Компьютеризация бухгалтерского учета и составления отчетности. Автоматизация учетного процесса при помощи информационно-компьютерных средств Типы систем, которые подходят для аналитической работы
Применение электронных вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название автоматизированной.
Автоматизированная (диалоговая) форма бухгалтерского учета ориентирована на ввод и обработку информации, представленной в первичных документах с использованием средств вычислительной техники. На основе первичных документов формируется база данных в компьютере. Использование соответствующей программы в процессе обработки указанных данных позволяет подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам разных пользователей.
Структура современной бухгалтерии в условиях автоматизированной обработки учетной информации претерпевает определенные изменения (рис. 1).
В связи с этим ее следует назвать диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, имея обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов (рис. 2).
Единство информационной базы и полностью автоматизированный технологический процесс обеспечиваются за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.
Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов к организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика.
2. ВЛИЯНИЕ КОМПЬЮТЕРИЗАЦИИ НА МЕТОД И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций, при этом формирование корреспонденции счетов может отражаться и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т. п.).
Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов возможна детализация вплоть до одной операции.
Быстрота и возможность удовлетворения потребности различных пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива - отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономическую однородность, производится по заранее определенной структуре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носителей информации используются магнитные ленты, магнитные диски, дискеты.
Учетными регистрами являются выходные формы, которые содержат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам. Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет вести обработку указанного массива в пределах каждого основного счета. В то же время путем привлечения входящего остатка по данному счету становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета.
Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь теми же по своей сущности, лишь трансформируются, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, наблюдается устойчивая тенденция сокращения числа первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п.
Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1-С: Бухгалтерия 7.7». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управления предприятием, базирующиеся на основе программных продуктов платформы V7. Решена задача одновременной работы с несколькими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет реализовать основные учетные процедуры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а именно: ведение счетов, двойная запись, принцип сбалансированности и т. п.
Прикладная часть программы содержит традиционный набор инструментов, характерный для любой бухгалтерской программы: план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты и пр. Кроме того, данный набор включает средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретной организации независимо от объема ее деятельности, это касается не только настройки плана счетов, определения структуры счетов и субсчетов, но и количества уровней и размерности аналитического учета. Названная особенность приводит к мысли, что в условиях автоматизированной обработки данных более правильным является понятие «информационная система бухгалтерского учета», а не «форма бухгалтерского учета», если рассматривать ее характеристику с позиций, определяющих любую функциональную подсистему управления организацией. При таком подходе формирование информационной системы бухгалтерского учета на базе ЭВМ можно осуществить в том же разрезе, что и для других функциональных подсистем управления предприятием. Иными словами, речь идет о том, что в условиях применения ЭВМ следует абстрагироваться от специфических черт отдельных функциональных подсистем управления предприятием, положив в основу принципы обеспечения: методологический, организационный, информационный, программный, технический.
Основополагающие принципы автоматизированной формы бухгалтерского учета включают следующее:
1. ЭВМ из вспомогательного средства становится определяющим фактором организации труда бухгалтера.
2. Возможно многократное использование учетных данных при однократном вводе.
3. Реальна организация бездокументного сбора первичных учетных данных и передача их в ЭВМ по телефонным каналам и дискетам с последующим автоматическим составлением бухгалтерской записи путем использования зависимости между корреспондирующими счетами. Автоматическое печатание регистров синтетического и аналитического учета.
4. Получение информации об отклонениях от установленных процедур (норм, нормативов, заданий и т. п.) происходит автоматически.
5. Возможно получение информации по запросу на любую дату.
6. Осуществляется автоматическое формирование всех учетных регистров и форм отчетности на основе данных, отраженных в системе счетов.
7. Созданы объективные условия, исключающие дублирование показателей учета, путем формирования единого подхода к оценке значимости информационной системы на всех уровнях принятия управленческих решений, прогнозирования, обобщения, оперативного, предварительного и последующего контроля, а также осуществления экономического анализа.
Обобщая сущность и содержание автоматизированной (диалоговой)
формы учета, можно представить схему автоматизированного рабочего
места бухгалтера в следующем виде (рис. 3).
Перспективное развитие автоматизированной формы учета будет связано с дальнейшим углублением аналитичности учета и, как следствие, делением его на управленческий и финансовый. Эта проблема будет решаться за счет увеличения объема памяти ЭВМ, быстроты обработки информации, повышения квалификации бухгалтеров.
Автоматизация бухгалтерского учета и отчетности организаций уже стала чем-то само собой разумеющимся.
Из-за различий между отечественным бухгалтерским учетом и зарубежным в нашей стране пока используются почти исключительно отечественные программы автоматизации бухгалтерского учета. Сегодня на рынке представлен широкий спектр систем для автоматизации бухгалтерий четырех поколений, значительно различающихся по своей мощности и функциональным возможностям.
Бухгалтерские программы обеспечивают обработку данных первичного учета и формирование всей необходимой финансовой отчетности организации.
Большинство бухгалтерских программ построено по типовой схеме:
подготавливается один или несколько журналов хозяйственных операций, в которые заносятся данные первичного учета, а на основе накопленной в журналах информации компьютер автоматически формирует все необходимые отчеты (оборотно-сальдовые и аналитические ведомости, журналы-ордера, главную книгу, баланс).
Все бухгалтерские системы можно подразделить на несколько основных классов, каждый из которых имеет свои особенности и свой круг потребителей:
1. Мини-бухгалтерии рассчитаны на бухгалтерии малых организаций. Эти системы достаточно просты и позволяют вести синтетический и стоимостной аналитический учеты, оформлять первичные документы, формировать отчетность. К наиболее распространенным программным продуктам такого типа относятся: «1С: Бухгалтерия», «Инфо-бухгалтер».
2. Интегрированные бухгалтерские системы по сравнению с системами мини-бухгалтерий обладают большим набором учетных операций и позволяют вести более сложный аналитический учет. Имеются такие дополнительные возможности, как более глубокое разделение информации по регистрам учета, проведение анализа бухгалтерской информации по объектам, расчет прибылей и убытков, ведение учета издержек по различным центрам, интеграция функций торгово-складских систем, систем финансового планирования и анализа. Программы этого класса рассчитаны на организации малого и среднего бизнеса. Из них наиболее проверены и успешно работают бухгалтерские системы «Инфина», «Инфософт» корпорации «Парус».
3. Бухгалтерские конструкторы, или системы с расширенными инструментальными возможностями, - это системы с очень небольшими универсальными базовыми возможностями, но обладающие мощным механизмом всевозможных настроек под особенности ведения бухгалтерского учета каждой конкретной организацией. Характерной чертой этих программ с модульной и гибкой архитектурой стала минимальная зависимость от быстроменяющегося российского законодательства. Такие системы позволяют задавать параметры ввода первичной информации, конструировать системы обработки учетных данных, формулировать правила построения отчетов.
4. Бухгалтерский комплекс автоматизированных рабочих мест основан на идее создания отдельных программ под каждый раздел учета с дальнейшей интеграцией информации. Типовой комплекс состоит из ряда функционально законченных и взаимосвязанных рабочих мест, соответствующих основным разделам бухгалтерского учета. Обмен информацией между отдельными рабочими местами может идти как через гибкие магнитные диски, так и по локальной сети. Формирование финансовой отчетности осуществляется на автоматизированном рабочем месте главного бухгалтера. В зависимости от сферы деятельности и финансовых возможностей организации могут приобретать только наиболее интересующие компоненты системы, а по мере необходимости их обновлять.
5. Программы комплексной автоматизации всей финансово-хозяйственной деятельности организации. Эти системы нельзя отнести к классу бухгалтерских, ибо они в большей степени ориентированы не на бухгалтера, а на менеджера. Но бухгалтерский модуль здесь имеет максимальную функциональную полноту и является базой, на основе которой менеджер компании решает задачу эффективного управления бизнес-процессами. В таких системах информация, необходимая для управления, стекается к руководителю организации не только из бухгалтерского или финансового модулей, но и из модулей планирования, управления производством, маркетинга. Для таких систем характерны наличие единого информационного пространства, высокая надежность и скорость обработки данных, требовательность к техническим ресурсам.
При выборе системы необходимо в первую очередь опираться на характеристики собственной фирмы. Одной из таких характеристик является количественный состав бухгалтерии и распределение функций по рабочим местам. Сюда же можно добавить и сложившуюся инфраструктуру вычислительных средств, которая также влияет на выбор.
Исходя из этих характеристик системы автоматизации бухгалтерского учета и отчетности разделились на однопользовательские и многопользовательские. Однопользовательские системы имеют одно рабочее место - один терминал, одну клавиатуру и рассчитаны на одного пользователя. Многопользовательские системы имеют несколько (два и более) рабочих мест и позволяют нескольким пользователям одновременно работать над одной задачей, решение которой, собственно, и является целью работы системы.
Таким образом, правильно выбранная система автоматизации бухгалтерской отчетности с учетом ее функциональных возможностей и потребностей предприятия способна существенно повлиять на эффективность работы бухгалтерии и организации в целом.
В последнее время во многих организациях автоматизация бухгалтерской отчетности осуществляется с помощью программы «1С:Бухгалтерия-Проф 7.7». Программа должна быть настроена на особенности бухгалтерского учета конкретной организации, в соответствии с чем дополняется план счетов бухгалтерского учета, имеющийся в программе. Исходными данными для программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. На основании введенных проводок программа формирует отчетность и различные вспомогательные документы (оборотно-сальдовую ведомость, шахматную ведомость, журнал-ордер, сводные проводки и т. п.). Также есть возможности для создания произвольных отчетов.
В комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции: баланс, приложения к нему, расчеты налогов и т. д. При необходимости можно изменить форму любого отчета и/или формулы расчета его показателей, настроить на другой план счетов.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Балабайченко Е.Е., Троценко Г.Г. Компьютер для бухгалтера. – Ростов-н/Д: Феникс, 2004.
Бухгалтерский учет / Под ред. П.С. Безруких. –М.: Бухгалтерский учет, 2004.
Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под ред. Ю. Касьяновой. –М.: Инфоцентр 21 века, 2003.
Ильина О.П. Информационные технологии бухгалтерского учета. СПб., 2003.
Ковалева О.Мю, Жебровская Л.А. Организация информационной системы бухгалтерского учета. Ростов-н/Д., 2003.
Палий В.Ф. Теория бухгалтерского учета. М., 2001.
В современных условиях существует перспектива совершенствования организации учетного процесса на любом производственном и непроизводственном предприятии. Это связано с широким использованием компьютерной техники и компьютеризацией бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет — это непрерывный процесс, который нуждается в постоянном контроле. Внедрение специальных бухгалтерских и аналитических программ позволяет осуществлять безошибочные расчеты на основе первичных документов и показывать влияние внутренних и внешних факторов на состояние деятельности предприятия.
Однако нерешенной остается проблема компьютеризации на малых предприятиях, бюджетных и неприбыльных организациях (особенно в сельской местности) из-за недостаточного финансирования со стороны государства или убыточность данных предприятий. Такие предприятия продолжают использовать традиционную ручную или частично автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета.
В таких условиях предприятие не сможет вести учет системно и слаженно. Частичная автоматизация не позволяет корректно свести и систематизировать данные учета и, тем более, полностью отразить их в единой базе данных.
Применение компьютерной техники вносит значительные изменения в организации бухгалтерского учета. Данные изменения связаны с необходимостью увеличения скорости предоставления финансовой информации о предприятии (составление отчетности), возможностью оперативной передачи данных в вышестоящие инстанции.
