Минимальный размер суточных. Оформляем и оплачиваем командировки
Часто работников предприятий начальство направляет в служебные поездки вне основного места работы. Такие поездки называются «командировками». В Трудовом кодексе оговаривается как определение этого понятия, так и гарантии при направлении сотрудников в командировки по служебным делам. То есть предприятие гарантирует своему работнику сохранить не только его основное место работы, занимаемую им должность, средний заработок, но и обязуется возместить все траты, которые произошли во время служебной поездки. Такие траты в командировках в Трудовом кодексе РФ (статья 168) определяются как «командировочные расходы».
Виды командировочных расходов в 2019 году
Рассмотрим основные виды более подробно:
- Суточные – траты на личные нужды (питание, самостоятельный поиск жилья).
- Проездные – оплата за пользование общественным транспортом, оформление документов на проезд в нем, постельное белье в поездах.
- Наем жилого помещения – бронирование жилья, аренда комнаты или квартиры (независимо от места – пункт назначения командировки или место вынужденной остановки).
- Иные – мобильная связь (служебные телефонные разговоры), Интернет (переписка по электронной почте по рабочим вопросам), почтовые и телеграфные (переписка по служебным делам), банковские (обмен валют) услуги.
Названные траты в командировках указаны в коллективном договоре (как альтернативный документ – локальный акт) предприятия или фирмы. Предусматривается то, что считается необходимыми, с обоснованием целей налогообложения прибыли (то есть не уменьшают налог на прибыль самой компании).
- ресторанное обслуживание (сюда относят также бары и кафе);
- платные услуги оздоровительных клубов (фитнес-центров, бассейнов) при отеле, где временно живет откомандированный сотрудник;
- пользование услугами сторонних компаний, указанных в договоре.
Перечисленные в коллективном договоре (или локальном акте) виды командировочных трат, кроме суточных, должны подтверждаться откомандированным сотрудником документально.
Суточные расходы в командировках в 2019 году
Как уже говорилось, суточные расходы не требуют документального подтверждения. Выплачиваются работодателем в ситуациях:
- Если это командировка – отправитель-работодатель сам устанавливает сумму выплаты, внеся ее в коллективный договор (или локальный нормативный акт) в пункт Положение о командировках.
- Если работа имеет разъездной характер (полевые условия или экспедиции) – это оговаривается еще и в трудовом договоре.
Таким образом, суточные – это возмещение-компенсация расходов на дополнительные нужды, которые возникли у откомандированного специалиста, когда он проживал вне постоянного места жительства (сюда не входят траты на поездку и жилье).
Оплата суточных в 2019 году
Командировочные выплаты могут отличаться для каждого откомандированного специалиста. Это зависит от должности, занимаемой сотрудником. Размер суточных в 2018 году законодательством России не ограничен. Не предвидится никаких изменений и в 2019 году. Сумма указывается в колдоговоре (или локальном акте), ориентированном на Налоговый кодекс РФ, при этом не облагается НДФЛ.
Откомандированный сотрудник получает деньги за все дни пребывания в служебной поездке. В эту сумму включаются, помимо основных рабочих дней:
- выходные;
- праздничные;
- дни в пути;
- вынужденной остановки;
- больничные.
Суточные по расходам от служебных поездок по Российской Федерации должны быть не выше 700 рублей за один день, а за границу – 2500 рублей в сутки.
Пример расчета в 2019 году
Откомандированный специалист отбывает по приказу в другой город. Время отбытия поезда со станции вокзала – 14 часов 35 минут 3 марта. Время приезда обратно из командировки – 5 часов 25 минут 6 марта.
Сумма выплаты будет подтверждена документами, которые оформлялись при отправлении специалиста (приказ о направлении в командировку). Сами же суточные для налоговой проверки обосновываются справкой из бухгалтерии.
Суточные в 2019 году: однодневные командировки
Исходя из законодательных актов, сотрудникам, отправленным в служебную поездку на один день, оплата суточных расходов не предусмотрена. Но Верховный суд России постановил (2012 год): разрешить такие выплаты при однодневных командировочных поездках менее суток (24 часа). При этом использовать оговорку, что это не полноценные выплаты, компенсация за «иные» расходы откомандированного специалиста (не облагаются налогом при сумме до 700 рублей).
Суточные в 2017 году: зарубежные командировки
Когда рассчитывают суточные за командировки за границу, также нужно обязательно учитывать количество суток, проведенных непосредственно за пределами государства. Учитываются дни, когда откомандированный сотрудник за рубежом находился не все командировочное время, а только часть. Как это определить? Здесь помогут особые отметки в загранпаспорте специалиста, которые делают в таможенной службе.
Нюансом командировок за пределы государства, является расчет дней: с того дня, когда откомандированный специалист пересек границу Российской Федерации, суточные будут выплачены в валюте той страны, где он будет пребывать до момента отъезда. Со дня въезда в РФ (момента пересечения границы) суточные снова начислят в рублях соответственно законодательным нормам государства.
Размер их рассчитывается на основании внутренних регламентных документов, в которых прописаны соответствующие суммы за каждый день. Единственное, что следует учесть: превышение установленных пределов суммы (2500 рублей в сутки) может повлечь взимание дополнительных налогов.
В ситуации, когда продолжительность командировки за границу не более суток, тогда сотруднику предприятие оплачивает только 50% от установленных норм выплат в валюте той страны, в которую предписана поездка.
