работа по договору».

Временные – задается перечень видов ЛС, которые используются для временных сотрудников. Учитывается при подсчете среднесписочной и показе суммы.

Закладка «Должности »

Общие для всех отчетов:

Руководитель (первое лицо)

Заместители, руководители структурных подразделений и их заместители

Отраслевые:

Педагогические работники

Учителя

Преподаватели

Мастера ПО

Профессорско-преподавательский состав

Научные работники

Научные сотрудники

Главные, ведущие и старшие научные сотрудники

Научные, младшие научные сотрудники

Средний медицинский персонал

Младший медицинский персонал

Работники культуры

Социальные работники

Артистический персонал

Художественный персонал

Специалисты

Исследователи

Техники

Вспомогательный персонал

Иной персонал с высшим образованием

Особенности формирования отчета «ЗП-образование»

Согласно порядку заполнения «каждое образовательное учреждение заполняет строки только по тем категориям персонала, которые соответствуют этому уровню образования ». При формировании отчета обязательно необходимо задать реквизит «Тип учреждения», т. к. отчет формируется строго в соответствии с типом учреждения.

Правила формирования строк отчета:

https://pandia.ru/text/78/103/images/image011_36.gif" width="623" height="372 src=">

Особенности формирования отчета «ЗП-культура»

Отчеты «ЗП-культура» отличительных особенностей не имеет.

Отчетность по зарплате за 3 квартал 2018 года сдают все работодатели, начисляющие и выплачивающие физическим лицам различные вознаграждения. В статье рассмотрим, что собой представляет отчетность по зарплате, а также сроки, в которые ее необходимо сдать.

Кто сдает отчетность по зарплате

Компании и предприниматели, которые принимают на работу физлиц по трудовому или гражданско-правовому договору, в соответствии с оговоренными в договоре условиями обязаны выплачивать им за труд вознаграждение. Работодатели в этом случае являются:

• налоговыми агентами, обязанными удерживать и уплачивать НДФЛ с дохода физлиц;
• страхователями, обязанными начислять и уплачивать в бюджет страховые взносы за физлицо.

В связи с этими обязанностями, работодатели должны регулярно отчитываться в контролирующие органы по НДФЛ и страховым взносам .

Важно! Работодателем могут являться юридические лица, предприниматели, а также физлица, которые как ИП не зарегистрированы.

Отчетность по зарплате за 3 квартал 2018 года

К отчетности по заработной плате, которую работодателям нужно будет представить за 3 квартал 2018 года, относят отчеты по:

• НДФЛ, предоставляемые в налоговый орган;
• страховым взносам, предоставляемым в налоговый орган;
• взносам по НС и ПЗ, предоставляемым в ФСС.

Отчеты по НДФЛ

Как уже отмечалось выше, работодатели обязаны отчитаться по налогу на добавленную стоимость, удержанную с зарплаты работников, перед налоговыми органами. В связи с этим в состав отчетности по зарплате включают расчет 6-НДФЛ и справку 2-НДФЛ. Справки следует сдавать только по окончании года, а вот 6-НДФЛ нужно будет предоставить по завершении квартала.

Важно! Сдать 6-НДФЛ за 3 квартал 208 года необходимо в срок до 31 октября 2018 года. 6-НДФЛ сдают по форме, утвержденной приказом ФНС №ММВ-7-11/450 от 14.10.2015 (редакция №ММВ-7-11/18@ от 17.01.2018).

Расчет представлен двумя разделами. Первый должен содержать сведения по начисленным и выплаченным физлицам доходам за 9 месяцев 2018, исчисленном с этих доходов НДФЛ, вычетах и др. Во втором разделе информация разбивается и приводится уже по датам. Здесь указываются сведения о зарплате, иных выплат физлицам, удержанном НДФЛ и перечислении его в бюджет.

Расчет по страховым взносам

В зарплатную отчетность также включается единый расчет по страховым взносам. До 2017 года данный отчет нужно было сдавать в Пенсионный фонд, но на сегодняшний день контроль над страховыми взносами перешел в налоговую, поэтому и расчет нужно сдавать в налоговый орган.

Порядок начисления и уплаты страховых взносов на пенсионное, медицинское страхование и страхование от временной нетрудоспособности и в связи с материнством регламентируется налоговом кодексом.

