Ведомость по инвентаризации. Инвентаризационная ведомость (образец)
Акты о проведении инвентаризации - это обязательные документы, подтверждающие факт ее проведения и итоги контрольных мероприятий. Проводя мероприятия по учету и контролю всех активов и обязательств, организации выполняют требования закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок проведения инвентаризации, а также заполнения актов по учету инвентаризации и других необходимых документов.
В реальной экономике не все владельцы бизнеса и просто руководители организаций задумываются о необходимости проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия в своих интересах или в соответствии с требованиями законодательства. Поскольку за непроведение обязательных контрольных мероприятий штраф не предусмотрен, многие, особенно малые предприятия, зачастую ее не проводят. Такие действия напрямую противоречат позиции государства, которое обязывает все хозяйствующие субъекты осуществлять учет и контроль достоверности бухгалтерской отчетности, что невозможно без внутренних контрольных мероприятий.
Основными нормативными документами, определяющими порядок проведения инвентаризации, являются:
- Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н (положение по ведению бухучета).
- Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (методические указания по сличению имущества и обязательств).
Процедура определения фактического наличия объектов с сопоставимыми данными не очень популярна из-за трудоемкости и сложности процесса, но позволяет:
- объективно оценить порядок учета и хранения имущества;
- выявить возможные хищения и нарушения в учете;
- установить причины возникновения кредиторской и дебиторской задолженности;
- контролировать процесс управления активами, обязательствами и т.д.
Условие проведения: обязательное и инициативное
Регламент проведения определяется самим хозяйствующим субъектом, за исключением случаев, когда проведение такой проверки является обязательным. Случаи проведения обязательной проверки приводятся, например, в п. 27 Приказа Минфина № 34н. Так, в обязательном порядке состав и стоимость активов и задолженностей компании следует проверить:
- перед началом подготовки годовой бухгалтерской отчетности;
- в случаях хищения или порчи имущества, подозрений на злоупотребления;
- при смене материально-ответственного лица (далее — МОЛ);
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в случае стихийных бедствий (пожар, наводнение и другие случаи форс-мажора) и т.д.
Для подтверждения сохранности имущества, а также для сверки фактического наличия с данными, отраженными в учете, руководство организации может в любой момент инициировать проведение мониторинга в интересах собственника. Особенно актуально это для производственных и торговых компаний, случаи хищения на которых, к сожалению, не редки.
Объекты, подлежащие проверке
При проведении сличения данных может анализироваться наличие абсолютно разных активов и обязательств компании. Вот наиболее распространенные объекты (обязательства):
- основные средства (здания, сооружения, оборудование, транспорта, инвентарь и т.п.);
- нематериальные активы (исключительные права на программные продукты, товарные знаки и т.п.);
- товары;
- комплектующие и материалы;
- продукция;
- денежные средства (наличные, на счетах в кредитных организациях);
- размер и сроки задолженностей и обязательств.
За сохранность материальных объектов отвечают МОЛ: кладовщики на складах, кассиры, прочие ответственные лица. С такими работниками при приеме на работу подписывают договор о полной материальной ответственности за вверенное им имущество.
Порядок проведения
Решение о проведении сличения данных в любом случае принимает руководство организации. Это решение оформляется приказом, где указывается информация о проводимой проверке:
- объекты;
- сроки;
- участок (дислокация);
- участники инвентаризационной комиссии;
- председатель.
Бланк приказа можно скачать ниже.
Перед началом проверки МОЛ передают в бухгалтерию расписку о том, что все документы, подтверждающие приход и расход вверенного им имущества, переданы полностью (пункт 2.4 Приказа Минфина № 49). В процессе проведения составляются инвентаризационные описи, которые затем передаются в бухгалтерию для сверки фактических данных с учетными.
При обнаружении расхождений между фактическими и учетными данными выявляются причины расхождений. К ним могут относиться:
- пересортица товаров;
- не списанный своевременно брак;
- отклонения от технологических норм списания (при нормативном методе учета);
- ошибки при принятии и списании с учета;
- хищения, в т.ч. кражи.
По итогам проверки принимается решение об учете выявленных недостач, излишков. Выявленные излишки принимаются на учет, а недостачи либо взыскиваются с виновных лиц, либо, при невозможности списать с виновных, списываются на убытки.
Документальное оформление результатов проверки
В процессе проведения проверки фактического наличия объектов (обязательств) составляются документы контроля, различающиеся в зависимости от объекта. Организация вправе самостоятельно разработать формы документов контроля либо применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением 88 Госкомстата.
Результаты оформляются:
- инвентаризационными описями, где отражается фактическое наличие и количество;
- сличительными ведомостями, где указываются расхождения между фактом и учетными данными.
Контроль ТМЦ, основных и денежных средств
Образец акта инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных и Образец акта инвентаризации основных средств (незаконченных ремонтов) вы сможете скачать в конце статьи.
Скачать бланк — акт инвентаризации кассы можно в приложении к статье. Там же — образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств.
Контроль задолженности
Проверка обязательств проводится для определения текущей, просроченной задолженности, задолженности, нереальной к взысканию, среди:
- покупателей и поставщиков;
- кредиторов (дебиторов) и прочих лиц.
Результаты оформляются в письменном виде — см. Образец акта инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.
Подробнее о нереальной к взысканию задолженности ликвидированных контрагентов, а также задолженности, по которой истек срок исковой давности, можно прочитать
Контроль нематериальных активов
Происходит с оформлением формы ИНВ 1-а. Если будут выявлены расхождения по результатам проверки, составляется сличительная ведомость ИНВ-18.
Завершение
Для фиксации итогов контрольных проверок правильности проведения мониторинга оформляют отчет о результатах. Чтобы узнать правила его заполнения — см. Образец заполнения акта о результатах инвентаризации.
Инвентаризация – процедура, в ходе которой выполняется проверка имущества и обязательств на предмет наличия, пригодности и соответствия учетной информации. Данный процесс регулируется приказом или распоряжением, утверждаемом руководителем или замещающим лицом, по типовому бланку ИНВ-22.
Приказ определяет перечень лиц, на которых возлагаются функции по организации и проведению инвентаризации, устанавливает перечень инвентаризуемых объектов (имущество и финансовые обязательства), а также ограничивает период проведения проверки, определяет дату, к которой вся инвентаризационная документация должна быть передана в бухгалтерию для проверки, обработки и закрепления результатов.
Бланк журнала учета контроля ИНВ-23
Для обобщения и систематизация информации о приказах на проведение инвентаризации проводится их регистрация в специальном типовом бланке журнала ИНВ-23 .
Полное наименование бланка – Журнал учета контроля за выполнением приказов по инвентаризации. Указанный бланк утвержден еще в 1998 году Госкомстатом России и используется по сей день.
Регистрация приказов о проведении инвентаризации в журнале ИНВ-23 – обязательная процедура, закрепленная в п.2.3 Методических указаний №49 13.06.1995.
Ведение журнала ИНВ-23
Заполнение бланка ИНВ-23 записями о формируемых приказах ИНВ-22 – это оптимальный способ контроля за проводимыми проверками, что особенно важно для крупных и средний предприятий. Инвентаризация бывает плановой при подведении итогов года и внеплановой, проводимой, например, в связи со сменой материально-ответственных лиц, а также по другим причинам.
В журнал вносятся сведения о приказе, содержащем задание на проведение проверки, а также об инвентаризационной процедуре, отмечаются результаты проверки, принятые решения по оприходованию и списанию расхождений, проставляются подписи участвующих лиц. Эта информация, собранная в одном месте, позволяет контролировать проверки, анализировать результаты, планировать даты дальнейших инвентаризаций.
Так как журнал включает в себя графы для проставления подписей членов инвентаризационной комиссии, то журнал ведется в бумажном виде. При этом назначается ответственное лицо, на которого возлагаются функции по внесению регистрационных записей в журнал на основании издаваемых приказов ИНВ-22, а также документации, содержащей результаты проведенных проверок. При этом в должностной инструкции данного лица следует прописать обязанность по ведению журнала ИНВ-23. Можно данные функции возложить на ответственное лицо посредством издания соответствующего приказа.
Записи в журнал вносятся по мере утверждения приказов о проведении инвентаризации руководителем компании. Каждому утвержденному приказу ИНВ-22 отводится несколько строк в журнале в зависимости от числа видов инвентаризуемых объектов. Для наглядного отражения результатов проверок разумно разбивать сведения о проведении инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств по отдельным строкам.
После регистрации в журнале учета контроля ИНВ-23 приказ выдается на руки председателю инвентаризационной комиссии. Лицо, получившее задание руководителя, ставит подпись в соответствующей графе журнала в знак того, что распоряжение им получено.
