Контакты
Главная / Бизнес-идеи

Порядок компенсации неиспользованного отпуска при увольнении, налогообложение. Ндфл с сумм возмещения расходов физического лица

Е.В. Виговский,
советник налоговой службы III ранга

1. Общие положения

Одной из форм стимулирования труда является предоставление работникам компенсаций, поощрений и премий.

Таковыми могут быть премии и надбавки, оплата питания и обучения работников, компенсации за проезд работников на городском транспорте и пользование личным имуществом, оплата стоимости жилья и разговоров по мобильным телефонам, а также многое другое.

В ст. 191 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) перечислены следующие виды стимулирующих поощрений работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: благодарность, премия, награждение ценным подарком, почетной грамотой, представление к званию "Лучший по профессии". Другие виды поощрений работников за добросовестный труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также иными локальными актами.

2. Налогообложение премий и надбавок

Премия является стимулирующей денежной выплатой, которая дополняет основной заработок.

Для работников бюджетных организаций рекомендации по установлению систем оплаты труда, в том числе премий и надбавок, ежегодно разрабатываются Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, которые учитываются Правительством РФ, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления при определении объемов финансирования бюджетных организаций.

Согласно ст. 135 ТК РФ премирование работников может быть предусмотрено локальным актом организации - положением о премировании, в котором должна раскрываться следующая информация:

Условия премирования;

Источники премирования;

Шкала и размеры премирования;

Показатели премирования;

Информация о премируемых сотрудниках.

Премии выплачиваются работникам организации на основании приказа, составленного по форме N Т-11 или N Т-11а (в случае премирования группы работников), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Решение о разовых поощрительных премиях принимается руководством организации.

Премии могут начисляться и выплачиваться за счет нераспределенной прибыли, а также включаться в состав расходов по обычным видам деятельности или в состав прочих расходов, что подразумевает их различное налогообложение.

1. Премии выплачиваются за счет нераспределенной прибыли на основании решения собрания учредителей и облагаются налогом на доходы физических лиц и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Единый социальный налог на премии согласно п. 3 ст. 236 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) не начисляется, так как они не уменьшают налогооблагаемую прибыль организации.

2. Премии, начисленные работникам за достижение хороших производственных результатов, включаются в расходы по обычным видам деятельности и начисляются так же, как и заработная плата. Точно так же они облагаются и налогами, а именно налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данные премии включаются в состав расходов на оплату труда и учитываются при расчете налога на прибыль на основании ст. 255 НК РФ.

3. Премии, выплачиваемые работникам организации в связи с непроизводственными результатами трудовой деятельности, например за организацию разного рода мероприятий, не связанных с основной деятельностью (выставок, показов и пр.), включаются в состав прочих расходов. На суммы таких премий начисляются только налог на доходы физических лиц и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данный вид премий не уменьшает налогооблагаемую прибыль организации, а следовательно, единым социальным налогом такие выплаты не облагаются.

Помимо заработной платы, руководство организации может выплачивать работникам надбавки различного характера. При этом надбавки за работу вахтовым методом и за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях установлены законодательством и выплачиваются в обязательном порядке. Кроме того, работодатель может установить по своей инициативе и другие надбавки, например связанные с особыми условиями труда (за разъездной характер работы) или с выслугой лет (за работу в организации долгое время).

Размер таких надбавок законодательно не ограничен, и организация может установить их самостоятельно. Единственное условие - размер надбавок должен быть экономически обоснован. Обычно надбавки к заработной плате устанавливают в процентах от дневной ставки или месячного оклада сотрудника. Порядок начисления и выплаты надбавок к заработной плате должен быть закреплен в трудовых договорах с работниками.

На выплаченные суммы надбавок начисляются налог на доходы физических лиц, единый социальный налог и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Исключение составляют надбавки за вахтовый метод работы: они не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом на основании письма ФНС России от 27.06.2005 N 05-1-03/590.

Если надбавки, которые выплачиваются организацией, предусмотрены законом или отражены в коллективном трудовом договоре (трудовых договорах с сотрудниками), то их сумма включается в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (ст. 255 НК РФ).

3. Налогообложение компенсаций

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные для возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами. Законодательством установлено много случаев выплаты компенсаций и гарантий, которые перечислены в ст. 165 ТК РФ.

Рассмотрим наиболее распространенные из них: компенсации за использование личного автотранспорта и другого личного имущества работника в служебных целях, а также компенсации за проезд работника на общественном транспорте и компенсации в виде оплаты услуг мобильной связи, которые носят поощрительный характер.

Компенсации за пользование личным автомобилем в служебных целях. Размер компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных поездок устанавливается руководителем организации в локальном акте (приказе, распоряжении), в который включаются расходы работника, понесенные в связи с эксплуатацией автотранспорта в служебных целях (расходы на топливо и на ремонт автомобиля).

Для получения компенсации работник должен предъявить нотариально заверенные документы, подтверждающие, что автотранспорт находится в его собственности, или доверенность, если он управляет автомобилем по доверенности.

Для целей налогообложения данных компенсаций применяются нормы постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией", которые установлены в зависимости от объема двигателя автомобиля. Так, компенсация в размере 1200 руб. в месяц выплачивается при использовании автомобиля, объем двигателя которого не превышает 2000 куб.см. Если же объем двигателя больше 2000 куб.см, компенсация составляет 1500 руб. в месяц.

Если работник, использующий личный автомобиль в служебных целях, находился в отпуске или болел, то за этот период компенсацию он не получает, ведь в этом случае он не мог использовать автомобиль для служебных поездок.

Порядок налогообложения компенсаций за использование личного автотранспорта следующий:

Компенсация в пределах нормы уменьшает налогооблагаемую прибыль организации и не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Компенсация, превышающая установленные нормы, не уменьшает налогооблагаемую прибыль и не облагается единым социальным налогом, но подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Использование личного имущества в служебных целях. Встречаются ситуации, при которых работник вынужден использовать личное имущество в служебных целях, например компьютеры, принтеры, мобильный телефон, инструменты.

Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником личного имущества в интересах работодателя работнику должна выплачиваться компенсация.

Основанием для выплаты такой компенсации является соглашение об использовании личного имущества работника в интересах работодателя. Такое соглашение должно быть оформ-лено письменно в виде приложения к трудовому договору. В этом случае компенсацию можно считать выплатой по трудовому договору и учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль.

В данном соглашении должно быть подробно описано используемое имущество: вид, на-именование, марка, модель, год выпуска, технические характеристики и т.д., срок использования данного имущества. Если такой срок в соглашении не указан, то он считается равным сроку действия соглашения.

Для получения компенсации работник должен подтвердить свои имущественные права на используемое имущество. Это, на первый взгляд, просто, но на практике трудновыполнимо - такие документы у работников, как правило, отсутствуют. Однако согласно п. 1 ст. 209 Гражданского кодекса Российской Федерации собственнику принадлежат права владения, пользования и распоряжения своим имуществом. Таким образом, тот, кто фактически владеет имуществом, и является его собственником. Доказать обратное и лишить имущества можно только в судебном порядке в соответствии со ст. 35 Конституции Российской Федерации.

Компенсация за использование личного имущества может выплачиваться только в случае, если доказано, что работнику необходимо использовать данное имущество при исполнении трудовых обязанностей. Доказательством могут служить локальные нормативные акты организации, например должностная инструкция.

Размер компенсации не ограничен ни трудовым, ни налоговым законодательством, поэтому работодатель вправе самостоятельно устанавливать ее величину в локальных актах организации.

Выплаченная компенсация освобождается от обложения налогом на доходы физических лиц (п. 3 ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ). Это также подтверждено Минфином России в письме от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43.

Сумма выплаченной компенсации включается в состав расходов при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в соответствии с подпунктом 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом должны соблюдаться условия, установленные ст. 252 НК РФ, а именно: расходы должны быть экономически оправданны, подтверждены документами и должны производиться в рамках деятельности, направленной на получение дохода.

Оплата услуг мобильной связи. Руководители организаций могут оплачивать услуги мобильной связи за своих работников, если в этом имеется производственная необходимость.

Возможность установления компенсации за использование личного мобильного телефона подтверждается письмом Минфина России от 03.09.2004 N 03-05-01-04/9.

Оплата услуг мобильной связи может иметь компенсационный характер, если она предусмотрена в трудовом договоре или в дополнительном соглашении с работником.

При этом организациям следует иметь в виду, что компенсации подлежит только стоимость телефонных разговоров, вызванных производственной необходимостью. Доказательством фактического использования мобильного телефона в производственной деятельности служит счет оператора сотовой связи с детализацией вызовов, на основе которого работник и работодатель ежемесячно составляют акт о размерах расходов, подлежащих возмещению.

Данные компенсационные выплаты, если они оформлены надлежащим образом (а переговоры являются производственной необходимостью), относятся к расходам при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Такие выплаты не облагаются налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом на основании ст. 217 и 238 НК РФ.

Если же работники организации ведут телефонные разговоры, не связанные с производственной деятельностью, то выплачиваемые им компенсации расцениваются налоговыми органами как доходы работников, полученные в натуральной форме, подлежащие обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Оплата проезда работников на общественном транспорте . Оплата проездных билетов работников организации может быть признана компенсационной выплатой, если будет доказано, что работники организации используют общественный транспорт при исполнении трудовых обязанностей. Для этого руководитель организации должен издать приказ, в котором должны быть перечислены должности работников, которые дают право на получение оплаченных проездных документов.

Стоимость билетов, компенсированная работникам, занимающим вышеуказанные должности, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом (ст. 217 и подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Во всех остальных случаях организации следует включать оплату проезда работников в их доход и начислять на нее налог на доходы физических лиц и единый социальный налог.

Данные выплаты, если они закреплены в локальном акте организации, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на основании ст. 255 НК РФ.

4. Налогообложение поощрений в нематериальной форме

Бесплатное питание. Во многих организациях работникам предоставляют так называемый социальный пакет в виде определенных льгот, который является важным фактором стимулирования труда. Данный социальный пакет может включать оплату питания, обучения, коммунальных услуг, аренды жилых помещений и многое другое.

Обеспечивая сотрудников питанием, организация не только проявляет заботу по отношению к ним, но и сокращает время, затрачиваемое на обеды.

Бесплатное питание может быть установлено законодательством, а также может предусматриваться в трудовом (коллективном) договоре или вводиться по решению работодателя.

Статья 222 ТК РФ требует от работодателей предоставлять работникам бесплатное лечебно-профилактическое питание за работу во вредных и опасных условиях. Перечень опасных для здоровья работников профессий, нормы предоставления питания и критерии вредности труда определяются нормативными актами Минздравсоцразвития России.

Предоставление лечебно-профилактического питания работникам является в данном случае компенсацией за работу во вредных условиях. Расходы на предоставление такого питания должны учитываться в составе расходов на оплату труда при расчете налоговой базы по налогу на прибыль (п. 4 ст. 255 НК РФ). В данном случае стоимость предоставляемого работникам лечебно-профилактического бесплатного питания не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если бесплатное питание, выплата компенсации за питание или обеспечение сотрудников питьевой водой предусмотрены в коллективном или индивидуальных трудовых договорах, то расходы на это учитываются при расчете налога на прибыль (п. 25 ст. 270 НК РФ). Эта норма НК РФ подтверждена письмами УМНС России по г. Москве от 30.09.2002 N 26-12/45789, от 13.03.2003 N 26-08/13973.

Что касается единого социального налога, то согласно п. 1 ст. 237 НК РФ в налоговую базу по этому налогу включаются любые выплаты и вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ и оказание услуг. Оплата питания признается выплатой по трудовому (коллективному) договору и, следовательно, должна быть включена в налоговую базу, облагаемую единым социальным налогом (письмо Минфина России от 20.02.2002 N 04-04-04/24).

Получая бесплатное питание, сотрудник получает доход в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ), поэтому на стоимость питания должен начисляться налог на доходы физических лиц.

При этом читателям журнала следует учитывать п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21.06.1999 N 42 "Обзор практики рассмотрения споров, связанных с взиманием подоходного налога", где говорится о том, что доход в виде материального блага подлежит включению в совокупный доход физического лица, если можно определить конкретный размер дохода, относящийся к данному лицу.

Таким образом, для правильного расчета, начисления и уплаты налога на доходы физических лиц при предоставлении работникам бесплатного питания в организации должен вестись точный персонифицированный учет. Если такой учет невозможен, то оснований для начисления налога на доходы физических лиц не имеется.

Если питание сотрудникам предоставляется на основании приказа или распоряжения руководителя организации, но не отражено в трудовом (коллективном) договоре, то расходы на питание не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

На основании п. 3 ст. 236 НК РФ оплата питания не является в этом случае выплатой по трудовым договорам, и, следовательно, на нее не начисляются единый социальный налог и взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Однако стоимость полученного питания долж-на включаться в доход работников, если можно определить точную сумму дохода, приходящуюся на каждого конкретного сотрудника.

Иногда у организаций возникает вопрос: куда относить расходы, связанные с питанием участников совещаний? Ответ на данный вопрос можно найти в судебно-арбитражной практике, в частности в постановлении ФАС Центрального округа от 18.08.2004 N А64-1002/04-13, в котором сделан следующий вывод: такие расходы по своей сути являются представительскими. Представительские же расходы не являются выплатами и вознаграждениями, начисляемыми в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам и включаемыми в фонд оплаты труда, а относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией продукции.

Следовательно, данные расходы единым социальным налогом не облагаются.

Оплата обучения. Многие организации оплачивают обучение своих сотрудников в учебных заведениях различного уровня.

Обучение может производиться по инициативе работодателя исходя из производственной необходимости и по инициативе работника - исходя из его личных интересов. Различная мотивация влечет различный подход к налогообложению.

В соответствии со ст. 196 ТК РФ работодатель может проводить профессиональную подготовку, переподготовку или повышение квалификации своих работников. К формам обучения работников организации могут быть отнесены их участие в семинарах, конференциях, получение специального и дополнительного образования, проведение стажировки. Главное - чтобы обучение было вызвано производственной необходимостью.

Обучение работника должно быть предусмотрено в трудовом договоре или дополнительном соглашении. Кроме того, работодателю необходимо издать приказ или распоряжение, указав в нем формы профессиональной подготовки (переподготовки), специальности, по которым повышается уровень квалификации работников, и т.д. Данные документы могут понадобиться, чтобы подтвердить производственную необходимость обучения и обоснованность расходов.

Стоимость обучения работников должна учитываться в составе расходов на подготовку и переподготовку кадров, находящихся в штате налогоплательщика на договорной основе (подпункт 23 п. 2 ст. 264 НК РФ). Если доказать производственную необходимость обучения невозможно, то организация не может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на произведенные расходы на обучение.

Оплата обучения не относится к выплатам, поэтому единый социальный налог не начисляется независимо от того, учтены данные расходы при расчете налога на прибыль или нет.

Оснований для начисления налога на доходы физических лиц также не возникает. Ведь обучение проводилось по инициативе работодателя и имело целью повысить эффективность выполнения работником своих обязанностей. В этом случае оплата обучения не считается доходом работника. Такая точка зрения высказана в постановлении Президиума ВАС РФ от 18.07.2000 N 355/00.

Согласно ст. 197 ТК РФ работник может заниматься профессиональной подготовкой, переподготовкой и повышать свою квалификацию по собственной инициативе.

Как правило, по своей инициативе сотрудник получает образование (среднее, высшее или дополнительное), не связанное с его трудовой деятельностью.

Работодатель вправе оплатить такое обучение, но учесть данные расходы при расчете налога на прибыль не может.

Единый социальный налог на оплату обучения по инициативе работника не начисляется по тем же причинам, что и в случае оплаты обучения по инициативе работодателя.

Если обучение проводится в личных целях работника, а оплачивает такое обучение работодатель, то у работника возникает доход в натуральной форме, на который должен быть начислен налог на доходы физических лиц.

Оплата жилья и коммунальных услуг. Организации могут бесплатно предоставлять своим сотрудникам жилые помещения и оплачивать за работников коммунальные услуги. Конкретный размер возмещения данных расходов должен быть определен в соглашении сторон трудового договора.

Как должны облагаться налогами подобные выплаты, разъяснено в письме Минфина России от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874.

Налог на прибыль. В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда могут быть включены любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме. К ним можно отнести и расходы, связанные с проживанием работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации и трудовыми договорами.

Согласно ст. 131 ТК РФ оплата труда может производиться и в иных формах, кроме денежной, если они не противоречат законодательству. Такая оплата должна быть установлена в трудовом договоре или производиться по письменному заявлению работника. При этом в неденежной форме может выплачиваться не более 20% начисленной месячной заработной платы.

Таким образом, стоимость найма жилого помещения или коммунальных услуг, возмещаемую работнику, организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20% от суммы заработной платы, установленной работнику.

Единый социальный налог. Как уже говорилось, не подлежат обложению единым социальным налогом компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, если они выплачиваются в пределах норм, установленных законодательством (подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

К таким выплатам относятся, в частности, оплата переезда на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов. Однако расходы по найму жилых помещений и оплата коммунальных услуг в случае, о котором идет речь, не связаны ни с переездами, ни с командировками.

Статья 169 ТК РФ также регулирует возмещение расходов только при переезде работника на работу в другую местность по предварительной договоренности с работодателем.

Таким образом, расходы организации по найму для работников жилых помещений или оплате за них коммунальных услуг не являются компенсационными выплатами, установленными законодательством Российской Федерации.

Следовательно, они подлежат обложению единым социальным налогом в общеустановленном порядке с учетом п. 3 ст. 236 НК РФ.

Налог на доходы физических лиц. Предположим, что сотрудник организации получает 80% заработка в денежной форме и 20% - в форме платы за наем жилого помещения. При этом налог на доходы физических лиц должен быть начислен на всю сумму заработка работника.

Возможно, 20% заработка, предусмотренные на оплату жилья (коммунальных услуг), не полностью покрывают расходы сотрудника, и организация производит доплату. В этом случае сотрудник получает дополнительный доход в натуральной форме, который также облагается налогом на доходы физических лиц.

При этом читателям следует иметь в виду, что если договор найма заключен с физическим лицом - владельцем жилого помещения, то получателем дохода будет и это лицо, и с него организации также необходимо удержать налог. Согласно ст. 226 НК РФ организация будет выступать в данной ситуации в роли налогового агента, обязанного исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личного транспорта выплачивается работнику, если он эксплуатирует таковой в служебных целях. Возместить расходы сотруднику можно либо путем оформления выплат в рамках трудовых взаимоотношений, либо путем заключения гражданско-правового договора аренды автотранспорта. Обо всех нюансах, связанных с этим вопросом, расскажем далее.

Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Российское трудовое законодательство гарантирует работникам денежные выплаты за эксплуатацию их личных вещей в интересах хозяйствующих субъектов.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ работник вправе рассчитывать на выплаты, только если работодатель позволил эксплуатировать личное имущество в служебных целях (или просто был в курсе). В этом случае сотруднику выплачиваются:

  • компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) имущества;
  • фактические денежные расходы, связанные с эксплуатацией.

Данный вопрос стороны должны согласовать письменно. Сделать это можно как при заключении трудового контракта, так и позднее в качестве дополнительного соглашения к нему.

И в том и в другом случае сторонам необходимо определить:

  • имущество, которое будет эксплуатироваться, и его характеристики;
  • основания владения имуществом (в собственности, на основании доверенности, договора и др.);
  • порядок эксплуатации;
  • срок эксплуатации;
  • величину компенсации за эксплуатацию имущества;
  • величину реальных затрат, связанных с такой эксплуатацией;
  • документы, обосновывающие эксплуатационные затраты;
  • порядок и сроки платежей.

Расчет размера компенсации за пользование личным автомобилем

При наличии необходимости в эксплуатации автотранспорта работника в хозяйственной деятельности компании работник и работодатель самостоятельно определяют величину компенсации и фактических денежных расходов, связанных с такой эксплуатацией.

Соглашением могут быть закреплены любые размеры компенсации за использование личного автомобиля. Как правило, это зависит:

Расходы по эксплуатации автотранспортного средства (на приобретение горюче-смазочных материалов, топлива, комплектующих и расходных материалов, ремонт, обновление и т. п.) определяются и возмещаются на основании документов, обосновывающих эти затраты. Это могут быть:

  • Путевой лист — документ, подтверждающий эксплуатацию автотранспорта в интересах компании. Форму документа компания вправе разработать самостоятельно с учетом положений закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).
  • Кассовые чеки АЗС.
  • Отчеты сотрудника с приложенными чеками (письмо Минфина России от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328).
  • Журнал регистрации служебных передвижений.

ВАЖНО! Расходы работника как владельца автотранспорта (например, на техосмотр, уплату транспортного налога) работодатель не компенсирует.

Налогообложение компенсационных выплат

Подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) определено, что расходы компании на содержание служебного автотранспорта снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Освобождение от налогообложения возможно только при наличии документального подтверждения:

  • служебной направленности передвижений;
  • реально произведенных трат (ст. 252 НК РФ).

Однако величина расходов не должна быть больше норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Нормируется в этом случае общая сумма — компенсация и реальные эксплуатационные расходы (на горюче-смазочные материалы и т. д.).

Если размер компенсации за использование личного транспорта превышает нормативы, то сумма превышения в вышеназванные расходы не входит (письмо Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050).

Выплаты, согласованные сторонами, не облагаются:

  • НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434);
  • страховыми взносами (ст. 9 закона «О страховых взносах...» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

При этом не имеет значения, что величина компенсации может быть больше установленных нормативов (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).

ВАЖНО! Компенсация за использование личного транспорта, если она выплачивается за периоды пребывания работника в отпуске, командировке или за периоды временной нетрудоспособности, не входит в расходы, снижающие налогооблагаемую прибыль компании (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

Компенсация за автомобиль: нормы - 2018 — 2019

Предельные нормы компенсации за автомобиль в 2018 — 2019 году, применяемые для целей налогообложения, определяются, как и прежде, постановлением Правительства РФ «Об установлении норм...» от 08.02.2002 (в ред. от 09.02.2004) № 92. Зависят они от объема двигателя автотранспортного средства:

  • до 2 000 куб. сантиметров — 1 200 руб. в месяц;
  • более 2 000 куб. сантиметров — 1 500 руб. в месяц.

В эту сумму включаются фактические эксплуатационные расходы (ГСМ и т. д.).

Для федеральных государственных служащих предусмотрен иной подход (Правила выплаты компенсаций…, утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Госслужащим, работа которых связана с регулярными рабочими поездками, назначение ежемесячной компенсации за использование личного транспорта осуществляется в размере, установленном решением работодателя на заявление конкретного работника, но в пределах, определенных в приложении к указанным Правилам.

Возмещение денежных расходов на приобретение ГСМ для госслужащих — это отдельные выплаты, которые должны подтверждаться соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Приказ на компенсацию за использование личного автомобиля

Назначение компенсации за использование личного транспорта в хозяйственной деятельности компании работникам производится приказом лица, руководящего этой компанией.

Допустимо закрепление правил выплаты компенсации в локальных нормативных актах компании.

Форму приказа каждая компания разрабатывает самостоятельно. Как правило, в нем указывают:

  • фамилию, имя, отчество сотрудника, которому назначается компенсация;
  • его должность;
  • наименование и характеристики транспортного средства;
  • условия выплаты компенсации (например, компенсация выплачивается в конце каждого месяца в твердой денежной сумме, фактические расходы — после представления необходимых документов).

Документами, обосновывающими издание приказа, являются:

  • соответствующий пункт трудового контракта или дополнительное соглашение к нему;
  • копия техпаспорта автотранспортного средства, заверенная в установленном порядке.

Налогообложение компенсационных выплат работнику при управлении транспортным средством по доверенности

Согласно пояснению контролирующих органов компенсация за использование работником личного транспорта в деятельности компании подлежит освобождению от налогов, только если речь идет об имуществе, принадлежащем работнику на праве собственности. Автотранспорт, которым работник пользуется по доверенности, к такому имуществу не относится.

В этом случае компенсационные выплаты:

  • Не снижают налогооблагаемую прибыль компании.
  • Облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Исключение: сотрудник использует транспорт, находящийся в собственности супруга (письмо Минфина России от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49).
  • Облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 26.02.2014 № 17-3/В-92).

Судебные органы придерживаются другого мнения на этот счет. Суды считают имущество личным, если оно принадлежит работнику на любом законном основании, в том числе на основании доверенности (постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2013 № А76-15748/2012, постановление 13-го ААС от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013). Такой же вывод содержится в определении ВАС РФ от 24.01.2014 № ВАС-4/14.

Компенсация за аренду автомобиля у сотрудника

Для того чтобы компания не была привязана к упомянутым выше нормам, эксплуатацию личного автотранспорта сотрудника можно оформить путем заключения договора аренды автомобиля.

Гражданское законодательство предусматривает 2 вида аренды транспортных средств:

  • с экипажем (ст. 632 ГК РФ) — управляет и обслуживает автомобиль работник;
  • без экипажа (ст. 642 ГК РФ) — управляют автомобилем и обслуживают его иные уполномоченные компанией лица.

Соглашение заключается письменно и не требует никакого удостоверения, регистрации (ст. 633, 643 ГК РФ).

Предмет соглашения (существенное условие) должен содержать сведения, однозначно идентифицирующие объект. Они зафиксированы в свидетельстве о регистрации ТС и паспорте ТС.

Если работник — не собственник автомобиля, то к соглашению надо приложить доверенность собственника, которая предоставляет возможность сдавать доверенное имущество в аренду.

К договору аренды без экипажа следует приложить также полис ОСАГО с изменениями (перечень конкретных лиц либо без ограничений).

Оба вида договора аренды являются реальными, поскольку условием их заключения, помимо согласования существенных условий, является передача арендодателем арендатору автотранспортного средства. Передача автомобиля осуществляется путем оформления акта приема-передачи. В нем должны были перечислены и совпадать с указанными в договоре основные характеристики автомобиля, а также описано его техническое состояние по результатам осмотра.

Налогообложение выплат по договору аренды

Руководствуясь подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ, компания может отнести всю сумму арендных платежей к расходам, снижающим ее налогооблагаемую прибыль. Для этого, как и в случае с компенсацией, денежные расходы должны быть обоснованы и задокументированы.

Для работника-арендодателя выплаты по договору аренды являются доходом физического лица по гражданско-правовому договору. С этих доходов должен быть удержан НДФЛ по ставке:

  • 13% — для налоговых резидентов;
  • 30% — для нерезидентов (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Причем компания в данном случае выступает как налоговый агент (ст. 228 НК РФ) и обязана произвести все соответствующие перечисления в бюджет.

Страховые взносы на сумму арендных платежей не начисляются, как и на любые выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование (ч. 2 п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ, постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № А65-16395/2012).

Исключение — оплата услуг по управлению транспортом в договоре аренды с экипажем. В этом соглашении выплаты лучше разбить на составляющие:

  • Арендные платежи.
  • Оплата услуг по вождению. На эту сумму следует начислить страховые взносы, но только в ПФ РФ и ФФОМС. Взносы в ФСС России не начисляются на основании п. 3 ст. 9 закона № 212-ФЗ.

Транспортный налог платит собственник автотранспорта (ст. 357 НК РФ), однако стороны могут определить условие о частичном или полном участии компании в таких расходах.

Таким образом, законодательство РФ предусматривает различные варианты выплаты компенсации за использование личного транспорта работника в деятельности компании. В случае если расходы работника не выше законодательно установленных нормативов, то экономически оправданна будет компенсация в рамках трудовых правоотношений. В противном случае целесообразно заключить соглашение об аренде автотранспорта.

При увольнении сотрудника, ему причитаются компенсационные выплаты, среди которых, компенсация за отпуск, который не был использован работником. Такие компенсации подлежат обязательному налогообложению. Налоговый кодекс и специальные законы устанавливают, какими налогами облагается компенсация за отпуск при увольнении.

Соответственно, если сотрудник увольняется с работы в текущем году, и отпуск свой он не использовал, то ему необходимо сделать расчет, с учетом компенсации за неиспользованный отпуск. Трудовой кодекс РФ устанавливает, что работодатель обязан предоставить работающему сотруднику отпуск, который оплачивается в обязательном порядке, не менее 28 дней каждый год. Компенсация за неиспользованный отпуск не приравнивается к необлагаемым доходам граждан, который установлены статьей 217 Налогового кодекса РФ.

Налоги с компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

Когда работник уходит с занимаемой должности в текущем году, после того, как отбыл в отпуске, компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск ему не насчитываются. И, соответственно, не выплачиваются. Во всех других случаях, в расчет берется не только основной, но и отпуск, предоставляемый дополнительно, как разновидность гарантий для некоторых лиц. Он может предоставляться отдельным категориям сотрудников. Например, лица, работающие в опасных или вредоносных рабочих местах, имеют больше дополнительных дней отпуска, чем клерк из офиса. В соответствии с этим, и насчитываются компенсации, в случае увольнения такого сотрудника, если отпуск свой он не использовал.

Важный нюанс: если сотрудник увольняется с работы по переводу, ему также следует сделать компенсационные выплаты за отпуск, который он не использовал. Это касается не перевода из одного филиала в другой, так как работодатель остается один и тот же. Данное правило применимо к сотрудникам, которых переводят в рамках одного холдинга. Выплачивая компенсацию, работодатель обязан провести обязательные налоговые отчисления.

Для того, чтобы определить налоговую базу при выплате компенсации, нужно правильно провести расчет дней неиспользованного отпуска. Полное количество дней (не менее 28) насчитываются работнику, который проработал на предприятии 11 месяцев. В остальных случаях, происходит расчет дней отпуска в соответствии с количеством отработанных месяцев. Получается, в среднем, 2 дня отпуска на каждый месяц труда. Количество дней отпуска устанавливается в организации для каждой должности отдельно, но не должно быть меньше, чем установленный законом минимум.

Какие налоги начисляются на компенсацию при увольнении за неиспользуемый отпуск

В налоговую базу отчислений входит налог на доход физических лиц, который составляет 13% от суммы всех доходов граждан, а также следующие обязательные платежи – взносы:

  1. в Пенсионный фонд Российской Федерации;
  2. в Фонд соцстрахования;
  3. взнос в Фонд обязательного медицинского страхования;
  4. взнос в территориальные фонды обязательного медицинского страхования.

То есть, следует проводить вычеты и удержания при начислении компенсации за неиспользованный отпуск по всем указанным статьям на взносы и налоги. Налоговый кодекс дает четкий ответ, какие налоги платить за компенсацию отпуска при увольнении. Не нужно начислять на сумму компенсации за неиспользованный отпуск, взносы на обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве.

Поскольку в 2010 году был отменен единый социальный налог, вместо него оплачиваются вышеперечисленные взносы предприятием, которое выплачивает увольняющемуся сотруднику компенсацию.

На основании норм, установленных законодателем – ст. 217 НК РФ, ст. 9 ФЗ № 212, не нужно уплачивать налог с начисленных выплат и платежей для увольняющегося сотрудника, кроме компенсации за неиспользованный отпуск. Поэтому, работодатель должен оплатить и налог на доходы, и обязательные взносы.

Начисление налогов при начислении компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении

В соответствии со ст. 223 НК РФ, налоговые отчисления в бюджет подлежат оплате не после окончания трудового месяца, как при выплате заработной платы, а в момент получения компенсации уволившимся работником. Датой получения работником дохода, считается:

  • день выплаты дохода, путем перечисления на банковский счет физического лица;
  • день выплаты денежных средств бывшему сотруднику в кассе предприятия;
  • день получения сотрудником денежной суммы в кассе банка, с расчетного счета предприятия, по платежному поручению.

На основании этого, перечисление предприятием налогов на выплаченную компенсацию, происходят в этот же день. В случае получения работником денежных средств в наличной форме, оплатить налоги работодатель должен не позднее следующего дня, за днем фактической выплаты.

Налоги и взносы за компенсацию при увольнении, в случае неиспользования ежегодного отпуска, начисляются и выплачиваются организациями и предприятиями в пользу сотрудника, который оформлен в соответствии с нормами законодательства – по трудовому договору или по гражданскому (на выполнение работ или оказание услуг).

Бухгалтер организации часто не может, с уверенностью, определить какие выплаты в пользу работников являются компенсацией и не подлежат включению в облагаемый НДФЛ доход, а какие выплаты являются облагаемой базой этого налога. Далее приведены примеры отнесения выплат, производимых в пользу работников, к компенсационным и правомерность включения их в облагаемую базу по НДФЛ.

Рабочим, занятым на работах с вредными условиями труда, в качестве компенсации полагается бесплатное получение молока. Некоторыми организациями допускается замена выдачи молока работникам денежной компенсацией, равной стоимости молока.
Например, организацией была выплачена работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, денежная компенсация стоимости молока. Сумма компенсации не была включена в облагаемый доход рабочих.

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Согласно ст. 222 ТК РФ на работах с вредными условиями труда работникам выдаются бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.03.2003 № 13 «Об утверждении норм и условий бесплатной выдачи молока или других равноценных пищевых продуктов работникам, занятым на работах с вредными условиями труда» установлена обязанность организаций обеспечить выдачу 0,5 л бесплатного молока за смену, независимо от ее продолжительности. Бесплатная выдача молока или других равноценных пищевых продуктов производится работникам в дни фактической занятости на работах, связанных с наличием на рабочем месте производственных факторов, предусмотренных Перечнем вредных производственных факторов, при воздействии которых в профилактических целях рекомендуется употребление молока или других равноценных пищевых продуктов, утверждаемым Министерством здравоохранения Российской Федерации.

В соответствии с п. 5 Постановления № 13 не допускается замена молока денежной компенсацией, замена его другими продуктами, кроме равноценных, предусмотренных нормами бесплатной выдачи равноценных пищевых продуктов, которые могут выдаваться работникам вместо молока, перечень которых согласован с Министерством здравоохранения Российской Федерации, а также выдача молока за одну или несколько смен вперед, равно как и за прошедшие смены, и отпуск его на дом.

Таким образом, замена выдачи молока денежной компенсацией противоречит требованиям законодательства РФ. Освобождение от обложения НДФЛ денежной компенсации взамен выдачи молока главой 23 НК РФ не предусмотрено. Эта компенсация подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
На предприятии была занижена сумма НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет. Ответственность за неполную уплату налога налоговым агентом установлена ст. 123 НК РФ.

Работник организации получил травму на производстве, был выдан больничный лист. Затем встал вопрос об определении степени утраты его трудоспособности. Проведенная специальная медицинская экспертиза была оплачена за счет средств предприятия. Сумма оплаты медицинской экспертизы была включена в базу для исчисления НДФЛ пострадавшего работника.

Обратите внимание на следующее:

В соответствии со ст.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний является видом социального страхования и предусматривает обеспечение социальной защиты застрахованных и экономической заинтересованности субъектов страхования в снижении профессионального риска; возмещение вреда, причиненного жизни и здоровью застрахованного при исполнении им обязанностей по трудовому договору (контракту) и в иных установленных этим Федеральным законом случаях путем предоставления застрахованному в полном объеме всех необходимых видов обеспечения по страхованию, в том числе оплаты расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию; обеспечение предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний.

Федеральный закон № 125-ФЗ не ограничивает права застрахованных на возмещение вреда, осуществляемое в соответствии с законодательством Российской Федерации, в части, превышающей обеспечение по страхованию, осуществляемое в соответствии с указанным Федеральным законом.

Работодатель (страхователь) представляет в учреждение медико-социальной экспертизы заключение органа государственной экспертизы условий труда о характере и об условиях труда пострадавших, которые предшествовали несчастному случаю на производстве и профессиональному заболеванию.

Учреждение здравоохранения осуществляет необходимые диагностические, лечебные и реабилитационные мероприятия и по их результатам оформляет пострадавшему направление в учреждение медико-социальной экспертизы на освидетельствование для установления степени утраты профессиональной трудоспособности.

В направлении указываются данные о состоянии здоровья пострадавшего, отражающие степень нарушения функций органов и систем, состояние компенсаторных возможностей его организма и результаты проведенных лечебных и реабилитационных мероприятий.

В отдельных случаях до выявления признаков стойкой утраты профессиональной трудоспособности у пострадавшего учреждение здравоохранения может направить его в учреждение медико-социальной экспертизы для определения необходимости в отдельных видах реабилитации.

При необходимости обследования с использованием специальных методик или оборудования, получения дополнительных данных учреждение медико-социальной экспертизы направляет пострадавшего на дополнительное обследование в медицинское, реабилитационное или иное учреждение, запрашивает необходимые сведения, осуществляет обследование условий труда пострадавшего, его социально-бытовых условий и принимает другие меры.

Таким образом, Федеральным законом № 125-ФЗ установлено, что работодатель обязан в полном объеме представить все необходимые материалы и документы о степени утраты трудоспособности пострадавшего на производстве работника, в том числе обеспечить специальную экспертизу.

Согласно п.3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья.

Следовательно, оплата проведения специальной медицинской экспертизы пострадавшего на производстве работника за счет средств организации относится к компенсационным выплатам и не подлежит налогообложению.
В организации был излишне удержан НДФЛ с доходов пострадавшего работника.

1. Общий порядок расчета налога с компенсационных выплат

Общий порядок налогообложения компенсационных выплат таков: большинство государственных и муниципальных пособий, компенсаций и выплат (в пределах норм, установленных законодательством), налогом на доходы физических лиц не облагаются.

Так, в частности, не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) следующие компенсационные выплаты.

1. Государственные пособия, за исключением пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком), а также иные выплаты и компенсации, выплачиваемые в соответствии с действующим законодательством (например, пособия по безработице, беременности и родам).

2. Все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством), связанных с:

– возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья;
– бесплатным предоставлением жилых помещений и коммунальных услуг, топлива или соответствующего денежного возмещения;
– оплатой стоимости и (или) выдачей полагающегося натурального довольствия, а также с выплатой денежных средств взамен этого довольствия;
– оплатой стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, получаемых спортсменами и работниками физкультурно-спортивных организаций для учебно-тренировочного процесса и участия в спортивных соревнованиях;
– увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск;
– гибелью военнослужащих или государственных служащих при исполнении ими своих служебных обязанностей;
– возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников;
– исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

3. Отдельные виды единовременной материальной помощи.

4. Суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок (за исключением туристических), выплачиваемой работодателями своим работникам или членам их семей, инвалидам, не работающим в данной организации, в находящиеся на территории России санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, а также суммы полной или частичной компенсации стоимости путевок для детей, не достигших возраста 16 лет, в находящиеся на территории России санаторно-курортные и оздоровительные учреждения, выплачиваемые:

– за счет средств работодателей, оставшихся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль организаций;
– за счет средств Фонда социального страхования РФ.

5. Суммы, уплаченные работодателями, оставшиеся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль организаций, за лечение и медицинское обслуживание своих работников, их супругов, их родителей и их детей, суммы, уплаченные общественными организациями инвалидов за лечение и медицинское обслуживание инвалидов при условии наличия у медицинских учреждений соответствующих лицензий, а также наличия документов, подтверждающих фактические расходы на лечение и медицинское обслуживание.

Указанные суммы освобождаются от налогообложения в случае безналичной оплаты медицинским учреждениям расходов на лечение и медицинское обслуживание налогоплательщиков, а также в случае выдачи наличных денежных средств, предназначенных на эти цели, непосредственно налогоплательщику (членам его семьи, родителям) или зачисления средств, предназначенных на эти цели, на банковские счета налогоплательщиков.

Обратите внимание: полный перечень доходов, не подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, приведен в статье 217 Налогового кодекса РФ. Поэтому если организация (индивидуальный предприниматель) произвели физическому лицу компенсационную выплату, перед тем, как рассчитывать налог, необходимо обратиться к тексту данной статьи.

Однако как показывает практика налоговых и аудиторских проверок, применение норм, содержащихся в статье 217 Налогового кодекса РФ, вызывает немало трудностей. Ниже мы рассмотрим порядок налогообложения основных компенсационных выплат, где покажем, как избежать возможных ошибок, минимизировав при этом налоговую нагрузку.

2. Налог на доходы физических лиц с материальной помощи

Материальную помощь выдают либо на основании заявления работника, либо по приказу руководителя организации.

Суммы материальной помощи не облагаются налогом на доходы физических лиц полностью или частично.

Полностью освобождаются от налогообложения следующие виды материальной помощи (подп. 8 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

1. Единовременная материальная помощь в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного налогоплательщикам материального ущерба или вреда их здоровью на основании решений органов законодательной (представительной) или исполнительной власти, представительных органов местного самоуправления либо иностранными государствами или специальными фондами, созданными органами государственной власти или иностранными государствами, а также созданными в соответствии с международными договорами, одной из сторон которых является Российская Федерация, правительственными и неправительственными межгосударственными организациями.

2. Единовременная материальная помощь членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена (членов) его семьи.

Обратите внимание: в Налоговом кодексе РФ нет ответа на вопрос, кого именно следует считать членами семьи. В таком случае на основании пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса РФ можно обратиться к семейному законодательству. Согласно статье 2 Семейного кодекса РФ к членам семьи относятся супруги, родители работника (как пенсионеры, так и работающие) и дети (усыновители и усыновленные) независимо от их возраста. При этом факт совместного либо раздельного проживания значения не имеет. Такой подход подтверждает и письмо Минфина России от 15 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/12.

3. Единовременная материальная помощь в виде гуманитарной помощи (содействия), а также в виде благотворительной помощи (в денежной и натуральной формах), оказываемой зарегистрированными в установленном порядке российскими и иностранными благотворительными организациями (фондами, объединениями), в соответствии с законодательством РФ о благотворительной деятельности.

4. Единовременная материальная помощь налогоплательщикам из числа малоимущих и социально незащищенных категорий граждан в виде сумм адресной социальной помощи (в денежной и натуральной формах), оказываемой за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов и внебюджетных фондов в соответствии с программами, утверждаемыми ежегодно соответствующими органами государственной власти.

5. Единовременная материальная помощь налогоплательщикам, пострадавшим от террористических актов на территории России, независимо от источника выплаты.

Чтобы в соответствующих случаях деньги, выданные работнику в качестве материальной помощи, не облагались налогом на доходы физических лиц, он должен представить в бухгалтерию соответствующие документы (например, справку пожарного надзора, справку из милиции, копию свидетельства о смерти и т. д.).

Частично освобождаются от налогообложения следующие виды материальной помощи (подп. 28 и 33 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

1. Суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту (в сумме не более 4000 руб. за налоговый период).

2. Возмещение (оплата) работодателями своим работникам, их супругам, родителям и детям, бывшим своим работникам (пенсионерам по возрасту), а также инвалидам стоимости приобретенных ими (для них) медикаментов, назначенных им лечащим врачом (в сумме не более 4000 руб. за налоговый период). Освобождение от налогообложения предоставляется при представлении документов, подтверждающих фактические расходы на приобретение этих медикаментов.

3. Суммы материальной помощи, оказываемой инвалидам общественными организациями инвалидов (в сумме не более 4000 руб. за налоговый период).

4. Помощь (в денежной и натуральной формах) ветеранам Великой Отечественной войны, инвалидам Великой Отечественной войны, вдовам военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, Великой Отечественной войны, войны с Японией, вдовам умерших инвалидов Великой Отечественной войны и бывшим узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто, а также бывшим несовершеннолетним узникам концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны (в сумме не более 10 000 руб. за налоговый период).

Обратите внимание: на какие бы цели и за счет каких источников ни была выдана материальная помощь, налогооблагаемую прибыль организации она не уменьшает. В то же время такая выплата не будет облагаться единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, материальная помощь, полностью освобождаемая от НДФЛ, не облагается и взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Если же материальную помощь выдали на другие цели, то на ее сумму эти взносы следует начислить.

Организация может выплатить материальную помощь:

– за счет нераспределенной прибыли (или за счет фонда специального назначения, сформированного из чистой прибыли на эти цели),
– за счет внереализационных расходов.

От того, как оформлена данная выплата, будет зависеть ее отражение в бухгалтерском учете.

Материальная помощь выплачена за счет нераспределенной прибыли организации

Выдавать материальную помощь за счет нераспределенной прибыли можно, если на это есть решение общего собрания учредителей (акционеров) организации, оформленное протоколом. Без согласия учредителей или акционеров использовать нераспределенную прибыль нельзя.

В бухгалтерском учете выплата материальной помощи в данном случае будет отражена такими проводками:

ДЕБЕТ 84 КРЕДИТ 70 (76)
– начислена материальная помощь за счет нераспределенной прибыли по решению учредителей;

ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 50 (51)
– выплачена материальная помощь.

Материальная помощь выплачена за счет средств от текущей деятельности

Когда решения собственников о выплате материальной помощи за счет нераспределенной прибыли нет, ее включают во внереализационные расходы организации. При этом в бухгалтерском учете делают такие проводки:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70 (76)
– начислена материальная помощь работнику организации.

ДЕБЕТ 70 (76) КРЕДИТ 50 (51)
– выдана материальная помощь.

3. НДФЛ с компенсационных выплат, выплачиваемых при увольнении

К таким выплатам можно отнести:

– компенсацию за неиспользованный отпуск;
– выходное пособие;
– среднемесячный заработок, выплачиваемый после сокращения;
– среднемесячный заработок, выплачиваемый при увольнении;
– компенсация при увольнении из-за смены собственника.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Если сотрудник увольняется, не до конца отгуляв положенный отпуск, то в последний день работы работодатель должен выплатить ему компенсацию. Причем это касается и совместителей. А также тех, кто решил уволиться, будучи на испытательном сроке, при условии, что они отработали не менее двух недель. Ведь такие сотрудники имеют те же права, что и другие работники (ст. 70 Трудового кодекса РФ).

Тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, компенсация не положена. Дело в том, что их отношения с работодателями регулируются Гражданским кодексом РФ. Однако если в гражданско-правовом договоре будет прописано, что отношения между заказчиком и исполнителем регулируются положениями Трудового кодекса РФ, то компенсацию заплатить надо.

Компенсация при увольнении пропорциональна отработанному времени. Если человек трудился в организации менее 11 месяцев, то за каждый полный месяц работы ему оплачивается 2,33 календарного дня отпуска (28 дн. : 12 мес.). Подсчитывая полное число месяцев работы, дни, составляющие менее половины месяца, округляются в меньшую сторону, а 15 дней и более – в большую. Таким образом, если уволившийся работал, скажем, только неделю, то компенсация ему не положена.

Тем, кто уволился, отработав не менее 11 месяцев или год, полается уже полная компенсация – за 28 календарных дней. А вот если сотрудник, к примеру, отработал год и месяц, то оплачивают ему уже 30,33 дня (28 + 2,33).

Чтобы подсчитать сумму компенсации, нужно умножить эти дни на среднедневной заработок сотрудника. Средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

При подсчете учитываются выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, установленной на предприятии. Поэтому, принимая решение о том, какие выплаты учитывать, а какие нет, бухгалтер должен посмотреть, что прописано в коллективном или трудовом договоре, Положении об оплате труда, Положении о премировании или других документах, регулирующих оплату труда на предприятии.

Примерный перечень начислений, учитываемых при расчете среднего заработка, указан в пункте 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Это основная зарплата сотрудника, которая рассчитана по тарифным ставкам или сдельным расценкам, различные надбавки и доплаты и т. д. Обратите внимание: это перечень основных выплат. Поэтому, даже если какая-то выплата в нем не упомянута, это не значит, что включать в расчет ее нельзя. Главное, чтобы она была связана с оплатой труда и предусмотрена системой заработной платы, применяемой на предприятии.

Компенсация за неиспользованный отпуск, выплаченная работнику при увольнении, в полной сумме включается в налоговую базу по НДФЛ (подп. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). При этом в соответствующих случаях налогоплательщик имеет право на налоговые вычеты.

Статья 126 Трудового кодекса РФ также позволяет выплатить работнику компенсацию взамен той части отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Исключение сделано лишь для беременных женщин, несовершеннолетних и сотрудников, занятых на вредных производствах. Эти люди обменять отдых на деньги не могут.

Все остальные, чтобы получить такую компенсацию, должны написать соответствующее заявление с просьбой выдать деньги. Руководитель рассматривает это заявление. И если считает возможным, издает приказ о выплате денежной компенсации за неиспользованные дни отпуска.

Расчет компенсации производится в том же порядке, что и при увольнении работника. В данной ситуации компенсация за неиспользованный отпуск также в полной сумме включается в налоговую базу по НДФЛ (подп. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Выходное пособие

Выходное пособие полагается работнику, если он уволен по сокращению штата. Уволить сотрудника в таком случае позволяет пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса РФ. Причем работодатель обязан предупредить персонал о сокращении не менее чем за два месяца перед увольнением. С работников нужно взять расписку о том, что они предупреждены о сокращении.

Пособие сокращенным работникам предусмотрено статьей 178 Трудового кодекса РФ. Оно выплачивается в размере среднемесячного заработка сотрудника. Такое же пособие полагается работнику при увольнении из-за ликвидации предприятия. Напомним, что средний заработок исчисляется по правилам статьи 139 Трудового кодекса РФ. Пособие выдается работнику в последний день его работы на фирме.

Сумма выплаченного выходного пособия НДФЛ не облагается. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы выплаты, не облагаемые налогом на доходы физических лиц. И среди них перечислены компенсации, выданные в связи с увольнением работника (за исключением компенсации за неиспользованный отпуск).

По этому же основанию не облагаются НДФЛ и выходные пособия, выплачиваемые в других случаях, предусмотренных статьей 178 Трудового кодекса РФ. Например, при восстановлении на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, или отказе сотрудника от перевода вместе с организацией в другую местность. В обоих случаях работнику полагается пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Среднемесячный заработок, выплачиваемый после сокращения

Если сотрудник в течение двух месяцев после увольнения не устроился на новую работу, то фирма, сократившая работника, обязана выплатить среднемесячный заработок за второй месяц. Чтобы получить эту выплату, бывший работник должен предоставить в бухгалтерию трудовую книжку, из которой будет видно, что он до сих пор нигде не работает.

Если же сотрудник не начал работать и в течение третьего месяца после увольнения, то ему также необходимо выплатить среднемесячный заработок. Но только при условии, что сотрудник обращался в службу занятости в течение двух недель после увольнения и еще не устроился на новую работу. Причем удерживать НДФЛ с этих сумм не нужно. Ведь это компенсационная выплата, связанная с увольнением. А в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ подобные выплаты освобождены от налогообложения.

Среднемесячный заработок, выплачиваемый при увольнении

Фирма и работник могут договориться, что сотрудник не станет отрабатывать последние два месяца после того, как узнал о сокращении. В этом случае работодатель должен выплатить в последний рабочий день сотрудника дополнительную компенсацию в размере двух средних заработных плат (ст. 180 Трудового кодекса РФ). И конечно, в этом случае работнику также полагается выходное пособие и среднемесячный заработок за второй месяц после увольнения (и за третий месяц, если человек обращался в службу занятости). Удерживать НДФЛ с этих сумм также не нужно.

Увольнение из-за смены собственника

Если у организации поменялся собственник имущества, то работодатель вправе уволить некоторых сотрудников, а именно руководителя компании, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ст. 81 Трудового кодекса РФ). Причем уволить перечисленных работников новый собственник вправе в течение первых трех месяцев со дня перехода к нему права собственности (ст. 75 Трудового кодекса РФ). Остальных же работников из-за смены собственника уволить нельзя.

Увольняя руководителя, его заместителя или главного бухгалтера, новый собственник обязан выдать компенсацию. Такая выплата не может быть меньше трех среднемесячных заработков сотрудника (ст. 181 Трудового кодекса РФ) и не облагается НДФЛ. Ведь в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ от налогообложения освобождаются все компенсации, связанные с увольнением.

4. НДФЛ с командировочных расходов

Организация может направить в служебную командировку только штатного работника. Это следует из статьи 166 Трудового кодекса РФ. Некоторых сотрудников можно командировать только с их письменного согласия. Это, в частности, женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет, и те, у кого есть дети-инвалиды не старше 18 лет. Запрещается отправлять в командировку беременных женщин и несовершеннолетних работников.

Если человек работает по гражданско-правовому договору, то условие о компенсации ему соответствующих расходов по проезду надо прописать в этом договоре или дополнительном соглашении к нему. Тогда с суммы компенсации не придется платить НДФЛ. Дело в том, что работник может уменьшать свой доход на расходы, связанные с исполнением гражданско-правового договора, то есть воспользоваться профессиональным налоговым вычетом (п. 2 ст. 221 Налогового кодекса РФ). Но для этого работник должен написать соответствующее заявление, а также предоставить документы, подтверждающие понесенные затраты. Подробнее об этом читайте в разделе «Профессиональные налоговые вычеты».

За время нахождения штатного работника в командировке за ним сохраняется средний заработок. Он рассчитывается исходя из заработной платы за 12 месяцев, предшествующих поездке. Выплачиваемый работнику средний заработок во время командировки облагается налогом на доходы физических лиц в общеустановленном порядке.

Суточные

Согласно Налоговому кодексу РФ, налог на доходы физических лиц не нужно удерживать с суточных, не превышающих «норм, установленных в соответствии с действующим законодательством».

Раньше налоговики считали, что в данном случае «законодательством» является Трудовой кодекс, статья 168 которого позволяет организации самой определять нормы суточных в коллективном договоре или ином локальном акте. Например, такое мнение содержалось в письме УМНС России по г. Москве от 31 июля 2003 г. № 27-08н/42413. Причем московские налоговики ссылались на разъяснения МНС России от 22 июля 2003 г. № 04-2-10/451-Ю909.

Однако потом позиция налоговиков изменилась. Теперь, по их мнению, под действующим законодательством следует понимать постановления Правительства: от 8 февраля 2002 г. № 93 (в редакции последующих изменений и дополнений) и от 2 октября 2002 г. № 729. Оба документа устанавливают норму суточных при командировках по России в размере не более 100 руб. Все, что свыше этой суммы, как считают налоговики, должно облагаться НДФЛ. Это мнение разделяют и в Минфине (см., например, письмо от 27 мая 2004 г. № 04-04-06/124).

Но дело в том, что постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 устанавливает нормы суточных, учитываемых при расчете налога на прибыль организаций. Про налог на доходы физических лиц в этом документе нет ни слова. А постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 вообще касается только бюджетников.

Нормы суточных по загранкомандировкам установлены в постановлении Правительства РФ от 13 мая 2005 г. № 299. Однако и этот документ предназначен только для использования в целях налогообложения прибыли.

Таким образом, налог на доходы физических лиц по-прежнему можно не удерживать со всей суммы суточных, которые установлены в организации в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса. При этом их размер не имеет значения.

Правда, не исключено, что такую позицию вам придется отстаивать в суде. Дело в том, что чиновники до сих пор настаивают на том, что с суточных сверх 100 руб. нужно платить НДФЛ. Однако шансы выиграть спор есть, и немалые. Тем более что такую точку зрения фирм поддержали судьи Высшего Арбитражного Суда РФ (решение от 26 января 2005 г. № 16141/04).

Компенсация прочих расходов, понесенных во время командировки

Отправляясь в командировку, работник получает деньги из кассы для оплаты соответствующих расходов. А по возвращении он должен в течение трех дней сдать в бухгалтерию авансовый отчет о суммах, которые он израсходовал. К авансовому отчету работник обязан приложить командировочное удостоверение и документы, подтверждающие расходы (билеты, счета, чеки и т. д.). Кроме того, он должен вернуть в кассу организации деньги, которые он не потратил в командировке.

Порядок налогообложения налогом на доходы физических лиц прочих расходов в командировке приведен в таблице:

5. Используем личное имущество работника и платим НДФЛ

Во время работы сотрудник может использовать личное имущество: автомобиль, компьютер, принтер и т. п. За это организация обязана выплачивать ему соответствующую компенсацию. Обычно такая компенсация выплачивается вместе с заработной платой. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

Компенсационные выплаты за использование имущества могут быть предусмотрены как в самом договоре, так и в дополнительном соглашении к нему. Этот пункт может выглядеть так: «При использовании личного имущества работника в производственных целях организация обязана выплачивать работнику компенсацию. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и подтверждается приказом руководителя организации».

Вот образец такого приказа:

ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3»

Приказ

Выплатить экспедитору Яковлеву Андрею Викторовичу единовременную компенсацию за использование его персонального компьютера во время выставки «Стройэкспо» в период с 13 по 17 января 2006 года в сумме 1000 руб.

Основание: дополнительное соглашение №1 к трудовому договору от 01.01.2004 № 153.

Генеральный директор Иванеев И.П. Иванеев

Нередко работодатели используют имущество работника, заключая с ним договор аренды. Однако арендная плата, выплачиваемая работнику, в любом случае облагается НДФЛ на общих основаниях (подробно о том, как рассчитать сумму налога на доходы физических лиц с выплачиваемой работнику суммы арендной платы, см. раздел «Расчет налога на доходы физических лиц по договорам аренды имущества»).

Компенсации же, выплачиваемые работнику за использование его личного имущества, не облагаются налогом на доходы физических лиц, поскольку они установлены действующим законодательством, а именно Трудовым кодексом РФ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Поэтому, казалось бы, выгоднее выплачивать работнику компенсацию, чем перечислять ему арендную плату.

Однако от налога освобождаются только компенсационные выплаты в пределах норм, установленных действующим законодательством. Но поскольку подобные нормы именно для расчета налога на доходы физических лиц не зафиксированы, на практике часто возникают спорные ситуации с контролирующими органами, что повышает уровень фискальных рисков.

Одно время налоговики считали, что от НДФЛ освобождается вся сумма компенсации, предусмотренная трудовым договором (письма УМНС России по г. Москве от 27 мая 2003 г. № 27-08а/28297 и от 31 июля 2003 г. № 27-08н/42412).

Первое письмо касается возмещения расходов сотруднику за использование им для служебных поездок личного автомобиля. Причем свой вывод московские налоговики сделали на основании письма МНС России от 15 мая 2003 г. № 04-2-06/115-С754. Второй документ касался любых компенсаций, которые фирма платит за использование имущества работников. Он также был выпущен на основании мнения чиновников из МНС (Разъяснения от 23 июля 2003 г. № СА-6-04/814@).

В обоих письмах налоговики последовательно разъяснили свою позицию. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ работнику полагается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и т. д., а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Причем размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Следовательно, такие компенсационные выплаты не облагаются налогом на доходы физических лиц в полном объеме.

Однако вскоре налоговики изменили свою точку зрения. В середине 2004 года появилось письмо МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@, которое касается налогообложения НДФЛ компенсаций за использование работниками своего личного транспорта. По мнению чиновников, под «действующим законодательством» следует понимать приказ Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н и постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92.

В то же время первый документ распространяется только на бюджетников, второй же устанавливает нормы для списания компенсационных выплат работникам за использование их личного транспорта при расчете налога на прибыль организаций. Поэтому использовать эти документы для исчисления налога на доходы физических лиц неправомерно. А раз так, то удерживать НДФЛ не нужно со всей суммы компенсации независимо от ее размера. Правда, стоит предупредить, что такая позиция, скорее всего, приведет к спору с налоговиками. Однако бояться суда не стоит. Ведь доводы, изложенные в решении ВАС РФ от 26 января 2005 г. № 16141/04, которое касается налогообложения суточных, можно распространить и на эту ситуацию.

Что же касается компенсаций за использование работниками другого имущества, то здесь никаких норм для списания ни Правительством РФ, ни Минфином России не установлено. Из этого некоторые налоговики делают вывод, что такие расходы должны облагаться НДФЛ в полном объеме. Однако это не так. Ведь в статье 188 Трудового кодекса РФ четко сказано, что для установления суммы компенсации достаточно письменного соглашения сторон трудового договора. Такой вывод подтверждает и арбитражная практика (постановление ФАС Поволжского округа от 18 января 2005 г. № А49-6290/04-540А/2). Кроме того, такой же позиции придерживаются и сотрудники Минфина России (письмо от 3 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/9).

Пример

А.В. Яковлев работает в ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» экспедитором с окладом 10 000 руб. в месяц. Детей у Яковлева нет. ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» является для Яковлева основным местом работы.

Яковлев подал в бухгалтерию организации заявление на получение стандартного налогового вычета в 400 руб., предусмотренного подпунктом 3 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Чтобы упростить пример, предположим, что зарплата в ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» выдается сотрудникам в последний день месяца.

Кроме того, в январе Яковлеву выдали единовременную компенсацию за использование его персонального компьютера во время выставки «Стройэкспо» в период с 13 по 17 января 2006 года в сумме 1000 руб. Выплата осуществлена на основании приказа директора ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3». Выплата соответствующей компенсации предусмотрена в трудовом договоре с работником.

Компенсация, полученная Яковлевым за использование личного имущества в служебных целях, налогом на доходы физических лиц не облагается.

Бухгалтер ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» в январе 2006 года сделал следующий расчет.

Сумма налогооблагаемого дохода, полученного Яковлевым в январе 2006 года, составила 10 000 руб.

Поскольку сумма полученного в январе Яковлевым дохода не превысила 20 000 руб., ему предоставляется стандартный налоговый вычет.

Таким образом, сумма НДФЛ, подлежащего удержанию из доходов работника за январь 2006 года, составила:
(10 000 руб. – 400 руб.) х 13% = 1248 руб.

«На руки» работник получит:

10 000 руб. + 1000 руб. – 1248 руб. = 9752 руб.

В январе 2006 года бухгалтер ЗАО «Деревообрабатывающий комбинат № 3» сделал в учете следующие проводки.

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70 – 10 000 руб. – начислена заработная плата работнику за январь 2006 года (в составе общей суммы заработной платы по организации);

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70 – 1000 руб. – начислена компенсация работнику за использование личного имущества в служебных целях;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» – 1248 руб. – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 – 9752 руб. – получены в банке денежные средства на оплату труда за январь 2006 года и сумма компенсации (в составе общей суммы заработной платы по организации);

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50 – 9752 руб. – выданы заработная плата и компенсация работнику за минусом удержанного налога;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» КРЕДИТ 51 – 1248 руб. – НДФЛ перечислен в бюджет (в составе общей суммы платежа по организации).