Важно! Отчет предоставляется по форме, утвержденной приказом ФНС №ММВ-7-11-551 от 10.10.2016. Заполнить и сдать данную форму за 3 квартал необходимо в срок до 31 октября 2018 года.

Отчет представлен титульным листом, литом «Сведения о физлице, не являющемся ИП», разделом 1 и 10 приложений к нему, разделом 2 и приложением к нему, а также разделом 3. При этом следует помнить, что все разделы заполняются только в том случае, если у работодателя есть необходимые показатели.

В данные расчет не включается информация о взносах на страхование от НС и профзаболеваниях.

Отчетность в ФСС

Взносы по страхованию от НС и профзаболеваниям остались в ведении ФСС. Начисление и уплата указанных взносов фондом контролируется согласно закона №125-ФЗ от 24.07.1998 . Осуществляется контроль на основании предоставленного отчета 4-ФСС. Это еще один вид зарплатной отчетности, которую работодатели предоставляют в ФСС.

Форма № ЗП-образование утверждена приказом Росстата от 30 ноября 2015 г. № 594. Там же вы найдете указания по ее заполнению. Статья поможет избежать ошибок при заполнении формы.

Карина СТЕНЕЧКИНА , Бухгалтер

Общие правила

Сведения о численности работников образования и об оплате их труда представляют:

• учреждения, подведомственные Минобрнауки России, профильным органам исполнительной власти субъектов РФ, местного самоуправления. Они отчитываются как в территориальный орган Росстата по своему местонахождению, так и в соответствующие органы управления в сфере образования (по принадлежности);
• организации образования, не упомянутые выше. Они направляют отчет в территориальный орган Росстата по своему местонахождению, а также учредителю.

Форму № ЗП-образование лучше заполнять в электронном виде. Сдавайте сведения в течение 10 дней по завершении каждого отчетного периода (квартала). То есть в текущем году первую отчетность нужно представить не позднее 10 апреля.
Самая емкая отчетность по-прежнему будет у образовательных учреждений, которые реализуют программы нескольких видов. Ведь по каждому из них информацию о работниках придется отражать отдельно.

Основные изменения

Раньше надо было заполнять похожую форму, утвержденную приказом Росстата от 19 ноября 2014 г. № 671. Отдельные отличия, которые вы заметите в новом варианте, носят технический характер. Так, термин «договоры гражданско-правового характера» заменен на «гражданско-правовые договоры».
Существенно изменился порядок заполнения строки 14. Раньше здесь приводили сведения о педагогах дополнительного профессионального образования (ДПО), обучающих специалистов со средним профессиональным образованием. Теперь - о педагогах ДПО, занимающихся с теми, кто имеет или получает среднее профессиональное и (или) высшее образование. Выделите из строки 14 информацию о преподавателях и укажите ее по строке 15. А данные о мастерах производственного обучения уточните в строке 16.
Изменения, касающиеся других строк, на порядок их заполнения не влияют (см. таблицу).

Категории работников

В расшифровках для отнесения работников к той или иной категории появилось новое определение научных сотрудников. К ним отнесены:

• главные научные сотрудники;
• ведущие научные сотрудники;
• старшие научные сотрудники;
• научные сотрудники;
• младшие научные сотрудники.

Перечень типов организаций

По сравнению с 2015 годом изменился и перечень типов организаций, которые охвачены федеральным статистическим наблюдением в сфере оплаты труда отдельных категорий работников. В частности, расширена группировка 3 «Образовательные организации». Так, организации СПО заменены на организации, реализующие программы СПО.

Заполнение отчета

В графе 1 основной табличной части формы № ЗП-образование приводят данные о средней численности работников списочного состава или среднесписочной численности работников за отчетный период, в графе 2 - данные о средней численности внешних совместителей.
Среднесписочную численность работников определите по правилам пункта 81.6 Указаний по заполнению формы № П-4, утвержденных приказом Росстата от 28 октября 2013 г. № 428. Используйте данные ежедневного учета списочной численности сотрудников. Их нужно предварительно уточнить, сверив с информацией из приказов:

• о приеме, переводе на другую работу;
• о прекращении трудового договора.

За каждый день истекшего периода с начала года необходимо:

• распределить работников списочного состава по категориям персонала;
• суммировать по категориям начисленную за этот период заработную плату.

Пример №1.

