Главная / Оборудование для бизнеса

Как заполнить декларацию 6 ндфл. Внимание, вопрос: можно ли отразить отпускные и матпомощь в одном блоке, если они выданы в один день? Куда и в какие сроки нужно сдавать

6-НДФЛ за год - пример заполнения этого отчета есть в нашей статье - формируют по правилам, сохраняющим свою актуальность с 2016 года, но с учетом обновлений, внесенных приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Рассмотрим, какие из этих правил значимы для формирования годовой отчетности, порядок заполнения и представления формуляра налоговикам.

Назначение отчета 6-НДФЛ и правила сдачи его за год

Отчет 6-НДФЛ является сводной отчетностью по налогу на доходы, который налоговый агент удерживает из доходов, выплачиваемых физлицам. В нем содержатся данные, позволяющие судить об объеме начислений налога к оплате за отчетный период и о том, в какие сроки этот налог следует уплатить в бюджет.

Отчет формируется поквартально, но данные в нем делятся на две группы, отражающие информацию:

нарастающим итогом за прошедшие с начала года кварталы — в отношении расчета общей суммы подлежащего удержанию налога от оказавшегося начисленным за период дохода с учетом уменьшения его на возможные вычеты;
только по последнему кварталу периода отчета — в части тех сумм налога, сроки оплаты которых (определенные в соответствии с законодательством) приходятся именно на этот квартал.

Отчетность, создаваемую по итогам периодов, последовательно включающих в себя каждый из трех первых кварталов года, сдают не позднее последней даты месяцев, наступающих после завершения каждого квартала. Для годового отчета установлен особый срок (1 апреля года, наступающего вслед за отчетным), совпадающий со сроком подачи другой (персональной) отчетности по удержанному в течение года НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Напомним, что об отсутствии возможности удержания налога с выплаченного физлицу дохода тоже надо уведомить ИФНС, используя для этого ту же форму отчета (2-НДФЛ), что и для персональной отчетности. Но только сделать это надо раньше — до 1 марта года, наступающего вслед за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Даты всех вышеприведенных сроков, попадающие на общевыходные дни, приводят к переносу завершающего дня срока на более позднюю дату, отвечающую ближайшему к такому выходному буднему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Выполнение этой нормы в 2019 году при представлении формуляра за 2018 год не приводит к переносу срока сдачи сводной НДФЛ-отчетности, т. к. 01.04.2019 — рабочий день.

Как же надо заполнить 6-НДФЛ за год, чтобы представленная отчетность не вызвала лишних вопросов по ее составлению? Этому будут способствовать:

выбор актуального бланка формы;
правильное занесение данных в нее;
проведение проверки по существующим контрольным соотношениям.

О том, что можно проверить по контрольным соотношениям, разработанным ИФНС для проверки сводной НДФЛ-отчетности, читайте в материале «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ» .

Форму актуального бланка сводного НДФЛ-отчета содержит приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. В этом же документе приведено описание методики заполнения отчета. Отдельные вопросы применения приказа не 1 раз пояснялись в письмах ФНС России.

Новая форма 6-НДФЛ применяется с 26.03.2018.

Скачать обновленный бланк расчета 6-НДФЛ можно здесь .

Бланк формы составлен из титульного листа и двух специальных разделов, из которых:

Раздел 1 посвящен тем сведениям, информация о которых показывается нарастающим итогом (о начисляемом доходе, вычетах, применяемой к доходу ставке и о налоге, разделяемом по видам на удержанный, начисленный, неудержанный и возвращенный). Если используются разные ставки, то по каждой из них раздел 1 заполняют на своем особом листе, при этом сведения, относящиеся ко всем ставкам одновременно, показывают лишь на первом из листов.
относится к сведениям только последнего из кварталов, которые представляют собой цифры выплаченного дохода, суммы оказавшегося удержанным с него налога и даты, отвечающие дням выдачи доходов, удержаниям налога с них и срокам для оплаты этого налога в бюджет. Заносят в него всю информацию группами строк, объединяющих вышеперечисленные сведения применительно к дате каждого факта выплаты при условии, что срок оплаты налога по этой выплате тоже оказывается единым.

Отчет формируют отдельно:

по каждому из используемых налоговым агентом кодов ОКТМО;
по каждому из обособленных подразделений, которое самостоятельно выплачивает доходы.

Титульный лист имеет вид, стандартный для любой налоговой отчетности, и содержит сведения об отчитывающемся лице, месте подачи отчета и о периоде, за который этот отчет составлен. Период, соответствующий году, зашифровывается кодом 34.

Как правильно заполнять сводную НДФЛ-отчетность

Как правильно заполнять 6-НДФЛ за год? Самое главное условие правильного заполнения — это верно рассчитанные суммы исходных данных. Сама процедура заполнения не так сложна, но требует некоторых навыков и знания ряда правил, связанных как с расчетом НДФЛ, так и с определением сроков для уплаты того налога, который расценивается как удержанный.

Какие данные потребуются для заполнения отчета? Прежде всего, сведения о начислениях доходов, примененных к ним вычетах и суммах налога, относящихся к этому доходу. На их основе будет заполняться раздел 1. Затем — информация о датах осуществленных выплат с относящимися к ним значениями начисленного (в сумме до удержания с него НДФЛ) дохода и величинами удерживаемого с него налога — для заполнения раздела 2.

Именно раздел 2 вызывает наибольшее количество вопросов при заполнении, ответы на которые найти достаточно просто, если помнить о нескольких правилах.

Одна группа таких правил касается особенностей определения даты, считающейся датой фактического получения дохода:

для обычной зарплаты ее считают соответствующей последнему дню месяца, с которым связано ее начисление (п. 2 ст. 223 НК РФ);
для выплат при увольнении и доходов прочих видов в большинстве случаев она принимается соответствующей дате факта выдачи средств (п. 1 ст. 223 НК РФ);
для доходов некоторых не часто встречающихся видов для ее определения существует особый порядок (пп. 3, 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1 НК РФ).

Кроме того, нужно знать ряд правил работы с НДФЛ:

Удержанным он становится только при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Сроки для направления в бюджет сумм удержанного налога не имеют соответствия с датой удержания и определяются как (п. 6 ст. 226 НК РФ):

первый рабочий день, наступающий вслед за днем выплаты дохода, если этот доход не относится к отпускным или больничным;
последнее число месяца оплаты, если доход имеет вид отпускных или больничных, при этом нужно иметь в виду, что срок платежа, выпавший на последний день месяца и совпавший с выходным, перенесется на первый будний день следующего за днем выплаты месяца (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Таким образом, если в один день осуществлены выплаты доходов, имеющие разные сроки фактического их получения или разные даты для уплаты налога, то информацию в разделе 2, относящуюся к ним, придется разделить. То есть групп сведений о выплатах, влекущих за собой необходимость уплаты налога, в разделе 2 может оказаться существенно больше, чем дат фактического осуществления выдачи средств. При нехватке строк для внесения всех необходимых сведений в этот раздел в нем формируют доплисты.

Заполнение 6-НДФЛ за год — пример

Рассмотрим внесение данных в 6-НДФЛ за год на примере заполнения, выполненного на конкретных цифрах.

Предположим, что в ООО «Веста» (зарегистрировано в Санкт-Петербурге) в течение 2018 года доход начислялся 20 его сотрудникам. Общая величина начислений, подлежащих обложению по ставке 13%, составила 7 054 374,40 руб. Общий объем вычетов, уменьшивших этот доход, равен 198 800,00. За все месяцы года по факту выплат дохода удержанным оказался налог в сумме, составившей
878 206 руб.

По датам 4-го квартала фактические выплаты распределились так:

10.10.2018 осуществлена выдача зарплаты за сентябрь 2018 года в сумме
743 034,74 руб., удержанный с нее налог составил 91 134 руб.;
09.11.2018 осуществлена выдача зарплаты за октябрь 2018 года в сумме
784 996,86 руб., удержанный с нее налог составил 96 590 руб.;

Форма 6-НДФЛ содержит обобщенную информацию о налоге, уплаченном с доходов работников, и подается ежеквартально. В ней подлежат отражению суммы доходов, а также исчисленные и уплаченные с них суммы налога.

Подается расчет 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами. Крайняя дата сдачи за год - 1 апреля. Однако в этом году она приходится на выходной, поэтому подать расчет за 2017 год нужно до 2 апреля 2018 года .

Обычно расчет подается налоговыми агентами в «свою» ИФНС, то есть по месту учета компании либо по месту регистрации ИП. Но для определенных случаев установлены отдельные правила.

Обособленные подразделения

Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, подает расчет по месту учета каждого из них. В форму включаются доходы и НДФЛ работников этого подразделения.

Если на учете в одной ИФНС стоят два обособленных подразделения, но они имеют разные коды ОКТМО (относятся к разным муниципальным образованиям), то 6-НДФЛ подается отдельно в отношении каждого из них. Если ситуация обратная, то есть два обособленных подразделения с одним ОКТМО стоят на учете в разных ИФНС, то юридическое лицо может встать на учет в одной из инспекций и отчитываться по 6-НДФЛ перед ней за оба подразделения.

Случается, что сотрудник успел поработать в разных филиалах в течение одного налогового периода. Если при этом они имеют разные ОКТМО, то придется подавать несколько форм.

На титульном листе 6-НДФЛ при наличии подразделений необходимо указывать:

ИНН головной организации;
КПП обособленного подразделения;
ОКТМО муниципального образования, на территории которого расположено место работы сотрудников (его же указать в платежном поручении).

Смена адреса

Если в течение налогового периода компания «переехала» в другую ИФНС, то по новому месту учета необходимо подать две формы 6-НДФЛ :

первую - за период нахождения по прежнему адресу, указав старый ОКТМО;
вторую - за период нахождения по новому адресу, указав новый ОКТМО.

КПП в обоих формах указывается тот, который присвоен новой ИФНС.

Новая форма 6-НДФЛ

18 января 2018 года ФНС своим приказом № ММВ-7-11/18@ утвердила новую форму 6-НДФЛ, но она вступит в силу лишь с 26 марта 2018 года . Пока отчитываться нужно по старой форме, утвержденной приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Однако за следующий квартал в любом случае придется подавать уже новую форму, поэтому рассмотрим, что в ней изменилось.

Новшества в основном касаются реорганизованных юридических лиц . С 1 января текущего года в случае неподачи компанией 6-НДФЛ до реорганизации это должен сделать ее правопреемник. В связи с этим изменения формы и порядка ее заполнения таковы:

1. Появились поля для реквизитов правопреемника на титульном листе:
  - поле для указания формы реорганизации , в котором нужно поставить подходящий код:
    - 1 - преобразование,
    - 2 - слияние,
    - 3 - разделение,
    - 5 - присоединение,
    - 6 - разделение с одновременным присоединение,
    - 0 - ликвидация;
  - поле для указания ИНН/КПП реорганизованной компании (остальные ставят прочерк).
2. Введены коды для правопреемников , которые нужны указывать в поле «по месту нахождения (учета)»:
  - 216 - для правопреемников, которые являются крупнейшими налогоплательщиками;
  - 215 - для всех остальных.
3. В поле для подтверждения достоверности и полноты сведений появилось указание на правопреемника налогового агента (код «1»).
4. При подаче формы правопреемником в поле «налоговый агент» нужно указывать название реорганизованной организации или ее обособленного подразделения.

Кроме того, небольшие изменения коснутся всех налоговых агентов , а именно:

в поле «по месту нахождения (учета)» налогоплательщики, не относящиеся к числу крупных, вместо кода «212» должны указывать код «214» ;
для подтверждения полномочий доверенного лица нужно будет указывать реквизиты документа , в не только его наименование.

Санкции за нарушения

За нарушения срока и формы подачи 6-НДФЛ предусмотрена налоговая и административная ответственность. Все санкции собраны в следующей таблице.

Таблица 1. Возможные санкции за нарушение порядка и срока подачи 6-НДФЛ

Нарушение	Санкция	Регулирующая норма
Форма не подана	1 тыс. рублей за каждый месяц (полный и неполный)	п. 1.2 ст. 126 НК РФ
Расчет не поступил в ИФНС в течение 10 дней после окончания срока сдачи	Блокировка расчетного счета	п. 3.2 ст. 76 НК РФ
Ошибка в расчете (если выявлена налоговым органом до того, как агент ее исправил)	500 рублей	ст. 126.1 НК РФ
Несоблюдение формы (подача на бумаге вместо направления по ТКС)*	200 рублей	ст. 119.1 НК РФ
Нарушение срока подачи	300-500 рублей на должностное лицо	ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ

*Примечание. Налоговые агенты, подающие расчет в отношении 25 и более застрахованных лиц, должны сдавать его в электронной форме по ТКС. Все прочие могут выбирать форму на свое усмотрение.

К административной ответственности привлекаются должностные лица компании. Например, штраф за несвоевременную подачу 6-НДФЛ наложат на главного бухгалтера, если в его должностной инструкции указано, что он отвечает за своевременную подачи отчетности.

Как заполнить 6-НДФЛ

Форма состоит из титульного листа и двух разделов. В титуле указывается наименование налогового агента, его основные реквизиты, а также данные о налоговом органе. В разделах 1 и 2 указываются сведения обо всех доходах физических лиц, с которых начисляется НДФЛ. Подразумеваются не только работники, но и лица, с которыми заключались договоры гражданско-правового характера, если с выплат по ним начисляется НДФЛ. А вот доходы, которые не облагаются налогом (например, детские пособия), в форме не отражаются.

Титульный лист

На следующем изображении представлен пример заполнения информативной части титульного листа формы 6-НДФЛ (старая форма для отчета за 2017 год).

Пример заполнения 6-НДФЛ

Если расчет будет подаваться после 26 марта 2018 года и будет применяться новая форма , следует учесть особенности, о которых мы рассказали в начале статьи. Вот как выглядит верхняя часть титульного листа в обновленной 6-НДФЛ:

Фрагмент титульного листа новой формы 6-НДФЛ

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ обычно не вызывает вопросов. Про то, как нужно заполнять ИНН, КПП и ОКТМО при наличии обособленных подразделений, мы рассказали выше. Соответственно, при отсутствии филиалов прописываются собственные коды. Остальные поля заполняются так:

«Номер корректировки » - при первичной сдаче указывается «000», в противном случае ставится порядковый номер декларации «001», «002» и так далее.
«Период представления » - для формы за год это код «34».
«Налоговый период » - 2017.
«Код налогового органа » складывается из двух значений:
- первые две цифры - код региона;
- последние две цифры - номер налоговой инспекции.
Код «по месту нахождения (учета) » берется из приложения к Приказу, которым утверждена форма. Организации, зарегистрированные по месту учета, в старой форме ставят «212», в новой - «214».

Раздел 1

В этом разделе сведения указываются нарастающим итогом за весь отчетный период. Заполняется он одинаково и в новый, и в старой форме - изменении этого раздела не коснулись. Построчное заполнение раздела 1 формы 6-НДФЛ представлено в следующей таблице.

Таблица 2. Заполнение строк раздела 1 формы 6-НДФЛ

Строка	Что указывается
010	Ставка НДФЛ
020	Общий доход всех лиц с начала периода (года)
025	Доходы в виде дивидендов
030	Вычеты по доходам из строки 020
040	Общий исчисленный НДФЛ
045	НДФЛ с дивидендов (входит в строку 040)
050	Сумма авансового платежа, уплаченного мигрантом с патентом
060	Количество лиц, по которым подается форма
070	Сумма удержанного за весь период НДФЛ
080	Сумма налога, которую агент не смог удержать (например, с доходов в натуральной форме). Не подлежит отражению НДФЛ, который будет удержан в следующем периоде
090	Сумма НДФЛ, которая была возвращена плательщику

Внимание! Если доходы облагались НДФЛ по разным ставкам , нужно заполнить несколько блоков строк 010-050 и указать в каждом из них сведения по одной ставке. При этом в строках 060-090 показатели отражаются общей суммой.

Раздел 2

В разделе 2 указываются сведения только за 3 последних месяца отчетного периода. То есть в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 2017 год нужно указать данные за последний квартал этого года.

В разделе 5 полей, в которых отражается такая информация:

по строке 100 - дата получения дохода;
по строке 110 - дата удержания НДФЛ с этого дохода;
по строке 120 - дата перечисления налога в бюджет.
по строке 130 - сумма полученного дохода;
по строке 140 - сумма удержанного НДФЛ.

Основные сложности при заполнении раздела 2 вызывает определение дат получения дохода и перечисления НДФЛ . Они отличаются для разных видов доходов. Чтобы не запутаться, рекомендуем свериться со следующей таблицей.

В таблице отсутствует графа с датой удержания налога , поскольку чаще всего она совпадает с датой получения дохода. Исключения из этого правила - под таблицей.

Таблица 3. Определение дат для 6-НДФЛ

Д оход	Дата получения	Срок перечисления НДФЛ
Зарплата. Премия (как часть оплаты труда)	Последний день месяца, за который начислили зарплату или премию за месяц, входящую в оплату труда	Не позднее дня, следующего за днем выплаты премии или зарплаты при окончательном расчете.
(годовая, квартальная, в связи с каким-либо событием)	День выплаты премии
Отпускные, больничное пособие	День выплаты	Не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или пособие по временной нетрудоспособности
Выплаты при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск)	Последний день работы
Дивиденды	День выплаты
Дивиденды	День выплаты	Для ООО - не позднее дня, следующего за днем выплаты. Для АО - не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора
Матпомощь	День выплаты	Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Подарки в натуральной форме	День выплаты (передачи) подарка	Не позднее дня, следующего за днем выдачи подарка

*Пояснение . НДФЛ с аванса не удерживается - он будет удержан с зарплаты за вторую часть месяца. Однако бывает, что аванс выплачивается в последний день месяца. В таком случае он признается оплатой труда за месяц, и НДФЛ удерживается как с заработной платы.

Дата получения дохода и удержания НДФЛ не совпадают в случаях:

При выплате суточных сверх установленных нормативов . Днем удержания налога считается ближайший день выплаты заработной платы в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет.
При получении материальной выгоды - дорогостоящих подарков, иного дохода. Днем удержания налога считается ближайший день выплаты зарплаты.

При заполнении строк 100-120 суммируются все доходы, у которых соответственно совпадают все 3 даты. То есть можно просуммировать зарплату и ежемесячные премии. А вот квартальные премии, отпускные, больничные будут показаны отдельно. В форме будет присутствовать необходимое количество блоков строк 100-140.

Важно! При заполнении строки 130 доход указывается полной суммой. То есть уменьшать его на сумму НДФЛ и вычетов не нужно.

Итак, при заполнении 6-НДФЛ за 2017 год имеем следующее:

В разделе 1 будут отражены доходы, фактически полученные в 2017 году .
В разделе 2 будут фигурировать доходы, срок уплаты НДФЛ с которых истекает в последнем квартале 2017 года .

О нюансах отражения заработной платы за декабрь . Если она выплачивается в январе, то в форме за год она отражена не будет.

Пример заполнения

Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ на примере ООО «Ромашка». Организация создана в начале 2017 года, количество сотрудников - 6. Данные за год таковы:

совокупный доход работников составил 5 100 000 рублей ;
им предоставлены стандартные вычеты в сумме 14 000 рублей ;
размер НДФЛ с дохода за год - 661 180 рублей ;
размер удержанногоза год НДФЛ составил 610 480 рублей (налог с декабрьской зарплаты в сумме 50 700 рублей удержан в январе 2018).

Вот как будет выглядеть раздел 1 формы 6-НДФЛ ООО «Ромашка» за 2017 год:

Раздел 1 формы 6-НДФЛ ООО Ромашка

В следующей таблице перечислены операции за IV квартал, которые понадобятся для отражения в разделе 2 формы 6-НДФЛ.

Таблица 4. Операции ООО «Ромашка» в IV квартале 2017 года по выплате дохода и удержанию НДФЛ

Дата	Операции и суммы
	Перечислен НДФЛ с отпускных, выплаченных 12.09.2017. Сумма отпускных - 90 000 рублей, сумма НДФЛ – 11 700 рублей
	Выплачена ЗП за сентябрь в размере 290 000 рублей, удержан НДФЛ - 37 700 рублей
	Перечислен в бюджет НДФЛ с зарплаты за сентябрь
	Начислена зарплата за октябрь в сумме 410 000 рублей, исчислен НДФЛ - 53 300 рублей
	Выплачена зарплата за октябрь, удержан НДФЛ
	Перечислен НДФЛ за октябрь
	Начислена зарплата за ноябрь в размере 390 000,00 рублей, исчислен НДФЛ - 50 700 рублей
	Выплачена ЗП за ноябрь и премия за III квартал в размере 150 000 рублей (НДФЛ с премии – 19 500 рублей), удержан НДФЛ
	Перечислен НДФЛ с зарплаты за ноябрь и премии за III квартал
	Начислена зарплата за декабрь в сумме 390 000 рублей, исчислен НДФЛ - 50 700 рублей*

*Примечание . Заработная плата за декабрь, выплаченная в январе, в расчете за 2017 год фигурировать не будет, поскольку срок уплаты НДФЛ с нее истекает в январе.

А вот как будет выглядеть заполненный по этим данным раздел 2 расчета 6-НДФЛ:

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ компании из примера

Если допущена ошибка

При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточненный расчет . Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточненку». Если сделать это раньше того, как ошибку найдут налоговики, штрафа в размере 500 рублей можно избежать.

Особенности уточненной формы 6-НДФЛ таковы:

указывается номер корректировки - «001» для первой, «002» для второй и так далее;
в полях, в которых найдены неточности и ошибки, нужно указать правильные данные ;
остальные поля заполняются так же, как в первичном расчете.

Отдельно упомянем о том, как исправить форму, если вы указали неверный код КПП или ОКТМО . В этом случае нужно подавать два расчета:

В первом нужно указать правильные коды КПП и ОКТМО и поставить номер корректировки «000» . Все прочие данные перенести из прежней формы .
Во втором расчете указывается номер корректировки «001» , а также КПП и ОКТМО, которые были указаны в ошибочной форме. Во всех разделах должны быть проставлены нулевые данные .

Какие изменения в отчете за первый квартал ожидают субъектов хозяйствования? Все юр лица, которые признаются налогоплательщиками НДФЛ, должны сдать отчет за 1 квартал 2018 года до 3 мая, так как с 30.04 по 02.05 – праздничные и выходные дни. Перенос предусмотрен НК в статье 6.1 пункт 7. Рассмотрим подробно, какие трудности могут возникнуть при заполнении декларации.

Декларацию должны представлять все субъекты хозяйствования, которые выплачивали прибыль физ. лицам в течение первого квартала. Изменен ли бланк отчета 6 НДФЛ? Как отразить в декларации за 1 квартал 6 НДФЛ заработок и премию за прошлый год, которые были перечислены в январе? Когда прибыль физ. лица за март следует отражать во 2 разделе формы за 1 квартал? Рассмотрим пошагово каждую ситуацию.

Общие требования заполнения декларации за 1 квартал

Основной нормативный документ, которым нужно руководствоваться, чтобы правильно заполнить декларацию – приказ ММВ 7-11/450. Декларация состоит из следующих разделов:

Титула, в котором указывается обобщенная информация;
1 части, где данные формируются нарастающим итогом с начала календарного года;
2 части, где отражаются сведения только текущего периода.

Если были применены разные ставки НДФЛ, формирование 1 части нужно выполнить отдельно для каждой ставки.

Субъекты хозяйствования, у которых есть филиалы, должны формировать декларацию по каждому из них с указанием соответствующих КПП и ОКТМО. Данная норма разъяснена в письме БС 4-11-13984.

Это важно! После формирования декларации, необходимо самостоятельно проверить контрольные соотношения, опубликованные в письме БС 4-11/3852.

Представлять отчет нужно в фискальные органы по месту нахождения субъекта хозяйствования, для филиалов – по месту их регистрации, для индивидуальных предпринимателей – в налоговую службу по месту жительства.

Нужно ли сдавать 6 НДФЛ, если нет перечислений

Когда в первые три месяца календарного года субъекты хозяйствования не выступают в роли налоговых агентов и никакую прибыль в пользу физ. лиц не производят, удержания и исчисления подоходного нет, представлять отчет не нужно. Норма разъяснена в БС 4-11-13984.

Сдавать декларацию необходимо, если заработная плата была начислена, хотя бы в 1 месяце, но не перечислена. С признанной прибыли следует произвести исчисление налога, даже если он не был еще перечислен (НК ст. 226 п. 3). При заполнении декларации нужно отразить начисленную прибыль физическим лицам и не удержанный подоходный налог.

При формировании декларации за первые три месяца необходимо указать ИНН, КПП и сокращенное наименование компании (согласно уставным документам). Если отчет представляется в отношении филиала, указать его ИНН.

Для первичной подачи отчета в графе «номер корректировки» следует поставить нули. В случае представления корректировочной формы – номер корректировки. В ячейке периода представления следует указать код 1 квартала – 21.

Бланк правильного заполнения титула выглядит следующим образом:

В 1 часть декларации по НДФЛ включаются обобщенные сведения по начисленной прибыли, предоставленных в данном периоде вычетов, начисленном и перечисленном подоходном налоге. Порядок заполнения 6 НДФЛ 1раздела согласно письму БС 3-11/650 выполняется нарастающим итогом.

Блок граф 10-50 следует заполнять отдельно для каждой ставки НДФЛ.

Блок граф 60-90 заполняется только на одном листе раздела, в нем отражаются итоговые сведения.

Во второй части декларации указывают:

Даты удержания и исчисления НДФЛ;
установленный срок исчисления налога в казну;
полученную прибыль физ. лицами и перечисленных сумм налогов.

Показатели заполняются только в отношении операций отчетного квартала.

Графы следует заполнять следующим образом:

100 – дни получения прибыли физ. лицами;
110 – день удержания налога;
120 – день, когда НДФЛ должен быть перечислен в бюджет. Для заработка – не позднее следующего дня за датой перечисления доходов;
130 – все доходы(без учета удержания НДФЛ), начисленные на день, указанный в ячейке 100;
140 – НДФЛ, который был удержан на день, указанный в графе 110.

Во 2 части формы за январь – март следует отразить сведения о суммах фактически полученных доходов, с которых было произведено удержание и перечисление подоходного. Показатели формируются только за отчетный период (БС 4-11/3058).

Если прибыль была начислена, но срок перечисления налога не наступил, отражать такие доходы в данном периоде не нужно (БС 4-11/1249).

Пример.

Дата перечисления заработка сотрудникам – 31 число. Соответственно, за март зарплата перечислена в последний день месяца. Дата перечисления подоходного налога в связи с выходными – 03 апреля. Данные доходы войдут во 2 раздел расчета за 2 квартал.

Заполнение 1 части для данного примера будет следующим:

020 – прибыль физ. лиц за 1 квартал;

Заполнение 2 части за 1 квартал:

Доходы за январь и февраль.

Заполнение 2 части расчета за полугодие:

Прибыль физ. лиц за март.

Нюансы отражения заработка за декабрь

Перечисление прибыли переходящего периода вызывает много вопросов. Рассмотрим основные моменты.

Дата перечисления прибыли сотрудникам – в последний рабочий день месяца. Но это не последний день месяца, и доходы расцениваются, как авансовый платеж. Заработок можно назвать доходом, только если он выплачен в последний день месяца. Удерживать налог и перечислять его в казну досрочно нельзя (БС 3-11/2169).

Пример отражения зарплаты за декабрь.

Была перечислена зарплата сотрудникам 30.12 в сумме 180 000 руб. Одновременно был исчислен и удержан подоходный налог в размере 23 400 руб. В казну эта сумма была перечислена после праздников – 09.01.

Для данного примера заполнение 1 раздела формы за год будет следующим:

Графа 20 – 180 000 руб.;
поля 40, 70 – 23 400 руб.

Во 2 части отчета за год данные суммы отражены не будут.

Заполнение 2 части формы за январь – март:

100 – 31.12
110 – 31.12
120 – 09.01
130 – 180 000 руб. (декабрьская зарплата);
140 – 23 400 руб.

Образец заполнения 6 НДФЛ 2 части для данного примера:

Доходы за декабрь перечислены физ. лицам в январе

Если заработок начислен в одном отчетном периоде, например, за декабрь, а выплачивается в другом (в январе), его отражать в отчете за год нужно только в 1 части.

020 – прибыль за декабрь;
040 – исчисленный подоходный налог с заработка за декабрь.

В графу 070 сумма подоходного налога в отчет за год не попадет, так как фактическое удержание будет только в январе.

Таким образом, в форму за 1 квартал должны быть включены данные:

070 – удержанный подоходный налог налоговым агентом с заработка за декабрь;
блок полей 100-140 заполняется с учетом сведений по доходам физ. лиц за декабрь.

Пример.

09.01 была перечислена прибыль за декабрь в размере 250 000 руб., с одновременным удержанием НДФЛ в размере 32 500 руб.

Заполнение расчета за 1 квартал для данного примера:

Поле 070 – 32 500 руб.;
поле 100 – 31.12;
поле 110 – 9.01;
поле 120 – 10.01 (день перечисления в казну подоходного налога).

Как отразить отпускные, выплаченные заранее

Как заполнить 6 НДФЛ, если отпуск сотрудника начинается с 1 числа апреля месяца, и отпускные ему выплачиваются заблаговременно согласно ТК РФ. Для данного случая в отчете за январь – март эти сведения указать необходимо и в 1, и во 2 части. Для отпускных, датой удержания подоходного налога признается день перечисления прибыли. В казну данные суммы юр лицо обязано перечислить в последний день квартала.

Отражение премии, перечисленной в 1 квартале

Отражение премии сотрудникам зависит от того, по результатам какого периода данные выплаты были произведены. Играет роль, были ли это выплаты по производственным или непроизводственным заслугам.

Данные выплаты уравнивать с заработком нельзя. День получения такой прибыли и удержания подоходного налога определен в статьях 223 и 226 НК. Премию нужно отражать в день ее выплаты с одновременным удержанием подоходного налога.

Пример.

6 марта сотрудник получил месячную премию за февраль в размере 15 000 руб. Подоходный составил 1 950 руб.

Пример заполнения 2 раздела 6 НДФЛ за 1 квартал:

Выплата премии за производственные результаты

Производственное премирование – это вознаграждение по результатам работы. Отражать в декларации такие доходы нужно исходя по итогам периода вознаграждения сотрудников (такой порядок будет действовать согласно БС 4-11/1139).

Если премия за производственные результаты была перечислена по итогам определенного месяца, днем получения прибыли признается последняя дата месяца. Если премирование произведено за квартал или год, следует придерживаться даты приказа.

Например, работники премированы по результатам работы за прошлый год согласно приказу от 24.01. Выплата произведена 03.02. Данную операцию в декларации за 1 квартал следует отразить следующим образом:

Поля 20, 40, 70 – соответствующие сведения о премировании и удержанного подоходного налога;
поле 60 – количество работников, которым была выплачена премия.

100 – 31.01;
110 – 03.02;
120 – 04.02(не позднее, чем на следующий день после даты перечисления премии);
130, 140 – соответствующие данные о премировании и налоге.

Заключение

Если деятельность в 1 квартале приостановлена, рекомендовано уведомить фискальные органы в письменной форме о том, что никакая прибыль в пользу сотрудников не начислялась и, соответственно, налоги не удерживались и не перечислялись. Можно представить нулевой расчет, получив который, инспектор поймет, что деятельность компании приостановлена.

16.03.2018, 20:10

Какой срок сдачи расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года? Как показать в отчете заработную плату за декабрь 2017 года, выплаченную в январе 2018 года? Как заполнять расчет, если зарплата за декабрь, выплачена досрочно – в декабре 2017 года? Как отразить зарплату за март 2018 года, выплаченную в апреле 2018 года? Как показать отпускные, дивиденды или больничные? Приведем образец заполнению и подробную инструкцию с примерами.

Кому сдавать отчет

Сдать в ИФНС расчет по форме 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ) – это, чаще всего, работодатели (компании и ИП), выплачивающие доходы по трудовым договорам. Ими также ими считаются заказчики, выплачивающие доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров (например, подряда или оказания услуг).

Срок сдачи

По общему правилу, отчеты 6-НДФЛ нужно сдавать в налоговую инспекцию не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом (ст. 230 НК РФ). Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдается в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

30 апреля 2018 года – это понедельник. Однако 30.04.2018 – выходной день в связи с переносом на эту дату выходного с субботы 28.04.2018 (Постановление Правительства от 14.10.2017 № 1250). Ближайшим следующим за 30.04.2018 рабочим днем будет 03.05.2018. Поэтому именно 03.05.2018 (четверг) – крайняя дата сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года.

Способ сдачи

Расчеты 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года направляйте налоговикам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. «На бумаге» отчетность можно сдать в единственном случае – если в течение первого квартала количество физлиц (получателей доходов) было меньше 25 человек. Это следует из положений абзаца 7 пункта 2 статьи 230 НК РФ.

Какие выплаты включать в расчет

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года следует зафиксировать все доходы, по отношению к которым организация или ИП признается налоговым агентом. Такими доходами является, например, заработная плата, все виды премий, выплаты по гражданско-правовым договорам, пособия, отпускные, дивиденды.

Однако необлагаемые доходы по статье 217 Налогового кодекса РФ в расчете показывать не нужно. При этом учтите особенность по доходам, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленных нормативов (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Новый или старый бланк применять?

Сдавать декларацию (расчет) 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 необходимо новом бланке, т. е. с учетом изменений, внесенных Приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18. Этот приказ вступил в силу с 26 марта 2018 года.

Сразу оговоримся, что каких-либо существенных изменений для налоговых агентов (кроме как при составлении расчета в случае реорганизации) не произошло.

Расчет 6-НДФЛ все так же состоит из титульного листа и двух разделов:

раздел 1 «Обобщенные показатели»;
раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года формируйте в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. При заполнении расчета 6-НДФЛ сведения берите из налоговых регистров по НДФЛ.

Все суммовые показатели расчета должны быть заполнены. Если сумма ноль, нужно указать «0».

Заверяет 6-НДФЛ и его разделы руководитель организации, индивидуальный предприниматель (адвокат, нотариус) или представитель по доверенности.

Если расчет заполняют и сдают в электронном виде, его нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью. Далее рассмотрим особенности заполнения каждого из разделов.

Титульный лист

При составлении 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года в верхней части титульного листа нужно отметить ИНН, КПП и сокращенное название организации (если сокращенного нет – полное). Если же требуется сдать расчет в отношении физлиц, получивших выплаты от обособленного подразделения, то проставьте КПП «обособки». Индивидуальным предпринимателям, адвокатам и нотариусам нужно отметить только свой ИНН.

В строке «Номер корректировки» года отметьте «000», если 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года сдается впервые. Если же сдается уточненный расчет, то отражают соответствующий номер корректировки («001», «002» и т. д.).

По строке «Период представления (код)» укажите 21 – это означает, что вы сдаете именно 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. В графе «Налоговый период (год)» отметьте год – 2018.

Укажите код подразделения ИФНС, в которую направляется отчетность и код по строке «По месту нахождения (учета)». Этот код покажет, почему вы сдаете 6-НДФЛ именно сюда. Большинство налоговых агентов отражают такие коды:

212 – при сдаче расчета по месту учета организации;
213 – при сдаче расчета по месту учета организации в качестве крупнейшего налогоплательщика;
220 – при сдаче расчета по месту нахождения обособленного подразделения российской организации;
120 – по месту жительства ИП;
320 – по месту ведения деятельности предпринимателя на ЕНВД или патентной системе налогообложения.

В строке «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» укажите:

1 – если расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года подписывает сам налоговый агент или его законный представитель (например, индивидуальный предприниматель или руководитель организации). Также нужно указать фамилию, имя, отчество налогового агента (его законного представителя);
2 – если расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года подписывает представитель по доверенности. В этом случае нужно указать фамилию, имя, отчество лица либо наименование организации-представителя.

Раздел 1

В разделе 1 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года «Обобщенные показатели» показывайте общую за 2018 год сумму начисленных доходов, налоговых вычетов и общую сумму начисленного и удержанного налога.

В раздел 1 расчета включают доходы, вычеты и НДФЛ по ним общими суммами за I квартал с 1 января 2018 года (п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 3.1 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ). Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ должны найти отражение сводные показатели с начала января по 30 марта 2018 года включительно. Сведения для заполнения берите из регистров налогового учета по НДФЛ. См. «Налоговый регистр для 6-НДФЛ ».

Строка	Что отражать
010	Ставку НДФЛ (для каждой ставки заполняйте свой раздел 1).
020	Сумму начисленного дохода.
025	Доходы в виде дивидендов с января по март 2018 года включительно.
030	Сумму налоговых вычетов.
040	Сумму исчисленного НДФЛ с начала 2018 года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников.
045	Сумму исчисленного НДФЛ с дивидендов нарастающим итогом за первый квартал: с 1 января по 30 марта 2018 года.
050	Сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам. Однако эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного НДФЛ (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852).
060	Общее количество физических лиц, получивших доход, в течение первого квартала 2018 года.
070	Сумму удержанного НДФЛ.
080	Сумму НДФЛ, не удержанного налоговым агентом. Имеются в виду суммы, которые компания или ИП должны были удержать до 30 марта 2018 год, но по каким-либо причинам не сделали этого.
090	Сумму возвращенного НДФЛ (по статье 231 НК РФ).

Раздел 2

В разделе 2 отчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года указывают:

даты получения и удержания НДФЛ;
крайний срок, установленный НК РФ для перечисления НДФЛ в бюджет;
суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

В разделе 2 расчета за 1 квартал 2018 года следует отражать сведения только за три месяца (январь, февраль и март 2018 года). При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разделе 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.

ВАЖНО

В составе раздела 2 следует показать доходы и НДФЛ – с разбивкой по датам – только по операциям, совершенным в январе, феврале и марте 2018 года включительно. Операции 2 квартала 2018 года (апрель, май и июнь) в раздел 2 не включайте.

Поясним заполнение основных строк в таблице:

Строка	Заполнение
100	Даты фактического получения доходов. К примеру, для зарплаты – это последний день месяца, за который начислена зарплата. Для некоторых других выплаты – иные даты (п.2 ст. 223 НК РФ).
110	Даты удержания НДФЛ.
120	Даты, не позднее которых НДФЛ должен быть перечислен бюджет (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ). Обычно, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, допустим, для больничных пособий и отпускных выплат срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 указывается ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
130	Сумма дохода (в том числе, НДФЛ), который получен на дату, указанную по строке 100.
140	Сумму налога, которая удержана на дату по строке 110.

«Переходные выплаты» в составе 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Самые спорные вопросы в отношении заполнения 6-НДФЛ – это выплаты переходных периодов. С ними сталкиваются, когда зарплата или премия начислены в одном отчетном периоде, а выплачены в другом. Поступайте следующим образом.

В 6-НДФЛ за период, в котором зарплата начислена, но не выплачена, покажите (Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507):

в строке 020 – всю начисленную зарплату вместе с НДФЛ;
в строке 040 – НДФЛ с нее. В строки 070 и 080 этот НДФЛ не включайте.

В 6-НДФЛ за период, когда зарплата выплачена:

в строку 070 – включите НДФЛ с нее. Если вы выплатили декабрьскую зарплату в январе, то по строке 070 6-НДФЛ за I квартал вы отразите налог, который не включен в строку 040. Это соответствует Порядку заполнения расчета (Письмо ФНС от 29.11.2016 N БС-4-11/);
в разд. 2 заполните для этой зарплаты отдельный блок строк 100 – 140 (Письма ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063).

Пример:

Зарплата за декабрь – 570 000 руб., НДФЛ – 74 100 руб. 09.01.2018 выплачена зарплата за вторую половину декабря и перечислен НДФЛ в бюджет.

В разд. 2 зарплата за декабрь будет отражена в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г.

Зарплата за декабрь выплачена в декабре 2017 года

Некоторые работодатели зарплату за декабрь выдали до Нового года (в декабре 2017 года). Другие – выплатили зарплату и годовую премию в январе 2018 года. Как показать декабрьские начисления в отчете за 1 квартал 2018 года, чтобы налоговики приняли 6-НДФЛ с первого раза? Отвечаем.

Если всю зарплату за декабрь 2017 года выплатили работникам в декабре 2017 году, то в форме 6-НДФЛ за 2017 год выплаты требовалось отразить так:

сумму начисленной зарплаты за декабрь 2017 года – строка 020;
сумму исчисленного с зарплаты НДФЛ – строка 040;
сумму удержанного НДФЛ (строка 070). Дата удержания НДФЛ – это 31 декабря 2017 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2017 год данные о зарплате за декабрь показывать было не нужно. А вот в расчет за I квартал 2018 года данные нужно включить, поскольку в разделе 2 следует опираться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет.

Для зарплаты за декабрь 2017 года, которую выплатили до НГ, срок уплаты НДФЛ – первый рабочий день после 31 декабря 2017 года, то есть 9 января 2018 года. Объясним почему. Зарплату вы начислили только 31 декабря 2017 года. Деньги, которые выплатили за декабрь до 31 декабря – это аванс. Зачет начисленной зарплаты в счет аванса можно произвести только 31 декабря 2017 года. Этот день и будет датой фактического получения дохода сотрудниками. А НДФЛ с зарплаты платят не позже дня, следующего за датой получения дохода.

Поэтому в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2018 год укажите по строкам:

100 «Дата фактического получения дохода» – 31.12.2017;
110 «Дата удержания налога» – 31.12 2017;
120 «Срок перечисления налога» – 09.01.2018;
130 «Сумма фактического полученного дохода» – сумму зарплаты за декабрь;
140 «Сумма удержанного налога» – сумма удержанного НДФЛ с зарплаты за декабрь.

ВЫВОД

Зарплату за декабрь, выплаченную в декабре 2017 года, нужно показать в разделе 1 годового расчета за 2017 год и в разделе 2 расчета за I квартал 2018 года. Это подтверждает письмо ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24063.

Зарплата за март выплачена в апреле 2018 года

Мартовскую зарплату, выплаченную в апреле 2018 года, покажите в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года. Причем впишите в отчет только начисленный доход, вычеты и НДФЛ (строки 020, 030 и 040). В строках 070 и 080 проставьте «0». Ведь дата удержания налога (день фактической выплаты зарплаты) еще не наступила. Назвать такой налог не удержанным нельзя.

НДФЛ с мартовской зарплаты вы удержите только в апреле в момент выплаты. Поэтому покажите ее в строке 070 раздела 1, а саму операцию в разделе 2 отчета за первое полугодие. Это согласуется с письмом ФНС России от 01.08. 2016 № БС-4-11/13984.

Пример:

В марте 2018 г. работникам начислили зарплату за март – 890 000 руб. НДФЛ с нее – 115 700 руб. (890 000 руб. x 13%). Аванс выплатили 20.03.2018, а зарплату за вторую половину месяца – 05.04.2018.

В разд. 1 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. зарплата за март отражена так.

В строке 070 и разд. 2 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. зарплата за март и НДФЛ с нее не отражаются, т.к. дата удержания налога с мартовской зарплаты – 05.04.2018, а срок перечисления этого НДФЛ в бюджет – 06.04.2018.

НДФЛ с зарплаты за март отражен по строке 070 6-НДФЛ за полугодие 2018 г. В разд. 2 этого расчета зарплата за март отражена так.

Как отражать премии в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

Премия за месяц

Премию за месяц отражайте так же, как зарплату (Письмо ФНС от 14.09.2017 № БС-4-11/18391).

В разделе 1 укажите:

в строках 020 и 040 – премии, начисленные за все месяцы отчетного периода (январь, февраль и март 2018 год), и исчисленный с них НДФЛ;
в строке 070 – НДФЛ с премий, удержанный до конца марта 2018 года. Эта сумма обычно меньше НДФЛ из строки 040. Ведь налог с премии за последний месяц удерживают уже в следующем квартале (в апреле). Суммы в строках 040 и 070 будут совпадать, только если премию за март 2018 года выплатили не позднее последнего рабочего дня квартала – 30 марта 2018 года.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года покажите все премии, выплаченные январе, феврале и марте. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала (30 марта). Их включайте в раздел 2 6-НДФЛ за 2 квартал 2018 года.

Премию, выплаченную вместе с зарплатой за этот же месяц, укажите вместе с зарплатой в одном блоке строк 100 – 140. Если премия выплачена отдельно, заполните отдельный блок, указав (Письмо ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

в строке 100 – последний день месяца, за который начислена премия;
в строке 110 – день выплаты премии;

Квартальная или годовая премия

Премию за период больше месяца – квартал, год и т.п. отражайте в 6-НДФЛ за период, в котором она выплачена (Письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).

В разделе 1 укажите:

в строке 020 – все премии за период больше месяца, выплаченные в отчетном периоде (в январе, феврале или марте 2018 года) вместе с НДФЛ;
в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных премий.

В разделе 2 покажите премии, выплаченные в 1 квартале. Исключение – премии, выплаченные в последний рабочий день квартала (30 марта 2018 года). Их включите в разд. 2 6-НДФЛ за первое полугодие 2018 года.

Для премий заполните отдельный блок строк 100 – 140, где укажите (Письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/ , от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374):

в строках 100 и 110 – день выплаты премии;
в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты премии.

Премии, которые выплачены в разное время, покажите в отдельных блоках.

Выплаты по гражданско-правовым договорам

Выплаты по договорам подряда, оказания услуг, аренды и др. показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором перечислили физлицу аванс или вознаграждение. Дата подписания акта к договору значения не имеет (Письма ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329, от 26.10.2016 № БС-4-11/20365).

В разд. 1 укажите:

в строке 020 – общую сумму выплат по всем договорам в отчетном периоде. В эту строку выплаты включайте вместе с НДФЛ;
в строке 030 – предоставленные в отчетном периоде профессиональные вычеты;
в строках 040 и 070 – НДФЛ, исчисленный и удержанный с выплат по договорам в отчетном периоде.

В разд. 2 в отдельном блоке строк 100 – 140 покажите все выплаты по договорам, произведенные в один день, указав:

в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты (Письмо Минфина от 01.02.2017 N 03-04-06/5209);
в строках 130 и 140 – сумму выплат вместе с НДФЛ и удержанный налог соответственно.

Пример:

Аванс по договору на выполнение работ 70 000 руб. выплачен 28.11.2017 за вычетом НДФЛ – 9 100 руб. (70 000 руб. x 13%). Налог перечислен в бюджет в тот же день.

Акт сдачи-приемки работ подписан 28.12.2017.

На основании документов физлицу предоставлен профессиональный вычет – 95 000 руб.

29.12.2017 выплачено вознаграждение – 100 000 руб., с него удержан и перечислен НДФЛ – 650 руб. ((100 000 руб. – 95 000 руб.) x 13%).

В 6-НДФЛ за 2017 г. выплаты по договору отражены так.

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. вознаграждение по договору отражено так.

Отпускные

Отпускные показывайте в 6-НДФЛ за период, в котором они выплачены. Начисленные, но не выплаченные отпускные в расчет не включайте (Письмо ФНС от 01.08.2016 N БС-4-11/).

В разд. 1 укажите:

в строке 020 – все отпускные, выплаченные в отчетном периоде, вместе с НДФЛ;
в строках 040 и 070 – НДФЛ с выплаченных отпускных.

В разд. 2 покажите все отпускные, выплаченные в последнем квартале отчетного периода. Заполните отдельные блоки строк 100 – 140 для всех отпускных, выплаченных в один день, указав (Письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-3-11/):

в строках 100 и 110 – дату выплаты;
в строке 120 – последний день месяца, в котором выплачены отпускные. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца (Письмо ФНС от 05.04.2017 N БС-4-11/6420);
в строке 130 – отпускные вместе с НДФЛ;
в строке 140 – удержанный с отпускных налог.

Не надо показывать в разд. 2 отпускные, выплаченные в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца приходится на выходной. Такие отпускные включайте в разд. 2 6-НДФЛ за следующий квартал. Например, отпускные, выплаченные в декабре 2017 г., не надо включать в разд. 2 6-НДФЛ за 2017 г. Ведь срок уплаты налога с этих отпускных по ст. 226 НК РФ – 09.01.2018 (Письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/).

Пример:

В 1 квартале 2018 г. выплачены отпускные:

15.01.2018 – 25 000 руб. НДФЛ с них 3 250 руб.;
22.02.2018 – 47 000 руб. НДФЛ с них 6 110 руб.

НДФЛ с этих отпускных перечислен в день их выплаты.

30.03.2018 начислены отпускные 27 616 руб., которые выплачены 02.04.2018.

Общая сумма отпускных, выплаченных за 1 квартал, – 72 000 руб. (25 000 руб. + 47 000 руб.), НДФЛ с них 9 360 руб. (3 250 руб. + 6 110 руб.).

В 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 г. отпускные отражены так.

Ответственность

Если не сдали расчет или сдали с опозданием, то штраф – 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня для подачи расчета (п. 1.2 ст. 126 НК). Период просрочки рассчитают начиная с этого дня до даты, когда вы представили расчет (лично, через представителя, по почте или по Интернету).

Если не сдать расчет в течение 10 дней с установленной даты, налоговая инспекция также вправе заблокировать банковский счет налогового агента (п. 3.2 ст. 76 НК). ФНС разъяснила это в письме от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Если же в 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года инспекторы выявят недостоверные сведения, то штраф за каждый расчет с такими данными составит 500 руб. Но если вы сами выявите «недостоверную» ошибку и сдадите уточненный 6-НДФЛ, то штрафов не будет (ст. 126.1 НК).

Заметим, что к ответственности могут привлечь не только организацию, но и ответственных сотрудников (например, руководителя и бухгалтера): штраф от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП).

Пример заполнения 6-НДФЛ за 1 квартал 2018 года

В компании четыре работника.

В I квартале произведены следующие операции:

09.01.2018 выплачена зарплата за декабрь 2017 г. и премии по итогам года в общей сумме 860 550,12 руб., с указанных доходов удержан и перечислен НДФЛ – 111 872 руб.;
31.01.2018 начислена зарплата за январь суммарно по всем работникам – 336 893,25 руб., предоставлены стандартные вычеты суммарно – 10 000 руб., с зарплаты исчислен НДФЛ в размере 42 496 руб.;
07.02.2018 выплачена зарплата за январь, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет;
08.02.2018 начислены и выплачены отпускные в размере 16 179,24 руб., исчислен и удержан НДФЛ с них в размере 2 103 руб.;
13.02.2018 начислены и выплачены отпускные в размере 33 142,23 руб., исчислен и удержан НДФЛ с них в сумме 4 308 руб.;
28.02.2018 с отпускных, выплаченных в феврале, перечислен в бюджет НДФЛ в сумме 6 411 руб.;
28.02.2018 начислена зарплата за февраль суммарно – 354 929,86 руб., предоставлены стандартные вычеты – 10 000 руб., исчислен НДФЛ с зарплаты за февраль в размере 44 841 руб.;
07.03.2018 выплачена зарплата за февраль, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет;
28.03.2018 начислено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности – 7 557,85 руб., начислен и удержан НДФЛ с него в размере 983 руб.;
31.03.2018 начислена зарплата за март суммарно по всем работникам – 364 141,11 руб., предоставлены стандартные вычеты суммарно – 8 600 руб., с зарплаты исчислен НДФЛ в размере 46 220 руб.;
02.04.2018 перечислен в бюджет НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности, выплаченного в марте;
06.04.2018 выплачена зарплата за март, НДФЛ с нее удержан и перечислен в бюджет.

Расчет 6-НДФЛ за I квартал 2018 г. организация представила 10.04.2018. Образец заполнения будет выглядеть так.