Главная / Финансирование бизнеса

Инвентаризационная опись расчетов с дебиторами и кредиторами. Нюансы проведения инвентаризации

Проверка расчётов должна выполняться в обязательном порядке всеми предприятиями, это требуется для составления бухгалтерского отчёта, а также инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами, к примеру, может потребоваться для сторонних заинтересованных лиц в качестве дополнительных сведений. Процесс инвентаризации строго не регламентирован, но проводить его следует тщательно, с указанием всех обязательств - как собственных, так и внешних.

Общие правила проведения инвентаризации расчётов

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности или инвентаризация расчётов, что, в принципе, одно и то же, выполняется практически по тем же правилам, как и опись склада, но с определёнными особенностями. При проведении инвентаризации расчётов создаётся специальная комиссия, издаётся приказ, а все процедуры строго контролируются. Последовательность выполнения этого процесса прописывается в учётной политике учреждения. По результатам инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами формируется акт. Он отражается в учете. В процессе требуется проверять следующие расчёты:

с контрагентами;
с сотрудниками (премии, авансы, бонусы, заработная плата и компенсации);
с подотчётными гражданами;
прочие выплаты работникам (от финансовой ответственности за недоимку до выданного займа);
инвентаризация расчётов с прочими дебиторами и кредиторами (к примеру, по арендным соглашениям или требованиям);
внутрикорпоративные расчёты (к примеру, между разными торговыми пунктами);
с банковскими учреждениями по кредитам и займам;
с бюджетными и внебюджетными фондами (страхование, налоги и сборы).

Основные отличительные черты инвентаризации расчётов от той же проверки склада заключаются в том, что в комиссию не могут входить лица с материальной ответственностью. Проверка расчётов выполняется по итогам работы в процессе подготовки годовой отчётности. Чтобы упростить задачу, инвентаризацию можно проводить чаще, это поможет точнее представлять положение дел. Итоги проверки отображаются в учёте и отчётности того периода, когда она завершена.

Инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами требуется в первую очередь руководству компании, чтобы понимать действительное положение дел. По сути, итоги такой проверки дают точные сведения о том, где и в какой момент находятся деньги. Избежать частых проверок поможет правильное использование программы автоматизации. При регулярном занесении в программу информации обо всех финансовых операциях можно легко собрать в отчёт требуемые формы. Таким образом, вы получите всю необходимую информацию для принятия решений без дополнительных расходов на проверку.

Порядок инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами

Инвентаризация расчётов с дебиторами выполняется в рамках управления дебиторской задолженностью и предоставляет данные для её анализа. Следовательно, инвентаризация кредиторской просрочки является элементом управления кредиторской задолженности и источником информации для анализа кредиторки. Процедура инвентаризации задолженности даёт возможность понять следующее:

сумму, которую требуется срочно истребовать (при инвентаризации расчётов с покупателями);
сумму для срочной выплаты (в отношении проверки расчётов с банковскими учреждениями и поставщиками).

В процессе инвентаризации расчётов с производителями и потребителями в первую очередь необходимо анализировать неотфактурованные поставки (те продукты, которые уже были получены, но ещё не оплачены) и оплаченные, но ещё не доставленные (противоположная ситуация - товар оплачен, но ещё не получен). Инвентаризационная комиссия изучает акты сверки взаиморасчётов.

Виды задолженности

Проведение инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами выявит, нет ли у вас непогашенных долговых обязательств, облагаемых штрафными санкциями. Кроме того, следует удостовериться, что эта задолженность учитывается верно, поскольку она бывает нескольких видов:

краткосрочная (задержка менее 1 года);
долгосрочная (неоплата дольше 12 месяцев);
просроченная (учитывается отдельно).

В процессе проверки расчётов с банковскими учреждениями в первую очередь проверяются кредитные соглашения. Помимо прочего, при инвентаризации расчётов с кредиторами и дебиторами проверяются и следующие договоры (при их наличии):

аренды;
комиссии;
уступки прав требования (цессии);
поручения.

Сроки и задачи

Инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами проводится в ряде случаев:

прежде чем начнётся подготовка годовой отчётности;
в процессе смены материально ответственных лиц (к примеру, главного бухгалтера);
при наступлении чрезвычайных положений (стихийное бедствие, пожар и прочее);
при ликвидации или реорганизации компании.

Кроме обязательной инвентаризации расчётов, организация имеет право описывать дебиторскую и кредиторскую задолженность в сроки, максимально соответствующие нуждам учёта для менеджмента и так далее. К примеру, если правилами компании предусмотрено поквартальное формирование и сдача отчётности учредителям, то разумно проводить проверку расчётов в завершающий день каждого отчётного этапа. Система проведения инвентаризации при этом должна быть прописана в учётной документации организации.

Задачей как плановой, так и добровольной проверки расчётов является:

установление долговых сумм, значащихся на счетах бухгалтерского учёта, подтверждённых документально;
оценка кредиторской и дебиторской задолженности для возможного погашения, то есть рассмотрение на предмет сомнительных и безнадёжных долгов.

Отсюда следует, что процедура инвентаризации расчётов подразумевает не только действия по сверке учётных сведений с первичной документацией, но и дальнейшее исследование полученных результатов.

Кто входит в состав комиссии

Для составления описи и проведения инвентаризации расчётов с разными дебиторами и кредиторами создаётся специальная комиссия, функционирующая на долговременной основе, которая бывает двух видов:

комиссия, организованная при наступлении определённых условий;
инвентаризационная группа, назначенная управляющим компании.

В комиссию могут быть зачислены следующие специалисты:

уполномоченный административно-хозяйственного отдела (АХО);
специалист бухгалтерии;
другие служащие (инженер, юрист, финансист и прочее).

Исключением являются только сотрудники внутренней экспертизы компании и представители аудиторской организации.

Руководящее лицо предприятия в состав комиссии не включают, но его присутствие является непременным условием.

Цели комиссии

Первостепенные задачи проверяющей группы состоят в следующем:

изложение ситуации о состояния расчётов с дебиторами и кредиторами;
проверка правильного ценового диапазона;
формирование акта о результатах проверки.

Акт инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами требуется для того, чтобы произвести соответствие по расчётам с производителями, подрядчиками, потребителями и заказчиками.

Оформление отчётности

В 2013 году был принят Федеральный Закон под номером 402. Его часть 4, статья 9 говорит о самостоятельной разработке компаниями формы первичной учётной документации, к которым также относится документация о проведении инвентаризации расчётов. Установленные формы, как уже говорилось выше, должны быть воспроизведены в учётной политике компании и заверены генеральным директором. Большинство учреждений не стали «выдумывать велосипед» и взяли в качестве базы следующие формы документов:

приказ о проведении инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами (образец вы найдёте ниже) по типу ИНВ-22;
акт проверки расчётов с потребителями, производителями и иными дебиторами, и кредиторами с вложением в виде справки (форма ИНВ-17).

Дополнительно

Потому как инвентаризация расчётов с дебиторами и кредиторами выполняется в том числе и для выявления сомнительных и безнадёжных обязательств, в приложение к акту имеет смысл добавить дополнительную информацию.

1. Для установления сомнительных обязательств:

срок просрочки платежа в днях;
наличие обеспечения.

В строке «За что задолженность» ставится отметка: долговые обязательства сопряжены с продажей товаров, услуг и работ или нет, потому как этот критерий является важнейшим условием причисления долга к сомнительному.

2. Для раскрытия безнадёжных долгов:

начало отсчета срока исковой давности (в большинстве случаев эта дата не сходится с периодом появления задолженности, которая определяется условиями соглашения);
информация о прерывании срока исковой давности (число и основание);
данные об окончании срока исковой давности (с учётом прерывания);
причины, по которым долг признан безнадёжным.

Указанная выше информация поможет без особых сложностей высчитать размер сомнительной дебиторской задолженности, чтобы сформировать резервы по сомнительным долговым обязательствам, а также установить сумму безнадёжного долга для последующего списания. Кроме того, итоги проверки расчётов очень пригодятся в процессе управления компанией.

Порядок списания дебиторской задолженности

Списание долговых обязательств перед дебиторами происходит в несколько шагов:

Каждая сумма задолженности списывается отдельно, с использованием контрагента или соглашения.
Оформляется соответствующая документация.
Итоговые значения описи вносятся в базу данных.
Оформляется приказ с указанием той суммы долговых обязательств, которая будет списана.
Документация визируется руководителем.

Порядок списания кредиторской задолженности

Процесс списания тоже содержит несколько шагов:

Составление документации, подтверждающей факт просрочки.
Согласовывается сумма, которую требуется оплатить.
Выполняется проверка товарной накладной.
Проводится проверка акта выполненных работ.
Оформляется документация, позволяющая сверить долг.
Составляется опись инвентаризации расчётов с дебиторами и кредиторами.
Документы заверяются генеральным директором.

Заключение

Инвентаризация расчётов требует подробного анализа финансовых операций с каждым контрагентом на основании отдельно взятого договора или другого документа. Для этого финансовый отдел выполняет сверку остатков на определенных счетах. Получить объективную оценку кредиторской и дебиторской задолженности помогает проверка расчётов с бюджетом и контрагентом.

Нельзя забывать, что полученные результаты должны быть должным образом отражены в бухгалтерской документации компании.

Нормами действующего российского законодательства для компаний предусмотрена обязанность по осуществлению инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, материальных и нематериальных активов, ОС и торгово-материальных ценностей.

Сам порядок и процедура осуществления подобных проверок были разработаны государственными органами РФ и считаются таковыми как обязательными не только при формировании различных мероприятий, но и при их проведении либо завершении.

Особенности

Согласно Федеральному закону №402 , инвентаризацию активов и самих обязательств компании принято считать ключевыми компонентами бухгалтерского учета.

Более того, пунктом 3 ст. 11 данного закона предусмотрено несколько разновидностей осуществления проверок, а именно:

обязательное осуществление инвентаризации дебиторских долговых обязательств и прочих активов;
инициативная сверка, которая осуществляется компаниями исключительно на свое усмотрение (эта разновидность проверки поверхностно отображена в законодательстве).

Дополнительно необходимо обращать внимание на тот факт, что Приказом Минфина РФ №49 от июня 1995 года было утверждено Методическое указание .

В пункте 1.5 отображен полный список ситуаций, когда осуществление инвентаризации считается обязательным.

К примеру, ими могут быть случаи, при которых:

компания выполняет передачу своего имущества во временное использование, аренду, совершает выкуп либо же продает;
названная проверка осуществляется перед началом составления годового отчета;
осуществление инвентаризации дебиторских и кредиторских долговых обязательств, включая активы, считается обязательным в тот момент, когда было назначено новое лицо, несущее полную ответственность за хранение торгово-материальных ценностей;
различные форс-мажорные ситуации, которые повлекли за собой потерю активов;
выявление фактов утраты, порчи либо же хищения торгово-материальных ценностей;
если владельцы компаний приняли решение относительно начала добровольной ликвидации.

Каждая компания имеет полное право не только назначать, но и осуществлять инвентаризацию и в другие периоды , которые не имеют отношения с обстоятельствами, указанными выше.

Необходимо брать во внимание тот факт, что обязательство относительно инвентаризации дебиторов и кредиторов, включая активы компании, возлагается только на юридическое лицо . Индивидуальные предприниматели не обязаны проводить проверку на предмет соответствия фактических значений сведения бухгалтерского учета.

Нормы действующего законодательства РФ не устанавливают максимальный лимит на число инвентаризаций, которые осуществляются субъектами на протяжении календарного года.

Проведение

Согласно пункту 2.2 Методических указаний, принятых Приказом Минфина РФ №49 от июня 1995 года, каждая компания, которая приняла решение на проведение инвентаризации, обязана сформировать специальную комиссию и назначать ее членов из имеющегося наемного штата сотрудников. По желанию руководства, допускается возможность привлекать аудиторов извне.

Без выполнения данного предписания инвентаризация долговых обязательств, также как и иных значений, будет считаться таковой как несостоявшейся. Указанный орган считается постоянным и действует до завершения периода его назначения либо же вплоть до формирования комиссии с новыми членами.

Необходимо брать во внимание то, что при условии небольшого количества обязательств и активов осуществлять инвентаризацию может специальная ревизионная комиссия .

Формирование комиссии должно осуществляться исключительно Приказом относительно осуществления инвентаризации дебиторских долговых обязательств. Стоит отметить, что допускается возможность создавать иную распорядительную документацию.

Итоговые результаты проверки должны быть отображены в инвентаризационной описи . Наименование формы необходимо заполнять аккуратно, без каких-либо подчисток и помарок, в машинном либо рукописном варианте.

Допускается возможность использования чернила таких цветов: синий и черный.

В строках, которые остаются пустыми, необходимо обязательно проставить прочерки, а непосредственные формы должны быть заверены подписями всеми членами комиссии.

Вне зависимости от того, какой объект инвентаризации, требования, отображенные выше, относятся к общим и являются обязательными, их выполнение позволяет существенно уменьшить уровень риска возникновения каких-либо претензий по отношению к процедуре и оформлению осуществляемых проверок.

Инвентаризация долговых обязательств, также как и исчислений, осуществляется методом проверки обоснованного отображения определенных сумм на счетах бухгалтерского учета.

Из этого следует, что для возможности осуществить подобного рода проверку в состав комиссии должны быть включены наемные рабочие, которые обладают не только определенным опытом, но и квалификацией, к примеру:

наемные рабочие из управленческого корпуса компании;
главбухи;
экономисты;
аудиторы, причем допускается возможность задействовать не только внутренних, но и внешних.

Этот список далеко не является окончательным и может быть дополнен каждый субъектом предпринимательства с учетом фактического кадрового перечня компании.

Осуществление необходимой проверки обязательств начинается с формирования справки, которая должна быть приложена к акту, составленному по , оформленной по счетам бухучета. Именно эта документация и является базовой для занесения определенных сведений в ИНВ-17.

Кроме указанных выше объектов, к проверке можно подвергнуть:

различные отчисления в пользу реализаторов;
расчеты с потребителями;
реализация каких-либо обязанностей перед непосредственным бюджетом;
имеющиеся взаимоотношения с подотчетными сотрудниками;
действия в пользу наемного штата сотрудников и с обратной стороны;
обязанности, которые напрямую связаны с депонентами.

Дополнительно может осуществляться инвентаризация долговых обязательств по иным расчетам .

В любой ситуации главной целью проверки имеющихся взаимоотношений с непосредственными кредиторами и дебиторами принято считать сверку и подтверждение размера долговых обязательств на определенных счетах бухгалтерского учета. Помимо этого, в область аудита дополнительно входит анализ безнадежных либо же сомнительных к взысканию долговых обязательств, включая и те, у которых иссяк период исковой давности.

Документация

Для того чтобы должным образом оформить процесс инвентаризации, компания в обязательном порядке должна заполнить и подписать документ по форме №ИНВ-17, а также справку, которая прилагается к ней.

Компаниям необходимо брать во внимание, что обязательно должна быть в наличии вся необходимая первичная документация , выступающая основанием для формирования обязательств.

Размеры долговых обязательств перед непосредственными кредиторами и дебиторами вправе подтверждаться соглашениями, приказами или иными распоряжениями руководства относительно выплат либо же предоставления финансовых средств.

Важно обращать внимание на то, что сегодня формы инвентаризационной документации, которая принята Постановлением Госкомстата РФ №88 от августа 1998 года, в том числе и сформированные Министерством финансов РФ в Приказе №49, считаются таковыми как не обязательными.

Каждая компания имеет полное юридическое право персонально формировать документацию как для оформления инвентаризации дебиторских и кредиторских долговых обязательств, так и для осуществления проверок иных объектов.

Принимая решение относительно применения тех либо иных форм, каждая компания должна брать во внимание, что использование документации, утвержденной Госкомстатом, в полной мере гарантирует ей оформление инвентаризации надлежащим образом.

Составленный акт в обязательном порядке должен быть подписан всеми без исключения членами специально созданной комиссии.

Расчеты с прочими дебиторами в 1С представлены в данном видео.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности должна проводиться в обязательном порядке всеми организациями, она необходима для бухгалтерской отчетности, а кроме того, может потребоваться в качестве дополнительной информации, предоставляемой внешним заинтересованным лицам. Процедура инвентаризации строго не регламентируется, но ее следует проводить тщательно, чтобы были указаны все обязательства - как собственные, так и внешние. Подробнее читайте в статье.

Когда возникает необходимость в проведении инвентаризации?

Организация инвентаризации входит в число обязательных мероприятий перед формированием бухгалтерских отчетов. На это нацеливают ее нормы, содержащиеся в п. 27 положения по ведению бухучета и отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н. Компания с помощью таких действий получает представление об имеющихся активах и существующих обязательствах перед бюджетом, кредиторами и партнерами.

Обязательные инвентаризации проводятся по окончании отчетных периодов. Но их можно проводить и течение года, когда требуется информация для инвесторов или учредителей, которым с помощью таких сведений нужно выстраивать или корректировать экономическую политику компании.

Информация при этом должна содержать данные о том, на какие поступления в рамках дебиторской задолженности можно рассчитывать, и предполагаемые сроки ее погашения, а также размер обязательств перед кредиторами и партнерами. То есть от бухгалтерии предприятия требуется сделать качественную инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности .

Процедура инвентаризации состоит в том, что сверяются показатели, отраженные на соответствующих счетах бухучета, определяется дата образования задолженности, а также оценивается целесообразность внесения задолженности и проверяется время ее погашения.

Каковы сроки и регламент проведения инвентаризации?

В обязанности организации входит установление сроков проведения инвентаризации. Для регулярных мероприятий вносятся нужные пункты в учетную политику предприятия, для внеочередных инвентаризаций издается распоряжение руководителя (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Формируется специальная комиссия, которая, согласно п. 2.2 методических указаний, затем должна работать постоянно. В состав этого органа компания вправе включать любых сотрудников достаточной компетенции и соответствующих должностей. Как правило, в комиссии работают представители административного корпуса, бухгалтерские работники, экономисты, юристы. Иногда к этой деятельности привлекаются специалисты извне.

Для приказа руководителя по запуску процедуры инвентаризации существует утвержденная форма ИНВ-22, в тексте которой должны быть указаны: причина проведения мероприятия, временные рамки, в которые надо уложиться, и состав комиссии.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На инвентаризационных мероприятиях должны присутствовать все члены комиссии. При отсутствии хотя бы одного результаты признаются недействительными. Для предотвращения нежелательных последствий опытные главбухи своевременно инициируют приказы руководителя, корректирующие состав комиссии.

Результаты инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности оформляются с помощью унифицированных форм документов. Бланки приводятся в приложениях к методическим указаниям: так, в приложении № 16 содержится форма ИНВ-17 для акта инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами - покупателями, поставщиками и другими партнерами, с которыми имеются непогашенные задолженности различного свойства. Деловая практика показывает, что оформление таким путем удобно и законно.

При проведении инвентаризации перед составлением отчетов ее итоги отражаются в годовой бухгалтерской отчетности. Когда инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности обусловлена иными причинами (например, запросом инвестора), результаты отражаются в бухучете того месяца, когда мероприятие завершилось (п. 5.5 Методических указаний).

Инвентаризация дебиторской задолженности

Для выявления реальных объемов дебиторской задолженности компания должна свериться со всеми партнерами, имеющими задолженность. Более того, сверка делается по каждому договору или разовой сделке, оформленной с помощью накладной и счета-фактуры.

В бухучете дебиторка учитывается на счетах 60, 62, 76. Из этих записей можно узнать расчетные суммы, которые фигурировали в расчетах с контрагентами.

При сверке взаиморасчетов могут быть обнаружены неточности или ошибки в суммах. Тогда следует провести коррекцию дебиторской задолженности, а исправления внести в учет того месяца, в котором выявлена ошибка. Так надо действовать, исходя из положений п. 5 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утв. приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для дебиторки срок исковой давности составляет 3 года. Однако этот срок может быть прерван по некоторым причинам. В частности, если с суммой задолженности стороны соглашаются в письменном виде в течение этих трех лет. Это означает, что с момента подписания акта сверки обеими сторонами отсчет срока давности начинается с нуля и придется отложить списание соответствующих сумм на расходы еще на три года.

При анализе дебиторской задолженности следует внимательно рассортировать все выявленные суммы на сомнительные и просроченные долги. Это требуется, в частности, для того, чтобы оценить возможность формирования резерва под сомнительные задолженности. Иначе говоря, на приведенных счетах надо будет определить степень сомнительности сумм.

Также инвентаризации подлежит дебиторская задолженность по оплате труда наемных работников и по суммам, выданным в подотчет. Инвентаризация в таком случае будет состоять из анализа сумм, проведенным по 70-му, 71-му и 73-му счетам. Сложностей здесь быть не должно, поскольку задача комиссии будет состоять в проверке, имеют ли уволившиеся работники задолженность перед компанией, а также числятся ли за подотчетниками непогашенные авансы.

Помимо анализа указанных выше счетов следует просмотреть остатки по дебету 68-го и 69-го счетов. Здесь могут возникнуть переплаты по налогам и страховым сборам.

Инвентаризация кредиторской задолженности

Как и в случае с дебиторской задолженностью, кредиторская выявляется в ходе составления актов сверок с кредиторами компании. В результате инвентаризация кредиторской задолженности заключается в исследовании правильности записей по кредиту счетов: 60-го (поставщики и подрядчики), 76-го (прочие кредиторы) и 62-го (покупатели, выдавшие авансы).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В отличие от дебиторки здесь регулярное подписание актов сверок имеет несомненный плюс для компании. Суммы кредиторской задолженности при подписанных актах не включаются в доходы по прошествии 3 лет с момента образования долга.

Для выявления задолженности перед налоговой службой или страховыми фондами следует направить соответствующий запрос налоговикам или в фонды. Сотрудники территориальных органов составят справки о состоянии расчетов. В отличие от актов, составляемых между партнерами по бизнесу, здесь подписи плательщика не требуется. Если компания не согласна с представленными в справке данными, она должна написать возражения и представить документы, что долг меньше обозначенного или вовсе отсутствует.

ВАЖНО! С 2017 года контроль над уплатой страховых взносов перешел к ФНС. Поэтому теперь запросы по справкам о расчетах с внебюджетными фондами следует посылать налоговикам.

При проведении инвентаризации кредиторской задолженности по суммам оплаты труда исследуется 70-й счет на предмет выявления задолженности по зарплате. Кроме того, выявляются причины, приведшие к такой ситуации. Для выявления всех долгов компании по этому направлению бухгалтерам придется сравнить суммы в расчетных ведомостях и выплаты, произведенные указанным там лицам.

Часто основную часть кредиторки составляют долги перед финансовыми учреждениями. Для их выявления проводятся проверка остатков на 66-м и 67-м счетах и параллельный анализ внутренних документов компании и поступивших от кредиторов справок и актов. При этом следует разделить эти остатки задолженностей по временному принципу - на краткосрочные и долгосрочные.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Проверку задолженности следует анализировать и по срокам погашения. Дело в том, что просроченные долги списываются в доходы, и пропуск такого факта чреват претензиями от налоговых органов.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности - образец формирования результатов

Итоги инвентаризации следует отразить в документах. Как мы уже указывали, для этого предусмотрены специальная форма - акт ИНВ-17.

В ней следует указать все результаты расчетов с дебиторами и кредиторами, а также приложить справку, в которой расшифровать основные позиции. Документы составляются в двух экземплярах.

Скачать пример заполнения формы ИНВ-17 читатели могут по ссылке:

Сформированный акт инвентаризации подписывается членами комиссии, проводившими мероприятие.

Инвентаризируя дебиторскую и кредиторскую задолженность, компания должна проанализировать расчеты с каждым партнером и по каждому соглашению, договору или разовой сделке. Для определения достоверности учетных сведений бухгалтеры предприятия исследуют остатки на счетах, а также пользуются данными из актов сверок расчетов.

Если обнаруживаются просроченные задолженности, они должны быть своевременно учтены. В противном случае может быть неправильно определена прибыль компании и соответствующий налог.

Дебиторская и кредиторская задолженности представляют собой, соответственно, имущество и финансовые обязательства организации. Согласно действующему Положению, регламентирующему ведение бухучета и отчетности, утвержденному приказом №34-н от 29-07-98 г. Минфина (п. 27), проведение инвентаризации расчетов – обязательная процедура при составлении годовой отчетности и в некоторых других случаях. Помимо обязательной, может проводиться и инвентаризация в порядке производственной, управленческой и иной необходимости по решению руководства.

Сроки инвентаризации расчетов и периодичность закрепляются в Учетной политике, в других нормативных актах организации согласно п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации от Минфина, образца 1995 года (утверждены Приказом No 49 от 13-06-95 г.).

Обязательная и добровольная инвентаризация задолженностей

Как уже было сказано выше, инвентаризация бывает двух видов.

Обязательная. Проводится в соответствии с Положением:

перед составлением итоговых бухгалтерских годовых форм, на дату 31 декабря отчетного года;
при увольнении ответственных лиц и оформлении на их место новых работников, например, главного бухгалтера организации;
в случае форс-мажора, природных катаклизмов;
при ликвидации, реорганизации.

Чаще всего проводится обязательная инвентаризация задолженностей по итогам года с целью выявления безнадежных, просроченных долгов и внесения соответствующих корректировок в отчетность.

Внимание! За искажение учетных данных в НК РФ (ст. 120) и КоАП РФ (ст. 15.11) предусмотрены крупные штрафы.

Добровольная. Назначается по инициативе руководства, в соответствии с целесообразностью и характером работы организации. Может быть как сплошной, так и выборочной. Например, если процесс производства сопровождается активной закупкой ТМЦ, продажей готовой продукции, полуфабрикатов, то существует необходимость более часто проводить инвентаризацию задолженностей по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, чем это предусмотрено законом. В таком случае целесообразно назначить инвентаризацию раз в квартал, перед сдачей текущей отчетности, и закрепить этот порядок во внутренних нормативных документах.

Задолженности находят отражение на различных счетах расчетов. Анализировать дебетовые и кредитовые суммы следует исходя из логики отражения учетных данных, в разрезе договоров, аналитических сведений по отдельным контрагентам.

Дебиторская задолженность

Счета 76, 60, 62. Рассматривается сумма аванса поставщикам, подрядчикам, задолженности за продукцию покупателей, заказчиков, а также прочие суммы дебиторской задолженности контрагентов.

Счета 68,69. Анализируются переплаты в бюджет и фонды, по каждому налогу или сбору.

Счета 70, 71, 73. Начисления и выплаты по расчетам с персоналом, по компенсациям, подотчетным суммам, причины возникновения и объемы дебиторской задолженности. Она может, например, свидетельствовать о нарушениях при расчетах с уволенными работниками, подотчетными лицами.

Счет 75. Как правило, дебиторская задолженность выявляется в случаях невнесения либо неполного внесения взносов в уставный капитал со стороны учредителей.

Кредиторская задолженность

Счета 76, 60, 62. Задолженность организации перед поставщиками (подрядчиками) за поставки, авансы покупателей (заказчиков), иные задолженности перед контрагентами.

Счета 68,69. Задолженность по налогам, уплате обязательных сумм в Фонды.

Счета 70, 71, 73. Задолженность в части оплаты труда персонала, компенсационных выплат сотрудникам, перерасхода по авансовым отчетам отдельных подотчетных лиц.

Счета 66,67. Невыплаченные суммы по банковским кредитам и процентам по ним.

Счет 75. Не выплаченные учредителям дивиденды.

Последовательность проведения инвентаризации задолженностей

Законодательством и учетной практикой организаций различных форм собственности выработан порядок проведения инвентаризации расчетов, которого рекомендуется придерживаться. В этом случае вероятность ошибок, неточностей и потери рабочего времени сведется к минимуму. Рассмотрим порядок проведения:

Проведение сверок взаиморасчетов с контрагентами до начала процедуры и подписание соответствующих актов сверки, в которых отражены откорректированные и принятые к учету обеими сторонами данные. Рекомендуются и в случае «нулевых» оборотов за период. В ходе сверки могут быть обнаружены утерянные ранее данные и документы.
Подготовка и издание приказа об инвентаризации. Отметим, что в случае плановой инвентаризации, сведения о которой уже содержатся в учетной политике, и они неизменны, такой приказ необязателен. Однако на практике необходимость в нем есть. В документе определяются сроки, состав инвентаризационных комиссий, ответственные лица, характер инвентаризации и участки учета, подлежащие ей. В комиссию необходимо включить не менее 3-х человек, обладающих соответствующей компетенцией для инвентаризации задолженностей, отраженных в учете. Инвентаризировать данные учета могут как внутренние аудиторы, так и приглашенные со стороны лица.
Процесс инвентаризации. Представляет собой сверку сумм на соответствующих учетных счетах с данными первичных документов, актов сверок взаиморасчетов с контрагентами, договоров и прилагаемых к ним графиков платежей. Важно определить, кроме того, суммы просроченной задолженности, причины и последствия их появления.
Оформление результатов. Рекомендуется с этой целью использовать акт инвентаризации по форме по расчетам с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами (кредиторами). Документ должен быть подписан всеми членами комиссии, а также руководителем организации. Отсутствие хотя бы одной подписи аудиторов делает документ ничтожным, а проверку – недействительной, поскольку считается, что один из членов комиссии не принимал в ней участия.

Внимание! Инвентаризация, проводимая перед заполнением годовых учетных форм, должна быть отражена в этих формах за отчетный год. Сведения, полученные в результате инвентаризации по иным причинам, должны быть отражены в учетных данных периода ее завершения (см. п. 5.5 Методических указаний, приказ №49 от 13-06-95 г.).

Просроченные и безнадежные задолженности

По истечении сроков погашения той или иной задолженности она называется просроченной – дебиторской или кредиторской. Инвентаризация расчетов в этом случае выполняет важную функцию по выявлению таких сумм. Возможность истребования задолженности существует в течение 3-х лет с момента ее возникновения, после чего дебиторскую относят к , а кредиторскую – к доходам.

При этом если организация регулярно сверяется со своим должником, то этот факт прерывает срок давности, возвращая его в исходную точку и раз за разом отодвигая возможность включить дебиторскую задолженность в расходную часть расчета по по прошествии 3-х лет (см. разъяснения ФНС РФ в письме от 17-07-15 №СА-4-7/12693).

Безнадежным следует признать долг, если он:

не погашен на протяжении 3-х лет;
должник ликвидирован или банкрот;
не взыскан и после обращения в суд.

Тезисно

Инвентаризация задолженностей – важная процедура, выявляющая резервы и проблемы организаций, возникающие при работе с контрагентами.
Она может носить как обязательный, так и добровольный характер.
Инвентаризация задолженностей должна проводиться в строгом соответствии с законом.
Нарушение законодательных норм может обернуться штрафными санкциями, а небрежность при проведении процедуры – признанием ее недействительной.
К проведению инвентаризации задолженностей могут привлекаться внешние аудиторы.
Инвентаризация позволяет вовремя выявить задолженности и избежать финансовых потерь по причине пропуска законных сроков, дающих возможность ее истребовать.