Вшколе-интернате 27 педагогов.
Это директор, четыре его заместителя, восемь учителей-предметников, два социальных педагога, три учителя начальных классов, пять воспитателей, один педагог дополнительного образования и один педагог-организатор.
Причем директор и один из его заместителей одновременно являются учителями-предметниками. Кроме того, есть медицинский и вспомогательный персонал.
Чтобы подготовить отчет за I квартал 2016 года, бухгалтер суммировал среднесписочную численность работников по каждой категории за январь - март 2016 года и разделил полученное число на 3.
Так, среднесписочная численность учителей в I квартале 2016 года составляла:

• 20 человек за 31 календарный день января;
• 22 человека за 29 календарных дней февраля;
• 21 человек за 31 календарный день марта.

Следовательно, среднесписочная численность учителей за I квартал составила 21 человек [(20 чел. + 22 чел. + 21 чел.) : 3 мес.]. Полученный результат бухгалтер отразил по строке 06 формы № ЗП-образование с одним десятичным знаком (21,0).

Формы внутренних документов для учета НДФЛ, а также порядок отражения сведений компания разрабатывает самостоятельно. Такие регистры должны содержать информацию, которая позволит определить (п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ):

• кому выплачено вознаграждение;
• вид доходов и предоставленных вычетов по кодам
• суммы доходов и даты их выплаты;
• статус работника;
• даты, когда был удержан и перечислен налог, и реквизиты платежных документов.

О доходах, выплаченных работникам, компании отчитываются в налоговую инспекцию ежегодно не позднее 1 апреля следующего года. Для этого используют справку по форме 2-НДФЛ. ФНС России утвердила ее приказом от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@, а сам порядок представления сведений - приказом от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576@.

Данные нужно подавать в электронной форме. Однако если численность работников, получивших доходы, не превышает 10 человек, то можно отчитаться и на бумаге. Такое правило прописано в пункте 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Справку по форме 2-НДФЛ составляют и в том случае, если нет возможности удержать налог. Например, при выплате дохода в натуральной форме. Тогда не позднее месяца после того, как закончился год, хозяйство обязано известить об этом как самого работника, так и свою инспекцию (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Для этого также используют форму 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России № ММВ-7-3/611@). Но такое извещение налоговиков не освобождает компанию от обязанности представить сведения по форме 2-НДФЛ (письмо ФНС России от 29 октября 2008 г. № 3-5-04/652@).

Отчетность по взносам

Переходя к отчетности по взносам, скажем, что внутри хозяйства для их учета можно использовать форму, которую разработали чиновники (письмо ПФР и ФСС России от 9 декабря 2014 г. № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/47380).

На первой ее странице указывают данные по взносам на обычных видах работ. На второй - по взносам тех, кто занят на вредном производстве. На третьей - суммы обеспечения на обязательное социальное страхование по видам пособий.

Какую отчетность сдавать в фонды? Это две формы:

• 4-ФСС, утвержденную приказом ФСС России от 26 февраля 2015 г. № 59, - по взносам на обязательное социальное страхование, по временной нетрудоспособности, материнству, а также на травматизм и профессиональные заболевания;
• РСВ-1 ПФР, утвержденную постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п, - по взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

В Пенсионный фонд РФ представляют сведения обо всех работниках, с выплат которым хозяйство начисляло и уплачивало взносы.

Соответствующие данные о застрахованных лицах отражают в форме РСВ-1 ПФР: это страховой номер, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес постоянного места жительства и др.

В отношении того, в каком виде действует следующее правило. Если среднесписочная численность работников 25 и более человек, то сведения персонифицированного учета нужно подавать в электронной форме (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Аналогичный показатель числа работников предусмотрен и для отчетности по самим взносам (ч. 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ). Разница лишь в том, что по ним компания обязана отчитаться электронно с того момента, когда численность работников превысила 25 человек.

Крайние сроки указаны в пунктах 1, 2 части 9 статьи 15 Закона № 212-ФЗ:

• 20-го числа календарного месяца, следующего за соответствующим кварталом, - для тех, кто сдает отчеты в соцстрах на бумаге;
• 25-го числа календарного месяца, следующего за соответствующим кварталом, - для тех, кто подает в Фонд соцстрахования электронную отчетность;
• 15-го числа второго календарного месяца, следующего за соответствующим кварталом, - для тех, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ на бумаге;
• 20-го числа второго календарного месяца, следующего за соответствующим кварталом, - для тех, кто сдает в Пенсионный фонд РФ электронную отчетность.