Положение о складе тмц. Регламент по движению тмц на предприятии образец
Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке приема, учета, хранения и выдачи товарно-материальных ценностей
02.09.2014 № 5-П
г. Москва
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.
Настоящее положение разработано в соответствии со ст. 9 Федерального закона
№ 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
и другими нормативными актами по бухгалтерскому учету
.
1.2
. К товарно-материальным
ценностям
(далее – ТМЦ)
в целях настоящего Положения относятся
сырье и материалы
, готовая продукция,
товары.
1.3. Целями настоящего Положения являются
:
–
правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по
приему, учету, хранению и выдаче ТМЦ
;
–
контроль за сохранностью
ТМЦ
в местах хранения и на всех этапах их движения;
–
систематический контроль за использованием
ТМЦ
в
деятельности организации
;
–
своевременное выявление
недостач и излишков ТМЦ
.
2. ОФОРМЛЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ДВИЖЕНИЮ ТМЦ
2
.
1
. ТМЦ заносятся в первичные документы, регистры и описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).
2
.
2
. Все хозяйственные операции, проводимые
о
рганизацией, должны оформляться оправдательными документами.
Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2
.
3
.
В качестве форм первичных учетных документов по приему, учету, хранению и выдаче ТМЦ используются унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. При этом если в унифицированных формах присутствуют не все обязательные реквизиты, поименованные в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., то организация самостоятельно добавляет необходимые реквизиты в форму.
При проведении хозяйственных операций, для оформления которых не предусмотрены типовые формы первичных документов, используются самостоятельно разработанные формы. Полный перечень форм, утвержденный для применения в организации, а также образцы нетиповых документов приведены в учетной политике для целей бухучета.
2
.
4
. Требования главного бухгалтера по представлению в бухгалтер
ию
документов и сведений обязательны для всех работников
о
рганизации.
2
.
5
.
Первичные учетные документы по приему, учету, хранению и выдач
е
ТМЦ подписываются лицами
, имеющи
ми
право подписи первичных учетных документов
. Перечень таких лиц
утверждает руководитель
о
рганизации по согласованию с главным бухгалтером.
2
.
6
.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухучете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота.
2
.
7
.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность содержащихся в них
сведений
обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
3. УЧЕТ ТМЦ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ДВИЖЕНИЕМ НА СКЛАДЕ
3
.1. Складской учет
ТМЦ
ведется
сортовым способом
, по каждому
наименованию,
сорту, виду, артикулу, марке, размеру и другим отличительным особенностям МПЗ.
Учет ТМЦ, принятых на ответственное хранение, ведется по организациям-владельцам, по видам, сортам и местам хранения.
3.2.
Документы складского учета
ведутся с помощью
средств вычислительной техники.
3
.
3
. Ответственные лица складов (подразделений) на основании первичных документов ведут
количественный учет
ТМЦ
в
карточках складского учета
, с проставлением на
них учетных цен
, которые
открываются на
каждый
календарный год.
В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует
.
3
.
4
. Учет движения
ТМЦ
на складе
ведется
материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.)
.
3
.
5
. На основании оформленных и исполненных первичных документов (приходных ордеров,
требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных
документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи
в карточках складского учета
с
указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого
содержания
операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).
3
.
6
. В
карточках
каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе,
записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных)
операций по нескольким документам может быть сделана одна запись с отражением общего
количества по этим документам и указанием их номеров или составляется их реестр.
3
.
7
. Записи
в карточках складского учета
делаются в день совершения операций, и ежедневно
выводятся остатки (при наличии операций).
3
.
8
. Разноска из лимитно-заборных карт
в карточки складского учета
данных об отпуске
материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.
3
.
9
. В конце месяца
в карточках
выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
3
.1
0
. Еженедельно
работники бухгалтерии о
рганизации осуществляют
непосредственно
на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом проверку
своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям,
записей (разносок) операций
в карточках складского учета
, а также полноты и своевременности
сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
3
.1
1
.
Ежедневно
заведующие складами обязаны сдавать, а работники
бухгалтерии
принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по
складам.
Прием-сдача первичных учетных документов оформляется составлением реестра, в котором
работник бухгалтерской службы организации расписывается в получении документов.
Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале
месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита.
Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего
квартала,
а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от
квартальных карт, если талоны оформлялись.
До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт.
Выверка
подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника
подразделения организации, получавшего материалы.
3
.17. Оформление отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках
складского учета, без оформления расходных документов, не допускается.
3
.18 Прием первичных учетных документов и их проверка осуществляется непосредственно в
бухгалтерской службе, только если склад (подразделени
е
) территориально удален. В этом
случае
первичные учетные документы еженедельно представляются (передаются, пересылаются) с
реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых
документов.
Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в бухгалтерскую службу
е
женедельно
ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала.
Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых)
производить проверки ежеквартально.
3
.19. По истечении календарного года в карточках складского учета выводятся остатки по
состоянию на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на
следующий год. Карточки истекшего года закрываются (в них делается отметка
"
остаток
перенесен в карточку 20__ года № ...
"
), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив
организации.
3
.20. Складской учет материальных запасов ведется в бумажном виде и одновременно при
помощи средств вычислительной техники. Оператор (кладовщик) вводит информацию
(реквизиты), предусмотренные в карточках складского учета, и данные первичных учетных
документов с использованием средств вычислительной техники.
Еженедельно составляется оборотная ведомость (табуляграмма) по движению материальных
ценностей, в которой отражаются:
– номера лицевых счетов;
– номенклатурные номера (если они имеются);
– наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;
– единица измерения;
– цена;
– остаток на начало отчетного периода;
– приход за отчетный период;
– расход за отчетный период;
– остаток на конец отчетного периода.
В графах
"
Приход за отчетный период
"
и
"
Расход за отчетный период
"
отражаются операции, а
также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут
отражаться
только итоговые данные прихода и расхода.
4 . ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТМЦ
4
.
1.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
о
рганизация ежегодно проводит инвентаризацию ТМЦ и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие,
состояние и оценка.
И
нвентаризация проводится в соответствии с Методическими указаниями, утв. Приказ Минфина Р
оссии № 49 от 13 июня 1995 г.
4
.
2
. Т
МЦ
заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и
т.п
.).
4
.
3
. Инвентаризация ТМЦ проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.
П
осле проверки ценностей вход в помещение не допускается (опечатывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
4
.
4
.
ТМЦ, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Данные ТМЦ заносятся в отдельную опись под наименованием "ТМЦ, поступившие во время инвентаризации". В описи указыва
ю
тся дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка
"
после инвентаризации
"
со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
4
.
5
. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения председателя инвентаризационной комиссии в процессе инвентаризации ТМЦ могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Указанные ТМЦ заносятся в отдельную опись под наименованием "ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие ТМЦ во время инвентаризации. В расходных документах делается соответствующая отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии).
4
.
6
. Инвентаризация ТМЦ, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
4
.
7
. Описи составляются отдельно на ТМЦ, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.
В описях на ТМЦ, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухучета.
В описях на ТМЦ, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.
ТМЦ, хранящиеся
на складах других организаций,
заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
В описях на ТМЦ, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
4
.
8
.
Предметы спецодежды, отправленные в стирку и ремонт, вносятся в инвентаризационную
опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.
4
.
9
.
Тара заносится в описи по видам и целевому назначению.
4
.10.
Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень ТМЦ и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем
о
рганизации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Общие положения
Настоящая инструкция определяет единый порядок приемки, учета, хранения и выдачи материальных ценностей с целью упорядочения ведения складского хозяйства.
Действие инструкции распространяется на лицо, исполняющее функции ответственного за ведение складского хозяйства в ООО «Сибгеопроект»(далее по тексту – «Компания»).
2. Понятия и сокращения
Рабочая инструкция – документ, содержащий порядок и детализированное описание выполнения какой-либо деятельности конкретным исполнителем на рабочем месте.
3. Порядок работы
Устанавливается следующий порядок сдачи ТМЦ на склад:
- сотрудник Компании передает на склад товарно – материальные ценности и документы – счет-фактуру, товарно-транспортную накладную, менеджер-кладовщик принимает ТМЦ по наименованию и количеству согласно ТТН, счет – фактуры и оформляет в двух экземплярах Приходный ордер Ф М-4 (форма унифицированная). Сотрудник Компании и кладовщик подписывают приходный ордер и получают по одному экземпляру: сотрудник Компании – для собственного контроля, кладовщик – для передачи в бухгалтерию вместе с ТТН и счет – фактурой.
Важно: документы в бухгалтерию сдаются не позже 12 – 00 часов следующего дня.
- Учет и движение ТМЦ по складу осуществляет менеджер- кладовщик в электронном виде.
- Складирование и хранение ТМЦ на складе осуществляет менеджер- кладовщик в соответствии с требованиями, установленными изготовителем, в условиях, исключающих его порчу, утрату качества, товарного вида. Размещение ТМЦ на складе должно быть системны.
- Для получения ТМЦ со склада инициатор оформляет в бухгалтерии дваэкземпляра Требование-накладная на получение товара Ф М 11 (форма унифицированная), подписывает у директоров по направлениям Компании и передает менеджеру- кладовщику.
Менеджер- кладовщик отпускает ТМЦ в строгом соответствии с предъявленным
Требованием — накладной.
Один экземпляр ТН инициатор использует для собственного учета, второй
экземпляр ТН менеджер- кладовщик сдает в бухгалтерию и делает
соответствующие записи в отчетных документах: «Индивидуальная карточка» ,
«Журнал учета движения ТМЦ».
Срок сдачи требования — накладной в бухгалтерию- до 17-00 часов следующего дня.
- Ежегодно, в ходе плановой инвентаризации, проводится проверка состояния складского учета, результаты которой оформляются соответствующим документом бухгалтерского учета.
- При возврате материалов, оборудования, инвентаря после окончания работ составляется ТН на возврат (М-11). В данном документе менеджер- кладовщик ставит отметку о получении, а сотрудник Компании о возврате вышеуказанных позиций.
Склад – отдельная структура, исполняющая только стандартные операции – разгрузка, приемка, размещение, хранение, учет, комплектация партий для отгрузок по заказам, подготовка к отгрузке, погрузка, экспедирование, а также вспомогательные операции по обеспечению жизнедеятельности склада – уборка, ремонт оборудования и помещения и т.
д. В крупных складах существует транспортный отдел или экспедиция, организующие отгрузки. На складах имеются учетнорасчетный отдел, сторожевая и пожарная охрана.
Задачи. Прием, учет, хранение и отгрузка готовой продукции. Обеспечение условий для сохранности продукции, находящейся на хранении. Учет продукции, находящейся на хранении.
Основные функции склада.
Функции. Приемка поступающих товаров с проверкой по количеству и качеству. Подготовка претензий на поврежденные и некачественные товары, на недостачу их в получаемых париях. Рассортировка, комплектация, размещение товаров для хранения… Организация рационального хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции к отправке потребителям. Определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции потребителям.
Согласование условий поставок продукции по договорам со сторонними организациями. Контроль режимов и способов хранения готовой продукции. Ведение учета продукции на складе. Обеспечение сохранности продукции. Составление карточек, кладовых книг, описей, приходных и расходных накладных, ордеров по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе. Организация приемки продукции сторонними организациями. Подготовка справок о состоянии запасов готовой продукции. Составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции. Учет выполнения заказов по отгрузке и разгрузке готовой продукции. Обеспечение высокого уровня механизации и автоматизации транспортно-складских операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации и охраны труда. Координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей. Составление отчетов о загрузке складских площадей. Разработка в установленном порядке расценок на хранение продукции сторонних организаций. Участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий покупателей. Обеспечение сохранности товаров от повреждений и хищений. Соблюдение системы хранения и организации запасов во избежание пересортицы, размещение товаров наиболее экономичным способом. Своевременная корректировка базы данных при изменении адресов хранения деталей. Подбор, упаковка и отгрузка товаров по заказам клиентов. Ведение оперативного и финансового учета движения товаров. Контроль изменений номенклатуры поставщиками. Предотвращение накопления неликвидов. Инвентаризация запасов, выборочная проверка соответствия фактического наличия данным компьютерного учета. Экспедирование получаемых и отгружаемых партий товаров. Обеспечение жизнедеятельности склада (ремонт помещений, тепло-водо-энергоснабжение и т. д.) Обеспечение эффективного планирования, адекватного имеющимся мощностям и рабочей силе. Обеспечение безопасности сотрудников, клиентов, машин, оборудования и собственности фирмы установлением жестких мер по технике безопасности и контролем их исполнения. Анализ результатов деятельности склада по установленным критериям. Эффективное использование объема склада, оптимизация оборудования склада, минимизация расходов, сокращение непродуктивных затрат времени. Подготовка аналитических материалов и прогнозов для выработки решений по управлению деятельностью предприятия.
