Список первичных документов бухгалтерского учета. Первичный бухгалтерский учет

Хозяйственные операции предприятий оформляются документами первичного учета. Запись производится в момент совершения операции или сразу по ее окончании. Предприятия заполняют первичные формы сплошным способом, путем документирования всех объектов и операций.

Документы ведутся на бумажном носителе или в электронном виде с последующим выводом их на бумажный носитель. Если электронная форма заверена подписью, бумажный носитель является копией. После 19 июня 2015 года разрешен электронный документооборот между предприятиями, имеющими взаимную договоренность.

Определение и понятие данной документации

Под первичными документами понимают формы, на основании которых учитывают :

• Прием и выдачу ТМЦ, денежных средств, прочих активов, участвующих в ведении деятельности.
• Оформление прихода основных средств.
• Выдачу подотчетных средств, ценных бумаг, средств оплаты труда.
• Оформление оказанных услуг, выполненных работ.
• Ведение кадрового учета.
• Иные действия и операции деятельности предприятия.

О том, что такое первичные бухгалтерские документы, смотрите в следующем видеоматериале:

Законодательное регулирование вопроса и основные правила оформления

Порядок оформления и ведения первичной документации регулируются законом «О бухгалтерском учете».

К составу информации на документах необходимо относиться ответственно. Документы лежат в основе бухгалтерской отчетности и налогообложения.

Формы имеют юридическую силу при наличии обязательных реквизитов :

• Наименование формы.
• Дата составления.
• Данные экономического субъекта.
• Содержание операции.
• Натуральное и стоимостное выражение факта хозяйственной деятельности.
• Данные лица, заверившего документ.
• Подпись ответственного лица.

Отсутствие любого из реквизитов не позволяет применить документ в учете. Данные первичного учета должны быть документально подтверждены и экономически оправданы.

При составлении форм работники предприятий могут допустить ошибки и неточности.

Допускается исправление ошибочной записи в следующем порядке:

• Перечеркивание неверного текста. Ошибочные данные должны быть доступны для чтения.
• Внесение рядом правильной записи и комментариями: «Верно» или «Исправленному верить».
• Проставление даты исправления.
• Заверение текста подписью с расшифровкой данных лица, внесшего исправления.

В связи с возможностью заполнения одного бланка в машинописном и ручном виде, исправления могут производится и в документах, распечатанных с использованием специализированных программ.

Первичные документы могут иметь некорректные формы исполнения в виде:

• Отсутствии печати. В связи внесением допущения о возможности оформления документации без использования печати предприятие может выдавать формы без оттиска. Для предотвращения претензий со стороны налоговых органов право необходимо закрепить в локальных внутренних актах и договорах.
• Факсимильной подписи. Право применения факсимиле необходимо согласовывать с партнерами. Налоговые органы не принимают факсимильные документы.
• Подписей лиц, не указанные в приказах. Данную оплошность можно исправить , указывающих на право подписи документов лицами, составляющими формы.

За отсутствие документов бухгалтерского учета или использование форм, составленных с недостаточными данными и используемые в налогообложении, налагается штраф согласно ст. 120 НК РФ.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Особенности составления форм

Компания может использовать унифицированные формы или разработать их самостоятельно.

Перечень применяемых документов утвержден в приложении к учетной политике предприятия.

Не допускается самостоятельно разрабатывать документы для ведения:

1. Кассового учета.
2. Расчетов с использованием техники ККМ.
3. Транспортных перевозок.

Не заменяются иные документы, разработанные министерствами для узкоспециализированного использования. Например, не меняются предприятиями бланки стандартного образца, утвержденные Минтрансавто.

Практика показывает, что предприятия преимущественно используют бланки унифицированных форм. При разработке компанией самостоятельно бланков учета соблюдается порядок действий :

• Включение обязательных реквизитов.
• Утверждение бланков в порядке документооборота, установленном учетной политикой.
• Информирование ИФНС о применении бланков.
• Согласование форм документов с партнерами и приложение бланков к договору. Для партнеров, использующих формы в расчете налогов, необходимо иметь подтверждение законности и юридической силы документов.

Виды используемых форм зависят от профиля деятельности предприятия.