Необходимо помнить и о том, что определяя налоговую базу с заграничных суточных, всегда следует учитывать курс Центрального банка России на момент выдачи и на дату фактических доходов (расходов). И уже при наличии разницы в курсе начисляется НДФЛ.
Досрочное прерывание командировки в 2019 году
Как будут выплачиваться суточные в 2019 году, если откомандированный сотрудник, вынужден был прервать служебную поездку?
Для прерывания командировки и досрочном возвращении из нее работника на предприятии (фирме, компании) необходимо написать соответствующий приказ (он оформляется не по официальному образцу, а в произвольной форме). Но первоначальные документы не нужно исправлять, достаточно будет только такого приказа об отзыве сотрудника из командировки с указанием причины, по которой эта необходимость возникла. Указание причины в документальной форме является необходимостью, так как это будет служить обоснованием дополнительных расходов. В ситуации, когда сотрудник будет выезжать в эту же командировку повторно, сопровождающая документация оформляется заново.
Менеджеры часто ездят в командировки, поэтому вопрос о командировочных расходах для коммерческого отдела актуален всегда. Все, что нужно знать о командировочных расходах, а также какие изменения в этом вопросе ожидаются в 2016 году – подробно в нашей статье.
В этой статье вы прочитаете:
- Какие изменения командировочные расходы претерпят в 2016-м году
- Как рассчитать суточные командировочные расходы
- Как производится оплата командировочных расходов
- Как устанавливается сумма командировочных расходов
- Какими документами командировочные расходы регламентируются
Командировочные расходы: изменения в 2016 году
По инициативе Министерства финансов РФ, предлагается лишить рядовых сотрудников суточных денежных средств по командировочным расходам. Ведомство предлагает такие изменения командировочных расходов с начала 2016-го года.
Лучшая статья месяца
Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.
Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.
Эксперты единогласно утверждают, что подобные изменения командировочных расходов приведут только к негативу. Ведь сотрудники не будут ездить в командировки, начнут отказываться. Это приведет к негативным последствиям для репутации компаний.
Но представители Министерства утверждают – благодаря этому решению удастся повысить общую прибыль организаций, с которых производится уплата налогов в федеральный бюджет, что благоприятно скажется на экономике страны.
Стоит учитывать, что изменения командировочных расходов, по инициативе Минфина, предполагают отмену данных выплат лишь для поездок внутри страны, а суточные при заграничных командировках сохранятся.
Что входит в командировочные расходы
Чтобы лучше понимать ситуацию, следует разобраться – чем является командировка по служебной необходимости. Этот термин, в соответствии с ТК РФ, предполагает определенный выезд работника за пределы места проживания – для решения служебных задач.
В соответствии с положениями законодательства, суточные командировочные расходы в 2016-м году будут включать:
– затраты на проезд к месту командировки, покупка билетов в обратную сторону;
– расходы на аренду жилья на месте командировки;
– выплата суточных – карманных денег работнику, которые ему нужны для различных нужд, в том числе для оплаты услуг связи;
– оформление разных документов.
Командировочные оплачиваются лишь для компенсации целевых издержек, а также должны подтверждаться соответствующими документами – включая чеки, специальные документы и пр.
Размер суточных командировочных расходов в каждой организации определяется согласно своим нормам – с учетом принятых норм на предприятии, значимости командировки, статуса сотрудника и множества прочих критериев.
Какая сумма командировочных расходов установлена на 2015 год
В российской практике установлен максимальный размер суточных командировочных в 2015-м году на уровне 700 рублей. Однако актуальным данное правило следует считать лишь для государственных компаний, выплачивающих для сотрудников командировочные из бюджетных средств. У частных организаций обычно есть право самостоятельно определять размер командировочных, которые оказываются выше установленных законом для муниципальных.
Для заграничных командировочных расходов сумма в сутки не должна быть более 2,5 тысяч рублей. Однако это также регламентируется лишь для государственных предприятий. У частных компаний есть право самостоятельно выбирать нужную сумму.
Но при определении собственных суточных сумм нужно учесть – если суммы будут выше установленных законом, потребуется уплата налога 13% на деньги свыше указанной суммы.
Законодательство не ограничивает минимальный размер командировочных расходов в 2016-м году. Но всё же бухгалтеры должны учитывать определенные ориентиры, основой сегодня становятся средние показатели следующего характера:
– суточные при командировках внутри своего региона равны 200-300 рублей;
– в другие регионы страны – 500 рублей;
– поездка заграницу по минимуму для предприятия обойдется в 1 тыс. рублей;
Как и ранее, для нормы возмещения командировочных расходов 2016-го года необходимо корректно оформить соответствующие документы. Без этого не удастся получить все полагающиеся средства.
Какие документы требовать для отчета за командировочные расходы
Руководителю сначала нужно опубликовать приказ, с прописыванием и обоснованием в нем необходимости командировочной поездки для сотрудника. Затем будет определен размер причитающихся суточных, прочих расходов, которые могут возникнуть в рамках поездки. Далее сотруднику будет выдано специальное командировочное удостоверение – с его помощью работник сможет документально подтвердить свое нахождение на работе. По завершении командировки сотрудник должен предоставить пакет документов:
– чеки на покупки;
– документы, которые удостоверяют расходы определенного характера, указанные в отчете.