В дальнейшем члены инвентаризационной комиссии, ознакомленные под роспись с содержанием приказа ИНВ-22, начинают подготовительные мероприятия для проведения проверки. Составляется рабочий план действий, инструктируются участвующие в инвентаризации лица, при необходимости проводится предварительное обучение с целью грамотной организации процедуры, подготавливаются инвентаризационные описи и акты, в которые в ходе инвентаризации будут вноситься результаты фактического осмотра и пересчета.
В состав инвентаризационной комиссии не допускается включение материально-ответственных лиц, однако присутствие МОЛ при проведении инвентаризации обязательно.
С каждого МОЛ получается расписка, которая подтверждает, что приходная и расходная документация по вверенным им объектам в бухгалтерию передана, имущество числится на своих местах и готово к проверке.
Заполнение обложки журнала ИНВ-23
Обложка бланка ИНВ-23 содержит общие сведения следующего характера:
- Общая информации об организации – наименование, ОКПО, ОКВЭД (для главного направления), структурное подразделение при необходимости. Подразделение можно не указывать, а написать формулировку «в целом по организации», если в журнале подлежат регистрации все утверждаемые на предприятии приказы ИНВ-22;
- Период ведение журнала – проставляется начальная и конечная даты заполнения;
- Сведения о лице, ответственном за внесение регистрационных записей в журнал – должность и ФИО.
Заполнение табличной части журнала ИНВ-23
Непосредственная регистрация приказов выполняется в таблице журнала, содержащей 22 графы. В одном приказе может находиться распоряжение по проведению инвентаризации различных типов имущества и обязательств, при этом для грамотного отражения результатов проверки разумно распределять проверяемые объекты по отдельным строкам в зависимости от вида.
Заполнение граф бланка ИНВ-23:
| Номер графы | Заполняемая информация |
| 1 | Порядковый номер заполняемой строки, используется последовательная нумерация строк. |
| 2 | Вписывается наименование подразделения, отдела, участка, к которому относится проверяемое имущество или обязательства. Если проверяемый объект не относится к конкретному подразделению, и инвентаризация в его отношении проводится в целом по предприятию, то пишется «в целом по организации» – например, расходы будущих периодов, кредиторская или дебиторская задолженность, финансовые вложения. |
| 3 | Перечень лиц, материально ответственных за объекты, по которым проводится инвентаризация – перечисляются ФИО ответственных лиц за конкретные объекты, присутствие МОЛ при инвентаризации обязательно. |
| 4 | Дата издания приказа ИНВ-22 – указана в заголовочной части приказа о проведении инвентаризации. |
| 5 | Номер приказа – может содержать цифровые, буквенные обозначения, а также знаки, проставляется на бланке приказа рядом с датой. |
| 6 | Последовательно перечисляются члены инвентаризационной комиссии, включая председателя – ФИО в полном виде. |
| 7 | Подпись лица, получившего приказ ИНВ-22. Как правило, приказ выдается председателю комиссии. Ставя подпись в данной графе, председатель подтверждает, что получил задание руководителя, с ним ознакомлен и готов к исполнению. |
| 8 | Имущество или обязательства, подлежащие инвентаризации в соответствии с содержанием приказа – информация берется из бланка ИНВ-22. Каждый отдельный вид инвентаризуемого объекта заносится в отдельную строку. |
| 9 | Дата начала инвентаризационной процедуры, берется из зарегистрированного приказа ИНВ-22. |
| 10 | Дата действительного начала инвентаризации, данная дата может не совпадать с планируемой. |
| 11 | Планируемая дата окончания проверки, берется из приказа ИНВ-22. |
| 12 | День, когда завершена инвентаризационная процедура. |
| 13, 14, 15 | Предварительные результаты инвентаризации – указывается дата и сумма выявленной недостачи или излишков. Заполняется на основании инвентаризационной документации. |
| 16, 17, 18 | Окончательные результаты – заполняются после подведения бухгалтером итогов проверки на основании полученной от комиссии документации. Результаты инвентаризации показываются в сличительной ведомости, которую подписывает бухгалтер и утверждает руководитель, а также принимается решение о принятии к учету излишков и методе покрытия недостачи. |
| 19 | Дата, когда руководитель подтвердил полученные окончательные результаты своей подписью. |
| 20 | Дата, соответствующая моменту принятия мер по покрытию недостачи – списание, возмещение ущерба за счет виновных лиц, если виновность установлена. |
| 21 | Дата передачи дела на рассмотрение в следственные органы – указывается в случае, если не возможно иным способом урегулировать вопрос о недостаче. |
| 22 | Поясняющая дополнительная информация, имеющая отношение к проведенной инвентаризации. Может быть указана причина проведения проверки – замена материально-ответственного лица с указанием ФИО нового МОЛ и даты начала выполнения им функций. Могут даваться пояснения по поводу выявленных результатов инвентаризации – метод списания или возмещения недостачи, оприходования излишков. |
Сведения, внесенные в журнал учета ИНВ-23, позволяют отследить степень выполнения распоряжений и приказов руководства в отношении инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств, проконтролировать сроки исполнения, проанализировать результаты.