Технологический процесс правильно организованного бухгалтерского учета можно разделить на три этапа.
Первый этап — это сбор, регистрация и обработка первичной информации.
На втором этапе формируются массивы учетных данных.
Третий этап обеспечивает получение результатов деятельности и показателей за отчетный период.
Компьютеризация вносит значительные изменения в организации документирования, т.е. первичная информация поступает в электронном виде. Это в значительной степени упрощает работу бухгалтерской службы и предупреждает возникновение ошибок, которые часто возникают в процессе выполнения бухгалтерской работы вручную, особенно у молодого специалиста — бухгалтера с незначительным стажем. Так же руководителю организации стоит выделить отдельное финансирование на ремонт техники, в случае, когда нужно будет поменять дисплей samsung, приобрести более функциональные компоненты или провести обновление программного обеспечения.
Значит, нужно искать пути решения проблемы компьютеризации всех, без исключения предприятий, на которых создана бухгалтерская служба во главе с главным бухгалтером. Одним из путей может быть постепенная компьютеризация бухгалтерского учета на предприятии в течение 1-3 лет.
Сначала компьютеризируют отдельные участки. Автоматизация по участкам предполагает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например, участок упаковки и маркировки, бухгалтерия. Позже происходит автоматизация по направлениям, которая предусматривает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких как: снабжение, производство, сбыт. Затем происходит полная автоматизация предприятия.
Для бюджетных предприятий и неприбыльных организаций процесс компьютеризации бухгалтерского учета происходит несколько иначе.
Во-первых, сначала необходимо утвердить смету на следующий год и включить в расходы все затраты на внедрение бухгалтерских программ.
Что касается малых предприятий, частных предпринимателей то они более заинтересованы в короткие сроки компьютеризовать свою деятельность для того, чтобы расширить свою деятельность, так как крупным поставщикам и сбытовым организациям удобнее вести сотрудничество с такими субъектами.
Итак, компьютеризация бухгалтерского учета в современных условиях является неотъемлемой частью успешного функционирования любого предприятия и расширения его деятельности в будущем.
Таким образом, эффективность бухгалтерского учета выше при применении современных информационных систем и технологий.
Данные об источниках.
Введение
Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование современных ЭВМ и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. Применение ЭВМ позволяет значительно повысить контрольные функции, достоверность и оперативность бухгалтерского учета, использование его данных для управления производством, открывает широкие возможности для комплексной механизации и автоматизации всех планово-экономических расчетов.
К автоматизированным информационным системам относятся системы, выполняющие функцию сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации в автоматизированном режиме, например, информационно-справочные системы управления, системы автоматизации деятельности предприятия и т.п.
1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия. За счет своей универсальности система 1С: Предприятие может быть использована для автоматизации самых разных участков экономической деятельности предприятия: учета товарных и материальных средств, взаиморасчетов с контрагентами, расчета, заработной платы, расчета амортизации основных средств, бухгалтерского учета по любым разделам, и т.д.
Основные направления компьютеризации бухгалтерского учета
Компьютерные системы бухгалтерского учета (КСБУ) прошли большой исторический путь становления и развития. Они изменялись параллельно с изменениями информационных технологий, программных и технических средств обработки информации, методов и средств разработки, концепцией построения ИС.
Анализ различных КСБУ показал, что существуют стандартные подходы к автоматизации учета хозяйственных операций:
Непосредственный ввод учетных данных в регистр (журнал, книгу) хозяйств венных операций в виде отдельных проводок с использованием машинных справочников.
Контроль правильности вводимых бухгалтерских проводок с помощью заранее подготовленного списка «корректных проводок».
Фильтрация списка бухгалтерских проводок в учетном регистре с целью их выборки, редактирования, копирования.
Создание типовых хозяйственных операций, содержащих шаблоны бухгалтерских проводок, которые открыты для настройки. Ведение регистра (журнала) хозяйственных операций, формируемых на основании типовой операции. Автоматическое заполнение регистра бухгалтерских проводок, расчет сумм проводок.
Работа с типовыми первичными документами, создание регистра (журнала) документов. В отличие от типовых операций первичные документы на основе типовых форм можно оформлять до совершения хозяйственной операции. После факта ее совершения выполняется «проведение» документа. Используется электронный документооборот для учетных функций системы управления.
В программах КСБУ, использующих типовые операции и шаблоны проводок для этих операций, осуществляется изменение состава типовых операций (добавление, удаление), модификация шаблонов проводок и настройка алгоритмов формирования сумм бухгалтерских проводок, а именно:
Настройка корреспонденции бухгалтерских проводок на рабочий план счетов.
Увязка дополнительных реквизитов проводки со справочниками аналитических счетов.
Формирование стандартных текстов комментариев для бухгалтерских проводок.
Если в КСБУ ведется валютный учет, шаблон проводки содержит реквизиты кода вида валюты, валютного курса, на основании которых выполняется расчет валютной суммы проводки и хозяйственной операции. При этом в КСБУ должен вестись международный справочник видов валют, курсов валют. В некоторых системах обеспечена возможность независимого ведения курсов валют в справочнике курсов валюты и оформляемых документах или хозяйственных операциях. В первом случае автоматизирован пересчет сумм проводок при изменении курса валюты, во втором выполняется ручной режим редактирования.
11:53
«Ростелеком», «ТНС Энерго» и «Газпром» и многие другие организации и контролирующие органы уже внедрили в свои производственные процессы технологию электронного документооборота (ЭДО) и призывают остальных присоединяться к электронному обмену документами. Тем более, любой организации критически важно наиболее корректно вести учет не только для понимания куда движется организация, но и для своевременной сдачи отчетности без штрафов. В этом пользователям программ «1С» очень сильно помогает сервис «1С-ЭДО». 1 043
14 февраля 2019
12:58
Информационные технологии давно стали неотъемлемой частью нашей жизни. Посредством компьютерных сетей «перемещаются» миллиарды рублей, осуществляется деловая переписка, ведутся переговоры, заключаются договоры, обрабатываются декларации… 626
12 октября 2018
12:28
Что делается на государственном уровне. В 2017 году в РФ была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика". Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей и должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде. Минтруд России для внедрения электронного взаимодействия работника и работодателя запустил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. 2 803
22 мая 2018
10:47
Технологическая революция существенно повлияла на традиционный спектр услуг аудиторских и консалтинговых компаний. Что сейчас интересует клиентов, какие риски и угрозы стоят на пути развития любого современного бизнеса и как технология блокчейн может сделать аудит непрерывно функционирующим процессом, рассказал Александр Ивлев, управляющий партнер EY по России. 3 577
10 апреля 2018
14:46
Актуальность электронного и бумажного документооборота: сравниваем и делаем выводы. Возможно ли обеспечить долговременное хранение электронных документов? Автоматические системы управления документами. Разработка регламента электронного архива. Сроки уничтожения документов: что, когда и как? 3 722
13 февраля 2018
13:34
В статье 252 НК РФ (актуальной и для «упрощенцев») сказано, что расходы, учитываемые для целей налогообложения, должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Налоговым кодексом не установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы. Поэтому подтверждением данных налогового учета являются первичные документы, отвечающие требованиям законодательства о бухгалтерском учете (на этот нюанс Минфин обратил внимание в письмах от 22.06.2016 № 03-07-11/36393, от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458). Иными словами, «первичка» помимо основной функции – учета и оформления фактов хозяйственной жизни – играет важную роль в налоговом учете. Несмотря на то, что проблеме оформления первичных документов посвящено немало материалов (в том числе в нашем журнале), по этой теме всегда возникают вопросы. Ответы на некоторые из них мы дадим сегодня с учетом разъяснений официальных органов. 9 306
30 января 2018
11:47
Вы ошибаетесь, если не доверяете электронным документам. Документы, переданные с помощью систем электронного документооборота, имеют юридическую значимость. Ее обеспечивает квалифицированная электронная подписью (КЭП), сертификат которой выдается любым аккредитованным оператором ЭДО. – Операторов на рынке много. Важнейшие принципы выбора: опыт работы, предоставление большого количества сервисов, большая клиентская база. Электронные документы, подписанные КЭП, признаются равнозначными бумажным и принимаются ФНС и судами в качестве оригиналов. Сам процесс ЭДО регулируется законами Российской Федерации и приказами Минфина и ФНС. 1 1 996
23 октября 2017
11:45
Статья посвящена краткому описанию Полного (объединённого) словаря-справочника русского языка и его политико-мировоззренческого значения. Подчеркивается необходимость создания при государственной поддержке небольшого коллектива из лингвистов и программистов для его дальнейшего развития. 1 3 361
18 октября 2016
14:52
Минфин считает, что новые технологии оставят бухгалтеров без работы, - при каких условиях профессия уйдет с рынка. 9 330
04 августа 2016
10:50
Довольно часто, заказывая разработку отраслевого или специализированного программного решения, клиент может только подозревать, какой результат в итоге получит. Ведь IT – это нечто неосязаемое. Оценить, удачно ли решение хотя бы в какой-то мере, можно только по результатам его разработки и внедрения. По какой причине заказные разработки или готовые компьютерные программы не оправдывают ожидания заказчиков? Что сложного в направлении создания IT-проекта может быть? Попробуем найти ответы на эти вопросы. 3 494
14 января 2016
11:32
Переход на электронный документооборот вызывает вопросы у налогоплательщиков (мы уже обращались к этой теме). Сегодня мы попробуем ответить на часть из них, в том числе на вопросы, связанные с применением определенных форматов электронных документов. 3 017
18 ноября 2015
11:40
О новом порядке отчетности через интернет. С 25 августа 2015 г. действует новый порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронном виде, утвержденных приказом ФНС России от 15.04.15 г. № ММВ-7-2/149@ (далее – Порядок). Новый Порядок предусматривает обновленный перечень документов, направляемых налоговыми органами налогоплательщикам в электронном виде. 21 903
16 октября 2015
11:33
Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно. Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде? 1 961
02 октября 2015
10:52
Уже неоднократно мы обсуждали преимущества электронного оборота. Это и значительная экономия на расходных материалах, почтовых пересылках, и отсутствие необходимости в приобретении части офисной оргтехники и ее регулярном обслуживании. Кроме того, ЭДО помогает сэкономить время и разгрузить сотрудников, избавив их от бумажной работы. Но при всей выгодности, система электронного документооборота уже успела обрасти несколькими мифами, которые не имеют ничего общего с реальностью. Большинство из этих современных мифов представляют собой доводы «против» перехода на ЭДО. Давайте разберем наиболее популярные из них. 1 2 475
15 сентября 2015
12:50
Смотрите, какое разнообразие: электронная отчетность, торговые площадки, EDI, сервисы обмена электронными документами, государственные порталы и т.д. Рынок предлагает десятки сервисов электронного документооборота (ЭДО), у каждого из которых свои история и предназначения. 2 239
26 августа 2015
13:18
Главная цель статьи - разобраться, когда и в каком виде малые и средние компании нуждаются в решениях по управлению корпоративным контентом. 1 2 092
16 июля 2015
14:51
Число организаций, решивших перевести документооборот в электронный вид, увеличивается год от года. При этом наибольший интерес к переходу на ЭДО проявляет крупный бизнес, ведь именно он больше всего испытывает потребность в том, чтобы оптимизировать свои внутренние и внешние процессы. Можно сказать, что сегодня обмен электронными документами захлестнула вторая волна развития. Абоненты, подключившиеся к операторам ЭДО одними из первых, энергично подключают контрагентов. Новые пользователи недостаточно грамотны в вопросах электронного обмена. В связи с этим у нас появилось желание пролить свет на череду ключевых понятий и положений в рамках электронного взаимодействия плюс добавить ту информацию, которая была бы полезна для читателей. 1 2 154
14 июля 2015
11:27
В бизнес-кругах все чаще можно услышать разговоры о том, что в судах стало возможно использовать электронные документы. И это нормально, учитывая ту частоту, с которой бухгалтерские документы «участвуют» в судебных разбирательствах. 1 604
30 июня 2015
11:39
Отдельные налогоплательщики уже ведут учет, в том числе бухгалтерский и налоговый, в электронном виде. И хотя полностью отказаться от бумажных первичных документов сегодня еще никто не может, в электронном виде оформляется все больше документов. Да и взаимодействие с налоговыми органами таким образом экономит большое количество времени и сил. Об оформлении первичных учетных документов в электронном виде, а также о проблемах взаимодействия с налоговыми органами читайте в данной статье. 3 690
29 апреля 2015
10:33
Развитие Интернета и программного обеспечения в последние 10 лет стало причиной довольно обширного и серьезного процесса - перехода на электронный документооборот. Сам по себе этот процесс еще далек от завершения: слишком много нюансов, учесть которые необходимо для того, чтобы движение документов было стабильным и бесперебойным, не до конца продуманы механизмы контроля и создания единых баз данных. Но все это - рабочие моменты, которые при нынешних темпах виртуализации финансовой системы неизбежно будут приведены к общему знаменателю. 2 306
Автоматизация - одно из направлений научно-технического прогресса, использующее саморегулирующие технические средства и математические методы с целью освобождения человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, либо существенного уменьшения степени этого участия или трудоёмкости выполняемых операций.
Для того, чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе что же такое автоматизированный бухучет. Это может выражаться в:
- упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась;
- увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких;
- снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел;
- повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось;
- повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей;
- другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия.
Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена.
Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации .
Подготовка к автоматизации
Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит «введение данных в программу». Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось ранее, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.
Этап I. Оптимизация бухучета
Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию.
Этап II. Выбор масштабов автоматизации
Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:
Какие разделы автоматизировать, а какие - нет.
В каком порядке автоматизировать разделы.
При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.
Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере.
Этап III. Постановка задачи
Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:
Первичные документы;
Учетные регистры для бухгалтерии;
Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия (см. предыдущий этап);
Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.
Постановка задачи состоит в том, что в письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичной документации, автоматизированное заполнения первичной документации и отчетов и прочее с учетом особенностей хозяйственной деятельности.
Этап IV. Выбор программного средства
Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы.
Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:
- малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации).
- под какой операционной системой будет работать программа?
- сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозяйственных операций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.
После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается и поступать можно двумя способами:
Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой;
Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.
Этап V. Вопросы техники
Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово «компьютер» ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе «конфигурация компьютера». То, какой компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов:
- программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.
- количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки.
нирования сети.
Процесс автоматизации
Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.
Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:
а) отсутствие опыта автоматизации;
б) отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.
Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности.
Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.
Этап настройки
Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы :
Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.
Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.
Этап обучения
По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней. Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и прочее. Дальнейшее обучение делится на две ступени:
а) обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозяйственных операций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах «в режиме реального времени». Именно автоматизированная работа бухгалтерии «в режиме реального времени» и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:
б) обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе) :
Изменится характер хозяйственной деятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозяйственным операциям;
Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить доработку этих форм, создаваемых программой.
В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить доработку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главному бухгалтеру - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.
Две составляющие удачной автоматизации :
- качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.
- сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий календарный план, выполнение которого должно регулярно контролироваться. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.