Права. Склад готовой продукции имеет право: – требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на склад задач; – не принимать на хранение брак, некомплектную продукцию; – давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию склада; – вносить предложения руководству предприятия о привлечении в соответствии с законодательством к материальной и дисциплинарной ответственности работников склада по результатам проверок; – проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по вопросам реализации продукции. Заведующий складом вправе знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся складского хозяйства предприятия, а также вносить предложения о поощрении отличившихся работников и наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
Взаимоотношения. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, склад готовой продукции самостоятельно взаимодействует с производственными подразделениями по вопросам получения: – готовой продукции по утвержденной номенклатуре; – документации о сдаче продукции; – данных о запасах продукции на производственных складах; – предложений по изменению сроков и графиков передачи продукции на склады готовой продукции. С производственно-диспетчерским отделом по вопросам получения: – планов производства или закупок продукции; – норма-тивно-плановых расчетов по определению норм запасов; – сведений о принятии и отгрузке продукции. С бухгалтерией по вопросам получения: – данных о движении продукции; – норм запасов продукции на складе; – норм естественной убыли; – итогов инвентаризации продукции; – документации складского учета; – отчетов об отгруженной контрагентам продукции; – сведений о состоянии запасов продукции на складе; – информации о затратах, произведенных на разгрузку и отгрузку продукции; – сведений о порче, повреждении, гибели продукции; – актов о списании продукции.
Положение о складах. Структура.
В хозяйственной деятельности предприятий особое место занимает складское хозяйство. Для нормальной организации работы складов рекомендуется подготовить и утвердить соответствующее Положение по работе складов.
В данной статье остановимся на структуре указанного внутреннего нормативного документа, что даст возможность заинтересованным руководителям подготовить его должным образом.
Изначально . Общие положения разрабатываемого документа.
В указанную главу следует включить само понятие складов, их назначение, а также, проводимые операции и саму штатную структуру.
К примеру. Назначение складов.
Склады по их назначению делятся на следующий типы.
— производственные – склады сырья, комплектующих, материалов, т.п.;
— транзитно-перевалочные – склады на станциях, портах, т.п., служат для временного хранения товаров и т.д.
Важно. В Положении необходимо закрепить вопросы ответственности. Это может выглядеть следующим образом:
«В соответствии со штатной структурой и штатным списком весь персонал склада является материально ответственными лицами.
В целях повышения персональной ответственности в отношении хранения товара среди всех сотрудников склада распространяются коллективные (бригадные) договора о полной материальной ответственности, а также договора о полной индивидуальной материальной ответственности…».
Кроме того, в Положении отражаются вопросы контроля и исполнения обязанностей.
Второе. Глава, связанная с устройством складов.
Склады, как правило, располагаются вблизи транспортных магистралей. Не разрешается размещать склады вблизи школ, детских дошкольных учреждений, больниц и т.п.
В главе необходимо подробно расписать их оборудование, места погрузки и разгрузки, площадки для складирования товара и т.д.
Также, важно, принять все меры, связанные с обеспечением сохранности грузов и безопасности людей территории и помещения склада.
Это должны быть следующие меры:
— должны присутствовать противопожарные разрывы между зданиями;
— наружное противопожарное водоснабжением;
— внутреннее противопожарное водопроводом;
— должно быть установлено автоматическое пожаротушение или автоматическая пожарная сигнализация;
— система против дымной защиты;
— первичные средствами пожаротушения, согласно нормам положенности;
— эвакуационные выходами;
— электрические сети и электрическое оборудование в соответствии с требованиями установленных правил.
В Положении должно быть отражено то, что внутренние помещения складов должны иметь безопасное освещение, вентиляцию, отопление.
Третье. Организация рабочих мест.
В проекте Положения должны быть отражены вопросы оборудования самих складов.
— раздельные раздевалки для персонала (мужские и женские) с необходимым количеством шкафов;
— душевые и туалетные комнаты;
— места для приема пищи;
— места для отдыха (курение и т.п.);
— санитарные узлы.
В соответствии с принятыми нормами в раздевалках, включая места отдыха, на каждого рабочего площадь должна составлять не менее 2 квадратных метров.
Кроме того, каждый склад должен быть оборудован рабочими местами специалистов, которые должны быть вне зоны перемещения грузов.
Персонал, связанный с разгрузочно-погрузочными работами должен быть обеспечен и одет в специальную унифицированную форму.
Организация и создание рабочих мест на складах проводится с учетом планировки здания (помещения).
Четвертое. В Положение, также, необходимо включить перечень всех разрешительных документов, связанных с организацией и деятельностью склада. На каждом складе у руководителя должны быть размещены все необходимые разрешительные документы, начиная от Устава и заканчивая информационным стендом.
Пятое. Положение о складе должно предусматривать общие требования безопасности при погрузочно-разгрузочных работах.
На каждом складе должна быть разработана и утверждена Инструкция по охране труда персонала.
Основные вопросы по соблюдению мер безопасности работы склада возлагаются на: начальника склада и его заместителей, начальников отделов по направлениям производственной деятельности, кладовщиков.
Непосредственным должностным лицом по соблюдению мер по охране труда в период погрузочно-разгрузочных работ является кладовщик, контроль осуществляет начальник склада и или его заместители.
Шестое . Вопросы безопасного перемещения грузов. Должны быть расписаны требования ручного перемещения грузов.
Ручная работа с грузом заключается:
— в спуске груза с платформ (вагоны, контейнеры и т.п.);
— в подъеме грузов на платформы;
— перемещение грузов как внутри склада, так и со склада на платформы.
Седьмое. Вопросы приемки, складирования, учета и хранения товара на складе.
Приемка товара на складе осуществляется кладовщиками под непосредственным руководством и контролем начальника склада или его заместителей.
Должностные лица, участвующие в приемке товара, по своему роду работы должны быть компетентны (по образованию, знанию товара, опыту).
Восьмое. Управление движением товара.
Доставка товара клиентам (потребителям) осуществляется по задачам и обязанностям, которые возложены логистикам.
Логистика складской обработки товаров сложная и многогранная, начиная от закупок, хранения, перемещения, отгрузки и т.д.
Девятое. Инвентаризация. В Положении разработчики указанный процесс должны детализировать в соответствии с нормами и требованиями бухгалтерского учета.
Наконец, последнее.
Оценка работы склада и контроль деятельности.
Для оценки работы склада применяют три группы показателей:
— интенсивность работы склада;
— эффективность использования складских помещений;
— сохранность товара и финансовые показатели работы склада.
Контроль деятельности склада определяется по следующим показателям: наличие заказов, наличие запасов, пополнение склада со стороны поставщиков, неликвиды, рентабельность, загрузка персонала, плановые инвентаризации по движению товара.
Также, следует отметить, неисполнение тех требований по организации складского хозяйства, которые утверждаются Положением, влекут ответственность в отношении должностных лиц, вплоть до уголовной.
Положение о складах является основным внутренним нормативным документом, по которому и происходит вся хозяйственная складская деятельность.
Вернуться назад
Раздел 6. УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДАХ
250. Для хранения материальных запасов в организациях создаются:
а) центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта. Центральные склады, как правило, должны быть специализированными, особенно в случаях, когда в организации имеются материалы, требующие разных режимов хранения. Для хранения готовой продукции создаются, как правило, отдельные склады;
б) склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.
251. Не должно допускаться создание излишних промежуточных складов и кладовых, а также перемещение материальных запасов с одних складов в другие.
252. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.
253. Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и осуществляться их клеймение.
Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.
254. На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типо- и сорто — размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях.
Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.
К месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (ящиках) делаются надписи (например, на приклеенных листках бумаги или бирках) с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т.п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.
255. На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств.
256. Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску.
С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
257. Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.
258. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации.
Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений — руководителем соответствующего цеха (подразделения).
259. Распоряжения (указания) главного бухгалтера организации в части учета материальных запасов, оформления и представления учетных документов и отчетности (сведений) обязательны для заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и других материально ответственных и должностных лиц, а также ее работников.
260. Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
261. На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества, кроме случаев, приведенных в пункте 264 настоящих Методических указаний.
262. Учет измерительных приборов и приспособлений, мерной тары, а также основных средств, находящихся на складах (в кладовых) в эксплуатации (т.е. используемых по прямому назначению, а не на хранении), ведется в том же порядке, что и учет соответствующих ценностей в других подразделениях организации.
263. Карточки складского учета открываются на календарный год службой снабжения (снабженческо — сбытовой) организации. При этом заполняются реквизиты, предусмотренные в карточках: номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты.
На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка.
Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации.
Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.
В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).
264. Учетные цены материальных запасов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации.
В случаях изменения учетных цен на карточках делаются дополнительные записи об этом, т.е. указывается новая цена и с какого времени она действует.
В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов:
а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;
б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.
Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета.
265. Учет движения материальных запасов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется непосредственно материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.). В отдельных случаях допускается возлагать ведение карточек складского учета на операторов с разрешения главного бухгалтера и с согласия материально ответственного лица.
После полного заполнения карточки для последующих записей движения материальных запасов открывается второй лист той же карточки и последующие листы. Листы карточки нумеруются и брошюруются (скрепляются).
Второй и последующие листы карточки визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке.
При автоматизации (механизации) учета движения материальных запасов указанные в настоящем пункте формы учетной документации и накопительные регистры оперативного учета могут быть представлены на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники.
266. На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).
В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.
Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.
В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.
267. Работники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации.
При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.
При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.
268. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.
269. Периодически в сроки, установленные в организации графиком документооборота, заведующие складами (кладовщики) обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) — принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.
Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.
Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц независимо от использования лимита. Если лимитно-заборная карта была выдана на квартал, она сдается в начале следующего квартала, а в начале второго и третьего месяцев текущего квартала сдаются месячные талоны от квартальных карт, если талоны оформлялись.
До сдачи лимитно-заборных карт их данные выверяются с цеховыми экземплярами карт (при ведении карт в двух экземплярах). Выверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного работника подразделения организации, получавшего материалы.
270. О результатах произведенных на складах (в кладовых) проверок и выявленных недостатках и нарушениях, а также принятых мерах работники бухгалтерской службы, проводившие проверки, докладывают главному бухгалтеру организации.
Если при выборочной проверке склада (кладовой) были выявлены недостачи, порча, излишки, они оформляются актом, на основании которого излишки приходуются, а недостачи и потери от порчи списываются с одновременным учетом их стоимости по счету «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Главный бухгалтер организации по результатам проверок обязан информировать руководителя организации о выявленных недостатках и нарушениях.
271. При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов (пункт 99 настоящих Методических указаний), карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу или иное подразделение организации по реестру и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.
При использовании средств вычислительной техники карточки передаются на вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.
272. Если склады (кладовые) отдельных подразделений организации (филиалов, производств, цехов, подсобных хозяйств и т.д.) расположены от бухгалтерской службы организации на отдаленном расстоянии, прием первичных учетных документов и проверка могут осуществляться непосредственно в бухгалтерской службе организации или ином подразделении организации (например, вычислительный центр).
В этом случае первичные учетные документы в установленные сроки представляются (передаются, пересылаются) в соответствующие подразделения организации с реестром сдачи документов, в котором указываются номера и наименования сдаваемых документов.
Кроме того, заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
Работник бухгалтерской службы должен в отдаленно расположенных складах (кладовых) производить проверки (пункт 267 настоящих Методических указаний) в сроки, установленные главным бухгалтером, или в порядке, изложенном в пункте 277 настоящих Методических указаний.
273. По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: «остаток перенесен в карточку 200_ года N …»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.
По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года.
274. На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.
В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет.
Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.
В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материальных ценностей с их отличительными признаками и количества листов в книге.
Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью (при наличии печати).
(в ред. Приказа Минфина России от 24.10.2016 N 191н)
Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.
Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.
275. Складской учет материальных запасов может вестись при помощи средств вычислительной техники. В этом случае оператором (кладовщиком) вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в средства вычислительной техники.
За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость (табуляграмма) по движению материальных ценностей, в которой отражаются:
— номера лицевых счетов;
— номенклатурные номера (если они имеются);
— наименования материальных ценностей и их отличительные признаки;
— единица измерения;
— остаток на начало отчетного периода;
— приход за отчетный период;
— расход за отчетный период;
— остаток на конец отчетного периода.
В графах «приход за отчетный период» и «расход за отчетный период» отражаются операции, а также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные табуляграммы (распечатки) оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу.
Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).
При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись.
При механизированной обработке операций бухгалтерской службой должен осуществляться надлежащий контроль за движением материальных ценностей, предусмотренный в настоящем разделе.
276. При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.
В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуск (производственным подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.
В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).
В материальных отчетах указывается также сумма (по приходу, расходу и остаткам) материальных ценностей. Сумма заполняется (таксировка) бухгалтерской службой организации или специалистом, осуществляющим бухгалтерскую функцию, или заведующим складом (кладовщиком).
Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.
277. В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг.
Положение по инвентаризации Инвентаризация счетов бухгалтерского учета
…ум заключается не только в знании,
но и в умении прилагать знание на деле…
(Аристотель)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Генерального директора
ООО «НАША ФИРМА»
от ________ 20__ года № ___
РЕГЛАМЕНТ
взаимодействия с поставщиками
по вопросам получения
товарно-материальных ценностей
I . Общие положения
1. Настоящий регламент предназначен для установления общих для всех сотрудников требований по порядку взаимодействия с поставщиками и внутри компании по вопросам получения от поставщиков товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ).
2. Данный регламент не охватывает:
— порядок взаимодействий с поставщиками до момента заказа ТМЦ;
— порядок передачи товаров покупателям (см.Регламент осуществления продажи товаров частным лицам и Регламент осуществления продажи товаров юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям).
3. Данный регламент вступает в действие после возникновения следующих основных событий:
— с поставщиком согласованы номенклатура поставки, цены и количество;
— от поставщика получен счет на оплату ТМЦ;
— произведена предоплата за ТМЦ в согласованном с поставщиком размере или с поставщиком достигнута договоренности об отсрочке платежа.
4. В документе используются следующие термины:
— компания, организация – ООО «НАША ФИРМА» как покупатель ТМЦ;
— ТМЦ – товарно-материальные ценности (материалы, товары, основные средства);
Менеджер – сотрудник, ответственный за взаимодействие с поставщиками ТМЦ;
— экспедитор – сотрудник, осуществляющий получение ТМЦ от поставщика и/или передачу их покупателю;
— кладовщик — сотрудник, отвечающий за сохранность ТМЦ на складе компании и осуществляющий прием и отпуск ТМЦ;
— поставщик — представитель организации-поставщика.
II . Получение ТМЦ от поставщика
5. Инициатором процесса получения ТМЦ от поставщика является менеджер.
6. После получения счета от поставщика менеджер передает в бухгалтерию или самостоятельно регистрирует в программе «1С»документ «Заказ поставщика», в который заносятся все данные полученного счета. Для удобства дальнейшего поиска дата «Заказа поставщика» должна соответствовать дате счета.
7. При готовности поставщика отгрузить ТМЦ менеджер обязан :
7.1. Согласовать с поставщиком дату, время, место отгрузки.
7.2. Обсудить с поставщиком, имеются ли дополнительные (отличные от обычных) требования по транспортировке ТМЦ.
7.3. Согласовать с руководством кандидатуру экспедитора.
7.4. Подготовить доверенность на получение ТМЦ от поставщика (по форме М-2) (печатается из программы «1С» путем ввода на основании документа «Заказ поставщика»).
7.5.Передать экспедитору доверенность, схему проезда до склада поставщика, телефоны контактных лиц поставщика.
7.6. Обсудить с экспедитором процесс получения ТМЦ у поставщика и, в случае необходимости, сообщить экспедитору дополнительную информацию (дополнительные (отличные от обычных) требования по транспортировке ТМЦ, порядок получения ТМЦ, необходимость получения от поставщика сертификатов и другой сопроводительной документации на ТМЦ и пр.).
8. Экспедитор перед выездом к поставщику обязан :
8.1. Получить от менеджера доверенность по форме М-2, схему проезда до склада поставщика, телефоны контактных лиц поставщика.
8.2. Проверить наличие на доверенности следующих обязательных реквизитов:
— своей подписи;
— подписей руководителя и главного бухгалтера;
— круглой печати.
8.3.Обсудить с менеджером процесс получения ТМЦ у поставщика и, в случае необходимости, получить от менеджера дополнительную информацию (дополнительные (отличные от обычных) требования по транспортировке ТМЦ, порядок получения ТМЦ, необходимость получения от поставщика сертификатов, гарантийного талона изготовителя и другой сопроводительной документации на ТМЦ и пр.).
9. При получении ТМЦ на складе поставщика экспедитор обязан :
9.1. Получить от поставщика товарную накладную, счет-фактуру и, при наличии, товарно-транспортную накладную.
9.2. Проверить правильность оформления отгрузочных документов поставщика, а именно:
— наименование ТМЦ, их количество и сумма в товарной накладной должны соответствовать тем же данным в счете-фактуре и счете;
— в качестве покупателя должно быть указано «ООО «НАША ФИРМА»;
— проверить адрес покупателя (должен соответствовать юридическому адресу компании);
— на товарной накладной должны быть подписи поставщика и его печать, на счете-фактуре – только подписи.
9.3. Проверить товарный вид и целостность упаковки всех получаемых ТМЦ. Товарный вид ТМЦ не должен быть нарушен, целостность упаковки должна быть сохранена.
9.4. Проверить соответствие наименования получаемых ТМЦ на упаковке наименованию по товарной накладной.
9.5. Проверить соответствие количества получаемых ТМЦ количеству, указанному в товарной накладной.
9.6. Проверить наличие сертификатов, гарантийного талона изготовителя (если он предусмотрен) и другой необходимой сопроводительной документации.