Журнал обобщает информацию о проводимых в течение календарного года инвентаризациях, что в значительной степени ускоряет процесс писка нужных сведений. Прежде всего, это важно для средних и крупных предприятий, которые в течение года проводят большое число плановых и внеплановых проверок.
Пример заполнения журнала ИНВ-23
Нечетная страница журнала ИНВ-23
Форма ИНВ-3 составляется после инвентаризации товарно-материальных ценностей для того, чтобы сопоставить фактическое их наличие с данными бухгалтерского учета.
Бланк формы ИНВ-3
Образец заполнения формы ИНВ-3
Как заполнить форму ИНВ-3
На первой странице формы ИНВ-3 лица, материально ответственные за хранение ТМЦ, подписывают расписку о том, что на момент начала описи все подотчётные им материалы и товары учтены и снабжены документами.
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Проставляется номер и дата приказа о проведении инвентаризации, указываются дата начала и дата окончания инвентаризации (берутся из приказа). Ставится номер и дата самой описи. Указываются ТМЦ, которые будут проверяться.
Вторая страница представляет собой таблицу, в которой отмечают документальное и фактическое количество проверяемых ТМЦ.
Если в составе проверяемых товаров есть драгоценные металлы или камни, к которым прикладывается специальный паспорт, его номер указывают в столбце «Номер», графа «Паспорта».
Незаполненные строки перечёркиваются. Внизу каждой страницы описи (их может быть несколько, если товаров и ценностей много, и одного листа для их перечня недостаточно) проставляют количество порядковых номеров и общее количество единиц ТМЦ.
Сервис Бизнес.Ру, помимо автоматизации бухгалтерской и налоговой отчетности, обладает большим набором возможностей для автоматизации работы магазинов. Вы сможете реализовать в программе продажи любой сложности: вести отдельные договора, составлять акты выполненных работ и настраивать резервирование товаров. Все необходимые данные о покупках и продажах можно выгрузить в программу 1С:Бухгалтерия.
В опись включается информация по всем обнаруженным ТМЦ, в том числе по тем, которые не учтены документально. Если в ходе проверки были выявлены пришедшие в негодность или недостающие товары или материалы, это необходимо подтвердить соответствующими актами.
На третьей странице подводятся итоги инвентаризации по всем страницам. Бланк подписывается всеми членами комиссии, а также материально-ответственными лицами, которые присутствовали при проверке и согласны с её итогами.
Заверяет итоги ответственный за проверку инвентаризационной описи бухгалтер.
Кто составляет форму ИНВ-3
Инвентаризационную опись оформляет специально учреждённая приказом (распоряжением, постановлением) руководителя организации комиссия.
Форму ИНВ-3 составляют в двух экземплярах. Один передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости (форма ИНВ-19), а второй остаётся у ответственного за сохранность ТМЦ лица.
Читайте подробнее: Инвентаризируем склад и магазин
Форма ИНВ-19 заполняется в том случае, если в ходе проведения проверки вскрылись несоответствия.
Учет результатов инвентаризации. Документация. Видео
В случае, если ТМЦ очень много, и за один день составить форму ИНВ-3 невозможно, на уже пересчитанные и проверенные ТМЦ составляется инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2.
В конце всей процедуры описи на основе составленных ярлыков оформляется общий документ ИНВ-3.
На бланке описи ИНВ-3 должны быть подписи всех присутствующих членов комиссии и всех материально ответственных за хранение ТМЦ лиц.
Итоговые данные по всем проведённым в отчётном году инвентаризациям прописываются в ведомости результатов инвентаризации (форма ИНВ-26).
Проводя полную или частичную инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ), комиссия выделяет группу товаров, материалов и продукции, которые уже были отгружены покупателю, но еще не оплачены. В ходе проверки составляется акт инвентаризации ИНВ-4.
К товарно-материальным ценностям предприятия относятся: готовая продукция, сырье, товары, излишки производства, при этом заполняется бланк инвентаризационной описи ИНВ-3 и не учитываются отгруженные заказчиком товары, за которые еще не прошла оплата. По этой группе товаров заполняется отдельный акт ИНВ-4. Если товары приняты на хранение, то основная информация отражается в . Все ТМЦ, которые находятся на пути следования, инвентарная комиссия отражает .
Если ТМЦ уже отгружены, но не оплачены, или оплата не поступила в срок, то при этом заполняется акт ИНВ-4. Все другие документы также заполняются инвентаризационной комиссией, которая утверждается специальным приказом для проведения плановых (внеплановых) инвентаризаций. Всего будет 2 бланка: один отдают в бухгалтерию, другую отправляют материально-ответственному лицу.
Акта инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-4) – пример заполнения
При заполнении бланка есть некоторые особенности, например, форма заполняется с двух сторон. Лицевая сторона содержит шапку и заполняется как бланк описи ИНВ-3.
На бланке ставится порядковый номер и дата заполнения. Далее следуют графы, в которые включают данные по всем отгруженным материалам, товарам и продукции. Одна позиция – 1 группа, в которой имеется 16 граф.
1 - № по порядку;
2, 3 – наименование и ОКПО заказчика услуг, покупателя, лица, которому отгружались товары;
4, 5 – наименование ТМЦ, х-ка и номенклатурный № ТМЦ;
6, 7 – наименование и ОКЕИ единицы измерения;
8 – число, месяц, год отгрузки;
9 – 13 – графы заполняются на основании имеющихся отгрузочных документов, это может быть товарно-транспортная, товарная накладная накладные и другие расчетно-платежные и т.д. Наименование документа и его № и дата выдачи вносятся в отдельную графу. Также указывается количество товара, вес и сумма
Первичные документы по учету результатов инвентаризации применяются для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия. На основании этих документов инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости имущества.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации разработан НИПИстатинформ Госкомстата России на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835. Формы первичной учетной документации согласованы с Минфином России, Минэкономики России, Центральным банком Российской Федерации и утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Ведение первичного учета по унифицированным формам первичной учетной документации, распространяется на юридические лица всех организационно - правовых форм и форм собственности, осуществляющие деятельность в отраслях экономики.
Перечень форм первичной учетной документации (в ред. Постановления Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26)
|
Номер формы |
Наименование формы |
|
|
Инвентаризационная опись основных средств |
||
|
Инвентаризационная опись нематериальных активов |
||
|
Инвентаризационный ярлык |
||
|
Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей |
||
|
Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных |
||
|
Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение |
||
|
Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути |
||
|
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них |
||
|
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях |
||
|
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них |
||
|
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств |
||
|
Акт инвентаризации расходов будущих периодов |
||
|
Акт инвентаризации наличных денежных средств |
||
|
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности |
||
|
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
||
|
Приложение к форме N ИНВ-17 |
Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
|
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств |
||
|
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей |
||
|
Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации |
||
|
Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации |
||
|
Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей |
||
|
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций |
||
|
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией |
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько этапов. На каждом этапе составляются соответствующие первичные документы. При этом сначала издается приказ о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). Затем заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Следующим этапом в ходе инвентаризации является сравнение результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета. При этом для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Результаты таких проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На последнем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
Инвентаризационная опись - документ, отражающий данные фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Опись утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 года № 88.
Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения организации (в подотчете у материально-ответственных лиц) на предмет соответствия фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовую продукцию составляются соответствующие акты.
Применяется для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, передаточных устройств машин и оборудования, транспортных средств, инструмента, вычислительной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и т.п.). Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение
Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а второй - остается у материально ответственного (ых) лица (лиц). До начала инвентаризации от каждого лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценностей, берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. В описи ответственное лицо комиссии заполняет графу о фактическом наличии объектов. При выявлении объектов, которые не отражены в учете, а также объектов, по которым отсутствуют данные, характеризующие их, ответственные лица комиссии должны включить в инвентаризационную опись недостающие сведения и технические показатели по этим объектам. По решению инвентаризационной комиссии эти объекты должны быть оприходованы. В этом случае их первоначальную стоимость определяют с учетом рыночных цен, а сумму износа определяют по техническому состоянию объектов с обязательным оформлением соответствующих актов. Описи составляются отдельно по группам основных средств (производственного и непроизводственного назначения). На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.
В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и лиц, в ней виновных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.
Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача.