Контакты
Главная / Коммерческий транспорт

Учет денежных средств в кассе организации. Порядок учета наличных денежных средств в кассе

ТЕМА "УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ"

1. Учет денежных средств в кассе.

2. Учет денежных средств на расчетных счетах в банках.

3. Учет денежных средств на валютных счетах в банках.

4. Учет денежных средств на специальных счетах в банках.

1. Учет денежных средств в кассе.

Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативным актом ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. №40.

Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное МОЛ – кассир. Он несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другими лицами. Дирекция предприятия обязана создавать необходимые условия для сохранности ценностей в кассе.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию.

Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе. Это: платежные или расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.

Деньги из кассы выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов . Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки.

Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые - остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В конце рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге задень) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Организация может держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию с обслуживающим ее банком. Размер лимита обусловливается влиянием таких факторов, как: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег, особенности деятельности организации, режим работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то в подобных случаях любой остаток в кассе считается сверхлимитным и на него накладываются штрафные санкции.

Организации всю денежную наличность сверх лимита должны сдавать в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда. В настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 100 000 руб. Все платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день, не должны превышать установленного лимита.

Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы от 3 до 5 дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Неиспользованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдаются квитанцию которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе является поступление их с расчетных счетов в банках. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и др.

Для получения наличных денег с расчетного счета учреждения банка выдают предприятиям на основании специальных заявлений чековые книжки , в которых заранее все чеки пронумерованы, на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. Чек выписывается как правило на кассира, не допускается выдавать чеки на предъявителя.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных до­кументов.

Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.).

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых состав­ляется отчет о движении денежных документов.

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.

Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом разных счетов. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом различных счетов.

Рассмотрим порядок учета на счете 50.

    Дт 50 Кт 51 – поступили денежные средства в кассу с расчетного счета.

    Дт 50 Кт 71 – оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц.

    Дт 50 Кт 66 – поступили деньги в порядке краткосрочного кредита (займа)

    Дт 50 Кт 55 - поступили деньги в кассу со специального счета в банке

    Дт 50 Кт 90/1 – поступила выручка от реализации продукции, работ и услуг в кассу организации

    Дт 70 Кт 50 – выдана заработная плата из кассы

    Дт 71 Кт 50 – выданы деньги подотчетным лицам

    Дт 26 Кт 50 – оплачены мелкие общехозяйственные расходы из кассы

    Дт 51 Кт 50 – внесены деньги из кассы на расчетный счет

    Дт 66 Кт 50 – внесены деньги из кассы на погашении задолженности по кредитам.

    Дт 50/3 Кт 51,76 – приобретение денежных документов

    Дт 26 Кт 50/3 – использование марок на общехозяйственные расходы

    Дт 50,51 Кт 50/3 при реализации путевок.

Регистром журнально-ордерной формы учета, в котором отражаются кассовые операции, является журнал-ордер 1-АПК.

Денежные средства компании являются частью оборотных активов, которые используются в операциях с поставщиками, подрядчиками, персоналом, заемщиками и т.д. В данной статье мы рассмотрим бухгалтерский учет денежных средств, существующие проводки, учет инвестиций, денежных средств на валютных счетах, денег находящихся в пути и в кассе организации.

Задачи бухгалтерского учета денежных средств в организации

Рассмотрим основные задачи учета денежных средств в бухгалтерии организации:

  • документирование движения денежных средств в кассе;
  • осуществление контроля за целевым направлением использования денежных средств;
  • проведение платежей с поставщиками, подрядчиками, персоналом;
  • осуществление платежей по финансовым обязательствам перед кредиторами и инвесторами;
  • обеспечение сохранности денежных средств и документов;
  • анализ направлений использования денежных средств.

Бухгалтерский учет денежных средств в кассе организации

Движение денежных средств, денежных документов и иностранной валюты отражается в бухгалтерском балансе на счета 50 «Касса».

К счету 50 могут быть дополнительно открыты субсчета:

  • 50/1 – «Касса организации». На субсчете отражается движение денежных средств в иностранной валюте.
  • 50/2 – «Операционная касса». На данном субсчете отражается движение денежных средств организаций транспорта и связи: пристаней, вокзалов, речных переправ, билетных касс и т.д.
  • 50/3 – «Денежные документы». Отражаются денежные документы такие как: гос. пошлины, вексельные документы, авиабилеты и т.д.

Бухгалтерский учет наличных денежных средств в кассе. Типовые проводки

Одной из самых распространенных проводок является «Поступление денежных средств в кассу предприятия с расчетного счета ». Для отражения данной операции используют следующую проводку.

Для отражения выручки от реализации (продажи) товаров или оказания услуг используют следующую типовую проводку. Данная проводка используется для розничной торговли.

Поступление денежных средств от оптовой продажи товаров, оформляется в виде двух следующих проводок. Первым делом покупателю предъявляется счет для оплаты продукции, который отражается в первой проводке, при отгрузке товара осуществляется вторая проводка, отражающая получение денежных средств от покупателя.

Бухгалтерский учет кассовых операций. Примеры

Пример №1. Счета учета авансовых платежей и НДС

Рассмотрим типовую задачу бухгалтерского учета. Компания получила авансовый платеж под доставку и отгрузку продукции на сумму в 500 000 руб. в том числе НДС в размере 50 000 руб. Необходимо отразить данную операцию на счетах. В таблице ниже приводится решение данной задачи по учету аванса и НДС.

Пример №2. Счета учета вложения в уставной капитал организации

В уставе организации (ООО) был определен уставной капитал в размере 50 000 руб. При регистрации общества уставной капитал был оплачен на сумму 30 000 руб., что не менее 50% заявленного (на основе закона №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Предусмотрены взносы учредителей в кассу компании, которые составили после регистрации общества 20 000 руб. Разберем какие операции и проводки необходимы для регистрации данной ситуации.

Пример №3. Работа с подотчетными лицами организации

Подотчетному лицу организации были выданы денежные средства на приобретение канцелярских товаров на сумму 1000 руб. После приобретения товаров, был составлен отчет о приобретении с товарным чеком на сумму 800 руб. Полученный остаток был сдан в кассу организации.

Следует заметить, что подотчетными лицами могут быть только работники организации, которые получают денежные средства под отчет на приобретение материальных ценностей, командировочных расходов. Операции с подотчетными лицами отражаются на . Рассмотрим какие операции и проводки будут отражать данную ситуацию.

Пример №4. Бухгалтерский учет инвестиций организации

Организация произвела вклад в совместную деятельность с индивидуальным предпринимателем на основании договора простого товарищества. Взнос производился наличными денежными средствами в размере 500 000 руб. По итогам производственной деятельности был получен доход в размере 25 000 руб., зачисленный в кассу организации. Далее организацией был выдан заем индивидуальному предпринимателю в размере 80 000 руб., часть которого была погашена через месяц. Объем полученных средств составил 20 000 руб. Рассмотрим проводки для данной экономической ситуации.

Бухгалтерский учет движения денежных средств находящихся в пути

Денежные средства перечисляются на расчетные счета непосредственно кассирами организации в банке или инкассаторами. Денежные средства, полученные от реализации товаров или услуг, переданные инкассаторам и еще не зачисленные на расчетный счет отражаются на .

Пример №5. Счета учета движения денежных средств находящихся в пути

На основе заключенного договора между организацией и банком, компания сдает свою выручку два раза в день. Первый раз платеж осуществляется непосредственно кассиром, тогда как второй раз выручка забирается инкассатором банка. Итак, 1 июня была получена выручка в размере 75000 рублей, из которой 25 000 руб. была сдана кассиром и 50 000 руб. передана инкассатору. Так как денежные средства были переданы инкассатору во второй половине дня, то данная операция будет отражаться как денежные средства в пути и их приход будет отражен уже на следующий день. Разберем проводки для данной ситуации.

Бухгалтерский учет денежных средств на валютных счетах

Валютные счета необходимы для осуществления финансовых отношений с иностранными компаниями. Для этого открываются бухгалтерские счета:

  • Текущий валютный счет – учет операций внутри страны;
  • Транзитный счет – учет поступления денежных средств от экспорта продукции/услуг.
  • Специальный счет – учет получения иностранных кредитов, займов, операции с иностранными ценными бумагами и т.д.

