Контакты
Главная / Бизнес в интернете

Финансовый отчет о командировке образец. Как заполнить отчет о командировке

Стороне формы указывается общая сумма полученного аванса (включая суточные), а также остаток или перерасход средств, если таковые имеются.

Оборотная сторона формы №АО-1 представляет собой таблицу и предназначена для перечисления подтверждающих расходы документов, прилагающихся к . Ее заполняет работник. Поскольку сумма в графе «Итого» этой таблицы должна соответствовать общей сумме отчета, списываемой предприятием, то суточные здесь также должны быть упомянуты. Но поскольку никаких подтверждающих суточные расходы документов работник представлять не обязан, то графы таблицы, предназначенные для реквизитов подтверждающих документов, остаются пустыми. Работник просто пишет в графе «Наименование документа (расхода)»: «Суточные с такого-то по -то число», а в графе «Сумма расхода» - сумму, выданную в качестве суточных. Больше ничего писать суточных не нужно. Правомерность учета этих затрат в качестве производственных, подтверждают документы, доказывающие производственный характер самой командировки, а также о направлении в командировку и проездные документы.

Суточные учитываются организацией в размере фактических затрат. Законодательство не содержит лимитов размера суточных, их денежное значение регулируется внутренними актами организации. В НК существует норматив суточных лишь в целях исчисления НДФЛ, но он не является ограничением самого размера суточных. Тем не менее, принимая во наличие этого норматива, в отчете обязательно надо указать даты/количество дней, на которые выдаются суточные.

Источники:

  • Письмо Минфина РФ от 22 марта 2006 г. №03-03-04/1/271
  • списание авансового отчета

Почти каждый руководитель сталкивается с необходимостью отправляться в командировки или посылать сотрудников для решения каких-либо вопросов, касающихся процветания кампании. Такие ситуации, естественно, подразумевают некие затраты, которые называются командировочными расходами. Эти расходы регулируются нормами Трудового кодекса.

Вам понадобится

  • - авансовые отчеты;
  • - чеки;
  • - квитанци;
  • - авиа и ж/д бмлеты;
  • - различные счета, подтверждающие факт оплаты каих-либо услуг.

Инструкция

Организация обязана оплачивать командировочные расходы своим сотрудникам, то есть затраты на проезд, найм жилого помещения, а также иные расходы , которые осуществлены с разрешения руководителя. Денежные средства должны быть выданы сотруднику под авансовый отчет, денежная сумма может быть как в виде наличной, так и безналичной. При выдаче денег, вам необходимо отразить это в бухгалтерском следующей : Д71 «Расчеты с подотчетными » К50 «Касса» или 51 «Расчетный счет».

Бывают командировки заграничные, в этом случае сотруднику выдают денежные средства в иностранной валюте. При таком расчете вам нужно к счету 50 открыть субсчет «Расчеты в валюте». Также для бухгалтерского учета курс устанавливается согласно Центральному банку Российской Федерации на дату оформления . В учете делается запись: Д26 «Общехозяйственные расходы » К71 «Расчеты с подотчетными лицами» (отражены расходы на ) и Д71 «Расчеты с подотчетными лицами» К91 «Прочие доходы и расходы (отражена ).

Документами, подтверждающими затраты во время командировки являются: авиа и ж/д билеты, квитанции и счета за проживание, различные чеки, а также с терминалов и банкоматов. На основе всех этих документов формируется авансовый отчет. Расходы признаются в том периоде, в котором они были осуществлены.

Согласно ПБУ, затраты во время командировки относятся к обычным видам деятельности и учитываются при расчете налога полностью. Так, например, если поездка была связна с покупкой , то потраченные средства необходимо включить в их стоимость, если же осуществлялась покупка , то, соответственно, затраты формируют первоначальную стоимость этих активов организации.

Служебные поездки, или командировки, влекут за собой некоторые затраты, например, на проезд, проживание, услуги связи и т.д. Для этого из кассы организации командированному сотруднику выдаются денежные средства. Вернувшись, он должен отчитаться за потраченные суммы, предоставив чеки, квитанции, счета, накладные, билеты. На основе этих подтверждающих документов бухгалтер или же сам сотрудник оформляет авансовый отчет (форма №АО-1).

Вам понадобится

  • - подтверждающие документы;
  • - план счетов;
  • - калькулятор.

Инструкция

Проверьте правильность оформления подтверждающих документов. Затраты, указанные в них, должны быть экономически обоснованы. При покупке за наличный расчет вы должны предоставить квитанцию и товарную накладную. В этих документах проверьте указание реквизитов компании, дату и время покупки, наименование товара. В товарной накладной обязательно должна присутствовать синяя печать организации.

После того как все проверено, начните заполнять авансовый отчет. В самой верхней строчке напишите наименование компании, проставьте код вашего предприятия (ОКПО).

Напишите номер документа и дату составления отчета. Впишите наименование структурного подразделения, укажите подотчетное лицо, должность и его номер по табелю. В строке «Назначение аванса» укажите «командировочные расходы».

Заполните таблицу. Сначала впишите сумму, которая была выдана на руки. Ниже подведите итог, то есть укажите, сколько получено и израсходовано денежных средств. Рядом напишите то же самое, только используя бухгалтерский язык, то есть сделайте . Для этого вам понадобятся подтверждающие документы.

Заполните оборотную сторону форму. Впишите дату и номер документа, наименование, сумму затрат, дебетовый счет. Например, при покупке материалов в дебете укажите счет 10. После того как записи внесены – подведите итог. Подпишите у подотчетного лица.

Под таблицей укажите, сколько приложений прикреплено к форме, для этого подсчитайте количество подтверждающих документов. В правом верхнем углу утвердите отчет, указав сумму прописью и поставив подпись.

Источники:

  • заполнение авансового отчета по командировке

Налоговым законодательством определен порядок выплаты суточных, которые полагаются работникам, пребывающим более одного дня в командировке. Размер суточных устанавливается коллективным договором, положением о командировках и зависит от региона, страны, куда отправляется специалист по служебным делам.

Сотрудники большинства компаний периодически отправляются в командировки. Руководители ставят каждому специалисту собственную задачу для выполнения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Когда работник возвращается, он обязан сообщить о том, какие задачи сумел выполнить во время поездки. Для этого оформляется отчет о командировке. Документ должен быть составлен правильно.

Чтобы заранее знать все особенности его заполнения, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Общие сведения

Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:

  • заключения договоров;
  • участия в различных тренингах и семинарах;
  • проведения переговоров;
  • приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
  • участия в обучающих мероприятиях;
  • обслуживания удаленного структурного подразделения.

Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.

На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.

Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.

На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.

Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.

На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.

Законодательная база

Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.

Эта норма определена пунктом 26 в служебные командировки.

Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании организации.

Отчет о командировке

Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.

Служебной

Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.

Авансовый

Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.

Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.

Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.

Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.

Финансовый

Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.

Его необходимо дополнить финансовой документацией.

В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:

  • чеки;
  • квитанции;
  • оригиналы оплаченных счетов с печатью;
  • билеты.

Рукописные документы бухгалтер не примет.

За границу

Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

Обязателен ли?

До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.

Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.

Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.

Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.

В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.

Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.

Как оформить?

Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.

Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.

В свободной форме или нет?

Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.

Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:

  1. В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
  2. Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
  3. Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.

Документ может быть составлен и по собственной форме организации.

Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.

  • период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
  • лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
  • сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.

Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.

Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.

В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.

К ним относятся:

  • родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
  • лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.

Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.

Пример написания

Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.

Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.

Обычно бланк должен включать следующую информацию:

  • расход денежных средств по дням;
  • место командировочной работы;
  • использование авансовых платежей.

Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.

Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.

Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.

В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.

Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.

Кто подписывает и согласовывает?

Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:

  • работник, оформлявший командировку;
  • руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
  • руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.

В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.

Сопроводительные документы

Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци иПисьма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ; Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 :

  • <если> работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты - по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

  • <если> работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай - если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , .

Комиссия банка за обмен валюты - это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие йп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн оч. 2 ст. 168 ТК РФ ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов - они покрываются за счет суточны хп. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс яПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк еп. 3 ст. 217 НК РФ : в России - 700 руб., за рубежом - 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда - по российски мп. 18 Положения № 749 ; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 , .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ ль -ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22 , от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть - после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

  • <если> работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
  • <если> работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет - ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России - в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от « 30 » мая 20 14 г.

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 » мая 20 14 г.) - 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы - 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

№ п/п Подтверждающий документ Вид расхода Расходы
дата наименование номер руб. евро курс пересчета
1 2 3 4 5 6 7 8
1 19.05.2014 Справка банка В-548 Комиссия банка за обмен рублей на евро 120,00 - -
2 20.05.2014 Билеты на поезд 45872645, 45872646 Железнодорожные билеты Тверь - Москва и Москва - Тверь 3 200,00 - -
3 20.05.2014 Чек ККТ 689 50,00 - -
4 20.05.2014 Билет 5473265 400,00 - -
5 20.05.2014 Авиабилет 670203757 Авиабилет Москва - Берлин 7 900,00 - -
6 20.05.2014 Билет 50268753 Билет на общественный транспорт «7-Day-Pass» 1 440,00 30,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
7 26.05.2014 Авиабилет 530248276 Авиабилет Берлин - Москва 7 968,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 166,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
8 27.05.2014 Счет из гостиницы 22576 16 032,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 334,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
9 550,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 191,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 50При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
9 27.05.2014 Билет 5836 Билет на аэроэкспресс до аэропорта 400,00 - -
10 27.05.2014 Чек ККТ 3989 Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро) 50,00 - -
11 30.05.2014 - - 450,00 9,00 50
22 190,93 471,00Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета 47,1145Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета
Итого 69 750,93 х х

5. Остаток /перерасход в рублях: 9 750,93 руб. Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин ыПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс - 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник у

№ п/п Подтверждающий документ Вид расхода Расходы
дата наименование номер руб. евро курс пересчета
1 2 3 4 5 6 7 8
…
8 27.05.2014 Счет из гостиницы 22576 Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость - 525 евро 25 200,00 525 48
…
10 29.05.2014 Справка банка ХХ-13 Расход из-за разниц курсов при обмене валюты
(29 евро х (48 руб/евро – 47 руб/евро)) 		29,00 - -
11 30.05.2014 - - Суточные за время командировки по 60 евро/день (8 дней - с 20.05.2014 по 27.05.2014) - всего 480 евро 22 992,00 479 48
47,12 1 47,1145
Итого 69 796,12 х х

4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

Авансовый отчет является документом, который отражает информацию о понесенных денежных затратах в служебной командировке. Его обязательное наличие и оформление четко прописано в законодательстве (ст.252; п.1 ст. 264 НК РФ; ст.313; ст. 314 НК РФ). На основании этого документа бухгалтерия перечисляет деньги по возмещению денежных затрат. Он подтверждает расходы и позволяет получить доплату, если весь аванс не был потрачен полностью или вернуть оставшиеся деньги.

Следует также владеть информацией о том, какие документы нужны для отчета по командировке. Вместе с ним бухгалтеру предоставляются оригиналы квитанций, билетов, накладных, чеков, которые служат доказательством затрат. После проверки на предмет целевого расходования средств, наличия удостоверяющей документации, правильности составления бухгалтером передает авансовый отчет на подпись руководителю организации.

Постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 предложены рекомендации составления данного документа.

Сроки подачи

Крайним сроком предъявления является третий рабочий день с момента приезда сотрудника (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У). Во внимание принимаются только рабочие дни: например, если работник вернулся в пятницу, он будет иметь возможность отдохнуть и оформить авансовую документацию в начале рабочей недели.

Особенности оформления

Оформление подразумевает использование одного из трех вариантов:

Обратите внимание

Сотрудник может отказаться от командировки по уважительным причинам — нужно только их документально подтвердить. В ином случае за отказ от командировки может последовать дисциплинарная ответственность в виде выговора или замечания. Подробнее читайте

  • Универсальная форма №АО-1;
  • Специальная форма в электронном виде с наличием квалифицированной подписи (Письмо № 3-03-07/12250 от 12.04.2013).
  • Составленный бланк самим работником, который утвержден директором учреждения и содержит обязательные реквизиты. Их отсутствие может повлечь проблемы с налоговой организацией.

Следует помнить, что ненадлежащее оформление собственной формы гарантирует отказ налоговых органов в принятии прописанных в документации денежных расходов. Поэтому каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, должен знать о том, как правильно заполнить авансовый отчет.

Если сотрудник расплачивался наличными, он прикладывает к отчету кассовые чеки и квитанции. В случае безналичного расчета прикрепляются оригинальные слипы (оформленные документы в случае оплаты покупок при помощи карты) и квитанции от произведенных операций в терминалах либо банкоматах.

В случае невозвращения остатков командировочных средств, они удерживаются из заработка последующем месяце. Эта процедура выполняется на вполне законном основании: все оставшиеся со служебной поездки деньги подлежат обязательному возврату в кассу организации. Данное решение следует принять в течение месяца после выполненной командировки.

Отчет о командировке: образец

Образец отчета о командировке в 2017 году состоит из 3 листов:

  1. Шапка документа . Здесь следует предоставить следующие сведения: указываем сумму остатка по уже выданным авансам (не забываем о задолженности), номинально израсходованных аванс (чеки) и итоговый остаток разницы этих сумм. Бухгалтером вносится особая запись (дебет -26, кредит 71).
  2. Расписка : прописывается размер отчета и подтверждение его проверки бухгалтером.
  3. Подробные факты затрат : номера и даты расходной документации; предмет израсходованных денег (билет, суточные и прочее). Здесь ставится подпись самого работника, который был в служебном отъезде.

Обязательно нужно приложить всю документацию, которая доказывает целевую трату авансовых средств.

Важно! Налоговые органы могут отказать в принятии затрат, если на авансовом документе отсутствует подпись руководства.

Пример заполнения авансового отчета по командировке

Заполнением авансового отчета занимается бухгалтер и командируемый сотрудник, который начинает оформление с написания основных сведений на лицевой стороне:

  1. полное наименование организации;
  2. ФИО, должность;
  3. дата оформления;
  4. цель авансовых средств (командировочные затраты);
  5. таблица на лицевой стороне должна содержать данные о наличии выданных денег, их расходе.

В графах 1-6 оборотной стороны должна быть перечислена вся необходимая документация, подтверждающая произведенные траты. Нумерация документов идет с учетом очередности по их перечислению:
Графа №1 содержит порядковый номер удостоверяющего документа.
Графы №2-3 : время оформления и соответствующий номер.
Графа №4 содержит сведения о типах затрат.
Графа №5 :размер понесенных расходов.
Графа №6 : в строчке «Итого» указывается общая сумма затрат.

После проведенной проверки документ подписывается бухгалтером. При этом прописывается дата и номер авансового отчета, общий размер расходов и число приложенной документации.

Заполненная расписка содержит дату подачи документа и передается сотруднику.

На лицевой стороне бухгалтером отмечаются:

  1. Денежный остаток/перерасход по уже выданным авансам.
  2. Сумма полученных из кассы авансовых средств.
  3. Сумма потраченных денег.
  4. Денежный остаток/перерасход размера аванса.
  5. Собственная учетная запись.

Сведения для табличного заполнения находятся в графе №9 на обратной стороне.

В дальнейшем отчет отправляется на подпись к директору организации (ФИО с росписью + расшифровка) либо к лицу, временно исполняющему его должностные обязанности. Специально предназначенная для подписи строчка находится на лицевой стороне в верхней части документа. Затем он принимается к учету для списания выданного аванса.

Как сделать авансовый отчет — смотрите в видео ниже:

Загранкомандировка

Правило подачи авансового отчета в течение трех рабочих дней после возвращения из поездки также действует на заграничную служебную командировку (п.6.3 Указания ЦБ РФ №3210-У).

В таком случае при отправке работника за границу выдача авансовых денежных средств производится в виде иностранной валюты. Сумма указывается в валюте, а также в рублях. Необходимо заполнить строчки с реквизитами для иностранной валюты (1 «а» с лицевой стороны бланка, графы № 6, 8 оборотной стороны). Кстати, какие есть особенности расчета суточных для загранкомандировки — можно прочитать в этой статье

Обратите внимание — если имеются какие-либо подтверждающие траты документы на иностранном языке, их нужно перевести на отдельном листе на русский язык. Можно сделать перевод самому либо обратиться к услугам бюро переводов. В данной ситуации эти траты будут отнесены к пункту «прочие расходы».

В случае ухода сотрудника в отпуск сразу после возвращения, не обязательно спешить на работу и заполнять авансовый документ: срок подачи не будет нарушен (Постановление Правительства РФ от 13.10.2013 №749). Его заполнение можно сделать сразу же по выходу из отпуска.

