Контакты
Главная / Бизнес-идеи

Как проверить и исправить первичные документы? Проверка первичных документов.

Большое значение в профессиональной подготовке юриста имеет четкое представление о комплексе способов и приемов исследования бухгалтерских документов, которые способствуют выявлять, пресекать, предупреждать и расследовать экономические преступления, собирать доказательственную базу. Группа приемов, которые образуют методы проверки документов, способствует выявить на первоначальном этапе признаки противоправной деятельности путем изучения документов, которыми оформлена какая-либо хозяйственная операция или несколько операций.

При совершении экономического преступления, маскировка его признаков может проявляться в основном в следующих формах: а) противоречия в содержании отдельного документа; б) противоречия между содержанием нескольких документов затрагивающих одну и ту же хозяйственную операцию; в) отклонение от обычного порядка прохождения документов и ценностей.

В сложившейся практике выделяют три группы методов документальной проверки такие как, проверка отдельного документа; проверка нескольких документов затрагивающих одну и ту же операцию или взаимосвязанные операции; проверка документов отражающих однородные операции.

Методы поверки отдельного документа: формальная проверка- представляет собой внешний осмотр документа который состоит из двух этапов: 1-анализ соблюдения установленной формы документа для данной хозяйственной операции; 2-анализ реквизитов документа. Формальные требования к документу выражают защитные функции документа, это значит, что оформление хозяйственной операции должно быть проведено конкретным документом в соответствии с законодательством. Несоблюдение формы документа может быть вызвано противоправной деятельностью, преступник пытался преодолеть защитные функции документа. Эти действия могут проявляться в составлении документа на хозяйственную операцию на бланке не надлежащей формы, отсутствие в документе отдельных реквизитов, наличие в документе не надлежащих реквизитов, дополнительных реквизитов. На втором этапе формальной проверки выясняют нет ли документе сомнительных реквизитов, то есть сопоставляют различные реквизиты одного и того документа (цена и количество, вес и количество и т.д.). В практике различают два вида противоречий- формальные и логические. Формальные противоречия выявляют, сопоставляя тождественные элементы разных реквизитов (название организации в штампе и печати, на бланке в одном и том же документе).

Логические противоречия устанавливают путем сопоставления сочетания реквизитов с общепринятыми представлениями о законной предпринимательской деятельности хозяйствующего субъекта. Сомнительными можно признать документ с информацией о закупке молока у граждан, живущих в городской местности, инвентаризационную ведомость с информацией об остатках материальных ценностей нескольких тысяч наименований, в складском помещении не больших размеров. Обнаружение логических противоречий требует от проверяющего большой внимательности, в связи с этим они в большинстве своем остаются не замеченные. При выявлении сомнительных реквизитов необходимо сопоставлять реквизиты проверяемого документа с аналогичными реквизитами других документов затрагивающих одну и ту же хозяйственную операцию.



Нормативная проверка заключается в детальном изучении информации о зарегистрированной хозяйственной операции в документе, на соответствие ее действующему законодательству, инструкциям. С помощью этого метода выявляют правильно оформленные хозяйственные операции, но незаконные по своему содержанию. Нормативное несоответствие хозяйственной операции может указывать не только на подлог в этом учетном документе, но становится поводом для проверки других документов, в других организациях которые связаны хозяйственными отношениями.

Арифметическая проверка документов – проверка разных цифровых показателей в составленном бухгалтерском документе. Наиболее распространенные арифметические несоответствия, в виде которых проявляется фальсификация, устанавливаются при анализе итоговых показателей, посчитанных как по вертикали, так и по горизонтальным строчкам (например, умножение цены на количество). С помощью арифметической проверки выявляются не только несоответствия итоговых показателей, но другие подлоги, проявляющие в несоответствии двух и более цифровых показателей одного проверяемого документа. Достоинство этих методов в их высокой поисковой возможности при проведении ревизии.



Методы проверки взаимосвязанных документов. Часть экономических правонарушений не создают противоречий в отдельном документе, но это правонарушение оставляет следы в другой учетной документации, для их выявления используют метод встречной проверки. Под встречной проверкой понимают сравнение разных экземпляров одного и того же документа, которые находятся в разных местах. При правильном оформлении хозяйственной операции документы составляются в двух и более экземплярах, каждый из которых имеет разное назначение, но информация, содержащая в них должна быть тождественна. При совершении экономического правонарушения эти информационные связи иногда нарушаются. Эта поверка может быть эффективной лишь тогда, когда хотя бы в одной из организаций сохранились документы или все экземпляры документа сохранились в организациях.

Метод взаимного контроля документов. При использовании этого метода сопоставляют различные документы, которые прямо или косвенно затрагиваю хозяйственную операцию (закупочная ведомость, платежная ведомость, табель учета рабочего времени, наряды, пробег транспортных средств, списание ТСМ и т.д.) Метод взаимного контроля может быть использован в совокупности с методом встречной проверки или самостоятельно при проверке таких учетных документов, которые составлены в одном экземпляре (платежная ведомость, кассовый расходный или приходный ордер, путевой лист и т.д.). Данный метод используется, прежде всего, для выявления признаков подлога в конкретных учетных документах. Сопоставлению могут подвергаться различные бухгалтерские документы одной организации или нескольких, а так же бухгалтерские документы и разнообразные не бухгалтерские документы которые могут храниться в организации в других подразделениях (плановый отдел, экономический, сбыта, транспортный, кадровая служба организации),. Особую ценность при сопоставлении бухгалтерских документов (взаимный контроль) представляют черновые записи материально ответственных лиц, другие материалы неофициального учета.

Методы проверки документов с информацией об однородных операциях. Проверка нескольких документов, в которых зарегистрирована одна и та же операция так же способствует выявлению правонарушения. Сравнивают документы складского учета с товарными накладными или с товаротранспортными накладными.

Метод контрольного сличения. При использовании этого метода анализируют данные первичной учетной документации об остатках материальных ценностей их движении за определенный инвентаризационный период. Сопоставляют информацию: 1-количество материальных ценностей на начало проверяемого периода (инвентаризационная опись, акт передачи); 2- приход материальных ценностей за проверяемый период по документам; 3- расход материальных ценностей по документам за этот же период; 4- остаток материальных ценностей по инвентаризационной описи на конец проверяемого периода.

Используя этот метод, мы можем выявить неучтенные материальные ценности, приписки в инвентаризационной описи с целью скрыть недостачу, бестоварные расходные документы, не включенные в инвентаризационную опись материальные ценности с целью сокрытия излишков, ошибки материально ответственных и членов инвентаризационной комиссии.

Виды проверок первичных бухгалтерских документов: формальная, по существу, арифметическая.

  1. Исправление ошибок в первичных бухгалтерских документах.

Порядок проведения таксировки, контировки первичных бухгалтерских документов

  1. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов.

Формирование регистров бухгалтерского учета с использованием первичных бухгалтерских документов. Правила и сроки хранения первичных бухгалтерских документов.

1. Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны

подвергаться проверке работниками бухгалтерии. Бухгалтерская обработка документа, поступившего в бухгалтерию организации до записи данных в учетные регистры, проводится в три этапа.

На первом этапе проводится проверка документа по существу . Такая проверка заключается в установлении законности осуществляемых хозяйственных операций, целесообразности их проведения и взаимоувязке отдельных показателей документа.

Документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей, не принимаются к бухгалтерскому учету и передаются главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

На практике между руководителем организации и главным бухгалтером организации нередки случаи возникновения разногласий по поводу осуществления той или иной хозяйственной операции. В случае возникновения разногласий первичные учетные документы по таким операциям могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю ответственность за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и отчетность.

На втором этапе проводится формальная проверка документа на наличие обязательных реквизитов, заключающаяся в установлении правильности использования бланка установленной формы, в проверке полноты и правильности заполнения всех необходимых реквизитов документа.

На третьем , заключительном этапе, проводится:

-группировка документов – процесс обработки документов, при котором документы группируются в пачки, однородные по экономическому содержанию документов. Целью группировки документов является подготовка сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств организации за отчетный период;

-арифметическая проверка , состоящая в проверке арифметических результатов итогов и правильности отражения количественных и стоимостных показателей документов;



-таксировка , заключающаяся в переводе натуральных и трудовых измерителей с обобщающий денежный измеритель. Таксировка проводится непосредственно в первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуральном измерителе на цену за одну единицу;

-контировка – процесс проставления в бухгалтерском документе корреспонденции счетов по хозяйственной операции, осуществленной на основании данного документа.

Документы, прошедшие проверку и принятые к учету, рекомендуется помечать отметкой, исключающей их повторное использование и формирование повторных бухгалтерских записей. Если первичные документы обрабатываются вручную, на документе проставляется дата записи в учетный регистр, при обработке документа с применением вычислительной техники на документе ставится оттиск штампа контролера, ответственного за обработку документа.

Обратите внимание! Документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также служащие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному погашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

2. Причины возникновения ошибок в бухгалтерском учете разные. Иногда

бухгалтеры ошибаются в арифметических расчетах, неправильно переносят данные из первичных документов в учетные регистры либо применяют неверную корреспонденцию счетов. Это ошибки технического характера. Но бывают ошибки и более серьезные. Они возникают вследствие незнания либо неправильного применения норм бухгалтерского законодательства. Выявить их намного сложнее, чем технические ошибки. Здесь мало быть только внимательным, надо еще хорошо знать и понимать правила бухучета.

Какой бы характер ни носили допущенные ошибки, они, как правило, приводят к искажению финансового результата в бухгалтерском учете, неправильному формированию налоговой базы и неверно исчисленной сумме налогов. Поэтому бухгалтер, обнаружив ошибку в бухгалтерском или налоговом учете, должен ее исправить. Если ошибка будет выявлена во время налоговой проверки, то за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета организации грозит ответственность по статье 120 НК РФ, а должностные лица (директор или главный бухгалтер) могут быть привлечены к административной ответственности по статье 15.11 КоАП РФ.

Следует помнить, что исправления не разрешается вносить только в кассовые и банковские документы. Если в них обнаружена ошибка, бухгалтер оформляет их заново.

В остальные первичные документы исправления вносятся по согласованию с участниками хозяйственных операций. Исправления подтверждаются подписями тех же лиц, которые подписывали данные документы в момент составления. Кроме того, в документах необходимо указывать дату внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: неправильный текст (сумма) зачеркивается, а над ним указывается верный. Зачеркивание производится одной чертой, чтобы можно было прочесть исправленное.

Сведения о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, систематизируются путем составления бухгалтерских проводок и формирования регистров бухгалтерского учета. Бухгалтер, обнаружив ошибки в бухгалтерской проводке, прежде всего, должен решить вопрос о дате внесения исправления в бухучет. Эта дата зависит от того, в какой момент обнаружена ошибка – до или после утверждения бухгалтерской отчетности за год, к которому относится ошибка.

Бухгалтер должен твердо знать, что никакие изменения в бухгалтерскую отчетность после ее утверждения в установленном порядке не вносятся и уточненные формы бухгалтерской отчетности не составляются. Исправления делаются путем внесения корректировочных записей в бухучет.

Существует несколько способов внесения корректировок в бухгалтерский учет .

1) способ дополнительной записи (проводки).

2) метод «красного сторно» и др.

Способ дополнительной записи (проводки) применяется, если при отражении в учете использовалась правильная корреспонденция счетов, однако сумма хозяйственной операции была ошибочно занижена. В этом случае для исправления ошибки выполняют такую же проводку, но только на недостающую сумму.

Метод «красное сторно» универсален. Чаще всего его применяют при исправлении неправильной корреспонденции счетов или при завышении суммы хозяйственной операции. Смысл сторнирования заключается в следующем. Ошибочная проводка полностью дублируется, но с отрицательной суммой. В результате первоначальная проводка аннулируется и делается правильная проводка на нужную сумму.

Таблица 1

Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете

Период, в котором совершена ошибка Момент обнаружения ошибки Порядок исправления ошибки
Текущий отчетный год До окончания отчетного года Исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда была обнаружена ошибка
Предыдущий отчетный год После завершения отчетного года, но до утверждения годовой бухгалтерской отчетности Исправления производятся записями декабря того года, за который подготавливается годовая бухгалтерская отчетность
Предыдущий отчетный год После завершения отчетного года, за который годовая отчетность уже утверждена Исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год не вносятся. Корректировочные записи производятся в бухучете за текущий год (в момент обнаружения ошибки)

Статья затронет основные моменты, касающиеся обработки бухгалтерских документов. Какие документы являются первичными, каким образом необходимо их обрабатывать и что для этого необходимо – далее.

Когда в бухгалтерию поступают документы, их необходимо обработать. Сделать это нужно до того, как они будут вписаны в счет. Каким образом это сделать, чтобы не допустить ошибок, кто этим занимается?

Основные моменты

Согласно законодательству, любая хозяйственная операция должна сопровождаться документами. Бухгалтерский учет должен вестись в организации с момента ее регистрации.

На основании учета оформляется отчетность для налоговой инспекции и прочих служб. Операции хозяйственного характера должны отражаться в регистре бухгалтерского учета.

Первичная документация может оформляться на бумажном или машинном носителе. Во втором случае руководство предприятия должно изготовить копии в бумажном варианте для других участников операции.

Во время работы с первичной документацией (ПД) могут допускаться ошибки. Например:

  • используется форма, которую не утвердили приказом;
  • в документах отсутствуют реквизиты;
  • нет лиц, которые обладают правом подписывать ПД;
  • кассовые документы содержат поправки;
  • запись ведется карандашом;
  • свободные графы не содержат прочерк;
  • нет печати.

При получении бухгалтерских данных происходит:

  1. Предварительная работа перед оформлением документации.
  2. Оформление ПД.
  3. Их утверждение.
  4. Обработка первичных данных.

В первичном документе отображается:

  • название предприятия;
  • юридический адрес (месторасположение);
  • номер счета и прочая информация.

Требования:

Дата в первичных документах ставится та, которая являлась днем осуществления операции. Бывает разовая и накопительная.

Разовая первичная документация (расчеты, платежи) используется единожды для подтверждения проведения операции, после чего отправляются в бухгалтерию.

Накопительная (карты, наряды) используется в течение месяца или квартала, если операции повторяются. После того, как документ принят, информация с него переносится в регистр.

Если документы по каким-либо причинам пропали, необходимо:

Если документы восстановить не удалось, налоговую инспекцию уведомлять об этом не обязательно. В любом случае, штрафа избежать не удастся.

Плательщику налогов предлагается несколько вариантов:

  • восстановить хотя бы некоторые документы;
  • сделать исправительные записи в ;
  • во время налоговой проверки предоставить возможность инспектору определить сумму, которую придется выплатить в бюджет государства.

Для правильного ведения списка документации существует . Им определяются сроки движения, порядок передачи документов.

Снимать копии с документов имеет право бухгалтер, но только в присутствии представителей органов налоговой службы . Для этого необходимо указать им основание.

Изымать первичные документы разрешено только органам налоговой службы. Производиться оно должно в присутствии руководящих органов учреждения.

Определения

Первичный учет Начальная стадия восприятия регистрации операций, которые характеризуют происходящие в компании действия
Первичный документ Документ, в котором содержится информация о проведении на предприятии хозяйственной операции. Данный документ подтверждает ее осуществление
Хозяйственная операция Событие, на основании которого произошли изменения в структуре активов, капитале организации
Обработка первичных бухгалтерских документов Это проверка документации на наличие правильности оформления, заполнения реквизитов и других сведений
Учетный регистр Специальные листы бумаги, необходимые для регистрации и обработки данных, их учета. Информация в регистре является коммерческой тайной
Внешние документы Те, которые поступают из других учреждений, например, из банка, налоговой службы. Это платежи, счета
Внутренние Оформляются на предприятии

Что относят к первичным документам

Первичные документы подразделяются на несколько типов – организационно-распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления.

В подобной документации отображается факт проведения операций. Информация, которую они содержат, вносится в Регистр. Некоторые документы могут являться и разрешительными, и оправдательными.

Документы, которые приходят к бухгалтеру, проверяются на:

В первичных документах обязательно указывается:

  • название документа и дата его составления;
  • наименование учреждения, от имени которого оформлялся документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • перечень лиц, ответственных за проведение операции;
  • подписи.

Действующие нормативы

Согласно «О бухгалтерском учете» первичные документы подлежат хранению сроком не менее 5 лет.

На основании , в случае отказа от ведения бухгалтерского учета грозит уголовная или административная ответственность.

Российской Федерации гласит, что за нарушение учета доходов и расходов налагается штраф размером 5 тысяч рублей.

Не допускает исправление ошибок в первичной документации бухгалтерии.

Как осуществляется обработка первичных бухгалтерских документов на предприятии

Сбор и обработка – обязательный этап перед использованием документации. Документы, поступающие в бухгалтерию, должны тщательно проверяться.

Если они составлены неправильно или не в полной мере, то возвращаются обратно для пересмотра, исправления ошибок.

В случае обнаружения ошибки в реквизитах или подделки документа, они не отсылаются, а остаются в бухгалтерии, чтобы привлечь виновного к ответственности.

В результате проверки могут обнаруживаться ошибки. Их можно разделить на следующие типы:

Ошибки в первичной документации не допустимы. Если они все же возникли, то исправлять необходимо следующим образом:

На кого возложена ответственность

Все документы, поступающие в организацию, сразу же направляются в отдел делопроизводства. Обработкой может заниматься сотрудник данного отдела или секретарь учреждения.

Ответственность за содержание информации, которая передается, возлагается на того человека, который подготовил документ к передаче, а также на руководящее лицо организации.

Правом подписи первичных документов обладает руководитель организации и главный бухгалтер. Разрешается подписывать иными лицами, но их должен утвердить руководитель предприятия.

Технология приема входящих документов

Приемом и первичной обработкой поступающих документов занимается секретарь-референт или работник делопроизводственной службы.

Документы, которые поступают, проходят несколько этапов:

  • Первичная обработка.
  • Предварительное рассмотрение.
  • Регистрация.
  • Рассмотрение руководством.
  • Отправка на исполнение.
  • Его контроль.
  • Непосредственно процесс исполнения.
  • Подшивка документации.

Сначала необходимо проверить относится ли документ к бухгалтерским. К таковым не относятся – черновые варианты, записки, вырезки из газет.

В документе должны присутствовать реквизиты определенной организации или сотрудника. Если он не относится к предприятию, то необходимо отправить его обратно.

Обязательны к проверке реквизиты, в них не должно быть ошибок. Также необходимо проверить период документа – за квартал, год, или месяц. Это необходимо для того, чтобы определить, брать ли документ на учет.

Предварительное рассмотрение

При получении документации необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Если адрес указан не тот, то необходимо документы переправить в нужное место.

Конверт вскрывается и оценивается состояние документов, например, нет ли повреждений в тексте, в наличии ли приложения. Если на конверте стоит отметка «лично», то открывать его нельзя.

После этого конверт подлежит уничтожению. Но если на штемпеле стоит дата отправки или получения, то конверт подкладывается к документу.

В случае обнаружения повреждений необходимо оформить акт, один экземпляр которого направляется получателю.

Если письмо заказное, необходима . Если имеется надпись «срочно», то нужно ставить дату получения и время.

Предварительное рассмотрение необходимо для распределения документации на те, которые должны рассмотреть руководящие органы организации. Цель – упрощение работы, ускорение движения документации.

В чем заключается процесс обработки

После проверки документы подлежат обработке. Состоит она из следующих этапов – таксировка, группировка, контировка, гашение. Таксировка проводится с целью оценки операции, которые фиксируются в документах.

При этом указывается цена и сумма. Это перевод натуральных показателей в обобщающие. Например, в документах указываются часы, дни работы. Их количество умножается на стоимость единицы времени.

Группировка – подбор документации по определенным признакам. Например, кассовые, расчетные. С помощью этого этапа ведение учета происходит быстрей и легче.

Контировка – указание номера счетов учета бухгалтерии, то есть обозначение дебета и кредита. Гашение – постановка отметки «оплачено» или штампа.

Используется для предупреждения повторного использования документа, поступающего в организацию. Документы бывают входящие и исходящие.

Обработка входящих включает:

  • проверку правильности доставки;
  • целостность вложенных документов;
  • их физическое состояние;
  • установление факта получения;
  • подготовку к выполнению документов;
  • передачу адресату.

Исходящие документы отправляются в различные учреждения. Направляться могут докладные, отчеты, письма и другое.

Обработка исходящей документации включает в себя:

  • составление чернового варианта;
  • подготовку проекта;
  • согласование с руководством;
  • заверение;
  • отправку.

После полной обработки документация подшивается и сдается в архив на хранение.

Таким образом, первичная документация бухгалтерии обязательна к проверке и обработке. Это касается приказов, распоряжений, различных уведомлений, актов.

После обработки документы необходимо подшить и отправить в архив. Согласно законодательству, первичная документации хранится не менее 5 лет.

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.

В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденным МФ СССР от 29.07.83 № 105.

Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально–ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно–платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

  • своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
  • простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
  • рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Именно исходя из проверки имеющихся документов налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом. Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Тема 5.2. Классификация бухгалтерских документов

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

  • по назначению;
  • по содержанию хозяйственных операций;
  • по объему отраженных в них операций;
  • по способу использования;
  • по числу учитываемых операций;
  • по месту составления;
  • по способу заполнения.

Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

  • организационно-распорядительные;
  • оправдательные (исполнительные);
  • комбинированные;
  • документы бухгалтерского оформления.


К организационно–распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Тема 5.3. Правила проверки первичных документов
и исправления ошибок в них

Проверка первичных документов – контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

  • по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
  • по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
  • подсчета сумм (правильности произведенных вычислений).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа – оформленный ненадлежащим образом документ, налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения, первичными документами являются не только накладные, счета–фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи–приемки, гарантийные письма и пр.


Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

  • по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
  • по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
  • по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

  • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
  • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

  • использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
  • отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
  • отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;
  • не заполнение обязательных реквизитов первичных документов; наличие подчисток и помарок в документах; нарушение правила исправления ошибок в документах;
  • исправления в кассовых документах;
  • записи простым карандашом;
  • отсутствие прочерков в свободных строках;
  • отсутствие штампа или записи «оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
  • арифметические ошибки при таксировке документов.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возможность ее повторного использования.

Тема 5.4. Порядок изъятия
первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок проведения налоговых проверок изложен в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 «Налоговый контроль». Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26.07.91 № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан».

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.

При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Тема 5.5. Специализированные исследования
учетных документов и записей,
и их юридический анализ

Организация финансового контроля в Российской Федерации. Виды контроля. Ревизия, виды ревизий, отличия плановой ревизии от ревизии, проводимой по инициативе правоохранительных органов. Документальна ревизия и аудит, их отличия.

Понятие судебно–экономических экспертиз. Виды судебно–экономических экспертиз. Судебно–бухгалтерская экспертиза. Содержание заключения эксперта–бухгалтера.

Деятельность любого предприятия тесно связана с ведением и обработкой первичной документации. Она необходима для составления отчетности, расчета налоговых платежей, принятия управленческих решений. В статье рассмотрим, что это такое - первичная документация в бухгалтерии - и как осуществляется ее обработка.

Основные понятия

Первичная документация в бухгалтерии - что это такое ? Ею называют свидетельство факта совершения отраженное на бумаге. В настоящее время многие документы составляются в автоматизированной системе "1С". Обработка первичной документации предполагает регистрацию и учет сведений о совершенных хозяйственных операциях.

Первичным учетом называют начальную стадию фиксирования событий, происходящих на предприятии. Хозяйственными операциями именуют действия, влекущие изменения состояния активов или капитала организации.

Обработка первичной документации в бухгалтерии: пример схемы

Как правило, на предприятиях под понятием "работа с документацией" подразумевается:

  • Получение первичных данных.
  • Предварительная обработка сведений.
  • Утверждение руководством или специалистами, уполномоченными приказом директора.
  • Повторная .
  • Выполнение действий, необходимых для проведения хозяйственной операции.

Классификация

Существует разовая и накопительная первичная документация. Обработка сведений, содержащихся в таких бумагах, имеет ряд особенностей.

Разовая документация предназначена для подтверждения события один раз. Соответственно, порядок ее обработки существенно упрощен. Накопительную документацию используют в течение определенного времени. Как правило, в ней отражается операция, совершаемая несколько раз. В этом случае при обработке первичной документации сведения из нее переносятся в специальные регистры.

Требования к ведению документов

Первичную документацию оформляют при совершении операции или непосредственно после ее завершения.

Отражение сведений осуществляется на специальных унифицированных бланках. При отсутствии утвержденных форм предприятие может разработать их самостоятельно.

Этапы обработки первичной бухгалтерской документации

На каждом предприятии в штате присутствует сотрудник, ответственный за работу с первичной информацией. Этот специалист должен знать правила , неукоснительно соблюдать требования законодательства и последовательность действий.

Этапами обработки первичной документации являются:

  • Таксировка. Она представляет собой оценку операции, отраженной на бумаге, указание сумм, связанных с ее осуществлением.
  • Группировка. На этом этапе документы распределяются в зависимости от общих признаков.
  • Контировка. Она предполагает обозначение дебета и кредита.
  • Гашение. Для предупреждения повторной оплаты на первичных документах бухгалте р ставит отметку "оплачено".

Ошибки в документах

Они могут возникать по разным причинам. В основном к их появлению приводит небрежное отношение сотрудника к выполняемой им работе, неграмотность специалиста, неисправность техники.

Корректировка документов крайне не приветствуется. Однако в некоторых случаях без исправления ошибок обойтись нельзя. Допущенный недочет на первичной документации бухгалтер должен исправить следующим образом:

  • Зачеркнуть тонкой линией неверную запись таким образом, чтобы ее было хорошо видно.
  • Над зачеркнутой строкой написать правильные сведения.
  • Поставить отметку "Исправленному верить".
  • Указать дату корректировки.
  • Поставить подпись.

Не допускается использование корректирующих средств.

Работа с входящими документами

Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

  • Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
  • Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
  • Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
  • Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
  • Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
  • Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
  • Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
  • Определение регистра, в котором будет
  • Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.

Работа с исходящими бумагами

Процесс обработки этого вида документации несколько отличается от приведенного выше.

В первую очередь уполномоченный сотрудник предприятия формирует черновой вариант исходящего документа. На его основании разрабатывается проект бумаги. Он направляется руководителю для согласования. Утвердить проект документа, однако, может и другой сотрудник, имеющий соответствующие полномочия.

После заверения проект оформляется по установленным правилам и направляется получателю.

Планирование документооборота

Данный этап необходим для обеспечения оперативного получения, отправки и обработки документации. Для грамотной организации документооборота на предприятии разрабатываются специальные графики. В них указываются:

  • Место и срок оформления первичных бумаг.
  • ФИО и должность лица, составившего и сдавшего документы.
  • Учетные записи, произведенные на основании бумаг.
  • Время и место хранения документации.

Учетные регистры

Они необходимы для регистрации первичной документации. При этом на бумагах проставляется отметка об учете. Она необходима для предотвращения повторной регистрации документов.

Первичные бумаги могут храниться в электронных регистрах. Однако по запросу госорганов или контрагентов предприятие должно предоставить бумажные копии.

Особенности восстановления документов

В настоящее время в нормативных актах отсутствует четкий порядок восстановления бумаг. На практике этот процесс включает в себя следующие мероприятия:

  • Назначение комиссии для расследования причин утраты или уничтожения документов. При необходимости руководитель предприятия может привлечь к процедуре правоохранительные органы.
  • Обращение в банковскую организацию, к контрагентам за копиями первичных документов.
  • Исправление декларации по налогу с прибыли. Необходимость в подаче уточненного отчета связана с тем, что документально не подтвержденные затраты не признаются расходами в целях налогообложения.

В случае утраты первичной документации ИФНС проведет расчеты сумм налоговых отчислений на основании имеющихся бумаг. При этом существует вероятность применения налоговым органом мер ответственности в виде штрафа.

Распространенные ошибки в процессе оформления первичных бумаг

Как правило, лица, ответственные за ведение документации, допускают следующие нарушения:

  • Заполняют формы, не являющиеся унифицированными или утвержденными руководителем предприятия.
  • Не указывают реквизиты или отражают их с ошибками.
  • Не визируют документы своей подписью или допускают к подписанию бумаг сотрудников, не имеющих на это полномочий.

Документация, подтверждающая факты совершения хозяйственных операций, крайне важна для предприятия. К ее оформлению необходимо подходить очень внимательно. Любая ошибка может привести к негативным последствиям.