Пример №6. Бухгалтерский учет движения средств по валютному счету

Организация осуществляет торговлю с иностранными компаниями и была осуществлена продажа экспортной продукции в размере 200 000 евро. Также был получен гран для модернизации производственной линии в размере 100 000 евро. При отгрузке продукции были ошибочно перечислены таможенные платежи за осуществления контроля на сумму 5000 евро. С валютного счета организации были осуществлены перечисления на расчетный счет по отгруженной продукции в размере 10000 евро. Курс валюты ЦБ РФ 50 руб. за 1 евро.

Следует заметить, что пересчет стоимости активов (денежных средств) осуществляется в день совершения операции. Рассмотрим проводки по данным условиям.

Пример №7. Бухгалтерский учет покупки иностранной валюты

Компания приобрела иностранную валюту на сумму в 10 000 евро. по курсу 60 руб. за 1 руб. Официальный курс по данным ЦБ РФ составляет 50 руб. за 1 евро. Банку, приобретающему валюту, было уплачено вознаграждение в размере 1%.

При приобретении денежных средств необходимо оценить их текущую стоимость в день совершения операции, для этого используют данные Центрального Банка РФ по валютным курсам. При получении иностранной валюты возникла курсовая разница, что привела к внереализационным расходам, которые были отражены на счете 91.2. Рассмотрим проводки по данным операциям.

Документальное отражение денежных средств в кассе предприятия

Денежные средства предприятия, которые учитываются в кассе – являются наличными денежными средствами.

Определение 1

Наличные денежные средства – это банкноты и монеты, выпущенные центральным банком государства.

Вес операции с наличными денежными средствами в кассе организации должны оформляться первичными документами соответствующей, регламентированной формы.

Так, любое поступление денежных средств в кассу, оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). В данном документе отражается:

  1. От кого получены денежные средства.
  2. Какая сумма поступивших денежных средств.
  3. Основание поступления денежных средств (оплата покупателя, на выплату заработной платы, возврат неизрасходованных средств, выданный под отчет и т.д.).
  4. Подписи ответственных лиц и печать организации.

ПКО имеет отрывную квитанцию, которая передается лицу, внесшему денежные средства в кассу предприятия.

При расходовании денежных средств, на каждую такую операцию составляется расходный кассовый ордер.

В данном документе отражается:

  1. Кому выдаются денежные средства.
  2. Основание для выдачи денежных средств (выплата заработной платы, выдача под отчет и на командировки и т.д.).
  3. Какая сумма выданных денежных средств.
  4. Подписи ответственных лиц и лиц, получивших денежные средства.

Все операции по приходу и расходованию денежных средств отражаются в кассовой книге, которая заполняется за каждый день, когда имели место кассовые операции в организации.

В данной книге указываются все данные по приходу и расходу денежных средств, а также корреспондирующие счета бухгалтерского учета.

Замечание 1

Особенность вышеуказанных кассовых документов состоит в их унифицированности. Если по остальным операциям в бухгалтерском учете можно применять, собственно разработанные первичные документы (с учетом соответствия их содержания действующему законодательству), то в данном случае применяются только регламентированные Центральным банком унифицированные формы.

Также документами для отражения операций с наличными денежными средства могут быть:

  • платежные ведомости на выплату заработной платы;
  • авансовые отчеты подотчетных лиц;
  • отчеты кассиров и т.д.

Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе организации

Для учета денежных средств в кассе предприятия используется синтетический счет 50 «Касса». По его дебету отражаются все поступления, а по кредиту – выбытие денежных средств.

Данный счет является активным и может иметь остаток только по дебету счета. Если в организации несколько касс (например, сеть магазинов, складов или филиалов), то учет денежных средств ведется аналитически по каждой кассе организации.

Например:

  • 50.01 Касса подразделения №1
  • 50.02 Касса подразделения №2
  • 50.03 Касса подразделения №3

Учет денежных средств ведется аналитически, но для бухгалтерской отчетности, данные по кассовым операциям группируются воедино по всем кассам предприятия.

Инвентаризация денежных средств в кассе предприятия

В каждой организации, где имеют место кассовые операции в обязательном порядке осуществляется инвентаризация денежных средств. Ее периодичность, порядок и сроки проведения должны быть отражены в учетной политике предприятия.

Кроме того, существуют случаи, когда инвентаризация обязательна на законодательном уровне:

  • в конце отчетного года до составления годовой отчетности;
  • если произошла смена материально-ответственного лица (кассира);
  • в случаях хищения или злоупотребления служебными полномочиями материально-ответственных лиц.

Инвентаризация денежных средств может быть как запланированной, так и внезапной. Как правило, внезапные инвентаризации осуществляют в случае подозрения на злоупотребление служебными полномочиями кассиров или материально-ответственных лиц.

Замечание 2

Результаты таких проверок могут выявить,как недостачу, так и излишек денежных средств. Излишки должны быть оприходованы, а недостачи удержаны с виновных лиц.

Любая торговая деятельность начинается с обмена денежных средств между покупателем и продавцом. Под денежными средствами понимаются деньги в наличной и безналичной форме и их эквиваленты (например, бланки строгой отчётности или БСО). Храниться они могут как на предприятии, так и в других местах, например, в банке. На предприятиях деньги хранятся в помещениях, называемых «кассой» и оформляются кассовой документацией.

Определение понятия «касса»

Под кассой понимается помещение на территории предприятия, совокупность денежных операций либо контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).

В данной статье под «кассой» подразумевается «кассовая дисциплина» — операции с денежными средствами, которые нужно оформлять определенными документами и подписывать ответственными лицами, участвующими в финансовой деятельности предприятия.

Порядок ведения кассовых операция регламентируется внутренними приказами предприятия (например, положением о ведении кассовых операций») и нормативно- правовыми актами Российской Федерации (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

С 2014 года от обязательного ведения кассы были освобождены малые предприятия, чей оборот в год составляет не больше 800 млн. рублей и списочная численность работников меньше 100 человек. Таким предприятиям достаточно вести документацию на выплату заработной платы сотрудникам. Однако на практике перешедшее на упрощенное ведение бухгалтерского учёта предприятие может столкнуться с трудностями при зачёте своих доходов и расходов в целях налогообложения – без подтверждающего документа налоговая может заставить пересчитать налог в большую сторону.

Нововведения 2014 года могли бы сильно облегчить жизнь малому бизнесу, если бы не вступали в конфликт с внутренними инструкциями налоговых органов. Так что самой существенной и полезной переменой в настоящее время остаётся отмена лимита кассы. Не счесть штрафов, выписанных по причине превышения этих лимитов, многие годы бухгалтерам приходилось изворачиваться и выписывать излишние средства на подотчётных лиц с последующим возвратом денег в кассу. Если предприятие до сих пор этого не сделало и работает «по старинке», рекомендуется как можно скорее издать соответствующий приказ.

Первичные документы при учёте кассовых операций

Приходный ордер (ПКО)

Им оформляются поступления наличности, если в организации есть учёт БСО, то ПКО будет выписываться на бланки отдельно.

Расходный ордер (РКО)

Им оформляется любой расход денежных средств в кассе

Кассовая книга

Сюда записываются все приходные и расходные операции за день

Расчётно-платёжная ведомость

В ней рассчитывают и впоследствии выдают заработную плату сотрудникам

Платёжная ведомость

Также является документом, по которому выдают заработную плату, однако здесь не будет приведён подробный расчёт

В случае, если приход наличных денежных средств осуществляется на основании кассовых чеков ККМ, то можно выписать общий приходный ордер.

На тех предприятиях, где существует несколько касс, обязательным документом будет Книга учёта кассира, куда записываются данные всех касс.

Все первичные кассовые документы заверяются подписями ответственных лиц, о которых будет рассказано ниже, проверяются на наличие обязательных реквизитов. Очень часто сотрудники просят заполнить за них получаемую сумму прописью в РКО – это будет считаться нарушением, ордера должны оформляться одним почерком и желательно одной ручкой. Если сотрудник пришёл получать деньги с подтверждающим расход документом, например, кассовым чеком на бензин, то он «прикалывается» к РКО и его реквизиты (номер и дата) записываются в строку «Основания» ордера.

Учёт денежных средств: способы и проводки

Учёт денежных средств отражается в учётной политике предприятия и в положении по бухгалтерскому учёту фирмы, которое разрабатывается на основании нормативно-правовой базы Российской Федерации (например, положениями по бухгалтерскому учёту — ПБУ).

Предприятие учитывает движение денежных средств вручную либо на компьютере. В наше время самым распространённым программным обеспечением является 1С «Бухгалтерия», версии программы отличаются в зависимости от деятельности фирмы. Также существуют бесплатные программы и даже онлайн-бухгалтерия, в которой лёгким и доступным языком объясняется заполнение базовой бухгалтерской документации. Что лучше подойдёт для нужд фирмы решать либо руководителю, либо главному бухгалтеру, главное помнить, что в случае машинного учёта с электронными подписями, нужно распечатывать документы на бумагу, потому что кассовые документы хранятся пять лет и, если произойдет утеря данных, могут возникнуть серьёзные проблемы.

Вне зависимости от выбранного способа, для учёта денежных средств используются следующие счета:

  • 50 «Касса» и его субсчета;
  • 51 «Расчётный счёт»;
  • 66 «Расчёты по краткосрочным кредитам и займам»;
  • 67 «Расчёты по долгосрочным кредитам и займам».

Два вида кассовых операций

К приходным операциям относится поступление денежных средств, к расходным -их выдача либо перевод на расчётных счет другой организации. Если за безналичным расчётом следит банк, который оперативно предоставляет информацию о любом движении средств на счете, заверяя эти сведения электронной подписью, то учёт кассовых операций полностью возлагается на само предприятие.

Поступление денежных средств оформляется приходных кассовым ордером, он остаётся у бухгалтера, а отрывной корешок выдаётся внесшему деньги лицу. Наиболее частыми причинами внесения наличных бывают: оплата товара, возврат не расходованных средств подотчётного лица, возврат выявленных недостач. Для индивидуальных предпринимателей свойственно вносить личные средства в кассу, в таких случаях тоже оформляется ПКО. При исчислении налогооблагаемой базы будет браться объем всех поступлений, по ПКО и поступлениям на расчётные счета.

К расходным операциям относится любая выдача денег, разрешённая руководителем. Такие операции оформляются расходным кассовым ордером, расчётно-платёжной ведомостью либо просто платёжной ведомостью. При исчислении налогов, все расходы будут также учитываться, так что исходя из данных кассовых документов будут рассчитываться налоги и составляться отчёты, например, бухгалтерский баланс и приложения к нему. Если денежные средства выдаются поставщику определённых товаров, то важно не забывать, что сумма наличных средств по договорам не может превышать 100 000 рублей. Существует заблуждение, что эта сумма — лимит на один день, но это не так.

После совершения кассовых операция обязательно записать их в кассовую книгу. Независимо от количества касс в крупной организации, книга только одна на предприятие.

Если выдаются денежные эквиваленты, например, предприятие часто пользуется почтовыми услугами и хранит у себя марки, то будет вестись отдельная касса, фондовая, и учёт будет, как при наличных денежных средствах: с отдельными РКО, ПКО и кассовым журналом.

Ответственные за ведение кассовых документов лица

За правильность ведения любой бухгалтерской документации ответственен главный бухгалтер, кассовые документы не исключение, и, конечно же, сам кассир. Однако в случае нахождения грубых нарушений ответственность понесёт и руководитель организации (либо индивидуальный предприниматель), именно поэтому соблюдение правил кассовой дисциплины так важно — при любой проверке в первую очередь спрашивают кассовые документы.

При отпуске одного из работников, ведение кассовых документов возлагается, например, на главного бухгалтера или руководителя, если штат предприятия невелик. Также допускается ведение кассы одним работником, в таком случае он будет расписываться в нескольких местах.

На практике круг лиц, ответственных за кассу, значительно шире: фирмы издают приказы на менеджеров, экспедиторов и прочих лиц, чья работа так или иначе связана с деньгами. Порой предприятия ленятся возлагать обязанность за ведение кассовой дисциплины, ссылаясь на то, что в штате нет должности кассира, да и вообще оно относится к малым (чаще всего такая ситуация наблюдается у индивидуальных предпринимателей), за что их могут оштрафовать, особенно если они пользуются контрольно-кассовой техникой (ККМ) и выбивают кассовые чеки. Налоговые органы выпишут штраф на юридическое лицо, сумма которого гораздо больше, чем у работников.

На данный момент сумма штрафа за нарушение порядка ведения кассовых операций составляет:

  • для физических лиц 4000-5000 рублей;
  • юридических лиц 40000-50000 рублей.

Подробно возможные нарушения касательно кассовых операций изложены в Кодексе об административных правонарушениях в статьях 14.5 и 15.1. Однако не всё так плохо: по истечении двух месяцев ответственность за нарушение кассовой дисциплины истекает, учитывая занятость налоговых органов, наказание выписывается редко.

Наиболее частые нарушения в заполнении кассовых документов: арифметические ошибки, отсутствие подписей ответственных лиц, несвоевременное оформление приходных или расходных ордеров, отсутствие печати на корешке ПКО, отсутствие паспортных данных получателя в РКО.

Всё это может являться поводом для наложения штрафа за неправильное ведение документации либо последующего отказа налоговой считать произведённый расход при исчислении налога на прибыль или упрощённых режимах налогообложения.

Ответственные лица также несут материальную ответственность за сохранность материальных ценностей, например, кассир за денежные средства, находящиеся в кассе предприятия, и бланки строгой отчётности (БСО).

Финансовая деятельность начинается с малого – денег, и своевременное отражение операций, чёткое исполнение внутренних положений и нормативных документов Российской Федерации, не только избавит предприятие от наказания налоговых органов, но и позволит лучше ориентироваться в собственной деятельности, формировать отчёты для принятия верных финансовых решений.

Вконтакте

Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией банка России от 04.10.93 г. №18 О Порядке ведения кассовых операций в РФ. Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым кредитным учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении. Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. В кассе предприятия могут храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств записывают в кассовую книгу. Она пронумерована, прошнурована и заверена печатью организации. Количество листов подсчитывается и заверяется подписью главного бухгалтера и директора.

В конце рабочего дня кассир подводит итоги поступлений и выдачи из кассы денежных средств, выводит остаток денег в кассе на начало следующего дня.

Все записи в кассовой книге делаются шариковой или чернильной ручкой.

Записи делаются через копировальную бумагу на двух листах, один из которых потом отрывают. Его используют как отчёт кассира по проведённым за день операциям. Вместе с приходными и расходными кассовыми документами и журналом регистрации приходных и расходных ордеров она в конце дня сдаётся на проверку в бухгалтерию. Исправления в кассовой книге запрещены. Сделанные корректирующие записи заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Согласно инструкции по ведению кассовых операций руководитель предприятия обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы и при доставке их из банка в кассу.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15). На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации.

В случае выявления излишков в кассе оформляется записью Д 50-1 К91-1.

В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью: 1. Д-т сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» К-т сч. 50 «Касса» 2. Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» К-т сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

При наличии у предприятия валютного счета и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость в использовании наличной инвалюты. Отдельного счета для этих целей не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» открывается субсчет, например субсчет 50-2 «Касса в иностранной валюте». Учет операций организуется по видам валют. Банк выдает предприятию наличную инвалюту только на определенные цели: командировочные расходы и приобретения строго ограниченного круга. При получении в банке: Д-т сч. 50-2 «Касса в иностранной валюте» К-т сч. 52-2 «Текущий валютный счет». При выдаче под отчет: Д-т сч. 71-2 «Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам» К-т сч. 50-2 «Касса в иностранной валюте». В любом случае, так же как и по счету 52 «Валютный счет», учет движения наличной инвалюты производится в двух оценках: по видам валют и в рублях. Синтетический учет ведется только в рублях. Используются учетные регистры: журнал-ордер №1/1 и ведомость №1/1. Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у предприятия иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 80 «Прибыли и убытки». 3. Учет денежных средств на расчетном счете.