Как заполнить авансовый отчет с примером. Авансовый отчет: порядок заполнения, доработка формы

Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T12:30:37+00:00

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Итак, начнём

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:

• Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
• Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
• Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):

В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":

Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":

А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Отдельно упомяну:

• Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
• Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
• В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

• всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
• всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
• к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку "Авансы":

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку "Товары" (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку "Оплата"(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Вот проводки:

Примеры заполнения закладки "Прочее".

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках "Товары" и "Прочее" присутствует галка "СФ", если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная.

Работа хозяйствующего субъекта в определенных условиях требует произведения наличных трат для выполнения поставленных производственных задач. Подобные расходов часто осуществляются через определенных приказом руководства подотчетных лиц. Помимо прочего в данном распоряжении определяется цель, на какую подотчетник может взять сумму, а также срок, в течение которого он может отчитаться. При этом используется для отчета авансовый отчет.

Авансовый отчет это бланк, составляемый материально ответственным лицом, которому в подотчет была выдана установленная в приказе сумма денежных средств для выполнения поставленной перед работником производственной цели.

Деньги подотчетному лицу могут выдаваться либо налично из кассы, либо путем перечисления средств на карт-счет сотрудника. Составление авансового отчета является обязанностью работника, которому были выделены в подотчет определенные суммы.

Существует унифицированная форма авансового отчета, разработанная органами статистики. Компании могут в своей деятельности применять ее, или разработанный ими с учетом существующих особенностей бланк. Большинство специализированных программ включаются бланк авансового отчета форма АО-1.

Список целей, на которые из кассы предприятия могут выдаваться в подотчет суммы, определяется администрацией компании. В этом распоряжении проставляется пофамильный список работников, размер, сумм которые могут быть выплачены каждому работнику, и направления расходования средств.

Внимание: подотчетным лицом может выступать физлицо, с которым организация оформила договор подряда, а не только штатные работники организации.

Требования положений нормативных актов таковы, что при выдаче в подотчет сумм работнику обязательно должно соблюдаться направление расходование средств. Нельзя получить деньги на одно мероприятие, а израсходовать их на другую цель.

Поэтому особенностью данного документа является то, что он сначала проверяется бухгалтерией, а потом происходит утверждение произведенного расхода директором компании. Кроме этого авансовый отчет является регистром первичных документов, которые к нему прикладываются в качестве подтверждения расходования средств.

Важно: расходы можно отражать в бухучете после того, как руководитель компании подписал авансовый отчет. Выявленные неточности и ошибки желательно уточнять и сразу же исправлять. Так как при проведении проверок контролирующие органы часто уделяют этому документу особое внимание.

Если они обнаружат ошибки, расходы по этому документу обязательно не будут приняты к учету при исчислении налогооблагаемой базы.

В каком случае применяется

Существующие правила устанавливают, что наличность, выплаченная работнику в подотчет на установленные цели, может использовать только в указанном в приказе направлении. Документом, подтверждающим выплату сотруднику денег, является расходный кассовый ордер, содержащем разрешающую визу руководителя.

Законодательством также закрепляется период времени, в течение которого работник должен отчитаться по произведенным затратам. При этом подтверждающим документом выступает авансовый отчет.

Внимание: главная цель данного документа - подтвердить обоснованность осуществленного сотрудником расходования средств компании, а также соблюдения сроков отчет. Этим документом происходит списание ранее выданных средств с подотчета физлица.

Роль авансового отчета повышается при подтверждении расходов работника, отправленного в командировку. В настоящее время перечень документов, оформляемых при оформлении командировки значительно снижен. Все остальные могут заполняться по усмотрению самой компании.

Только один документ остался в составе обязательных бланков, которые нужно заполнять вернувшись из командировки. Порядок ведения операций по кассе устанавливает обязательность составления этого бланка.

Внимание: освобождены от данного требования только предприниматели, в отношении которых действует упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Так как расчеты через подотчетников относятся к наличным расчетам, необходимо также помнить о существовании лимита расчетов между организациями, который равен 100000 рублей за один раз по одному договору. Если сумма превышает это размер, то должны применяться безналичные расчеты.

Что можно принять к учету

В компании должностные лица, принимающие авансовые отчеты подотчетных сотрудников компании должны знать, какие документы можно принять к учету.

В перечень подтверждающих расход бланков включены:

• Товарный чек с приложением к нему кассового чека, оформленного с помощью онлайн-кассы. Товарный чек может идти и без чека, если субъект хозяйствования, выписавший его, освобожден от применения ККА. В этом случае на товарном чеке обязательно должны присутствовать все обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать продавца.
• Квитанция к пко с приложением к ней чеков онлайн-касс. При этом в данный пакет документов обязательно нужно включать накладную либо акт на работы (услуги). В этих документах покупателем должно выступать юрлицо или ИП, которые выдали в подотчет суммы, а не сам работник.
• Квитанции, наряд-заказы и другие номерные бланки, относящиеся к БСО и являющиеся подтверждающими документами произведенного работником расходов.
• Выдаваемые транспортными компаниями билеты, страховые полисы, оформляемые в случаях осуществления перевозки грузов и пассажиров.

К подобным документами нормами могут устанавливаться дополнительные требования. К примеру, если документ по зарубежной командировке составлен на иностранном языке, нужно перевести его часть, которая относится к расходованию средств, на русский язык.

Важно: особое внимание следует уделять документам, которые составлены в выходные дни, когда сотрудник должен был отдыхать, а не выполнять свои трудовые обязанности.

Авансовый отчет бланк 2018 скачать бесплатно

Файлы для скачивания:

Пример заполнения:

Образец заполнения авансового отчета в 2018 году

Рассмотрим по шагам как заполнить авансовый отчет.

Лицевая сторона

Заполнение бланка авансового отчета нужно производить начиная с самой верхней строки. Там указывается наименование фирмы либо Ф.И.О. предпринимателя. В отдельную таблицу необходимо занести .

В графы, которые находятся возле названия бланка, нужно внести номер документа и дату его оформления.

Справа располагается блок граф, который начинается с фразы «Утверждаю». Он предназначен для утверждения заполненного документа руководителем. Он должен указать там сумму прописью, проставит должность и Ф.И.О, а также дату принятия документа к учету.

После этого руководитель проставляет свою подпись, тем самым подтверждая разрешение принять сумму отчета к бухучету.

Затем нужно записать цель, на которую были выданы в подотчет деньги.

Если на предприятии выдача в подотчет продолжает оформляться заявлением, то цель в отчете должна полностью совпадать с данными по заявлению.

Внимание: если же выдача в подотчет оформляется приказом, то цель нужно указывать исходя из реального направления расходования средств. Например, на командировку, на приобретение материалов и т. д.

Затем следуют две таблицы. Данные в них должен вносить бухгалтер. В левой таблице производится фиксация движения средств, выданных работнику в подотчет.

Там последовательно проставляются остаток либо перерасход средств с предыдущего подотчета, выданная в подотчет сумма, израсходованные средства, неиспользованный остаток либо перерасход.

Закон устанавливает, что работник не может получить в подотчет новую сумму, если у него еще есть остаток по старому подотчету. Если при проведении проверки контролирующие органы выявят такой факт, то на компанию может налагаться штраф.

В правую таблицу записываются бухгалтерские проводки по отчету.

Ниже бухгалтер должен указать, какие число документов прикрепил к отчету подотчетник, а также сколько листов они занимают.

После того, как отчет утвержден, бухгалтер ставит свою подпись и указывает утвержденную сумму. После этого он должен передать бланк на подтверждение главбуху.

Если по результатам расходования сумм у лица остались неиспользованные средства, либо он совершил перерасход, то реквизиты кассового документа нужно указать внизу бланка.

Оборотная сторона

Большую часть этой стороны занимает таблица. В нее подотчетник должен внести все имеющиеся оправдательные документы. Для каждого бланка предназначена одна строка. Оставлять пустые строки нельзя.

В поле 1 вносится номер строки по порядку. В поля 2 и 3 записываются реквизиты предоставленного документа - его номер и дата оформления. У документа может не быть номера - тогда нужно проставить прочерк либо записать «Б/Н».

В поле 4 вносится наименование документа. Поля 5 и 6 предназначаются для проставления суммы документа. При этом в графу 5 ее нужно записать в рублях, а в графу 6 - валюте, которой оформлен документ (если он составлен не в рублях).

Строки, которые не будут заполнены, нужно прочеркнуть символом «Z». Далее, необходимо в самой последней строке таблицы подвести суммовой итог по всем документам. Ниже, подотчетник проставляет свою подпись.

Бухгалтер при проверке должен рассмотреть каждый документ, а также обоснованность данных расходов. В положительном случае он указывает принимаемую сумму в полях 7 и 8 . Далее, в поле 9 он заносит счет бухучета, на который относится указанная сумма.

Итоговые сведения по данной стороне необходимо перенести на лицевую сторону.

Что делать, если отсутствуют подтверждающие документы

После возвращения из командировки, сотрудник может приложить к отчету документы с неустранимыми дефектами (например, повреждены, намокли и т. д.), либо вообще не предоставить их (потерян кассовый чек, получить дубликат невозможно).

Но такие события не означают, что принимать отчет у работника нельзя. Несмотря на то, что он не может предоставить оправдательные документы, сам товар либо услуга могут быть в действительности получены.

Бухгалтер после подачи бланка все равно должен его проверить, а уже руководитель должен потом решить - утверждать авансовый отчет по командировке, или же нет.

В случае, когда директор принимает решение утвердить данный документ и выполнить возмещение затрат, нужно помнить, что без подтверждающих документов включить данные суммы в базу по расчету налога на прибыль не получится.

Важно : если же компания является плательщиком НДС, но нельзя будет по приобретенным материалам сделать вычет НДС.

Бухгалтерские проводки

Проводки, которые должен оформить бухгалтер после обработки авансового отчета, зависят от целей получения денег в подотчет.

Дебет	Кредит	Содержание операции
Проводки по приобретению материалов
08, 10, 41	71	Приняты к учету приобретенные материалы
60, 76	71	Внесена предоплата за материалы поставщику
Проводки по итогам командировки
20	71	Списаны расходы по командировке, во время которой выполнялись работы по договору с заказчиком
44	71	Списаны расходы, если командировка была связана с рекламой либо продажей продукции фирмы
08	71	Списаны расходы по приобретению нового оборудования
28	71	Списаны расходы, если целью командировки был возврат поставщику брака
Выделение НДС (необходимо, если субъект бизнеса использует общий режим)
19	71	Принят к учету НДС по командировке
68	19	Выполнен зачет НДС
Возврат остатка подотчетных сумм
50	71	Возврат неиспользованного остатка наличными деньгами. Кассир оформляет приходный кассовый ордер.
51	71	Возврат неиспользованной суммы произведен на расчетный счет
70	71	Возврат суммы произведен из зарплаты

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя , с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании или , утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.
Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.

В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.

В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).

Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.

2) Бухгалтером.

Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.

После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по

В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.

Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».

Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).

Авансовый отчет командированного сотрудника

Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?

Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.

К командировочным тратам можно относить:

• Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
• Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
• Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
• Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.

Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.

Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.

Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?

Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.

Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.

Общие правила

Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:

1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:

• истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
• сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
• работник вернулся из командировки.

2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.

3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.

4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.

5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.

Порядок заполнения

Как правильно оформлять авансовый отчет?

Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.

Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.

Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.

На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.

Обоснованный перерасход

Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:

• траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
• сотрудник располагает подтверждающими бумагами.

Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.

Порядок компенсации перерасхода по кассе

В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».

Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.

Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту

В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?

Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.

Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.

Как компенсировать личные деньги сотрудника?

Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?

Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).

Оформление авансового отчета в 1С

Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».

В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.

Аванс бывает трех видов:

• При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
• Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
• Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.

Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.

В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.

Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.

Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.

Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

• на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
• сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

• служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
• приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
• выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

• как исчисляется срок командировки;
• как подтверждается фактический срок командировки;
• сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
• выдача аванса для оплаты командировки;
• перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

• как и везде, первым пишется наименование организации;
• номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
• указываются структурное подразделение и должность командированного;
• указывается причина составления отчета - «служебная командировка»;
• сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
• позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
• далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
• после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
• затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.