Главная / Документы

Расходный лист образец. Образец заполнения приходного и расходного кассового ордера, приходник, расходник

Расходный кассовый ордер - это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;

при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;

при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка - «Для личных нужд»;

когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» - его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса» ;
в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
в поле «Сумма, руб. коп.» - указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица.

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения ( - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Расходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера

Организация наличных расчетов в автономном учреждении
Производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую... выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной... осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую...
Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы
Услуг. Раньше возврат оформлялся по расходным кассовым ордерам (далее - РКО) и...). Что касается необходимости оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена... формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк... расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 ... содержания: "6.6. Расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании...
Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет
Приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001); расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Указанием № 4416- ... кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному на... 0310004) своей подписью. Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 031001, 0310002), прилагаемые... форме. Аналогичная ситуация в отношении расходного кассового ордера (ф. 031002). Наличие подписи... с осуществлением деятельности юридическим лицом, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно: ...
Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
Должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами. Заметим, что в связи... производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании... выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат... по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, ...
Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет
Кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением в силу поправок... кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров Если кассир оформляет приходный кассовый... коснулись и расходных кассовых ордеров. Проверка кассиром наличие подписей уполномоченных лиц на расходном кассовом ордере, расчетно... , связанные с осуществлением деятельности компании, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического...
Новшества в части кассовых операций
Том, что приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, возможно, будут оформляться по окончании... такое предложение. В случае оформления расходного кассового ордера в электронном виде получателем наличных...
Можно ли в расходнике напечатать сумму прописью в строке "Получил" или только собственноручно писать?
Расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер... кассиром или выдача уже заполненного расходного кассового ордера, сформированного с использованием средств автоматизации... получателя денежных средств проставления в расходном кассовом ордере только личной подписи, положений, обязывающих... злоупотреблений, связанных с отражением в расходном кассовом ордере недостоверных данных. Каких-либо официальных...
Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования
... (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена... обычном порядке - с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения... по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) ... качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также... денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги. ...
Книгу, не оформлял приходные и расходные кассовые ордера (это допустимо согласно Указанию Банка...
Возврат средств в доход бюджета
560 1 201 34 610 Расходный кассовый ордер Денежные средства оприходованы на лицевой...
Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?
Был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп...
Правильный бухучет канцтоваров
50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер 10.01 71 Канцтовары приняты...

Расходный кассовый ордер (РКО) заполняется в единственном экземпляре в момент выдачи наличности из кассы предприятия. РКО форма КО-2 обязана быть заполненной кассиром или сотрудником с отдела бухгалтерии который имеет право проводить операции по кассе. Далее данный документ отдается главному бухгалтеру или директору предприятия на подпись и заверяется мокрой печаткой. В тех случаях, когда ордер уже содержит подпись руководителя предприятия, то повторного утверждения такой РКО не требует.

Заполнение расходного кассового ордера (форма КО-2)

Для того, что бы оформить бланк кассового ордера правильно, необходимо соблюдать правильное заполнение соответствующих строк и граф в форме. Краткий перечень обозначений и разъяснения того, что в данное поле должно быть вписано.

Организация – полное юридическое наименование организации.

Подразделение – отделение предприятия или организации для которого данный ордер предназначен.

Номер – порядковый номер документа согласно книги реестра РКО, нумерация не допускает пропусков и заполняется строго последовательно. Обычно ее ведут с начала календарного года и вписывают в последовательности цифры так: день, месяц, год.

Дата оформления – проставляется дата оформления формы КО-2 на момент оформления.

Графа “дебет” – код подразделения – необходимо вписать код подразделения, которое будет расходовать средства. В случае отсутствия такого подразделения ставится прочерк.

“Дебет” – корреспондирующий счет – вписываем счет бухгалтерской проводки, согласно дебета по которому происходит выбытие средств.

“Дебет” – код учета аналитического – поле предназначенное для внесения аналитического кода учета, согласованного с предшествующей графой. Данное поле заполняем в том случае, если применение подобного рода кода принято и допустимо на предприятии, в случае неиспользования ставим прочерк.

“Кредит” – вписывается №счета по кредиту, в рамках которого происходит движение средств.

“Сумма, руб. коп.” – прописывается полная сумма средств, предназначенная к выплате.

“Код целевого назначения” – в случае использования кодировки целей предназначения на предприятии в данную строку пишется такой код, в противном случае ставим прочерк.

“Выдать” – Полное ФИО лица в дательном падеже, которому будут вручены материальные ценности.

“Основание” – в поле вносится краткое описание операции описывающая причину по которой выдаются деньги.

“Сумма” – прописывается прописью полная сумма в рублях, особого внимания требует запрет на сокращения чего либо, включая слово обозначающее валюту.

“Предложение” – необходимо внести ордер-основание для выдачи наличности с кассы. В случае, если деньги выписываются на сотрудника другого предприятия, то в данное поле необходимо внести № доверенности на получение денег организации, в которой числится данное лицо, в таком случае необходимо прикрепить копию доверенности.