Однако бухгалтерии необходимо понимание, что в гостинице с 3-разовым питанием могут не оплачиваться излишества сверх нормы – ведь ему и так предоставлены деньги на еду.
Если говорить о суточных командировочных расходах 2016 для зарубежных поездок, то здесь существуют некоторые отличия. К примеру, для возмещения затрат на аренду жилья необходимо предоставление загранпаспорта с отметкой о пересечении границы дважды.
- Директор по производству: обязанности и требования к должности
Как рассчитать командировочные расходы
Установлен порядок расчета законодательством, производится таким образом:
- определение суммы, начисляемой сотруднику как зарплату за последний год до поездки в командировку;
- вычет из рассчитанной суммы разных выплат, не входящих в основной размер зарплаты – отпускные, больничные и пр;
- корректировка сумм, которые сотрудник получил в виде разных премий;
- вычисление числа дней, отработанных сотрудником по факту – вычитая из всего числа рабочего времени часов отсутствия по разным причинам;
- полученная в итоге сумма заработка делится на число дней, в течение которых сотрудник был на рабочем месте. Исходя из этой цифры получается результат, начисляющийся работнику как командировочные выплаты.
Оплата командировочных расходов, облагаемых НДС
Оплата транспортных расходов. Затраты на проезд к месту командировки и в обратном направлении, к месту постоянной работы, возмещаются в размере стоимости проезда транспортом общего назначения (за исключением такси), в том числе уплату страховых платежей, по государственному обязательному страхованию, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов, также за использование постельных принадлежностей.
Возмещение расходов по найму жилого помещения. Оплата расходов по найму жилого помещения в полном размере производится сотруднику согласно подтверждающим документам. Не включаются размеры данной оплаты в доходы работника, следовательно, не производится начисление налогов с них. Не происходит начисление с данных сумм ЕСН и страховых взносов в Пенсионный фонд. Можно уменьшить свою налогооблагаемую базу на размер трат по оплате жилья.
Если сотрудник документально не смог подтвердить свои траты на оплату жилья, тогда предполагается возмещение денег по нормативам. Не предполагается обложение «нормативных» выплат в данном случае НДФЛ, не начисляются на них ЕСН и страховые взносы в Пенсионный фонд.
Нужно также учесть, что не входят в число затрат по найму жилого помещения расходы за пользование саунами, мини-барами и другие соответствующие траты. Если они не были отдельно выделены в счете.
Суммы за питание и прочие личные услуги, которые включены в счета по найму жилья, подлежат оплате в счет суточных.
Расходы по найму жилья возмещаются в пределах установленных норм за каждые сутки без зачета перерасхода в отдельные командировочные дни, и по этой стране, и в других государствах.
Сотрудник при отправке в страны СНГ может сам выбирать для себя жилье, поскольку законодательно не ограничен выбор отеля, компания не должна производить возмещение расходов, которые связаны с наймом жилья, если цена данных услуг не была отдельно выделена в счете гостиницы.
Возмещение прочих расходов. При выдаче в качестве аванса дорожных и банковских чеков в зарубежной валюте с целью оплаты затрат, которые связаны с заграничным командированием, предполагается возмещение для работника комиссионных, которые удержаны при их обмене за наличную валюту.
У сотрудника есть право возмещения и прочих расходов, которые не включены в доход, облагаемый подоходным налогом, если связаны с выполнением задания работодателя.
Вместо суточных возмещение питания. Некоторые компании не производят выплату для сотрудников в командировке суточных, однако положениями внутреннего положения закрепляют собственную обязанность возмещать расходы по питанию работнику во время служебных поездок в полной сумме. Такую практику обычно используют «западные» компании.
В таких ситуациях, вероятнее всего, налоговики не разрешат учет суммы расходов на возмещение стоимости питания работника в командировке, при налогообложении прибыли. Также они данную сумму расценят как доход, который подлежит уплате НДФЛ.
По налогу на прибыль вряд ли удастся оспорить претензии со стороны налоговиков. Поскольку компания добровольно решила возместить расходы на питание сотрудника в командировке, хотя такая обязанность законодательно не устанавливается.
В случае с НДФЛ предполагается другая ситуация – с направлением сотрудников в командировку по инициативе работодателя. Соответственно, именно он должен нести затраты на питание в кафе-ресторанах в силу выполнения трудовых обязанностей. Поэтому под определение «дохода» по статье 41 НК РФ возмещение расходов на питание не подпадает.
Какие делать проводки по бухучету командировочных расходов
Командировка по России. Выдача командировочных для сотрудника под отчет из кассы. Аванс, предоставленный сотруднику, отражается проводкой в учете.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные средства, которые выданы сотруднику с целью оплаты командировочных затрат.
ДЕБЕТ 55 КРЕДИТ 51 – перечисление денежных средств на специальный карточный счет.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 – учет суммы аванса, который работнику выдан с целью оплаты командировочных издержек.
У сотрудника после возвращения из командировки есть 3 дня для отчета о потраченных финансовых средствах. Он должен предоставить отчет с пакетом документов, которые подтверждают затраты. Также необходим отчет о выполнении командировочного задания.
Итак, ситуация после отчета будет следующей: или сотрудник останется должен организации, или будет перерасход. В частности, предположим – потрачено сотрудником меньше средств, чем предполагалось до командировки. У него в таком случае будут 3 рабочих дня для возврата остатка – наличными в кассу компании.
Посмотрим теперь, как указанные операции будут отображены в учете бухгалтерией:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 – наличные деньги предоставлены сотруднику с целью оплаты командировочных трат.
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – сдан авансовый отчет;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71 – получение неизрасходованных средств от сотрудника.
Если противоположный случай, в частности, во время командировки было потрачено больше предоставленного аванса, то ситуация складывается иначе. Ведь закон не закрепляет срок, за который нужно погашение компанией задолженности перед сотрудником. Поэтому такой порядок нужно закрепить во внутреннем документе компании. В этом случае будет гораздо проще рассчитаться с сотрудником. Можно перечислить средства на личный банковский счет сотруднику.
Если планируете компенсацию через зарплатную карту, нужно помнить – необходимо проверить, что в договоре с банком прописана возможность начисления на карту не только заработной платы, но также прочих выплат.
Работника направили в загранкомандировку. Аванс для иностранной командировки может выдаваться и в рублях, и в зарубежной валюте. Однако нужно помнить – работник может оплатить рублями затраты лишь в данной валюте.
Если планируете выдачу аванса в иностранной валюте, его нужно перечислить в безналичном порядке.
Для удобства можно выдать сотруднику корпоративную карточку в рублях и иностранной валюте. Либо деньги будут переведены ему в иностранной валюте для иностранных расходов в безналичном порядке. Здесь достаточно отправить средства на личный счет сотрудника, с оформлением справки о валютной операции.
Для принятия к учету средств в иностранной валюте, следует для начала их пересчитать в рубли, сделав запись о рублевой оценке в учете. Осуществляется пересчет лишь по курсу ЦБ РФ на дату операции. Понимается под данной датой день, когда ушли деньги с валютного счета компании. Всё зафиксировано в банковской выплате.
В частности, рассмотрим ситуацию – работник отправляется в продолжительную командировку, в течение которой курс валюты претерпел изменения.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 52 – перечислено на командировочные расходы сотрудника.
Вырос курс евро. Возникшая курсовая разница отражается следующей записью:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» – отражение курсовой разницы.
Записывается сумма утвержденных расходов проводкой:
ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 71 – отражение расходов подотчетного лица.
Как минимизировать командировочные расходы
1. Определите стратегические принципы организации командировок
Основное – получение максимальной отдачи за счет нахождения сотрудников в командировках. Должны устанавливаться следующие приоритеты – эффективная работа во время поездки, с быстрым возвращением в офис. Поэтому более предпочтительны авиаперелеты, а не железнодорожные поездки, несмотря на больший размер трат. При поездке в поезде стоит покупать лишь билеты в купе, чтобы обеспечить комфорт для сотрудников.
Нужно заранее определить основные планы сотрудников компании во время командировки, делая их по возможности насыщеннее. Маршрут следует рассчитывать таким образом, чтобы каждый работник за время поездки обеспечил выполнение максимума работы. Компания может помочь сотруднику, делая его командировку эффективнее, если обеспечит не только корпоративную сотовую связь, но также мобильный Интернет.
Другое важное обстоятельства – не должны пострадать рабочие процессы, пока сотрудник будет находиться в командировке. Поэтому следует максимально безболезненно выстраивать взаимодействие, установив «график отсутствий» на страницах корпоративного портала.
2. Ведите виртуальные переговоры
Если потребности в физическом присутствии сотрудника во время переговоров нет, можно воспользоваться вариантом с виртуальными переговорами. Для этого сегодня доступны разные эффективные технологии. Теперь участие в командировках не будет зависеть от государственных границ, стоимости авиаперелетов, расстояний и пр.
3. Назначьте ответственного
Отвечает за организацию командировок в компании офис-менеджер. Ему предстоит заниматься планированием поездок, подбором времени отправления, заказом наиболее экономичных билетов, гостиниц, оформлением виз.
При этом не отстраняется от процесса подготовки и сам сотрудник. Если планируется командировка в другую страну либо в очень отдаленный регион страны, сотрудник сам может выяснить прогнозируемую погоду, с изучением местных особенностей, подготовкой плана перемещений, карт и пр.
Благодаря этому будет лучше представлять ситуацию, комфортнее ощущая себя непосредственно на месте.
Главное для планирования командировки – по возможности раньше сообщить офис-менеджеру о планируемой поездке, с оформлением заявки. Подаваться заявка может через корпоративный электронный портал компании.
Оптимально будет подавать заявку за 2 недели до поездки. Порой из-за разных форс-мажоров приходится оформлять заявку за пару дней до поездки.
В таком случае несомненное преимущество заключается в наличии человека, который владеет всеми нужными контактами и соответствующей информацией – для быстрой и качественной подготовки поездки.
Определите лимит расходов на командировку
Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва
Действуют в нашей организации такие лимиты для командировки по территории страны. Суточные командировочные расходы устанавливаются на отметке 1500 рублей, с оплатой отеля максимум 5 тыс. рублей в сутки.
Практика подтверждает, что это средние издержки тарифы, которых достаточно менеджерам для комфортных ощущений, не выходя за разумные рамки.
С учетом данной информации и числа необходимых деловых поездок, и формируется бюджет нашей компании на командировочные поездки. Мы не урезаем количество командировочных поездок – количество, достаточное для нашей деятельности. Потратили в 2012-м году для проведения командировок 0.2% годового оборота организации в 1.6 миллиарда рублей.
4. Контролируйте расходы и отчетность
Руководителю нужно обеспечивать контроль поездок работников, обоснованности трат. Сотрудникам необходимо осознавать список обязательных документов для отчета о своей командировке. В положении о командировках нужно закрепить, где указываются лимиты поездок, также общий порядок их оформления.
Введите стандарты доступного сервиса
Юлия Кутина , исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва
Тревел-политика является обязательным условием эффективного управления корпоративными поездками. Обычно в каждой компании закреплена документально статья уровня суточных, варьироваться который может в зависимости от должности специалиста и направления деловой поездки.
Рекомендую идти дальше и в тревел-политике фиксировать допустимые лимиты затрат на деловые поездки, жестко регламентируя верхнюю границу цены в отеле, класс гостиницы, размер представительских затрат и прочее. Подобные стандарты должны быть едиными для всех уровней, чтобы избежать проблемы демотивации.
Снижаем расходы на командировку руководителя
Ян Заяц, заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting
Современный бизнес сложно представить без командировок, несмотря на развитые телекоммуникации. Благодаря оптимальному распределению ресурсов удается снизить тревел-бюджет.
Следует, в первую очередь, сформировать регламент деловых поездок. Полезным он будет даже при условии, если сотрудники в поездки отправляются лишь несколько раз в год. Необходимо закрепить в документе правила проживания, планирования тревел-бюджета.
Допустимые затраты нередко зависят от должности специалиста. У топ-менеджеров есть возможность полета в самолетах класса премиум, проживая в 5-звездочных гостиницах. Для средних менеджеров действуют более экономичные варианты.
Может быть и другой вариант – устанавливая ограничения на бюджет поездки, и уже с учетом этой суммы будут определяться условия проживания и пр.
Информация об авторе и компании
Андрей Медведев , генеральный директор, «Промышленные силовые машины», Москва. Окончил Ярославский государственный университет им. П. Г. Демидова (факультеты информатики и вычислительной техники и экономический). Работал в ТД «Автодизель» ведущим специалистом отдела продаж и заместителем начальника отдела маркетинга. Один из инициаторов создания в 2005 году инжиниринговой группы «Промышленные силовые машины». ГК «Промышленные силовые машины» специализируется на инжиниринге и производстве специального оборудования на базе дизельных двигателей. Основана в 2005 году. Штат - 300 сотрудников. Официальный сайт -www.powerunit.ru.
Юлия Кутина, исполнительный директор, Ассоциация бизнес-туризма, Москва. Ассоциация бизнес-туризма - независимое объединение корпоративных покупателей тревел-услуг. Партнер Ассоциации корпоративных управляющих деловыми поездками (ACTE) и немецкой Ассоциации бизнес-туризма (VDR). Сотрудничает с ведущими поставщиками бизнес-тревел-услуг. Официальный сайт -www.businesstravelrussia.ru
Ян Заяц , заместитель генерального директора по развитию корпоративного бизнеса, Travel Management Consulting. Travel Management Consulting (TMC) – один из лидеров российского рынка делового туризма. Компания предлагает своим клиентам профессиональное решение комплекса задач, связанных с организацией бизнес туров и деловых поездок.
Действующее законодательство позволяет компаниям самостоятельно устанавливать размер суточных. При этом он должен быть зафиксирован в приказе или соответствующем акте организации. Учреждение может применять дифференцированный подход, учитывающий регион или статус сотрудника.
Суточные в 2016 году учитываются в расходах организации. Завышенный размер выплаты может вызвать интерес со стороны проверяющих органов, поэтому компании стоит подготовить обоснование применения конкретной суммы.
Многие учреждения используют лимиты, установленные в рамках расчета НДФЛ. В прошлом году данный показатель составил:
- для российских командировок 700 руб./день;
- для заграничных – 2500 руб./день.
Если сумма выплаты больше данных лимитов, то размер превышения облагается НДФЛ. Страховые взносы с суточных не выплачиваются.
Суточные получают все лица, которые находятся в командировке. Документального подтверждения расходования данных денег в законодательстве не предусмотрено.
Нюансы выплаты суточных:
- Учитывается каждый день, проведенный в командировке, в том числе выходные и праздничные дни.
- Дни нахождения в дороге участвуют в расчете. Дата отъезда и прибытия определяется исходя из пункта, где сотрудник постоянно работает.
- Для зарубежных командировок могут быть варианты отъезда и прибытия в один день. В таком случае выплачивается 50% зафиксированного размера суточных.
- Время отъезда и прибытия также влияет на итоговый расчет. Если время до 24 часов, то учитываются текущие сутки, если после 0 часов, то следующие. Кроме того, нужно учитывать время проезда до и с вокзала, аэропорта и т.д.
В части российских командировок суточные могут быть отменены уже в 2016 году, что предполагают изменения, предложенные Минфином.
Ожидаемые нововведения
Минфин предлагает оставить только суточные в случае зарубежных командировок, в данном случае размер выплаты могут колебаться в диапазоне 39-64 долл./сутки. Таким образом ведомство намерено увеличить прибыль компаний, что приведет к дополнительным поступлениям в бюджет.
В условиях экономического кризиса и низких цен на нефть выполнение доходной части бюджета находится под угрозой. Однако отмена суточных для российских командировок не принесет значительных поступлений в бюджет.
По оценкам экспертов, инициатива Минфина негативно отразится на деятельности представителей бизнеса и работниках. Стремление чиновников любой ценой увеличить поступления в бюджет не принесет желаемого эффекта. При этом может усложниться механизм оформления командировок, что станет дополнительной проблемой для предпринимателей.
Кроме того, с января 2016 года вступили в действия следующие изменения в части оформления суточных: служебное задание и командировочное удостоверение были исключены из списка необходимых документов.
Другие расходы при командировке
Помимо суточных, компании будут компенсировать затраты на проживание и проезд. Данные расходы работники подтверждают соответствующими документами, которые передаются в бухгалтерию. Кроме того, данные документы подтверждают сам факт поездки. В случае поездки на личном транспорте необходимо оформить служебную записку.
Документы , необходимые для компенсации затрат на проезд:
- билеты;
- квитанции
- посадочные талоны и т.д.
Если данное подтверждение утеряно, то потребуется обратиться к перевозчику за копией. Еще одним вариантом подтверждения выступает электронный билет.
В случае компенсации расходов за проживание, придется предоставить квитанцию или счет за жилье. Для заграничных командировок дополнительно необходимо предоставить отметки о пересечение границы в обе стороны, которые фиксируются в загранпаспорте.
Организация может оплачивать другие расходы, связанные с командировкой, в том числе оформление загранпаспорта, виз и т.д.
В 2016 году правительство может утвердить изменения, отменяющие суточные выплаты для командировок по территории России. Данная инициатива направлена на увеличение поступлений в бюджет, что является актуальной задачей в условиях кризиса.
Кроме того, внесены изменения в оформление суточных и отменены служебное задание и командировочное удостоверение.
Компании смогут самостоятельно определять размер выплаты, закрепляя его в соответствующих документах. Если данная сумма будет превышать установленные лимиты, то придется заплатить НДФЛ в части превышения.
В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не являются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В статье мы рассмотрим вопросы, связанные с отражением командировочных расходов в учете автономного учреждения, с опорой на изменения в законодательстве РФ.
В силу ст. 167 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:
1. Расходы на проезд, в том числе на такси (Письмо Минфина РФ от 27.06.2012 № 03‑11‑04/2/80).
2. Расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки (Письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03‑03‑
06/1/802).
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Суточные выплачиваются работнику за каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за каждый день в пути. Количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется (п. 7 Положения № 749 , Письмо ФНС РФ от 24.11.2015 № СД-4-3/20427):
- при проезде к месту командировки на личном или служебном автомобиле - по служебной записке, которую должен представить работник по возвращении из командировки. К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта) (письма Минфина РФ от 29.04.2015 № 03‑03‑06/1/24840, от 20.04.2015 № 03‑03‑06/22368);
- в иных случаях - по проездным документам.
- либо документами по найму жилья в месте командировки (договор на оказание гостиничных услуг);
- либо служебной запиской о сроке пребывания в месте командировки.
В случае если работник направлен в заграничную командировку, ему возмещаются:
- затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Выплата работнику зарплаты за период командировки будет противоречить положениям ТК РФ (Письмо Роструда от 05.02.2007 № 275‑6‑0).
При отражении данных операций в учете бухгалтеру необходимо определить вид расходов с увязкой статей (подстатей) КОСГУ и размер возмещения понесенных работником затрат.
Размеры возмещения командировочных расходов
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются (ст. 168 ТК РФ):- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в федеральных государственных учреждениях, федеральных государственных органах, - нормативными правовыми актами Правительства РФ;
- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в государственных учреждениях субъектов РФ, государственных органах субъектов РФ, - нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ;
- работникам, заключившим трудовые договоры о работе в муниципальных учреждениях, органах местного самоуправления, - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
- 100 руб. - при командировании в пределах РФ, кроме Москвы и Санкт-Петербурга;
- 300 руб. - при командировании в Москву и Санкт-Петербург.
Вид расходов с увязкой статей (подстатей) КОСГУ
Начиная с 2016 года государственные (муниципальные) учреждения относят затраты понесенные организацией по видам расходов с увязкой статей и подстатей КОСГУ.Перечень и правила применения единых групп, подгрупп и элементов видов расходов приведены в подразд. 5.1.2 разд. 5 «Виды расходов» Указаний № 65н .
Существенные требования утвержденной структуры видов расходов установлены в подразд. 5.1.1 данного раздела. В частности, нужно обратить внимание на следующие положения этого документа.
При отражении расходов, связанных с выплатами физическим лицам, важным является их разграничение между элементами видов расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд»:
При отражении расходов, связанных с командированием работников, необходимо учитывать, что:- выдача командируемым работникам наличных денежных средств (или их перечисление на банковские карты сотрудников) под отчет для приобретения проездных билетов и (или) оплаты найма жилых помещений отражается по соответствующим элементам вида расходов 112;
- оплата билетов для проезда к месту командировки и обратно и (или) найма жилых помещений для командируемых работников по договорам (контрактам) отражается по коду вида расходов 244.
Автономное учреждение культуры отправило в командировку сотрудников, числящихся в штате. Командировочные расходы составили:
- суточные - 2 000 руб. (перечислены на банковские карты сотрудников);
- на проезд до места командировки - 6 000 руб. (выданы наличными денежными средствами).
Все расходы приняты к учету на основании авансовых отчетов и отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности. Все операции проведены в рамках выполнения государственного задания.
- по выплате суточных и оплате проезда работников - по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ;
- по оплате проживания в гостинице - по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и подстатье 226 «Прочие расходы, услуги» КОСГУ.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Перечислены сотрудникам учреждения суточные |
4 210 03 000 4 208 12 000 |
4 201 11 000 4 210 03 000 | 2 000 |
| Выданы денежные средства на проезд к месту командировки | 4 208 12 000 | 4 201 34 000 | 6 000 |
| Перечислена гостинице плата за проживание | 4 206 26 000 | 4 201 11 000 | 10 000 |
| Отражены услуги проживания в гостинице | 4 109 60 226 | 4 302 26 000 | 10 000 |
| Произведен зачет аванса за проживание в гостинице | 4 302 26 000 | 4 206 26 000 | 10 000 |
| Приняты к учету расходы на выплату суточных сотрудникам | 4 109 60 212 | 4 208 12 000 | 2 000 |
| Приняты к учету расходы на проезд сотрудников | 4 109 60 212 | 4 208 12 000 | 6 000 |
Автономное образовательное учреждение направило сотрудника в командировку. Из кассы учреждения работнику выданы железнодорожные билеты, приобретенные ранее по безналичному расчету на сумму 10 500 руб. за счет средств, полученных от оказания платных услуг.
В силу Указаний № 65н оплата билетов для проезда к месту командировки и обратно для командируемых работников по договорам (контрактам) отражается по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд» и подстатье 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.
Приобретенные проездные билеты подлежат учету в составе денежных документов на счете 0 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н ). Их выдача из кассы подотчетному лицу отражается на основании расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) с проставлением на них записи «Фондовый» по кредиту данного счета (п. 90 Инструкции № 183н).
В соответствии с Инструкцией № 183н в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Перечислены РЖД денежные средства за билеты по безналичному расчету | 2 206 22 000 | 2 201 11 000 | 10 500 |
| Поступили в кассу учреждения железнодорожные билеты | 2 201 35 000 | 2 302 22 000 | 10 500 |
| Произведен зачет аванса | 2 302 22 000 | 2 206 22 000 | 10 500 |
| Выданы из кассы подотчетному лицу билеты | 2 208 22 000 | 2 201 35 000 | 10 500 |
| Работником сдан авансовый отчет | 2 109 60 222 | 2 208 22 000 | 10 500 |
Автономное учреждение спорта направляет пять несовершеннолетних спортсменов и тренера-преподавателя для участия в областных соревнованиях на три дня. Командировочные расходы составили:
- на проезд - 6 000 руб. (6 чел. x 1 000 руб./чел.);
- на проживание - 3 000 руб. (6 чел. x 500 руб./чел.);
- суточные - 1 800 руб. (6 чел. x 300 руб./чел.).
В соответствии с Указаниями № 65н расходы автономного учреждения будут отражены в учете следующим образом:
- на выплату суточных, оплату проезда и проживания тренера преподавателя - по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда» и подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ;
- на выплату суточных, оплату проезда и проживания спортсменов (не являющихся штатными сотрудниками) - по коду вида расходов 113 «Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий» и статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
|
Выданы из кассы денежные средства на выплату суточных, оплату проезда и проживания тренера преподавателя (1 000 + 500 + 300) руб. | 4 208 12 000 | 4 201 34 000 | 1 800 |
|
Выданы из кассы денежные средства на выплату суточных, оплату проезда и проживания спортсменов (5 000 + 2 500 + 1 500) руб. | 4 208 91 000 | 4 201 34 000 | 9 000 |
| Приняты к учету расходы на выплату командировочных расходов сотрудника | 4 109 60 212 | 4 208 12 000 | 1 800 |
| Приняты к учету расходы на выплату командировочных расходов спортсменов | 4 109 60 290 | 4 208 91 000 | 9 000 |
Как было отмечено выше, кроме выплаты командировочных расходов штатным сотрудникам выплачивается средний заработок за все время нахождения в командировке. Размер среднего заработка, подлежащего выплате работнику за дни командировки, определяется в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Расчет средней заработной платы производится исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за последние 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При определении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат.
Календарным месяцем считается период с 1‑го по 30‑е (31‑е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28‑е (29‑е) число включительно) (ст. 139 ТК РФ, п. 2, 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).
В силу Указаний № 65н расходы на выплату среднего заработка за время нахождения в командировке отражаются по коду вида расходов 111 «Фонд оплаты труда учреждений» и отнесены на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ.
Начисление и уплата страховых взносов с сумм среднего заработка будут отражены по коду вида расходов 119 «Взносы по обязательному социальному страхованию на выплаты по оплате труда работников и иные выплаты работникам учреждений» и отнесены на подстатью 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.
Рассмотрим пример.
Работник автономного учреждения направлен в командировку с 14.03.2016 сроком на четыре дня. Его зарплата за последние 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за ним сохраняется средняя заработная плата, составила 345 000 руб. Период с 01.03.2015 по 29.02.2016 названное лицо отработало полностью. Оно трудится по графику пятидневной рабочей недели. Количество фактически отработанных дней в расчетном периоде - 248.
Зарплата начисляется работнику в рамках приносящей доход деятельности и учитывается учреждением в составе прямых расходов. Выдача зарплаты работнику производится из кассы учреждения.
- Определяем средний дневной заработок. Он составит 1 391,13 руб. (345 000 руб. / 248 дн.).
- Рассчитаем сумму среднего заработка за дни командировки. Она равна 5 564,52 руб. (1 391,13 руб. х 4 дн.).
- Сумма начисленных страховых взносов составит 1 680,49 руб. (5 564,52 руб. х 30,2 %) (в ПФР - 22 %, ФСС - 2,9 %, ФФОМС - 5,1 %). Предположим, что тариф страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний составляет 0,2 %.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| Начислен средний заработок на период командировки | 2 109 60 211 | 2 302 11 000 | 5 564,52 |
| Начислены страховые взносы | 2 109 60 213 |
2 303 02 000 2 303 06 000 2 303 07 000 2 303 10 000 | 1 680,49 |
|
Удержан НДФЛ (5 564,52 руб. х 13 %) | 2 302 11 000 | 2 303 01 000 | 723 |
| Перечислены страховые взносы во внебюджетные фонды |
2 303 02 000 2 303 06 000 2 303 07 000 2 303 10 000 | 2 201 11 000 | 1 680,49 |
| Перечислен НДФЛ | 2 303 01 000 | 2 201 11 000 | 723 |
|
Выдан средний заработок из кассы работнику за вычетом НДФЛ (5 564,52 ‑ 723) руб. | 2 302 11 000 | 2 201 34 000 | 4 841,52 |
В заключение обобщим вышесказанное.
1. Начиная с 2016 года виды расходов детализируют направления финансового обеспечения расходов автономных учреждений. При этом осуществляется разграничение выплат физическим лицам:
- по форме, в которой они осуществляются (денежная или натуральная);
- по типу получателей (действующие или бывшие работники (служащие), иные категории граждан).
2. Коды КОСГУ в настоящее время применяются при отражении операций в бухгалтерском учете и данных учета в бухгалтерской отчетности, при этом должна выполняться их увязка с видами расходов.
3. Командировочные расходы по оплате суточных, проживания, проезда отражаются с 2016 года по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.
4. Выплата суточных, денежных средств на питание , а также компенсация расходов на проезд и проживание в жилых помещениях спортсменам и студентам при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия) отражаются по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Федеральный закон от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
При невозможности приобретения услуг по его организации.
покане произошла — к всеобщему одобрению многочисленной армии командируемых. Как законодатели пришли к такому решению и почему суточные попали в разряд неугодных выплат, вы узнаете из нашей статьи.
Суточные чуть не отменили
Новостью о грядущей отмене суточных Минфин «порадовал» в конце прошлого года. Эта участь должна была постичь отечественные «командировочные» компенсации — зарубежные служебные поездки новшество не затрагивало.
Неожиданное решение финансистов нашло отражение в проекте поправок к постановлению Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749 о служебных командировках.
Привычный всем перечень командировочных выплат планировалось лишить 1 из важных пунктов (выплаты суточных). Если бы отмена состоялась, перечень стал бы иметь следующий вид:
- возмещение расходов по перемещению работника к месту командировки;
- компенсация затрат на аренду помещения для проживания командированного сотрудника;
- иные расходы, возникающие в связи с нахождением и исполнением служебных обязанностей работника вне его постоянного места жительства.
Это мероприятие Минфин назвал оптимизацией порядка возмещения расходов и уточнением понятия «суточные».
Предполагалось, что работодатели, не ущемляя законных прав и интересов своих работников, будут возмещать дополнительные расходы, связанные с командировками, в соответствии с внутрифирменными локальными актами (коллективным договором, положением о командировках и др.). При этом все понесенные работником расходы необходимо будет подтвердить документально.
Об организации командировочного процесса в компании см. в статье .
Отмена суточных при командировках в 2016 году пока не состоялась, однако законодатели упорно пытаются реформировать устоявшийся порядок оформления командировок. Подробнее об этом — в следующем разделе.
Командировочные в 2016 году
Российские командируемые пока могут спать спокойно: официальная отмена суточных при командировках и введение обязательного документального подтверждения всех расходов, понесенных работником в связи со служебной поездкой, не произошли.
Однако изменения в части оформления командировок все же вступили в силу, и с января текущего года из обязательных командировочных документов исключили:
- командировочное удостоверение;
- служебное задание;
- отчет о выполнении задания.
Теперь срок деловой поездки работника можно подтвердить только проездными билетами или служебной запиской.
Нововведения стали неожиданностью для работников и работодателей и внесли сумятицу и неразбериху в устоявшуюся четкую схему оформления командировок.
Как показала практика истекших месяцев, урезанный формат командировочных документов прибавил головной боли администрации компаний и самим работникам. Работодателям стало сложнее контролировать сотрудников, а у последних прибавилось бумажной волокиты. Вместо пары фраз в служебном задании о выполненной в командировке работе теперь от них требуется оформление отдельного документа — служебной записки.
Большинство компаний все же не отказались от привычного комплекта бумаг и по-прежнему оформляют и командировочное удостоверение, и служебное задание. Но сегодняшний статус этих бумаг делает их пригодными только для внутрифирменного контроля. Налоговые расходы они не обосновывают.
Изучайте командировочные документы с помощью материалов нашего сайта. См. статью .
Итоги
Произойдет ли отмена суточных в 2016 году, предугадать невозможно. Пока стремление финансистов оптимизировать расходы и реформировать процедуру оформления командировочных документов ничего, кроме неразберихи и дополнительной бумажной волокиты, коммерсантам не принесла.