Контакты
Главная / Документы

Кассовая книга. Бланк и образец заполнения

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

  • – проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
  • – проверяет правильность оформления документов;
  • – проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы бухгалтеру для надлежащего оформления.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги. При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и Правилами обмена банкнот и монеты Банка России, утвержденными указанием ЦБ РФ от 26 декабря 2006 г. № 1778-У, и Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 24 апреля 2008 г. № 318-П.

Полученная кассиром сумма должна соответствовать сумме, указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира. Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером и лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

В соответствии с п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т.д. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись сто на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

  • – требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя. На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру;
  • – записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами;
  • – выдает деньги получателю.

При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью: "Оплачено" с указанием числа, месяца и года.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производятся кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, по болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, но расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия – организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в ведомости перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается в документах дня как приложение к ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше трех рабочих дней), кассир должен:

  • – в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе "расписка в получении" поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано". Депонировать неполученную заработную плату нужно по истечении пяти дней, установленных для выдачи заработной платы;
  • – закрыть платежную (расчетно-платежную) ведомость двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись). Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
  • – передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;
  • – записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер №_______".

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием: "Депонированные суммы". Банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.

Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений, обслуживаемых центральными кассами, оплата груда, выплаты пособий по социальному страхованию могут производиться несколькими кассирами или доверенными лицами (раздатчиками). В этом случае главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Кассиры (раздатчики) в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученных денежных суммах и сдать ему остаток наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости для их выплаты. До истечения этого срока кассиры (раздатчики) обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку с указанием объявленной суммы.

Ведение кассовой книги

В обязанности кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под ту часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаст в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

По закону все кассовые операции должны быть оформлены первичными документами – таков порядок учета хозяйственной деятельности любого предприятия.

Госкомитет статистики обозначил перечень унифицированных форм отчетности, который действует и в 2016 году:

  • кассовая книга;
  • приходный ордер;
  • ордер о расходовании средств;
  • книга, где отражается принятие и выдача кассиром денежной массы;
  • расчетно-платежная выписка;
  • платежная ведомость.

Разрешается не подавать кассовые документы индивидуальным предпринимателям, контролирующим и заполняющим отчетность по доходной и расходной части или физическим значениям. Вести кассовую книгу предприниматели тоже не обязаны, однако по собственному желанию физлица это возможно – иногда документация по движению денег позволяет систематизировать порядок ведения бухучета.

Кассовая книга

Деньги, поступающие в кассу организации от реализации товара, обеспечения услуги или выполнения работ, должны быть учтены в специальной кассовой книге. Она может быть представлена в нескольких вариантах: бумажном (печатном) или электронном виде.

Если кассовая книга отпечатана в виде бланков, скрепленных в единое целое, бухгалтер пронумеровывает страницы еще до начала пользования документом, внизу ставится подпись предпринимателя и отвечающего за составление отчетности по фирме. Если кассовая книга хранится на флеш-устройстве или ПК, руководитель должен побеспокоиться о закрытом доступе для других сотрудников, чтобы избежать внесения в документ заведомо ложной информации. Подтверждением того, что электронной кассовой книге можно верить, будет электронная подпись.

Если кассовая книга оформлена в электронном варианте, листы тоже нумеруются, но делает это специальная программа. Распечатывать книгу лучше каждую неделю, чтобы после не запутаться в листах, ведь кассовая книга предоставляется 1 раз в год. Записи в папку вносятся непосредственно кассиром, основанием для заполнения кассовой книги являются приходные и расходные ордеры. Если деньги поступают от агентов, средства фиксируются в отдельных кассовых журналах, которые заполняются самими агентами.

Задача кассира – в конце каждой рабочей смены сверять информацию, взятую из кассовой книги, со сведениями, проходящими в кассовой отчетности, если все в порядке – результат фиксируется подписью с указанием остатка наличной денежной массы в кассе. Окончательную проверку делает бухгалтер, а затем и руководство организации.

Что делать, если в какой-то из дней отсутствовали кассовые операции? Остаток каждый раз забирать нет необходимости – сумма по остатку определяется тем днем, когда хозяйственная деятельность по движению денег осуществлялась.

Для чего нужен приходный и расходный ордера

Из названия приходного ордера сразу становится понятным, что этот документ отвечает за отображение поступающих наличных средств в кассу. Чаще всего ордера заполняются традиционно вручную, но также возможен вариант составления на ПК или при помощи печатной машинки. Помарки и исправления допускать нельзя, сделали ошибку – придется переделывать.

В приходный ордер всегда входят такие составляющие:

  1. Регистрационный номер.
  2. Название организации, возможно, отдел или указание филиала с определенным ОКПО.
  3. Число, когда составлялся документ.
  4. Нумерация счета или субсчета, для последующего отражения в бухгалтерском учете.

Если кассир выдает средства, в 2019 году заполняется расходный ордер. Ко всему прочему он заверяется начальством и главным бухгалтером.

Когда кассир может выдать деньги? Если у получателя на руках есть расписка с указанием суммы в рублях, обозначенной не цифрами, а словами, также при себе гражданин должен иметь паспорт или другой документ, который может подтвердить его личность. Информация, находящаяся в представленных документах, записывается кассиром отдельно.

Для выдачи средств основанием также может послужить доверенность. Тогда в ордере следует зафиксировать имя человека, на которого выписана доверенность, этот документ прикладывается к ордеру.

Книга учета наличных

Если предприятие более крупное и на нем работает сразу несколько кассиров, в обязанности старшего кассира входит ведение книги учета денежных средств. В начале рабочей смены бухгалтер имеет право передавать деньги подотчетным лицам на нужды в отношении осуществления их профессиональной деятельности. Эти сотрудники ставят подпись в книге, а в завершение дня отдают остаток и снова расписываются.

Если деньги выдаются с целью выплатить зарплату, отчет включает в себя заполнение документации вплоть до даты, указанной в платежке. Наличные, которые числятся на остатке, каждый день кладутся в конверт, где определяется точная сумма, а после конверт передается бухгалтеру под расписку.

Что такое расчетно-платежная ведомость

Документ необходим для контроля за отработанным сотрудниками временем, начислениями, удержаниями и, наконец, выплатами работникам организации. Заполнением ведомости занимается бухгалтер, одного образца достаточно, чтобы обработать первичные документы, учитывая выработку, отработанные часы и т. д.

В 2016 году принято начислять заработную плату на банковские счета трудящихся, в этом случае оформляется расчетная ведомость. В ней фиксируются:

  • зарплата к выдаче;
  • социальная помощь;
  • надбавки и премии;
  • вычеты и удержания из зарплаты.

На титульном листе принято отражать совокупную сумму выплат, на которую после составляется расходный ордер, число заполнения последнего фиксируется в ведомости. Если кому-то из сотрудников не начислена заработная плата, напротив, в строке указывается «депонировано». Если расчет с сотрудниками происходит наличными, в дело вступает расчетно-платежная ведомость.

Как ведется платежная ведомость

Когда предприятие выдает зарплату или осуществляет другие виды выплат, информация всегда заносится в платежную ведомость. Некоторые кассиры по-прежнему ориентируются на расходный ордер, но опытные бухгалтеры отдают предпочтение учету в ведомости.

Окончательная проверка в 2019 году ложится на плечи главного бухгалтера, заверяет эту проверку руководство фирмы. Исправлений в отчетности быть не должно.

Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.

Сущность и специфика проведения кассовых операций

Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.

Кассовые операции состоят из следующих этапов :

  • зачисление;
  • передача;
  • пересчет банкнот, монет;
  • хранение;
  • документирование кассовых операций.

Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.

Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.

От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.

Порядок проведения кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.

Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.

Документы для ведения кассового учета

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.


Особенности заполнения кассовой книги

Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.

Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.

При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.

После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.

Приходный и расходный ордера

Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Приходный ордер должен содержать :

  • номер регистрации;
  • название компании;
  • код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
  • номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
  • дата регистрации ордера.

После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.

Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.

Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.

Другие документы для учета финансовых операций

Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.

Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.

Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.

Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.

Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.

Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.

Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.

Каждая хозяйственная операция предприятия обязательно должна иметь документальное подтверждение.

Кассовые операции, а именно, прием и выдача денег подпадают под эту категорию, поэтому законодательством предписывается документальное оформление всех кассовых операций.

Подробно это расписано в Положении о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» № 373-П Центрального банка (далее – Положение).

Там, в частности указано, что предприятия должны оформлять кассовые операции типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Государственным комитетом статистки России и согласованными с Министерством финансов и Центральным банком России.

Документальное оформление кассовых операций

Госкомитетом статистики РФ утверждены унифицированные формы первичной учетной документации.

Это документы, при помощи которых должна вестись документация кассовых операций, проводимых на предприятии:

Кассовая книга;
- расходный ордер;
- приходный ордер;
- расчетно-платежная ведомость;
- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
- платежная ведомость.

Остановимся чуть подробнее на документах, которыми должны оформляться кассовые операции предприятия. Все они отражены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Кассовая книга

Кассовая книга (ОК 0310004) - это документ, в котором ведется учет наличных денег, поступающих в кассу предприятия.

Этой теме – правильному ведению кассовой книги полностью посвящен (пятый) раздел Положения. Там отмечено, что кассовая книга может вестись как в бумажном виде, так и в электронном.

В случае традиционного ведения книги, т.е. на бумаге, все листы документа должны быть пронумерованы еще до начала записей.

Скрепляющая бумага должна быть подписано главным бухгалтером и руководителем предприятия. Она должна быть также заверена печатью организации или ИП (при наличии).

Если книга ведется в электронном виде, то обязательно должны быть приняты все возможные меры для того, чтобы сведения в книге изменить или подделать было невозможно.

Записи в такой книге должны быть заверены цифровыми электронными подписями уполномоченных лиц. Решение о сроках, когда нужно распечатывать информацию (раз в день, еженедельно, ежеквартально и т.п.) принимает руководитель.

Нужно при этом учитывать, что в случае проведения внешней проверки кассовую книгу придется распечатывать.

Нумерация страниц ведется и в электронном варианте книги, в этом случае она появляется автоматически, в хронологическом порядке.

Экземпляры распечатанных листов кассовой книги нужно собирать в отдельную папку. Лучше делать это мере желания или возможности, но не затягивать: в течение календарного года книгу нужно собрать.

Записи в кассовой книге должен делать кассир, получая приходные и расходные ордера, причем только на те средства, которые поступают непосредственно в кассу.

Принятые банковским субагентом или платежным агентом наличные деньги, фиксируются в тех кассовых книгах, которые обязаны вести сами агенты.

Кассир в завершении каждого рабочего дня обязан сверить данные книги с данными всех кассовых документов и зафиксировать своей подписью остаток наличных средств. Далее сверку данных проводит либо главный бухгалтер, либо руководитель предприятия (если нет бухгалтера) и тоже ставит свою подпись.

Если в какой-то один день или даже несколько дней не производится ни одной кассовой операции, то каждый раз остаток выводить не нужно, так как суммой остатка можно считать выведенный в последний день, когда производились кассовые операции.

Если кассовая книгу ведется не старший кассиром, а просто кассиром (или заменяющим его работником) какого-либо отделения, то после того как будет выведен остаток наличных средств, этот лист кассовой книги передается руководителю. В том случае, когда книга существует в бумажном виде, должен передаваться отрывной лист, если книга электронная – распечатка.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер предприятия, а в его отсутствие – руководитель.

Приходный ордер

ПКО – приходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310001 и служит для документального оформление всех кассовых операций, то есть поступления наличных денег в кассу.

Ордер заполняется и вручную, и на компьютере или же на печатной машинке. Исправления и помарки не допускаются ни при каких условиях.

Кроме регистрационного номера у ордера должны иметься следующие реквизиты:

Наименование организации или структурного подразделения;
- указанием его кодов и структурного подразделения по ОКПО;
- дата заполнения;
- номер субсчета или корреспондирующего счета.

Кассир должен обязательно проверить все сведения, содержащиеся в приходном ордере на полноту и правильность всех прилагаемых документов.

Расходный ордер

РКО – расходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310002 и является необходимым для оформления выдачи денежных средств из кассы предприятия.

Реквизиты расходного ордера не отличаются от реквизитов приходного, он должен быть обязательно заверен главным бухгалтером предприятия и подписан либо руководителем, либо лицом, уполномоченным руководителем.

Кассир, выдавая средства, обязан проверить у получателя расписку, которая заполняется только получателем, и где сумма рублей должна быть указана прописью, а копеек – цифрами. Необходим и документ, подтверждающий личность (это может быть даже удостоверение), а также реквизиты документа.

Если деньги выдаются по доверенности, в ордере после ФИО получателя обязательно указывается имя доверенного лица. При выдаче денежных средств по ведомости перед распиской в получении кассир обязательно должен сделать соответствующую отметку - «По доверенности». Сама доверенность прикладывается к ордеру или же к ведомости.

Оформление кассовых операций

Книга учета средств должна вестись старшим кассиром, и предназначена для документирования кассовых операций, которые происходят между старшим кассиром предприятия и остальными кассирами в течение рабочего дня. Такой учет ведется лишь на крупных предприятиях, в небольшой компании необходимости в такой книге просто нет. Код книги согласно ОК 0310005.

В начале каждого рабочего дня главбух выдает наличные деньги необходимому кругу людей под роспись в книге, а в конце работы остаток средств под роспись сдается.

Если средства выдаются для выплаты зарплаты, отчитаться за них необходимо до окончания срока, который указан в платежной ведомости. Остаток денег ежедневно опечатывается в конверте с точным указанием суммы, и сдается под расписку главному бухгалтеру. Если по окончании срока, отмеченного в платежной ведомости, какая-то сумма остается, то она должна быть возвращена в центральную кассу.

Расчетно-платежная ведомость

Это документ, который учитывает отработанное время, начисления, удержания и выплаты работникам предприятия. Согласно общему классификатору – код 0301009.

Ведомость составляется в бухгалтерии в единственном экземпляре на основе первичных документов по учету фактически отработанного времени, выработки и т. п.

Если работникам перечисляют заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость.

В этой ведомости должны быть указаны необходимые к выдаче сотруднику суммы: это заработная плата, надбавки и премии, социальные выплаты, а также все удержания и вычеты. Общая сумма отражается на титульном листе.

Если работникам по каким-либо причинам по окончанию определенного срока зарплата не была выплачена, бухгалтер делает отметку - «депонировано». Последняя графа ведомости содержит информацию об общей сумме выплат, и на нее составляется РКО. Номер и дату ордера фиксируют в ведомости.

Платежная ведомость

Этот документ ведется для учета выдачи зарплаты и прочих выплат сотрудникам предприятия. Согласно общему классификатору – код 0301011.

Оформляется ведомость так же, как и расчетно-платежная. Заработную плату работникам выплачивают иногда и по расходному кассовому ордеру, однако, разумнее вести такой учет в ведомости.

Все документирование кассовых операций ведет главный бухгалтер (или лицо его заменяющее) или руководителем. В документах исправления не допускаются.