“Получил” – данное поле, вносится от руки собственнолично лицом, которое получает денежные средства в кассе. Обязательно цифры рублей писать прописью и с большой буквы, копейки же допускаются к написанию цифрами.

“ПО” – данное поле так же заполняет получатель, вписывая предъявленный документ, а так же его серию и номер, место и дату выдачи. Данное поле вносится обязательно вне зависимости от того, штатный сотрудник или лицо с чужой организации получает деньги.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
в строке «Сумма», так же, как и в , указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег - если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Чтобы фиксировать выплаты из кассы организации, используют расходный кассовый ордер: скачать бланк РКО в word или excel можно ниже. Документ нужен при передаче наличных на расчетный счет, выдаче денег под отчет или зарплаты, выплате командировочных расходов и т.д.

Расходный кассовый ордер: скачать бланк-2019 (word)

В качестве РКО организации и ИП должны использовать унифицированную форму КО-2 (ОКУД 0310002). Рекомендуем скачать бланк расходного кассового ордера 2019 (word) у нас: он полностью отвечает требованиям законодательства.

РКО: скачать бланк в Excel

Вы также можете скачать бланк РКО в excel. В нем те же графы, что и в документе формата word - выбирайте удобный.

РКО оформляется в одном экземпляре. Выписывает его сотрудник, который выдает деньги, но некоторые сведения вносит и получатель. Как заполнять РКО - читайте далее.

Расходный кассовый ордер заполняется, когда вы выдаете наличные из кассы:

в банк для зачисления на расчетный счет,
под отчет - по письменному заявлению получателя, в котором он должен указать сумму и период, на который берет наличные,
для личного использования сотруднику, например, на командировочные расходы или в качестве материальной помощи,
на нужды предприятия - в этом случае надо указать конкретную цель для выдачи денег, например, на хозрасходы.

Пример заполнения РКО

РКО можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Заполнить бланк несложно. Скачайте актуальный в 2019 образец заполнения расходного кассового ордера - можете просто заменить данные на свои.

Скачать образец РКО

Сумма, которую вы вписываете в форму КО-2, не должна быть больше 100 тысяч рублей. Все, что превышает этот лимит, надо проводить по безналичному расчету.

Оформление РКО

Расходный кассовый ордер может оформить:

главный бухгалтер,
бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Оформление РКО начните с заполнения:

полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
кода ОКПО,
номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
даты заполнения,
кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет - ставьте прочерк,
номера субсчета, по которому учитываются наличные,
кода аналитического учета (если требуется),
кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
суммы в рублях (цифрами).

нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
указать сумму прописью,
вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

Выданную сумму прописью, а копейки - цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
Дату получения денег.
Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы - чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь сервисом МойСклад - в нем можно заполнить онлайн и распечатать расходный кассовый ордер в несколько кликов.

РКО: заполнить онлайн

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности - сразу видна общая сумма выданных средств.

Как заполнять РКО: сложные случаи

Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:

При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.

В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.

Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное - указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.

Получите образец заявления бесплатно!

В качестве основания в РКО при выдаче в подотчет напишите «под отчет» и укажите документ («заявление»). Обязательно отметьте дату его составления. Скачайте образец РКО на выдачу подотчетных сумм - измените данные и используйте как шаблон.

Часто задаваемые вопросы

Разберем главные вопросы об оформлении расходного кассового ордера.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

РКО выписывается на один день. Деньги должны быть получены именно в дату его оформления. Если не успели - заполните бланк РКО в word или excel заново.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

Указаний по поводу присвоения порядковых номеров ордерам нет. Нумерацию ПКО и РКО с начала года обновлять не обязательно - это можно делать и ежеквартально. Главное - хронологический порядок.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Всего на ордере должны быть четыре подписи: директора, главного бухгалтера, кассира и того, кто получил деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Ставить печать на бланке не надо, так как он относится ко внутренней документации организации.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня журнал регистрации ПКО и РКО не обязателен. Информацию по ордерам нужно отражать только в кассовой книге.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Расходные и приходные кассовые ордеры, а также сопутствующие документы, подшиваются к отчетам кассира. По мере необходимости, но не чаще раза в год, отчеты прошиваются и скрепляются печатью, как кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

Код целевого назначения в расходном кассовом ордере указывают только при целевом финансировании. Если такие коды в компании не применяются, поставьте прочерк.

Вам могут понадобиться и другие документы.

Приходные и расходные ордеры - это унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом для использования организациями или индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денежных средств. В зависимости от того какую функцию они несут в кассе организации - приход или расход - существуют приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Давайте рассмотрим подробнее каждый из них, для чего он нужен, какую функцию в себе несёт и когда необходимо оформить.

Когда заполняется Приходный кассовый ордер (ПКО)?

Когда в кассу организации или ИП поступают наличные денежные средства, то необходимо отразить факт совершения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. И для оприходования наличности существует приходный кассовый ордер.

Он составляется по унифицированной в единственном экземпляре и подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Приходный кассовый ордер состоит из двух блоков:

Сам ПКО;
Квитанция, которая после заполнения отрывается и отдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выписывать приходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в приходном ордере не допускаются. Если вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

На втором блоке ПКО «Квитанция» после заполнения ставится печать юридического лица или предпринимателя. Необходимости ставит печать, чтобы половина попадала на приходный кассовый ордер и вторая половина на квитанцию, сейчас нет.

В каких случаях заполняется Приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер мы заполняем при:

внесении учредителями своей доли в уставном капитале;
поступлении в кассу выручки. Если вы в своей работе используете кассовый аппарат и в течение дня пробиваете покупателям кассовые чеки, то оформлять приходный кассовый ордер на каждый пробитый чек не нужно, приходуется только одним ПКО общая сумма в конце рабочей смены;
возврате заёмных средств. Если ваша организация или ИП давали займ юридическому или физическому лицу, и займ возвращается в кассу организации;
возврате от подотчётного лица. Ваша организация выдала работнику деньги под отчет, работник закупил необходимое и остаток аванса приносит в кассу организации или предпринимателя;
снятии денежных средств с расчетного счёта юр лица. Если вы снимаете денежные средства с расчетного счета организации на заработную плату, хозяйственные нужны и пр., то эти денежные средства должны сначала приходоваться в кассу организации.

Порядок заполнения Приходного кассового ордера

Теперь мы рассмотрим пошагово порядок заполнения каждого поля Приходного кассового ордера.

сайте Росстата .

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. приходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Дебет» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Кредит» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

75 «расчеты с учредителями» - при взносе учредителями доли в уставном капитале;
51 «расчетные счета» - при снятии денежных средств с расчетного счёта;
71 «расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованного аванса от работника;
62 «расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении оплаты от покупателя в кассу организации;
90.1 «выручка от продаж» - при оприходовании выручки за смену с применением контрольно-кассовой техники.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-».

В поле «Принято от» прописывается полностью либо ФИО вносителя в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО вносителя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для внесение денежных средств: взнос в уставный капитал, выручка от продаж, получение наличных из банка, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма вносимых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части ПКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп. Если сумма включает НДС, то пишется «включая НДС, процентная ставка НДС и сумма НДС».

В поле «Приложение» вписываются первичные документы, на основании которых вносятся деньги.

В двух нижних строчках ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Блок «Квитанция» заполняется аналогично блоку «Приходный кассовый ордер». Ставится печать, отрывается по линии и отдается вносителю.

Образец заполнения Приходного кассового ордера (ПКО)

Нажмите для увеличения

Когда заполняется Расходный кассовый ордер (РКО)?

По аналогии с приходным кассовым ордером, расходный кассовый ордер заполняется в случае когда деньги необходимо получить в кассе организации.

РКО составляется по унифицированной в единственном экземпляре и хранится в кассовой книге организации.

Расходный кассовый ордер составит только из одного блока - самого расходного кассового ордера. Подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Выписывать расходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в расходном ордере не допускаются. Если Вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

В каких случаях заполняется Расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер мы заполняем при:

необходимости выдачи подотчетным лицам на закупку необходимых товаров или материалов для организации;
выдаче подотчетным лицам на личные и командировочные расходы;
сдаче наличных денежных средств в банк на расчетный счёт организации;
выплате заработной платы (аванса) сотрудникам наличными в кассе;
выплате дивидендов учредителям.

Порядок заполнения Расходного кассового ордера

Теперь рассмотрим пошагово как правильно заполнить расходный кассовый ордер.

В поле «Организация» прописываем полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя согласно уставным документам.

В поле «Структурное подразделение» прописывается подразделение, которое ордер выдало. Если в организации или у ИП отсутствует подразделение, то ставится прочерк.

В поле «по ОКПО» вписываем код ОКПО, выданный органами Статистики. Если Вы не знаете свой код, то узнать его Вы можете на официальном сайте Росстата .

Поле «номер документа» присваивается с первого номера, начиная с 1 января нового года и имеет сквозную нумерацию в течение года до 31 декабря. Организация вправе к цифрам использовать префиксы.

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. расходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Кредит» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Дебет» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

70 «расчеты по заработной плате» - при расчетах с работниками организации наличными денежным средствами;
51 «расчетные счета» - при внесении денежных средств на расчетный счёт из кассы организации;
71 «расчеты с подотчетными лицами» - при выдаче работнику аванс на нужды предприятия или командировочные расходы;
60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате поставщикам наличными денежными средствами.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-». Либо при полных рублях копейки можно не указывать.

Поле «Код целевого назначения» заполняется только при условии использования организацией системы кодирования.

В поле «Выдать» прописывается полностью либо ФИО того, кому выдаются наличные в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО получателя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для выдачи денежных средств: выплата дивидендов, оплата поставщику, инкассация, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма выдаваемых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части РКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп.