Главная / Документы

Автоматизация учета кассовых операций на предприятии. Автоматизация приходных и расходных кассовых операций

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Автоматизация учета кассовых операций. Характеристика нормативно-справочной информации. Структура данных и логичные равенства для автоматизированного формирования корреспонденции счетов хозяйственных операций по учету кассовых выплат работникам.

контрольная работа , добавлен 26.07.2009

Особенности бухгалтерского учета кассовых операций. Описание технологии ведения учета кассовых операций с использованием программного продукта "1С. Предприятие 7.7" и "1С. Предприятие 8.2". Основные отличия используемых версий 7.7 и 8.2 "1С. Предприятие".

курсовая работа , добавлен 22.04.2014

Применение пакета прикладных программ для автоматического учета, оформления почтово-кассовых операций, первичной обработки данных по услугам, оказываемым Почтой России. Открытие операционного дня в системе "WinPost". Формирование отчетных документов.

презентация , добавлен 10.04.2013

Нормативно-правовое регулирование учета валютных операций, их классификация. Автоматизация задачи учета операций с иностранной валютой с помощью создания приложения для совершения и учета валютно-обменных операций. Форма с входными данными для расчета.

курсовая работа , добавлен 23.06.2011

Использование объектно-ориентированного подхода для минимизации затрат в процессе продажи и обслуживания контрольно-кассовых машин. Детализация алгоритмической и логической реализации операций системы. Построение базовой модели и диаграммы деятельности.

контрольная работа , добавлен 19.03.2015

Автоматизация учета закупки и реализации продукции. Сущность задач учета операций товародвижения. Характеристика входной, постоянной, промежуточной и результатной информации. Структура программных средств. Руководство программиста и пользователя.

курсовая работа , добавлен 23.12.2013

Проектирование автоматизированной информационной системы для учета банковских операций в бюджетной организации на платформе 1C: Предприятие. Блок-схема алгоритма решения задачи. Инструкция пользователю, установка программы и контрольный пример ее работы.

дипломная работа , добавлен 23.09.2012

Формирование и предоставление бухгалтерской информации в электронном виде внешним контролирующим органам. Сущность комплекса задач по автоматизации учета банковских операций, ее реализация программе "1С: Бухгалтерия". Особенности технология автоматизации.

курсовая работа , добавлен 23.09.2016

Денег

Автоматизация расчетов с использованием электронных

Электронный перевод денежных средств может осуществляться как мы уже отмечали ранее посредством применения платежных инструментов, обеспечивающих доступ клиента к банковскому счету, но также и посредством предоплаченных инструментов (электронных денег).

Электронные деньги в Республике Беларусь существуют как самостоятельная категория, которая наряду с наличными деньгами отнесена к средствам платежа.

Порядок совершения банками Республики Беларусь, иными юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, а также физическими лицами операций с электронными деньгами на территории страны регламентируют «Правила осуществления операций с электронными деньгами» от 26 ноября 2003г. № 201 и др.

Операции с электронными деньгами осуществляются эмитентами, агентами, держателями в соответствии с правилами систем расчетов с использованием электронных денег, правилами эмитентов и условиями договоров.

Электронные деньги – это единицы стоимости в электронном виде, принимаемые в качестве средства платежа при осуществлении расчетов и выражающие сумму безусловного и безотзывного обязательства эмитента по погашению данных единиц.

Электронные деньги бывают: на аппаратной основе (смарт-карты), носителем является микрочип, и на программной основе.

Основные отличия электронных денег:

учитываются на одном сборном счете, т.е. электронные деньги хранятся не на лицевых счетах клиентов;

анонимность. В отличии от безналичных денег электронные деньги не учитываются на банковских счетах клиентов;

смарт-карта – выделяют как самостоятельный носитель электронных денег;

проценты не начисляются.

Виды операций осуществляемых банками с электронными деньгами: эмиссия (выпуск); распространение; использование; погашение

Эмиссия электронных денег – это деятельность эмитента по выпуску электронных денег в обращение путем их обмена на наличные или безналичные денежные средства с предоставлением возможности их погашения.

Эмиссию электронных денег на территории Республики Беларусь осуществляют банки.

Банк-эмитент:

– осуществляет выпуск электронных денег;

– принимает на себя безусловное и безотзывное обязательство по погашению эмитированных электронных денег;

– обеспечивает своевременность 0расчетов;

– осуществляет информирование клиентов (об условиях и порядке проведения эмиссии, распространения, использования и погашения ЭД).

Распространение на территории Республики Беларусь электронных денег банков-эмитентов осуществляется агентами.

Распространение – деятельность агента по выдаче электронных денег в обмен на наличные или безналичные денежные средства.

Агент – юридическое лицо, в том числе банк, за исключением эмитента, индивидуальный предприниматель, являющиеся резидентами, имеющие счета в банках, осуществляющие распространение и (или) погашение электронных денег по договору с эмитентом, т.е. его роль заключается в распространении электронных денег.

Для осуществления операций с электронными деньгами банк-агент должен иметь специальное разрешение (лицензию) Национального банка на осуществление банковской деятельности, предусматривающее право на осуществление расчетного и (или) кассового обслуживания физических и юридических лиц.

Держателями электронных денег выступают: физические лица; юридические лица; индивидуальные предприниматели

Для приобретения электронных денег, эмитируемых банками, юридические лица, индивидуальные предприниматели, физические лица вносят наличные денежные средства в кассу банка-эмитента (агента), осуществляют почтовый перевод или перечисляют денежные средства в безналичной форме на соответствующий балансовый счет банка-эмитента (расчетный счет агента) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Распространение электронных денег банков-эмитентов может осуществляться через принадлежащие агентам, являющимся банками, банкоматы, платежно-справочные терминалы самообслуживания, платежные терминалы, пункты выдачи наличных денежных средств, а также принадлежащие агентам, не являющимся банками, программно-технические устройства, позволяющие в соответствии с законодательством Республики Беларусь совершать операции по приему наличных денег (устройства cash-in).

Организация расчетов с использованием электронных денег осуществляется путем открытие кошельков и взнос наличных денег в кассу банка (пополнение).

Электронный кошелек – пластиковая карточка или программное обеспечение персонального компьютера содержащее электронные деньги и обеспечивающее к ним доступ.

Виды электронных кошельков:

WMR – эквивалент российских рублей (кошелек типа R),

WMZ – эквивалент долларов США (кошелек типа Z),

WME – эквивалент Евро (кошелек типа Е),

WMU – эквивалент украинской гривны (кошелек типа U),

WMB – эквивалент белорусских рублей (кошелек типа B),

WMY – эквивалент узбекских сум (кошелек типа Y),

WMC и WMD – эквивалент WMZ для кредитных операций на С- и D-кошельках

WMG – эквивалент золота (кошелек типа G).

Зарегистрировать электронный кошелек очень просто: для этого не надо ехать в банк, открывать счет, подписывать договор, платить за это деньги. Получить свой кошелек или несколько кошельков можно на сайте www.easypay.by не отходя от компьютера. Скачивать и устанавливать программу на компьютер для этого не надо. Процедура регистрации занимает 2-5 минут.

Зайдите в раздел «Зарегистрировать кошелек», заполните предложенную форму. На Ваш e-mail будет отправлена ссылка, пройдите по ссылке для подтверждения регистрации. С этого момента у Вас есть кошелек EasyPay! В окне браузера отобразится информация о Вашем новом кошельке (Идентификатор (номер) кошелька, пароль на вход, многоразовый контрольный код для подтверждения платежей и пр.). Сохраните реквизиты кошелька в недоступном для посторонних лиц месте. Будьте внимательны, информация в окне браузера отображается единожды и в целях безопасности не сохраняется в кошельке. В своем кошельке пароль на вход и многоразовый контрольный код можно сменить на другие, более удобные для Вас. Рекомендуется это сделать в первый же сеанс входа в свой кошелек и обязательно до первого пополнения кошелька деньгами. Периодически меняйте их на новые. И не забывайте их записывать.

Личные данные Вы можете не заполнять - они не являются обязательными для открытия кошелька и использования EasyPay. Однако следует учитывать, что если Вы забудете пароль для доступа к кошельку или потеряете многоразовый контрольный код для подтверждения платежей, EasyPay сможет восстановить утерянные реквизиты кошелька или вернуть денежные средства, находящиеся в Вашем кошельке, только в том случае, если Вы предоставили системе Вашу персональную информацию. В случае отсутствия такой информации достоверно установить то, что владельцем данного кошелька являетесь именно Вы, будет невозможно.

Пополнение электронного кошелька – взнос наличных денег в кассу банка или почтовый перевод, указывается номер кошелька и пароль. Сумма может превышать сумму электронных денег (оплата открытия кошелька и за предоставленные услуги).

Банк-эмитент, банк-агент обязаны обеспечить идентификацию физических лиц, которым открываются либо открыты электронные кошельки, при наличии любого из следующих случаев:

если сумма на кошельке от 1000 и более базовых величин;

остаток на кошельке от 1000 и более базовых величин;

использование более 90 базовых величин в течение одного операционного дня.

Для проведения идентификации физическое лицо предъявляет уполномоченному лицу банка-эмитента, агента банка-эмитента, банка-агента документ, удостоверяющий личность, и заключает с банком-эмитентом, агентом от имени банка-эмитента, банком-агентом договор, предусматривающий права и обязанности сторон при эмиссии, распространении, использовании и погашении электронных денег, а также содержащий сведения об электронном кошельке, открываемом на имя физического лица.

Идентификация юридических лиц и ИП обязательна.

Для заключения договора необходимо:

1. Иметь зарегистрированную фирму (юридическое лицо) или быть зарегистрированным в качестве индивидуального предпринимателя.

2. Иметь сайт или web-страницу в Интернете, с указанием предоставляемых услуг, товаров.

3. Заключить с банком и подписать в бумажной форме (можно по почте) «Договор на расчетно-кассовое обслуживание электронными деньгами».

При использовании электронных денег максимальная сумма одной операции, совершаемой с участием юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), физических лиц, не должна превышать 30 базовых величин.

Работники юридического лица (индивидуального предпринимателя), получившие электронные деньги для оплаты командировочных и иных расходов за границей, а также на территории Республики Беларусь, составляют отчеты об израсходованных суммах денежных средств, представляют их и необходимые подтверждающие документы, а также возвращают юридическому лицу (индивидуальному предпринимателю) неиспользованные средства.

Погашение электронных денег (обмен электронных денег на наличные или безналичные денежные средства), номинированных в белорусских рублях, может осуществляться:

держателям - физическим лицам – в белорусских рублях или в иностранной валюте;

держателям – юридическим лицам (индивидуальным предпринимателям) – резидентам – в белорусских рублях;

держателям – юридическим лицам (индивидуальным предпринимателям) – нерезидентам – в белорусских рублях или в иностранной валюте в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Основные элементы инфраструктуры систем электронных денег и механизм информационного взаимодействия между участниками будут практически идентичными и представлены на рисунке 12.

Рисунок 12– Схема отношений в системах электронных

Первая операция – эмиссия электронных денег – связана с обменом наличных либо депозитных денег на электронные единицы стоимости. Такой обмен может происходить либо через филиалы банков, либо виртуально, в сети банкоматов, терминалов, через компьютерные сети посредством специального программного обеспечения.

Данная информация поступает банку-эмитенту, в котором осуществляются учет задолженности по электронным деньгам и передача информации оператору системы (при его наличии) для отражения суммы электронных денег на виртуальном счете в системе электронных денег или записью информации о стоимости на программное (техническое) средство владельца. С этого момента электронная стоимость начинает свое обращение и может быть использована либо в организациях торговли и сервиса, либо в сети Интернет, либо передана другому лицу, в зависимости от правил системы. Эмитент электронных денег должен соответствующим образом защитить электронную стоимость от подделки. После использования электронных денег данные единицы стоимости могут быть предъявлены банку-эмитенту для погашения.

Несмотря на множество способов осуществления розничных платежей, их суть остается неизменной – выполнение обязательств плательщика перед бенефициаром. При этом в современных банковских системах, в конечном итоге, использование различных платежных инструментов и средств платежа приводит к инициации электронного перевода денежных средств. С этих позиций обеспечение эффективности розничных платежей связано с интеграцией новых платежных решений в уже существующую банковскую платежную инфраструктуру.

Автоматизация бухгалтерского учета кассовых операций решает следующие задачи:

· проведения наличных и валютно-обменных операций в кассах банка;

· автоматического учета ценностей и бланков строгой отчетности;

· взаимодействия касс и хранилища банка;

· учета наличных средств в разрезе рабочих мест кассиров, подведения итогов по кассам.

Организация кассовой работы в банках Республики Беларусь осуществляется в соответствии с Инструкцией по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21 декабря 2006 г. № 211 (в ред. от 26.08.2010 N 362).

Для осуществления кассового обслуживания клиентов банка, а также выполнения операций с денежной наличностью и иными ценностями банки создают у себя кассовые узлы.

Устройство и оборудование кассовых узлов должны соответствовать техническим требованиям и обеспечивать нормальные условия для работы персонала и обслуживания клиентов, а также сохранность ценностей, документов и безопасность работников. Наиболее укрепленным помещением кассового узла должно быть хранилище ценностей.

Для комплексного обслуживания клиентов и обработки денежной наличности банки могут открывать: приходные, расходные, приходно-расходные, вечерние кассы, кассы по подготовке авансов и кассы пересчета денежной наличности.

Для оприходования всей поступившей денежной наличности и иных ценностей и совершения расходных кассовых операций в банке создается операционная касса.

Прием наличных белорусских рублей в кассу банка осуществляется по следующим документам:

· объявлению на взнос наличными, представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции;

· извещению, представляющему собой комплект документов, состоящий из извещения и квитанции;

· извещению согласно форме, установленной получателем платежа;

· комплекту квитанций;

· приходному кассовому ордеру.

Прием наличной иностранной валюты в кассу банка осуществляется по приходному валютному ордеру.

Прием ценностей, подлежащих учету на внебалансовых счетах, в кассу банка осуществляется по приходному внебалансовому ордеру.

Получив от ответственного исполнителя приходный кассовый документ кассир проверяет наличие подписи вносителя денежной наличности, наличие и тождественность подписи ответственного исполнителя банка (по документам, подлежащим дополнительному контролю, наличие и тождественность подписи лица, имеющего право контрольной подписи) имеющимся у него образцам, сверяет соответствие указанных в них сумм цифрами и прописью, а в объявлении на взнос наличными и комплекте квитанций, кроме того, – тождественность суммы, указанной в составных частях комплекта этих документов. После проверки приходных кассовых документов кассир вызывает вносителя денежной наличности и принимает ее полистным пересчетом.

Получив от клиента извещение, кассир проверяет наличие подписи вносителя денежной наличности и тождественность сумм, указанных в его составных частях, после чего принимает денежную наличность полистным пересчетом.

На столе кассира должна быть денежная наличность только от лица, ее вносящего. Вся ранее принятая кассиром денежная наличность должна храниться в индивидуальных средствах хранения ценностей.

После приема денежной наличности по извещениям (коммунальные платежи) кассир вносит в реестр принятых платежей сумму, реквизиты плательщика и получателя платежа, а также другие реквизиты, определенные договором между банком и получателем платежа. Реестр принятых платежей ведется отдельно для каждого получателя платежа.

В конце рабочего дня на основании приходных кассовых документов кассир составляет отчетную справку о кассовых оборотах за день и остатках ценностей и сверяет сумму по этой справке с суммой фактически принятой денежной наличности (после чего передает извещения или извещения вместе с реестрами принятых платежей ответственному исполнителю для составления приходных кассовых ордеров и отражения операций по счетам бухгалтерского учета). Извещения и реестры принятых платежей высылаются получателю платежа, приходные кассовые ордера возвращаются кассиру для отчета перед заведующим операционной кассой.

Принятую денежную наличность кассир формирует и упаковывает и сдает ее вместе с отчетной справкой и приходными кассовыми документами заведующему операционной кассой.

Выдача наличных белорусских рублей из кассы банка осуществляется по следующим документам:

– чекам из денежных чековых книжек установленных форм;

– расходному кассовому ордеру.

Выдача наличной иностранной валюты из кассы банка осуществляется по расходному валютному ордеру.

Для совершения расходных операций кассир получает от заведующего операционной кассой под отчет необходимую сумму денежной наличности под роспись в книге учета принятых и выданных ценностей кассовым работником.

Получив денежный чек, расходный кассовый ордер или расходный валютный ордер, кассир:

· проверяет наличие и тождественность подписи ответственного исполнителя банка (по документам, подлежащим дополнительному контролю, – наличие и тождественность подписи лица, имеющего право контрольной подписи) имеющимся у него образцам;

· сверяет сумму, проставленную на расходном кассовом документе цифрами, с суммой, указанной прописью;

· проверяет, есть ли расписка в получении денежной наличности на расходном кассовом документе;

· проверяет наличие данных документа, удостоверяющего личность получателя денежной наличности в соответствии с законодательством Республики Беларусь, на расходном кассовом документе (за исключением работников банка);

· подготавливает сумму денежной наличности, указанную в расходном кассовом документе;

· вызывает получателя денежной наличности по номеру расходного кассового документа и спрашивает у него получаемую сумму;

· сверяет номер контрольной марки (отрывного талона) с номером на расходном кассовом документе и приклеивает контрольную марку (отрывной талон) к расходному кассовому документу;

· уточняет у получателя, будет ли он пересчитывать денежную наличность в присутствии работника банка, выдает ее получателю и подписывает расходный кассовый документ.

В конце рабочего дня кассир сверяет сумму денежной наличности, принятой под отчет, с суммой расходных кассовых документов и остатком денежной наличности, составляет и подписывает отчетную справку.

Остаток денежной наличности кассир вместе с расходными кассовыми документами за день и отчетной справкой сдает заведующему операционной кассой.

При отражении на счетах бухгалтерского учета кассовых операций используются счета группы 10 «Денежные средства».

Счета – активные, то есть по дебету счетов отражается поступление денежной наличности, по кредиту – ее выдача из касс банка. Аналитический учет ведется по каждой операционной кассе, по каждой кассе банка вне кассового узла и по видам валют.

Кассовые документы по операциям с наличными белорусскими рублями и наличной иностранной валютой формируются в сроки, предусмотренные графиком документооборота в банке, в отдельные папки за каждый день. Кассовые документы, срок хранения которых превышает три года, брошюруются в отдельные папки в соответствии с установленными сроками их хранения, о чем на титульном листе общей папки кассовых документов делается отметка.

При формировании папки кассовые документы вместе с приложениями к ним подбираются по балансовым счетам (в порядке возрастающей нумерации) отдельно по приходным и расходным операциям. Внебалансовые документы подбираются по номерам внебалансовых счетов: сначала - приходные, а затем - расходные.

Ленты подсчета отдельно по приходу и расходу кассовых и внебалансовых ордеров, подписанные работником, производившим подсчет, помещаются в папке впереди кассовых документов.

Работник, формировавший папку с кассовыми документами, на ее лицевой стороне оформляет и подписывает титульный лист папки с кассовыми документами.

Приходные и расходные кассовые операции отражаются в АБС СТ.БАНК.ИТ в режиме «Проводки» задачи «Документы дня». При этом необходимо выбрать тип проводки: «Проводки по рублевой кассе», «Проводки по валютной кассе».

В строках «Исполнитель», «Текущая пачка», «Дата документа» автоматически устанавливаются системное имя пользователя, номер открытой пачки, текущая дата из паспорта бана.

В полях «Приход / Расход», «№ документа», «Касса», «Символ», «Клиент», «Сумма», «Назначение платежа», «Тип документа» необходимо ввести реквизиты операции. При условии корректности введенной информации диалоговое окно пополнится значениями из базы данных, соответствующими введенным:

· в строку «Счет кассы» подставится наименование выбранного счета кассы;

· в строку «Остаток: BYB:» вместо 0.00 - остаток на счете кассы на момент совершения проводки;

· в строку «Корреспондент» вместо «?» подставится наименование счета клиента.

По кнопке «Провести» сумма будет списана со счета плательщика и зачислена на счет получателя. В случае неверно введенных данных система выдаст предупреждение на экран. В случае успешной проводки вы получите сообщение на экран, щелкнув по кнопке «OK» – на экране появится образ первичного документа (приходного (расходного) кассового ордера).

По кнопке «Итого» появится окно с суммой кассовых документов по счету клиента.

Основными формами отчетности по кассовым операциям выступают формы синтетического учета (журналы по приходу и расходу) и «Отчет о кассовых оборотах» формы 0520.

Согласно Инструкции о порядке составления Отчетов о кассовых оборотах банков и Национального банка Республики Беларусь (форма 0520) от 26.06.2007г. № 192 (в ред. от 14.10.2009 № 238) отчет составляется на 1-е, 8, 15 и 22-е числа месяца.

В отчет включаются отчетные данные как в целом по банку, так и в разрезе его структурных подразделений, административно-территориальных единиц (районов). При этом по приходу и расходу отражаются отчетные данные в разрезе наименований и кодов отчетных данных.

Отчет банка должен содержать сведения об операциях приема и выдачи наличных денежных средств также в банкоматах, обменных пунктах.

Итоги оборотов банка за день по приходу и расходу (за исключением остатков кассы) должны совпадать с итогами оборотов по дебету и кредиту балансовых счетов 1010, 1011, 1020, 1030, 1040, 1060 по ежедневному балансу.

Отчеты должны быть представлены в виде текстовых файлов установленного формата по электронной почте ProCarry в адрес почтового ящика МАКЕТ.NBRB.

Для получения отчетных форм по операционной кассе банка необходимо из задачи «Отчеты / Отчеты по кассе» вызвать соответствующую задачу. После ввода всех необходимых данных отчет будет создан.

Автоматизация бухгалтерского учета кассовых операций решает следующие задачи:

проведения наличных и валютно-обменных операций в кассах банка;

автоматического учета ценностей и бланков строгой отчетности;

взаимодействия касс и хранилища банка;

учета наличных средств в разрезе рабочих мест кассиров, подведения итогов по кассам.

Прием наличных белорусских рублей в кассу банка осуществляется по следующим документам:

объявлению на взнос наличными, представляющему собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции;

извещению, представляющему собой комплект документов, состоящий из извещения и квитанции;

извещению согласно форме, установленной получателем платежа;

комплекту квитанций;

приходному кассовому ордеру.

Прием наличной иностранной валюты в кассу банка осуществляется по приходному валютному ордеру.

Выдача наличных белорусских рублей из кассы банка осуществляется по следующим документам:

– чекам из денежных чековых книжек установленных форм;

– расходному кассовому ордеру.

Выдача наличной иностранной валюты из кассы банка осуществляется по расходному валютному ордеру.

Получив денежный чек, расходный кассовый ордер или расходный валютный ордер, кассир:

проверяет наличие и тождественность подписи ответственного исполнителя банка (по документам, подлежащим дополнительному контролю, – наличие и тождественность подписи лица, имеющего право контрольной подписи) имеющимся у него образцам;

сверяет сумму, проставленную на расходном кассовом документе цифрами, с суммой, указанной прописью;

проверяет, есть ли расписка в получении денежной наличности на расходном кассовом документе;

проверяет наличие данных документа, удостоверяющего личность получателя денежной наличности в соответствии с законодательством Республики Беларусь, на расходном кассовом документе (за исключением работников банка);

подготавливает сумму денежной наличности, указанную в расходном кассовом документе;

вызывает получателя денежной наличности по номеру расходного кассового документа и спрашивает у него получаемую сумму;

сверяет номер контрольной марки (отрывного талона) с номером на расходном кассовом документе и приклеивает контрольную марку (отрывной талон) к расходному кассовому документу;

уточняет у получателя, будет ли он пересчитывать денежную наличность в присутствии работника банка, выдает ее получателю и подписывает расходный кассовый документ.

в строку «Счет кассы» подставится наименование выбранного счета кассы;

в строку «Остаток: BYB:» вместо 0.00 - остаток на счете кассы на момент совершения проводки;

в строку «Корреспондент» вместо «?» подставится наименование счета клиента.

По кнопке «Итого» появится окно с суммой кассовых документов по счету клиента.

Автоматизированное решение учета, контроля и аудита финансово-расчетных операций включает следующие задачи:

Учет денежных средств в кассе предприятия;

Учет денежных средств на счетах в банке;

Учет расчетов с подотчетными лицами и прочих расчетов;

Аналитический учет по соответствующим счетам денежных средств и расчетов;

Аудит финансовых операций.

В состав системы автоматизированной обработки задач финансово-расчетных операций входит база данных, языковые и программные средства, реализующие доступ к данным и управление ими, а также программное обеспечение для решения данного комплекса задач и средства общения пользователей с системой в виде соответствующих языков диалога.

Для решения задач по учету финансово-расчетных операций, в том числе и кассовых операций с использованием АРМ бухгалтера необходима следующая информация: данные первичного учета, данные единой базы бухгалтерских записей, нормативно-справочной информация.

Укрупненная информационная схема взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету, контролю, анализу и аудиту финансово-расчетных операций с другими информационными системами приведена на рис. 1.

АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций должен обеспечивать учет и контроль финансовых операций, отражающих ежедневное состояние предприятия, и. выполнение необходимых расчетов по анализу его финансового состояния с целью определения резервов ускорения оборачиваемости денежных средств. Пользователь должен иметь возможность в режиме активного диалога проанализировать состояние расчетов, средств и пр.

Формирование и контроль данных первичного учета и нормативно-справочной информации осуществляется в еле дующем порядке. На экран дисплея выводится форма первичного документа, а с клавиатуры производится набор данных путем заполнения пустых окон формы.

Одновременно с набором проверяется допустимость значений реквизитов и правильность их преставления. Прошедшая контроль информация записывается на машинный носитель в рабочую базу данных. Ошибочные данные отражаются на экране дисплея для необходимой корректировки реквизитов.

Корректировка первичных документов и НСИ осуществляется путем обновления, физического удаления или ввода новых данных. Исправленные данные снова помещаются в рабочую базу данных

Ошибочная запись физически удаляется лишь в том случае, если ошибка обнаружена в ключевом реквизите. Вместо удаленной записи вводится новая запись, по своей структуре соответствующая первичному документу или НСИ.

Входная информация и НСИ по учету расчетных операций на АРМ бухгалтера включает типовые формы первичных документов и НСИ, базу данных первичной информации и НСИ на машинных носителях Типовые формы первичных документов и НСИ создаются на ПЭВМ по образцу бланков первичных документов и комплектуются в библиотеку. Одновременно формируется база данных первичной информации, в которой хранятся бухгалтерские записи за отчетный период. Каждая бухгалтерская запись имеет следующую стандартную структуру справочные и группировочные показатели (номер документа или бухгалтерской записи, код операции, предприятия); основной счет; корреспондирующий счет; количество; сумма.

База данных состоит из продублированных сдвоенных бухгалтерских хозяйственных операций и имеет большую информационную емкость. Она позволяет в реальном режиме времени получать на уровне корреспондирующих счетов необходимые для аналитического учета и отчетности показатели.

АРМБ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций может вестись на АРМ бухгалтера как I, так и II категорий. При этом АРМБ I категории устанавливается в бухгалтерии, где осуществляется учет финансово-расчетных операций, а АРМБ II категории - у руководителя предприятия, главного бухгалтера.

На крупных предприятиях возможны варианты трехкатегорийной организации АРМБ бухгалтера. При этом АРМБ I категории устанавливается в кассе и финансовом отделе, АРМБ II категории - в бухгалтерии, АРМБ III категории - у руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Рассмотрим процесс обработки данных при автоматизации учета финансово-расчетных операций, осуществляющейся с помощью трехуровневого меню.

Меню первого уровня содержит директивы, обеспечивающие загрузку программ и выполнение функций второго и третьего уровней. Меню второго уровня используется для загрузки данных в оперативную память и для выполнения определенных функций. Меню третьего уровня предназначено для представления альтернативных возможностей по управлению процессом переработки данных.

Меню первого уровня имеет следующий вид:

Начальным этапом работы на АРМ бухгалтера является ввод и корректировка нормативно-справочной информации. При выборе этого режима в головном меню выдается следующее меню второго уровня:

После того, как бухгалтер выбирал тип нормативно-справочной информации, на экран дисплея выдается меню III уровня, которое позволяет просмотреть, откорректировать и ввести данные, а также осуществить их печать или перезапись в другую информационную базу данных.

Справочник типовых оснований документов используется при выписке платежных документов для внесения в них соответствующие поля стандартных текстов. Он имеет следующую структуру: вид оборота, текст типового основания.

Справочник предприятий предназначен для кодирования предприятий, входящих в состав концерна, ассоциации, корпорации и т.д. Его структура: код, наименование, адрес предприятия, банковские реквизиты предприятия.

Справочник счетов бухгалтерского учета используется для учета на счетах, субсчетах и кодах аналитического учета. Его структура: код предприятия, счет, субсчет, код аналитического учета, его наименование.

Справочник внешних организаций используется для формирования информации по объектам расчетов, а также для учета, контроля и аудита. Его структура: код, наименование внешней организации, ее банковские реквизиты.

Справочник фамилий работающих используется для формирования информации по подотчетным материально-ответственным лицам и имеет следующую структуру: код предприятия, структурное подразделение, табельный номер, фамилия, имя, отчество.

Справочник структурных подразделений применяется для формирования информации по структурным подразделениям. Его структура: код предприятия, код структурного подразделения, его наименование.

Справочник статей учета предназначен для формирования информации по статьям затрат и имеет следующую структуру: код статьи, ее наименование.

Справочник допустимой корреспонденции счетов предназначен для контроля введенной информации с точки зрения правильности проставления котировок проводок и для аудиторских проверок произведенных ранее операций. Его структура: основной счет, корреспондирующий счет, допустимость корреспонденции (дебет, кредит).

Справочник указаний по ведению счетов бухгалтерского учета используется для определенного упорядочивания базы данных и включает в себя код предприятия, код синтетического счета, уровень управления, номер заказа, объект анализа, статьи учета, элемент учета, элемент контроля, объект контроля, объект учета, тип печати.

Справочник курса валют необходим для перерасчета сумм по действующему курсу национальной валюты Украины. Его структура: наименование валюты, код валюты, единица валюты, стоимость валюты в национальной денежной единице, дата ввода курса валюты.

Справочник типовых бухгалтерских проводок используется при вводе информации для автоматизированного проставления контировок бухгалтерских проводок. Он имеет следующую структуру: счет, вид хозяйственной операции, объект аналитического учета, корреспондирующий счет.

После ввода НСИ осуществляется решение соответствующей задачи учета. Для этого в головном меню выбирается необходимая функция, производятся расчеты и формируется выходная информация.

При работе с кассовыми операциями на экране высвечивается меню II уровня следующего содержания:

Режим работы «Приходной кассовый ордер» предназначен для для формирования базы данных, ввода, корректировки и выписки первичного документа «Приходной кассовый ордер».

При вводе данных бухгалтер попозиционно заполняет первичный документ, одновременно информация фиксируется на машинном носителе, а при необходимости первичный документ может быть отпечатан в установленном формате.

Аналогично работают режимы «Расходной кассовый ордер» и «Платежная ведомость».

Введенные данные по приходным и расходным ордерам контролируются на соответствие кодов в нормативно-справочной информации. При работе бухгалтер имеет возможность воспользоваться справочной информацией, позволяющей просмотреть и зафиксировать контировку бухгалтерской проводки, коды целевого назначения и др.

Для подсказки, сколько введено записей на определенный период, высвечиваются данные о движении денежных средств:

Дата входящих остатков

Записи движения с датой

Записи движения с прочими датами

от до________________

Этим режимом пользуются при внутреннем аудите, когда осуществляется контроль полноты данных и просмотр необходимой информации за определенный период.

После ввода и корректировки первичной информации и НСИ бухгалтер по мере необходимости может просмотреть или вывести на печать выходную информацию.

Ведомость Кассовая книга формируется кассиром ежедневно на дату ввода информации с обязательным формированием остатков. Ее форма аналогично типовой форме. При работе с этой ведомостью должна быть предусмотрена автоматическая регистрация документов в хронологическом порядке.

Для отражения в учете движения денежных средств формируется «Ежедневная ведомость» по счету «Касса» с указанием количества записей.

Ежедневная ведомость движения денежных средств за __________ _ г. по счету «Касса»

Для осуществления внутреннего аудита предприятия формируют информацию по целевому использованию денежных средств. Для этого производится просмотр или печать по запросу Ведомости использования средств по целевому назначению:

Ведомость использования средств по целевому назначению

за _____________ 200__ г.

Лимит кассы ____

На основании этой ведомости анализируется целевое использование средств, выявляются отклонения и вырабатываются предложения, чтобы больше не допустить нецелевого использования средств.

Финансовый учет на предприятиях по счетам бухгалтерского учета осуществляется путем формирования информации по корреспондирующим счетам.

Ведомость движения денежных средств в разрезе корреспондирующих счетов по счету «Касса»

Номер документа

Код объекта

Наименование объекта

Корреспондирующие счета

Итого по документу

Итого по счету

Данная ведомость формируется отдельно по кредиту и дебету для получения обобщающей информации по синтетическим счетам.

Для осуществления аудита по данным о приходе и расходе денежных средств в аналитическом разрезе по датам совершения хозяйственных операций формируется информация о корреспонденции счетов. Эта информация используется для анализа и формирования рекомендаций по расходованию денежных средств на предприятии.

Для обеспечения учета депонированных сумм формируется Ведомость депонированных сумм, предназначенная для учета, контроля и аудита наличия и выдачи депонированных сумм.

Данная ведомость формируется автоматически при кассовой обработке каждой платежной ведомости.

Ведомость депонированных сумм за период

___________ 2009 г.

Для аналитического учета как выплаченных, так и невыплаченных депонированных сумм служит Карточка депонирования, которая формируются автоматически при вводе данных платежной ведомости.

Карточки депонирования хранятся в единой картотеке, независимо от возможного разделения учета депонированных сумм по различным балансовым счетам. При выплате депонированных сумм соответствующие карточки считаются закрытыми и переносятся в архив.

Карточка депонирования

Карточки депонирования, по которым не произведены выплаты, хранятся в картотеке до истечения установленного законодательством срока хранения невыплаченной заработной платы.

На основе картотеки депонирования аудитор (бухгалтер) по мере необходимости формирует для контроля информацию по следующим параметрам:

Табельному номеру, фамилии, имени, отчеству;

Номеру структурного подразделения;

Дате депонирования;

Сроку истечения исковой давности депонированных сумм;

Депонированным суммам;

Дате, номеру документа выданных сумм;

Счетам бухгалтерского учета.

субсчета 50.01 " Касса организации", 50.02 "Операционная касса ", 50.03 "Денежные документы". Предусмотрены здесь и субсчета для организации учета иностранной валюты - это 50.21 " Касса организации (в валюте)" и 50.23 "Денежные документы (в валюте)".

В качестве субконто счет 50 и большинство его субсчетов используют субконто "Статьи движения денежных средств". При создании кассовых документов , в первую очередь , система запрашивает выбор статьи движения денежных средств.

Основным нормативным актом, который достаточно подробно регулирует особенности оформления и учета кассовых операций в организации, является "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденный решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40.

Рассмотрим особенности приходования денежных средств в кассу и реализацию этого процесса в 1С:Бухгалтерии.

5.2. Поступление денежных средств в кассу организации

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером . Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации ". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.

Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер , распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа , записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК . После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.

Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги . Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги , о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

Оформление ПКО

Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер . В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа ( рис. 5.2).

Рис. 5.2.

Ниже перечислены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств, а так же приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем, в основном, показывать схематические проводки, которые при ведении учета будут преобразованы к более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счет 50 в проводках не используется - он представлен в проводках своими субсчетами.

Таблица 5.1. Виды ПКО и хозяйственные операции

№	Вид документа	Хозяйственные операции	Д	К
1	Оплата от покупателя	Поступила выручка , полученная от реализации товаров, работ, услуг	50	62
2	Прием розничной выручки	Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации	50.01	50.02
3	Возврат денежных средств подотчетником	Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации	50	71
4	Возврат денежных средств поставщиком	Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию	50	60
5		Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____	50	51
6	Расчеты по кредитам и займам с контрагентами	Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита	50	76
7	Прочий приход денежных средств	Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д.	50	91, 76
		В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы , выявленные излишки оприходованы в кассу	50	91
		Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д.	50	73

Рассмотрим небольшой пример. 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей .

Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке , откроется форма ПКО, которую нужно заполнить ( рис. 5.3).

Здесь мы заполняем реквизит Сумма - вводим 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа устанавливаем следующие параметры:

Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 50 и его субсчетам ) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС) . Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна - аналитику по счетам учета денежных средств лучше всего отключить (Предприятие > Настройка параметров учета , вкладка Денежные средства ).

Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать . На экране ( рис. 5.4) отобразится форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.

Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера .

Часто после того, как документ записан и проведен возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например - для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа , нужно выделить его и нажать на кнопку , которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рис. 5.5 .

Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того, чтобы получить эту информацию, нажмите на кнопку Отчет по движениям документа в окне Результат проведения документа . Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа , однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.

Ввод на основании

При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным - ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.

Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю , Реализация товаров и услуг , Отчет комиссионера о продажах , Отчет о розничных продажах .

ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС , Расходный кассовый ордер , Счет-фактура выданный .

Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы .