Главная / Бизнес в интернете

Можно ли сразу списать дебиторскую задолженность. Списание дебиторской задолженности в организации с истекшим сроком исковой давности: порядок действий

Дебиторская задолженность может возникнуть, например, в следующих случаях:

У кого возникает дебиторская задолженность	Основание
Покупатель	Поставщик не отгрузил покупателю оплаченные авансом товары
Заказчик	Исполнитель не выполнил (не оказал) заказчику оплаченные авансом работы (услуги)
Поставщик	Покупатель не оплатил поставщику поставленные им товары
Исполнитель	Заказчик не оплатил исполнителю выполненные работы (оказанные услуги)
Заимодавец	Заемщик не вернул заимодавцу полученный заем
Организация-работодатель	Сотрудник не отчитался по суммам, полученным под отчет

Списание задолженности

В бухучете дебиторскую задолженность нужно списать:

после истечения срока исковой давности;

в других случаях, когда она становится нереальной для взыскания, например при ликвидации организации.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству.

Срок исковой давности

Общий срок исковой давности составляет три года. Правильно отсчитать эти три года будет проще по таблице.

Ситуация	С какого момента отсчитывать срок исковой давности
Срок исполнения обязательства определен	По окончании срока исполнения обязательства
Срок исполнения обязательства не определен	Со дня, когда кредитор предъявил требования исполнить обязательства (например, прислал письмо)
Срок исполнения определен моментом востребования
На исполнение обязательства кредитор дал должнику какое-то время	По окончании последнего дня срока исполнения обязательства

Это следует из положений статьи 196 и пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности не прерывался

ООО «Торговая фирма "Гермес"» 13 января 2016 года отгрузило ООО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января 2016 года. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

Срок исковой давности нужно исчислять с 24 января 2016 года по 24 января 2019 года включительно (при условии, что срок исковой давности не прерывался).

Срок исковой давности может прерываться при совершении должником действий, которые свидетельствуют о признании долга.

После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. При этом время, истекшее до перерыва, в новый срок исковой давности не засчитывайте. Вместе с тем, есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права, даже если срок прерывался. Исключение составляют случаи, установленные Законом от 6 марта 2006 г. № 35-ФЗ о противодействии терроризму.

Об этом сказано в пункте 2 статьи 196, статье 203 Гражданского кодекса РФ.

Должник может признать свой долг и после того, как срок исковой давности закончится. В таком случае с момента признания долга течение исковой давности начинается заново. Такие правила установлены в пункте 2 статьи 206 Гражданского кодекса РФ.

Пример определения срока исковой давности. Срок исковой давности прерывался

ООО «Торговая фирма "Гермес"» 13 января отгрузило ООО «Альфа» товары. По договору оплата должна быть произведена не позднее 10 календарных дней после отгрузки, то есть не позднее 23 января. Однако в установленный срок оплата от «Альфы» не поступила.

25 января «Гермес» направил в адрес «Альфы» претензионное письмо. 1 февраля стороны составили акт сверки. Это означает, что «Альфа» признала свою задолженность. В этом случае срок исковой давности начинает отсчитываться заново - со 2 февраля.

Ситуация: какие действия должника свидетельствуют о признании долга и являются основанием считать срок исковой давности прерванным?

Законодательство не устанавливает перечень действий должника, которые свидетельствуют о том, что он признал долг. И которые могут служить основанием для прерывания срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ).

Однако примерный перечень таких действий назван в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43. В него, в частности, входят:

признание претензии. При этом ответ на претензию сам по себе не свидетельствует о признании долга. В нем должно быть указано, что дебитор признал долг;

изменение договора, из которого следует, что дебитор признал наличие долга. Или просьба должника изменить такой договор (например, об отсрочке или о рассрочке платежа);

подписание акта сверки задолженности.

Например, с даты, когда наступил срок исполнения обязательств, прошло три года. Но в течение этого периода стороны подписали акт сверки задолженности. Данный акт является основанием для прерывания срока исковой давности (письмо Минфина России от 19 июля 2011 г. № 03-03-06/1/426). Поэтому отсчитывать трехлетний срок нужно со дня, которым датируется последний акт сверки. Из этого правила есть исключения - это события, из-за которых дебиторская задолженность стала нереальной к взысканию. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 6 декабря 2010 г. № ШС-37-3/16955.

В договоре может быть предусмотрено, что обязательство можно исполнять по частям (в виде периодических платежей). В этом случае, если дебитор совершил действия, свидетельствующие о признании лишь какой-то части обязательства, они не являются основанием для прерывания срока исковой давности по другим частям обязательства. Об этом сказано в пункте 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 29 сентября 2015 г. № 43.

Документальное оформление

Факт возникновения дебиторской задолженности должен быть подтвержден документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Размер просроченной дебиторской задолженности определите по результатам инвентаризации и отразите в акте, например, по форме № ИНВ-17 . Инвентаризацию проводите по приказу руководителя (форма № ИНВ-22 ).

Чтобы списать дебиторскую задолженность, руководитель должен издать соответствующий приказ. Основанием для этого станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка.

Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, письме УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение, например:

договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами;

товарные накладные;

акты выполненных работ (оказанных услуг);

акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного (налогового) периода.

Такой порядок следует из писем Минфина России от 8 апреля 2013 г. № 03-03-06/1/11347 и УФНС России по г. Москве от 13 апреля 2011 г. № 16-15/035618.1.

Бухучет

Сумму задолженности спишите за счет резерва по сомнительным долгам .

В бухучете списание дебиторской задолженности за счет резерва по сомнительным долгам отразите проводкой:

Дебет 63 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
- списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Использовать резерв можно только в пределах зарезервированных сумм. Если в течение года сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, разницу отразите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

При списании разницы сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 62 (58-3, 71, 73, 76...)
- списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, или других долгов, нереальных для взыскания, не является аннулированием задолженности. Поэтому в течение пяти лет с момента списания отражайте ее за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 007
- отражена списанная дебиторская задолженность.

В течение этого периода следите за возможностью ее взыскания при изменении имущественного положения должника (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности).

Если списанную с баланса задолженность получится взыскать или должник ее погасит добровольно, в учете сделайте записи:

Дебет 51 Кредит 76
- поступили деньги в погашение ранее списанной дебиторской задолженности;

Дебет 76 Кредит 91-1
- отражен прочий доход в сумме погашенной ранее списанной дебиторской задолженности;

Кредит 007
- погашена списанная дебиторская задолженность.

Пример отражения в бухучете списанной дебиторской задолженности

ООО «Альфа» ежеквартально проводит инвентаризацию дебиторской задолженности и производит отчисления в резерв по сомнительным долгам в бухучете.

Неиспользованный остаток резерва по сомнительным долгам за II квартал составил 45 400 руб.

По результатам инвентаризации на 30 сентября в учете организации числилась:

1) сомнительная дебиторская задолженность организаций:

ООО «Торговая фирма "Гермес"» - 170 700 руб.;

2) задолженность ООО «Производственная фирма "Мастер"» в размере 45 400 руб. В III квартале задолженность «Мастера» была признана нереальной для взыскания в связи с ликвидацией организации-должника (подтверждено выпиской из ЕГРЮЛ). Сумма задолженности была полностью учтена при формировании резерва.

По результатам инвентаризации на 30 сентября бухгалтер «Альфы» включил в резерв по сомнительным долгам долг «Гермеса» в сумме 170 700 руб.

Долг «Мастера» был полностью списан за счет резерва.

В бухучете «Альфы» резерв был сформирован в размере 170 700 руб.

С учетом остатка резерва на 30 июня и списанного долга «Мастера» дополнительная сумма расходов на формирование резерва в III квартале составила:
45 400 руб. + 170 700 руб. - 45 400 руб. = 170 700 руб.

Дебет 63 Кредит 62
- 45 400 руб. - списана дебиторская задолженность за счет резерва;

Дебет 91-2 Кредит 63
- 170 700 руб. - отражены затраты на формирование резерва по сомнительным долгам.

Задолженность граждан

Списанная безнадежная дебиторская задолженность граждан (например, покупателей, которые не оплатили отгруженные им товары) признается их доходами. В отношении таких доходов организация признается налоговым агентом по НДФЛ. Такие разъяснения приведены в письмах Минфина России от 8 февраля 2012 г. № 03-04-06/4-27, ФНС России от 31 декабря 2014 г. № ПА-4-11/27362.

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль безнадежную дебиторскую задолженность можно списать двумя способами. Первый: за счет созданного резерва по сомнительным долгам (п. 5 ст. 266 НК РФ). И второй вариант списания: отразить ее во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Если резерв по сомнительным долгам создавали, то включить во внереализационные расходы можно сумму задолженности, не покрытую за счет резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль переплату по налогам, срок возврата (зачета) которой истек ?

Нет, нельзя. Такой долг не признается безнадежным.

По мнению финансового ведомства, если в течение трех лет (срока исковой давности) организация не обратилась в налоговую инспекцию за возвратом переплаты по налогу, то сумму таких излишков нельзя вернуть и нельзя признать безнадежным долгом. Эта сумма не соответствует признакам безнадежных долгов, которые указаны в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ. Следовательно, включать ее в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ организация не вправе. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 августа 2011 г. № 03-03-06/1/457.

Совет: сумму переплаты по налогам, срок возврата или зачета которой истек, можно включить в состав внереализационных расходов. А если придется спорить с налоговыми инспекторами, приведите им следующие аргументы.

При переплате право собственности на эту сумму принадлежит организации (п. 2 определения Конституционного суда РФ от 8 февраля 2007 г. № 381-О-П). Но вернуть или зачесть ее организация не может в связи с истечением срока исковой давности. То есть данную сумму уже нереально взыскать. А безнадежным долгом как раз и является любой долг, нереальный к взысканию. А раз так, то невостребованную переплату по налогам можно включить в состав внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, подтверждающих правомерность такого подхода (см., например, определения ВАС РФ от 24 марта 2014 г. № ВАС-2849/14, от 8 ноября 2012 г. № ВАС-12510/12).

Каждая компания вправе прибегнуть к списанию дебиторской задолженности, которую не удается взыскать, причем даже без обращения в суд. Рассмотрим по шагам процесс списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

В этой статье вы узнаете порядок списания дебиторской задолженности :

Из-за снижения объемов продаж, нехватки оборотных средств контрагенты не всегда спешат расплатиться по своим долгам. В результате в учете компании-кредитора накапливаются значительные суммы дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. При этом часто анализ деятельности организации-должника свидетельствует о том, что даже при получении положительного судебного решения взыскание присужденных сумм будет крайне затруднительно либо вообще невозможно.

Для взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке кредитор затрачивает дополнительные материальные ресурсы:

госпошлина за подачу искового заявления в суд;
оплата юридических услуг по представлению интересов компании в суде;
сопровождение исполнительного производства по взысканию дебиторки.

Однако по факту исполнить решение суда так и не удается из-за отсутствия имущества у должника. Вместе с тем каждая компания может списать безнадежную, то есть осуществить взыскание дебиторской задолженности с юридических лиц , по которой истек срок исковой давности, даже без обращения в суд.

О возможности списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, независимо от факта ее истребования у должника, неоднократно высказывался Минфин России (письма от 13.01.2009 г. № 03-03-06/1/3, от 25.11.2008 г. № 03-03-06/2/158, от 21.02.2008 г. № 03-03-06/1/124). На практике наиболее востребованным основанием для списания дебиторской задолженности остается истечение срока исковой давности. Для того чтобы правильно списать долг с истекшим сроком исковой давности, необходимо совершить ряд последовательных шагов.

Шаг 1. Определяем, истек ли срок исковой давности для списания дебиторской задолженности

На основании пункта 2 статьи 266 НК РФ любой долг перед вашей компанией признается безнадежным, если по нему истек срок исковой давности. В соответствии со статьей 195 ГК РФ исковой давностью признается срок для защиты нарушенного права.

По общему правилу по обязательствам с определенным сроком исполнения, срок исковой давности составляет три года и начинает отсчитываться со дня, следующего за последним днем срока исполнения должником своих обязательств (статья 196, п. 2 ст. 200 ГК РФ). Между тем, по некоторым обязательствам установлены специальные сроки, отличающиеся от общего трехлетнего срока. Поэтому перед списанием дебиторской задолженности необходимо проанализировать характер возникшего обязательства, согласно которому долг подлежит списанию.

Кроме того, перед списанием дебиторской задолженности следует проверить наличие / отсутствие документов, которые могут свидетельствовать о прерывании срока исковой давности. В частности, подписание актов сверки с контрагентом и иных документов, подтверждающих признание должником возникшего обязательства, например, признание претензии, изменение условий договора, прерывают течение срока исковой давности.

Шаг 2. Готовим документы, подтверждающие списание просроченной дебиторской задоженности, проводим инвентаризацию

Чтобы у контролеров не возникло претензий к суммам списанной дебиторской задолженности, необходимо помнить, что дата возникновения дебиторской задолженности и срок истечения ее исковой давности должны быть документально подтверждены, а сам долг списан на основании приказа (распоряжения) руководителя организации.

Для документального подтверждения даты возникновения дебиторской задолженности недостаточно одного гражданско-правового договора. Долг необходимо подтвердить еще и первичными бухгалтерскими документами, такими, как акты оказанных услуг, выполненных работ, товарными накладными, актами приема-передачи товаров, платежными поручениями в случае перечисления аванса, иными документами.

Дебиторская задолженность должна быть подтверждена актами инвентаризации дебиторской задолженности .

Шаг 3. Определяем период, в котором дебиторская задолженность подлежит списанию

Рассмотрим списание дебиторской задолженности в налоговом учете. Дебиторская задолженность признается безнадежной и подлежит списанию в том налоговом (отчетном) периоде, в котором истек срок исковой давности. Согласно разъяснениям финансового ведомства, кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает этот срок (письмо Минфина России от 28.01.2013 г. № 03-03-06/1/38).

В целях налога на прибыль безнадежную дебиторскую задолженность , выявленную на основании инвентаризации, учесть в более позднем периоде будет крайне сложно. Судебная практика исходит из того, что у налогоплательщика нет оснований для списания дебиторской задолженности, если налогоплательщик не списал долг на дату истечения срока исковой давности (постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 г. № 1574/10).

Следовательно, инвентаризацию дебиторки следует провести на конец отчетного (налогового) периода, в котором такой долг будет списан.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, порядок проведения инвентаризации, в том числе количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным.

Таким образом, учитывая указанные положения и на основании распоряжения руководителя проводится инвентаризация дебиторской задолженности в любое время, например, непосредственно перед списанием что подтверждает акт инвентаризации дебиторской задолженности .

Шаг 4. Анализируем обстоятельства, которые могут существенно повлиять на списание задолженности с истекшим сроком

Формирование резерва по сомнительным долгам

Есть несколько методов формирования резерва по дебиторке:

метод процента от продаж;
метод старения;

При использовании первого метода в резерв относят процент от выручки – например, 1,5% в месяц.

Во втором случае всю задолженность распределяют по количеству дней просрочки и оценивают вероятность невозврата в процентном отношении.

При этом, если контрагентов немного, можно учитывать задолженность по каждому контрагенту/договору.

Дебиторская задолженность может возникнуть, к примеру, если покупатель не рассчитался за поставленные товары или если поставщик не вернул аванс за отгруженную партию. Так у компании постепенно накапливается сумма, которую ей должны контрагенты. Хорошо, если дебиторы со временем закроют свои долги. Однако бывает, что какая-то сумма так и остается висеть и взыскать ее нереально. В таком случае деньги нужно списать.

Компания может списать дебиторскую задолженность с баланса в двух случаях. Первый - после того, как должник выплатит всю сумму. И второй - в тот момент, когда задолженность будет признана безнадежной. С первой категорией все понятно, давайте разберемся, когда долги можно признать нереальными к взысканию. Одно из оснований: если по закону обязательство дебитора прекращено из-за того, что его невозможно выполнить. Например, если компания - должник обанкротилась (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Еще одна причина - у долга истек срок исковой давности. Он составляет три года. Однако важно правильно выбрать момент, с которого нужно отсчитывать трехлетний срок.

Учтите, что срок исковой давности может прерываться. Это произойдет, если кредитор предъявит иск или должник признает долг.

Таким образом, срок исковой давности прерывается в день, когда суд принял заявление от истца. Или в момент, когда дебитор признал долг и прислал письмо или акт сверки (ст. 203 ГК РФ).

Тут есть важный момент, о котором часто забывают. После того как исковой срок прервался, считать его нужно заново. Время до перерыва в новый срок давности засчитывать не нужно. Об этом четко сказано в статье 203 ГК РФ. Однако есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права. Даже если срок по каким-то причинам прерывался.

Кстати, срок исковой давности может прерываться, даже если ваш контрагент частично погасил задолженность, но акт сверки подписывать отказывается. Законодательством не установлен перечень действий должника, которые дают основания для прерывания срока давности. Однако такие обстоятельства расписаны в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18 .

ВОПРОС УЧАСТНИКА
Если мы подадим на должника в суд, срок исковой давности прервется?

Да, но только если будут соблюдены определенные условия. Иск нужно подать в тот суд, который вправе рассматривать такие споры на подведомственной территории. Само исковое заявление надо составить по всем правилам и заплатить госпошлину. Такова позиция Верховного и Высшего арбитражного судов в пункте 15 постановления от 15 ноября 2001 г. № 18.

Если какое-то из этих условий не будет выполнено, то судьи оставят иск без рассмотрения. В таком случае срок исковой давности не прерывается (ст. 204 ГК РФ).

Чтобы вы не запутались, подытожу сказанное. Срок исковой давности прервется, если должник:

Подписал акт сверки задолженности;

Частично погасил долг;

Заплатил проценты за просрочку платежа;

Попросил отсрочку;

Написал заявление о зачете взаимных требований.

И еще одно последнее условие - если компании внесли изменения в условия договора, из которых следует, что дебитор признал долг. В этом случае срок давности так же прервется.

Списание дебиторской задолженности в бухучете

Списание дебиторской задолженности можно сделать за счет резерва по сомнительным долгам. Такую операцию нужно отразить проводкой:
ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (76)
- списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Следует учесть, что использовать резерв можно только в пределах его размеров. Получается, что если сумма расходов на списание дебиторской задолженности превысит размер созданного резерва, то разницу нужно отразить в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

Списание разницы оформите проводкой:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 62 (76)
- списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности не означает ее аннулирование. Списанная сумма в течение пяти лет отражается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Это оформляется проводкой:
ДЕБЕТ 007
- отражена списанная дебиторская задолженность.

ВОПРОС УЧАСТНИКА
У нас малое предприятие, поэтому мы не создаем резерв по сомнительным долгам. Как сделать списание дебиторской задолженности?

Вам нужно использовать субсчет «Прочие расходы» счета 91. То есть учет будет таким же, как и в случае с задолженностью, которая не покрыта резервом.

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

Списание дебиторской задолженности в налоговом учете можно сделать двумя способами. Первый вариант: за счет созданного резерва по сомнительным долгам. В порядке, установленном пунктом 5 статьи 266 НК РФ. Второй - отразить ее во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Сумму задолженности, не покрытую за счет резерва, можно включить во внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265 , п. 5 ст. 266 НК РФ).

ВОПРОС УЧАСТНИКА
Имеет ли значение, какой метод расчета налога на прибыль применяет организация (кассовый или метод начисления)?

Да, это играет важную роль. Списание дебиторской задолженности в составе расходов могут делать только те организации, которые рассчитывают налог на прибыль методом начисления.

Если организация применяет кассовый метод, то учесть задолженность в составе расходов не удастся. Дело в том, что при этом методе доходы нужно признавать только после их получения, а затраты - только после оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). При этом оплатой товара признается момент, когда прекращены обязательства покупателя перед продавцом. Поэтому если реализованные товары не оплачены, то обязательство не выполнено. Следовательно, признать расходы нельзя.

Вся сумма безнадежной дебиторской задолженности с учетом НДС уменьшает налогооблагаемую прибыль. Аналогичную точку зрения содержат письма Минфина России от 24 июля 2013 г. № 03-03-06/1/29315 и от 11 июня 2013 г. № 03-03-06/1/21726 .

ВОПРОС УЧАСТНИКА
Наш должник ликвидировался. Но три года с момента образования долга еще не прошли. Можем ли мы списать безнадежный долг, не дожидаясь окончания срока исковой давности?

Да, можете. Если компания-дебитор ликвидирована, то вы вправе списать суммы дебиторской задолженности в составе внереализационных расходов. Но для этого у вас должны быть документы, свидетельствующие о ликвидации должника.

Документальное подтверждение

Чтобы подтвердить дебиторскую задолженность, у компании должны быть соответствующие документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Важно правильно определить размер просроченной дебиторки. Для этого надо провести инвентаризацию. Сумму выявленной дебиторки отразите в акте. Оформить его можно по форме № ИНВ-17.

Напомню, что инвентаризацию необходимо проводить на основании приказа. Помимо этого руководитель издает приказ на списание дебиторской задолженности. Основанием для его оформления станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка. Руководствуйтесь пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение. Это могут быть, например, договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами. Назову еще несколько подтверждающих документов: товарные накладные, акты выполненных работ, акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода.

Дебиторская задолженность появляется, если контрагенты по каким-то причинам не рассчитались с компанией: к примеру, поставщик отказался возвращать , покупатель не произвел расчет за приобретенные товары и т. д. Задолженность может быть погашена, но в некоторых случаях вернуть деньги невозможно. Возникает проблема: как списать дебиторскую задолженность, чтобы сумма не продолжала «висеть», нарушая отчетность. В этом случае нужно ориентироваться на требования Налогового кодекса.

Не все долги возвращаются…

Получить свои деньги иногда не представляется возможным. Можно назвать несколько случаев, когда единственный разумный выход – списывать :

Организация-должник ликвидировалась. Обычно при банкротстве или закрытии отводится определенный срок на предъявление требований кредиторов, и если не заявить о своих претензиях, компания теряет возможность вернуть долги. Если компания исключена из ЕГРЮЛ до сентября 2014 г. долг нельзя признать безнадежным, придется ждать истечения срока давности.
Истек положенный срок давности. По ст. 196 ГК он составит 3 года с образования задолженности. Если деньги не были возвращены, дальнейшие требования бесполезны.
Исполнительное производство окончено, так как должника не удалось найти, либо у него отсутствует имущество, которое можно использовать для . Судебный пристав вернет заявителю исполнительный лист, но его можно повторно предъявлять к взысканию.
Взыскание долга признано невозможным (ст. 416 ГК). Если обязательство не может быть исполнено, и ни одна из сторон за это не отвечает, долг будет признаваться безнадежным. Обычно такая ситуация возникает при воздействии непреодолимой силы: к примеру, пожара или стихийного бедствия.

Дебиторка не должна признаваться безнадежной, если сумма долга используется как способ погашения кредиторской задолженности перед этим же лицом или организацией.

Списание дебиторки в бухучете

Чтобы списать дебиторскую задолженность, нужно предоставить доказательства о невозможности возврата долга

Чтобы признать дебиторку безнадежной и списать ее, потребуется акт инвентаризации расчетов, составленный по форме N ИНВ-22, а также приказ, изданный руководителем. Бухгалтер должен подготовить справку о наличии кредиторской и дебиторской задолженности, все данные сверяются с контрагентами. Существование обязательств должно быть подтверждено соответствующими документами.

Чтобы списать дебиторку, и это действие было признано правомерным, необходимо представить доказательства невозможности списания долга: для этого потребуется судебный иск к организации-должнику, к нему также нужно приложить акт о невозможности взыскания суммы и постановление о том, что исполнительное производство было прекращено.

Чтобы подтвердить размер задолженности, нужно предъявить все договоры с контрагентами, накладные, акты приема передачи товара или выполнения работ, а также иные документы, подтверждающие факт образования долга и его величину. Важно помнить, что срок хранения документов, которыми подтверждается, что задолженность списана обоснованно, составляет не менее 5 лет для бухгалтерского учета и 4 года для налогового учета.

При этом срок начинает отсчитываться не с момента образования долга, а с того момента, когда он был списан. Чтобы не запутаться в документации, эти документы лучше хранить до истечения положенного срока отдельно от других бумаг. Данный вид задолженности должен быть учтен на счетах 60, 62, 73, 76 совместно с НДС. При его списании в прочие расходы НДС, начисленный на услуги и товары, тоже должен учитываться.

Если на предприятии был создан специальный резерв по сомнительной задолженности, необходимо сделать следующие проводки в бухучете:

Дебет счета 63 кредит счета 60, 62, 70, 71, 73, 76. Списывается задолженность, у которой уже истек срок давности. По тому же принципу резерв позволит списать долг, который нереально взыскать.
Дебет счета 007. Отражается задолженность, списанная из-за нереальности взыскания.

По счету 007 необходимо вести отдельный учет по каждому контрагенту, который не выполнил свои . Отдельно учитывается каждый долг, который был списан в убыток. Есть еще одна важная деталь: если в отношении одного контрагента есть и дебиторская, и кредиторская задолженность, нужно сначала провести взаиморасчет.

Если в итоге дебиторская задолженность не перекрывается кредиторской, только в этом случае ее можно относить к убыткам, это позволит избежать ненужных налоговых рисков. Если в фирме не создавался финансовый резерв по сомнительным долгам, задолженность проводится по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».

Списание дебиторки в налоговом учете

Списание дебиторской задолженности: программа

Согласно ст. 266 НК, если в организации имеется резерв по сомнительным долгам, именно его необходимо использовать для списания долгов, которые не представляется возможным взыскать. Однако если размеров этого резерва недостаточно, то получившийся остаток включается во внереализационные расходы.

Если резерва для покрытия сомнительных долгов нет, то все убытки от списанного долга включаются во внереализационные расходы. В любом случае сумма безнадежного долга с НДС уменьшает прибыль, подлежащую налогообложению. При правильном списании долга, предприятие сможет уменьшить налоговую нагрузку в данный период.

Эти расходы должны быть признаны и отражены в отчетности именно в тот налоговый период, когда истек срок давности искового заявления, либо было прекращено исполнительное производство, долг был признан невозможным к взысканию. Если предприятие-должник было ликвидировано, его долги признаются безнадежными в тот период, в который оно было официально исключено из Единого реестра.

Образцы документов для списания задолженности

Правильное документальное подтверждение позволит избежать претензий со стороны налоговой, и задолженность будет списана без каких либо негативных последствий. Чтобы избавиться от просроченного долга, руководитель должен издать приказ, он оформляется по следующему образцу:

ООО «Вектор»
Приказ №53
о списании дебиторской задолженности
20 сентября 2015 года г. Павлово

По ст. 196 ГК, на основании акта инвентаризации расчетов с дебитором, от 10 сентября 2015 года №58 и бухгалтерской справки от 15 сентября 2015 года №51 приказываю:

Списать дебиторскую задолженность ООО «Меркурий» в размере 51000 (пятьдесят одна тысяча) рублей.
Бухгалтеру отразить данную операцию в налоговом и бухгалтерском учете.
Контроль выполнения приказа оставляю за собой.

Директор ООО «Вектор» ________________________________________ В. И. Петров
С приказом ознакомился ________________________________________ А. И. Васин
главный бухгалтер

Бухгалтерская справка для списания задолженности оформляется следующим образом:

В продолжение августа 2012 года ООО «Вектор» продало продукцию на сумму 51000 (пятьдесят одна тысяча) рублей. Покупатель ООО «Меркурий» не произвел своевременную оплату товара и в дальнейшем не предпринял никаких мер по погашению образовавшейся задолженности.
Далее ООО «Меркурий» изменило свое местонахождение, разыскать его не представляется возможным. Претензии в судебном порядке не предъявлялись.

На основании акта инвентаризации от 10 сентября 2015 года №58 дебиторскую задолженность требуется списать, так как срок исковой давности истек.
Главный бухгалтер ___________________________________________________ А. И. Васин

К этим документам необходимо приложить все бумаги, подтверждающие для ее списания.

Мнение юриста-эксперта:

Дебиторская задолженность в бизнесе не совсем интересная тема для обычных граждан, которые никак не связаны с бизнесом или не работают в бухгалтерии. Простыми словами о ней можно сказать так. Это все долги, которые есть у клиентов предприятия, т.е. они должны этому предприятию. Зачем об этом что-то знать нашему читателю. Есть такой случай.

Мы говорим о банках. Если вы брали кредит в банке, и перестали по нему платить, то у банка увеличивается дебиторская задолженность на сумму вашего долга. Это отрицательный показатель для оценки деятельности банка. Поэтому банку крайне невыгодно увеличивать величину дебиторской задолженности. Банк пытается исправить ситуацию. Если вы не можете платить по долгам на условиях кредитного договора, то банку выгодно пойти вам на уступки, чтобы ваше задолженность не влияла на финансовое состояние банка.

В противном случае, банку придется продать ваш долг за копейки коллекторскому агентству. А агентству тоже выгодно побыстрее убедить вас платить. И в этом случае есть возможность договориться. Изложенное не гарантирует, что ситуация может именно так и развиваться, но знать об этом будет не лишним.

Бесплатная шпаргалка в видеосюжете — как осуществляется списание дебиторской задолженности: