Главная / Документы

Доставка документов курьерской службой бухгалтерский учет. Расходы на экспресс-доставку документов

Иногда в процессе хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость срочной доставки важных документов, например, в другой регион. При этом из числа возможных вариантов, разумеется, выбирается наиболее надежный и быстрый способ. В данной статье мы рассмотрим вопросы учета затрат на экспресс-доставку документов.

На практике государственные (муниципальные) учреждения самостоятельно определяют способы доставки важных документов в сторонние организации. Перечень способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, не так много. В частности, можно направить документы– при помощи услуг почтовой связи;На практике государственные (муниципальные) учреждения самостоятельно определяют способы доставки важных документов в сторонние организации. Перечень способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, не так много. В частности, можно направить документы:

– при помощи услуг почтовой связи;

– при помощи собственной курьерской доставки;

– путем обращения к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставку.

Достаточно часто выбор делается в пользу последнего варианта как гарантирующего своевременное получение документов, а также имеющего дополнительные гарантии и обеспечивающего компенсацию ущерба отправителю в случае утери документов.

Юридический аспект.

От правильной юридической квалификации договорных отношений во многом зависит надлежащая организация бухгалтерского учета.

Договор оказания курьерских услуг, в том числе экспресс-доставки документов, в большей степени соответствует признакам договора перевозки.

Напомним, что согласно п. 1 ст. 785 ГК РФ по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его правомочному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату.

Аналогичным образом по договору экспресс-доставки срочных документов исполнитель обязан принять у заказчика или иного лица по заданию заказчика корреспонденцию, доставить ее по обозначенному заказчиком адресу и вручить лицу, указанному заказчиком или определяемому в предусмотренном договором порядке по согласованию с заказчиком. Сроки доставки непосредственно устанавливаются договором между учреждением-заказчиком и курьерской службой.

На практике в наименовании рассматриваемого договора часто используются формулировки об «оказании услуг» по экспресс-доставке. Однако это не означает, что к данным правоотношениям применяются нормы гражданского законодательства, регламентирующие отношения между сторонами соглашения о возмездном оказании услуг.

В силу норм с т. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Правила, установленные нормами действующего законодательства РФ в отношении договоров на оказание услуг, применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию, но не применяются к договорам перевозки.

В главе 40 «Перевозка» ГК РФ договоры перевозки почты или документов не упомянуты. Однако о применении к рассматриваемым отношениям именно положений о перевозке свидетельствуют иные нормативные правовые акты.

Так, перевозка почты производится в соответствии с нормами, установленными в федеральных законах о связи (от 16.02.1995 № 15‑ФЗ), о почтовой связи (от 09.08.1995 № 129‑ФЗ), в которых непосредственно упоминается термин «перевозка».

Бухгалтерский учет.

Затраты на экспресс-доставку документов отражаются в том же порядке, что и иные договоры с исполнителями. Сложности могут возникать только с выбором подстатьи КОСГУ, подлежащей применению.

Имеется три основных точки зрения по данному вопросу и три варианта выбора между КОСГУ 221, 222 и 226.

В соответствии с нормами Приказа Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации» на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ относятся расходы на приобретение услуг связи, в том числе:

– услуг почтовой связи, в частности пересылки почтовых отправлений (включая расходы на упаковку почтового отправления), пересылки почтовой корреспонденции с использованием франкировальной машины;

– услуг фельдъегерской и специальной связи;

– другие аналогичные расходы.

На подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ относятся расходы на приобретение транспортных услуг, в том числе:

– плата за перевозку (доставку) грузов (отправлений) по соответствующим договорам перевозки (доставки, фрахтования);

– оплата договоров гражданско-правового характера, заключенных с физическими лицами, на оказание транспортных услуг;

– другие аналогичные расходы.

На подстатью 226 КОСГУ подлежат отнесению расходы, не отнесенные на подстатьи 221, 225.

В Письме Федерального казначейства от 06.08.2013 № 42‑2.2‑
06/45 была выражена согласованная с Минфином позиция по рассматриваемому вопросу. В данном документе сказано, что услуги по доставке документов, оказываемые:

– ФГУП «Почта России», следует относить на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ, если на осуществление этого вида деятельности требуется оформление лицензии;

– организациями, оказывающими в соответствии с осуществляемыми ими видами деятельности, услуги по транспортной обработке грузов, а также организациями по перевозке грузов (например, компания DHL International), следует относить на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ;

– организациями, оказывающими услуги по курьерской доставке, следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Однако стоит дополнить, что в рассматриваемой ситуации необходимо анализировать договор с курьерской службой и перечень документов, которые выдаются в подтверждение исполнения договора. Чаще всего экспресс-доставку документов нужно отражать в учете с применением подстатьи 222 КОСГУ.

Рассмотрим пример из судебной практики. Так, по материалам одного из дел в 2015 году учреждением был принят к учету авансовый отчет сотрудника по оплате авиа-экспресс-доставки документов по авиатранспортной накладной.

Данные расходы были приняты к учету по коду 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ и счету 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

Суд не посчитал этот порядок соответствующим законодательству по следующим причинам. Основным видом деятельности компании-исполнителя в силу выписки из ЕГРЮЛ являлась транспортная обработка грузов. Согласно условиям доставки заказчик выступал в качестве грузоотправителя, а под «грузом» понимались все документы, перевозимые по одной авианакладной.

Расходы на доставку документов были подтверждены авиатранспортной накладной. При этом на основании п. 2 ст. 785 ГК РФ составление и выдача отправителю груза транспортной накладной подтверждает заключение договора перевозки груза, следовательно, расходы на оплату услуг по доставке документов подлежали отнесению на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ.

Вопросы целевого использования средств.

В силу ст. 306.4 БК РФ нецелевым использованием бюджетных средств признаются направление средств бюджета бюджетной системы РФ и оплата денежных обязательств в целях, не соответствующих полностью или частично целям, определенным законом (решением) о бюджете, сводной бюджетной росписью, бюджетной
росписью, бюджетной сметой, договором (соглашением) либо иным документом, являющимся правовым основанием предоставления указанных средств.

Нецелевое использование бюджетных средств, выразившееся в нецелевом использовании финансовыми органами (главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств бюджета, которым предоставлены межбюджетные трансферты) межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, а также кредитов бюджетам бюджетной системы РФ, влечет бесспорное взыскание суммы средств, полученных из другого бюджета бюджетной системы РФ, в размере средств, использованных не по целевому назначению, и (или) в размере платы за пользование ими либо приостановление (сокращение) предоставления межбюджетных трансфертов (за исключением субвенций).

Актуальным является вопрос: могут ли и при каких обстоятельствах затраты на экспресс-доставку документов быть признаны фактом нецелевого расходования бюджетных средств с угрозой возникновения соответствующих негативных последствий в отношении учреждения?

Материалы контрольных мероприятий органов государственного (муниципального) финансового контроля позволяют сделать вывод, что к нецелевому использованию средств можно, например, отнести:

– использование средств на оплату расходов, не предусмотренных планом финансово-хозяйственной деятельности на соответствующий финансовый год;

– использование бюджетных средств на оплату расходов, которые должны осуществляться за счет средств из внебюджетных источников;

– использование средств на оплату работ и услуг, не связанных с деятельностью учреждения.

Для того, чтобы избежать риска признания затрат на экспресс-доставку документов нецелевыми, необходимо быть готовыми обосновать, что иной, менее затратный способ доставки документов по какой‑либо причине был недоступен или не удовлетворял интересам учреждения.

Подтверждают это материалы проверок по аналогичным (схожим) ситуациям. Так, в соответствии с материалами Бюллетеня № 3(17) за 2013 год контрольно-счетной палатой Ставропольского края в ходе проверки целесообразности и законности расходования средств на хозяйственные цели одного из учреждений было установлено, что согласно авансовому отчету сотруднику были возмещены расходы на проезд в Москву для доставки документов участника Всероссийского конкурса. На основании условий Всероссийского конкурса форма и способ предоставления документов для участия в конкурсе не были установлены. Учитывая тот факт, что документы могли быть направлены получателю иным, менее затратным способом (например, почтовым отправлением), вышеуказанные затраты учреждений на личную доставку документов были признаны специалистами контролирующих ведомств экономически неоправданными и нецелесообразными.

Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №12, 2017 год

Вести бухгалтерский учёт обязаны все юридические лица вне зависимости от размера бизнеса и организационно-правовой формы. Зачастую небольшим предприятиям невыгодно содержать постоянного бухгалтера в штате – для него просто нет ежедневной работы. Оптимальный выход в такой ситуации – разовые бухгалтерские услуги, оказываемые специализированной компанией.

Малым предприятиям, выбравшим упрощённый способ ведения бухгалтерского учёта, наличие бухгалтера в штате – также лишний обременительный расход. А в случае отсутствия финансово-хозяйственной деятельности кому-то всё равно нужно представлять периодическую отчётность в налоговые органы. И здесь опять вам на выручку приходят разовые бухгалтерские услуги.

Что это такое?

Заказав разовые бухгалтерские услуги, вы получаете квалифицированного бухгалтера, который будет работать с вашей компанией только тогда, когда это необходимо. Но при этом вы можете быть уверены в полном соответствии бухгалтерского учёта и отчётности в вашей организации всем требованиям российского законодательства.

Наш специалист предоставит вам разовые бухгалтерские услуги по первому требованию и гарантированно избавит вашу компанию от претензий налоговых органов и социальных фондов.

Перечень основных видов разовых бухгалтерских услуг:

Постановка бухгалтерского и налогового учёта с нуля при реорганизации компании или в момент создания нового юридического лица;

Восстановление запущенной системы бухгалтерского и налогового учёта: исправление ошибок, временных пропусков, консолидация данных, реставрация первичных документов;

Разовые бухгалтерские услуги по расчёту заработной платы и начислению налогов с фонда оплаты труда;

Подготовка и представление ежегодных сведений по персонифицированному учёту в ПФР;

Разовые консультационные услуги по бухгалтерскому учёту и исчислению налогов.

В чём выгода?

Несомненное преимущество разовых бухгалтерских услуг по сравнению с бухгалтером в штате – экономия финансовых средств и времени.

Разовые бухгалтерские услуги дешевле постоянного работника на зарплате. При этом профессионализм и опыт наших сотрудников заведомо выше квалификации рядового бухгалтера. Звоните нам или оставьте заявку на обратный звонок на нашем сайте и убедитесь в высочайшем качестве оказываемых нами разовых бухгалтерских услуг.

Разовые услуги

Восстановление бухгалтерского учета	От 9000 руб. за отчетный период
Выезд в ФНС, ПФР, ФСС для сдачи отчетности	500 руб./поездка
Выезд в офис клиента / Отправка 1 ценного письма по почте	600 руб.поездка /150 руб. отправка
Ежегодное подтверждение основного вида деятельности в Фонде социального страхования	1 000 руб.
Налоговые декларации граждан и индивидуальных предпринимателей	От 4000 руб.
Оформление документов для валютного контроля банка (при наличии валютных операций) Оформление паспортов сделок при совершении валютных операций, справок о валютных операциях, и т.д.	800 руб.за один документ
Оптимизация налогообложения	От 30000 руб.
Печать документов (1 стр.)	5 руб.
Получение выписки из ЕГРЮЛ	2 000 руб.
Получение архивных копий Учредительных документов из ИФНС	2000 руб.
Получение справки из ФНС и из внебюджетных фондов об отсутствии задолженности	1000 руб.
Подготовка заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения, сдача в ИФНС, получение в ИФНС Свидетельства через 1-1,5 месяца. Для ИП – нужна нотариальная доверенность	3000 руб.
Получение извещения страхователя из Пенсионного фонда, Фонда социального страхования, Фонда медицинского страхования.	2000 руб. за один фонд
Подготовка счета, платежного поручения, счета-фактуры. Осуществляется по устному заказу клиента.	100 руб за документ
Подготовка полного пакета договоров (маркетинговых, консультационных, информационных) договора, отчета, счета, акта, счета-фактуры.	от 5 000 руб.за один комплект документов
Предварительный расчет результатов финансово-хозяйственной деятельности Заказчика до окончания текущего налогового (отчетного) периода по просьбе Заказчика на основании имеющихся у бухгалтера первичных документов без закрытия баланса.	5 000 руб.
Подготовка копий документов, других документов для нотариального заверения В услугу входит только копирование документов, нотариальное заверение оплачивается отдельно по тарифам нотариуса.	10 руб.за 1 страницу
Поездка сотрудника в ИФНС, ПФР, ФОМС, ФСС, Управление статистики, не связанная со сдачей отчетности (урегулирование прочих вопросов с налоговыми и иными органами).	600 руб. за поездку
Регистрация обособленного подразделения. Подбор, подготовка, сбор необходимых документов для регистрации обособленного подразделения, находящегося вне основного адреса местонахождения организации (без внесения подразделения в учредительные документы).	7 000 руб.
Составление письма от организации	500 руб.
Сдача отчетности почтовым отправлением с описью вложения	500 (за комплект отчетности)
Сдача отчетности курьером в ФСС / ИФНС / Мосгорстат	1000 (за каждый отчет)
Сдача отчетности курьером в ПФР нулевой / не нулевой	2000 / 3000 (за каждый отчет)
Сдача отчетности по телекоммуникационным каналам связи	500 (за каждый отчёт)
Услуги по заполнению на основании предоставленных данных и представление в государственные органы отчетности	От 2500 руб. за каждый комплект отчетности

Также, у нас вы можете заказать

Доставка бухгалтерских документов курьером может существенно упростить работу финансового сектора организации. Так легче вести документооборот. Поэтому практика обращения к курьерским службам реализуется во многих компаниях. Мы расскажем о нюансах доставки отчетности в вышестоящие инстанции и о многом другом, касающемся этой непростой темы.

Плюсы доставки бухгалтерских документов курьером

Каждая организация сталкивается с необходимостью предоставления отчетности в ИФНС, Пенсионный фонд, ГосКомСтат и другие государственные органы. Это обязанность любого юридического лица, и она мало у кого вызывает приятные эмоции. Во-первых, руководителю нужно выделить время на доставку или найти ответственного сотрудника, который бы без оплошностей справился с этой задачей. Во-вторых, ему придется преодолеть многочисленные пробки, которые могут встретиться по дороге в налоговую инспекцию. В-третьих, очень утомляет самое ожидание в государственных инстанциях. Не у всех есть свободное время, чтобы сидеть и дожидаться своей очереди. Поэтому доставка бухгалтерских документов курьером более выгодна для современных фирм. Как руководителю организации, она дает Вам возможность:

Не покидать рабочее место для сдачи отчетности. Вы можете продолжать заниматься срочными делами и сконцентрироваться на текущих проектах;
Автоматизировать процесс взаимодействия с вышестоящими инстанциями. Договор на доставку бухгалтерских документов может быть заключен на продолжительный период, и в указанный день курьер будет приезжать и забирать бумаги без лишних напоминаний;
В случае необходимости иметь возможность для оперативной сдачи документации в государственные органы. Услуга «экспресс-доставка» по Москве выполняется всего лишь в течение одного часа. Опытному курьеру не составит большого труда за минимум времени доехать до инстанций, расположенных в Московской области, быстро и качественно выполнить доставку бухгалтерских документов.

Организованная финансовая деятельность с четким документооборотом - залог успешного развития бизнеса. Сегодня это возможно, в том числе и благодаря посреднической помощи курьерских агентств. Служба «Метеор» с 2002 года работает на рынке доставки официальных бумаг и посылок и успешно сотрудничает с крупнейшими российскими предприятиями.

Нюансы процесса доставки

Организовать процесс доставки бухгалтерских документов с нашим исполнителем очень просто:

Руководителю организации следует написать доверенность на имя курьера и передать ему нужные бумаги;
После этого курьер выезжает в государственный орган, занимает там очередь;
Далее курьер заходит на прием к инспектору. Он передает ему все документы, получает отметки о принятии отчетности и может в тот же день привезти Вам Ваши экземпляры.

Если Вас интересует курьерская доставка бухгалтерских документов, свяжитесь с нашими консультантами по телефону. В разделе «Цены и тарифы» Вы сможете ознакомиться с .

Иногда в процессе хозяйственной деятельности может возникнуть необходимость срочной доставки важных документов, например, в другой регион. В статье рассмотрим учета таких затрат.

при помощи услуг почтовой связи;

при помощи собственной курьерской доставки;

путем обращения к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставку.

Юридический аспект.

В силу норм ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. Правила, установленные нормами действующего законодательства РФ в отношении договоров на оказание услуг, применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию, но не применяются к договорам перевозки.

Так, перевозка почты производится в соответствии с нормами, установленными в федеральных законах о связи (от 16.02.1995 № 15-ФЗ), о почтовой связи (от 09.08.1995 № 129-ФЗ), в которых непосредственно упоминается термин «перевозка».

Бухгалтерский учет.

Вопросы целевого использования средств.

Нецелевое использование бюджетных средств, выразившееся в нецелевом использовании финансовыми органами (главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств бюджета, которым предоставлены межбюджетные трансферты) межбюджетных субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов, имеющих целевое назначение, а также бюджетам бюджетной системы РФ, влечет бесспорное взыскание суммы средств, полученных из другого бюджета бюджетной системы РФ, в размере средств, использованных не по целевому назначению, и (или) в размере платы за пользование ими либо приостановление (сокращение) предоставления межбюджетных трансфертов (за исключением субвенций).

использование средств на оплату расходов, не предусмотренных планом финансово-хозяйственной деятельности на соответствующий финансовый год;

использование бюджетных средств на оплату расходов, которые должны осуществляться за счет средств из внебюджетных источников;

использование средств на оплату работ и услуг, не связанных с деятельностью учреждения.

Для того, чтобы избежать риска признания затрат на экспресс-доставку документов нецелевыми, необходимо быть готовыми обосновать, что иной, менее затратный способ доставки документов по какой-либо причине был недоступен или не удовлетворял интересам учреждения.

Подтверждают это материалы проверок по аналогичным (схожим) ситуациям. Так, в соответствии с материалами Бюллетеня № 3(17) за 2013 год контрольно-счетной палатой края в ходе проверки целесообразности и законности расходования средств на хозяйственные цели одного из учреждений было установлено, что согласно авансовому отчету сотруднику были возмещены расходы на проезд в Москву для доставки документов участника Всероссийского конкурса. На основании условий Всероссийского конкурса форма и способ предоставления документов для участия в конкурсе не были установлены. Учитывая тот факт, что документы могли быть направлены получателю иным, менее затратным способом (например, почтовым отправлением), вышеуказанные затраты учреждений на личную доставку документов были признаны специалистами контролирующих ведомств экономически неоправданными и нецелесообразными.

Из вопроса не ясно, что курьер доставлял, кто им являлся - фирма или физическое лицо, каким видом деятельности занимается сама организация, чей сотрудник воспользовался услугами курьера.

Допустим в качестве курьера было курьерское агентство, которое оказывало услуги по доставке и распространению безадресных рекламно-информационных материалов. Тогда затраты на оплату таких услуг следует отнести в целях исчисления налога на прибыль организаций к рекламным расходам. При этом данные расходы будут относиться к нормируемым в соответствии с абзацем 5 пункта 4 статьи 264 НК РФ.
При методе начисления рекламные расходы, связанные с оплатой сторонним организациям выполненных работ (оказанных услуг), учитываются либо на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, либо на дату предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо в последний день отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, см. также Письмо Минфина России от 29.03.2010 N 03-03-06/1/201).
Если ваша организация применяет кассовый метод, то рекламные расходы признаются таковыми после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

В бухгалтерском учете расходы на рекламу признаются расходами по обычным видам деятельности в качестве коммерческих расходов (пункты 5, 7 ПБУ 10/99). Такие затраты отражаются по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».. Они не нормируются и могут включаться в расходы полностью в том отчетном периоде, к которому они относятся, если это предусмотрено учетной политикой организации (п. п. 9, 20 ПБУ 10/99).

Предположим организация, осуществляет оптовую торговлю покупными товарами, и ее подотчетный сотрудник воспользовался услугами курьерской службы для передачи покупателю пакета документов по заключенному договору (оригинал договора, спецификация и др.)

Для целей налогообложения прибыли налогоплательщики, осуществляющие оптовую торговлю, формируют расходы на реализацию с учетом положений статьи 320 НК РФ. Согласно абзацу 3 статьи 320 НК РФ все расходы текущего месяца, за исключением прямых расходов (стоимости приобретенных товаров и расходов на доставку покупных товаров до склада налогоплательщика-покупателя) и внереализационных расходов, являются косвенными расходами и в полном объеме уменьшают доходы от реализации текущего месяца. Таким образом, стоимость услуг курьерской службы (без учета НДС) учитывается в составе расходов на оплату услуг связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) на дату, определяемую в соответствии с подпунктом 3 пункта 7 статьи 272 НК РФ.

В рассматриваемом случае в бухгалтерском учете расходы на оплату услуг курьерской службы являются расходами по обычным видам деятельности и признаются в размере договорной стоимости услуг (без учета НДС) (пункты 5, 6 ПБУ 10/99). Сумма расхода отражается в данном случае записью по дебету счета 44 "Расходы на продажу" и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Расходы, связанные с реализацией товаров, в качестве коммерческих расходов могут включаться в себестоимость реализованных товаров полностью в отчетном году их признания, если такой порядок учета коммерческих расходов предусмотрен учетной политикой организации (п. 9 , 20 ПБУ 10/99).