9.7. При наличии дополнительных (отличных от обычных) требований к транспортировке ТМЦ обеспечить выполнение этих требований.
10. При несоответствии ТМЦ и/или документов хотя бы одному из требований, установленных пп.9.1-9.7 экспедитор обязан предпринять попытку самостоятельного разрешения с поставщиком сложившейся ситуации. При невозможности самостоятельного разрешения ситуации экспедитор обязан сообщить менеджеру о несоответствии ТМЦ и/или документов требованиям, установленным в пп.9.1-9.7. Дальнейшие действия предпринимаются экспедитором только после обсуждения с менеджером.
11. При получении от экспедитора сведений в соответствии с п.10 менеджер обязан связаться с поставщиком для разрешения возникшей ситуации. В случае невозможности немедленного разрешения ситуации менеджер принимает решение об отмене процесса получения ТМЦ от поставщика и сообщает об этом экспедитору.
12. Если получаемые ТМЦ и/или документы к ним не соответствуют требованиям, установленным пп.9.1-9.7, и экспедитор самостоятельно принимает решение о получении ТМЦ от поставщика, они обязан возместить за свой счет затраты компании, возникшие в связи с получением, возвратом, обменом или иными действиями, связанными с этими ТМЦ и документами к ним.
13. Если менеджер дает экспедитору указание о получении ТМЦ от поставщика, несмотря на имеющиеся нарушения требований, установленных пп.9.1-9.7, он несет финансовую ответственность и обязан возместить за свой счет затраты компании, возникшие в связи с получением, возвратом, обменом или иными действиями, связанными с этими ТМЦ и документами к ним. В этом случае экспедитор в тот же рабочий день составляет и передает генеральному директору или главному бухгалтеру служебную записку с подробным описанием ситуации.
14. Лицо, виновное в получении от поставщика документов, несоответствующих требованиям настоящего Регламента, обязано получить от поставщика и доставить в офис компании правильно оформленные документы в течение пяти рабочих дней с даты выписки этих документов.
15. Экспедитор несет материальную ответственность за сохранность ТМЦ, полученных от поставщика, с момента получения на складе поставщика до момента сдачи на склад компании, а при доставке товара покупателю в день получения от поставщика – до момента передачи покупателю.
16. При доставке ТМЦ на склад компании экспедитор обязан сдать ТМЦ кладовщику, а сопроводительные документы — менеджеру.
17. Менеджер проверяет правильность заполнения сопроводительных документов и, при отсутствии замечаний, передает товарную накладную, счет-фактуру и товарно-транспортную накладную (при наличии) в бухгалтерию. В случае наличия замечаний по оформлению сопроводительных документов менеджер договаривается с поставщиком о замене документов и самостоятельно инициирует и организует процесс получения от поставщика исправленных документов в течение пяти рабочих дней с даты выписки этих документов.
18. В случае оприходования на склад компании товаров, полученных от поставщика, до момента отгрузки товара покупателю менеджер несет ответственность за сохранность сопроводительной документации к товару.
19. Если товар передается покупателю на складе поставщика (без доставки на склад компании), экспедитор до момента отгрузки товара покупателю несет ответственность за сохранность сопроводительной документации к товару. Товарная накладная поставщика и счет-фактура передаются экспедитором менеджеру одновременно с документами, подтверждающими передачу товара покупателю.
Подготовлено: Главный бухгалтер
Согласовано: Начальник отдела взаимодействия с клиентами
Материальные ценности могут выдаваться со склада в производство, а также в случае их продажи и выбытия по иным причинам.
Отпуск материала в производство - это выдача материалов со склада, кладовой непосредственно для изготовления продукции, выполнения работ и оказания услуг, а также для управленческих нужд организации.
В зависимости от того, как организована структура складского хозяйства, материалы отпускаются в соответствии с установленными нормами и в соответствующих единицах измерения следующим образом:
либо на склады подразделений организации и уже оттуда непосредственно в производство - на участки, в бригады и на рабочие места;
либо непосредственно в подразделения, если в них отсутствуют склады.
Следует обратить внимание, что кладовщики отпускают материалы со склада строго определенным работникам. Списки лиц, которые имеют право на получение материалов со складов, а также образцы их подписей, должны быть согласованы с главным бухгалтером организации и доведены до сведения материально-ответственных лиц, осуществляющих отпуск материалов.
Порядок отпуска материалов в производство со складов подразделений непосредственно на участки, в бригады и на рабочие места производится в порядке, который устанавливается руководителем подразделения .
Рассмотрим, какими первичными документами оформляется выдача материалов со склада.
Выше мы отметили, что выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов и производственных программ, разработанных в организации.
Для оформления отпуска материалов по утвержденным лимитам применяется Лимитно-заборная карта (форма №М-8). Данный документ применяется также для текущего контроля соблюдения установленных лимитов отпуска материалов, а также является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Выписку лимитно-заборной карты производят подразделения организации, на которые возложены функции снабжения или планирования.
На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой - складу. Как правило, лимитно-заборная карта выписывается на месяц, но если движение материалов в организации невелико, то этот документ может быть выписан и на квартал. На каждый склад выписывается отдельная лимитно-заборная карта.
При выдаче материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - получатель.
После использования лимита заведующий складом или кладовщик сдает лимитно - заборные карты в бухгалтерию. Независимо от того, использован лимит или нет, в начале месяца все лимитно-заборные карты за прошлый месяц должны быть сданы. Если карта была выдана на квартал, она должна быть сдана в начале следующего квартала. Сдаче складских экземпляров лимитно-заборных карт предшествует сверка содержащихся в них данных с данными экземпляров карт, находящихся у получателей материальных ценностей. Проведенная сверка подтверждается подписями заведующего складом (кладовщика) и ответственного лица подразделения, получавшего материалы.
Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов - в карточке учета материалов.
При оформлении отпуска материалов без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца сдаются в бухгалтерию по реестру. На основании карточек работники бухгалтерской службы составляют соответствующие учетные регистры, после чего карточки складского учета возвращаются на склад.
Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.
В случае необходимости с разрешения руководителя организации, главного инженера или иных уполномоченных лиц допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими. Если материалы выданы сверх лимита, в первичных документах делается надпись "Сверх лимита".
Как правило, в крупных организациях осуществляется централизованная доставка материалов со складов организации на склады подразделений и непосредственно на участки и рабочие места подразделений. В этом случае составляется специальный оперативный документ на отпуск - "план - карта". В нем отражаются установленные лимиты и календарные сроки подачи материалов в подразделения. Форма план - карты не предусмотрена альбомами унифицированных форм первичных учетных документов и должна быть разработана организацией самостоятельно. Работник склада на основе этого документа выписывает накладную на отпуск материалов в пределах установленного лимита. В данном случае может применяться Требование - накладная (форма №М-11), Накладная (форма № М-15).
Во всех первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в подразделения организации должны быть указаны:
Наименование материала;
Количество материала, его цена и общая сумма;
Назначение материала (наименование заказа, изделия, продукции, для изготовления которого отпускаются материалы, либо наименование затрат).
Отпуск материалов со склада организации в случае их продажи производится складскими работниками на основании Накладной на отпуск материалов на сторону (форма №М-15). Данная форма применяется для учета отпуска материальных ценностей:
сторонним организациям на основании договоров и других документов;
хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории.
Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр - получателю материалов.
Основным документом, применяемым для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организацией торговли сторонней организации является Товарная накладная (форма №ТОРГ-12), утвержденная Постановлением №132 и составляемая в двух экземплярах. Первый остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и на его основании производится их списание. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для принятия товарно-материальных ценностей к учету.
При перевозке грузов автотранспортом оформляется Товарно-транспортная накладная (форма №1-Т).
Согласно инструкции грузоотправитель не вправе передавать, а автотранспортная организация принимать к перевозке грузы, которые не оформлены товарно-транспортными накладными. Это касается всех перевозок, выполненных грузовым автотранспортом независимо от условий оплаты за его работу.
Следует помнить, что товарно-транспортная накладная согласно инструкции является единственным документом, служащим для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителей и принятия их к учету у грузополучателей, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.
Товарно-транспортная накладная (далее по тексту ТТН) составляется в четырех экземплярах, но по соглашению автотранспортной организации и грузоотправителя может быть составлена и в пяти экземплярах. Каждый экземпляр ТТН должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.
ТТН составляется отправителем груза на имя каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением следующих реквизитов:
Наименование получателя груза;
Наименование груза;
Количество, вес перевозимого груза, способ определения веса;
Род упаковки;
Способ погрузки и разгрузки;
Время подачи автомобиля под погрузку и время окончания погрузки.
В тех случаях, когда в ТТН "Сведения о грузе" нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, к ней следует приложить накладную по форме № ТОРГ-12.
В этих случаях в ТТН указывается, что в качестве товарного раздела приложена специализированная форма, без которой данная ТТН считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.
Если на одном автомобиле перевозятся грузы нескольким получателям, то ТТН выписывается на каждую партию груза каждому получателю отдельно.
Как правило, ТТН оформляется грузоотправителем, но соглашением может быть предусмотрено оформление ТТН и автотранспортной организацией, осуществляющей перевозку грузов.
Если же накладная оформлена грузоотправителем, то автотранспортные предприятия имеют право проверять сведения, указанные в ТТН, а грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за последствия неправильного, неточного и неполного отражения сведений в ТТН.
Прием грузов к перевозке подтверждается подписью шофера-экспедитора во всех экземплярах ТТН, при этом грузоотправитель не имеет права требовать, чтобы шофер принял груз по каким-либо другим документам, кроме ТТН.
Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей.
Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН вручаются шоферу, из них:
второй экземпляр сдается грузополучателю и предназначается для принятия к учету товарно-материальных ценностей;
третий экземпляр прилагается к счету за перевозку и служит основанием для расчета автотранспортного предприятия с грузоотправителем (грузополучателем);
четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы.
При сдаче груза шофер предъявляет три экземпляра ТТН грузополучателю, который удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.
Товарно-транспортная накладная состоит из товарного и транспортного разделов. Товарный раздел служит для списания товарно-материальных ценностей со склада грузоотправителя и принятия их к учету грузополучателем, транспортный раздел служит для учета транспортных работ и проведения расчетов за оказанные услуги по перевозке грузов.
МИНИСТЕРСТВО ПРОМЫШЛЕННОСТИ И ТОРГОВЛИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
Об утверждении Регламента движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" , постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 года N 447 "О совершенствовании учета федерального имущества" , приказом Минфина России от 1 декабря 2010 года N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственной органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкций по его применению" , приказом Минпромторга России от 31 декабря 2010 года N 1353 "Об утверждении Положения об учетной политике Министерства промышленности и торговли",
приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Регламент движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации.
2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Врио Министра
А.В.Дементьев
Регламент движения материальных ценностей в Минпромторге России
I. Общие положения
1. Настоящий Регламент разработан для организации работы по учету движения материальных ценностей в целях повышения эффективности использования бюджетных средств, а также определяет последовательность операций и объем документации, оформляемой при получении, эксплуатации и списании материальных ценностей в Минпромторге России.
2. Настоящий Регламент определяет основные задачи и этапы движения материальных ценностей в Министерстве промышленности и торговли Российской Федерации (далее - Министерство).
3. В целях настоящего Регламента под материальными ценностями понимаются основные средства и материальные запасы, приобретаемые и используемые для нужд центрального аппарата Министерства.
4. Основными задачами по движению материальных ценностей является полное и своевременное обеспечение департаментов Министерства основными средствами и материальными запасами, необходимыми для выполнения возложенных на них функций.
5. Обеспечение департаментов Министерства материальными ценностями должно осуществляться при выполнении следующих условий:
а) расходы на приобретение материальных ценностей осуществляются в пределах бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств, доведенных до Министерства;
б) целесообразность закупки материальных ценностей.
6. Обеспечение материальными ценностями включает в себя следующие основные этапы:
а) формирование заявки департаментами на обеспечение материальными ценностями в плановом периоде и обоснование потребности в них в Административном департаменте;
б) рассмотрение заявок департаментов Административным департаментом, формирование Плана закупок в части приобретения материальных ценностей на плановый период;
в) закупка материальных ценностей в соответствии с действующим законодательством;
г) отпуск материальных ценностей;
д) оперативный учет и контроль за движением материальных ценностей.
7. Административный департамент:
а) планирует расходы на государственные закупки материальных ценностей для нужд центрального аппарата Министерства в пределах утверждённых бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств;
б) формирует бюджетные заявки в части расходов на закупку материальных ценностей на плановый период и в установленном порядке направляет в Департамент бюджетной политики и финансов;
в) составляет расчет годовой потребности расходов на государственные закупки материальных ценностей для нужд центрального аппарата Министерства за счёт средств федерального бюджета с учетом состояния обеспеченности материальными ценностями рабочих мест сотрудников;
г) разрабатывает после утверждения бюджетных ассигнований план закупок материальных ценностей в денежном выражении на год и представляет в установленном порядке на утверждение Министру промышленности и торговли Российской Федерации план закупок;
д) организует работу и проведение конкурсных процедур по закупке материальных ценностей, в том числе заключает с поставщиками материальных ценностей государственные контракты (договоры) и обеспечивает их исполнение, а также осуществляет приёмку поставленных товаров в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и актами Министерства;
е) организует работу лиц, ответственных за сохранность основных средств и материальных запасов, по приёмке, отпуску, списанию материальных ценностей, находящихся на балансе Министерства;
ж) обеспечивает своевременное оснащение материальными ценностями департаменты Министерства;
з) ведет оперативный учет материальных ценностей по номенклатурным группам (Приложение N 1 *), по материально-ответственным лицам и местам нахождения объектов учета;
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
и) подготавливает и предоставляет в постоянно действующую комиссию по приему, передаче, списанию основных средств и материальных ценностей Министерства (далее - Комиссия) документацию на списание материальных ценностей;
к) обеспечивает проведение инвентаризации имущества Министерства промышленности и торговли Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и актами Министерства;
л) формирует и представляет информацию по учету федерального имущества в территориальный орган Федерального агентства по управлению государственным имуществом в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июля 2007 года N 447 "О совершенствовании учета федерального имущества" ;
м) предоставляет в Департамент бюджетной политики и финансов отчетные документы в соответствии с пунктом 2 Графика документооборота, являющегося приложением 1 к Положению об учетной политике Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 31 декабря 2010 года N 1353.
8. Департамент бюджетной политики и финансов:
а) в соответствии с обоснованной бюджетной заявкой Административного департамента на планируемый период формирует предложения к проекту бюджета;
б) доводит до Административного департамента объемы лимитов бюджетных обязательств на текущий год;
в) осуществляет контроль за расходованием средств федерального бюджета в соответствии с целевым назначением и утвержденным планом закупок материальных ценностей;
г) обеспечивает бюджетный учет материальных ценностей в соответствии с номенклатурными группами (приложение N 1) в установленном порядке;
д) осуществляет контроль в рамках полномочий Департамента в соответствии с действующим законодательством.
е) оформляет инвентарные карты, справки о балансовой и остаточной стоимости, акты о списании и передает документы в Административный департамент для вынесения их на рассмотрение Комиссии;
ж) формирует и предоставляет информацию по учету федерального имущества по запросу Административного департамента, в рамках компетенции Департамента бюджетной политики и финансов.
9. Департаменты Минпромторга России обеспечивают:
а) своевременность предоставления заявки на оснащение материальными ценностями на плановый период в Административный департамент;
б) качество предоставленной заявки в части наполнения номенклатурой и количеством;
в) соответствие представленной заявки действительной потребности Департамента в материальных ценностях на планируемый год;
г) оформление заявок на отпуск материальных ценностей по форме, установленной Административным департаментом.
II. Поступление материальных ценностей
10. Ответственность за прием, целостность, сохранность и отпуск материальных ценностей в эксплуатацию возлагается на материально-ответственных лиц назначаемых приказом Минпромторга России. Кроме того, материально-ответственные лица готовят списки материальных средств, непригодных к дальнейшей эксплуатации и дефектные ведомости.
11. При поступлении материальных ценностей в Минпромторг России основанием для приема материальных ценностей в Административном департаменте являются:
форма N Торг-12 утверждена );
- счет-фактура.
12. При поступлении материальных ценностей материально-ответственным лицом оформляется приемный акт (приложение N 1 к приказу Минпромторга России от 25.11.2008 N 354).
13. Для постановки материальных ценностей на бухгалтерский учет Министерства и присвоение инвентарного номера в департамент Бюджетной политики и финансов передаются Административным департаментом следующие документы:
- приемный акт;
- товарная накладная (Унифицированная форма N Торг-12 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132);
- счет-фактура.
14. Материальным ценностям, относящимся к основным средствам, после постановки их на учет, независимо от того, находятся они в эксплуатации, в запасе или на консервации присваивается инвентарный номер.
Присвоенный инвентарный номер наносится на инвентарный объект материально-ответственным лицом.
Выдача материальных ценностей производится после нанесения инвентарных номеров.
III. Отпуск материальных ценностей в эксплуатацию
15. Отпуск материальных ценностей в эксплуатацию производится на основании учета и анализа поступающих из структурных подразделений заявок, которые оформляются на имя директора Административного департамента.
16. Получение материальных ценностей со склада оформляется требованием-накладной, типовая межотраслевая форма которой утверждена постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 года N 71а . Требование-накладная подписывается сотрудником, получающим материальные ценности, материально-ответственным лицом, а также визируется начальником отдела материально-технического обеспечения Административного департамента.
Получая основные средства, пользователь несет ответственность за их сохранность. Переносить основные средства из одного помещения в другое без уведомления представителей отдела материально-технического обеспечения Административного департамента запрещается.
Для перемещения основных средств в другое помещение необходимо оформить служебную записку на имя начальника отдела материально-технического обеспечения Административного департамента, подписанное начальником структурного подразделения.
17. Отпуск материальных запасов производится на основании оформленных требований-накладных, которые ежемесячно передаются в Департамент бюджетной политики и финансов для списания.
18. Выдача материальных ценностей осуществляется в часы работы материально-ответственного лица в специально отведенных помещениях.
IV. Списание материальных ценностей
19. Списание материальных ценностей регламентировано приказом Минпромторга России от 25.11.2008 N 354 "Об образовании постоянно действующей комиссии по приему, передаче и списанию основных средств и материальных ценностей Министерства промышленности и торговли Российской Федерации"
Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
рассылка