Что входит в перечень данных документов

Формы первичного учета группируются по видам операций .

Предприятия в учете используют :

Значительная группа первичных документов предназначена для ведения кадрового учета.

Сроки хранения

Предприятие должно обеспечить сохранность документов первичного бухгалтерского учета в течение 5 лет. Формы могут быть востребованы для уточнения данных и для подтверждения правильности ведения учета, уплаты налогов в бюджет при проверке.

Исключения составляют формы, подтверждающие выплаты заработной платы сотрудникам. Карточки учета, приказы по кадрам, ведомости хранятся в течение 75 лет.

Хранение осуществляет предприятие или городской архив.

Нюансы оборота данных документов изложены в следующем видеосюжете:

Бухгалтерский учет - научно-организованная система, предназначенная для сбора, обработки, регистрации и анализа информации, применяемой в финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет отражает хозяйственные операции, выраженные в денежном эквиваленте.

Кратко о бухучете можно сказать: «Все имеет свою цену!». Любые операции купли-продажи товаров и услуг, договорные отношения между партнерами, поставщиками и покупателями, трудовые отношения, связанные с учетом рабочего времени и оплатой труда – все можно привести к денежному «знаменателю».

С помощью бухгалтерского учета отражается выполнение различных хозяйственных операций, что отражает деятельность любого предприятия, независимо от формы собственности и вида деятельности.

Совокупность данных бухгалтерии позволяет определить конечный финансовый результат работы, провести анализ и определить перспективы дальнейшей работы для повышения показателей эффективности деятельности.

Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?

Первичная документация в бухгалтерии – это основа бухгалтерского учета. Если визуально представить систему бухгалтерского учета раскидистым деревом с густой листвой, то листики и есть первичные документы бухучета.

Собираются листики в «ветки» – регистры, из которых создается мощная «крона» дерева – синтетический учет по бухгалтерским счетам, а мощная зеленая крона – залог цветущего дерева, т.е. правильный и полный бухгалтерский учет на предприятии.

В каком порядке осуществляется , вы можете узнать в нашей новой публикации по ссылке.

Образец первичного бухгалтерского документа – табеля учета рабочего времени.

Что такое первичный документ в бухгалтерском учете?

Первичный документ – это типовой бланк определенного образца, заполненный в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета, методическими рекомендациями статистических, налоговых, страховых, банковских и других органов.

Типовые формы первичных документов утверждают государственные органы статистики. Различные документы узкой направленности утверждаются министерствами и ведомствами по видам деятельности.

Первичные документы необходимы для оформления хозяйственных операций, они подтверждают осуществление сделки продажи-покупки, аренды, получение и расход денег,оплату поставщикам. Первичные документы – это основа бухгалтерского учета в организации.

Исправления в первичных документах

1. Если это не бланк строгой отчетности, то документ нужно правильно переписать, а испорченный документ уничтожить.

2. Бланк строгой отчетности перечеркнуть косой линией красного цвета из одного угля листа к другому и сделать запись «аннулировано». Испорченный бланк не уничтожать.

В организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются и различные по форме и содержанию документы. Чтобы лучше уяснить их назначение и порядок заполнения, а также обеспечить правильное их применение, необходима классификация документов по однородным признакам.

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим признакам: назначению, порядку отражения операций, способу охвата хозяйственных операций, количеству учетных записей, месту составления, по степени использования средств механизации (автоматизации).

По назначению документы делят на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат , задание руководителя организации или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Распорядительные документы служат, например, основанием для приема и выдачи денег и материальных ценностей. Так, получить деньги с расчетного счета в банке можно только при наличии письменного распоряжения руководителя организации и главного бухгалтера.

К распорядительным документам относятся доверенность на получение товарно-материальных ценностей, чек на получение наличных денег с расчетного счета, платежное поручение на перечисление денежных сумм в банке в порядке , наряд на сдельную работу и т. п.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляют уже произведенные операции, т. е. они подтверждают факт совершения операции, поэтому служат бухгалтерии основанием для отражения в учете совершенных операций. Для материально ответственных лиц эти документы являются оправданием в получении или расходовании товарно-материальных ценностей и денежных средств.

К таким документам относятся приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования, ведомости и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи, облегчить и ускорить их.

К ним относятся накопительные ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления амортизации, расчет торговых скидок (накидок) в торговле, другие справки и расчеты, составляемые бухгалтерией.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются и распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции, и ими оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счетах.

Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления.

К комбинированным документам относятся авансовый отчет, требование на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др.

Применение комбинированных документов широко распространено в практике бухгалтерского учета, так как это уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу.

По объему отражения операций документы бывают первичными и сводными.

В первичных документах непосредственно оформляются хозяйственные операции, они являются первым свидетельством об их осуществлении. Это чек на получение денег из банка, требование на отпуск материалов со склада, акт о ликвидации , платежное требование и др.

Сводные документы отражают операции, уже зафиксированные в первичных документах. Заполняются они на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения их данных.

К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, товарный отчет, кассовый отчет материально ответственных лиц, реестры платежных требований и др. Сводные документы, так же как и комбинированные, имеют большое значение для сокращения учетных записей. Например, вместо записей по каждому документу делается общая запись по итогу сводной ведомости или товарному отчету (на общую сумму поступления или расхода товаров).

Сводный документ, представляя собой сводку первичных документов, обобщает и укрупняет их показатели и тем самым дает возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

По степени охвата хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ одновременно. После составления на их основании делаются бухгалтерские записи. К таким документам относятся требования, накладные, платежные требования, чеки, кассовые ордера, акты и др.

Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляются по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.

К таким документам относится лимитно-заборная карта. На ее основании отпускаются материалы со склада в производство. Она выписывается на каждый номенклатурный номер (вид) потребляемых материалов и содержит данные о лимите отпуска этих материалов в производство. Сравнивая данные фактического отпуска материалов с установленным лимитом, постоянно контролируют потребление материалов в производство.

Применение накопительных документов значительно уменьшает количество выписываемых документов и упрощает технику бухгалтерского учета. Так, вместо записей по бухгалтерским счетам каждого отдельного отпуска материалов со склада в конце месяца на сумму итогов лимитно-заборной карты делается одна запись.

Такие накопительные записи по счетам раз в месяц на основе общих итогов однородных документов находят все большее распространение в бухгалтерской практике.

По количеству учетных записей документы делятся на однострочные и многострочные.

Однострочный документ отражает, например, операцию прихода или расхода одного вида материалов.

Многострочный документ содержит несколько позиций, например видов материальных ценностей. Такими документами оформляют операции по труду и заработной плате, например наряд на отдельную работу, который может быть и однострочным, и многострочным. Многострочные документы сокращают количество записей при составлении документов, уменьшают потребность в бумаге для изготовления счетных бланков. Эти документы более рациональны и при обработке с помощью ПЭВМ. Все общие реквизиты записываются в документе, а затем обрабатываются один раз.

Документы можно классифицировать и по другим признакам, например по месту составления и степени использования средств механизации (автоматизации).

По месту составления различаются документы внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются в данной организации. К ним относится основная масса документов организации, например, кассовые ордера, накладные, акты, авансовые отчеты, ведомости, требования и др.

Внешние документы составляются в других организациях и поступают в данную организацию, например счета-фактуры, платежные требования, выписки банка с расчетного счета, платежные поручения и др.

По степени использования средств механизации (автоматизации) документы делятся на заполняемые ручным способом, частично заполняемые на ПЭВМ, полностью заполняемые на ПЭВМ. В настоящее время в некоторых организациях еще значительное количество документов заполняется вручную.

В бухгалтерском учете каждый документ имеет свое назначение, поэтому относится одновременно к различным классификационным группам. Например, счет-фактура (накладная) поставщика на закупленные у него материалы является оправдательным и в то же время первичным, разовым и внешним документом.

Приходный кассовый ордер - комбинированный, первичный, разовый, однострочный и внутренний документ.

Таким образом, с точки зрения различных признаков классификации каждый документ относится к соответствующей группе.

Классификация документов по признакам дает возможность правильно понять их содержание и назначение в .

В России законодательство накладывает на компании и предпринимателей обязательство оформления всех операций в первичной документации. В задачу таких документов входит подтверждение случившегося факта (прием продукции, отгрузка со склада, реализация и пр.) и юридическое оформление выполненной операции.

К основным требованиям при их оформлении относится внесение достоверной информации, составление при проведении операции или после ее окончания.

Для чего она нужна?

Первичные документы являются оправдательной документацией, которая подтверждает ведение предпринимателями и компаниями всех хозяйственных операций . Оформление осуществляется в последовательности выполнения операций. При неправильном их составлении организация не может сделать достоверный расчет налогооблагаемой базы, из-за чего появляются разногласия с налоговыми органами, и на предприятие могут накладываться штрафные санкции.

Данная документация принимается к учету, если составляется по форме, указанной в Положении по ведению бухучета и бухгалтерской отчетности в РФ.

В типовой бланк могут включаться дополнительные графы и строки с сохранением всех реквизитов, предусмотренных утвержденной формой. При внесении изменений должен составляться приказ или распоряжение. Нельзя изменять только бланки кассовых операций.

Первичные документы предоставляют информацию для формирования отчетной и учетной документации. Их можно составлять на компьютерной программе или рукописно, они создаются для учета расчетных, материальных или финансовых операций любого масштаба.

Ее разновидности

К первичным документам относятся и , счета, заборные листы, накладные и пр.

В бухгалтерии они подразделяются на несколько видов:

• внешние (выполненные за границами компании);
• внутренние (выполненные внутри фирмы).

Также документация бывает накопительной и разовой:

• Накопительные документы (наряды, лимитно-заборные карты) составляются долгое время и отражают одинаковые повторяющиеся операции.
• Разовые документы (кассовые ордера, и ) применяются для отчета по выполненной операции.

Организационно-распорядительной документацией считаются указания, приказы, доверенности и распоряжения. Они предоставляют разрешение на выполнение указанных операций. Их сведения не добавляются в учетные регистры.

В оправдательной документации (платежных требованиях, приходных ордерах, накладных и пр.) отражается проведение операции. Информация о них заносится в учетные регистры.

В некоторых документах сочетаются признаки оправдательного и разрешительного типа. Это могут быть кассовые ордера, платежные ведомости на зарплату.

Подробную информацию о всей этой отчетности вы можете почерпнуть из следующего видео:

Как правильно с ней работать?

Для соответствующего первичного учета согласуется график оборота документации с определением порядка и сроков ее движения в компании и отправки ее в бухгалтерию. Она должна проверяться по форме (на полноту и верность составления), содержанию (взаимосвязь показателей) и арифметически (суммированием значений).

Сначала следует определить, бухгалтерский ли это документ. В нем должна отражаться информация о выполненной хозяйственной операции. Так, в указывается перемещение товарно-материальных ценностей, в кассовом чеке – расход финансов.

К бухгалтерским документам не относятся черновики, записи, выписки из газет и документация, составленная не по правилам.

Далее определяется отношение документа к организации. Проверяются реквизиты компании или специалиста (название бумаги, срок ее составления, название фирмы, стоимостное и натуральное содержание хозяйственной операции, должности ответственных лиц, личные подписи). Все подписи должны быть подлинными. Также проверяется тип печати (в некоторых компаниях может быть несколько печатей – для документов и гербовая).

После принятия сведения заносятся в учетные регистры, и на форме делается отметка. Хозяйственные операции должны отражаться в последовательности, группироваться по определенным счетам. Учетные регистры по внешнему виду бывают карточками (для учета материалов и ), книгами (главной, ) или журналами. По типу записей регистры подразделяются на комбинированные (ордера), систематические (главная счетная книга) и хронологические (журнал регистрации).

По требованиям Госкомстата, первичные бухгалтерские документы должны оформляться следующим образом:

• заполняться шариковой ручкой, чернилами, на пишущей машине или компьютере;
• составляться аккуратно с четкими и разборчивыми цифрами;
• содержать все реквизиты;
• в финансовых бумагах все суммы прописываются и указываются цифрами;
• содержать личную подпись руководителя, главного бухгалтера или уполномоченных лиц;
• скрепляться печатью.

Уполномоченные лица ответственны за достоверное и своевременное составление документов для отражения имеющихся сведений в бухучете.

Исправление ошибок

Ниже представлен список наиболее часто допускаемых ошибок при составлении документов:

• применение форм, которые были сделаны в компании самостоятельно, без подтверждения приказом от руководителя и соответствующего оформления в учетном регистре;
• неправильное оформление руководителем перечня уполномоченных лиц для подписи;
• отсутствие реквизитов;
• наличие пропусков в составлении обязательных реквизитов, помарок или исправлений, нарушений правил;
• записи графитовым карандашом;
• корректировки кассовой документации;
• наличие арифметических ошибок;
• отсутствие прочерков у незаполненных строк.

При наличии каких-либо ошибок бухгалтерский документ не принимается проверяющими структурами или признается фальсифицированным.

Исправление кассовой и бухгалтерской документации выполняется по следующим правилам:

• не допускается использование корректора, помарок и корректировок документа (кассовых расходных и приходных ордеров, квитанций);
• при выявлении каких-либо ошибок бумаги следует аннулировать и составлять снова;
• испорченные или неправильно заполненные документы не уничтожаются, их перечеркивают и прикладывают к кассовой отчетности в день их выписки.

В остальные документы исправления заносятся после их согласования с контрагентами и подтверждения подписями.

При исправлении форм, составленных вручную, неправильные реквизиты или суммы следует зачеркнуть и сверху написать правильное значение. В полях строки указывается слово «Исправлено» и согласуется лицами, ранее подписавшими этот документ. Указывается дата корректировки. Не допускается применение корректора, помарок и вытираний.

При неправильно оформленных и заверенных исправлениях они будут считаться недействительными.

Восстановление документации

При порче, уничтожении и пропаже первичных документов (на основании инструкции №157 Н) руководителем назначается комиссия по анализу причин для их восстановления и обнаружения виновных лиц. Иногда руководитель сотрудничает со следственными органами, структурами пожарного надзора или охраны. Итоги работы оформляются актом, утверждаемым руководителем. Он подшивается к папке журнала по другим операциям.

Согласно инструкции №157 Н, первичные бумаги можно хранить как на бумажных, так и на машинных носителях (с применением электронно-цифровой подписи).

Срок хранения

Согласно ст. 17 ФЗ «О бухучете», в каждой компании должно быть организовано соответствующее хранение данной документации, бухгалтерских отчетов и учетных регистров согласно установленным срокам, но не менее 5 лет .

Хранение электронных документов производится по требованиям закона и при наличии машинных носителей. При этом обеспечивается защита от неправомерных корректировок, возлагаемая на руководителя фирмы.

Штрафные санкции

К финансовым потерям компании могут привести ошибки в первичных документах или их отсутствие. Согласно ст. 120 НК РФ, за грубые нарушения нормативов учета расходов и прибыли накладываются штрафные санкции:

• при нарушении во время одного налогового периода – до 10 тыс. рублей;
• при нарушении во время нескольких налоговых периодов – до 30 тыс. рублей;
• при снижении налоговых выплат – 20% от величины невыплаченных взносов, от 40 тыс. рублей.

К грубым нарушениям норм учета расходов, прибыли и налогооблагаемых объектов относится отсутствие , первичной документации и учетных регистров. Также к ним относят периодическое отражение в бухгалтерских счетах, учетных регистрах и отчетах хозяйственных операций, материальных ценностей, финансов и нематериальных активов.

При отсутствии этих документов фирма обязана переплачивать налоги. Их изъятие возможно по указанию соответствующих структур, полномочия которых соответствуют законодательным требованиям. При этом составляется реестр изымаемых документов.

Ежедневно на предприятии совершается множество операций. Бухгалтеры выставляют контрагентам счета и отправляют им деньги, начисляют зарплату, пени, рассчитывают амортизацию, составляют отчетность и пр. Ежедневно оформляются десятки документов разной направленности: распорядительные, исполнительные, первичные. Последняя группа имеет огромное значение для деятельности предприятия.

Что такое "первичные документы"?

Каждое событие хозяйственной жизни организации должно подтверждаться бумагой. Она формируется в момент совершения операции либо непосредственно после ее завершения. Составление проводок, ведение отчетности осуществляется на основании сведений, указанных в первичных учетных документах бухгалтерского учета. Перечень их большой. Мы в статье рассмотрим основные, наиболее часто используемые документы.

Зачем нужна первичка?

Первичная документация - неотъемлемый элемент бухучета. Как выше говорилось, формируется она в момент совершения или непосредственно после окончания операции и является доказательством реальности того или иного факта хозяйственной жизни предприятия.

Перечень первичных учетных документов бухгалтерского учета при совершении одной сделки может включать в себя:

1. Договор.
2. Счет.
3. Кассовый чек или иной платежный документ.
4. Товарно-транспортная накладная.
5. Акт выполненных работ.

Обязательные реквизиты

В настоящее время существуют унифицированные формы первичных учетных документов бухгалтерского учета. Они используются для отражения сведений о разных операциях, соответственно, перечень граф в них различен. Между тем все первичные документы содержат единые обязательные реквизиты. В их числе:

1. Наименование предприятия.
2. Название документа (к
3. Дата формирования.
4. Содержание операции, по которой составлен документ. Например, при заполнении накладной в соответствующей графе может указываться "Передача материалов на переработку".
5. Денежные и натуральные показатели. Первые используются для отражения стоимости, вторые - количества, веса и пр.
6. Должности ответственных сотрудников ("гл. бухгалтер", "кладовщик" и пр.).
7. Подписи лиц, участвовавших в совершении операции.

Важный момент

Юридической силой обладает первичный документ, содержащий все обязательные реквизиты.

Обратите внимание, что правильно оформленные бумаги могут использоваться в судебных разбирательствах в качестве доказательства обоснованности (или необоснованности) претензий. Многие документы составляются контрагентами. Необходимо внимательно проверять правильность оформления и ни в коем случае не ставить подписи за поставщиков (подрядчиков и пр.), если они этого не сделали.

Необходимо бережно хранить первичную документацию.

Нужна ли печать на первичке?

На практике многие контрагенты предъявляют претензии по поводу ее отсутствия на бланке ТТН и некоторых других документах. Напомним, что с 2015 года большая часть организаций освобождена от обязанности иметь печать. Такие предприятия могут использовать ее по собственному усмотрению. Если же она есть, то информацию о ее наличии необходимо прописать в учетной политике.

В случае, когда контрагент настаивает на использовании печати при оформлении первички, а предприятие вправе ее не ставить на законных основаниях, контрагенту нужно направить соответствующее письменное уведомление со ссылками на нормативные акты, регламентирующие данный вопрос.

Договор

Если контрагент является давним партнером, то вполне можно заключить соглашение на несколько сделок. В этом случае важно четко прописать сроки выполнения обязательств, последовательность и порядок расчета, другие нюансы. Договор может составляться на продажу товаров, предоставление услуг или производство работ. Стоит сказать, что гражданское законодательство допускает и устное заключение соглашения. Однако в предпринимательской деятельности, как правило, используются письменные формы договоров.

Счет

В этом документе поставщик указывает сумму, которую нужно перечислить контрагенту за товар, услугу или работы. При совершении оплаты по умолчанию предполагается, что субъект дает согласие на совершение сделки.

В счете обязательно должны присутствовать:

1. Наименование документа.
2. Название услуг (товаров, работ), за которые производится оплата.
3. Стоимость.
4. Общая сумма.
5. Реквизиты для оплаты.

В настоящее время весь перечень учетных документов бухгалтерского учета содержится в программе "1С", поэтому оформление их осуществляется в автоматическом режиме.

Обратите внимание, что счет не имеет особой ценности для контролирующих органов. В нем продавец фиксирует установленную цену. С позиции бухгалтера счет - важнейший первичный документ, на основании которого формируются бухгалтерские проводки.

В качестве разновидности счета выступает счет-фактура. В этой бумаге присутствует специальная строка для указания сумм НДС.

Платежная документация

Подтвердить факт оплаты можно кассовым чеком или иным аналогичным документом. Платежка подтверждает факт оплаты поставки продукции, услуги, работы. Конкретный вид документа выбирается в зависимости от способа оплаты: наличными средствами или по безналичному расчету.

Одним из наиболее популярных расчетных документов считается платежное поручение. Оно представляет собой распоряжение владельца счета на совершение банком перевода средств на указанный счет. Документ можно использовать при расчетах за услуги, товары, для выплаты аванса, возврата займа и пр.

В случае совершения отчислений в бюджет заполняется поле 22 "Код". В платежном поручении в этой графе указывается УИН (уникальный идентификатор). Благодаря ему фискальный орган распознает плательщика.

Поле "Код" в платежном поручении может заполняться по-разному. Это зависит от того, как именно субъект исполняет обязанность перед бюджетом: добровольно или по требованию контролирующего органа.

Товарно-транспортная накладная

Бланк ТТН оформляется грузоотправителем. является основанием для передачи груза получателю. Составляется документ в 4 экземплярах. По ТТН продавец учитывает продажу, а покупатель - приходует поставку товара.

Обратите внимание, ТТН составляется при транспортировке груза собственными силами предприятия. Если перевозка осуществляется сторонней компанией, оформляется бланк 1-Т.

Еще один важный момент: сведения в ТТН должны совпадать с информацией в счете.

Акт выполненных работ

Этот документ оформляется между заказчиком и поставщиком. Акт является подтверждением выполнения работ, предоставления услуг по оговоренной стоимости в установленные соглашением сроки. Проще говоря, это отчет исполнителя перед заказчиком.

В настоящее время унифицированная форма акта не утверждена. Предприятие вправе разработать бланк самостоятельно и закрепить его в учетной политике.

Основными реквизитами акта являются:

1. Номер и дата регистрации в бухгалтерской документации.
2. Дата составления.
3. Реквизиты договора, в соответствии с которым формируется акт.
4. Срок, объем, стоимость работ.
5. Реквизиты счета, по которому будет производиться оплата.
6. Наименование заказчика и исполнителя.
7. Подписи участников сделки.

Акт всегда составляется в двух экземплярах.

Форма М-15

Эту аббревиатуру используют для обозначения накладной на отпуск материалов на сторону. Надо отметить, что этот документ не является обязательным, но достаточно часто используется предприятиями.

Накладная на отпуск материалов на сторону оформляется при необходимости передать ценности из основного (головного) офиса в удаленные подразделения или другим компаниям (при наличии специального договора).

Правила оформления ф. М-15

В первой части бумаги проставляется номер, в соответствии с документооборотом предприятия. Здесь же следует указать полное название компании и ОКПО.

В первой таблице отражается дата составления документа, код операции (если используется соответствующая система), наименование структурного подразделения, сфера деятельности предприятия, выписывающего накладную.

Аналогичным образом указываются сведения о получателе и лице, ответственном за поставку. Далее приводится ссылка на документ, в соответствии с которым выписывается накладная. Это может быть договор, приказ и пр.

В основной таблице в столбцах 1 и 2 указываются бухгалтерский субсчет и код аналитического учета всех материалов, подлежащих списанию.

• наименование материалов с указанием отдельных характеристик, марки, размера, сорта;
• номенклатурный номер (если его нет, ячейку не заполняют);
• код единицы измерения;
• наименование единицы измерения;
• количество передаваемого товара;
• сведения о фактических объектах, отпускаемых со склада (заполняет кладовщик);
• общая стоимость материалов;
• цена без НДС;
• сумма выделенного НДС;
• общая стоимость с НДС;
• инвентарный номер материалов;
• номер паспорта (при наличии);
• номер записи в соответствии с учетной карточкой.

Накладную подписывают бухгалтер, работник, ответственный за отпуск ценностей со склада, и получатель.

Авансовые отчеты в "1С"

Формирование отчетных документов - одно из самых распространенных действий бухгалтера. Многие расчеты, осуществляемые наличными средствами, оформляются авансовыми документами. В их числе командировочные затраты, хозяйственные закупки и пр.

Часто сотрудники предприятия получают средства из кассы на хозяйственные расходы. После приобретения нужных ценностей (к примеру, канцтоваров), работники отчитываются и предоставляют бухгалтерии подтверждающие документы.

Бухгалтер, в свою очередь, должен зафиксировать все расходы в системе учета. Открыть "Авансовые отчеты" в "1С" можно в разделе "Банк и касса", подразделе "Касса". Введение нового документа осуществляется кнопкой "Создать".

В верхней части бланка указываются:

1. Наименование предприятия.
2. Склад, на который будут оприходованы вновь поступившие ценности.
3. Сотрудник, отчитывающийся за средства, полученные под отчет.

В документе содержится 5 закладок. В разделе "Авансы" следует выбрать документ, по которому выданы средства:

1. Денежный документ.
2. Расходный кассовый ордер.
3. Списание со счета.

Если на выданные средства были куплены товары, их отражают на одноименной закладке. В разделе "Тара" указывают сведения о возвратной таре (к примеру, бутылки для воды). В закладке "Оплата" отражают информацию о наличности, уплаченной поставщикам за приобретение объекта или выданные в счет предстоящей поставки.

В разделе "Прочее" указываются данные о командировочных расходах: суточные, затраты на ГСМ, билеты и т. д.

"Универсальный" бланк

В перечне первичных учетных документов бухгалтерского учета есть одна бумага, которую можно использовать в самых разных ситуациях. Она применяется при формировании и бухгалтерской, и налоговой отчетности. Речь идет о бухгалтерской справке. Бланк требуется в случае необходимости исправить допущенную ошибку. Кроме этого, документ необходим при совершении операций, требующих пояснений, отражения расчета, подтверждения проводок, если другие бумаги отсутствуют.

Нюанс

Стоит сказать, что предприятие вправе подтверждать совершение операций, не требующих оформления стандартных (типовых, унифицированных) форм, не с помощью справки, а посредством самостоятельно разработанных первичных учетных документов бухгалтерского учета. Перечень их, однако, должен быть закреплен в финансовой политике компании.

Правила составления справки

Для этого документа не утверждена единая унифицированная форма. Соответственно, специалисты могут составлять ее в свободном виде либо использовать шаблоны, разработанные на предприятии. Среди обязательных сведений, которые должна содержать справка, следует отметить:

1. Информацию о предприятии.
2. Дату и причины составления.
3. Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, к которым прилагается справка.
4. Подпись ответственного работника.

Написать можно на обычном белом листе формата А4 или на фирменном бланке компании.

При составлении необходимо быть очень внимательным, не допускать ошибок. Чем подробнее справка, тем меньше дополнительных вопросов возникает у проверяющих.

В документе должны быть, разумеется, только достоверные сведения. Если же в ходе написания будут выявлены ошибки, целесообразнее составить справку заново.

Особенности хранения

Все, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, должно храниться на предприятии не меньше 5 лет. Исчисление этого срока начинается с даты окончания отчетного периода, в который были оформлены бумаги.

Дополнительно

Первичку можно оформлять в бумажном или электронном виде. В последнее время все чаще предприятия отдают предпочтение электронному документообороту. Это вполне объяснимо: на оформление и отправку бумаг уходит намного меньше времени.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью (усиленной или обычной - по договоренности между контрагентами).

Ответственность

Первичная документация - важнейший элемент хозяйственной жизни предприятия. При ее отсутствии компанию ожидают серьезные санкции со стороны контролирующих органов. Штрафы будут вменены и в случае выявления ошибок в первичной документации, недостоверных сведений.

Нарушение предписаний влечет наказание не только по НК, но и по КоАП. При наличии оснований виновные могут быть привлечены и к уголовной ответственности.

Заключение

В работе предприятия могут использоваться самые разные документы. При этом некоторые из них могут иметь унифицированную форму, а некоторые - разрабатываться самостоятельно компанией. Вне зависимости от этого, однако, в документах должны присутствовать все обязательные реквизиты.

Некоторые предприятия практикуют использование комбинированных документов. Речь идет об унифицированных формах, дополненных в соответствии со спецификой деятельности организации.

Важно выбранные виды первичной документации отразить в учетной политике предприятия. В процессе деятельности компании может возникнуть необходимость в новых документах. Если они будут разработаны предприятием, то о них следует сказать в учетной политике.

Обратите внимание, контрагент тоже может самостоятельно разработать те или иные формы бумаг. В финансовой политике необходимо указать, что предприятие принимает такие документы от контрагентов.

Для фиксации многих операций организации могут не использовать унифицированные формы первичной документации. Однако если речь о кассовых операциях, то они оформляются исключительно утвержденными ордерами и другими платежными документами.