Как правило, составление авансового отчета не является проблемой для сотрудников: бланк имеет четко указанные графы для заполнения. При возникновении трудностей на помощь придет бухгалтер. Наличие всех подтверждающих документов и соблюдение сроков подачи также гарантирует благоприятный исход процедуры.

Больше информации можно получить, задав вопросы в комментариях к статье.

Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких обязательных документов, подтверждающих траты во время командировки и позволяющий в случае необходимости сделать доплату или вернуть непотраченные средства, соответствующим образом оформив это в бухгалтерской документации.

Заполнение авансового отчета

Авансовый отчет представляет собой двухсторонний документ, актуальные бланки можно скачать напрямую из приложения к Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.2001 или на нашем сайте, посвященном отчасти и бухгалтерской помощи. На титульном листе должны быть заполнены графы, касающиеся самого работника, организации и цели выдачи аванса. На обратной стороне необходимо конкретизировать с указанием подтверждающих документов то, как были расходованы выданные средства. Также к отчету всегда прикладываются сами подтверждающие документы. Количество листов приложения указывается на титульном листе в соответствующей графе.

Работник вносит в форму авансового отчета по командировке данные (некоторые из них могут быть уже впечатаны машинным способом):

  • полное наименование организации;
  • Ф.И.О. работника, полное название его должности;
  • дата составления документа;
  • цель выдачи аванса – в этом случае это командировочные расходы;
  • названия и суммы по документам, подтверждающим расходы – они указываются на обратной стороне отчета.

После заполнения авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где командировочные расходы проверяются и при необходимости делается доплата по расходам сверх аванса или принимаются неизрасходованные остатки выданных средств.

После проверки документа бухгалтер заполняет графы с реквизитами документов, по которым был выдан аванс. Бухгалтер расписывается в получении отчета и проверяет все данные, указанные работником. Правильность предоставленной информации и соответствие всех приведенных в отчете сумм подтверждается соответствующей записью бухгалтера. Общая сумма расходов указывается в графе «Итого».

Далее отчет отправляется на утверждение руководителю компании или другому уполномоченному лицу. После этого бухгалтер может списать остаток средств и произвести окончательные расчеты с работником. Прием остатка аванса осуществляется по приходному кассовому ордеру, доплата – по расходному кассовому ордену. Возможно, как и выдача аванса, перечисление средств в безналичной форме.

Некоторые особенности заполнения авансового отчета и возвращения неизрасходованных средств

Отчет необходимо составить не позже, чем через три дня после истечения срока, установленного для сдачи остатков аванса. Образец заполнения отчета можно скачать в конце статьи, важно аккуратно заполнить все графы с реквизитами подтверждающих выдачу денежных средств и их расход документов. Соответствующие графы заполняет бухгалтер, названия документов можно записать в любых понятных формулировках. Далее отчет определяется в соответствующем приказе или ином нормативном документе компании.

Перед тем, как заполнять отчет, командированный работник должен систематизировать все подтверждающие расходы документы. Для расходов на транспорт - это билеты, для расходов на проживание и питание – чеки и накладные.

Если оправдательные документы составлены не на русском языке, перевод обязателен, но его может сделать любое лицо, владеющее языком. Перевод можно просто заверить у главного бухгалтера, полного перевода также не требуется – достаточно, чтобы в бухгалтерии могли удостовериться в сути документа и учесть его в отчетности.

Для отправки в командировку в другую страну аванс выдается в иностранной валюте, но указывать сумму необходимо и в рублях, и в валюте. Точно также выданный аванс проводится по всем документам.

Если работник не вернул неизрасходованные в командировке средства, их можно удержать с его зарплаты в будущем месяце – такая практика вполне законна, так как все остатки от выданного на командировку аванса должны быть возвращены в кассу. Но решение об удержании средств должно быть принято не позднее чем через месяц после командировки.

Авансовый отчет – необходимая часть оформления расчетов с работником, отправляющимся в командировку.Примеры заполнения посмотрите ниже, особой сложности в составлении этого документа нет, но очень важно уделить должное внимание оформлению и учету подтверждающих расходы документов и проводку средств в бухгалтерской отчетности.