Путевой лист на легковой автомобиль организации образец. Инструкция по заполнению и ведению путевых листов легкового автомобиля

Название документа: Типовая форма №3 (ОКУД 0345001)
Формат: .doc
Размер: 94 кб

На сегодняшний день нечасто увидишь предприятие или компанию, которая не пользовалась бы автомобилем для служебных целей. Потребность стала увеличиваться после того, как начали повышаться расходы организаций. При различных поездках рабочего характера необходимо иметь бланк путевого листа легкового автомобиля.

Что это за документ

Путевой лист – главный документ, для создания первичного учета, который контролирует совместно с ТТН при транспортировке продукции критерии работы автомобиля и водителя. Помимо этого бумага позволяет правильно начислить з/п водителю, а также обеспечения итогового счета за транспортировку груза. Его выписывает диспетчер в единственном экземпляре раз за смену. Форма бланка путевого листа легкового автомобиля выглядит следующим образом:

Законодательство Российской Федерации постановило, что нужно использовать путевой лист форма 3. Это постановление было создано 28.11.97 №78. Однако, если компании неудобно пользоваться им, то они могут разработать собственный вариант. Документ содержит информацию следующего характера:

• дата получения и номер;
• личная информация о водителе;
• контактные данные;
• характеристика автомобиля;
• что переводится и краткая идентификация товара.

При составлении самостоятельного бланка необходимо знать следующую форму заполнения:

• печать компании, на которую оформлен автомобиль, не надо ставить;
• должны быть проставлены число и время техосмотра;
• в обязательном порядке надо указать число и время выезда автомобиля в рейс;
• с собой водитель должен иметь медицинскую карту о его здоровье.

Скачать бесплатно бланк путевого листа легкового автомобиля можно на нашем сайте.

Применение путевого листа

Путевой лист необходим обязательно при далеких поездках. Его использовать надо в следующих случаях:

• при перевозке людей в различные страны;
• при перевозке товарной продукции и тяжелых грузов.

Польза этого листа в том, что при предъявлении этого документа в бухгалтерию, они вычитают расходы на бензин и ГСМ. Поэтому водитель может работать на своем транспортном средстве, при этом ему будут компенсироваться все денежные издержки за топливо.

Сдача

Когда водитель возвращается обратно с поездки, в документе он должен расписаться под колонкой «Автомобиль сдал». После этого транспортное средство и бумага отдается механику. Тот в свою очередь снимает все показатели спидометра, а также проверяет остаток бензина в баке. После проведенной тщательной проверки всех заполненных данных он ставит подпись. Далее бланк отдается диспетчеру, который удостоверяется подписью и указанием времени и числа прибытия.

Затем уполномоченное лицо проводит расчет всех затрат, издержек, подписывает, и отдает в бухгалтерию для начисления заработной платы. Чтобы расчеты были правильные, делается ЭВМ.

Предприниматели и организации могут при осуществлении своей деятельности использовать для служебных целей легковой автотранспорт. Чтобы правильно организовывать его работу, учитывать время эксплуатации, а также избегать проблем с дорожными инспекциями субъекты бизнеса должны оформлять такой документ, как путевой лист легкового автомобиля форме 3 или иной разработанной формы с учетом нужд компании.

Независимо от вида автотранспорта, и является ли он собственным или привлеченным по договорам аренды, нужно организовать правильно документальный учет его показателей эксплуатации.

Путевой лист легкового автомобиля надо составлять не только с целью обеспечения безопасного использования машины, но также и для правильного планирования расходов на него, обоснования затрат в целях налогообложения и т. д.

Ведь в выписанном документе свои отметки ставят не только контролер технического состояния и инспектор по медосмотру, но также и заправщик, диспетчер, бухгалтер, руководитель подразделения и т. д.

В нем фиксируется время выезда и заезда автомобиля, показания спидометра, остатки топлива, а также путь следования транспортного средства. Именно этот документ запрашивает инспектор ГИБДД, когда останавливает по дороге автомобиль.

Из этого документа он определяет кто владеет или использует машину, куда она следует и т. д. Данная информация нужна и администрации компании, чтобы определить используется автомобиль по назначению или нет.

Путевка является доказательством для партнеров по бизнесу, что услуги им оказаны.

Диспетчер производит расчет планового и фактического расхода топлива, определяя эффективность использования транспортного средства. Проверяющие с налоговой запрашивают именно путевой лист, который является первичным документом по учету работы, чтобы проверить правильность учета расходов для целей налогообложения.

Обязательно ли использовать путевые листы

Если владельцем выступает гражданин, и он осуществляет использование автомобиля в своих целях, и составлять путевку нет необходимости.

Когда легковой автомобиль принадлежит компании или используется ею для осуществления бизнеса, то чтобы получить возможность учитывать затраты на горючее, ремонт и т. д. она должна составлять путевку. Однако, если фирма применяет льготные режимы, например ЕНВД, патент, УСН «Доходы», то расходы для исчисления налогов учитывать не надо. Поэтому субъект может проигнорировать составление путевки.

Важно! Но есть случаи, когда данный документ выписывать нужно обязательно - перевозка груза и пассажиров. Это требование закреплено на законодательном уровне. То есть, если деятельность субъекта связана с пассажирскими и транспортными перевозками, путевой лист надо использовать.

В этих случаях организацию или ИП могут оштрафовать за его отсутствие в соответствии с КоАП.

Изменение в оформлении документа в 2018 году

С 15 декабря 2017 года ИП и организации обязаны в путевом листе автомобиля независимо от его вида указывать свои ОГРИП или ОГРН (согласно приказа Минтранса № 476 от 07.11.2017). Ранее этот реквизит не был среди обязательных элементов путевого листа - нужно было указывать только название субъекта, его организационную форму, адрес местонахождения и телефон. Поэтому с этого года нужно не забывать вписывать данный регистрационный номер.

Кроме этого, теперь нужно фиксировать не только показатели работы автотранспортного средства, но также делать отметку какой именно контролер технического состояния их зафиксировал, осмотрел машину и осуществил ее допуск на линию. Обязательным стало расшифровывать рядом с подписью фамилию и инициалов данных технических работников.

Скачать новый бланк путевого листа для легкового автомобиля на 2019 год

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2019 году

Лицевая часть

Начинать заполнение бланка нужно с указания его серии и порядкового номера. Проставление штампа в левом углу теперь стало необязательным. Под названием бланка вносится дата его создания.

В следующем поле нужно записать название компании, адрес расположения и контактный телефон. По новым требованиям в эту графу теперь также заносится ОГРН фирмы.

В таблице в правой части проставляется .

В нижней графе указывается полные Ф.И.О. водителя, далее его табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, доступные классы транспортных средств.

Следующие несколько полей заполняются специализированными транспортными компаниями. При оформлении лицензионных карточек они проставляют ее класс, а также указывают реквизиты в специально предназначенных графах.

Затем диспетчер указывает задание, которое водитель должен выполнять по путевке. Обычно здесь проставляются в чье распоряжение передается автомобиль, по какому адресу он должен подъехать, в какое время начинается и заканчивается работа. После проставления подписей диспетчер передает путевку водителю в руки.

На лицевой стороне также расположены графы для механика. Сначала он проверяет исправность автомобиля, проставляет данные спидометра и количество топлива на начало дня и заверить эти сведения проставлением подписи.

После этого водитель ставит подпись, подтверждая прием автомобиля и согласие с указанными выше данными.

При выполнении заправки автомобиля топливом заправщик указывает его количество, марку, и ставит свою подпись.

Диспетчер после возвращения автомобиля в гараж фиксирует дату и время этого события. Он также может занести сведения о простоях и нарушениях.

Механик после возвращения в гараж производит проверку, заносит в путевку сведения о спидометре и остатке в баке после возвращения. Далее он ставит подпись о приеме автомобиля, а водитель - о передаче и согласии с указанными показателями.

Диспетчер на основании записанных данных производит расчет нормативного расхода топлива, сравнивает с фактически использованным, и на основе этого выявляет перерасход либо экономию.

Оборотная сторона

Оборотную сторону путевки должен заполнять водитель самостоятельно. Он должен построчно фиксировать сведения о каждой поездке, адреса отправления и прибытия, время нахождения в дороге и километраж. Если в это время он обслуживает третьих лиц, то они могут ставить свои подписи в конце каждой строки.

В нижней части листа на основании указанных данных подводится итог времени работы и пройденному пути. Также здесь может быть указана зарплата водителю по данной путевке, рассчитанной исходя из времени либо километража.

Бухгалтерские проводки

При обработке путевок бухгалтер может делать следующие проводки:

Порядок хранения документа

Процесс хранения путевых листов устанавливают сразу два нормативных акта – приказ Минтранса №152 и приказ Минкультуры №558. При этом необходимо отметить, что между этими двумя документами есть некоторая противоречивость.

Приказ Минтранса устанавливает, что компания должна сохранять путевые листы не меньше, чем 5 лет. Но она может и продлить данный срок, если укажет это во внутренних документах.

А вот приказ Минкультуры говорит о том, что срок в 5 лет действует только в том случае, когда в течение этого периода документы проверялись контролирующими органами.

Поэтому, если за данный период проверки не проводились, то и уничтожать данные документы компания не имеет права. Кроме этого приказ уточняет, что путевой лист может быть единственным документальным подтверждением вредных условий труда работника. В этом случае сохранять ее необходимо минимально 75 лет.

Внимание! Также необходимо отметить, что путевка также является документом бухгалтерского и налогового учета. Поэтому, на нее могут также распространяться требования НК и закона о ведении бухучета. Первый определяет, что документы нужно сохранять не меньше 4 лет, а второй - пять лет.

Ответственность и штрафные санкции (ФНС, ГИБДД)

Если путевой лист по служебному автомобилю не оформлен, либо выписан с ошибками, то за это могут наказать не только работники ДПС при проверке документов, но и ФНС.

Какое именно наказание понесет водитель, если у него нет на руках путевки, устанавливает КОАП. Считается, что за эксплуатацию транспорта отвечает он сам, поэтому в случае отсутствия путевого листа на водителя будет наложен штраф в 500 рублей.

Кроме этого, штраф могут также наложить на ответственное лицо организации, которое обязано производить оформление таких документов. На него может оформляться штраф в 20 тыс. рублей. Также штрафные санкции могут быть распространены и на компанию, за что на юридическое лицо наказывается на 100 тыс. рублей.

Еще один повод для штрафа - это неверное оформление бланка путевки, либо отсутствие на нем необходимых отметок. Так, если на документе не проставлен штамп о прохождении медосмотра, то может оформляться штраф в сумме 5 тыс. рублей на ответственное лицо и 30 тыс. рублей на компанию. Этот же размер штрафов действует и в случае непрохождения техосмотра перед выездом автомобиля.

Внимание! Необходимо отметить, что данные штрафы равно распространяются как на компании, так и на предпринимателей.

Поскольку путевые листы служат для подтверждения расходов компании, то эти документы может также проверять и ФНС. Если таких бланков нет, либо они были потеряны, то орган посчитает это нарушением учета доходов и расходов, из-за чего наложен штраф в 10 тыс. рублей.

Если в течение одного периода таких нарушений будет выявлено несколько, то размер санкций может быть увеличен до 30 тыс. рублей. Помимо этого, если будет принято решение, что организация произвела занижение налоговой базы, то дополнительно она будет оштрафована в размере 20% от суммы недоплаты.

очень часто становятся объектами проверки не только со стороны налоговых органов, но и внутренних ревизоров и аудиторов. Ведь на их основании бухгалтер производит списание затрат на поездки сотрудников компании, на топливо, ремонт и запасные части, а также начисляет заработную плату водителя и компенсационные выплаты, если сотрудник использует свой автомобиль в процессе работы.

При оформлении данных документов нужно помнить, что для легковых и грузовых автомобилей предусмотрены разные формы путевых листов . Они были утверждены Минтрансом России в соответствующем Приказе. В 2017 году приказ претерпел очередные изменения, результатом которых стало внесение новых реквизитов в рассматриваемый бланк.

Стоит отметить, что компании могут, но не обязаны использовать утвержденные формы документов. Об этом должно быть сказано в утвержденной организации. Компаниям законодательство позволяет самостоятельно разрабатывать бланки.

Единственным условием при этом является наличие обязательной информации , а именно:

• название документа;
• порядковый номер;
• информация о периоде, на который выписан путевой лист;
• информация о владельце автомобиля;
• данные автомобиля, т.е. его тип и модель, государственный номер;
• информация о километраже на начало и конец рабочего дня;
• дата и время, в которое автомобиль покинул стоянку и в которое вернулся;
• личная подпись и ее расшифровка сотрудника, контролирующего километраж автомобиля и время его работы;
• сведения о водителе;
• отметка медика об осмотре водителя;
• отметка о том, что автомобиль перед началом работы прошел технический контроль, с указанием даты и времени проведения такой проверки;
• личная подпись и ее расшифровка сотрудника, выпускающего автомобиль на выезд.

Новые обязательные реквизиты

О том, что механик должен контролировать техническое состояние автомобиля перед каждым рейсом, было указано Минтрансом России еще в 2014 году. Однако необходимого реквизита в путевом листе не было, что позволяло организациям безнаказанно игнорировать данное требование . Теперь же данный реквизит стал одним из обязательных.

С 2018 года нужно указывать точную информацию о владельце ТС. Юридические лица теперь указывают ОГРН, ИП — ОГРИП. Печать и штамп в заголовочной части — больше не обязательные реквизиты.

Унифицированные бланки уже разработаны и утверждены. Компании же, которые их не используют, должны доработать свои документы на предмет соответствия новым требованиям.

Постоянные споры ведутся по поводу того, какие же компании должны соблюдать требования Минтранса – транспортные или же все организации, у которых есть автомобили. Мнение министерства однозначно. Его требования распространяются абсолютно на все юридические лица и индивидуальных предпринимателей, даже если автомобиль используется руководством только для управленческих нужд.

Если компания не соблюдает данное требование, то ей грозит административный штраф в сумме 30 000 руб. , а также расходы на топливо могут быть исключены из налогооблагаемой базы при расчете налога на прибыль.

Сотрудник, которому поручено проведение контроля над техническим состоянием автомобиля перед началом его работы, должен иметь соответствующую аттестацию. Как правило, он является механиком или водителем. Если в компании нет такой должности, то поставить нужную отметку можно в сервисном центре, с которым придется заключить договор на обслуживание имеющегося автопарка.

Специальную подготовку может пройти, например, и сам индивидуальный предприниматель, если его деятельность связана с перевозками.

Если при проведении предрейсового контроля была обнаружена поломка, то отметку в путевом листе ставить не нужно, а автомобиль к выезду не допускается.

Согласно действующим правилам, путевой лист должен выписываться на каждое выезжающее транспортное средство, даже если это автопогрузчик и работает он в пределах склада. Название бланка должно содержать тип автомобиля. Имеется в виду легковой автомобиль или грузовой.

Кроме формы используемого путевого листа в учетной политике должно быть указано, каким образом производится присвоение номеров бланкам . Связано это с тем, что законодательство требует вести учет выдачи путевок в специализированном , где в течение года должна соблюдаться сквозная нумерация. Однако, при наличии в компании нескольких типов транспортных средств допускается нумерация листов для легковых автомобилей обособленно от грузовых.

Период, на который выдается рассматриваемый бланк, зависит от деятельности компании . Если это транспортная компания, то она выдает его сроком на один рабочий день . Исключение составляют командировки. В этом случае путевой лист действует на весь период служебной поездки .

Для всех остальных фирм жестких ограничений нет. Они также могут оформлять документ каждый день, а могут оформить его на месяц. Причем календарный месяц – это максимальный срок, на который он выдается.

Механик или водитель, имеющий соответствующие полномочия, должен заверять дату и время выезда и возвращения, километраж на начало и конец рабочего дня своей подписью. Подпись обязательно должна иметь письменную расшифровку или штамп с данной информацией.

Если на одной машине могут выезжать несколько сотрудников, то путевой лист выдается каждому водителю. В такой ситуации дата, время выезда и показания прибора, учитывающего пробег, вносятся в путевой лист водителя, который выезжает из гаража первым, а дата и время прибытия и километраж в конце рабочего дня – в путевой лист водителя, который вернул автомобиль на место постоянной стоянки.

Сотрудники, которым выдаются путевые листы, должны быть осмотрены медиком до начала работы и после нее. Он должен проставить соответствующий штамп в документ и заверить его своей подписью.

Данное требование на практике довольно часто нарушается, т.к. далеко не каждая компания может позволить себе иметь должность медицинского работника в штатном расписании. Однако отсутствие указанной отметки является серьезным нарушением. Чтобы избежать его, руководителю необходимо заключить договор на медицинское обслуживание со специализированной организацией.

Табличная часть путевого листа предназначена для внесения информации о маршруте сотрудника. Сюда вносятся данные о месте назначения, времени прибытия и выезда оттуда. Причем целесообразным представляется требование о том, чтобы заверяли эти данные ответственные лица .

Например, автомобиль торговой компании был направлен с партией груза для доставки ее в розничные магазины. В этом случае директора магазинов должны подписывать путевой лист при прибытии к ним машины. Эта мера является дополнительной функцией контроля, позволяющей проверять пробег, время работы, также она подтверждает производственный характер затрат, учитываемых по данному документу.

В путевом листе также указывается информация о движении топлива . На его основании производится . Данный участок бухгалтерского учета всегда являлся объектом пристального внимания со стороны различных проверяющих. И довольно часто налоговые органы изымали путевые листы, а точнее затраты на топливо, из расчета налога на прибыль в связи с их некорректностью, что вело к штрафным санкциям и начислению пеней.

Как было указано выше, регистрация выданных путевых листов должна вестись в специализированном журнале . Обычно этот журнал составляется за календарный год, т.к. с нового года нумерация начинается заново. Храниться он должен, как и вся документация, в том числе путевые листы, в течение 5 лет.

В текущем году действующими остаются Положения федерального законодательства, позволяющие юридическим лицам с организационно-правовой формой ООО и АО вообще не пользоваться печатью . Если руководство таких компаний принимает соответствующее решение, то оно должно быть зафиксировано в их уставе.

Таким образом, если в уставе организации указано, что компания не использует печать , то она не ставится ни на одном документе такой организации. Если же компания принимает решение об использовании печати , то ее необходимо ставить только на тех документах, на которых законодательство предусматривает данную обязанность.

Следовательно, Минтранс России, приняв в начале года изменения в Приказ №152 , просто устранил существовавшие разногласия между его положениями и вышеприведенными нормами. В частности, корректировки коснулись п. 12 Приказа, из которого было исключено упоминание о штампе и печати организации, являющейся собственником автомобиля. Считается, что данных, которые указываются в бланке путевого листа о компании, вполне достаточно для идентификации владельца.

Законами регулируется только минимальное количество информации, которая должна быть приведена в рассматриваемом бланке. Поэтому компания может принять решение о том, что она ставит свою печать на путевом листе. Ошибкой это не будет. Только данное решение нужно зафиксировать в своей учетной политике. И нужно помнить, налоговые инспекторы не вправе исключать расходы по таким путевым листам из налогооблагаемой базы.

Новый бланк 2018 года

Корректировки, которые были внесены в Приказ Минтранса России, потребовали изменения утвержденной формы путевого листа . Компании и индивидуальные предприниматели должны доработать бланки, чтобы они содержали все обязательные данные.

Так, необходимо предусмотреть место для заполнения сведений о техническом состоянии автомобиля перед работой и после нее, владельце ТС, ОГРН и ОГРИП. При этом отметка ставится с указанием даты и времени, а также с подписью ответственного сотрудника и ее расшифровкой.

Логичным с точки зрения наглядности и проверки корректности представляется внесение данных о техническом состоянии автомобиля в табличной форме. Пример такой таблицы представлен ниже.

Путевые листы должностные лица компании могут оформлять с помощью компьютера, а могут заполнять и от руки. Законодательство допускает оба варианта оформления. Основное требование – это наличие всех данных, которые перечислены в Порядке оформления путевых листов. В 2018 году путевые листы оформляют на день или срок, не больше одного месяца.

Если сотрудники фирмы используют свои автомобили в служебных целях, то компаниям рекомендуется оформлять путевые листы, иначе налоговые инспекторы при очередной проверке могут посчитать, что она не начислила на компенсации за использование личного транспортного средства сотрудника взносы на пенсионное обеспечение и социальное страхование.

В результате ей грозит не только доначисление указанных выплат, но и пеней, и . В такой ситуации позиция проверяющих однозначна : отсутствие путевого листа говорит о том, что автомобиль не был использован для осуществления основной деятельности фирмы, а сотрудник получил заработную плату, которая, в свою очередь, должна облагаться взносами во внебюджетные фонды. В такой ситуации компании остается только обратиться в суд .

Анализ арбитражной практики показывает, что корректность путевого листа – это гарантия для фирмы отстоять свою позицию . А вот небрежность в оформлении с большой долей вероятности приведет к удовлетворению требований налоговой инспекции или проверяющих со стороны внебюджетных фондов, ведь некорректно оформленный путевой лист считается неполноценным, а значит он не может подтвердить производственный характер поездки.

Такой документ изымается из учета, а затраты по нему восстанавливаются из налогооблагаемой базы, что в конечном итоге приводит к доначислению налога на прибыль, а в некоторых случаях – к отказу в вычете по налогу на добавленную стоимость.

Неполноценным может быть признан путевой лист, даже если в нем были указаны все необходимые реквизиты, но, например, не был указан маршрут движения. В такой ситуации позиции судей всех инстанций сходятся в том, что по такому путевому листу нельзя подтвердить корректность списания топлива, поэтому такие затраты не могут быть включены в расчет по налогу на прибыль.

Инструкция по заполнению путевого листа в 1С Бухгалтерия представлена ниже.

В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3) .

!!! ВНИМАНИЕ!!! В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение ГСМ могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

Вступление
До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата России №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78). Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.

Всего, для юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией строительных машин или автомобильного транспорта утверждено восемь унифицированных форм путевых листов.
По учету работы строительных машин и механизмов:
- путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).

По учету работ в автомобильном транспорте:
- путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
- путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
- путевой лист легкового такси (форма №4);
- путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
- путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
- путевой лист автобуса (форма №6);
- путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.

Для индивидуальных предпринимателей были утверждены следующие формы путевых листов:
- путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
- путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
- путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).

Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152.
Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
Теперь в самостоятельно разработанной форме должны присутствовать следующие реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России №152:
- наименование и номер;
- срок действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68 . Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Заполнение лицевой стороны
Для наглядности, заполнять путевой лист будем следующими данными:

Данные для заполнения
Организация: ООО «Автолидер»
Автомобиль: ГАЗ 3110
Гос. номер: у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

Поля лицевой стороны:
Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.
Серия – указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Дата – это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца . Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011).
Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации.
Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»).
Государственный номерной знак – гос. номер автомобиля (в нашем примере у082ее01).
Гаражный номер – заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.
Водитель – ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.).
Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.
Удостоверение № - номер водительского удостоверения водителя.
Класс – класс водителя.
Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.
В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (в нашем примере ООО «Автолидер» ), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
Адрес подачи – адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.
Время выезда из гаража – заполняется время выезда из гаража. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Солдатов А. В.).
Механик – подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию(в нашем примере Васильев С. Н.).Перед выходом на линию автомобиль должен пройти проверку основных агрегатов на работоспособность. Данную проверку должен проводить механик. Если все агрегаты работают нормально, он подписывает путевой лист.
В свою очередь водитель расписывается в том, что принял автомобиль в исправном состоянии.
Время возвращения в гараж - заполняется время возвращения в гараж. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера подтверждающего своей подписью время прибытия в гараж. Так же диспетчер делает необходимые отметки (опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочее), (в нашем примере Солдатов А. В.).
Автомобиль сдал водитель – подпись и ФИО водителя в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

Марка горючего – заполняется марка топлива которым заправляется автомобиль.
Выдано по заправочному листу – должно указываться количество горючего, выданного в самой организации (если у нее есть запасы топлива или своя заправочная станция). Но на практике, как правило, заносят данные о заправке на сторонних АЗС.
Остаток горючего при выезде – количество горючего находящееся в баке автомобиля перед выходом на линию.
Остаток горючего при возвращении – количество горючего находящееся в баке автомобиля после возвращения в гараж.
Расход по норме – количество топлива расходуемое данным транспортным средством на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации). Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.).
Расход по норме рассчитывается по следующей формуле:
Расход по норме = Пробег х Норма расхода топлива / 100 .
Расход по факту – количество топлива потраченного за время работы по путевому листу и рассчитывается следующим образом:
Расход по факту = количество горючего перед выездом + количество заправленного горючего - количество горючего при возвращении .
Показание спидометра при возвращении в гараж – показание спидометра при возвращении.
Механик фиксирует и подтверждает подписью время возвращения, показания спидометра и движение горючего.
Экономия - Если расход топлива по факту меньше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Перерасход - Если расход топлива по факту больше, чем расход топлива по норме, тогда заполняем это поле.
Мед. сестра – подпись и ФИО медицинского работника допускающего водителя в рейс.
Под подписью медицинского работника ставится печать организации.

Заполнение оборотной стороны
Следует отметить, что как в унифицированной форме, так и в самостоятельно разработанной форме путевого листа информация о конкретном месте следования автомобиля является обязательной. В противном случае, путевой лист, не содержащий информацию о месте следования автомобиля, не является подтверждением произведенных налогоплательщиком расходов на приобретение ГСМ.

Поля оборотной стороны:
Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
Место отправления – Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
Место назначения – Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
Время выезда - Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
Время возвращения - Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
Пройдено - Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
Подпись лица пользовавшегося автомобилем - В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.

Наличие автомобиля у юридического лица налагает определенные обязательства по ведению учета при использовании машины. Одним из документов, необходимых в такой ситуации является путевой лист легкового автомобиля форма-3.

Необходимость в путевых листах

Документ является обязательным во время организации перевозок транспортом компании. Он необходим при планировании, учете и проведении любых транспортных операций. Общий список обязательных документов, которые необходимы штатному водителю, состоят из таких пунктов:

• регистрационные документы на автомобиль и при необходимости на прицеп;
• водительское удостоверение с актуальной категорией;
• товарно-транспортная накладная, в которой указываются параметры перевозимого груза (по форме №1-Т);
• спецразрешение во время перемещения опасных, крупногабаритных либо тяжеловесных грузов;
• заполненный бланк путевого листа (форма №3).

На основании последнего проводится учет топливных ресурсов по предприятию, а также параметр влияет на заработок штатных водителей. Такие расходы напрямую влияют на уровень налогообложения. Исходя из такой зависимости, путевой лист принято относить к главным первичным документам.

Правильное ведение и учет

Действующее законодательство подразумевает наличие следующих актуальных типовых форм:

• № 3 спец. и №3 – форма путевого листа легкового автомобиля;
• №4 – применяется с легковыми такси;
• №4-П и №4-С – в случаях с грузовыми автомобилями;
• №6 спец. и №6 – используется для автобусов.

Все эти листы должны заполняться по определенным правилам, оговоренным Приказом № 152 профильного министерства от 18.09.2008 г. Нормативный акт предполагает выписку документа на текущую смену либо рабочий день. Однако, практика показывает, что часто требуются документы на более длительный срок, например, для дальних служебных командировок или длительных переездов.

Ответственные сотрудники могут готовить для себя образец путевого листа на месяц, что не запрещено законом. Это максимальный срок, допускаемый законом. В документе обязательно указываются даты выбытия/прибытия в гараж. Разрешение оформляется на основании приказа первого руководителя.

Контроль над ведением путевых листов на предприятии проводится при помощи регистрации их в прошнурованном журнале. Каждая страница этой книги нумеруется от руки, а «хвосты» от шнуровки заклеиваются бумажным квадратом, имеющим оттиск печати. Внутри ведутся такие графы:

• номер по порядку;
• название документа;
• компания, предоставляющая транспортное средство;
• параметры автомобиля (госномер, марка и т.д.);
• номер водительского удостоверения и ФИО водителя;
• параметры лицензионных документов, если таковые предусмотрены для конкретной перевозки;
• водительское поручение (задание).

Автомобиль может эксплуатироваться на протяжении не одной, а нескольких смен подряд. Для такой ситуации предусмотрено выписывание нескольких путевых листов. Поле с временем выезда устанавливается в первом из них, а информация о заезде в гараж будет присутствовать только в последнем из них. Для каждой путевки необходимо вносить показания одометра.

Медосмотры для водителей

В каждой путевке должны присутствовать отметки о состоянии здоровья водителя. Они подтверждаются соответствующим штампом и подписью выпускающего сотрудника. Таким образом осуществляется верификация отсутствия алкогольного или наркотического опьянения, и дается допуск к работе.

Если в путевом листе нет подтверждения от медработника, то это относится к грубым нарушениям КЗоТ.

С 2015 года вступил в силу более жесткий регламент, по которому нужно отмечаться у медработника дважды: перед сменой и после нее. По закону осмотру подвергаются не только наемные сотрудники, но и ИП, которые на рейс выходят самостоятельно. Стоимость всех процедур, связанных с медосмотрами, ложится на водителя или автовладельца.

Небольшие компании считают нерентабельными содержание отдельной штатной единицы с медобразованием, а также оснащение и оборудование отдельного кабинета для подобных операций. В большинстве случаев заключается отдельный договор на обслуживание с медорганизацией, имеющий все разрешительные документы .

Нужно знать, что отсутствие оттиска штампа о медосмотре в путевом листе, делает данный документ недействительным для сотрудника ГИБДД.

Взаимоотношения с налоговыми структурами

Заполнять путевой лист необходимо правильно, иначе его могут не принять к сведению налоговые органы, что послужит исключением затрат, описанных в нем, из налогового учета. Даже суд будет на стороне ревизоров, ведь только правильные документы принимаются на производстве в качестве доказательства использования ТС по назначению.