Какие цели у специалиста по первичной документации. Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации: образец заполнения

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О.

Руководителя или иного

Должностного лица, уполномоченного

Утверждать

[организационно-правовая форма, должностную инструкцию]

наименование организации, [число, месяц, год]

предприятия] М. П.

Должностная инструкция

бухгалтера (участок первичная документация) [наименование организации]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер (участок первичная документация) относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности руководителя].

1.2. Бухгалтер (участок первичная документация) назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности].

1.3. На должность бухгалтера (участок первичная документация) принимается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы по специальности не менее [значение] лет.

1.4. На время отсутствия бухгалтера (участок первичная документация) его должностные обязанности выполняет [должность].

1.5. Бухгалтер (участок первичная документация) должен знать:

Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;

Налоговое законодательство Российской Федерации;

Формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;

План и корреспонденцию счетов;

Организацию документооборота на данном участке бухгалтерского учета;

Порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

Методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

Знание работы в 1С;

Правила эксплуатации вычислительной техники;

Экономику, организацию труда и управления;

Рыночные методы хозяйствования;

Основы трудового законодательства;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила санитарной, личной гигиены;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Должностные обязанности

На бухгалтера (участок первичная документация) возлагаются следующие должностные обязанности:

2.1. Выполнение работы по ведению бухгалтерского учета в соответствии с положениями действующего законодательства Российской Федерации.

2.2. Участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины.

2.3. Осуществление приема и контроля первичной документации на данном участке бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке.

2.4. Учет первичной документации: сбор оригиналов документов от поставщиков, проверка правильности оформления первичных документов.

2.5. Разбор первичных документов, прошивка их в соответствии с реестрами из программы 1С.

2.6. Ведение расчетов с поставщиками и покупателями, то есть обработка первичных документов по операциям с поставщиками, а также первичных документов по операциям с покупателями: накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры.

2.7. Формирование книги покупок и продаж, журналов полученных и выданных счетов-фактур.

2.8. Сверка взаиморасчетов с контрагентами.

2.9. Обеспечение руководителя, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующему участку учета.

2.10. Разработка рабочего плана счетов, форм первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также форм документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

2.11. Участие в определении содержания основных приемов и методов ведения учета и технологии обработки бухгалтерской информации.

2.12. Подготовка данных по соответствующему участку бухгалтерского учета для составления отчетности.

2.13. Обеспечение сохранности бухгалтерских документов, оформление их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.

2.14. Выполнение работ по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.

2.15. [Другие должностные обязанности].

3. Права

Бухгалтер (участок первичная документация) имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. Получать необходимую для выполнения функциональных обязанностей информацию и документы от всех подразделений напрямую или через непосредственного начальника.

3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.5. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.6. Знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности.

3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.

3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.9. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерский учет - научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется , вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

• Общие положения – здесь приводятся общие условия о категории работника, его подчиненности, иерархии должностей, порядке замещения при отсутствии и пр.
• Обязанности специалиста – этот ключевой раздел должен отражать детальный перечень должностных обязанностей. Чем подробнее прописаны функции, тем эффективнее будет трудиться человек.
• Права специалиста – в этом разделе отображаются законодательные права работника. Какие действия в рамках своей должности он может осуществлять.
• Ответственность – обозначаются меры трудовой ответственности за ненадлежащее выполнение трудовых обязанностей и причинение организации материального ущерба; административной, гражданской и уголовной – за несоблюдение действующего законодательства.
• Дополнительные сведения – отдельно или в составе «Общих положений» нужно обозначить, какие разделы законодательства должен знать работник; какое образование и опыт работы иметь для принятия на должность; какими квалификационными навыками обладать и т.д.

ДИ доводится до сведения специалиста при приеме в штат организации. Физлицо обязано ознакомиться с содержанием инструкции лично и подписать документ в качестве подтверждения изучения. При составлении формы нужно руководствоваться требованиями законодательства РФ, а также ЛНА работодателя. И те, и другие нормативно-правовые акты являются обязательными к соблюдению персоналом. Утверждает инструкцию руководитель хозяйствующего субъекта; разрабатывает, как правило, кадровик.

Как определить должностные обязанности бухгалтера по первичной документации

Функции бухгалтера по первичке зависят от того, какой участок учета требуется вести. К примеру, для материалиста обязательными обязанностями будет составление и обработка накладных, счетов-фактур, лимитно-заборных карт, карточек М-17, приходных ордеров М-4, актов М-7 и т.д. Для специалиста по расчетам с покупателями требуется уметь формировать и обрабатывать счета, счета-фактуры, акты и накладные по реализации, а также проводить сверки расчетов.

Примерный перечень обязанностей бухгалтера по первичке:

• Оформление форм первичной документации по вверенному участку.
• Выявление некорректно составленных первичных форм, принятие мер по устранению ошибок, информирование о случаях нарушений непосредственного руководителя.
• Достоверное и своевременное отражение в учете организации поступающих первичных форм.
• Проверка первичной документации на предмет правильности заполнения реквизитов и соответствия действующему законодательству.
• Заполнение сводных регистров и учетных документов на основании первичной документации.
• Систематизация первичных форм за отчетный период согласно учетной политике организации.
• Подготовка первичной документации для архивирования.
• Составление копий первичной документации в соответствии с нормами действующего законодательства.
• Обеспечение ответственных лиц учетными данными во время проведения инвентаризационных мероприятий.
• Обеспечение сохранности и целостности первичной документации.

На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

• дата оформления документации;
• название;
• название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
• наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
• содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
• обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.

Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

• бухгалтерского оформления;
• оправдательные;
• организационно-распорядительные.

Рассмотрим две последние группы более детально:

Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

• арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
• по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
• по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.

Должностная инструкция бухгалтера определяет обязанности, права, ответственность и условия работы лица, назначенного на данную должность. Функциональные обязанности могут изменяться в зависимости от специфики работы организации, поэтому пересматриваются в каждом конкретном случае.

Приведенную ниже типовую форму можно использовать в качестве примера для составления должностной инструкции бухгалтера по первичной документации, по расчетам с поставщиками, по учету тмц (по материалам) и т.п.

Образец типовой должностной инструкции бухгалтера

І. Общие положения

1. Бухгалтер принадлежит к профессиональной категории «специалисты».

2. Бухгалтер назначается на должность и освобождается от нее приказом директора организации в установленном порядке согласно действующему трудовому законодательству по представлению главного бухгалтера.

3. Бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру или руководителю соответствующего подразделения главной бухгалтерии.

4. При отсутствии бухгалтера его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, о чем указано в приказе по организации.

5. На должность бухгалтера назначается лицо, имеющее:

5.2. Бухгалтер II категории: высшее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.

5.3. Бухгалтер: среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.

6. Бухгалтер должен знать:

• законодательные акты, ведомственные нормативно-правовые акты, распоряжения, приказы и другие материалы по организации бухгалтерского учета;
• стандарты, образцы и формы документов, принятых в организации, особенности их составления, систематизации, обработки и хранения;
• план и корреспонденцию счетов;
• организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета;
• порядок отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных и денежных средств, товарно-материальных ценностей;
• законодательство о труде;
• правила и нормы охраны труда, технику безопасности, в том числе пожарную;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• данную должностную инструкцию.

ІІ. Должностные обязанности бухгалтера

Бухгалтер выполняет следующие обязанности:

1. Ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, реализации продукции, движения денежных средств, затрат на производство и т.п.).

2. Принимает, контролирует и подготавливает к счетной обработке первичную документацию.

3. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, которые связаны с движением основных и денежных средств, товарно-материальных ценностей.

4. Оформляет и предоставляет в банк платежные поручения.

5. Разрабатывает план счетов, формы документов для оформления хозяйственных и других операций, по которым не предусмотрены типовые формы.

6. Осуществляет начисление и перечисление налогов и сборов в бюджеты различного уровня, страховых взносов в социальные фонды, заработной платы работников, других видов выплат.

7. Участвует в анализе хозяйственно-финансовой деятельности организации и разработке мероприятий по рационализации использования ресурсов.

8. Обеспечивает достоверной бухгалтерской информацией руководителя организации, инвесторов, аудиторов и других лиц, имеющих право на ее получение.

9. Систематизирует данные по участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.

10. Принимает участие в инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей.

11. Занимается формированием, ведением и хранением документации по бухгалтерскому учету.

12. Выполняет распоряжения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права

Бухгалтер имеет право:

1. Участвовать в обсуждении вопросов, входящих в его должностные обязанности.

3. Сообщать своему непосредственному руководителю выявленные в процессе работы недостатки и вносить предложения по их устранению.

4. Получать содействие руководства организации в исполнении своих должностных обязанностей.

ІV. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность за:

1. Невыполнение или выполнение не в полном объеме своих должностных обязанностей.

2. Несоблюдение распоряжений, инструкций и приказов непосредственного руководителя или администрации организации.

3. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка организации, трудовой дисциплины или техники безопасности.

4. Распространение конфиденциальной информации, разглашение служебной и коммерческой тайны.

5. Причинение материального ущерба (в рамках законодательства РФ).

V. Условия работы

1. Условия работы бухгалтера определяются Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

2. Бухгалтер может направляться в командировки (в том числе местного значения) при возникновении производственной необходимости.

Бухгалтер по материалам

Бухгалтер по материалам ведет бухгалтерский учет материалов организации: их оборот, расчет себестоимости, получение, передачу, в соответствии с требованиями законодательства. Он призван способствовать бережливому использованию ресурсов предприятия.

При составлении должностной инструкции бухгалтера по материалам можно воспользоваться следующим списком функциональных обязанностей:

1. Ведение бухгалтерского учета материалов, их расходование, получение.

2. Участие в мероприятиях, направленных следованию финансовой дисциплины, рациональному использованию ресурсов.

3. Прием и контроль первичной документации, ее подготовка к обработке.

4. Фиксирование на счетах предприятия операций по учету материалов, подготовка расчетов по фактической себестоимости материалов.

5. Начисление налогов, сборов, иных платежей.

6. Обеспечение пользователей бухгалтерской отчетности достоверной информацией.

7. Формирование, ведение базы данных бухгалтерской информации в соответствии с установленными нормами.